PROJEKTPLAN Processutvärdering av Uppdrag hälsocoacher och sociala mötesplatser

1 juni 2011 PROJEKTPLAN Processutvärdering av Uppdrag hälsocoacher och sociala mötesplatser

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 1. Beskrivning av processutvärderingen... 3 1.1. Processutvärderingens syfte... 3 1.2. Mål med processutvärderingen... 3 2. Regeringsuppdraget till Statens Folkhälsoinstitut... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Uppdragets lydelse... 4 2.3. Uppdragets syften... 4 2.4. Tidsplan och finansiering... 4 2.5. Målgrupp... 4 2.6. Deltagande landsting och kommuner... 5 3. Processutvärderingens genomförande... 5 3.1. Uppdrag och avrapportering... 5 3.2. Förankring av processutvärderingen och kommunikation... 6 3.3. Struktur och arbetsprocess... 6 3.4. Analys och utvärdering... 7 3.5. Datainsamling... 9 3.6. Tidsplan... 11 3.7. Etiska överväganden... 12

3 1. Beskrivning av processutvärderingen Denna projektplan beskriver en oberoende forskningsbaserad processutvärdering av försöksverksamheter med hälsocoacher, Uppdrag hälsocoacher och sociala mötesplatser, administrerat av Statens folkhälsoinstitut. 1.1. Processutvärderingens syfte Syftet med processutvärderingen är att ta fram de lärdomar försöksverksamheten kan ge för hälsofrämjande arbete för äldre i kommuner och landsting och i samverkan mellan dem och med ideell sektor. Statens Folkhälsoinstitut skall i samarbete med Socialstyrelsen ta fram en vägledning till kommuner och landsting för att främja ett aktivt och hälsosamt åldrande. Processutvärderingen av försöksverksamheten med hälsocoacher skall bidra med underlag till denna. 1.2. Mål med processutvärderingen Målet med processutvärderingen är att beskriva genomförandet av försöksverksamheten med hälsocoacher: 1. Belysa vilka processer och implementeringseffekter som har uppnåtts, både strukturellt och professionellt 2. Redogöra för erfarenheter och lärdomar av resultaten 3. Ge förslag till framtida åtgärder nödvändiga för det fortsatta arbetet med att främja ett hälsosamt åldrande utifrån försöksverksamheten. 2. Regeringsuppdraget till Statens Folkhälsoinstitut 2.1. Bakgrund I Sverige har vi en åldrande befolkning som kommer att innebära en större och större utmaning för samhällets ekonomiska och sociala utveckling. En ökad andel äldre innebär en större efterfrågan på omsorg samt hälso- och sjukvård då det är denna grupp som har störst behov. Då sjukdomar bland äldre är en större belastning än sjukdomar hos yngre personer kan man argumentera för att de ekonomiska besparingar som kan göras inom hälso- och sjukvård genom hälsofrämjande och preventiva insatser borde vara större per person för äldre än för yngre. Att öka förutsättningarna för utveckling av fler hälsofrämjande insatser kan därför leda till livsstilsförändringar hos de äldre som resulterar i deras ökade välbefinnande och bättre hälsa. Därigenom kan deras hälso- och sjukvårdsbehov avstannar eller bromsas upp.

4 2.2. Uppdragets lydelse Statens folkhälsoinstitut har fått i uppdrag att i samarbete med Socialstyrelsen ta fram en vägledning till kommuner och landsting för att främja ett aktivt och hälsosamt åldrande. Inom ramen för uppdraget ska Statens folkhälsoinstitut även starta och administrera försöksverksamheter med hälsocoacher riktade främst till gruppen yngre pensionärer. För att underlätta för kommuner att erbjuda social samvaro och meningsfulla aktiviteter som också kan motivera till en förändrad livsstil vid lättare sjuklighet för äldre ska även försöksverksamheter hos ett antal kommuner stöttas. I uppdraget ingår att göra en oberoende forskningsbaserad utvärdering av försöksverksamheterna. 2.3. Uppdragets syften Ambitionen med försöksverksamhet med Hälsocoacher är att utarbeta en försöksverksamhet som knyter ihop regeringsuppdragets olika delar och ger värdefull kunskap till vägledningen. Målet med försöksverksamheten och dess utvärdering är att skapa en möjlighet att bedöma effekter av och förutsättningar för vidmakthållande av insatser som syftar till att främja social gemenskap, fysisk aktivitet och goda matvanor på längre sikt bland unga, lätt sjuka, pensionärer. Syftet kan sammanfattas enligt följande: Ge landsting och kommuner kunskap och inspiration om hur de tillsammans med den ideella sektorn kan bidra till att personer 60 75 år ska kunna känna välbefinnande, gemenskap och ha ett aktivt och hälsosamt åldrande. Öka förutsättningarna för personer 60 75 år med lättare sjuklighet att förbättra hälsan genom hälsocoachning och ett brett aktivitetsutbud av meningsfulla hälsofrämjande aktiviteter. 2.4. Tidsplan och finansiering Uppdraget är treårigt och för år 2010, 2011 och 2012 avsätts 15 miljoner kronor årligen. Uppdraget skall redovisas senast den 1 oktober 2013. 2.5. Målgrupp Målgruppen för försöksverksamheten är äldre i kategorin yngre pensionärer (åldern 60-75 år) med kroniska tillstånd av lättare diabetes, grad 1 hjärt-kärl problematik, lätt överviktiga samt lättare depression och ska uppfylla minst två av följande kriterier: HbA1c >6,55 Grad 1 hypertoni 140-159/90-99 Lättare depression BDI 10-16

