NATURVETENSKAPLIGA FAKULTETEN Dnr H 2017/120 Naturvetenskap Life, protokoll Möte: Styrgruppsmöte Datum: 2017-09-04 Antecknat av: Gustav Bertilsson Uleberg Deltagare: Styrgrupp: Elisabet Ahlberg (dekan), Johan Ben Mohammad (studentrepresentant), Eric Hanse (prodekan SA), Göran Hilmersson (prefekt KMB), Mårten Tiselius (fastighetsstrateg) Övriga: Skoog (projektledare), Gustav Bertilsson Uleberg (kanslichef/administrativt stöd), Tanja Thompson (kommunikationschef) Förhinder: Dagordningspunkt Sammanfattning Åtgärd vad/när Beslut Kommunikation Ansvarig 1. Fastställa dagordning och val av justeringsperson Dagordning godkändes. Johan Ben Mohammad valdes till justeringsperson. 2. Rapport och status redogjorde för status. Nu återstår tre månader aktivt arbete, men december blir sammanställningsmånad. Arbete med lokalförteckning pågår och ska inom kort skickas ut som förhandskopia till Akademiska Hus och konsulterna. Arean har ökat med ca 10 % jämfört med tidigare lokalförteckning, men ska bearbetas vidare. En heldag planeras där Akademiska Hus, Skanska och konsulter möter verksamheten för att få veta mer om de lokaler som ställer speciella krav på byggnaden.
Dagordningspunkt Sammanfattning Åtgärd vad/när Beslut Kommunikation Ansvarig Organisationsskissen över GU:s projektorganisation är uppdaterad, bilaga 1. Programgruppen är ändrad. Nya medlemmar är Johan Höjesjö (BioEnv), Sten-Åke Wängberg (Marin) samt ett arbetsmiljöombud. Eric berättar att Sahlgrenska akademins arbetsgrupper i deras förstudie har börjat, eller ska börja sitt arbete. 3. Tidplan och milstolpar Akademiska hus har uppdaterat tidplanen med produktionstidplan, bilaga 2. Byggnadsprogramskedet pågår hela 2017 (ej korrekt i tidplan). Tidplanen är tajt och mark/sprängning och bygg går parallellt. Tidplanen förutsätter ett bygglov i maj 2018. Byggnadsprogramskedet ska hålla på året ut. Tider för beslut om fortsättning behöver planeras. Hyreskontraktets längd är kritisk. Långt avtal, 20 år, är en förutsättning för att nå kostnadsneutralitet. Det kräver godkännande från regeringen. Planering pågår, och vi ska höra KI:s erfarenheter. I förhållandet mellan Akademiska Hus-Göteborgs universitet är detta ett rent byggprojekt, se ny organisationsskiss i bilaga 3. Föreslås att Mårten är ombud för universitetet och Naturvetenskapliga fakulteten, i s.k. A-möten. Vår verksamhet är med i programgrupp/arbetsgrupper. Vid GU är det styrgruppen som beslutar så det är viktigt att man spelar in och lyfter frågor till styrgruppen. Be Akademiska hus uppdatera planen. Planera beslutsprocessen inkl. möten med rektor. Mårten är ombud för GU och NatFak, i s.k. A- möten. 2 (5)
4. Viktiga programfrågor lyfter några viktiga programfrågor som behöver förtydligas. Herbarium: Herbariet är med i programarbetet. Hela Botanhuset kommer att lämnas då nytt hus står klart eftersom Naturvetenskapliga fakultetens långsiktiga lokalisering i Göteborg är Campus Johanneberg, Geovetarcentrum och Medicinareberget. Herbariet ingår i Naturvetenskap Life. Försöksdjur: dagens djurhus har inte tillräcklig kapacitet, vilket berör både Sahlgrenska akademin och Naturvetenskapliga fakulteten. Djurhus är specialiserade anläggningar med speciella lokaler. Enligt principbeslut, ska alla däggdjur vara i EBM. Styrgruppen klargör att: Däggdjur ska finnas i EBM. Utökning och nybyggnation planeras av Sahlgrenska akademin. Naturvetenskapliga fakultetens behov ska täckas. Det är viktigt att det arbetet kommer igång och görs parallellt med Naturvetenskap Life. Det är en stor utmaning med tanke på projektets snabba tidplan. Fiskar m.m. ska finnas i Naturvetenskap Life. Nybyggnation planeras av Naturvetenskapliga fakulteten. Sahlgrenska akademins behov ska täckas. Naturvetenskap Life planerar för fiskar m.m., men inte för däggdjur. Redovisning vid nästa styrgruppsmöte om status för SA:s djurhusutbyggnad /annex. Mårten & Eric 5. Viktiga projektfrågor Byggnadens placering: Byggnadens placering behöver bestämmas för att projektet ska kunna planera vidare av arkitekterna. Mårten och presenterar förslag där det nya huset ligger bakom befintligt låghus (Medicinarelängan), som behålls men kompletteras med ny och tydlig entré samt förbindelse till det nya huset, bilaga 4. Det innebär en utveckling i linje med campusplanen, samtidigt som Medicinarelängan bevaras som ett minne av den ursprungliga arkitekturen. Styrgruppen ställer sig bakom att projektet planeras enligt förslaget att befintligt låghus behålls. 3 (5)
6. Kommunikation Tanja redogjorde för vad som hänt. Fastighetsenheten har budgeterat för 0,5 person för kommunikation av byggprojekt. Kommunikationsenheten har däremot inte utsett person. Mårten har beställt externt arbete om kommunikationsplattform för byggprojekt inom GU. Ska vara klart till 15 november. Eftersom det inte är klart har Tanja gjort ett utkast till kommunikationsplan för den här fasen. Ta fram presentationskit, som t.ex. prefekter kan använda vid arbetsplatsträffar. Bra är att presentationen uppdateras efter styrgruppens möten. 7. Riskbedömning har gått igenom risklistan med projektgruppen. De stora riskerna är fortfarande: påverkan på djurhuset och apparatur, ersättningslokaler samt oro till följd av brist på kommunikation. 8. Övrigt Styrgruppen identifierar behov av nytänkande för att planera lokalerna för framtida behov och arbetssätt. Det gäller för labb, utbildningslokaler och kontor. 9. Kommande möten 2 oktober kl. 8-9 2 november kl. 15-17 28 november kl. 16-18 21 december kl. 15-17 Styrgruppen önskar att studiebesök ordnas för projektmedarbetare. Vidare föreslår styrgruppen att gäster bjuds in för att föreläsa och presentera olika lösningar, så att flera medarbetare kan delta. Slutföra kommunikationsplan Ta fram presentationskit Uppdatera riskbedömning Förbered studiebesök och inspirationsföreläsningar & Tanja & Tanja 4 (5)
Vid protokollet Ordförande Gustav Bertilsson Uleberg Elisabet Ahlberg Justeras Johan Ben Mohammad 5 (5)