Handlingar Habilitering & Hälsa

Handlingar Habilitering & Hälsa 10 mars 2016

Föredragningslista 1 (2) Sammanträde med Styrelsen för Habilitering & Hälsa den 10 mars 2016 Plats: Björkängen i Borås Tid: Kl. 10.00 16.00 (gruppmöten och fika fr kl 09.30) Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden 1. Planering av nya lokaler för Habiliteringen Vänersborg vuxen Diarienummer H & H 139-2015 2. Reviderad rutin för representation och rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda Diarienummer H&H 149-2015 3. Plan för intern kontroll 2016 Diarienummer H&H 23-2016 4. Redogörelse angående egenvård Diarienummer H&H 66-2016 5. Delegeringsärenden Diarienummer H&H 43-2016 6. Anmälningsärenden Diarienummer H&H 13-2016 Kurser och konferenser Postadress: Regionens hus 542 87 Mariestad Besöksadress: Drottninggatan 1 Mariestad Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se/hoh E-post: habiliteringochhalsa@vgregion.se

Föredragningslista från Styrelsen för Habilitering & Hälsa, 2015-09-23 2 (2) Information 7. Reglemente 2016 vad är skillnaden mot 2015. 8. En samlad beställning till H & H. Lägesrapport. 9. Förvaltningschefens muntliga redogörelse. 10. Rapporter 11. Övriga frågor Patric Cerny Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se)

Ärende 1

Habiliteringen Västra Götalandsregionen 1 (3) Datum 2016-02-23 Handläggare: Annika Sundqvist Diarienummer 139-2015 Telefon:0705-48 24 00 E-post: Annika. Sundqvist@vgregion.se Planering av nya lokaler för Habiliteringen Vänersborg, vuxen Förslag till inriktningsbeslut: - Risk- och konsekvensanalysen ska genomlysas med berörd personal samt fackliga organisationer. Analysen ska tas upp i verksamhetens samverkansgrupp. - En fördjupad kontakt med Västfastigheter ska ske för att de tillsammans med hyresvärden ska presentera ritningsförslag på de nya lokalerna. - En kostnadskalkyl ska förhandlas fram kring hyran av den nya lokalen - Flytt- och investeringskostnaden ska redovisas - En dialog ska inledas med Norra nämnden om de planerade förändringarna - Dialog ska ske med berörda brukarorganisationer - En kommunikationsplan ska tas fram som innefattar samtliga intressenter Samtliga delar i uppdraget ska presenteras för styrelsen i maj 2016, som då fattar beslut om den önskade förändringen. Sammanfattning av ärendet: Det finns ett stort behov av att se över lokalerna för vuxenhabiliteringen både i Uddevalla, Rosenhäll och i Vänersborg, Vänerparken. Det alternativ som är mest tilltalande är att all vuxenhabilitering i Norr samlas i nya lokaler i Vänersborg lokalmässigt i våningen under barn och ungdomshabiliteringen i Vänersborg. Det ska fortsatt vara möjlighet att ta emot patienter även i Uddevalla. Det kommer att ske i barn och ungdomshabiliterings lokaler. Inriktningen på ett utredningsuppdrag är att Vuxenhabiliteringen i Vänersborg och Uddevalla ska samlas i nya gemensamma lokaler i Vänersborg. Vuxenhabiliteringen lämnar lokalerna på Rosenhäll. Möjlighet ska finnas att fortsatt ta emot patienter i Uddevalla genom ett samutnyttjande av barn och ungdomshabiliteringens lokaler i centrala Uddevalla.

