Lathund för att skapa pressmeddelanden och sedan skicka via Meltwater och andra kanaler 180612 Vi skickar ut våra pressmeddelanden och övriga pressutskick via Meltwater. Vi gör alltid ett utskick via Meltwater, sedan finns det fler publiceringsmöjligheter som vi kompletterar med vid behov. Lathunden innehåller ett par huvudpunkter, Skriv pressutskick och Skapa pressutskick i Meltwater. Dessutom tar den upp vad det är mer man ska göra med ett pressmeddelande publicera på startsidan på Lnu.se, twittra, kanske publicera på Expertsvar.se eller på AlphaGalileo, se Fler sätt att sprida våra pressmeddelanden. Gå till Meltwater, https://app.meltwater.com/login Logga in i övre högra hörnet. Några personer på KOM har egen inloggning till Meltwater. Har du inte det går du till dokumentet Komloss på S: / KOM / Avdelning / Rutiner och mallar / Mallar och verktyg / gemensamt. Där finns inloggningsuppgifterna. Obs! Använd Google Chrome som webbläsare när du öppnar webbversionen av Meltwater. Meltwater finns också som app att ladda ner till mobilen (Meltwater Mobile). Se till att språket i Meltwater är inställt på engelska. Detta gör du längst upp till höger på sidan under Inställningar à Språk. Det är extra viktigt om man skickar ut engelskspråkiga pressmeddelanden (systemet skickar med lite autogenererad text som adressen till Lnu till exempel). Hjälp!? Är det något du undrar över eller om du får problem när du ska skicka ut ett pressmeddelande får du gärna kontakta vår kille på Meltwater, Linus Brännström. Han nås på 076-879 28 34 eller linus.brannstrom@meltwater.com. Du kan också kontakta help@meltwater.se. Linus och helpdesken kan till exempel hjälpa till att skapa relevanta mottagarlistor för ditt utskick. 1
1. Skriva pressmeddelande För att få rätt utseende på våra pressutskick som vi gör via Meltwater ska vi skriva vårt presstexter i speciella word-mallar, varifrån vi sedan kopierar in texten till Meltwater. Använd word-dokumentet Mall för pressreleaser LNU för samtliga pressutskick på svenska. Ska du skriva på engelska är det dokumentet Mall för pressreleaser LNU Engelska som gäller. Dokumenten finns i mapparna Pressmeddelanden samt i Sommarbemanning 2018 på Box under KOM-avdelningen. Behåll originalmallen på din dator och döp om det du skapar till relevant namn. Lägg in titel, ingress och brödtext i dokumentet utefter de förinställda typsnitten och storlekarna. Ändra ingen formatering. Eventuella indrag/listor gör du direkt i Meltwater i steg 2. Enklast är att skriva hela pressmeddelandet i mallen. Uppdatera datum (det datum som releasen ska gå ut) samt med kontaktuppgifter. Följ mallens format för hur vi skriver datum (framförallt på engelska). Eventuella kopplingar till länkar kan göras i mallen. Skriv ut hela webbadressen i texten, eftersom länkar som denna har en tendens att fastna i spamfilter hos mottagaren. Undvik att bifoga högupplösta bilder, då de också tenderar att fastna i spamfilter. Det är bättre att länka till bilder. 2
2. Skapa pressutskick i Meltwater Det finns ett par korta introduktionsfilmer specialgjorda för oss om hur vi skapar pressmeddelanden i Meltwater. Titta gärna på dem. Del 1 finns här: https://recordings.join.me/dzdizynlskusuc32apowtw Del 2 finns på den här länken: xxxxxxx Ta dig till rätt sida i Meltwater Logga in på Meltwater, https://app.meltwater.com/login i webbläsaren Google Chrome. Klicka på knappen Influencer/Pressverktyg i vänstermarginalen här sidan: Då kommer du till den I den gröna listen i toppen ser du de tre huvudvalen under Influencer; My Influencers/Mina kontakter, Search/Sök och Outreach/Utskick. 3
Under My Influencers finns kontakterna och även våra egna presslistor. De hittar du också under Search, där du logiskt nog söker fram de kontakter du vill nå ut till. Och under Outreach skapar du själva pressmeddelandet och skickar iväg det. Gå vidare till fliken Utskick/Outreach och klicka på längst ned till höger på sidan. Nu är du på sidan där du skapar pressutskick (Compose email). Vad ska jag göra? Nu står du på sidan Compose Email, och det är här du matar in pressutskicket i systemet. Rubriken från pressmeddelandet kopierar du in i fältet Subject. Sedan markerar du hela texten i ditt word-dokument och kopierar in den (inte logo/bilder) från word-mallen i det namnlösa fältet under Subject. När du gör det får du upp rutan Paste Formatting Options. Klicka på den gröna knappen Keep Formatting/Behåll formatering. 4
