Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2014 Tjörns kommun Granskning av kommunens budget- och skuldrådgivning EY
Innehåll 1. Sammanfattning 2 2. Inledning 3 2.1. Bakgrund 3 2.2. Syfte och revisionsfrågor 3 2.3. Revisionskriterier 3 2.4. Metod 4 2.5. Ansvarig nämnd 4 2.6. Avgränsning 4 3. Organisation och samarbetsavtal 5 3.1. Nuvarande organisation 5 3.2. Framtida organisation 5 4. Styrning och uppföljning 6 4.1. Planering och mål 6 4.2. Budget för verksamheten 7 4.3. Uppföljning 7 4.4. Bedömning 8 5. Budget- och skuldrådgivningen 10 5.1. Ärendeprocessen 10 5.2. Förebyggande arbete 10 5.3. Rutiner och riktlinjer 11 5.4. Handläggningstider och bemanning 11 5.5. Bedömning 12 6. Samlad bedömning 13 6.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna 13 6.2. Slutsatser 14 6.3. Identifierade förbättringsområden/rekommendationer 15 Bilagor: Bilaga 1: Revisionskriterier Bilaga 2: Dokumentförteckning 1
1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tjörns kommun granskat kommunens budget- och skuldrådgivning. Syftet med granskningen har varit att bedöma om styrning och uppföljning av kommunens budget- och skuldrådgivning sker på ett ändamålsenligt sätt och utifrån gällande lagkrav. Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens uppgifter enligt skuldsaneringslagen. Nedan sammanfattas granskningens resultat. Budget- och skuldrådgivningen för Tjörns kommuns medborgare har sedan snart 20 år tillbaka utförts av förvaltningen i Stenungsunds kommun. Samarbetet regleras genom ett samarbetsavtal mellan Stenungsunds, Tjörns och Orusts kommuner. I samarbetsavtalet finns bestämmelser om styrning, uppföljning och kostnadsökningar för verksamheten. Enligt avtalet skulle samverkan ske genom en samarbetskommitté (kallad STO-kommittén). STOkommittén är dock nedlagd sedan 2011. På grund av nedläggningen bedöms de organisatoriska förutsättningarna för en styrning och uppföljning av budget- och skuldrådgivningen ha försvunnit. Sedan nedläggningen av STO-kommittén har inget nytt samarbetsavtal upprättats och utifrån vad som framkommit i granskningen har kommunstyrelsen i Tjörn inte heller på annat sätt styrt verksamheten genom exempelvis mål, planer, uppföljningar, mätetal och återrapporteringar. EY bedömer att kommunstyrelsen i Tjörn brustit i styrning, ledning och uppföljning av budget- och skuldrådgivningen. Granskningen har visat att det inte finns några rutinbeskrivningar framtagna för budget- och skuldrådgivningsverksamheten. Däremot finns det checklistor från Konsumentverket för ärendehandläggningen. EY bedömer att avsaknaden av fastställda rutiner kan öka risken för personberoende vid exempelvis eventuell långvarig sjukskrivning eller personalomsättning. Konsumentverket följer årligen upp väntetid hos kommunernas budget- och skuldrådgivningsverksamheter. Enligt Konsumentverket får högst fyra veckors väntetid anses acceptabelt. Den genomsnittliga väntetiden för budget- och skuldrådgivning i Stenungsund var 24 veckor under 2013. Väntetiden till budget- och skuldrådgivningen bedöms inte tillfredsställande enligt EY. Granskningen har visat att verksamheten omfattar rådgivning och anvisningar i budget- och skuldfrågor till skuldsatta personer. Rådgivning sker även i syfte att förebygga överskuldsättning. Budget- och skuldrådgivningens insatser omfattar även att verka för frivilliga uppgörelser för gäldenärer. Dessa insatser framgår av skuldsaneringslagen samt lagens proposition. EY bedömer att verksamheten på en övergriplig nivå överensstämmer med de skyldigheter och krav som framgår av gällande lagstiftning. Granskningen har dock inte omfattat handläggningen av enskilda ärenden. EYs rekommendationer finns i avsnitt 6.3. 2