5 Bukomfång >94-<102cm, män och >80-<88cm kvinnor 2.6. Deltagande landsting och kommuner Tabell 1 Deltagande landsting och kommuner Jönköpings län Sörmland Värmland Skåne Landstinget i Jönköping Landstinget i Sörmland Landstinget i Värmland Region Skåne Kommuner: Gislaved kommun Jönköpings kommun Mullsjö kommun Sävsjö kommun Tranås kommun Kommuner: Eskilstuna kommun Gnesta kommun Vingåkers kommun Kommuner: Hammarö kommun Kils kommun Sunne kommun Säffle kommun Kommuner: Helsingborgs kommun Kristianstads kommun Malmö kommun Sjöbo kommun 3. Processutvärderingens genomförande Processutvärderingen kommer att beskriva innehåll och genomförande av de olika aktiviteter som sker i projektarbetet. Vi kommer att studera vilka förutsättningarna är för att de uppställda målen nås. 3.1. Uppdrag och avrapportering En utvärdering är en systematisk beskrivning och bedömning av en verksamhet som pågår eller är avslutad. En processutvärdering handlar om att följa och beskriva processen, det vill säga sättet man arbetar på för att åstadkomma ett resultat, snarare än att bedöma själva resultatet. Processen i Uppdrag hälsocoacher och sociala mötesplatser kommer att utvärderas med hänsyn till alla dess dimensioner (Figur 1).

6 Figur 1 Dimensioner i processutvärdering 3.2. Förankring av processutvärderingen och kommunikation Processutvärderingen kommer, i den utsträckning uppdragsgivaren bestämmer, att kommuniceras på webbplatsen Torget dit projektets deltagare har tillgång. Det är uppdragsgivaren som ansvarar för kommunikationen av processutvärderingen på webbplatsen. Processutvärderingen och dess resultat kan även komma att kommuniceras i andra sammanhang och till andra målgrupper. I vilken utsträckning, hur och när denna typ av kommunikation sker kommer att göras efter samförstånd mellan NHG och uppdragsgivaren. Rapportering av arbetets gång sker månadsvis till projektledaren för projektet på Statens Folkhälsoinstitut, Anna Jansson via email. 3.3. Struktur och arbetsprocess NHG arbetar efter en internt antagen arbetsprocess som finns beskriven i dokumentet Generell arbetsprocess - NHG vid uppdrag av denna karaktär. Nedan följer en schematisk presentation av NHG:s generella arbetsprocess olika delar. 1. Beställning 2. Planering 3. Datainsamling 4. Analys 5. Lägesrapport 6. Justering 7. Justering 8. Utvärdering Projektledaren har huvudansvaret för arbetsprocessens kvalitet. Samtliga medverkande konsulter arbetar efter NHGs kvalitetsmanual (NHG Quality Management System) som följer ISO 9001 standard. För att säkerställa en genomgående hög kvalitet i alla moment används NHG Quality Management System, ett system som rättar sig efter ISO 9001 standard, se dokument NHG Quality management System. Detta system används både som en intern kvalitetskontroll av arbetet samt externt som en kvalitetsgaranti mot uppdragsgivaren. Strukturering av processer efter systemet och utvärderingar efter utförda uppdrag är grunden till ett kontinuerligt förbättringsarbete på NHG.

