2011-11-23 1(20) Plats och tid Kommunhuset, Plenisalen, kl. 13.00 16.00 ande Ledamöter Stefan Backius, ordförande (V) Birger Antonsson (S) Anna Hult (S) Marguerite Wase (HOB) Madeleine Hautamäki (C) Kenth W Johansson (M) Maria Jansson Andersson (GL) Ersättare Marjo Pruuki (S) Maria Gustafsson (V) Ulrika Jonsson, (M) Hans-Otto Pohlmann (GL) Övriga närvarande Göran Nilsson, förvaltningschef Mathias Brandt, verksamhetsutvecklare Inger Törnkvist, sekreterare Justerare Madeleine Hautamäki (C) Justeringens plats och tid Kommunkontoret 2011-12-05 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 198 217 Inger Törnkvist Ordförande Stefan Backius Justerare Madeleine Hautamäki ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Bildningsnämnden Sammanträdesdatum 2011-11-23 då anslaget sätts upp 2011-12-06 då anslaget tas ned 2011-12-28 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret Underskrift Inger Törnkvist
2(20) 198 Upprop Upprop förrättas. 199 Val av justerare samt dag för justering Madeleine Hautamäki (c) utses att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll 2011-12-05. 200 Fastställande av dagordningen Kenth W Johansson anmäler ett extra ärende, nämligen Fråga från Kenth W Johansson (M) - dagordningen fastställs enligt utskickad ärendelista med tillägg av ytterligare ett beslutsärende: Fråga från Kenth W Johansson (M) 201 Genomgång av föregående protokoll - föregående protokoll läggs till handlingarna.
3(20) Informationsärenden 202 Månadsuppföljning oktober 2011, dnr 36.11/040 Helårsprognos för driften 2011 Prognosen för oktober månad pekar på ett underskott på 4 652,0 tkr, en minskning med 53,0 tkr från föregående månad. Varför denna prognos Vissa enheter har denna månad fått utökad ram (för hyreskostnader) vilket påverkat det prognostiserade resultatet positivt. Interkommunal ersättning för gymnasieelever förväntas belasta resultatet med 300,0 tkr utöver budget. En ny utgift för personalsekreterartjänst belastar central förvaltnings prognos med 86,0 tkr. Dessutom belastar förskolans utökade verksamhet och omställningskostnaderna inom förskolan prognosen. Klockarhagskolans lokalkostnader har stigit över budgeterat belopp. Sedan tidigare har beslut som fattats gällande tomhyror försämrat prognosen. Inackorderingsbidraget för gymnasieelever har en gynnsammare utveckling än i tidigare prognos. Lägre lönekostnader inom förvaltningen har förbättrat prognosen och vissa prognoser för oförutsedda kostnader har reducerats. Åtgärder för att förändra nuvarande prognos Personalkostnaderna för samtliga enheter har stabiliserats på en lägre nivå jämfört med de högre kostnader som varit under våren. Budgetarbetet inför nästa år har påbörjats tillsammans med ekonomienheten. Information om delårsbokslutet och dess konsekvenser för kommunen och nästa års budgetutrymme har delgetts merparten av den personal som är anställd inom förvaltningen för att öka förståelsen av det bekymmersamma ekonomiska läget och vilka åtgärder som förväntas. Enhetscheferna har redovisat möjliga åtgärder för att minska underskottet. Dock räcker inte de redovisade åtgärderna till i nuläget varför det arbetet fortsätter. Helårsprognos för investeringar 2011 Bildningsnämndens helårsprognos för 2011 vad gäller investeringar beräknas bli 2 660,0 tkr och innebär att antagen investeringsbudget efterföljs.
4(20) Personaluppföljning Redovisas personaluppföljningsprognos för oktober månad. En minskning har skett på lönekostnaden från 5 169,6 tkr till 5 041,5 tkr. - informationen läggs till handlingarna.
