Rosenlunds samfällighet - Protokoll årsstämma 2018 Tisdagen den 20 mars kl 19.00 i Fågelvik skolas matsal, Ingarö Dagordning 1. Val av ordförande, sekreterare och två justeringsmän för stämman 2. Styrelsens och revisorernas berättelser 3. Ansvarsfrihet för styrelsen 4. Motioner från medlemmarna 5. Ersättning till styrelse och revisor 6. Styrelsens förslag till budget samt debiteringslängd 7. Val av styrelse och suppleanter 8. Val av revisorer och suppleant 9. Val av valberedning 10. Övriga frågor/information 11. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt 12. Stämman avslutas Mötet öppnades av stämmans ordförande Jan Wernersson 1
1 Val av ordförande, sekreterare samt två justeringsmän för stämman 1.1 Styrelsens sammansättning 2017 till och med den 20 mars 2018 Anna Månberg, ordförande Åsa Claesson, kassör Håkan Bergkvist, sekreterare Jan Wernersson, ledamot Karin Lind, ledamot Jörgen Wärngård, suppleant Lena Hall, suppleant 1.2 Ordförande och Sekreterare för stämman Styrelsen föreslog Jan Wernersson som ordförande och Håkan Bergkvist som sekreterare, vilket stämman godkände Till justeringsmän valde stämman Anders Kvarnmyr och Richard Rosteck. 2 Styrelsens och revisorernas berättelser Styrelsemedlemmarna går igenom årsberättelsen för år 2017, se bilaga 1. Årsbokslut (se bilaga 1) Vår kassör Åsa Claesson gick igenom årets resultat och visade resultaträkningen för 2017 med jämförelsetal. Utfall detta verksamhetsår gav intäkter på ca 309 000 kronor och kostnader på ca 237 000 kronor vilket gör att vi går stärkta ur verksamhetsåret 2017 med ett överskott på ca 72 000 kronor. Vägunderhållet är i vanlig ordning den enskilt största utgiften och uppgick till ca 121 000 kronor, se bilaga. Styrelsen föreslår att 130 000 kronor kommer att överföras till underhållsfonden istället för sedvanliga 30 000. Revisorerna Anna Sundström och Joakim Norlén berömde styrelsens goda ordning vad gäller bokföring, protokoll och aktivitetslistor och har inte något att anmärka på detta. 3 Ansvarsfrihet för styrelsen Stämman beviljade ansvarsfrihet för styrelsen. 4 Motioner från medlemmar En motion har inkommit under året. Förslaget var att vi skulle rusta upp lekplatsen i anslutning till Havstrutsvägen. Styrelsen uppmuntrar till fler motioner och engagemang hos samfällighetens medlemmar men föreslår 2
denna gång att vi inte vidtar några åtgärder då vi inte anser att vi har råd i dagsläget. 5 Ersättning till styrelsen och revisorer Styrelsens föreslog följande ersättningar till ledamöter, suppleanter, revisorer och ansvarig för föreningens hemsida: 1000 kr/ledamot 300 kr/suppleant 500 kr/revisor 500 kr/hemsideansvarig Förslaget godkändes av stämman. 6 Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat. (budget) samt debiteringslängd Styrelsen har hämtat in fastighetsägarförteckning från Lantmäteriet och med denna som grund tagit fram en debiteringslängd. Styrelsen föreslår en höjning av årsavgift med 1 500 kr per hushåll och år. Där går 1 000 kr till underhållsfonden och 500 kr till bokförings och fakturahanteringstjänster som vi vill köpa externt. Stämman fastställer debiteringslängden och godkänner budgeten. För budgeten se bilaga. Samfällighetsavgiften för 2018 är höjd till 4 500 kr per fastighet. Avgiften faktureras senast den30:e april och ska vara betald senast den 30:e maj. 7 Val av styrelse och suppleanter Invalda vid förra stämman på 2 år och sitter kvar i styrelsen Håkan Bergkvist Jan Wernersson Avgår vid denna stämma efter 3 år Anna Månberg Avgår vid denna stämma efter 2 år Åsa Claesson Karin Lind Nyval vid denna stämma (2 år) Jörgen Wärngård Lena Hall Johanna Österbladh 3
Suppleanter till styrelsen föreslås Ann- Sofie Jalvén Liselotte Forsbeck Förslag på nya styrelsens sammansättning är enligt följande: Ledamöter Håkan Bergkvist, Havstrutsvägen 8 Jan Wernersson, Storskrakevägen 7 Jörgen Wärngård, Strandskatevägen 1 Lena Hall, Sillgrisslevägen 17 Johanna Österbladh, Sillgrisslevägen 23 Suppleanter Ann- Sofie Jalvén, Havstrutsvägen 19 Liselotte Forsbeck, Strandskatevägen 22 Förslaget på ny styrelse godkändes av stämman. 8 Val av revisor och suppleant Revisorer Anna Sundström, Sillgrisslevägen 7 (omval) Joakim Norlén, Storskrakevägen 5 (omval) Revisorssuppleant Vakant Förslaget godkänns av stämman 9 Val av valberedning Valberedningsuppdraget lottas ut vid områdesdagen och det innebär att fyra personer kommer att ingå i valberedningsgruppen varje år, dvs. en från varje väg. För att få detta att fungera ännu bättre föreslås att någon typ av stöttande underlag tas fram till de som får uppdraget. Vi planerar även att bjuda in de utvalda till möten med styrelsen i ett tidigare skeden än vi gjort förut. En annan idé är att en ordförande utses i valberedningen så att tydligt ansvar finns. 10 Övriga frågor/information Lena gav en aktuell status för gång- och cykelvägen. Det återstår en del arbete med överfarten i höjd med fartguppet på Havstrutsvägen. Eventuellt kommer vi få ytterligare ersättning från kommunen till följd av markintrånget. Samfälligheten avsätter årligen en summa till vår underhållsfond. Syftet är att bygga upp en buffert inför kommande stora underhåll så som ny asfaltsbeläggning på gatorna och byte av gatubelysning. 4
Framtagandet av underhållsplan är färdigt. Syftet med en underhållsplan är att få en god uppfattning om när underhåll kommer att behöva utföras samt uppskatta kostnaderna. Vi har iom framtagandet av underhållsplanen sett att vi behöver skjuta till mer pengar för att faktiskt ha råd med större underhållsposter och därav kommer vi genomföra en avgiftshöjning med 1 000 kr per hushåll. En av gräsklipparna är trasig och bör kasseras. Det togs upp att utbredningen av Björnloka är ett problem vi måste ta tag i. Områdesdagen planeras till lördagen den 19 maj kl 9.00. 11 Meddelande av plats där stämmoprotokoll hålls tillgängligt Protokoll för stämman kommer att finnas på hemsidan 12 Stämman avslutas Styrelsen tackas av och stämman avslutas. Protokollet godkännes: Jan Wernersson (ordförande) Håkan Bergkvist (sekreterare) Anders Kvarnmyr (justeras) Richard Rosteck (justeras) Bilaga 1 Underlag till stämman Bilaga 2 Närvarolista Bilaga 1 Underlag inför stämman 5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Bilaga 2: Närvarolista, tillika röstlängd vid ordinarie årsstämma 2018 Namn Adress Karin Lind Storskrakevägen 4 Håkan Bergkvist Havstrutsvägen 8 Jan Wernersson Storskrakevägen 7 Jörgen Wärngård Strandskatevägen 1 Lena Hall Sillgrisslevägen 17 Åsa Claesson Havstrutsvägen 5 Conny Hägg Havstrutsvägen 12 Anna Sundström Sillgrisslevägen 7 Joakim Norlén Storskrakevägen 5 Johanna Österbladh Sillgrisslevägen 23 Richard Rosteck Storskrakevägen 9 Åsa Svengren Strandskatevägen 26 Mikael Lenstrup Strandskatevägen 18 Inger Hellström Havstrutsvägen 7 Anders Kvarnmyr Sillgrisslevägen 3 Joachim Claesson Havstrutsvägen 5 16
17