2 (3) Vuxenhabiliteringen ska ha moderna och ändamålsenliga lokaler i Vänersborg nära resecentrum som underlättar för både patienter och personal. Fördjupad beskrivning av ärendet Vuxenhabiliteringen i Uddevalla flyttade hösten 2000, tillsammans med Barn och ungdomshabiliteringen till lokaler på Rosenhäll. Många andra Hälso-och sjukvårdsverksamheter inom Västra Götalandsregionen låg i samma hus. Nu återstår endast habiliteringsverksamhet på Rosenhäll och i slutet av året kommer Barn och ungdomshabiliteringen att flytta till nya lokaler centralt i Uddevalla. Det är stora svårigheter att rekrytera och behålla personal till Habiliteringen Uddevalla. Den största orsaken är att många av de som rekryteras får en tidskrävande pendling till Uddevalla C och sedan tillkommer det ytterligare 20-25 minuters enkelresa från järnvägsstationen till Rosenhäll, Uddevalla. Skyddsronder har nyligen genomförts både i vuxenhabiliteringens lokaler på Rosenhäll och i Vänerparken. Båda dessa visar på små till omfattande brister vad gäller ventilation, drag, och värme. Det största problemet är i Vänerparkens lokaler och gäller den undermåliga ljudisoleringen mellan behandlingsrummen samt mot korridoren. Nuvarande isolering är inte godkänd ur sekretesshänseende. En risk och konsekvensanalys är gjord i september 2015. Den visar framförallt på en oro bland personalen att det kommer att bli längre resor för både patienter och personal om all Habiliteringsverksamhet förläggs till Vänersborg. Detta kan delvis lösas genom att det vid behov ska finnas möjlighet för vuxenhabiliteringens personal att ta emot patienter i Barn och ungdomshabiliteringens lokaler i Uddevalla. Habiliteringen har fått i uppdrag att skapa en likvärdig habilitering i VGR och en omfattande kartläggning har gjorts kring skillnaderna. Nödvändiga anpassningar har påbörjats. Alla patienter ska erbjudas en likvärdig vård och vuxenhabiliteringen kommer att organiseras utifrån ett tankesätt att alla metoder och åtgärder inte kommer att kunna erbjudas på alla mottagningar, men att alla patienter ska kunna få tillgång även till mer specifika metoder oavsett var i regionen de bor. Det kommer att bli väsentligt större möjligheter att organisera utifrån verksamhetens behov, då alla resurser blir samlade inom en enhet istället för två. Beslut som tagits angående vuxenhabiliteringen i Västra Götalandsregionen: 1. Två huvudblock ska finnas: - Neuropsykiatriska diagnoser - Rörelsehinder (samt ABI) 2. Båda blocken ska kunna hantera patienter med autism och utvecklingsstörning 3. Alla mottagningar ska kunna ta emot alla målgrupper men mindre ofta förkommande åtgärder/metoder kommer endast att finnas på 1-2 mottagningar i regionen. 4. Omfattningen av insatser eller kompetensen ska inte skilja sig mellan mottagningarna. 5. Ett likvärdigt arbetssätt ska användas på mottagningarna 6. Antalet utbudspunkter ska vara spridda över regionen och var attraktiva arbetsplatser d.v.s. gå att kompetensförsörja

3 (3) Habilitering & Hälsa Mikael Forslund Förvaltningschef Annika Sundqvist Verksamhetschef Beslut skickas till -

Ärende 2

1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2016-02-23 Diarienummer H&H 149-2015 Västra Götalandsregionen Fyll i Förvaltning/enhet Handläggare: Petra Lindsten Telefon: 070-265 27 53 E-post: petra.lindsten@vgregion.se Till styrelsen för Habilitering & Hälsa Reviderad rutin för representation och rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda Förslag till beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar följande: 1. Fastställa Förvaltningens rutin för representation och gåvor (H&H 149-2015). Sammanfattning av ärendet Våren 2015 beslutade regionfullmäktige om representationspolicy och därefter fastställde regiondirektören rutiner utifrån policyn. Habilitering & Hälsa kompletterade regionens rutiner med förvaltningsegna rutiner och förtydliganden. Regiondirektören har utifrån gjorda erfarenheter 2015 beslutat om reviderad rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda, reviderad rutin för representation (dnr RS 370-2016 koppling RS 1525-2014) samt fastställt beloppsgränser för representation 2016 för Västra Götalandsregionen. Habilitering & Hälsa har utifrån detta uppdaterat förslag på förvaltningsegna rutiner som ett komplement till ovanstående beslut (H&H 149-2015). Habilitering & Hälsa Mikael Forslund Förvaltningschef Petra Lindsten HR-chef www.vgregion.se/hoh Postadress: Besöksadress: Telefon: E-post:

