Mötesprotokoll IT-beställarråd

Transkript

1 Mötesprotokoll IT-beställarråd Göteborgs universitet Vid protokollet: Kristoffer Jalve

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Mötestid Deltagare Föredragningslista Val av mötesordförande Val av mötessekreterare Presentation av ledamöter Status för beställarprojektet IT-beställarrådets arbetsordning Tjänstekatalogen, förvaltning och SLA Kompetensutveckling av IT-beställare IT-enkät Upphandling av IT-konsulter... 5 GÖTEBORGS UNIVERSITET! 2

3 1 Mötestid Datum: 19 mars 2008 Tid: Plats: Ågrenska villan, Mölnlyckerummet 2 Deltagare Namn Lars Hansen Michael Morin Eva Young Lennart Flood Torbjörn Lager Lars Anders Carlsson David Turner John Hultberg Marina Ghersetti Lennart Junermark Ove Jobring Peter Möller Maxim Fris Kristoffer Jalve Jörgen Johansson Organisation IT-ledning IT-universitetet Gemensamma förvaltningen Handelshögskolan Humanistiska fakulteten Konstnärliga fakulteten Naturvetenskapliga fakulteten Sahlgrenska akademin Samhällsvetenskapliga fakulteten Utbildnings- och forskningsnämnden för lärarutbildning Utbildningsvetenskapliga fakulteten Universitetsbiblioteket Studentrepresentant Sigma Sigma 3 Föredragningslista 1. Val av mötesordförande 2. Val av mötessekreterare 3. Presentation av ledamöter 4. Status för beställarprojektet 5. IT-beställarrådets arbetsordning a. Val av ordförande b. Mötesdokumentation c. Stående föredragningslista d. Årets möten 6. Tjänstekatalogen, förvaltning och SLA 7. Kompetensutveckling av IT-beställare 8. IT-enkät 9. Upphandling av IT-konsulter 4 Val av mötesordförande Lars Hansen valdes till mötesordförande för IT-beställarrådets första sammankomst. GÖTEBORGS UNIVERSITET! 3

4 5 Val av mötessekreterare Kristoffer Jalve valdes till mötessekreterare för IT-beställarrådets första sammankomst. 6 Presentation av ledamöter Alla ledamöter presenterade sig med namn och organisationstillhörigt. Naturvetenskapliga fakultetens ordinarie ledamot Göran Hilmersson ersattes vi detta tillfälle av David Turner, dekanus vid Naturvetenskapliga fakulteten. 7 Status för beställarprojektet Projektledaren för Beställarprojektet, Jörgen Johansson, redogjorde för läget i projektet. JJ gick igenom den av projektet framtagna modellen för beställarorganisation på Göteborgs universitet och redogjorde för genomförda etableringsaktiviteter. Tillsammans med verksamhetsrepresentanterna diskuterades status för etableringen av beställarorganisation för respektive fakultet eller motsvarande. Beställarorganisation och IT-beställarrollen diskuterades. Mötesdeltagarna konstaterade skillnader i hur stora resurser fakulteter eller motsvarande avsatt för att arbeta i respektive verksamhets beställarorganisation. Vidare konstaterades att IT-beställarrådet är ett strategiskt forum som inte skall använda mötestid till operativa IT-frågor. 8 IT-beställarrådets arbetsordning Rådet valde att bordlägga frågan om ordförande och sekreterare. Till nästa sammanträde tar mötesdeltagarna fram förslag på kandidater samt att Lars Hansen tar fram förslag på rollbeskrivningar för IT-beställarrådets ordförande och sekreterare, rådet diskuterar dessa vid nästa sammankomst. Följande krav skall ingå i rollbeskrivningen för ordföranden: - En ständig ordförande skall utses, ej roterande ordförandeskap - Ordföranden skall vara en verksamhetsrepresentant - Ordföranden skall förbereda rådets sammankomster, vilket exempelvis innebär att författa dagordning inför mötestillfällena Rådet konstaterade att ordföranderollen borde finansieras av Gemensamma Förvaltningen, inte av fakultet eller motsvarande. Det beslutades att varje fakultet skall utse en ersättare att representera fakulteten i de fall ordinarie ledamot i IT-beställarrådet inte kan delta. Föreslagna mötestider för IT-beställarrådet under 2008 accepterades. 9 Tjänstekatalogen, förvaltning och SLA Lars Hansen förevisade den av konsolideringsprojektet framtagna tjänstekatalogen. Prioritering av innehållet i tjänstekatalogen samt ekonomin kopplad till denna katalog tas upp i IT-beställarrådet vid ett senare tillfälle. GÖTEBORGS UNIVERSITET! 4

5 10 Kompetensutveckling av IT-beställare IT-beställarrådets ledamöter kommer att erbjudas en utbildning innehållande en översiktlig genomgång av IT-miljön på Göteborgs Universitet. Förhoppningen är att denna kan genomföras under våren 2008, omfattningen kommer vara en halv dag. 11 IT-enkät Lars Hansen föreslog att en IT-enkät med syfte att inventera användandet av IT vid Göteborgs universitet skulle skickas ut. Som mall för denna enkät används den enkät som tidigare tagits fram av och skickats ut vid Samhällsvetenskapliga fakulteten. Enkäten från Samhällsvetenskapliga fakulteten skickas till IT-beställarrådets ledamöter så att kommentarer kan inhämtas. Förhoppningen är att rådet därefter kan enas om enkätens utformning och skickas ut med både IT-ledning och IT-beställarrådet som avsändare. 12 Upphandling av IT-konsulter Det beslutades att IT-beställarrådet skall vara referensgrupp för utformandet av kravspecifikation på IT-konsulter. Vidare beslutades att deltagare i IT-projekt från verksamheten precis som tidigare rekryteras via fakultetskansliet. Vid protokollet: Kristoffer Jalve GÖTEBORGS UNIVERSITET! 5