1 / 8 Plats och tid Bergåsen, Ånge kommunkontor kl. 10:00-12:00 ande ledamöter Övriga närvarande Utses att justera Stiven Wiklund (S) (ordförande) Mikael Johansson (S) Ingeborg Torung (S) Mai Karlsson (VF) 50-53 Mikael Granlund (S) Joakim Persson (vd) Torbjörn Westberg (controller) Kristina Kamsten (sekreterare) Mikael Johansson Justeringens plats och tid Ånge kommunkontor, 2018-06-18 08:00 Protokollet omfattar 48-53 Underskrifter Sekreterare... Kristina Kamsten Ordförande.... Stiven Wiklund Justerande.... Mikael Johansson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Ånge Fastighets & Industri AB Sammanträdesdatum 2018-06-14 Datum för anslags uppsättande 2018-06-19 Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för ÅFA protokollet Underskrift... Kristina Kamsten 2018-07-11
2 / 8 ÄRENDELISTA 48 Kontroll av jäv/intressekonflikt 49 Strategier vision och affärsidé, mål för 2019 50 Rapport från vd 51 Tertialrapport 1 2018 52 Revisionsrapport - Granskning av beslut och beslutsunderlag 53 Antal styrelseledamöter i Ånge Fastighets och Industri AB
3 / 8 48 Kontroll av jäv/intressekonflikt (ÅFA 18/1) Ingen anmäler jäv. Ordförande ställer frågan om någon närvarande ska lämna jäv eller intressekonflikt under mötet. Samtliga nämnds- och styrelsemöten inleds med en kontrollfråga om jäv inför mötet. Jäv enligt Kommunallagen 24-26 : En förtroendevald eller en anställd som är jävig i ett ärende hos en nämnd får inte delta eller närvara vid handläggningen av ärendet, men får vidta åtgärder som inte någon annan kan vidta utan att det blir förseningar. Som förtroendevald eller anställd hos kommunen eller landstinget är jag jävig om: saken angår mig själv eller min make, sambo, förälder, barn eller syskon eller någon annan närstående eller om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för mig själv eller någon närstående, jag eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång, ärendet rör tillsyn över sådan kommunal verksamhet som jag själv är knuten till, jag har fört talan som ombud eller mot ersättning hjälpt någon i saken, eller det i övrigt finns någon särskild omständighet som är ägnad att rubba förtroendet till min opartiskhet i ärendet. Om jag känner till något som kan antas göra att jag är jävig, ska jag självmant ge det till känna. Den som jävet gäller får delta i prövningen av jävsfrågan endast om nämnden inte är beslutför utan hen och någon annan inte kan tillkallas utan förseningar
4 / 8 49 Strategier vision och affärsidé, mål för 2019 (ÅFA 18/5) om Affärsidé: Att långsiktigt skapa värde genom att äga, förvalta, köpa, sälja och bygga fastigheter i Ånge kommun. Vision: Att i Ånge kommun vara förstavalet som hyresvärd. V Strategier, vision och affärsidé, mål för 2019 behandlas av styrelsen. Förslag från verksamheten: Affärsidé: Att långsiktigt skapa värde genom att köpa, bygga, sälja och förvalta fastigheter i Ånge kommun. Vision: 1. Att vara första valet och den mest uppskattade och efterfrågade hyresvärden i Ånge kommun. 2. Att i Ånge kommun vara förstavalet som hyresvärd. Värdegrund: Följa kommunens ledstjärnor - Tydlighet - Ansvarsfullhet - Stolthet Som underlag bifogas tidigare mål för ÅFA och kommunens gemensamma mål. sunderlag ÅFA mål 2018-2019 Förslag från kommunstyrelsen till budget Mal och Prioriteringar 2019