2 (2) Bilaga 1. Förvaltningens rutin för representation och gåvor (H&H 149-2015) 2. Rutin för gåvor till medarbetare och förtroendevalda (RS 1525-2014) 3. Rutin för representation (RS 1525-2014) Beslutet skickas till - www.vgregion.se/hoh Postadress: Besöksadress: Telefon: E-post:

H&H 149-2015 Förvaltningens rutin för representation och gåvor Västra Götalandsregionens policy, riktlinjer och rutiner gäller och detta är ett komplement till dessa. 1 (1) Representation: Förvaltningschefen har överlåtit beslut om intern representation till att omfatta även enhetschef, verksamhetschef och stabschef. Förvaltningschefen har överlåtit beslut om extern representation till att omfatta även verksamhetschef och stabschef. Öppet hus: Vid "öppet hus" gentemot andra verksamheter kan en symbolisk gåva alternativt en blomma överlämnas enligt beslutad beloppsgräns för Västra Götalandsregionen. Minnesgåva utges endast: När medarbetare uppnått 25 års anställning i Västra Götalandsregionen. När medarbetare vars anställning inom Västra Götalandsregionen upphör på grund av pension om anställningstiden är minst 20 år men inte 25 år. Jullunch/Julgåva Jullunch och/eller julgåva får tillsammans maximalt uppgå till 360 kr exkl moms per person. Anställd som slutar sin anställning eller går i pension: När medarbetare slutar sin anställning inom Habilitering & Hälsa, oavsett anställningstid, kan blomsteruppvaktning eller uppvaktning av motsvarande symbolisk karaktär ske. Beloppsgränsen följer Västra Götalandsregionens beslut beträffande uppvaktning med blomma vid högtidsdag. Då medarbetare slutar på sin arbetsplats, oavsett om medarbetaren fortsätter på annat håll i förvaltningen/ Västra Götalandsregionen, går till annan arbetsgivare eller går i pension, kan medarbetarna bjudas på enklare förtäring och förfriskning (exempelvis kaffe/te och fikabröd i samband med uppvaktningen). Vid bortgång: Vid medarbetares eller förtroendevalds bortgång betalas blomsterkrans alternativt lämnas en gåva till välgörande ändamål av Habilitering & Hälsa.

Ärende 3

1 (1) Tjänsteutlåtande Datum 2016-03-03 Diarienummer H&H 23-2016 Västra Götalandsregionen Förvaltningskansli Handläggare: Else-Marie Ljungberg Telefon: 010-441 15 50 E-post: else-marie.ljungberg@vgregion.se Till Styrelsen för Habilitering & Hälsa Plan för intern kontroll 2016 Förslag till beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar följande: 1. Att fastställa förvaltningens förslag till plan för intern kontroll 2016 Sammanfattning av ärendet Enligt kommunallagens 6 kap 7 åligger det nämnderna att se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Genom att fortlöpande arbeta med intern kontroll kan avvikelser fångas upp på ett tidigt stadium så att allvarliga fel kan förebyggas, upptäckas och åtgärdas. Habilitering & Hälsa Mikael Forslund Direktör Else-Marie Ljungberg Controller Bilaga 1. Plan för intern kontroll 2015 Postadress: Besöksadress: Telefon: E-post:

E-M Ljungberg Plan för intern kontroll 2016 Ekonomiområdet Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Inköp av varor och tjänster Inköpscontroller Att lagar och regler följs Att regionens inköpspolicy och förvaltningens inköpsregler följs Ta fram underlag på inköpsmönster, anlitande leverantörer internt respektive externt Löpande Löpande Genomgång av utvalda konton kvartalsvis Ekonomichef och förvaltningschef Ekonomichef och förvaltningschef Ekonomichef och förvaltningschef Attest Ekonomichef Att aktuell attestförteckning finns upprättad och registrerad i ekonomisystemet Raindance Att attest- och utanordningsreglemente efterlevs Att från registrering av faktura till attest skall det finnas en bruten betalningskedja 3 gånger/år Stickprov Löpande Förvaltningschef Förvaltningschef Förvaltningschef

Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Investeringar Ekonom Att rätt investeringar finns i anläggningsregistret Löpande Ekonomichef Att kontering skett på investeringskonto Löpande Ekonomichef Att rätt avskrivningstider tillämpas Löpande Ekonomichef Ekonomichef Att beslut finns vid försäljning av anläggningstillgångar Löpande Förvaltningschef Representation Ekonom Att gällande riktlinjer samt momsregler följs. Internkontrollen utförs av Ekonomiservice men rapportering av avvikelser skall ske till ekonomiassistent på H&H. Stickprov Ekonomichef Periodisering Ekonom Att kostnader och intäkter är bokförda på rätt period Löpande Ekonomichef Intäkter Ekonom Att säkerställa att rutiner för fakturering finns och att fakturering skett Löpande Ekonomichef HR-området Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Jämställdhet HR-chef Kontroll av att chefer genomgått utbildning i genuskompetent ledarskap December 2016 Verksamhetschef Förvaltningschef Legitimation HR-chef Kontroll av att legitimation finns i personalakt 1 gång/år Förvaltningschef Eget företag HR-chef Ekonomiassistent Kontroll av att anställd som har eget företag och anmält bisyssla inte fakturerar H & H för utförda tjänster 1 gång/år Förvaltningschef

Informationsfrågor Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Extern information Kommunikatör Kontroll av att information som ligger på extern webb uppfyller kraven på tydlig svenska 1 gång per kvartal Kommunikationschef Ärendehantering Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Delegering Ekonomichef Att aktuell delegeringsordning efterlevs Delårsrapp Årsredovisning Förvaltningschef HR-chef Att anställning skett av behörig chef och återrapporteras till styrelsen Adm chef Förvaltningschef

Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Arkivering/gallring Verksamhetschef Ekonomichef Att dokumenthanteringsplan finns och efterlevs Stickprov 1 ggr/år Förvaltningschef HR-chef Adm. chef Att tjänstgöringsrapporter bevaras i 2 år och reseräkningar i 10 år Oavslutade ärenden i diariet Adm. chef Kontroll av att alla diarieförda ärenden avslutas korrekt och i rimlig tid Delegering Ledningsgruppen Att gällande regler för delegering är kända och uppdaterade Genomgång Årligen Genomgång Årligen Förvaltningschef Förvaltningschef Säkerhetsområdet Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Läsning i patientjournal Verksamhetschef Kontroll att ingen läser patientjournal utan att vara delaktig i behandlingen. Stickprov enl rutin Förvaltningschef Oavslutade ärenden i MedControl Controller Avvikelsesamordnare Kontroll av att alla ärenden i avvikelsehanteringen åtgärdas och följs upp Kvartalsvis Verksamhetschef Förvaltningschef Krispärm Säkerhetssamordnare Kontroll av att alla arbetsplatser har krispärm som hålls uppdaterad Stickprov & Enkät Förvaltningschef

Verksamhet Rutin/system Kontrollansvarig Kontrollmoment Metod och frekvens Avvikelserapport till Riskanalys Ledningsgruppen Att underlag för intern kontroll finns och är värderat Genomgång Årligen Styrelsen Mariestad den 21 januari 2015 Mikael Forslund Direktör