2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunerna är enligt skuldsaneringslagen (2006:548) skyldiga att erbjuda och hjälpa kommuninvånarna med budget- och skuldrådgvning. Av 2 i skuldsaneringslagen framgår att "Kommunen skall inom ramen för socialtjänsten eller på annat sätt lämna råd och anvisningar i budget- och skuldfrågor till skuldsatta personer. Denna skyldighet gäller även under skuldsaneringsförfarandet och under löptiden för en betalningsplan." Enligt skuldsaneringslagen har kommunen ett tydligt ansvar för ett rådgivande och rehabiliterande arbete. Tjörns kommun har en verksamhet för budget- och skuldrådgivning som kan ge råd och stöd till kommuninvånarna avseende ekonomiska frågor. Tjörns kommun samarbetar med Stenungsunds kommun och den gemensamma budgetrådgivaren är placerad i Stenungsund. Rådgivningen är kostnadsfri och syftar till att personerna på lång sikt ska klara av sin ekonomi. Att kommunen säkerställer att budget- och skuldrådgivning sker ändamålsenligt är viktigt för att säkerställa att den kommunala verksamheten bedrivs ändamålsenligt och utifrån aktuella lagkrav. Det är även viktigt för att minska kostnader för försörjningsstöd. Utifrån genomförd väsentlighets- och riskbedömning har revisorerna bedömt det som väsentligt att granska hur kommunstyrelsen säkerställer att verksamheten för budget- och skuldrådgivning bedrivs ändamålsenligt. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om styrning och uppföljning av kommunens budget- och skuldrådgivning sker på ett ändamålsenligt sätt och utifrån gällande lagkrav. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Styrs verksamheten på ett tillfredsställande sätt med mål samt mått/mätetal för uppföljning? Överensstämmer de insatser som ges med de skyldigheter och krav som framgår av skuldsaneringslagen? Är handläggningstiderna tillfredsställande och sker ärendehandläggningen utifrån fastställda rutiner? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning beskrivs närmare i bilaga 1, revisionskriterier. 3
2.4. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer. Följande har blivit intervjuade: Kommunstyrelsens presidium Budget- och skuldrådgivare Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. Dokumentförteckning framgår av bilaga 2. 2.5. Ansvarig nämnd Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens uppgifter enligt skuldsaneringslagen. 2.6. Avgränsning Granskningen har avgränsats i enlighet med revisionsfrågorna. Granskningen har inte omfattat att granska handläggning av enskilda ärenden. 4
3. Organisation och samarbetsavtal I detta kapitel beskrivs organisationen för budget- och skuldrådgivningen samt den plan som finns för verksamhetens framtida organisation. 3.1. Nuvarande organisation Sedan 1996 bedrivs Tjörns budget- och skuldrådgivningsverksamhet av Stenungsunds kommun. Bakgrunden till detta är ett samarbetsavtal som upprättades 1995 i syfte att samordna budget- och skuldrådgivningen mellan Stenungsunds, Tjörns, och Orusts kommun. Vid denna tidpunkt fanns en formaliserad samverkan mellan kommunerna genom den så kallade STO-kommittén'. Kommittén är sedan 2011 nedlagd. Stöd och Service Konsumentkontoret Budget- och skuldrádgivningen Konsumentvägledningen Samarbetsavtalet från 1995 är fortfarande gällande och förlängs ett år i taget. Enligt samarbetsavtalet åtar sig Stenungsunds kommun att bedriva skuldsanerings- och konsumentrådgivningsverksamhet till invånarna i de tre kommunerna. Stenungsund ska tillhandahålla lokaler i Stenungsund, men invånare från andra kommuner ska kunna träffa budget- och skuldrådgivaren i Skärhamn (Tjörn) eller Henån (Orust). Budget- och skuldrådgivningsverksamheten i Stenungsunds Figur 1. Organisationskarta kommun finns inom Konsumentkontoret, som organisatoriskt tillhör verksamhetsområdet Stöd och Service i den gemensamma kommunförvaltningen. Även verksamheten konsumentvägledning finns inom Konsumentkontoret. På Konsumentkontoret finns två heltidstjänster, varav en avser budget- och skuldrådgivning. 3.2. Framtida organisation Stenungsunds kommun har under 2014 upprättat ett förslag till nytt samarbetsavtal som kommer att träda i kraft 2015-01-01, om samtliga parter godkänner det. Enligt förslaget kommer förvaltningen i Stenungsund även att tillhandahålla budget- och skuldrådgivning samt konsumentrådgivning för Lilla Edets kommun. Enligt de intervjuade från kommunstyrelsens presidium borde budget- och skuldrådgivningsverksamheten flyttas över till socialnämnden, med anledning av att verksamheten ligger närmare socialnämndens övriga uppgifter. Det finns dock inget förslag om detta. 1 STO star för Stenungsunds kommun, Tjörns kommun och Orusts kommun. 5
