r14 Brukartid i fokus Ett sätt att mäta effektivitet i kommunal verksamhet
Brukartid i fokus Ett sätt att mäta effektivitet i kommunal verksamhet Metoder och erfarenheter i kvalitetsarbetet Nr 14
Sveriges Kommuner och Landsting 2007 ISBN: 978-91-7164-300-1 Upplaga: 1 500 ex Produktion: Ordförrådet Tryck: åtta.45
Förord Kan man genom att utgå från brukaren och mäta servicetiden utveckla professionen, öka effektiviteten och hitta nya sätt att arbeta? Kan ett ökat brukarfokus frigöra mer tid för den man är till för? Kan mätning av brukartid vara ett sätt att ta fram resultatmått som kan användas till att utveckla, leda och styra verksamheten? Inom den privata sektorn är effektivitet och produktivitet sedan lång tid tillbaka etablerade begrepp. De utgör viktiga faktorer för att tillhandahålla bättre och fler produkter/tjänster för mindre resurser. Inom offentlig sektor har dessa begrepp först på senare år börjat användas i styr- och ledningssammanhang och de inledande frågeställningarna diskuteras allt mer. Inom den primärkommunala verksamheten finns det stora kunskapsluckor när det gäller att beskriva och följa utvecklingen av effektivitet och produktivitet kopplade till resultat och tjänsternas kvalitet. För att ta sig an utmaningen att utveckla denna dimension krävs sannolikt ett förändrat fokus samt nya metoder för att mäta och värdera verksamhetens resultat. En viktig utgångspunkt är att arbetet utgår från den tjänsten riktar sig till, brukaren. Mot bakgrund av ovanstående resonemang startade Sveriges Kommuner och Landsting hösten 2005 upp projektet Brukartid. Målet har varit att fokusera på den arbetstid som åtgår för att producera en specifik tjänst istället för att utgå från vad tjänsten kostar. Inom kommunal verksamhet kan man förenklat påstå att produktionen av tjänster kan påverkas av tre faktorer; öka eller minska arbetsinsatsen (antal arbetade timmar), öka eller minska produktiviteten (produktion per arbetad timme) och slutligen öka eller minska kvaliteten på de tjänster man tillhandahåller. Projektet Brukartid har valt att åskådliggöra produktionen genom att dels mäta tiden som ägnas åt brukaren, direkt och indirekt, dels genom att mäta övrig tid. Syftet har varit att deltagande kommuner ska föra diskussioner kring innehåll och disponering av tid mellan dessa huvudindelningar. För att kunna fullfölja de resonemang som då förts har kvalitetsdimensioner på tjänsterna lyfts in och värderats. Gemensamma mått på kvalitet har däremot inte samordnats inom projektets ram, till stor del beroende på den heterogena sammansättningen av verksamheter som medverkat.