Ärende 4

Tjänsteutlåtande Datum 2016-03-03 Diarienummer H&H 66-2016 Västra Götalandsregionen Förvaltningskansliet Handläggare: Mikael Forslund Telefon: 070 591 89 48 E-post: mikael.forslund@vgregion.se Till styrelsen för Habilitering & Hälsa Redogörelse angående egenvård Förslag till beslut Styrelsen för Habilitering & Hälsa beslutar följande: 1. Styrelsen beslutar att framtaget förslag till svarsskrivelse till Inspektionen för vård och omsorg skickas som styrelsens svar. Sammanfattning av ärendet Inspektionen för vård och omsorg har ställt en förfrågan till styrelsen för Habilitering & Hälsa om det finns ett ställningstagande att inte medverka till att utföra s k egenvårdsbedömningar i förhållande till de barn och ungdomar som bor eller vistas i verksamheter med stöd av lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS. Habilitering och Hälsa Mikael Forslund Förvaltningschef Bilagor: Svarsskrivelse till Inspektionen för vård och omsorg Brev om egenvård, 2015-11-18 Postadress: Besöksadress: Telefon: Webbplats: www.vgregion.se/hoh E-post:

Ärende 5

Anmälan av delegeringsbeslut vid Styrelsens för Habilitering & Hälsa sammanträde 10 mars 2016 H&H 43-2016 Ärendet Följande beslut som fattats med stöd av delegering anmäls: Personal Redovisning av enhetschefers beslut av tillsvidareanställda för perioden 151110-160302, H&H 29-2016. Ekonomi Ekonomichefens beslut om förändringar i ansvar- och attestlista, september 2015 februari 2016, H&H 2-2016

Ärende 6

Sammanställning över anmälningsärenden vid Styrelsens för Habilitering & Hälsa sammanträde den 10 mars 2016 H&H 13-2016 1. Inkomna protokollsutdrag enl särskild förteckning, H&H 13-2016

Sida 1(1) Förvaltningskansliet Datum 2016-02-04 Diarienummer H&H 13-2016 Förteckning över inkomna protokollsutdrag till sammanträdet den 10 mars 2016 med Styrels en för Habilitering & Häls a 1. Protokollsutdrag från regionstyrelsen den 12 januari 2016, 19, Kompetensutveckling i Västra Götalandsregionen, RS 2065-2014, H&H 62-2016. 2. Protokollsutdrag från regionstyrelsen den 12 januari 2016, 1, Detaljbudget 2016 för Västra Götalandsregionen, RS-11-2015, H&H 17-2016 3. Protokollsutdrag från regionfullmäktige den 2 februari 2016, 6, Detaljbudget 2016 medgivande av överskridande av budget, RS 11-2015, H&H 17-2016. 4. Protokollsutdrag från regionfullmäktige den 2 februari 2016, 5, Komplettering av budget 2016 och flerårsplan för 2017 och 2018, RS 11-2015, H&H 17-2016. 5. Protokollsutdrag från regionfullmäktige den 2 februari 2016 10, Kompletterande område till regional utvecklingsplan för psykiatrin, RS 875-2013, H&H 76-2016 6. Remissbrev och remissutgåva av Förslag till miljöplan för Västra Götalandsregionens verksamheter 2017-2020, MN 40-2015, H&H 70-2016. 7. Protokollsutdrag från regionstyrelsen den 9 februari 2016, 40, Ledningssystem för hälso- och sjukvården i Västra Götalandsregionen, RS 2755-2015 8. Protokollsutdrag från regionstyrelsen den 9 februari 2016, 41 Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter, RS 236-2011, H&H 75-2016 POSTADRESS: Regionens Hus 542 87 Mariestad BESÖKSADRESS: Drottninggatan 1 TELEFON: Vx 010-441 00 00 HEMSIDA: www.vgregion.se/hoh E-POST: habiliteringochhalsa@vgregion.se