4. Styrning och uppföljning I detta kapitel beskrivs hur budget- och skuldrådgivningsverksamheten planeras och vilka mål som finns för verksamheten. Därefter beskrivs hur kostnader och verksamheten följs upp. 4.1. Planering och mål Sedan en längre tid tillbaka har det saknats politisk styrning av budget- och skuldrådgivningsverksamheten. Det framgår av intervju med kommunstyrelsens presidium samt med budget- och skuldrådgivaren. Enligt presidiet har kommunstyrelsen inte antagit verksamhetsplan, mål eller riktlinjer för verksamheten. Presidiet menar att det i praktiken är Stenungsunds kommun som helt styr budget- och skuldrådgivningsverksamheten. Enligt intervjuad budget- och skuldrådgivare antar inte heller Stenungsund eller Orust kommun mål eller riktlinjer för verksamheten. Det finns inga verksamhetsplaner som förvaltningen tar fram och som berör budget- och skuldrådgivningsverksamheten. Budget- och skuldrådgivaren menar att verksamheten styrs av ett antal så kallade inriktnings- och produktionsmål som varit gällande sedan samarbetsavtalet upprättades. Kommunfullmäktige i Tjörn beslutade 1995-12-14 att inriktnings- och produktionsmål för verksamheten årligen skulle antas av STO-kommittén. Detta har inte skett och som tidigare nämnts finns kommittén inte kvar. Enligt intervjuad budget- och skuldrådgivare kvarstår de inriktnings- och produktionsmål som antogs 1995 och det är dessa mål som verksamheten fortfarande arbetar utifrån. Exempel på mål är: Typ av mål Målet avser MM Inriktningsmål Skuldsanering Budgetrådgivning Produktionsmål Skuldsanering Kommuninvånarna skall få råd och stöd när det gäller skuldsaneringsärenden. De som själva inte kan göra överenskommelser med fordringsägarna på frivillig basis skall få hjälp med detta. De som själva inte kan ansöka hos Kronofogdemyndigheten om skuldsanering enligt skuldsaneringslagen skall få hjälp med detta. Kommuninvånarna skall få råd och stöd när det gäller hushållsekonomi. Information om hushållsekonomi skall lämnas till allmänheten. Få till stånd ett avtal som leder till att gäldenären blir skuldfri inom rimlig tid. Kvalitén på utredningarna skall vara sådan att en frivillig överenskommelse kan komma till stånd eller att ärendet kan handläggas av Kronofogdemyndigheten enligt skuldsaneringslagen. Budgetrådgivning Göra en ekonomisk utredning och fastställa förutsättning för familjens ekonomi i samarbete med den som söker hjälp. Tabell 1: Inriktnings- och produktionsmål för verksamheten vid gemensamt Konsumentkontor, 1995 6
Av produktionsmålen framgår även information om samarbetspartners och hur verksamheten ska arbeta förebyggande. På grund av att dokumentet är upprättat 1995 finns hänvisningar till dåvarande skuldsaneringslag (1994:334) som inte längre är gällande. Enligt budget- och skuldrådgivaren avgör denne i praktiken själv inriktning för verksamheten inom ramen för lagstiftningen och ovan nämnda produktions- och inriktningsmål. I Konsumentkontorets verksamhetsberättelse framgår ett antal övergripande inriktningar och aktiviteter för nästkommande år. 4.2. Budget för verksamheten Samarbetsavtalet reglerar budget för verksamheten. Avseende styrning av kostnader hänvisar samarbetsavtalet till STO-kommittén. Kommittén ska exempelvis godkänna verksamhetens årsbudget samt viktigare verksamhetsförändringar och inriktning av verksamheten. Även kostnadsförändringar ska godkännas av STO-kommittén. Eftersom kommittén är nedlagd genomförs inte detta. Kostnaderna fördelas enligt samarbetsavtalet på de tre kommunerna enligt följande princip: Stenungsunds kommun: 40 procent Tjörns kommun: 30 procent Orusts kommun: 30 procent Enligt fakturaunderlag för 2013 från Stenungsunds kommun som vi har tagit del av betalar Tjörns kommun 285 000 kr vilket utgör 30 procent av kostnaderna, i enlighet med samarbetsavtalet. Enligt förslaget till det nya samarbetsavtalet ska kostnaderna fördelas med principen 32,5 procent för Stenungsunds kommun och 22,5 procent för Tjörns, Orusts och Lilla Edets kommun. Av intervju med kommunstyrelsens presidium framgår att samarbetsavtalet inte följts upp av styrelsen de senaste åren. Enligt presidiet har kommunstyrelsen ingen insyn i verksamheten och dess kostnader utöver vad som framgår av det fakturaunderlag som Stenungsunds kommun skickat. 