I denna skrift presenteras brukartidsmätningar som metodik men även resultat från mätningarna och förbättringssteg som tagits bland de medverkande kommunerna i projektet. Brukartidsprojektet avslutades under våren 2007. I projektet Brukartid medverkade sju kommuner som slutförde arbetet. Dessa var Eskilstuna, Haninge, Kinda, Kungsbacka, Mora, Partille och Sollentuna. Företaget Almhem Consulting medverkade med utbildningsinsatser kring ledarskap och förändringsprocesser. Ett stort tack för det arbete som lagts ned och det engagemang som kännetecknat samtliga medverkande i projektet. Skriften har sammanställts av Leif Eldås och Gunnar Gidenstam. Lennart Hansson Sektionen för Demokrati och Styrning Sveriges Kommuner och Landsting
Innehåll Produktivitet och effektivitet Abstrakta begrepp i kommunal verksamhet?...6 Förstudie till projektet... 6 Komponenter i kommunens styrprocess... 8 Det krävs nya metoder och förändrat fokus... 10 Att mäta brukartid Ett sätt att lägga fokus på produktivitets- och effektivitetsaspekter inom kommunens service... 11 Ett underlag för att diskutera och förankra brukartid i Din kommun...11 Upplägget kring projekt Brukartid... 13 Deltagande kommuner och verksamheter...13 Politisk styrgrupp...13 Projektets syfte och mål...14 Metoden som användes i projekt Brukartid... 15 Enkel metod utan behov av tekniska hjälpmedel...15 Rubriker som passade alla verksamheter...15 Registreringen av arbetstid...15 Jämförbarhet mellan yrkesgrupper och verksamhetsområden...15 Metoden som stegvis process...16 Resultat från projekt Brukartid... 19 Resultatjämförelser...19 Resultat och exempel från påbörjat förbättringsarbete... 20 Sammanfattande diskussion...26 Litteratur...29 Bilagor...30
Produktivitet och effektivitet Abstrakta begrepp i kommunal verksamhet? Begrepp som produktivitet och effektivitet förekommer sällan inom den kommunala tjänsteproduktionen och har tidigare betraktats som abstrakta begrepp att använda. Frågor som berör insatsen av resurser och vad man får för dessa resurser finns dock alltid närvarande i den kommunala verksamheten. Idag finns inget enhetligt sätt att hantera dessa frågor inom kommunal ledning och styrning. Värderingen av hur insatta kostnader relaterar till tjänsternas kvalitet varierar från en kommun till en annan. Under senare år har allt fler förfrågningar från kommuner kommit till Sveriges Kommuner och Landsting, där man ber förbundet att stödja arbetet med att ta fram arbetssätt och modeller som beaktar effektivitets- och produktivitetsaspekter i kommunal verksamhet. Förstudie till projektet För att få en tydligare nulägesbild av hur kommuner och landsting tar sig an effektivitets- och produktivitetsaspekter och vilka praktiska erfarenheter som finns, genomfördes en förstudie till projekt Brukartid. Studien visade att det generellt sett finns få erfarenheter kring olika metoder och tekniker för att beskriva, mäta och utveckla produktiviteten och effektiviteten inom kommunens, men även inom landstingets, tjänsteproduktion. En stor del av kommunernas och landstingens arbete som berör ovanstående frågeställningar utgår från central statistik som exempelvis Vad kostar verksamheten i din kommun?, NYSAM-statistik eller statistik från Socialstyrelsen. Med den typen av underlag blir analyserna i dagsläget mycket grova och ofullständiga, vilket gör att de endast fyller en begränsad funktion i ett styr- och ledningsperspektiv. Det statistiska underlagets kvalitet och form fungerar inte heller som en drivkraft för att stimulera och väcka engagemang för att lokalt arbeta med utveckling och förbättringar. Det finns dock starka skäl att fortsätta utveckla olika former av gemensamt nationsövergripande statistiskt material, men i dagsläget är sådant material främst använd- KOMREV Kartläggningsarbete Resursutnyttjande inom den kommunala tjänsteproduktionen 6 Brukartid i fokus
