SMiDiGA RUTiNER Genomgång av studieadministrativa processer www.uu.se/nyaladok
Genomgång av studieadministrativa processer För att införandet av nya Ladok ska fungera smidigt är det viktigt att nuvarande arbete i studieadministrativa system är kartlagt så att det är möjligt att beskriva och ta ställning till hur, och av vem, arbetet ska utföras framöver. Studentavdelningen kommer att föreslå hur vissa delar av arbetet enklast kan utföras framöver, men för att arbetet ska kunna anpassas till lokala förhållanden vid varje institution behöver man där vara medveten om hur arbetet nu utförs. Arbetet med att gå igenom rutinerna kan också föra med sig att de som berörs av arbetsuppgifterna även framöver kan samarbeta kring frågorna och kontinuerligt se över att rätt saker görs av rätt person på enklast möjliga sätt. Det är också bra om mandat och beslutsvägar förtydligas. I nya Ladok kan ett lärosäte skapa egna användarroller med olika åtkomsträttigheter i systemet, utifrån organisationens behov. Vilka behov som finns vid Uppsala universitet tydliggörs först när de studieadministrativa processerna har kartlagts. Notera! Forskare från IT-institutionen har sammanställt rekommendationer som kan underlätta förändringsarbetet av rutiner och processer. Materialet finns i en förkortad version samt i ursprunglig version på vår webb: www.uu.se/nyaladok Rekommendationer i korthet: Skapa enhetliga rutiner. Ha alltid studenterna i fokus. Följ upp hur era rutiner fungerar. 1
Processbeskrivningar Nedan finns exempel på ett antal vanliga studieadministrativa arbetsflöden som hanteras av institutioner, fakulteter och avdelningar inom universitetsförvaltningen. Vid genomgång av processerna, försök att fokusera på vanliga typer av ärenden. Det finns alltid undantag, men det viktiga är att se till att de processer som ska stödja stora mängder av kurser och studenter fungerar smidigt. Om beskrivningar finns Om det redan finns beskrivningar av de studieadministrativa processerna vid institutionen räcker det om dessa gås igenom så att de fortfarande är aktuella. Om beskrivningar saknas Ta fram beskrivningar av rutiner/processer enligt nedan. Beskriv för respektive process Vad görs? Vem gör det (t ex kursadministratör, studierektorer med flera)? Vilka beslut som behövs och vem som fattar dessa? Att tänka på: Ibland finns det olika rutiner: studenter söker ofta kurser inom program via antagning.se, men inom vissa yrkesprogram med fast studiegång krävs det ingen ansökan till de olika kurserna utan institutioner registrerar studenterna direkt till kurser inom program. Dokumentera sådana skillnader. Är det skillnad om kursen ges på campus eller på distans? Beskriv skillnaderna i så fall. Är det skillnad om utbildningen ges på engelska? Utbyten kan ske inom program/fristående kurs skiljer hanteringen åt? Hur ser processen ut ur studentens synvinkel? 2
Studieadministrativa processer Grund och avancerad nivå Ny student på program Antagning av villkorad student (svensk och internationell) Reservantagning Sen antagning Antagning till senare del av programmet Avgiftshantering (internationell master) Student på fristående kurs Antagning av villkorad student Reservantagning Sen antagning Omregistrering Avregistering Inresande utbytesstudent: Antagning och etablering Resultatrapportering Utresande utbytesstudent: Antagning Tillgodoräknanden av kurs från utländskt lärosäte Under programmet Kursval/progression inom program Antagning till kurs inom program till kurs inom program Studieuppehåll Avbrott Studieavgiftshantering (internationell master) Examensarbete Tillgodoräknande av kurs för program som leder till yrkesexamen Återuppta studier Uppföljning ta ut statistik om genomströmning 3
Under kursen Information om kurslitteratur, schema mm. Information om ändringar i litteratur, schema mm. Tillgängliggöra kursmaterial (elektroniskt) Examination tentamen, dugga mm. Resultatrapportering och examinering Tillgodoräknande av delkurs Tillgodoräknande av kurs Avbrott på kurs Från antagen till registrerad student på forskarnivå Hantering av antagningsbeslut, handledare Individuell studieplan Aktivitet och försörjning Studiegång kurser på forskarnivå Resultatrapportering Tillgodoräknande av kurs Alla kurser klara Avhandling Från antagen till registrerad student, poänggivande uppdragsutbildning Etablering och antagning Resultatrapportering 4
Hjälp och stöd Rekommendationer inför förändringsarbetet och exempel på lathundar från olika institutiner finns på: www.uu.se/nyaladok Kontaktpersoner inom olika fakultet Vid områdeskanslierna finns kontaktpersoner som håller i nätverk för att institutionerna ska få inspiration och stöd i arbetet med att se över sina studieadministrativa rutiner. TekNat Karin Berggren Bremdal, enhetschef karin.berggren-bremdal@uadm.uu.se Susanne Paul, utbildningsledare susanne.paul@uadm.uu.se MedFarm Birgitta Sembrant, utbildningshandläggare birgitta.sembrant@uadm.uu.se Histfil och Teolfak Sara Lilja Visén, utbildningsledare sara.lilja_visen@uadm.uu.se Språkfak Lars Hagborg, utbildningsledare lars.hagborg@uadm.uu.se Utbildningsvetenskap Anette Bäckström, fakultetshandläggare anette.backstrom@uadm.uu.se Samfak och JurFak Linda Stafbom, utbildningsledare linda.stafbom@uadm.uu.se 5