4.3. Uppföljning Av samarbetsavtalet samt av inriktnings- och produktionsmålsdokumentet framgår hur uppföljning av verksamheten ska ske. Av dessa framgår att en rapport om verksamheten ska lämnas till kommunstyrelsen i respektive kommun en gång per år i samband med verksamhetsberättelsen. Rapporten ska även lämnas till STO-kommittén. Rapporten ska visa antalet besök från respektive kommun och antalet ärenden inom varje kategori. Vidare framgår betydelsen av uppföljning och utvärdering för att kunna följa kostnadsfördelningen kommunerna emellan. Verksamhetens årsberättelse ska redovisas till STO-kommittén. 7
Kommunstyrelsen efterfrågar inga uppföljningar och återrapporteringar från budget- och skuldrådgivningsverksamheten. Kommunstyrelsen har enligt intervju inte efterfrågat detta och känner inte till sedan hur lång tid tillbaka det inte skett någon uppföljning av verksamheten. Presidiet lyfter dock fram att det har skett uppföljning vid enstaka tillfällen till Tjörns kommunförvaltning genom att verksamhetsberättelser från Konsumentkontoret. Den senaste uppföljningen som kommunförvaltningen erhöll avsåg verksamhetsåret 2010. Enligt budgetoch skuldrådgivaren har Konsumentkontorets verksamhetsberättelser skickats årligen till Tjörns kommun för återrapportering av verksamheten. Vi har tagit del av de ett antal verksamhetsberättelser från Konsumentkontoret. Av dessa framgår exempelvis uppgifter om antalet ärenden från de respektive kommunerna och viktiga händelser under året. Kommunstyrelsen eller förvaltningen har inte genomfört brukarenkäter för personer som varit i kontakt med budget- och skuldrådgivningen. Budget- och skuldrådgivaren menar dock att det förts diskussioner inom Konsumentkontoret att följa upp och mäta kundernas synpunkter av verksamheten. Enligt kommunstyrelsens presidium har inte budget- och skuldrådgivningsverksamheten beaktats inom ramen för kommunstyrelsens internkontrollarbete. Presidiet menar att en form av uppföljning skulle kunna ske inom ramen för de månatliga möten som kommunstyrelsen har med kommunstyrelsen i Stenungsund. I dessa möten lyfts enligt presidiet frågor om det uppstår eventuella problem avseende samverkansprojekt kommunerna delar. Enligt presidiet har dock inte budget- och skuldrådgivningsverksamheten behandlats vid dessa möten, men menar att om någonting inte fungerar ändamålsenligt så lyfts det inom ramen för dessa samarbetsmöten. Intervjuad budget- och skuldrådgivaren efterfrågar ökad återkoppling och kommunikation från politiken. Enligt presidiet sker ingen avtalsuppföljning avseende samarbetsavtalet. Presidiet menar dock att det borde ske värdering och genomgång av samtliga samarbetsavtal vid varje budgetperiod, men att detta inte har skett. 4.4. Bedömning En nämnd eller styrelse har i enlighet med kommunallagen 6 kap. 7 ansvar för att verksamheten bedrivs i enlighet med de föreskrifter som gäller för verksamheten och att den interna kontrollen är tillräcklig. Detsamma gäller när verksamheten överlämnats till annan utförare. Budget- och skuldrådgivningen för Tjörns kommuns medborgare har sedan snart 20 år tillbaka utförts av förvaltningen i Stenungsunds kommun. Vi kan konstatera att när STOkommittén lades ned år 2011 försvann de organisatoriska förutsättningarna för en styrning av budget- och skuldrådgivningen i enlighet med gällande samarbetsavtal. De senast antagna målen för verksamheten hänvisar till lagar som inte längre gäller. Sedan nedläggningen av STO-kommittén har inget nytt samarbetsavtal upprättats och utifrån vad som framkommit i granskningen har kommunstyrelsen i Tjörn inte heller på annat sätt styrt verksamheten genom exempelvis mål, planer, uppföljningar, mätetal och återrapporteringar. Verksamheten 8
