1. Fastställande av föredragningslistan Föredragningslistan fastställs enligt förslag med tillägg av p. 15.

Transkript

1 1 (5) Närvarande: Enligt bifogad närvarolista (Bilaga 1) 1. Fastställande av föredragningslistan Föredragningslistan fastställs enligt förslag med tillägg av p. 15. Adjungeringar enligt bifogad närvarolista godkänns med närvaro- och yttranderätt. 2. Utseende av justeringsperson Roland S Johansson (RSJ) utses att jämte ordförande justera protokollet. 3. Utseende av mötessekreterare Johanna Westberg (JW) utses. 4. Föregående protokoll Föregående protokoll godkänns och läggs till handlingarna. Informationsärenden 5. Pågående arbete Ordförande och JW föredrar ärendet. Undervisningsgruppen har haft möte angående möblering och AV-teknik. 6. Tider/Innehåll i kommande styrgruppsmöten Ordförande föredrar. Förslagen fastslås. Styrgruppsmöten ht-15: Måndag 7 sep Tisdag 6 okt Måndag 9 nov Måndag 14 dec Beslutsärenden 7. Hantering av inskickat förslag till flytt av gemensamhetsyta Ordförande föredrar ärendet. RSJ och K-G Westberg (KGW) redogör för sitt inskickade förslag avseende flytt av och minskad dimensionering på personalrum. Antal personer som kan tänkas nyttja lunchrummet diskuteras.

2 2 (5) Idag är 125 anställda inom de institutioner som ska flytta till MBC. En framtidsvision är att vara 200 personer totalt, där uppskattningsvis hälften äter lunch på plats. Antal sittplatser som behövs kan inte med säkerhet bedömas men ett minimum på 35 platser fastställs (baserat på att en bedömning av prefekterna att den personal som äter lunch i personalrummet är uppdelade på tre olika tider på dagen). Prefekterna vill se ett förslag där max 100 kvm hyrs gemensamt för personalrum. beslutar att ge arkitekterna i uppdrag att rita förslag på pentry och matplats inom det rum på plan 4 som är nuvarande föreläsningssal BiA401 vilket hittills i projektet varit disponibelt och diskuterats som mötesrum. Uppdraget blir att lösa in så många sittplatser som möjligt, och så trivsamt som möjligt, dock lägst för 35 personer. Förvarings- och diskkapacitet för 100 personer. 8. Inlöst yta verksamhetsytor (institutionsspecifika åtaganden) Ordförande föredrar ärendet. Målet för dagens möte är att beslut om vad som är 100% årsförhyrda institutionslokaler i MBC. Gemensamhetslokaler, såväl total yta som placeringar, och fördelning av kostnader för dessa, ska diskuteras på nästa styrgruppsmöte.

3 3 (5) beslutar att fastställa ytorna för de 100% årsförhyrda institutionslokalerna i MBC enligt följande: IMB, kvm UCMM, 801 kvm Medicinsk biovetenskap, 54 kvm (för medicinsk genetik) 9. Arbetsmiljö/riskbedömning JW föredrar ärendet. beslutar att deadline för verksamheternas riskbedömningar sätts till 30 september. att godkänna förslaget att en central arbetsmiljögrupp för projektet ska bestå av Therese Stenlund (HAMO), Carolin Johansson, JW samt en representant för UCMM/Medicinsk genetik och två representanter för IMB. För UCMM/Medicinsk genetik föreslås Jurate Straseviciene av prefekterna Simon Tuck och Gunilla Olivecrona. K-G Westberg återkommer med förslag från IMB inför nästa styrgruppsmöte 7/9, där gruppen (inkl. sammankallande) utses. Diskussionsärenden 10. Resurs för fortsatt projektering, projektsamordnare, efter programskede. Ordförande föredrar ärendet. har gett Johanna i uppdrag att ta fram uppdragsbeskrivning /rollbeskrivning för att underlätta att utse person. t återkommer.

4 4 (5) 11. Kopplingar KBC-MBC JW föredrar ärendet. t ligger hos Akademiska Hus att skapa en bra entré i C-flygeln. t återkommer 12. Gemensamma expansionsbehov Ordförande föredrar ärendet. De fyra gemensamma skrivrummen för expansion utgår i dag. Det finns tillräckligt med expansionsutrymme inom de egna ytorna. En sammanställning över de gemensamma ytorna och expansionsbehov bereds till nästa styrgruppsmöte och föregås av prefektmöten. PD och JW sammankallar. V.g. se även p Omvärldsbevakning, aktuellt som påverkar MBC NUS, KBC, campusplan, forskaromvärld, anslagsomvärld, program, antagning, utbildning Lokalförsörjningen håller på och sammanställer undervisningslokaler i hela södra undervisningsklustret för diskussion med USSR om vad förändringar som till exempel MBC innebär i antal sittplatser och studentflöden. 14. Uppfyllande av målbild/vision Ordförande föredrar. har inga invändningar mot att målbilden fortsatt planeras för. Övriga ärenden 15. Övrigt ärende: Glaspartier Ordförande föredrar ärendet genom att redogöra för den skrivelse som inkommit från IMB i frågan. RSJ och KGW redogör för synpunkterna i skrivelsen. Oro finns för insyn och störningsmoment i skrivrum. Utgångspunkten är fortsatt att hela

5 5 (5) glaspartier till skrivrummen ska planeras för men med insynsskydd i form av frostat glas och/eller draperi/gardin, vilket ska utredas noga i fasen när rumsfunktioner ska gås igenom. Insynsskydd ska vara grundstandarden (typ beroende på funktion). Kostnaden för detta ingår i projektet eftersom det är en nyetablering. Vid protokollet Johanna Westberg Justeras Patrik Danielson, ordf. Roland S Johansson

6 Bilaga 1 till protokoll NÄRVAROLISTA 1 (1) Närvarolista Ledamöter Patrik Danielson Richard Olsson Simon Tuck Andrei Chabes Gunilla Olivecrona Roland S Johansson prodekan medicinska fakulteten, ordf. chef lokalförsörjningen, vice ordf. föreståndare UCMM prefekt inst. för medicinsk kemi och biofysik prefekt inst. för medicinsk biovetenskap prefekt inst. för integrativ medicinsk biologi (IMB) Adjungerade Johanna Westberg Per Lindström Torbjörn Windseth Therese Stenlund Carolin Johansson K-G Westberg Johan Isacson lokalplanerare, projektledare koordinator utbildning inredningsarkitekt Link arkitektur Huvudarbetsmiljösamordnare medicinska fakulteten arbetsmiljösamordnare, Lokalförsörjningsenheten Tillträdande prefekt inst. för integrativ medicinsk biologi Projektledare Akademiska Hus Frånvarande ledamöter Nils Gustafsson kårordförande Umeå medicinska studentkår