bart för kommunövergripande analyser och har lågt värde för att utgöra underlag för en diskussion kring exempelvis en enskild förskolas eller ett särskilt boendes faktiska effektivitet. Det finns exempel på mätningar som går att använda för att jämföra insatser och behov av personal på enhetsnivå i verksamheten. Inom både särskilt boende och inom hemtjänst finns modeller för att beräkna vårdtyngd. Modellerna är som alla modeller en förenkling av en komplex verklighet och ger inte exakta svar om vilken personalstyrka som krävs på varje arbetsplats i varje situation. Förstudien visar även på att det finns flera exempel där arbetstid har undersökts och analyserats. Dessa arbetstidsmätningar har alltid varit riktade till specifika yrkesgrupper och de har inte kunnat överföras till andra yrken eller användas för att undersöka arbetstid utifrån ett kommunövergripande perspektiv. Många kommuner använder inom hemtjänst tiden som faktor för att fördela resurser inom hemtjänsten. Man utgår då oftast från den av biståndsbedömningen beviljade tiden och mäter utförd tid som sedan jämförs med den tid som beviljats. Nacka, Linköping och Falun är några kommuner som arbetat med tidmätningar inom äldreomsorgen. Inom de jämförande kommunnätverk som drivs under ledning av Sveriges Kommuner och Landsting har några enstaka mätningar av arbetstidens fördelning gjorts för hemtjänstpersonal och för lärare. Bland annat har de jämförande kvalitetsnätverken Bergslagen och Västkust gjort mätningar inom båda dessa yrkesgrupper. Fokus i dessa tidmätningar har legat på den tid som kommer brukaren till del. Resultaten indikerar dels att denna tid i många fall är lägre än 50 % av den totala arbetstiden, dels att den varierar stort mellan olika enheter inom samma kommun. Sveriges Kommuner och Landsting tog för några år sedan fram en modell för kartläggning av arbetstidens fördelning för undersköterskor och vårdbiträden inom kommunernas äldreomsorg och LSS-verksamheter. Studier genomfördes framförallt år 2003 och 2004. Jämförelser gjordes även i något fall med liknande yrkesgrupper inom landstinget. Svenskt näringsliv gjorde 2005 en studie kring hur effektivt resurser användes i tre kommuners grundskolor; Arvika, Botkyrka och Nacka. I denna studie mättes bl.a. den tid som lärare lägger på undervisning. I Stockholms Stad har det under senare år gjorts några mätningar av hur lärarna i ett antal olika skolor använder sin arbetstid. Det finns flera företag som marknadsför produkter som underlättar mätning och registrering av hur arbetstiden fördelas. Handdatorer och mobiltelefoner kan ex- Brukartid i fokus 7
empelvis användas som redskap. Denna teknik utvecklas hela tiden. Verktyg och programvara blir dessutom mer och mer användarvänliga. Komponenter i kommunens styrprocess För att koppla det tidigare resonemanget kring produktivitet och effektivitet till kommunens verksamhet kan det vara på sin plats att reflektera över styrprocessen. Bild 1 ger en förenklad sammanfattning av kommuners styr- och uppföljningsprocess utifrån uppdrag, produktionsprocess och resultat. Dessa tre komponenter måste finnas med i styr- och uppföljningskedjan för att en kommun ska ha kontroll över produktionen. Vi gör nedan några korta reflektioner av styrkor och utvecklingsområden kopplade till respektive komponent. Utvecklingsområden som också ger en bakgrund till projekt Brukartids uppkomst. Bild 1 Komponenter i kommunens styrprocess Uppdrag Produktionsprocess Resultat Vad ska vi göra? Ekonomi, kvalitet, volym Hur ska vi göra? Arbetsmiljö, kompetens, arbetstid m.m. Vad gjorde vi? Ekonomi, kvalitet, volym Uppdraget Under slutet av 1990- talet och början av 2000-talet har svenska kommuner utvecklat sin ekonomistyrning. De ekonomiska målen i budget har under senare år blivit tydligare och uppföljning/kontroll av budgetmål är generellt sett väl utvecklat. Men de ekonomiska målen anger bara vad produktionen av tjänster får kosta och måste kompletteras med vad som ska produceras och till vilken kvalitet. När det gäller denna form av mål har svenska kommuner generellt sett inte nått samma tydlighet. Det är svårare att sätta målnivå för exempelvis god omsorg, undervisning och socialtjänst än att sätta en prislapp för vad servicen får kosta. Den privata sektorn har en längre tradition av att tydliggöra kostnad och kvalitet utifrån ett marknadsekonomiskt perspektiv. Lika viktigt som det är för ett företag att planera in en god kvalitet i sina produkter bör det vara för en kommun att bygga in en kvalitativ målbild redan i budgetprocessen för det kommande året. Den nya lagen om god ekonomisk hushållning har i detta sammanhang ökat kraven på att kommunerna 8 Brukartid i fokus
