Det systematiska arbetsmiljöarbetet och årlig uppföljning av SAM 15 SN 2017.064 70
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2017-05-02 50 Det systematiska kvalitetsarbetet och årlig uppföljning av SAM (SN 2017.064) Beslut Arbetsutskottet noterar informationen. Ärendebeskrivning Socialförvaltningen i Vallentuna kommun har genomfört en årlig uppföljning gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen är gjort utifrån blanketten och checklista framtagen av Arbetsmiljöverket för årlig uppföljning av SAM. Uppföljningen omfattar alla avdelningar och verksamheter inom socialförvaltningen. De brister som har uppmärksammats i samband med uppföljningen har återkopplats till berörda avdelningar. Beroende på bristens art har krav på åtgärder med ansvarig och med en angiven tidplan för återkopplingen av dessa tagits fram. Tidsplanen är att åtgärderna ska ha genomförts senast den 31 december 2017. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, 2017-04-24, Det systematiska arbetsmiljöarbetet och årlig uppföljning av SAM 2. VAG minnesanteckningar 170315 3. Årlig uppföljning av SAM 2016 sammanställning SF 170410 Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 171
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2017-04-24 DNR SN 2017.064 VILDANA ZORLAK SID 1/1 SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Det systematiska arbetsmiljöarbetet och årlig uppföljning av SAM Förslag till beslut Socialnämnden noterar informationen. Ärendet i korthet Socialförvaltningen i Vallentuna kommun har genomfört en årlig uppföljning gällande det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen är gjort utifrån blanketten och checklista framtagen av Arbetsmiljöverket för årlig uppföljning av SAM. Uppföljningen omfattar alla avdelningar och verksamheter inom socialförvaltningen. De brister som har uppmärksammats i samband med uppföljningen har återkopplats till berörda avdelningar. Beroende på bristens art har krav på åtgärder med ansvarig och med en angiven tidplan för återkopplingen av dessa tagits fram. Tidsplanen är att åtgärderna ska ha genomförts senast den 31 december 2017. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, 2017-04-24, Det systematiska arbetsmiljöarbetet och årlig uppföljning av SAM 2. Vag minnesanteckningar 170315 3. Årlig uppföljning av SAM 2016 sammanställning SF 170410 Mojgan Alimadad Socialchef Vildana Zorlak Avdelningschef Ska expedieras till Akten, 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FA 08-587 850 88 WWW.VALLENTUNA.SE 72
VAG minnesanteckningar 170315 Kallade Mojgan Alimadad, Vildana Zorlak, Göran Lindström, Inger Jakobsson, Sandra Pedersen, Jennie Bergendorff (HR), Ulrika Weståker kl. 14-15 (Kommunal), regionalt SO: Carl-Johan Lagerman (Vision). Lokal och tid: Tärningen kl. 14-16. Företagshälsovård Genomgång av statistik för 2016 (10 min) Bilagan kring år 2016 års samlade statistik diskuterades. Önskemål om ett ännu mer förebyggande och främjande arbete. De vanligaste tjänsterna var; Case manager (rehabsamordnare), psykolog, företagssköterska. Önskemål att framöver få statistik per avdelning. HSO föreslår att undersöka möjligheterna för anställda att få "fria samtal" t ex 3st samtal/medarbetare som en förmån. Andra kommuner, organisationer erbjuder detta till medarbetarna. Mojgan tar denna fråga vidare till ledningsgruppen i kommunen. Återkommer till nästa VAG med återkoppling i frågan. Handlingsplan Vi diskuterade förvaltningens årshjul kring SAM systematiskt arbetsmiljöarbete för 2017. Det finns mycket information på intranätet för samtliga medarbetare, men som inte är uppdaterat helt i dagsläget. Samtidigt arbetar stora delar av förvaltningen, främst utföraravdelningen, med SAM i