Gå tillbaka till word-dokumentet och markera och kopiera loggan. Klistra in den överst i det namnlösa fältet. Klicka Keep Formatting när rutan kommer upp. Gör eventuella indrag/listor samt kopiera in eventuella bilder (Bilder klistras in mellan Titel och Ingress). Bilders storlek går att justera genom att dra i vänsterkant i botten. Klicka på Send Preview och skicka en förhandsgranskning till dig själv och kontrollera att allt ser ut som det ska. 5
Passa nu också på att spara det du gjort hittills. Klicka på Send later och välj sedan Save as a draft. När du klickar Save as a draft kommer du automatiskt till sidan Outreach, där samtliga våra pressmeddelanden listas. Lägg till mottagare Mottagarna för pressutskicket kan antingen finnas samlade i färdiga listor i Meltwater eller läggas in som enskilda mejladresser. Du kan också behöva skapa en egen lista för ditt utskick. Listan LNU Externa prenumeranter består av lokala personer (journalister, kommunerna med flera) som uttryckligen vill ha våra pressmeddelanden. Listan LNU Interna mottagare består av samtliga chefer vid Lnu (rektor, prorektorer, dekaner, prodekaner, prefekter, avdelningschefer, sektionscheferna på kom) plus universitetsstyrelsens medlemmar. Listan LNU Kom består av främst komcheferna. Listorna LNU Externa prenumeranter samt LNU Interna mottagare ska få samtliga våra pressmeddelanden. Listan LNU Kom ska få samtliga pressinbjudningar och presstips, som kanske inte alltid man vill skicka till samtliga Lnu-chefer. Linnéuniversitetet har möjlighet att skicka pressutskick till max 2000 mottagare per dygn. För att det ska finnas utrymme för eventuella akuta behov eller om det skulle ske något krisartat så ska vi inte planera att skicka till mer än 1800 adressater per dygn. Handlar ditt pressmeddelande om en eller flera personer så ska du skicka pressmeddelandet till dem också. Skriv mejladressen i fältet Recipients så ser du om den eventuellt redan finns. 6
Dyker mejladressen inte upp som klickbar adress, så skriver du helt enkelt in hela mejladressen och slår Enter, så blir adressen giltig som mejlmottagare. Som överkurs kan det ju vara intressant att veta hur man ser skillnad på adresser som redan finns i Meltwater och nya adresser på färgen. Vad ska jag göra? Börja med att välja bland befintliga listor. Klicka på hamburgermenyn längst till höger i fältet Recipients. Då kommer en ruta med alla tillgängliga utskickslistor upp. 7
Klicka alltid i listorna LNU Externa prenumeranter och LNU Interna mottagare när du skickar pressmeddelanden. Skickar du pressinbjudningar eller presstips är det listan LNU Kom som alltid ska vara förklickad. Andra lämpliga listor att använda är LNU Kalmar län, LNU Kronobergs län, LNU Riksmedia etc. Sedan finns ett gäng listor i andra vanliga ämnen, LNU Barn, LNU Bygg osv. Listor med LNU-prefix är tänkta att kunna återanvändas inom respektive ämne av alla oss som skickar pressutskick. Listan Rikspress är en lista från Meltwater för riksmedia. Använd gärna den också. Meltwater har också en lista som heter Svenska Länsadresser som är en bred lista som går till lokalpress över hela landet. Finns inte den lista du behöver kan du skapa den själv i systemet. Kom bara ihåg att döpa den tydligt. Börja gärna namnet på listan med dina initialer och gör också tydligt vilket språk som listans mottagare nås på, avsluta till exempel med internationell om det är det listan är. Du kan också söka fram enskilda journalister utifrån till exempel media eller ämne. När alla mottagare du vill ska nås av utskicket finns med i rutan Recipients är det färdigt för utskick. Klicka antingen på Send now eller på Send Later. Under Send later kan du schemalägga utskicket till den dag och tid du vill. Följ upp hur det gått Gå in på Influencers och klicka på fliken Outreach. Där klickar du på önskat pressutskick, och ser då öppningsstatistik för det aktuella pressmeddelandet. 8
3. Fler sätt att sprida våra pressmeddelanden Lnu.se Förutom att publicera våra pressmeddelanden via Meltwater lägger vi så klart också upp dem som nyheter på Lnu.se. Tänk på att när du publicerar nyheten klickar du även i rutan för Pressmeddelande (under Nyhet) när du taggar nyheten. Då kommer pressmeddelandet automatiskt upp på vår sida för Presskontakter. Du lägger också in nyheten bland de som syns på startsidan på Lnu.se. Så här lägger du in en nyhet på startsidan Klicka på sidan Linnéuniversitetet i EpiServer. Skrolla ner på sidan tills du kommer till blocket Nyheter. Håll muspekaren över hamburgermenyn Visa menyn och klicka sedan Redigera. 9