Identifiering Styrning Uppföljning Utvärdering Enkäter Benchmarking Dokumentstudier Intervjuer 7 3.4. Analys och utvärdering Nedan ges en övergripande beskrivning av analysen olika delar och aktiviteter samt fokusområden i utvärderingen och relevanta dimensioner (Figur 2). 1. Belysa processer och implementeringseffekter som har uppnåtts, både strukturellt och professionellt A D J 2. Analys av arbetssätt (samverkan mellan landsting kommuner och NGO) B E K Analys 3. Processutvärdering av arbetssätt utifrån individen, personal samt NGO vid mötesplatser samt personal vid vårdcentraler C F G L 4. Subjektivt skattad upplevelse av utbildningsinsatsen för personal på mötesplats och vårdcentraler H M 5. Subjektivt skattad upplevelse av personal på vårdcentraler och mötesplats utifrån sin roll i modellen I N 6. Redogörelse av framgångsfaktorer utifrån föreliggande modell Utvärdering 7. Redogörelse av nödvändiga metoder/verktyg utifrån föreliggande modell 8. Utvärdering avseende hälsocoachernas och personal vid mötesplatsernas roll utifrån ett antal faktorer 9. Betydelse som försöksverksamheten kan ha haft för det hälsofrämjande arbetet bland äldre i Sverige Figur 2 Analys och utvärdering Analys Här nedan beskrivs de utvärderingsparametrar som ingår i processutvärderingen samt en kort beskrivning hur data som ligger till grund för analysen kommer att samlas in. De utvärderingsparametrar som beskrivs i tabellen nedan kommer att analyseras. Aktiviteterna för varje parameter är markerad med en stor bokstav (Tabell 2). Tabell 2 Utvärderingsparametrar i analysen Utvärderingsparametrar 1. Belysa processer och implementeringseffekter som har uppnåtts, både strukturellt och Datainhämtning Dokumentstudier sker löpande under projektets gång. Intervjuer med

8 professionellt (A,D,J) 2. Analys av arbetssätt (samverkan mellan landsting, kommun och NGO (B,E,K) 3. Processutvärdering av arbetssätt utifrån individen, personal samt NGO vid mötesplatser samt personal vid vårdcentral (C,F,G,L) 4. Subjektiv skattad upplevelse av utbildningsinsatsen för personal på mötesplats och vårdcentral (H,M) deltagare i försöksverksamheten sker i slutet av projektperioden. Dokumentstudier sker löpande under projektets gång. Intervjuer med deltagare i försöksverksamheten sker i början och i slutet av projektperioden. Fokusgrupper samlas för diskussion i slutet av projektperioden. Dokumentstudier sker löpande under projektets gång. Fokusgrupper samlas för diskussion i början, ca. halvvägs igenom och i slutet av projektperioden. Enkät (elektronisk) till vårdcentralpersonal och personal på mötesplatser skickas ut i början, ca. halvvägs igenom och i slutet av projektperioden. Från enkäterna får NHG data genom ett webbaserat verktyg, ProofX (Cad Coordinator) som NHG tillhandahåller. Individens perspektiv kan fångas upp genom protokollförda frågor av hälsocoacherna, alternativt tillhandahålls dessa genom pappersenkäter som fylls i vid besök hos hälsocoacherna. Enkät (papper) delges deltagare vid utbildningstillfällen. Ev delges även frågor i samband med upplevelse enkät (elektronisk) till vårdcentralpersonal och personal på mötesplatser. 5. Subjektiv skattad upplevelse av personal på mötesplats och vårdcentral utifrån sin roll i modellen (I,N) Enkät (elektronisk) till vårdpersonal, personal vid mötesplatser samt NGO som skickas ut i början och i slutet av projektperioden. NHG får data från vårdcentraler och mötesplatser genom ett webbaserat verktyg, ProofX (Cad Coordinator) som NHG tillhandahåller. Utvärdering Utvärderingen kommer att ske utifrån processens fyra dimensioner: identifiering, styrning, uppföljning och utvärdering (Tabell 3). Dessa moment kartläggs med hänsyn till metoder och verktyg, och framgångsfaktorer. Tabell 3 Dimensioner av utvärderingen Perspektiv Framgångsfaktorer Metoder & Verktyg Identifiering Identifiering och kategorisering av individer enligt risktillstånd Val av processer för vård, omsorg och stöd (samt uteslutande av olämpliga) Registrering Definierade aktörer Definierad optimal tidpunkt för identifiering Definierade mätare, gränsvärden och metoder för validering Identifiering av alternativa processer för vård, omsorg och stöd Definierade kriterier uppföljning individuellt eller i grupp Registrering i journalsystem Ansvarsfördelning registrering