beaktas heller inte inom ramen för kommunstyrelsens internkontrollarbete. Vi bedömer därmed att kommunstyrelsen i Tjörn brustit i styrning, ledning och uppföljning av budget- och skuldrådgivningen. För närvarande finns inga förutsättningar att reglera kostnadsökningar för budget- och skuldrådgivningen i enlighet med samarbetsavtalet eftersom att den kommitté som ska godkänna kostnadsökningar enligt samarbetsavtalet är nedlagd. Granskningen har visat att kommunstyrelsen inte har insyn i verksamhetens kostnader. Vi bedömer därmed att kommunstyrelsens styrning och kontroll över verksamhetens kostnader behöver stärkas. Vi ser positivt på att det finns ett förslag till uppdaterat samarbetsavtal. 9
5. Budget- och skuldrådgivningen I detta kapitel beskrivs ärendeprocessen för budget- och skuldrådgivningen, verksamhetens förebyggande arbete, samverkan samt handläggningstider och bemanning. 5.1. Ärendeprocessen Nedan beskrivs kortfattat hur ärendeprocessen vanligtvis ser ut, utifrån vad budget- och skuldrådgivare beskrivit i intervju. Ärendeprocessen kan också illustreras enligt följande: Första kontakt Identifierar akuta omständigheter (vräkning utmätning) och långsiktiga mål (exempelvis skuldsanering). Figur 2. Ärendeprocess larådgivning at~iv, Den skuldsatte får rådgivning, exempelvis att föra en skuldförteckning och upprätta en hushållsbudget. Skuldsanering Hjälp till den enskilde med att förbereda sig inför och ansöka om skuldsanering hos Kronofogden samt råd och stöd under hela skuldsaneringsprocessen ~ rörnanding Hjälp och rådgivning för att förhandla fram bättre villkor hos den skuldsattes fodringsägare. Ärendeprocessen påbörjas antingen av att den enskilde eller någon annan för den enskilde, kontaktar budget- och skuldrådgivaren. I de fall någon annan initierat kontakten tar budgetoch skuldrådgivaren kontakt med den enskilde. Under en första kontakt (vanligen telefonsamtal) identifierar budget- och skuldrådgivaren de eventuellt akuta omständigheterna (exempelvis vräkning eller utmätning) samt de långsiktiga målen (exempelvis ansökan om skuldsanering). Den enskilde erhåller i samband med detta råd om konkreta åtgärder, exempelvis att samla ihop alla skulder i en skuldförteckning. Utifrån den situation som den enskilde befinner sig i finns ofta två alternativ i ärendeprocessen. Vid det första alternativet tillhandahåller budget- och skuldrådgivaren stöd och rådgivning samt förhandlar fram nya fungerande avtalsvillkor som ska göra den enskilde skuldfri. Det andra alternativet är att budget- och skuldrådgivaren hjälper den enskilde med att förbereda sig inför och ansöka om en skuldsaneringsprocess hos Kronofogden. Det finns personer som enbart söker budgetrådgivning utan att ha problem med skuldsättning, exempelvis ungdomar som flyttar hemifrån. Samtliga som söker skuldsanering erbjuds budgetrådgivning för att säkerställa att den enskilde klarar skuldsaneringen. Det är dock inget krav för att ansöka om skuldsanering och beslutet tas av den enskilde. 5.2. Förebyggande arbete Förutom att stödja personer som redan är skuldsatta ska budget- och skuldrådgivaren arbeta med olika former av ekonomisk rådgivning som bidrar till att förebygga överskuldsättning. Enligt intervjuad budget- och skuldrådgivare arbetar verksamheten förebyggande inom ramen för ett nationellt samarbetsprojekt mellan aktörer från näringslivet, myndigheter och organisationer. Budget- och skuldrådgivningen arbetar inom ramen för projektet med exempel- 10