Stratsys. Hur vi bäst bygger upp SAM behöver utredas och arbetas vidare med under året. En arbetsgrupp kommer utses och samordnare till att börja med är HR, Jennie Bergendorff. Vi diskuterar nedanstående fokusområden som gäller för förvaltningen 2017 (framtagna bl. a utifrån medarbetarenkäten): 1. Förtroende frågan för ledning och kommunledning 2. Uppdatera och implementera SAM årshjul 3. Medarbetarnas nöjdhet (mål 80 %) 4. Implementera OSA målen i samtliga verksamheter (arbetsbelastning, trakasserier, tydlighet) 5. Revidera arbetsmiljöuppgiftsfördelningen för förvaltningen 6. Revidera rutiner 7. Se över introduktionsprogram Vi beslutade att en ny rutin kring insamling av verksamheternas LAG minnesanteckningar, kommer från och med nu att läggas in i Stratsys. Risk- och konsekvensanalyser är genomförda och gjorda inför organisationsförändringen på SF. Information om kommunövergripande implementeringsarbete och utveckling av SAM och likabehandling och mångfald på intranätet. Aktiva åtgärder föreslås ligga i Stratsys. (HR informerar om intranätet och det metodstöd som nu finns att tillgå. 73
Som diskussionsunderlag för personalgrupperna och LAG och VAG finns dialogfrågor samt inom kort även gruppövningar. Agendorna för LAG, VAG och CAG är reviderade och en stående punkt på agendorna är nu likabehandling och mångfald samt arbetsförutsättningar/arbetsbelastning. Totalt 30 min) Planerade förändringar Lägesrapport av nuläget kring processen för förvaltningens kommande organisationsförändring? info från avdelningscheferna: VSK klara att sätta igång, Utföraravdelningen har som mål att vara klara med rekryteringarna av EC till 31/4. Myndighetsavdelningen: har några rekryteringar som är på gång samt inväntar ny Avdelningschef för Myndighetsavdelningen21/3. (10 min) KIA incidentrapportering och sjukfrånvaro Sammanställningar av förvaltningens, utföraravdelningen, VSK, Myndighetsavdelningen: tillbud och skador, ohälsotal, p-omsättning för 2016, jämförelse med tidigare år presenterades(bifogades kallelsen den 6/3). (15 min) Inspektioner Arbetsmiljöverkets inspektion av Myndighetsavdelningen genomförd i februari. Ett påbörjat arbete utifrån de krav som ställts. Information om planerade åtgärder utifrån kraven. Svar till verket väntas 12 juni 2017. En handlingsplan är framtagen med tidsatta aktiviteter. Ett påbörjat arbete är igång. Under vecka 12 kommer verksamheterna att påbörja riskbedömning kring hot och våld. De fem krav som ställts till myndighetsavdelningen (men som berör hela förvaltningen): 1. Arbetsmiljöuppgiftsfördelningen förtydligas och anpassas 2. Undersökning, riskbedömning av arbetsbelastning 3. Rutiner för undersökning, riskbedömning och åtgärder avseende organisatorisk och social arbetsmiljö 4. Introduktion 5. Undersökning och riskbedömning - hot och våld samt rutin revidering (10 min) Arbetsmiljöutbildningar Kurskatalogen löper på. Vi behöver locka fler chefer och ledare och skyddsombud att anmäla sig. önskemål till hösten finns från Myndighet och utföraravdelningen att anordna arbetsmiljöutbildningar för nya chefer. Samtliga deltagare ska återkomma till HR om synpunkter eller förslag dyker upp inför höstens planering av kursutbud (kommunövergripande satsningar såväl som verksamhetsspecifika insatser) (5 min) 74