9 Säkerställande av kompetens hos personal, individ och frivilliga på mötesplatser Styrning av levnadsvanor och livsstil Standardiserade metoder för styrning Strukturerade metoder för egenvård och livsstilsförändring Definierat ansvar för stöd i styrning av levnadsvanor och livsstil Definiera roller och kompetensbehov Definiera arbetssätt och metoder för styrning individuellt och i grupp Säkerställ att individen har möjlighet till aktiv roll Tydliga rutiner för information och material, t.ex. via Internet eller telefon Möjligheter för individen att själv utföra mätningar och dess roll i processen Stöd i kontakt med externa motionstjänster och andra tjänster Säkerställande av kompetens hos personal, individ och frivilliga på mötesplatser Uppföljning Robust infrastruktur för uppföljning Definierad uppföljningsfrekvens Säkerställ informationsinflöde (vid kontakt med vården och omsorgen, sms, nätbaserat) Utvärdering Effektutvärdering Kvalitetsmätning Definierade hälso- och riskindikatorer Definierade livsstilsaspekter som följs upp Definierade fördelar för individens av verksamheten Standardmetoder och stöd för bibehållande av effekter Definition av effektmätare Definierade kvalitetsmätare för identifiering (A), styrning (B) och uppföljning (C) System för återkoppling/feed-back Modell för snabb korrigering av brister och kontinuerligt lärande 3.5. Datainsamling NHG kommer att säkerställa att en etisk ansökan hos etikprövningsnämnden (EPN) beviljas och att fullgott sekretesskydd föreligger. Fokusgrupper Vi kommer att använda metoden dels i kartläggningssyfte, dels för att fånga upp om individer/yrkeskategorier har olika syn/erfarenhet i en viss fråga. NHG har utvecklat en ändamålsenlig arbetsprocess som säkerställer en hög standard. De fokusgruppsmöten som kommer att ingå i studien

10 kommer att filmas med videokamera. Detta videomaterial kommer att ligga till grund för analysen och medför att en mer nyanserad analys kan utföras än ifall data bestod av enbart anteckningar på plats. Enkätundersökning Vid större projekt är det särskilt effektivt att använda sig av enkätundersökningar. För att få en bra struktur och kunna göra värdefulla analyser och sammanställningar kommer vi att använda oss av det webbaserade enkätverktyget ProofX från CadCoordinator. Vid enkätundersökningen för utbildningsinsatsen, distribueras enkäten i pappersform vid utbildningstillfället. Validering av enkäter är av stor vikt vid enkät-baserade intervjuer. Därför kan vi skapa och utvärdera provenkäter under framtagandet av enkäter till studien. Provenkäterna kan testas på ett antal individer som deltar ingår i försöksverksamheten. Omformulering av frågorna sker då efter deras synpunkter. Enkäten till deltagarna av utbildningsinsatser i maj 2011 kommer dock att delges en enkät som inte har blivit validerad på detta sätt. Intervjuer Semistrukturerade intervjuer kommer att göras i samband med processutvärderingen. Dokumentstudier Studier av olika typer av underlag ingår som en del i alla utvärderingsprojekt.

11 3.6. Tidsplan Fas 1 (5-6/2011): Planering & förberedelser. Detaljerad utvärderingsplan. Fas 2 (6/2011-2/2012): Datainsamling startar. Analys av initialt skede. Fas 3 (2/2012-5/2013): Datainsamling & analys. Slutrapport. Beskrivning I Fas 1 läggs flera arbetsgruppsmöten med representanter för FHI samt berörda landsting och kommuner in för att skapa en detaljerad projekt- och tidsplan tillsammans med beställaren. I projektplanen definieras avstämningsmöten (utöver inrapporteringstillfällen) under projektets gång med beställaren till format och antal. Validering av enkäter påbörjas. Inrapportering 1 detaljerad utvärderingsplan. Etisk ansökan förbereds och skicks in till EPN. Månatliga rapporteringar görs till beställaren. Data samlas in från medverkande landsting, kommuner, NGO och individer och analyseras. Avstämningar sker löpande med involverade vårdcentraler och kommuner för att fånga upp problem och risker i projektets genomförande. Vid behov görs arbetsgruppsmöten med beställaren. Inrapportering 2 Resultat och analys av inledande skedet av processen. Månatliga rapporteringar görs till beställaren. Data samlas in och analyseras. Avstämningar sker löpande med involverade vårdcentraler och kommuner för att fånga upp problem och risker i projektets genomförande. Vid behov görs arbetsgruppsmöten med beställaren. Analys, tolkning och bedömning av resultaten. Formulering av åtgärdsförslag. Inrapportering 3 Slutrapport processanalys Aktiviteter (I = intervju, F=Fokusgrupp, E=Enkät, R=Skriftlig rapportering) Projektplan A B C D I E I F, I F F F F G E E E H E I E E J-N Skriftlig rapport R R R

12 3.7. Etiska överväganden Efter diskussioner i Fas 1 med uppdragsgivaren Statens folkhälsoinstitut och indirekt även med utföraren av effektutvärderingen, har beslutet tagits att formen för och frågan om huvudmän för ansökan till EPN kommer att behövas diskuteras ytterligare och tas därför upp som särskild punkt vid ett arbetsmöte den 10 juni 2011 mellan utvärderare och projektledare på FHI samt de regionala projektledarna.