Leta upp nyheten i trädet (den senaste brukar oftast lägga sig sist i listan) och ställ muspekaren på den. Klicka INTE. Dra försiktigt (klicka inte) in nyheten och lägg den överst i nyhetsblocket. Vi har plats för att visa åtta nyheter på startsidan, vilket innebär att du sannolikt behöver plocka bort en. Mest logiskt är att plocka bort den äldsta (den som ligger längst ner i listan). Det gör du genom att gå till den lilla hamburgermenyn på den aktuella artikeln, hovra och sedan klicka Ta bort. När du gjort detta klickar du Publicera. Nyheten visas nu på Lnu.se. 10
Expertsvar Är det ett pressmeddelande om forskning lägger vi även upp det på sidan Expertsvar.se, https://expertsvar.se Inloggningsuppgifter finns i dokumentet Komloss på S: / KOM / Avdelning / Rutiner och mallar / Mallar och verktyg / Gemensamt. När du loggat in på Expertsvar går du till övre vänstra hörnet på sidan och ställer dig på + Nytt. Då fälls Pressmeddelande ut. Klicka på det. 11
Du kommer nu till en sida som är som ett formulär, och där klistrar du in titeln på pressmeddelandet i fältet där det står Ange titel här, under Lägg till nytt pressmeddelande. Resterande texten klistrar du in i brödtextfältet under. Där kan du också formatera texten. I högerspalten kan du bland annat spara texten som utkast, förhandsgranska och publicera. Innan du publicerar ska du tagga texten med lämpligt Ämnesområde. När du gjort det och känner dig klar med texten klickar du Publicera. 12
Twitter När du lagt upp en nyhet på Lnu.se ska du också twittra ut den. Men twittra inte bara pressmeddelanden, utan gärna också andra nyheter som vi publicerar på Lnu.se. Det är bra om det händer saker på Twitter. Inloggningsuppgifter till https://twitter.com hittar du som vanligt i dokumentet Komloss. När du loggat in på Twitter kommer du till universitetets twitterflöde. 13
För att twittra nyheten kopierar du in artikelns titel och länken till den i fältet överst i mittspalten där det står Vad händer? Kanske vill du också lägga till kompletterande information som förtydligar vad det handlar om, kanske vill du lägga till en hashtag eller ett twitternamn som berörs på något sätt. Handlar tweeten om forskning från Linnéuniversitetet bör du lägga till #lnuresearch När du sedan trycker enter går tweeten iväg. När du ändå är inne på Lnu:s Twitter kan du passa på att titta om vi har några Notiser och vad det kan vara. Kanske är det en fråga som behöver besvaras, kanske är vi nämnda i ett sammanhang som förtjänar en retweet eller kanske är det bara någon som taggat oss eftersom det kanske är någon som är i våra lokaler. Notiserna hittar du i översta raden långt till vänster, där en siffra visas om det finns något nytt. 14
När du klickat på Notiser kommer du till den här sidan: AlphaGalileo AlphaGalileo är en internationell sajt där vi har ett konto för att publicera pressmeddelanden om forskning som kan ha internationellt intresse. På http://www.alphagalileo.org loggar du in som kommunikationsavdelningen (uppgifterna finns i Komloss). 15
När du är på sidan hittar du My Content högt upp i högerkolumnen. Klicka där. I rutan som fälls ut finns en rullist Submit a new. Välj News Release. Klicka Go. Nu kommer du till sidan News Release Details där du klistrar in rubriken i fältet Title i mittspalten. Därnäst kommer Summary, där brukar jag klistra in ingressen. Detta fält visas dock inte utåt, men man måste fylla i det. Språk är också obligatorisk, välj i rullisten Item language. Sedan kan du antingen spara detta som utkast eller gå vidare. Klicka Next. 16
På nästa sida fortsätter News Release Details, och här klistrar du in hela texten (utom rubriken), dvs både ingress och brödtext. Här kan du formatera texten en aning. I högerspalten kan du skriva in sökord, och du kan välja till vilken region du vill du vill skicka pressmeddelandet. Det här båda valen är inte nödvändiga, men under All Categories kan du välja vilken typ av innehåll du har. Klicka sedan Next. På nästa sida fortsätter News Release Details. 17
Här klickar du vilken eller vilka Cathegories texten hör hemma i. Observera att när du för musen över kategorierna fälls en ruta ut och du får upp fler val. Du kan klicka i flera rutor här. Längst ner på den här sidan kommer så äntligen knappen Submit. Tryck på den! Alpha Galileo granskar alla utskick, så ditt pressmeddelande skickas inte ut direkt. Systemet skickar ett mejl till annika.sand@lnu.se när de har processat det. Det kommer också ett meddelande inne i Alpha Galileo, under My Messages som visas i högerkolumnen till exempel på startsidan. Så där kan man gå in och titta. Men hittills har alla våra pressmeddelanden blivit Approved. 18
19