Styrelsen 17-09-14 Närvarande Ledamöter Alfredsson, Viveka professor Al-Karadaghi, Salam professor Frohm, Birgitta forskningsingenjör Levin, Maria institutionsadministratör Lidin, Sven prefekt Ordförande Nordberg Karlsson, Eva professor Suppleant i ordinarie ledamots ställe Modig, Kristoffer universitetslektor ersätter Gorwa-Grauslund, Marie Sandahl, Margareta universitetslektor ersätter Jannasch, Patric Wendt, Ola professor ersätter Wärnmark, Kenneth Övriga Elmroth, Sofi studierektor FU Isaksson, Karolina ekonomichef Manner, Sophie studierektor GU Nilsson, Jörgen administrativ chef protokollförare Wenngren, Camilla kommunikatör Föreståndarträff Föreståndare m fl enligt särskild förteckning 4-10; endast information
1 Fastställande av dagordning Styrelsen beslutar fastställa utsänd dagordning. 2 Utseende av justeringsperson Styrelsen utser Ola Wendt att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 3 Föregående mötes protokoll Protokollet från 2017-06-21 läggs till handlingarna. 4 Meddelanden Prefekten informerar: - RALS Underlaget för att genomföra lönesättande samtal är klar. Prefekten kommer att kalla berörda till lönesättande samtal. För de som inte har lönesättande samtal kommer traditionell förhandling ske under september och oktober. - Status valberedningen Samtal har förts med samtliga avdelningsföreståndare inför valberedningens arbete. De inkomna nominerade kandidaterna till prefekt och stf prefekt har intervjuats och valberedningen räknar med att ha ett klart förslag i slutet av september. Administrativa chefen informerar: - KC ombyggnad - Projektering av ombyggnationen har påbörjats. - Hantering av anläggningstillgångar Céleste Lankreijer föredrog instruktionen för hantering av anläggningstillgångar vid institutionen. - Framtida hantering IT och datorer vid institutionen Hanteringen av IT support vid tex. inköp av datorer, problem med datorer, installering av program etc. är väldigt olika inom institutionen. Förslaget är att se över möjligheten att samordna IT supporten vid institutionen, vilket styrelsen tillstyrkte. - Open Door LTH kommer under hösten introducera Open Door konceptet vilket innebär Lab for rent. Vid LTH är det i dag ett mindre antal institutioner som är med och frågan är om det finns intresse vid KILU. Det är flera avdelningar som i dag hyr ut labb/tillgången till labb till företag. De som har labb och som önskar öppna upp möjligheten för företag att kunna nyttja dessa, och att dessa ska marknadsföras via Open Door, meddelar detta till Jörgen Nilsson som för detta vidare till LTH Open Door.
5 Grundutbildningsutbildningsfrågor Sophie Manner informerar: - Antagningsstatistik för höstens antagning föredrogs (power point). Institutionen har fyllt samtliga grundutbildningsplatser vid institutionen, vilket är väldigt positivt. - De kurser som institutionen erbjuder för NF (30 kurser + projekt- och examensarbeten) och LTH (48 kurser + projekt- och examensarbeten) redovisades (power point). Det pågår också arbete med att se över möjligheten att öppna ett antal NF kurser för LTH-studenterna och vise versa. - Tre av de fyra äskande om infrastruktursatsningar som institutionen skickat in till LTH har gått vidare till en andra granskning. - Arbetet med tentavaktspoolen vid KILU fortsätter och det går bra att kontakta Sophie om det uppstår behov. - Första omgången med insamling och utlämning av studenternas labbrockar är avklarad. Vi har fått mycket positiv respons från studenterna. 6 Forskarutbildningsfrågor Sofi Elmroth informerar: - Det kommer beslutas om ny antagningsordning (STYR 2017/409)som kommer gälla från och med 1 januari 2018. Den största ändringen är kopplat till stipendium som forskningsfinnansering. Det innebär i stora drag att lägsta nivån för studiefinansiering för doktorander med externt stipendium ska motsvara lägstanivån för en doktorandanställning inom forskarutbildningsämnet. om tilläggsstipendier måste fattas före antagning sker och tilläggstipendiet får inte finansernas genom medel från statsbudgeten. - UKÅ 2020 kommer inrikta sig på ämnet kemi. Vi vet i dag inte vad det innebär för vår institution. Utvärdering genomförs nu vid arkitektur och datavetenskap och vi hoppas att vi kan dra erfarenheter från dessa utvärderingar. - Arbetet med ISP fungerar bra nu vid institutionen. - Arbetet med ny hemsida för forskarutbildningskurser pågår och är ännu inte riktigt klar. - Nu finns det en hemsida för forskarskolan QDETAILSS. Viktigt att notera är att den 29 september är sista ansökningsdatum till forskarskolan. Forskarskolan sträcker sig över två år och omfattar bland annat två workshops per år, studiebesök på hela KILUs infrastruktur etc. 7 JoL-gruppen Viveka Alfredsson informerar: - JoL-gruppen har startat upp arbetet med nästa tvåårsplan för institutionens jämställdhets- och likabehandlingsarbete. Professor Jens Rydström från genusvetenskap har varit inbjuden till JoL-gruppen som en del av arbetet med den nya planen. - KILU dagen är nu planerad och klar. Inbjudan har gått ut och sprid den gärna inom avdelningen. - Se människan har alla avdelningar nu anmält sig till och det är viktigt att tiderna för respektive avdelning för utbildningens genomförande sprids inom avdelningen.