måste koppla ihop den ekonomiska budgeten med vad och till vilken kvalitet servicen faktiskt ska produceras för de pengar som finns anslagna. Produktionsprocess med brukarfokus Produktionsprocessen i kommunen motsvaras av hur de anställda i kommunen är organiserade och utför sina tjänster. I detta sammanhang gäller det att på ett effektivt sätt utnyttja de resurser som står till förfogande för att erbjuda så bra tjänster som möjligt. För att åstadkomma detta handlar det inte enbart om att arbeta snabbare och hinna utföra mer, utan snarare om att utveckla arbetssättet och fokusera på det uppdrag man har att utföra. Det som utgör kärnan i uppdraget och verksamheten, är att skapa ett värde för brukaren. För att utveckla och förbättra arbetssättet måste de anställda i organisationen dels ha en god kunskap om målet med verksamheten, dels måste de veta hur man ska arbeta som grupp och som enskild individ. När det gäller arbetssätt så måste personalen hela tiden utgå från det som är värdeskapande för brukaren. När det gäller att skapa ett förbättringsarbete måste de anställda ges tid för att diskutera och möjlighet att själva utveckla arbetsmetoder och system. För att kunna göra detta krävs ett engagemang hos både ledning och anställda. Dessutom behövs verktyg och rutiner som beskriver och strukturerar det dagliga arbetet. I detta sammanhang har projektet Brukartid en viktig ingång. Att låta de anställda själva mäta hur de använder sin arbetstid är en mycket viktig källa för att öka kunskapen och samtidigt kartlägga enhetens arbetssätt, vilket även öppnar upp för ifrågasättande och möjlighet till utveckling. En annan viktig ingång är att fokus på brukartid lyfter frågor kring just kärnuppdraget och att skapa värden för brukaren. Resultat Resultat från det arbete som utförs kopplat till de mål som satts upp är kanske det viktigaste underlaget i en fungerande styr- och uppföljningsprocess. Allt arbete som utförs kan beskrivas utifrån kostnader, produktionsvolym och kvalitet. Kommunens produktion utgörs i de flesta fall av tjänster som lämnas till kommuninvånarna. Det gör att det finns möjlighet att värdera tjänsterna subjektivt (exempelvis genom att mäta brukarnöjdhet) och objektivt (exempelvis genom antal handlagda ärenden, betyg och genomsnittlig väntetid). En stor utmaning som svenska kommuner står inför är att tydligare kunna synliggöra sin produktion med fler kvantifierbara resultatmått som omfattar hela tjänsten, vilket även innefattar kvalitativa aspekter. Med kvalitativa aspekter avses då inte Brukartid i fokus 9
bara att mäta hur nöjda brukarna är med tjänsten, utan exempelvis hur bra tjänsten är i ett jämförande perspektiv. Det gäller då att kunna jämföra resultat över tid i den egna kommunen men även med andra kommuner i Sverige. En förutsättning är då att mäta på ett likartat sätt så att jämförelserna inte kan ifrågasättas. I detta sammanhang kan mätandet av brukartid vara en viktig resultatparameter. Genom att betrakta och redovisa den tid som tillfaller brukaren bidrar man till att lyfta en viktig kvalitativ aspekt på tjänsten utifrån ett brukarperspektiv. Det krävs nya metoder och förändrat fokus Som tidigare nämnts är effektivitet och produktivitet sedan lång tid tillbaka etablerade begrepp inom den privata sektorn. Inom offentlig sektor har dessa begrepp först på senare år börjat diskuteras och användas i styr- och ledningssammanhang. Utifrån analyser av