vis föreläsningar för att öka medborgarnas kunskap i privatekonomi och förebygga överskuldsättning. Vidare lyfter budget- och skuldrådgivare fram en rad andra förebyggande satsningar såsom föreläsningar för pensionärsorganisationer, utbildningsprojekt riktat mot gymnasieelever och lärare samt samverkan med Socialtjänst och Arbetsförmedlingen. 5.3. Rutiner och riktlinjer Enligt intervju med budget- och skuldrådgivaren har verksamheten inte tagit fram särskilda rutiner för verksamheten. Däremot finns ett antal rutiner att tillgå från Konsumentverket, som enligt skuldsaneringslagen har en lagstadgad roll att ge stöd och vägledning till kommunerna budget- och skuldrådgivning. Enligt budget- och skuldrådgivaren finns exempelvis checklistor för: Nytt rådgivningsärende Frivilliga lösningar (med gäldenärer) Budget- och skuldrådgivarnas rehabiliterande arbete efter beslut om skuldsanering Aterköp av pensionsförsäkring Därutöver finns ett antal stöd och mallar, exempelvis för att upprätta hushållsbudget. 5.4. Handläggningstider och bemanning Handläggningstiden för budget- och skuldrådgivning kan definieras på olika sätt och vi har inom ramen för denna granskning inte funnit en vedertagen definition. Enligt budget- och skuldrådgivaren kan handläggningstid i sammanhanget betyda tiden från att en individ har sitt första besök till att individen avslutar sin kontakt med budget- och skuldrådgivningsverksamheten. Detta varierar enligt uppgift mellan två veckor och ett år, vilket beror på omfattningen av behov av stöd som den enskilde behöver. Handläggningstid skulle också kunna innebära tiden från första besöket för en individ som önskar att söka om skuldsanering till att ansökan om skuldsanering lämnas in till Kronofogdemyndigheten. Denna tid varierar kraftigt enligt budget- och skuldrådgivaren eftersom en individ inte rekommenderas att ansöka om skuldrådgivning innan individen anses redo och vidtagit en rad åtgärder. Enligt budget- och skuldrådgivaren har individerna som söker sig till kommunen i olika grad förberett sig på dessa åtgärder. Konsumentverket följer inte upp handläggningstider i myndighetens årliga lägesrapport av kommunernas budget- och skuldrådgivning. Däremot mäts väntetiden, vilket definieras som tiden det dröjer innan en person som vill ha hjälp med sin budget eller ansöka om skuldsanering får en besökstid. Enligt Konsumentverket har väntetiden i Stenungsunds kommun ökat från i genomsnitt tre veckor år 2012 till i genomsnitt 24 veckor år 2013. Ökningen av väntetid är nionde högst i landet. Enligt budget- och skuldrådgivaren kunde väntetiden under 2013 för vissa sökande uppgå till över 40 veckor. Budget- och skuldrådgivaren menar att detta beror på att verksamheten är underbemannad och i behov av mer resurser. Enligt ett förslag från Stenungsunds kommun ska antalet budget- och skuldrådgivare utökas från en till två medarbetare. Enligt förslaget beror den utökade bemanningen på att budget- och skuldrådgivning- 11
en även kommer att omfatta Lilla Edets kommun samt ett ökat söktryck och kötider från de kommuner som i dagsläget ingår i samarbetet. Enligt budget- och skuldrådgivaren handläggs akuta ärenden utan väntetid vilket innebär att ärenden som inte bedöms brådskande har längre väntetid. 5.5. Bedömning Utifrån vad som framkommit i granskningen omfattar Stenungsunds budget- och skuldrådgivningsverksamhet de insatser som kommunen har krav att ge enligt skuldsaneringslagen. Verksamheten omfattar rådgivning och anvisningar i budget- och skuldfrågor till skuldsatta personer. Rådgivning sker även i syfte att förebygga överskuldsättning. Budget- och skuldrådgivningens insatser omfattar även att verka för frivilliga uppgörelser för gäldenärer. Dessa insatser framgår av skuldsaneringslagen samt lagens proposition. Vi bedömer att verksamheten på en övergriplig nivå överensstämmer med de skyldigheter och krav som framgår av gällande lagstiftning. Vi har dock inte granskat handläggningen av enskilda ärenden. Granskningen har visat att det inte finns några rutinbeskrivningar framtagna för budget- och skuldrådgivningsverksamheten. Däremot finns det checklistor från Konsumentverket för ärendehandläggningen. Vi bedömer att avsaknaden av fastställda rutiner kan öka risken för personberoende vid exempelvis eventuell långvarig sjukskrivning eller