8 Lokalgruppen Inget nytt att informera om. 9 Hälsa miljö säkerhet Aniko Wendler informerar genom Jörgen Nilsson: - Samtliga skyddsrondsprotokoll från vårens skyddsronder är nu inskickade och sammanfattningsvis går det att dra följande slutsatser: - Märkning av flaskor, kolvar, slaskdunkar livsmedel osv. fungerar inte tillfredställande. - De nya piktogrammen på kolvar, flaskor, exsickatorer, skåp osv. är inte fullt implementerade. - KLARA listor måste uppdateras och inventeringsperioden är oktober till november 2017. - Finns också brister i samförvaringen av syra och bas - I övrigt finns det mycket kartonger, lådor och gamla apparater på golven. 10 Ekonomisk uppföljning Karolina Isaksson föredrog bokslutet för Q2 och P2 2017. 11 Information från LTH personalavdelning Linda Clarin och NF personalavdelning My Geborek. - LU har ny personaldirektör, Ann Silbersky Isaksson - arbetet med att föra över lönekontoret till Statens Service Center fortgår. Överflyttningen kommer innebära mer källdatarapportering för fakulteterna och institutionerna. - LTH har antagit en ny strategi för lärare (STYR 2017/957) - Det har skett en del personalförändringar vid LTH kansli. Fredrik Palmqvist har lämnat och Veronica Gummesson är tillförordnad kanslichef. Pia Larsson är undertiden tillförordnad personalchef. - Ragnhild Möller är ny arbetsmiljösamordnare vid NF från och med 1 oktober 2017, och kommer att leda arbetsmiljökommittén som inrättas vid NF under hösten. - KILU är den institution som har flest stipendiater vid LTH och NF och det är viktigt att tänka på att det finns en studieplan för dessa och att stipendiet varit utlyst. Studieplanen ska uppdateras vid varje förlängning av stipendiet. Det ska också tydligt framgå att det är för egen förkovran. - Det går att kontakta de båda personalavdelningarna för stöd vid rekrytering både med intervjuer och olika tester. - LTH har tagit fram nya mallar för yttrande vid rekrytering och det är viktigt att det framgår på yttrandet att det beslutas om anställning. Dessa finns hos Thomas Björkman. - Alla anställningar som ska tillsättas vid LU ska ledigkungöras men två undantag finns. Personer som sökt och fått personliga forskningsanslag som är namngivna kan anställas utan ledigkungörelse. Anställningar av någon som har företrädesrätt behöver inte ledigkungöras.
12 om ny ställföreträdande avdelningsföreståndare Avdelningen föreslår att Patrick Adlercreutz ersätter Maria Andersson som ställföreträdande avdelningsföreståndare vid Bioteknik för den resterande perioden. Styrelsen beslutar enligt förslag. Eva Nordberg Karlsson deltar inte i beslutet 13 om fördelning av KILU strategiska medel Ledningsrådet föreslår styrelsen att besluta om fördelning av en del av de strategiska medlen, då ledningsrådet behöver genomarbeta de andra äskande ytterligare. Styrelsen beslutar enligt förslag. 14 om ÄF/HUL/FUA vid KILU Viveka Alfredsson föredrog förslaget till beslut. Styrelsen beslutar enligt förslaget med följande tillägg: - tydliggörande i riktlinjerna om hur uppdragen utses, för vilken period gäller, för vilket ämne uppdraget gäller och när det gäller HUL för vilka kurser. 15 Mötets avslutande Vid protokollet Jörgen Nilsson Justeras Sven Lidin Ola Wendt