Närvarande: Lovisa Nilsson, Josefin Årevall, Jakob Andrén, Klas Rosenkvist, Carin Fröjd, Salomon Abresparr Utom styrelsen: Catarina, Tuvis Ej närvarande: Patrick Scott Rossi, Elsa Solberg, Hilda Bergström Bilagor: Bilaga 1 Stymtidning Bilaga 2 Dagordning Bilaga 3 Beslutslista och Uppdragslista 1. Mötets öppnande Lovisa öppnade mötet. 2 Val av mötesfunktionärer Lovisa Nilsson valdes till mötesordförande. Carin Fröjd till sekreterare och Josefin Årevall till justerare. 3 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes enligt bilaga 2. Punkten Problembox utgick från ordinarie dagordning. 4 Mårunda Ej protokollförd. 5 Rapportering α) Huvudsaklig rapportering. Vi läser igenom rapporteringen och kompletterar muntligt och ställer frågor. Josefin letar efter ett presidium; två ordföranden, två sekreterare och en till två personer i ett jordlöparsekretariat som kan ta emot lappar från publiken och föra talarstatistik samt två justerare. En representant för Naturskyddsföreningen brukar bli föreslagen på RÅM. Vi har tidigare haft principen att den som suttit ett år tidigare har förtur på platsen om den vill sitta kvar. Lovisa att höra av sig till Jenny L Naturskyddsföreningens representant. n och fråga om hon vill sitta kvar som β) Uppdragslistan Vi gick igenom uppdragslistan och kommenterade uppdrag vi ville ha input och hjälp med att komma vidare med. Uppdragslistan börjar bli gedigen. Många små gamla uppdrag ligger kvar och skräpar och stora omfattande uppdrag som egentligen är års projekt ligger kvar och samlas på hög. Vi kom fram till att rensa uppdragslistan. Lovisa har skapat ett dokument på dropbox där vi skriver upp större och mer långt pågående projekt. Vi kan titta över listan över stora projekt på Avsparken och Överlämningen med nya styrelsen för att välja ut några av dem att focusera på under kommande år. Små oaktuella projekt kan tas bort. 1 av 5 Justeras:
alla att rensa sin uppdragslista och ta bort gamla små uppdrag och lägga över stora långa projekt till pågående projekt. Lovisa att be Malte att kolla upp vilka kemikalier som använts vid tryck av de senaste böckerna på förlaget och om de finns med på SIN-listan. Lovisa att briefa Malte om hur det går att försöka få våra böcker sålda hos Naturskyddsföreningen och göra upp en arbetsfördelning med honom. 6 Årskomihåg carin att se till att en konflikthanteringsplan kommer med i tunga papper. alla att skriva ett överlämningsbrev till kommande styrelse med sina bästa styrelsetips. carin att ändra i årskomihåget och ta bort (kolla med jennie och finansutskottet.) Josefin att kolla upp vad Clara Lachmans fond är för något.. Jakob att kolla hur den gamla styreslen (10/11) kan raderas från Dropbox samt ordna så att de nya styrelsemedlemmarna får tillgång till kontot Lovisa att prata med Linnéa om hur välkomstbrevet ska utformas Lovisa att ta kontakt med redaktionen och se till att de får tillgång till Sveriges Naturs utgivningsplan, för att kunna få in annonser i tidningen. Lovisa att ta reda på om redaktionen har stoppdatum för 2012 och isfall ta reda på vilka dessa är och informera till styrelsen 7 Ekonomi Ungdomsstyrelsen kommer ge knappt 6000 kronor mer i bidrag, på grund av att två andra organisationer inte har redovisat sitt bidrag. 8 Kansli och anställda Carin, Jennie, Linnéa och Malte har haft en överlämning på kansliet. De gick igenom vad som ska överlämnas, när och vem som ska göra det. Det finns en checklista med en preliminär deadline för att allt ska vara överlämnat till den 14/12. Mer kommunikation och samarbete mellan förlagsutskottet, bokförfattare och förlagskanslisten och en tydligare ansvarsfördelning vid boktryck och förlagets uppgifter är områden som ska förbättras. Det ska vara en arbetsplatsträff den 14/12 då de stämmer av hur de ligger till i överlämningen. Styrelsen/styrelserepresentant, förslagsutskottet och förlagskanslisten bör ha ett möte i början av 2012 för att visionerna kring hur förlaget ska kunna utvecklas. 