Ett nytt förslag kring chefsintroduktion presenterades idag för ledningsgruppen i kommunen. En checklista som kommer att finnas på intranätet samt ett utbildningsprogram att erbjuda nya chefer. Kontakta HR vid frågor. Rehabilitering och arbetsanpassning: Ny rutin och revidering av policy finns centralt. Se intranätet (5 min) Likabehandling och mångfald Ny rutin och arbetssätt för kommunens verksamheter kring området och utifrån ändringarna i Diskrimineringslagen. Se intranätet. HR informerade om modellen. Se ovan punkt under "handlingsplan". (10 min) OSA mål samt arbetsförhållanden Information om ny punkt på VAG-mötena (mätningar och handlingsplan utifrån området) Övrigt: Medarbetarenkäten för förvaltningen. Vi diskuterade hur arbetet går med handlingsplanerna. Många gör dokumentationen i Stratsys. Utföraravdelningen fyller i aktiviteter som "taggas" med "medarbetarenkät" löpnade i verktyget. Myndighetsavdelningen kommer att fylla i aktiviteterna till 31/4 och VSK arbetar nu med handlingsplanen. (15 min) Årlig uppföljning av SAM utifrån kommunens gemensamma checklista OBS! ett extra VAG kommer att genomföras för denna uppföljning. Mötestid 22/3 kl. 13-15. I god tid innan skickas checklistan ut till samtliga avdelningschefer och huvudskyddsombud för att avdelningarna ska kunna undersöka och sammanställa hur SAM fungerar. På VAG den 22/3 kommer vi sedan att sammanställa en gemensam checklista och handlingsplan för de områden som framkommer. (10 min) Lägesrapport om personalförsörjningsplanen för Myndighetsavdelningen gicks igenom på MBL 15/3. Bifogades kallelsen. (5 min) 75
1 Det systematiska arbetsmiljöarbetet och årlig uppföljning av SAM på Socialförvaltningen utifrån checklista Områden och risker Områden utifrån checklistan nedan med eventuella riskkällor 1) Majoriteten svarar JA. - Utföraravdelningen (UA) JA men delvis för hemtjänst. - Myndighetsavdelningen (MA) svarar delvis med förklaringen att de inte har haft LAG eller något lokalt skyddsombud på avdelningen. Allvarli g risk Handlingsplan Annan risk Åtgärder Ansvarig Klart när Få igång LAG på MY och VSK. Utföraravdelningen behöver se över om de kan/får ha gemensamt med SÄBO nu när de blir mer sammankopplade. MA får i vår utsedda skyddsombud och startar upp arbetet med LAG enligt modellen 2 veckor före VAG. Säkerhetspiloter finns som kan adjungeras till LAG där cheferna inom MA deltar VSK har ett skyddsombud nu och har inbokade LAG som ska träffas två veckor innan VAG AC AC AC 6/12 31/3 Uppföljning/ kontroll 30/8 2) UA JA. VSK: JA MA: delvis, många nya chefer. Generell risk vid utbildningserbjudanden att det är få deltagare vid erbjudna kurser. UA: Bristan de kompet ens UA planerar att ha grundläggande utbildningar för nya enhetschefer under ht. Vchefer har nyligen fått KIA utbildning, nya skyddsombud behöver utbildas liksom ny tillträdda chefer. Det kommer erbjudas en grundkurs för chefer och skyddsombud i Arbetsmiljöfrågor under hösten. Löpande erbjuds centrala CLP (Chefs och ledarutvecklingsprogrammet). AC 30/8 3) Samtliga svarar JA utifrån den mall som nu Våren 2017 revideras mallarna. Möte SF 6/12 30/8 76
2 finns. Behöver revideras för förvaltningen 2017 i och med Arbetsmiljöverkets inspektionskrav. 4) UA: Delvis för alla medarbetare. VSK: Ja. MA: Delvis. 5) UA: JA VSK: JA. Ser bra ut enl HSO. MY: Delvis behöver utveckla årshjulet. 6) UA: JA VSK: JA MA: delvis behöver utvecklas fysiska och psykosociala arbetsmiljö. inbokat i april. Kommer att informeras om på avdelningarna och intranätet 2017 MA: utvecklas i och med AV inspektionens krav om vem gör och ansvarar för vad Behöver tas upp på dagordning LG på hela UA. MA: delvis behöver avdelningen utveckla den fysiska och psykosociala arbetsmiljön med handlingsplaner bla inventeras fysiksmiljö som ska vara klart till 7 maj. LG+ HR AC 6/12 30/8 AC 6/12 30/8 AC AC 7) UA: JA VSK: JA MA: delvis, vissa verksamheter saknas detta samt behöver bli bättre på vissa områden. UA: Behöver tas upp på dagordning LG på hela UA. MA: delvis, vissa verksamheter saknas detta handlingsplaner utvecklas med aktiviteter-ansvarig klart när. AC 8) UA: JA, hemtjänsten delvis VSK: JA MA: Delvis, behöver utvecklas. 9) UA-Vallen+ hemtjänst: Devis, nattarbete. HSO menar att det finns risk för ohälsa inom schemaförläggningen inom UA. Övriga: NEJ inom UA. VSK: NEJ. MA: kan finnas risker som kan behöva undersökas, ensamarbete etc. Ökad sjuk från varo, Behöver tas upp på dagordning LG på hela UA MA: struktur, planerat och utvärderas enligt ovan. UA-Vallen+ hemtjänst Devis, nattarbete. Se över schemaläggningen på enheterna. Hur kan även tryggheten förbättras ffa. Nattetid. Övriga: NEJ inom UA. MA. Undersök socialjouren med natt arbeta och sovande jour och det behövs även rutiner så ingen blir kvar på kontoret AC AC / VC 77
3 10) UA: JA-delvis. VSK: Samtliga AT har tydliga arbetsuppgifter, behöver stöd vid prioritering av uppgifter löpande. MA: Delvis, rutinen behöver arbetas fram. Risk vid stor förfrågan från allmänheten och krav på ex utlämning av handling Stress i möte med klienter och alla andra har lämnat kontoret Tillgänglighetsfrågan. Ensamarbete Arbeta på valfri plats, ständigt nåbarrisker UA: viktigt att se över hur man prioriterar närmast kund ( plan B ) ta upp på medaretarsamtal MA: Ex mejlutskick eller likn ska styras utifrån given rutin/struktur för förvaltningen (viktigt med återkoppling). Se över allmänhetens frågor och krav på ex utlämning av handling. Mottagningsfunktion - en väg in är ett förslag att utveckla samt förenkla helt enkelt. Ett utav OSA målen 2017 för kommunen. ALLA: Viktigt med prioriteringsstöd mellan chef och medarbetaren. AC 11) ALLA: JA Fortsätt medvetandegöra och dokumentera. 12) ALLA: JA UA: Undersök om Securitas kan anlitas då det ej finns personlarm. Vad gäller info till personal. MA. Hot och våld rutinen ses över och revideras våren 2017 utifrån Arbetsmiljöverkets inspektionskrav. Gruppen med säkerhetspiloter behöver fungera och få ett sammanhang och tydliggöras adjungeras till LAG. 78
4 13) UA: JA-delvis VSK: JA följer mallen. MA: delvis, finns några brister UA: Alla verksamheter behöver se över sin introduktion och ev komplettera med denna punkt. Särskilt då nya EC lärt sig mer! MA: Behöver bli en tydlig rutin och arbetas in i introduktionen. Informeras om och uppdateras enligt årshjulet ALLA: Revidera SF mallen våren 2017 utifrån Arbetsmiljöverkets krav. Förtydliga vem som gör vad etc i rutinen. SF LG AC 6/12 6/12 14) UA: JA VSK JA MA: delvis MA: Behöver ses över och informeras om särskilt för nya chefer. Behöver alltid undersöka och dokumentera finns det risker eller allvarliga brister undersöks 15) ALLA: JA ALLA: Utbildning 2017 och särskilda undersökande checklistor finns och ska uppdateras och informeras om. Kommer 16) UA: JA, Vallen: delvis, Hemtjänst: delvis VSK: delvis (behöver informera nya medarbetare om detta) MA: Delvis, behöver göra KIA känt för nya medarbetare. revidera nuvarande rutin våren 2017. ALLA: Informera personalen om KIA och verktyget och hur man rapporterar. Skapa gemensamma sittningar för nya chefer, skyddsombud, nyckelpersoner. HR inväntar beställning kring flera områden som behöver utbildas inom. SF LG, AC 17) ALLA: JA Bra rutin som vi har nu 18) Alla: JA x Dessutom nytt brandlarm på gång i kommunhuset och Tärningen.. 19) UA-Tuna, nej och Vallen: delvis övriga JA UA: Ta kontakt för brandutbildningar. VSK: Nej VSK Säkerhetssamordnare har fått i MA: Nej uppdrag att planera och genomföra en utrymningsövning. Gäller både myndighet AC 30 / 6 79
5 och VSK MA: Nej alldeles för sällan har beställt via sf säkerhetssamordnare. Planera när ALLA: Behöver göra utrymningsövningar kontinuerligt och oftare. 20) ABC finns, ej HLR i Tunahuset, UA: nej. Enda HLR-startare på träffpunkten. MA 21) UA: JA VSK: delvis MA: delvis Behöver beställa en HLR-startare, brandfilt som kan finnas i receptionen. VSK Säkerhetssamordnare har fått i uppdrag att beställa en HLR-startare som ska finnas i huset. Första hjälpen finns och närmaste hjärtstarare finns i Vallentunas kommunhus tuna torg 1. VSK kommunens rutiner kan användas. Information om och genomgång av nya rutiner har gjorts den 27 mars på avdelningsmötet. MA: Informera om övergripande rutin behövs och utarbetande av anpassad för MA VSK 6/12 30/6 AC 27/3 6/12 22) Företagshälsovården ALLA: JA YES 23) UA: JA, VSK: JA MA: delvis rutinen behöver ses över 24) UA: JA VSK: JA MA: JA 25) UA: hemtjänst nej: HSO: delvis (ej helt känd) övriga Ja-delvis (behöver tydliggöras). VSK: delvis (nya behöver informeras) JA och den behöver vara en del av introduktionen och årshjulet. UA: Behöver på vissa håll ta fram rutin samt göra den känd. VSK kommunensrutiner kan användas. Information om och genomgång av nya AC 6/12 27/3 80
6 MY: Delvis. 26) UA: delvis, i olika grad. VSK: finns inte några anmälningar. MA: delvis rutiner har gjorts den 27 mars på avdelningsmötet. MA: arbetssättet att följa detta behöver utvecklas genom ärendegenomgångar kopplat till materialet som finns i treserva på medarbetar och gruppnivå. Presenteras övergripande på VAG. Görs i olika grad på avdelningarna och enheterna. AC UA: Utföraravdelningen VSK: Verksamhet och kvalitets avdelningen MA: Myndighetsavdelningen AC: avdelningschef SF LG: Socialförvaltningens ledningsgrupp OSA: Organisatorisk och social arbetsmiljö Checklista för årlig uppföljning av SAM Ja Nej Delvis 1. Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan med skyddsombud alt huvudskyddsombud (ev. elevskyddsombud) och medarbetare? 2. Har behov av kunskap och utbildning inom arbetsmiljö för chefer, ledare och skyddsombud klarlagts och tillgodosetts? 3. Finns skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter, befogenheter och resurser? 4. Känner medarbetarna till Vallentuna kommuns policy för arbetsmiljö och hälsa? 81
7 5. Följs rutinen för det årliga systematiskt arbetsmiljöarbetet (SAM)? 6. Undersökts, bedöms och åtgärdas risker fortlöpande både vad gäller den fysiska, sociala och organisatoriska arbetsmiljön? 7. Finns det skriftliga handlingsplaner för åtgärder som inte kan genomföras direkt? 8. Kontrolleras och utvärderas genomförda åtgärder? 9. Finns det hälsorisker kopplat till arbetstidens förläggning? 10. Vet alla medarbetare vilka arbetsuppgifter de ska utföra och vad som ska prioriteras? 11. Vet alla medarbetare vilka risker som förekommer i deras arbete? 12. Finns det skriftliga instruktioner för sådant arbete i verksamheten som är förenat med allvarliga risker? 13. Får nyanställda och inhyrd personal introduktion där arbetsmiljö ingår? 14. Genomförs riskbedömning inför planerade förändringar? (konsekvensbedömning) 15. Genomförs riskbedömning för hot och våld på arbetsplatsen? 16. Utreds och rapporteras ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud i KIA? 17. Följs arbetsmiljöarbetet (SAM) upp årligen? 18. Har medarbetarna kunskap om brandskyddet? 19. Genomförs regelbundna utrymningsövningar? 20. Finns första hjälpen utrustning? 82
8 21. Finns rutiner för arbetsmiljöarbetet (t ex introduktion, första hjälpen och krisstöd, hot och våld, trakasserier och arbetsbelastning? 22. Anlitas vid behov extern sakkunskap, t.ex. företagshälsovården? 23. Känner medarbetarna till vilka risker för hot och våld som finns och hur de bör agera i en våldssituation? 24. Är rutinerna kring trakasserier kända för medarbetarna? 25. Är rutinerna kring ohälsosam arbetsbelastning känd för medarbetarna? 26. Görs en sammanställning av arbetsskador och tillbud vid årets slut? Blanketten är framtagen av Arbetsmiljöverket. För mer information om systematiskt arbetsmiljöarbete: http://www.av.se/sam/ 83