personalomsättning. Konsumentverket följer årligen upp väntetid hos kommunernas budget- och skuldrådgivningsverksamheter. Konsumentverket anser att hjälp bör ges skyndsamt och högst fyra veckors väntetid bör enligt myndigheten vara en rekommendation för vad som anses acceptabelt. Enligt Konsumentverket var den genomsnittliga väntetiden för budget- och skuldrådgivning i Stenungsund 24 veckor under år 2013. Enligt budget- och skuldrådgivaren kunde väntetiden för vissa sökande uppgå till över 40 veckor. Mot bakgrund av detta är väntetiden till budget- och skuldrådgivningen inte tillfredsställande enligt vår bedömning. Vi noterar att budget- och skuldrådgivaren uttrycker att det finns ett behov av ytterligare personella resurser. Med bakgrund av detta och nuvarande väntetider ser vi positivt på att det finns åtgärdsförslag om att utöka bemanningen. 12
6. Samlad bedömning 6.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfrågor Bedömning Styrs verksamheten på ett tillfredsställande sätt med mål samt mått/mätetal för uppföljning? Vi bedömer att det saknas tillfredställande styrning av verksamheten. Granskningen har visat att kommunstyrelsen inte antar mål, planer eller mätetal som berör verksamheten. Kommunstyrelsen efterfrågar inte och tar inte heller på annat sätt del av uppföljningar av verksamheten. Samarbetsavtalet mellan Stenungsunds, Tjörns och Orusts kommuner utgör ett slags ramverk för styrning och uppföljning av budget- och skuldrådgivningen. Avtalet hänvisar till en samarbetsorganisation (STO-kommittén) som inte längre existerar. Överensstämmer de insatser som ges med de skyldigheter och krav som framgår av skuldsaneringslagen? Är handläggningstiderna tillfredsställande och sker ärendehandläggningen utifrån fastställda rutiner? Utifrån de uppgifter vi har tagit del av inom ramen för denna granskning bedömer vi att de insatser som budget- och skuldrådgivningen genomför överensstämmer med de skyldigheter och krav som skuldsaneringslagen anger. Verksamheten erbjuder exempelvis insatser i form av rådgivning och anvisningar i budgetoch skuldfrågor till skuldsatta personer. Verksamheten arbetar därtill förebyggande med föreläsningar och samverkansprojekt för att motverka överskuldsättning. Granskningen har inte omfattat att granska handläggning av enskilda ärenden. Konsumentverket, som har en lagstadgad roll att ge stöd och vägledning till den kommunala budget- och skuldrådgivningen, kartlägger kommunernas verksamhet årligen. Av den kartläggningen framgår mätning av väntetid från första kontakt till bokat möte. För budget- och skuldrådgivningen i Stenungsund har ökat väntetiden kraftigt mellan 2012-2013 och var förra året i genomsnitt 24 veckor. Konsumentverket anser att högst fyra veckor bör vara en rekommendation för vad som kan anses acceptabelt. Mot bakgrund av detta bedömer vi att väntetiden inte är tillfredsställande. Vi noterar att budget- och skuldrådgivaren uttrycker att det finns ett behov av ytterligare personella resurser. Med bakgrund av detta ser vi positivt på att det finns åtgärdsförslag om att utöka bemanningen. Det har inte upprättats skriftliga rutiner för budget- och skuldrådgivningen. Det finns dock checklistor från Konsumentverket som berör ärendehantering. 13
Vi bedömer att avsaknaden av fastställda rutiner kan öka risken för personberoende vid exempelvis eventuell långvarig sjukskrivning eller personalomsättning. 6.2. Slutsatser Syftet med granskningen har varit att bedöma om styrning och uppföljning av kommunens budget- och skuldrådgivning sker på ett ändamålsenligt sätt och utifrån gällande lagkrav. Utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor, uppställda revisionskriterier och grunderna för ansvarsprövning bedömer vi att kommunstyrelsen har brustit i sin styrning och uppföljning av budget- och skuldrådgivningen. Detta eftersom kommunstyrelsen inte antar mål, planer, eller mätetal som berör verksamheten. Kommunstyrelsen efterfrågar inte och tar inte heller på annat sätt del av uppföljningar av verksamheten. Därtill finns ett samarbetsavtal för verksamheten som i stora delar inte längre är aktuellt, då det hänvisar till tidigare lagstiftning och till STO-kommittén som är nedlagd. 14