5(20) 203 Förskolelokaler i Sörgården, dnr 133.10/710 Ärendet 2011-05-25 fattade bildningsnämnden beslut om att förskolelokalerna i Sörgården, Grythyttan, skulle renoveras och anpassas för förskoleverksamhet. Förvaltningen fick i uppdrag att arbeta med detta. Sedan beslutet har diskussioner förts mellan förvaltningen och BOAB som äger lokalerna. hölls möte om renovering av lokalerna med representanter för parterna där renoveringen diskuterades. Renoveringen omfattar avväxling av tak så att väggar kan förändras samt nya syllar och nytt golv för att komma till rätta med det luktproblem som finns i lokalerna. Den av BOAB tidigare offererade hyresnivån bildar gräns för renoveringen, men gäller. En träff med förskolepersonal, för att informera om renoveringens omfattning skedde 2011-11-17. Vid detta tillfälle ska också representanter till en projektgrupp utses. I denna projektgrupp ska finnas representanter för personal, skyddsombud, BOAB samt förskolechef och förvaltningschef. Projektgruppen kommer att ha sin första träff 2011-11-24. - informationen läggs till handlingarna.
6(20) 204 Ekonomi gällande ensamkommande flyktingbarn, dnr 15.10/616 Förvaltningschefen informerar om att sedan våren 2011 tar Hällefors kommun emot ensamkommande flyktingbarn enligt avtal med Migrationsverket. De medel kommunen erhåller för de ensamkommande flyktingbarnen har fördelats per 2011-10-10 enligt följande: Bildningsförvaltningen Omsorgsförvaltningen Kommunförvaltningen Totala kostnader 1 155,0 tkr 6 898,0 tkr 243,0 tkr 8 296,0 tkr Under 2012 avser förvaltningen att följa den plan som redovisats till kommunförvaltningen 2010-08-17. - informationen läggs till handlingarna.
7(20) 205 Föreningarnas behov av idrottshallar, dnr 121.11/600 Med anledning av att ingen grundskoleverksamhet kommer att bedrivas i Snäckeskolans respektive Kronhagsskolans lokaler, har frågan rörande föreningarnas behov av idrottshallar lyfts av förvaltningen. Ett möte dit berörda föreningar inbjudits, hölls 2011-11-08. En översikt av de tider som finns i kommunens idrottshallar visar att det utöver sporthallen och idrottshallen vid Grythyttans skola finns behov av ytterligare en lokal för att verksamheterna ska rymmas. I dagsläget ryms alla föreningar i sporthallen, Grythyttans skola plus en av lokalerna Snäckeskolan eller Kronhagsskolan tidsmässigt; dock finns vissa tider som är högbelastade. I de fallen kommer vissa justeringar av tider behöva göras. I förvaltningens sammanställning av nyttjandetider har skilts på Allänna föreningar, kommunens personalvård, kommunens elever/elevboende och kamratföreningar. Allmänna föreningar är föreningar som är anslutna till Riksidrottsförbundet eller specialförbund och är öppna för alla, medan kamratföreningar kan tas vara i varierande grad slutna. Eventuella prioriteringar mellan olika typer av föreningar kommer att avgöras av den kultur- och fritidspolicy som förvaltningen fått bildningsnämndens uppdrag att utarbeta. - informationen läggs till handlingarna.
8(20) 206 Rapport på utredningsuppdrag avseende måltiden, dnr 134.10/600 Sammanfattning Enligt beslut i kommunfullmäktige 2010-06-08 83 fick kommunchefen i uppdrag att genomföra en utredning av kommunens måltidsverksamhet. Utredningen ska omfatta såväl den kommunala måltidsverksamheten inom förskola och skola som äldreomsorg. Utredningens syfte är att kartlägga och beskriva måltidsverksamheternas nuvarande produktion, organisation, fysiska förutsättningar samt användares upplevelser av den måltidsservice som erbjuds idag. Utredningen omfattas också av en utvärdering av den produktionsteknik (CookChill) som används. Bildnings- och omsorgsförvaltningen har genomfört en övergripande analys och nulägesbeskrivning av kommunens nuvarande organisering av måltiden med hjälp av Dining Development. Utredningsarbetet har genomförts i tre faser nulägesbeskrivning, analys och bearbetning av förslag samt åtgärder med förändringsalternativ. Kommunförvaltningen har i uppdrag att ta fram förslag till beslut med konsekvenser. Bildningsnämnden och omsorgsnämnden har båda lämnat synpunkter på den konsultrapport som gjort som en del av beslutsunderlaget som kommunförvaltningen nu handlägger. Tidplan Måltidutredningens konsekvenser kommer att påverka kommunens anställda som arbetar inom måltidsverksamheten. Kommunförvaltningen kommer först att lägga fram förslag på två alternativa vägar; måltidsverksamheten sker i egen regi eller på entreprenad. En sådan förändring kräver förhandlingar med fackliga parter och det är en process som måste genomföras innan det kan tas politiska beslut. Tidplanen är nu att bildnings- och omsorgsförvaltningen kommer att inleda fackliga förhandlingar med anledning av måltidsutredningen, det kommer parallellt också att ske en förankring inom organisationen till de som berörs. Denna process innebär att kommunförvaltningen kan lägga fram förslag på beslut till kommunstyrelsen tidigast den 6 mars 2012. - informationen läggs till handlingarna.
9(20) 207 Biblioteksplan, dnr 112.11/880 Biblioteksplanen är en verksamhetsinriktad plan för hur biblioteksverksamheten i kommunen ska bedrivas. Fokus i planen ligger på en operationalisering av de politiskt fattade mål som styr biblioteksverksamheten och som uttrycks i t ex bildningsnämndens måldokument och den regionala biblioteksplanen. Kommunens mål för biblioteksverksamheten fattas i ett särskilt beslut. Dessa mål omfattas också av och är en förutsättning för biblioteksplanen. Biblioteksutredningen rörande bibliotekets framtida driftsform påverkas inte av föreliggande biblioteksplan. - informationen läggs till handlingarna.
10(20) 208 Information till kommunstyrelsen med anledning av att bildningsnämnden från och med 2012-01-01 inte har tillgång till bibliotekshuset i Grythyttan, dnr 139.11/882 Bildningsnämnden har fått besked om uppsägning av hyreskontraktet för biblioteksfilialen i Grythyttan från 2012-01-01. Förvaltningen har därefter planerat för iordningsställande av lokaler i Sörgården för biblioteksfilialen. Avsikten med arbetet har varit att skapa en naturlig mötesplats och en offentlig arena för allmänheten i enlighet med de politiska målsättningar och kommunens biblioteksplan. Möjlighet till detta kan göras genom en samordning av lokal tillsammans med matsalen i Sörgården. Detta planeringsarbete har dock dragit ut på tiden varför biblioteksverksamheten under en övergångsperiod kan möta vissa praktiska problem. Arbete pågår för att på bästa sätt lösa detta och för att långsiktigt utveckla filialverksamheten i Grythyttan Informationen vidarebefordras till kommunstyrelsen. - informationen läggs till handlingarna.
11(20) särenen 209 Dokumenthanteringsplan, dnr 14.11/600 En revidering har nu gjorts av gällande dokumenthanteringsplan för bildningsförvaltningen. Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper som förekommer i respektive verksamhet och om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras). Dokumenthanteringsplanen avser att förbättra personalens och allmänhetens möjligheter att söka och återfinna information. Den ska alltid överensstämma med verkligheten på förvaltningen och uppdateras årligen. Dokumenthanteringsplanen för bildningsförvaltningen innefattar handlingar rörande förvaltningsadministration, kultur- och fritid, barn- och skolbarnsomsorg, elevhälsa, grundskola, gymnasieskola, sfi, vuxenutbildning, kulturskola och centralkök. sunderlag Reviderad dokumenthanteringsplan. Förvaltningens förslag till beslut - anta reviderad dokumenthanteringsplan för bildningsförvaltningen. Dokumenthanteringsplanen gäller från 2011-12-01. - i enlighet med förvaltningens förslag.
12(20) 210 Ansökan om statsbidrag för yrkesinriktad gymnasial vuxenutbildning 2012, dnr 131.11/615 Sammanfattning Regeringen har i budgetpropositionen för 2012 aviserat en fortsatt satsning på yrkesvux under 2012 motsvarande 5 000 platser. Under förutsättning att budgetpropositionen beslutas i december i enlighet med förslaget kan kommuner utöver ordinarie verksamhet inom kommunal vuxenutbildning ansöka om statsbidrag för att bedriva yrkesinriktad gymnasial yrkesutbildning. Antal platser och områden Yrkesområden Ansökan avser 14 platser inom Omvårdnad, 6 platser på Hotell och restaurang, 6 platser inom Industri Orienteringskurser Allmän orienteringskurs 8 platser och Yrkessvenska 8 platser. Teoretiska kurser Teoretiska kurser, 2 platser. Ansökan skall undertecknas av ordförande i beslutande nämnd och sista dag för ansökan är 2011-11-30, därför krävs omedelbar justering av ärendet. Förvaltningens förslag - godkänna ansökan om statsbidrag för yrkesinriktad gymnasial vuxenutbildning. - i enlighet med förvaltningens förslag.
13(20) 211 Bildningsnämndens och kontaktgruppens sammanträdesdagar 2012, dnr 141.11/600 Även år 2012 kommer bildningsnämndens och omsorgsnämndens möten att förläggas till onsdagar och kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges möten förläggs till tisdagar. Nedanstående förslag föreligger när det gäller bildningsnämnden och kontaktgruppens sammanträdesdagar år 2012: kontaktgrupp kl 08.30-12.00 bildningsnämnd kl 13.00 18 jan 01 februari 29 febr 14 mars, heldag 04 april 18 april 16 maj 30 maj 15 aug 29 aug 19 sept 03 okt, heldag 24 okt 07 nov 28 nov 12 dec En beredningstimme förläggs mellan kl 13.00 14.00 och därefter är allmänheten välkommen att närvara på bildningsnämndens möten. Förvaltningens förslag till beslut - i enlighet med föreliggande förslag. - i enlighet med föreliggande förslag - uppdras till ordföranden att utarbeta ett tema inför varje nämnd under 2012. Bildningsnämnden uppmanas inkomma med synpunkter.
14(20) 212 Biblioteksplanens mål dnr 112.11/880 Ärendet Biblioteksplanen återremitterades 2011-08-31, 156, till förvaltningen. I återremissen uttryckte nämnden att: -ansvaret för och utformandet av skolbiblioteksverksamheten ska tydliggöras, bör även innehålla pedagogiska målsättningar -konsthallens framtida organisering ska bli långsiktig och hållbar -intentionerna i bildningsnämndens nya måldokument förankras i biblioteksplanen -biblioteksplanen ska i högre grad stå i samklang med den regionala biblioteksplanen. Skrivningarna om att stimulera kommunmedborganas livslånga lärande och att minska den digitala klyftan skall särskilt beaktas -biblioteksplanen skall i högre utsträckning formuleras kring önskade och utvärderingsbara målsättningar med anledning av att en tydligare anknytning till den regionala biblioteksplanen önskades. Den biblioteksplan som nu träder i kraft innebär en operationalisering av politiska mål rörande biblioteksverksamheten. Planen som sådan innehåller inga egna formulerade mål, varför ett förtydligande av nämndens mål rörande biblioteksverksamheten anses påkallat. I samband med att förtydligandena beslutas av nämnden, blir de en del av de för biblioteksplanens styrande mål. Föreslagna mål, utöver de i måldokumentet tagna, rörande biblioteksverksamheten 2012 2013: - Skolbiblioteket ska ingå i skolans pedagogiska verksamhet med uppgift att stödja elevernas lärande. - Filialverksamheten ska utvecklas. - Konsthallens framtida organisering ska bli långsiktig och hållbar samt utveckla biblioteken som offentliga utrymmen som främjar möten, upplevelser och delaktighet. Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår bildningsnämnden att - Godkänna målen för biblioteksverksamheten 2012-2013 - i enlighet med föreliggande förslag
15(20) 213 Biblioteksupphandling, dnr 87.11/880 Bildningsnämnden beslutade 2011-08-31, 157 - uppdras till förvaltningen att ta fram kvalitetsmässiga och ekonomiska konsekvenser gällande entreprenad av biblioteksverksamheten kontra egen regi - att se till att biblioteksverksamheten fungerar oförändrat under tiden arbetet pågår. Förvaltningens förslag till beslut - upphandling av biblioteksverksamheten görs för perioden 2012-01-01-2013-09-30 - parallellt arbetar förvaltningen med uppdraget att ta fram kvalitetsmässiga och ekonomiska konsekvenser gällande entreprenad av biblioteksverksamheten kontra egen regi. - i enlighet med föreliggande förslag
16(20) 214 Fråga från Kenth W Johansson (M), dnr 142.11/600 Frågan lyder: Är koalitionen beredd att ta upp frågan om kulturskolans totala integrering i övriga skolan som man, enligt undertecknad bestämt 2009. Detta med tanke på alla uppsägningar. - ärendet återkommer.
17(20) Delegeringsbeslut och handlingar för kännedom 215 Delegeringsbeslut, dnr 17.11/600 1. 18-19/2011, Snäckeskolan, anpassad studiegång enligt grundskoleförordningen 5 kap 10. 2. 20-21/2011, Snäckeskolan, särskild undervisningsgrupp enligt grundskoleförordningen 5 kap 5. 3. Förordnande t f rektor vid Pihlskolan 2011-11-23 2011-12-07. Förvaltningens förslag till beslut - anmäls och läggs till handlingarna. - i enlighet med förvaltningens förslag.
18(20) 216 Delgivningsärenden, dnr 16.11/600 1. Kommunstyrelsen 2011-10-18, 262 Förslag till sammanträdesdagar för arbetsutskott/ kontaktgruppp, kommunstyrelse och kommunfullmäktige 2012. Förvaltningens förslag till beslut - Delges och läggs till handlingarna. - i enlighet med förvaltningens förslag.
19(20) 217 Kvarstående ej verkställda beslut, dnr 14.11/600 Verkställda beslut sen 2011-10-26 48/11 Christina Johanssons (M) motion om att entreprenörskap i skrivs in i bildningsnämndens Måldokument Kvarstående ej verkställda beslut från bildningsnämnden 81/09 Förvaltningschefen får i uppdrag, att tillsammans med Omsorgsförvaltningen utreda och lägga fram förslag för såväl Omsorgs- och Bildningsnämnden kring hur en ny organisation av LSS-ärenden för barn samt hur kommunens verksamhet ang elevhälsan bör se ut. 121/10 Utredning av avgifter vid uthyrning av idrottssalar 135/10 Måltidsutredning. 50/11 66/11 115/11 188/11 106/11 NTA-projektet återkommer med kostnadsredovisning 107/11 Uppföljning av kommunfullmäktiges mål för verksamheten 156/11 Biblioteksplan. (Med på dagens möte) 157/11 Biblioteksupphandling, kvalitetsmässiga och ekonomiska konsekvenser gällande entreprenad av biblioteksverksamheten contra egen regi 126/11 Analys av låg måluppfyllelse på Industriprogrammet 174/11 Utarbeta en Kultur- och fritidspolicy (Arbetet pågår) 175/11 Uppdrag till förvaltningen att stärka gymnasieskolan
20(20) Medborgarförslag Motioner Lars-Göran Zetterlunds (C) motion om föreningspolitiskt handlingsprogram Och Barbro Anderssons (S) motion om att kommunen tar initiativ till att ett idrottspolitiskt program tas fram i samverkan med idrottsrörelsen 7/06+ 11/07 Föreningspolitiskt handlingsprogram, tas tillsammans 86/07 med Idrottspolitiskt handlingsprogram. Utredning efter 70/08 2010-07-01. Kommer att ingå i Kultur- och fritidspolicyn. 13/10 109/11 Lars-Erik Erikssons (SD) motion om att anordna ett snoezelen rumsinnenas rum - godkänna redovisningen.