5 / 8 50 Rapport från vd (ÅFA 18/3) 1. Tacka för informationen. 2. Uppdra till vd att planera fortsatt utbildning i GDPR för styrelsen i höst. Vd Joakim Persson rapporterar om verksamheten. Vakansgrad 4,9% fördelat på olika orter. Migrationsverket har sagt upp lägenheter i Östavall i dagsläget. De har aviserat att de kommer att lämna Ånge kommun på sikt, Alby och Ånge före årsskiftet. Om Migrationsverket lämnar ökar vakansgraden till 8%. Kontrakt för Distriksveterinärerna/Statens jordbruksverks lokaler på Samservice i Fränsta är skickat för påskrift idag (2018-06-14). Lokalerna för ny veterinärmottagning beräknas vara klara under hösten. Tandläkarmottagningen i Ånge renoveras och arbetet planeras vara klart i oktober. Utemiljön runt kommunhuset och mot torget fräschas upp i samarbete med tekniska förvaltningen. Registrering av personuppgiftsbehandlingar är gjorda och arbetet pågår för att uppfylla nya lagstiftningen GDPR. Styrelsen kommer att få mer utbildning i GDPR under hösten, vd får i uppdrag att undersöka lämplig form för utbildningen. SABO och Fastighetsägarna har även aktuell information kring GDPR. Bolaget deltar i ett länsgemensamt hyressättningsprojekt. Hyresförhandlingar med hyresgästföreningen drar ut på tiden, efter det väntar godkännande från hyresgäster.
6 / 8 51 Tertialrapport 1 2018 (ÅFA 18/18) Godkänna Tertialrapport 1 2018 för Ånge Fastighets och Industri AB. Tertialrapport 1 för 2018 har sammanställts. sunderlag Tertialrapport 1 (Ange Energi AB)
7 / 8 52 Revisionsrapport - Granskning av beslut och beslutsunderlag (ÅFA 18/16) Uppdra till vd att formulera ett svar på revisionsrapporten. Ånge kommuns lekmannarevisorer i kommunens bolag har gett KPMG i uppdrag att granska beslut och beslutsunderlag i Ånge Fastighet och Industri AB (ÅFA) och Ånge Energi AB. Revisorernas sammanfattande bedömning är att beslut och beslutsunderlag behöver utvecklas för att det ansvar som åligger var och en som styrelseledamot ska vara möjligt att fullgöra. Mot bakgrund av granskningen rekommenderar revisorerna styrelsen i respektive bolag: - att ordförande säkerställer att styrelsen efterlever ägardirektivet och behandlar de punkter som ska vara med på varje sammanträde respektive är årligen åter-kommande, se avsnitt 3.2. att gå igenom och bedöma vilka beslutsunderlag som krävs för att fullgöra det ansvar som åligger var och en som styrelseledamot, se avsnitt 3.3. att i protokollet tydliggöra vilket beslut som är fattat och på vilka grunder, se avsnitt 3.3. att styrelsen får återrapportering på väsentliga beslut samt att återrapporteringen tydligt framgår av protokollet, se avsnitt 3.4. att ärendelogg införs även för Ånge Energi, se avsnitt 3.4. att utvärdera sitt eget arbete då det kan vara värdefullt att inhämta samtliga ledamöters uppfattning, se avsnitt 3.5. Förslag till svar på revisionsrapporten ska sammanställas. Expedieras till Ånge kommuns revisorer sunderlag Revisionsrapport. Granskning av beslut och beslutsunderlag.
8 / 8 53 Antal styrelseledamöter i Ånge Fastighets och Industri AB (ÅFA 18/24) Extra ärende. Föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige se över antal ledamöter i bolagsstyrelserna för Ånge Fastighets och Industri AB och Ånge Energi AB. Ordförande och vd initierar frågan om hur många styrelseledamöter som ska ingå i bolagets styrelse från och med nästa årsstämma och hur ersättare ska delta i arbetet. Enligt bolagsordningen ska styrelsen bestå av lägst fem och högst nio ledamöter med tre eller fyra ersättare. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Ånge kommun. Idag är antalet ledamöter sju, med tre ersättare. Ersättare deltar vanligen i styrelsens möten.