6.3. Identifierade förbättringsområden/rekommendationer I granskningen har vissa förbättringsområden identifierats och mot bakgrund av detta rekommenderas kommunstyrelsen att: Säkerställa en ändamålsenlig styrning av skuld- och rådgivningsverksamheten, exempelvis genom att fastställa mål för verksamheten. Säkerställa en uppföljning och återrapportering av skuld- och rådgivningsverksamheten, exempelvis genom att årligen ta del av verksamhetsberättelser och följa verksamhetens måluppfyllelse. Tillse att budget- och skuldrådgivningsverksamheten beaktas i nämndens riskanalys inom ramen för internkontrollarbetet. Säkerställa att ett uppdaterat samarbetsavtal upprättas där styrning och uppföljning utgår från samt kostnadsökningar regleras. Tillse att de mer väsentliga processerna för budget- och skuldrådgivning dokumenteras för att undvika personberoende. Följa utvecklingen av väntetider för de kommuninvånare som söker sig till budget- och skuldrådgivningen. Säkerställa att uppföljning sker av att budget- och skuldrådgivningsverksamheten har tillräckliga resurser för att utföra sin verksamhet utan långa väntetider. Göteborg den 10 december 2014 ristoff-r Filipsson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Ulrika Berling Certifierad kommunal yrkesrevisor och kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 15
Bilaga 1: Revisionskriterier Kommunallagen (1991:900). Av lagens 6 kap. 7 är det nämnderna som ansvarar för att se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden skall enligt kommunallagen också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Ansvaret för kontroll och uppföljning av externa utförare vilar enligt kommunallagen således på den nämnd som kontrakterat utföraren. Skuldsaneringslagen (2006:548). Av lagens 2 framgår kommunernas roll i budgetoch skuldrådgivningsarbetet anges i skuldsaneringslagen. Enligt lagen ska kommunen inom ramen för socialtjänsten eller på annat sätt lämna råd och anvisningar i budgetoch skuldfrågor till skuldsatta personer. Denna skyldighet gäller även under skuldsaneringsförfarandet och under löptiden för en betalningsplan. Proposition 2005/06:1241. Av propositionen framgår att grundidén är att de kommunala rådgivarna genom olika former av ekonomisk rådgivning dels skall bidra till att förebygga överskuldsättning, dels skall hjälpa skuldsatta personer att finna en lösning på sina problem. Rådgivarna skall ge råd till och verka för olika former av frivilliga uppgörelser även för gäldenärer som av en eller annan anledning inte kan eller vill komma i fråga för en skuldsanering enligt lagen. Konsumentverkets rapport 2013:10. Av rapporten framgår att Konsumentverket anser att hjälp bör ges skyndsamt högst 4 veckors väntetid bör vara en rekommendation för vad som kan anses acceptabelt. 16
Bilaga 2: Källförteckning Avtal om skuldsanerings- och konsumentrådgivningsverksamhet, 1995-10-05. Checklistor från Konsumentverket. Gemensam konsument- och skuldsaneringsverksamhet i STO-regionen, kommunfullmäktigeprotokoll Dnr.95.277-150. Informationsblad avseende "Gilla din ekonomi" (Nätverk där budget- och skuldrådgivningen i Stenungsund ingår). Inriktnings- och produktionsmål för verksamheten vid gemensamt Konsumentkontor, 1995-10-30. Fakturakopia avseende ersättning av Konsumentkontoret 2013. Fakturanummer 5020324. Kommunernas budget- och skuldrådgivning 2013 en lägesrapport. Konsumentverket. Rapport 2013:10. Reglemente för intern kontroll, Dnr. 04.232-003. t- Samarbetsavtal om gemensam organisation för konsumentrådgivning samt budget- och skuldrådgivning i Orust, Tjörn, Lilla Edet och Stenungsunds kommuner (beräknas antas 2015). Tjörns kommuns reglemente för intern kontroll. Dnr. 04.232-003. 10- Utökad samverkan inom konsument-, budget- och skuldrådgivningen, 2014-08-27. Verksamhetsberättelse för Konsumentkontoret åren 2010, 2011, 2012 och 2013. 17