ett 60-tal kommuner som genomfört utvärderingar enligt Kommunkompassen 2 påvisas generellt sett stora kunskapsluckor när det gäller att redovisa och följa utvecklingen av effektivitet och produktivitet. För att kunna mäta dessa parametrar måste kommunerna redovisa uppnådda resultat där tjänsternas kvalitet är en viktig aspekt. De resultatbilder som de flesta kommuner idag använder för att beskriva sin tjänsteproduktion bygger framförallt på ekonomi och volymer. För att komplettera den generella resultatbilden krävs ett förändrat fokus samt nya metoder för att mäta och värdera verksamhetens resultat. En viktig utgångspunkt när det gäller att redovisa resultat är att utgå från serviceorganisationens yttersta länk samt den tjänsten riktar sig till, brukaren. Det är det perspektivet som utgör ett av kärnvärdena i projekt Brukartid och som genomgående präglar denna skrift. 2 http://www.skl.se/artikel.asp?c=2085&a=1508 10 Brukartid i fokus
Att mäta brukartid Ett sätt att lägga fokus på produktivitets- och effektivitetsaspekter inom kommunens service Ett underlag för att diskutera och förankra brukartid i Din kommun Mot bakgrund av resonemanget i föregående kapitel har projekt Brukartids ingång varit att kartlägga olika arbetsplatsers och yrkesgruppers arbetstid för att i steg två starta en diskussion som berör produktivitet och effektivitet. Följande punkter har legat som utgångspunkt för att förankra projektet och valet av att mäta brukartid som en ingång till att diskutera dessa svårgripbara begrepp. Personalkostnader utgör 60 70 % av kommunens kostnader. Möte mellan personal och brukare skapar kvalitet i tjänsten. 70 80 % av kommunernas verksamhetsbudget består av vård, social omsorg och utbildning, där mötet med brukaren är centralt. För att kunna diskutera förbättringsarbete måste det finnas mer kunskap kring hur vi arbetar idag. En princip för att skapa engagemang i projektet både hos kommunledning och hos den medverkande servicepersonalen har varit att inte skriva någon på näsan vad som är rätt fördelning av arbetstid. Brukartidsprojektet har istället inriktat sig på att det är en nödvändighet att veta hur arbetstiden fördelas och att det även är en nödvändighet att kunna motivera den faktiska fördelning som finns. Genom jämförelser med andra kan det uppstå frågor som skapar diskussion och lärande. Detta kan i sin tur starta upp ett förändringsarbete som leder till smartare sätt att använda arbetstiden för att i sin tur producera bättre tjänster för brukarna. För att skapa en förståelse för det resonemang som berörts ovan kan följande grundläggande frågor diskuteras: Är det rimligt...... att inte kunna svara på vad vi gör på vår arbetstid?... att vi inte kan visa medborgarna vad de får för sina skattekronor? Brukartid i fokus 11
... att inte mäta vad våra tjänster innehåller?... att inte säga att saker går att göra bättre?... att påstå att ökade resurser alltid ger bättre kvalitet?... att politiken inte ska bestämma vad verksamheterna ska göra? Brukartid Det handlar inte om att springa fortare utan om att arbeta smartare. Vi måste våga ifrågasätta vårt nuvarande sätt att arbeta. Vi måste kunna motivera vårt sätt att arbeta. 12 Brukartid i fokus
Upplägget kring projekt Brukartid Deltagande kommuner och verksamheter Projekt Brukartid 3 genomfördes från hösten 2005 till sommaren 2007. Projektet leddes av två projektledare från Sektionen för demokrati och Styrning, Sveriges Kommuner och Landsting. I projektstarten medverkade 10 kommuner uppdelade på två nätverk. Sju kommuner fullföljde projektet, dessa var Eskilstuna, Haninge, Kinda, Kungsbacka, Mora, Partille och Sollentuna. Tabell 1 Verksamheter som omfattades av projektet Särskilt boende inom äldreomsorg Biståndshandläggning (LSS och socialtjänst) Särskilt boende inom LSS-verksamhet Arbetsterapi Hemtjänst inom äldreomsorg Teknisk service fritidspersonal Hemtjänst inom LSS-verksamhet Förskola Sjukgymnastik Grundskola Sjuksköterskor Gymnasium Socialtjänst Politisk styrgrupp Ett krav för medverkan i projektet var att de medverkande kommunerna utsåg representanter till en politisk styrgrupp som ledare av projektet. Ytterligare ett krav var att dessa representanter skulle utses ur kommunstyrelsen. Erfarenheter har visat att det är viktigt att det finns en kommunövergripande förankring och styrning hos de medverkande kommunerna. Den politiska styrgruppen träffades en gång i halvåret under projektperioden. Dess uppgift var att ange riktningen i arbetet utifrån de resultat som stegvis rapporterades under projektets gång. 3 En mer detaljerad beskrivning av projektet finns att hämta på www.skl.se/artikel.asp?a=15534&c=836 Brukartid i fokus 13
Projektledargrupp En projektledargrupp med 1 2 representanter från varje kommun ansvarade för att driva projektet i respektive kommun samt att delta i en gemensam projektledargrupp som på styrgruppens uppdrag drev projektet framåt. Projektets syfte och mål En rad syften och mål formulerades vid starten. Ett viktigt mål var att ta fram och säkerställa en generell mätmetodik kring arbetstidsfördelning. Ett annat var att genomföra mätningar av arbetstid och via resultatet möjliggöra jämförelser mellan kommuner och verksamheter. Det fanns en tydlig viljeinriktning från den politiska styrgruppen att analysera och diskutera resultaten utifrån aspekterna produktivitet, effektivitet och kvalitet. 14 Brukartid i fokus
Metoden som användes i projekt Brukartid Enkel metod utan behov av tekniska hjälpmedel Grundtanken i projektet var att metoden att mäta arbetstid skulle vara enkel och inte kräva några tekniska hjälpmedel. Tekniska hjälpmedel i detta sammanhang kan exempelvis vara handdatorer eller utvecklade mobiltelefoner. Metoden som användes i projektet byggde istället på varje anställds egen uppskattning av arbetstiden uppdelad i 10-minutersintervall och bokföring med papper och penna. Rubriker som passade alla verksamheter Varje verksamhet har sina egna arbetsprocesser och centrala begrepp. En utmaning vid projektstarten var att hitta ett antal givna rubriker som var tillämpliga för alla verksamheter. Utgångspunkten i projektet var att kartlägga arbetstiden med fokus på att skapa mervärden för brukaren. Utifrån det användes tre huvudrubriker; direkt brukartid, indirekt brukartid och annan tid. Registreringen av arbetstid Blanketterna som användes för tidsregistreringen var i Excelformat. De var utformade så att respektive verksamhet, utifrån den gemensamma ramen, kunde fylla på med egna underrubriker med koppling till de verksamhetsspecifika arbetsuppgifterna. Jämförbarhet mellan yrkesgrupper och verksamhetsområden Ett huvudsyfte i projektet var att jämföra mätningar över tid inom den egna verksamheten (t.ex. hemtjänst) i en kommun, samt att möjliggöra jämförelser med andra liknande verksamheter i andra kommuner. Det visade sig dock att den gemensamma rubriksättningen även möjliggjorde jämförelser med andra verksamhetsområden. Brukartid i fokus 15
Projektet medgav således möjlighet att diskutera brukartid mellan så olika verksamheter som hemtjänst, socialtjänst, grundskola och teknisk service. Metoden som stegvis process Urvalsprocessen Det första steget i mätprocessen var att bestämma vilken verksamhet som skulle undersökas och vilka av de anställda som skulle delta. Erfarenheterna visar att det är en fördel att så många som möjligt omfattas. Det är viktigt att skapa diskussioner utifrån resultatet och ska dessa leda till ett konkret förbättringsarbete är allas delaktighet en viktig förutsättning. Det är också viktigt att fundera på eventuell uppdelning mellan olika yrkeskategorier inom en verksamhet. Frågor som kan ställas är om administrativ personal och chefer ska ingå eller om de ska mätas för sig själva. Utgångspunkten för ställningstagandet bör vara att man ska kunna jämföra sig internt men även med andra likvärdiga verksamheter. Information och förankring Projektets erfarenheter visar att det är helt avgörande att mätningen är förankrad hos de anställda. Det är mycket viktigt att de känner sig delaktiga och engagerade i mätningen, resultatsammanställningen och analysen. De som ska medverka måste vara införstådda med att det är de själva som äger resultatet. Ägande i detta sammanhang innebär att det är de anställda som i första hand har företräde när det gäller att tolka och värdera det resultat som sammanställs. En god idé kan vara att i början samla alla som deltar i mätningen och informera om syfte, metodik med mera. Rubriksättning och förklaring Den övergripande rubriksättningen som använts i projektet är generell men det kräver att man tydligt definierar och förklarar vad rubrikerna står för. Det gäller naturligtvis även de lokalt framtagna underrubrikerna. Det är vidare viktigt att klargöra vad som avses med exempelvis jourtid eller förtroendetid och enas kring en gemensam definition. De övergripande rubriker för arbetstid som använts i projektet är direkt brukartid (möte med brukare), indirekt brukartid och annat. Den högre upplösningen under varje rubrik presenteras i bilaga 1 i denna skrift. Ett exempel på yrkesgruppsanpassade rubriker redovisas i bilaga 2. 16 Brukartid i fokus
Bestämma mätperiod Erfarenheterna från projektet visar att en mer omfattande mätperiod ökar trovärdigheten i resultatet. Längden av mätperioden påverkar således resultatets validitet. Mot långa mätperioder talar en ökad arbetsinsats. I projektet enades kommunerna om att två veckor var en lämplig mätperiod. Perioden är speciellt anpassad utifrån mätningar som omfattar många anställda. För verksamheter med få anställda, t.ex. sjukgymnaster, kan det vara en fördel att öka mätperioden någon vecka eller alternativt göra återkommande tvåveckorsmätningar som sedan adderas ihop. Genomföra mätning Det är viktigt att informationen om förutsättningar kring mätningen är väl känd. Tydlighet, enkelhet, struktur och pedagogisk form är ledord. Det är en fördel om någon på varje arbetsplats finns tillgänglig om frågor eller problem uppstår under mätperiodens gång. Sammanställa resultat Erfarenheter från projektet visar att arbetet med att sammanställa de ifyllda blanketterna bör läggas på en person i kommunen. En samordnad sammanställning gör att en person får en övergripande bild. Den personen har också möjlighet att upptäcka felaktigheter i materialet och därmed möjlighet att justera fel och lösa problem. En av kommunerna i projektet Brukartid, Eskilstuna, gjorde om registreringsblanketten i ett format så att denna gick att scanna in och därigenom sammanställa i ett IT-baserat enkäthanteringssystem. En sådan modell sparar givetvis mycket arbetstid i sammanställningsfasen. Analys Det är av största vikt att de som deltagit i mätningen själva ansvarar och äger analysen av de mätresultat som framkommer. Lika viktigt är det att kommunerna och verksamheterna utifrån sina egna förutsättningar driver det förbättringsarbete som resultaten pekar på. Projektet valde att inte anvisa en enhetlig modell för hur detta arbete ska genomföras. De medverkande kommunerna tog sig an detta arbete utifrån egna förutsättningar och på olika sätt. Förbättringsarbete och lärande genom jämförelser Ett av projektets mål var att mätningen och dess resultat skulle initiera och stödja ett lokalt förbättringsarbete. Målet nåddes så till vida att alla kommuner startade upp förbättringsprocesser. Det skedde genom att resultatet från tidmätningarna analyserades och diskuterades samt att mål sattes upp för förbättringar utifrån ett Brukartid i fokus 17
brukarperspektiv. Flera av kommunerna hann även genomföra förbättringsåtgärder innan projektet avslutades. Som stöd för dessa processer genomfördes två utbildningstillfällen för chefer och anställda i de medverkande verksamheterna. Fokus vid utbildningarna var förändringsprocesser och vad som krävs av ledare och medarbetare för att förändringsprocesserna ska bli framgångsrika och leda till förbättringar. Vid de två utbildningstillfällena samarbetade Sveriges Kommuner och Landsting med företaget Almhem Consulting. En viktig drivkraft i projektet var att olika verksamheter och kommuner träffades för att jämföra resultat och lära av varandra. Erfarenheterna visar att det är viktigt att skapa mötesplatser för dem som deltar i mätningarna även om man representerar olika verksamhetsområden eller olika yrkesgrupper. 18 Brukartid i fokus
Resultat från projekt Brukartid Mätresultaten i detta kapitel presenteras i diagramform. Dessa diagram kan tjäna som ett intressant jämförelsematerial om någon kommun vill gå in och göra mätningar med inom projektet likvärdiga yrkesgrupper. Diagrammen har i projektet använts som diskussionsunderlag inom respektive kommun och yrkesgrupp. Utgångspunkten har varit att kommunerna har jämfört sig med varandra. Där det har funnits påtagliga skillnader har diskussioner mellan kommuner och mellan verksamheter lett till ett lärande erfarenhetsutbyte och ett ifrågasättande av det egna sättet att arbeta. Det finns många exempel på där jämförandet och erfarenhetsutbytet lett till ett förändrat och utvecklat arbetssätt, som i huvudsak syftat till att öka den direkta brukartiden. I diagrammen redovisas i flertalet fall medelvärdet från de två första mätningarna som genomfördes i projektet. Flera av yrkesgrupperna genomförde även en tredje mätning. Den tredje mätningen syftade till att verifiera förändringar som kunde kopplas till det förändringsarbete som genomfördes efter den andra mätningen. Resultatjämförelser Diagram 1 Jämförelse mellan yrkesgrupper (andel i procent) Direkt brukartid Indirekt brukartid Annan tid Förskola Särskilt boende Hemtjänst, hemvård etc. Grundskola F-9 Gymnasium Sjukgymnaster Biståndshandläggare Socialsekreterare Sjuksköterskor Arbetsterapeuter Fritid - teknisk service 0 20 40 60 80 100 Brukartid i fokus 19
Efter den första mätningen menade flera yrkesgrupper att de veckor som användes var extremt belastade på grund av sjukdom, utbildningar, ändrade scheman, m.m. Resultatet var således missvisande enligt många. Den andra mätningens resultat visade inte på någon större förändring avseende arbetstidsfördelning. Inom nästan samtliga yrkesgrupper skedde mellan den första och andra mätningen ingen förändring som översteg 4 % mellan de tre kategorierna direkt brukartid, indirekt brukartid och annan tid. En tolkning av detta är att extrema situationer alltid förekommer och inte påverkar resultatet utslaget på hela arbetslaget, enheten eller förvaltningen. Antalet personer som medverkade inom respektive yrkesgrupp varierade kraftigt. Projektets slutsats är att resultatets trovärdighet ökar ju fler medarbetare och enheter/grupper som deltar i mätningen. En tolkning av resultatet på denna aggregerade nivå visar att redan efter två mätningar har man väl ringat in yrkesgruppens profil när det gäller fördelningen av arbetstid. Ett mycket intressant resultat som lett till diskussioner och förändringar är de relativt stora variationerna inom en och samma yrkesgrupp. Variationerna påvisas dels mellan olika kommuner och dels mellan olika arbetsplatser inom samma kommun. Resultat och exempel från påbörjat förbättringsarbete I följande avsnitt redovisas resultat från mätningarna inom respektive yrkesgrupp och medverkande kommun samt exempel på förbättringsarbete som påbörjats med anledning av att resultaten analyserats och diskuterats. Det finns ofta tydliga skillnader i mätresultat mellan olika kommuner. Erfarenheter från projektet har visat att skillnaderna väcker ett antal olika frågor som kan leda till intressanta jämförelser och möjlighet till lärande. Frågor som exempelvis kan ställas är: Beror skillnaderna på tillfälligheter eller finns det olikheter i sättet att arbeta? Har skillnaden i fördelning av tid i de olika kategorierna brukartid, indirekt brukartid och annan tid betydelse för hur bra kvaliteten är på tjänsterna? Leder mer brukartid till nöjdare kunder/brukare? Är fördelningen på kategorierna ett resultat av en medveten strävan eller är det slumpen som styr? 20 Brukartid i fokus