9 Medlemsantal hade den 1 december 2078 medlemmar totalt, varav 1760 är i åldern 6-25år. 10 Postnummerintervall/nedläggning av klubbar Vi tittade över listan över klubbar i registret. Idag finns en del klubbar i registret som står som aktiva eller vilande men inte längre har några aktiv klubb på orten. Det är dumt eftersom nya medlemmar i registret blir insorterade under de här spök klubbarna och det är bättre om de hamnar under en aktiv klubb på en närliggande ort istället. Efter att ha varit i kontakt med de gamla aktiva i klubben valde vi därför att lägga ned Karlstad-klubben och kontakta SUG distriktets styrelse att ta tag i sina inaktiva klubbar. Att döda Karlstad Fältbiologer. Klubbens medlemmar ska flyttas över till Arvikaklubben i medlemsregistret. 2 av 5 Justeras:
Lovisa att ta kontakt med SUG:s styrelse och förklara att det är viktigt att ha klubbar som har aktiva medlemmar och som lämnar in verksamhetsberättelse, med tanke på ungdomsstyrelsens bidrag. Fråga om det är OK att riks lägger ned de inaktiva klubbarna, eller om det skulle påverka deras landstingsbidrag. Lovisa att prata med kansliet om hur postkodsintervallen ska ändras från Karlstadklubben till Arvikaklubben. 11 Nya mobilregler Det har visat sig att det inte går att betala medlemsavgift med alla kontantkort. Detta verkar dock inte ställa till något större problem, då de får ett felmeddelande via sms tillbaka och förhoppningsvis förstår att pengarna inte har betalats och betalar via internetbank istället. 12 RÅM a) Omröstning av verksamhetsförslag under årsmötet Eftersom det har kommit in så många verksamhetsförslag, så kommer RÅM behöva prioritera vilka aktiviteter som ska få pengar under 2012. Vi bestämde oss för att använda ett röstningssystem där varje medlem får ett antal röster som de i form av kulor får lägga i de förslag de vill prioritera. De förslag med flest röster kommer med i verksamhetsplanen tills budgettaket är nått. Vi tycker i styrelsen att nätverkens aktiviteter är viktiga och vill se till att alla nätverk garanterat får pengar till verksamhet. För att inte behöva ändra budgeten, så väljer vi att kalla det nätverksträffar, i vid mening. Jakob att fundera mer på kring hur omröstningen om verksamhetsförslag på RÅM ska ordnas samt ordna med det praktiska. Att garantera varje nätverk 10 000 kronor för nätverksträffar, utbildning eller liknande i 2011-2012 års budget utifrån deras befintliga verksamhetsförslag. b) Levande verksamhetsberättelse Vi spånade lite på hur vi ska göra den levande verksamhetsberättelsen i år. Den kommer inte få tid på mötet utan gestalta sig som något form av muséeum. Vi vill gärna att folk tar med bilder och rekvisita. Vi bestämde oss för att ha en lite skaparhörna där folk kan rita upp sitt Fältbiologi år. Uppdrog Carin att ordna kritor och papper till levande verksamhetsberättelsen Hilda och Lovisa att elda på för att klubbarna tar med rekvisita och annat kul till Levande verksamhetsberättelsen c) Arbetstid Vi gick igenom schemat, våra uppdrag och delade upp oss i arbetsgrupper för att jobba med RÅM föreberedelser. Ej protokollfört. 13 Kortkurser via Färnebo Folkhögskola Färnebo vill ha mer samarbete med sina huvudorganisationer. De uppmuntrar medlemmarna i att ha kortkurser i Färnebos regi. 3 av 5 Justeras:
Carin att hålla kontakten med Färnebo om samarbetet kring kortkurser och även informera om kortkurserna i nyhetsbrevet. 14 Överlämning Några punkter vi vill ha med på överlämningen: Stora pågående projekt Konflikthantering Ekonomiworkshop: bidrag, attesteringsrätter Anställdapass Konstituerande möte Mycket tid för att träffas och lära känna den nya gruppen Gruppövningar/Gruppdynamik Välja vilken post man vill ha Basicgrejer- skriva protokoll, anställda, datum att hålla koll på Kommunikation, dropbox Föreningens uppbyggnad Hur ordnar man ett stym, tema, matlagare, utflykter, tips och trix, hur ofta ska man ha möte.. Josefin att hålla i trådarna för överlämningen 15 Avspark Carin att planera avsparken, dock inte det praktiska såsom lokal. 16 Plan för facebook Vi pratade om att vi vill ha en facebooksida som komplement till den facebookgrupp som finns. Där kan vi sprida information om föreningen och saker som händer. Medlemmar och andra kan även klistra in inlägg på sidans vägg. Vi diskuterade även att riksstyrelsekontot på facebook inte har fungerat ultimat, eftersom alla inte varit enade om vad som sagts i styrelsens namn. Det är viktigt att uttalanden bara handlar om formella uttalanden som vi är enade om, såsom råm, monster och liknande. Salomon att starta och vara ansvarig för en facebooksida för samt marknadsföra sidan hos våra medlemmar. Lovisa att lägga upp gamla blogginlägg på föreningens nya hemsida samt att avsluta bloggen. 17 Övriga frågor a) Verksamhetsbidrag från Göteborgsklubben Göteborgsklubben har ansökt om 93 000 kronor för att finansiera verksamhet som Västsvenska tidigare har stått för, eftersom distriktet lades ned nu i november 2011. Styrelsen anser att det forna Västsvenska distriktet kan ta av kapitalet som annars skulle tillfallit riksorganisationen och ge till klubben. Ett annat alternativ är att riksföreningen får pengarna och sedan ger bidrag till Göteborgsklubben. Det är dock problematiskt att ge så mycket pengar till en enskild klubb, utan att RÅM får vara med att bestämma! 4 av 5 Justeras:
Vi diskuterade även att införa ett system där klubbar som söker mer än 15 000 kronor ska få högre krav på att redovisa pengarna, så att det blir lika för alla klubbar. Att klubbar som söker verksamhetsbidrag på 15000 kr eller mer ska lämna in en ordentlig ansökan, innehållande budget och bokslut. Josefin att prata med Göteborgsstyrelsen och prata om hur de vill göra detta år med pengar till verksamhet. Josefin, Carin och Klas att titta över aktivitetsbidrags och se till att den nya 15 000 kronorsgränsen, med högre krav på budget och bokslut, finns med i ansökan. Ansökan ska finnas lättillgänglig på hemsidan. b) Kryptogamboken En av böckerna som ska tryckas får vänta till nästa verksamhetsår, då det inte får plats i budgeten med båda. Uppdrog Carin att kontakta Magnus och Linnea för att meddela att bara en av böckerna kan tryckas innan nästa verksamhetsår samt att ta reda på vart i processen respektive projekt är. Dessutom måste de båda bokprojekten ta reda på vilka kemikalier som finns i böckerna. 18 Uppdragslista Uppdragslistan lästes upp enligt bilaga 3. 19 Kommande möten Årets sista telefonmöte är den 20 december klockan 19.00, Lovisa är ansvarig för att ta in punkter. Carin är mejlansvarig fram till RÅM. Lovisa att prata med RÅM-kommittén om när vi ska vara på plats inför RÅM. 20 Utvärdering Stämning i allmänhet: God stämning, roligt med besök av andra fältbiologer Lokal: Fungerat bra, trevlig atmosfär, alla kunde sova mjukt, fin promenad, fantastiska stjärtmesar Stymtidningen: Kom i god tid, lätt att läsa, relevant, god rapportering Info innan: Bra med påminnelser och pepp inför rapportering Mötet: Bra ordförandeskap, lite slapp stämning kanske, Inför RÅM: lite panikkänslor men också känslor av full kontroll 21 Mötets avslutande Lovisa förklarade mötet avslutat. Mötesordförande, Lovisa Nilsson Mötessekreterare, Carin Fröjd Justerare, Josefin Årevall 5 av 5 Justeras: