Sida 1(10) Delårsrapport mars 2017 Regionservice 1. Sammanfattning Verksamhet Arbete pågår tillsammans med vårdförvaltningarna med uppgifts- och kompetensväxling gällande arbetsuppgifter som utförs av vårdpersonal och servicepersonal. Arbete pågår med införandet av riktlinje för städkvalitet i Västra Götalandsregionens vårdlokaler. Kommer att slutföras under 2017. Regionservice medverkar med expertkompetens i projekt gällande service- och försörjningslösningar i samband med om- och nybyggnationer. Medarbetare Antalet nettoårsarbetare har ökat med 69 jämfört med föregående år (2738 jämfört med 2670 år 2016). Arbetet med att sänka sjukfrånvaron under 2016, där en utav medarbetarna på HR-enheten dedikerats specifikt för att arbeta med långtidssjukfrånvaron har fortsatt under första kvartalet 2017. Regionservice arbetar med olika typer av långsiktiga insatser för att förebygga nya sjukskrivningar samt hitta hållbara lösningar för de medarbetare som är i sjukskrivning, bl.a. utbildning i hälsofrämjande ledarskap för chefer. Under april genomförs en arbetsmiljöenkät på samtliga enheter inom Regionservice, utifrån resultatet ska chef och medarbetare arbeta fram åtgärder som sedan utgör en del i arbetsplatsens handlingsplan för hälsa- och arbetsmiljö. Ekonomi: Regionservice ackumulerade resultat för mars 2017 är 11,6 mnkr (månadens resultat är 3,9 mnkr). Resultatet behöver justeras med utfallet för Skövdedepån/CLP som har ett återbetalningskrav vid positiva resultat. Deras bidrag till prognosen är därmed noll. I budgeten ingår kostnader för personal för nya städriktlinjer som är periodiserad rakt över året. Detta trots att det på flera ställen inte har kommit igång ännu. I resultatet ingår påminnelseavgifterna för patientfaktureringen som ska betalas tillbaka till förvaltningarna. Med dessa poster justerade är Regionservice ackumulerade resultat drygt 4 mnkr vilket är en avvikelse mot budget med 7 mnkr. Regionservice prognos ligger kvar på 10 mnkr för 2017. Hjälpmedelscentralens ackumulerade resultat för mars 2017 är 7,9 mnkr vilket är en positiv avvikelse mot budget med 10,2 mnkr. Hjälpmedelscentralen räknar med att göra en prisjustering innan sommaren som kommer att leda till ett nollresultat vid årets slut.
Sida 2(10) 2. Verksamhet 2.1 Viktigaste händelserna under perioden Fortsatt införande av nya städriktlinjer. Förberedelser inför övertag av hjälpmedel för medicinsk behandling. Framtida logistisk lösning för distribution av slutenvårdsdos. Pilot påfyllnad av livsmedel på 6 vårdavdelningar på SkaS/Skövde. Positiv test att beställa måltider via läsplatta. Breddinförande beräknas under hösten 2017. Möjlighet för anhöriga och personal att kunna beställa måltid och betala med Swish. Lyckosamt övertag av slutstäd på operation på NU/Uddevalla. Införande av reseräkningsmodulen i Heroma. Arbete pågår tillsammans med vården för att utöka stödet gällande leverans av servicetjänster. Pilotprojekt gällande helhetslösning av Tvätt och Textilservice på Alingsås Lasarett. Arbete pågår med projektet Kontinuitetsplanering VGR tillsammans med samhällsviktiga verksamheter. Största utmaningarna under perioden Projekt gällande ny ehandelsplattform VGR. Förtydliga innebörden av vårdnära service (VNS) och hur det fortsatta arbetet ska bedrivas inom VGR och hur den ökade efterfrågan gällande stöd till vården ska omhändertas. Få igång dialog med ägare och objekt om gränsdragning och samarbete gällande tjänster inom ekonomi-och löneservice. 2.3 Regiongemensam service med hög kvalitet till rätt kostnad och hög effektivitet För att belysa Regionservice kostnadsförändringar mellan åren har ett vattenfallsdiagram tagits fram och godkänts av kundrådet. Diagrammet kommer att redovisas på kundrådet den 5 maj. Kvalitet inom lokalvård mäts genom INSTA 800. Tvätteriet och Hjälpmedelscentralen är ISO-certifierade enligt 14001 och 9001. Intern logistik och transporter arbetar enligt Europeiska Unionens riktlinje för god distributionssed för humanläkemedel (GDP). Kök och
Sida 3(10) restauranger är KRAV-certifierade. Produktivitetsmått inom städ, måltider, faktura och lön har beslutats i kundrådet. Utgångspunkten är kvartal 4 2016. Utfall av kvartal 4 2016 och kvartal 1 2017 kommer att redovisas på kundrådet den 5 maj. Därefter sker kvartalsvis redovisning av utfallet. För övriga verksamheter pågår arbete med att ta fram ändamålsenliga nyckeltal. Utmaningen i arbetet är att minimera den manuella hanteringen i framtagandet av underlag för redovisning av kvalitets- och produktivitetsmått. 3. Mål och fokusområden 3.4 Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska Prognosen för måluppfyllnad är god. Förvaltningen tar fram en årlig handlingsplan baserat på den regionala miljöplanen för att säkerställa arbetet med att uppnå de övergripande mål som finns satta för VGR. Förvaltningen arbetar enligt rutin med inköp av lätta fordon som går på biogas eller annat fossiloberoende alternativ, samt prioritering av förnybart bränsle vid tankning. Tunga transporter är upphandlade grundat på målet om fossiloberoende. Krav på teknikutveckling finns specificerat för att bidra till att uppfylla regionens mål om prioritering av biogas. Förutom fordon och bränsle är de största målområdena arbetet med inköp av ekologiska livsmedel, minskat matsvinn, minskat svinn på textilier från tvätteriet samt ersättning av bomull med mindre miljöbelastande fibrer i regionens kläder. Förvaltningens miljömål har generellt en positiv trend. Arbetet med resor och transporter har resulterat i att antalet lätta fordon minskat och andelen förnybart bränsle ökat och det finns ingenting som indikerar brott i den trenden. Dessutom ersätts allt större del av de fossila bränslena genom inblandning av förnybart vilket ytterligare ökar andelen fossiloberoende. 3.8 Den medicinska kvaliteten ska öka och den organisatoriska effektiviteten förbättras Svårigheterna att rekrytera vårdutbildad personal har initierat arbete kring uppgiftsväxling i syfte att frigöra tid för vårdpersonal. En del i detta är att tillvarata möjligheten att utbildad servicepersonal tar över arbetsuppgifter som idag utförs av vårdpersonal. Efterfrågan har på senare tid snabbt ökat gällande utökad serviceleverans från Regionservice. 4. Personal 4.1 Lönestruktur Styrtalet för att nå målbild för medellön inom respektive basvärdering är totalt för förvaltningen i mars 2016 för Regionservice (exklusive Hjälpmedelscentralen) 98,5 och för
Sida 4(10) Hjälpmedelscentralen 98,9, i april 2016 har styrtalet för Regionservice (exklusive Hjälpmedelscentralen) ökat till 98,7 och för Hjälpmedelscentralen till 99,5. För att även få med löneöversynen med kommunal som har avtalsperiod från maj 2016, har vi även tagit fram styrtalet för maj 2016 som är 99,4 för Regionservice(exklusive Hjälpmedelscentralen) samt 99,5 för Hjälpmedelscentralen. Prioriterade grupper ur lönekartläggning 2016 var lokalvårdare och handläggare ekonomi i BAS F. I 2016 års löneöversyn har Hjälpmedelskonsulenterna varit en prioriterad yrkesgrupp främst utifrån aktuellt rekryteringsläge. Detta har bidragit till en löneökning på 1,9% vilket motsvarar 611 kr. Tekniker drift har minskat lönespännvidden från 35 % till 13 %. Detta beror på att under 2015 flyttades de flesta av denna grupp till annan etikett. Idag har vi endast 13 personer inom denna grupp. Noteras att lokalvård har ökat lönespännvidden från 20 % till 25 % 4.2 Chefsförutsättningar I nuläget finns 4 stycken chefer med fler än 35 medarbetare underställda sig. 2 av dessa återfinns inom område måltider i Skövde, och 2 inom Hjälpmedelscentralen. Område måltider genomgår för tillfället förändringar där det på vissa orter kommer införas nya leveranslösningar på köken, samt att vissa restauranger och caféer kommer att upphandlas varför antalet underställda medarbetare per chef kommer att minska och normtalet 10-35 uppnås under 2017. Inom Hjälpmedelscentralen pågår för närvarande omorganiseringar vilket gör att normtalet kommer att nås även här under 2017. 4.3 Sjukfrånvaro 2014 2015 2016 2017 Sjukfrånvaro(jan-mar) 8,55 % 9,96 % 10,14 % 9,29 % Sjukfrånvaron har under 2017 minskat med 0,85 procentenheter jämfört med samma period föregående år. Den totala sjukfrånvaron är nu 9,29 procent. Den långa sjukfrånvaron, 60 dagar eller längre, har minskat med 0,63 procentenheter jämfört med 2016 medan sjukfrånvaron dag 1-14 minskat med 0,40 procentenheter och 15-59 ökat med 0,17 procentenheter. Kvinnors sjukfrånvaro har minskat med 0,67 procentenheter till 10,33 procent jämfört med samma period föregående år, medan männens sjukfrånvaro har minskat med 1,14 procentenheter till 7,36 procent. Högst sjukfrånvaro har yrkesgrupper inom kök, städ och tvätt men där ser vi en minskning från föregående år med 1,06 procentenheter till 11,16 procent. I alla yrkesgrupper har sjukfrånvaron minskat jämfört med samma period föregående år, förutom för gruppen Teknik och hantverkare med ca 330 månadsanställda där sjukfrånvaron ökat med 1,02
Sida 5(10) procentenheter. Arbetet med att sänka sjukfrånvaron under 2016, där en utav medarbetarna på HR-enheten dedikerats specifikt för att arbeta med långtidssjukfrånvaron har fortsatt under första kvartalet 2017. Regionservice arbetar med olika typer av långsiktiga insatser för att förebygga nya sjukskrivningar samt hitta hållbara lösningar för de medarbetare som är i sjukskrivning. Under 2017 kommer 40 chefer genomgå utbildning i hälsofrämjande ledarskap. Två av totalt fyra grupper har startat upp under mars månad. Hälsofrämjande ledarskap är en arbetsmetod för analys, reflektion och utveckling av hälso- och arbetsmiljöarbetet. Syftet är att stärka det hälsofrämjande perspektivet i det systematiska arbetsmiljöarbetet, öka medvetenheten om hälsa och förutsättningar för hälsa, uppmärksamma och jobba med friskfaktorer på arbetsplatsen samt uppmuntra och ge initiativ till hälsofrämjande satsningar. Under våren har nätverksgrupper för chefer startat. I grupperna ingår chefer som tidigare gått utbildning i Hälsofrämjande ledarskap. Tanken är att samtliga utbildningsgrupper i Hälsofrämjande ledarskap ska övergå i nätverk vid utbildningens slut. En sektion deltar i det VGR övergripande projektet med införande av ett IT-stöd till rehabiliteringsprocessen, HälsoSAM. Systemet ger stöd i hela processen från bevakning till avslut och kommer också att förbättra förutsättningar för analys av sjukfrånvaro genom goda möjligheter till uttag av statistik. Under april genomförs en arbetsmiljöenkät på samtliga enheter inom Regionservice. Enkäten mäter förutsättningar för medarbetarna att engagera sig i arbetet. Resultat ges för varje arbetsgrupp, utifrån resultatet ska chef och medarbetare arbeta fram åtgärder som sedan utgör en del i arbetsplatsens handlingsplan för hälsa- och arbetsmiljö. Cheferna och organisationens förmåga att stödja, ta hand om och bygga vidare på engagemanget i arbetsgruppen är en viktig aspekt för god arbetsmiljö. Flera områden inom Regionservice arbetar med att chefen ringer till medarbetaren vid första sjukdagen. Detta för att stämma av medarbetarens allmäntillstånd och även för att visa att medarbetaren är betydelsefull för arbetsplatsen. 4.4 Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys Antalet anställda har ökat med 69 jämfört med föregående år (3242 mot 3173 2016). Vad gäller månadsavlönade har antalet tillsvidareanställda minskat med 3, medan antalet visstidsanställda ökat med 38. De områden där den största ökningen av visstidsanställda skett är SU/Frölunda som ökat med 12 och Gemensam service som ökat med 14. Antalet timavlönade har ökat med 34. Där har SU/Frölunda den största ökningen med 21 anställda, och Tvätteriet med Alingsås 10 stycken. Vid en jämförelse med nettoårsarbetare har det skett en ökning med 69 nettoårsarbetare i jämförelse med föregående år. En stor del av nettoårsarbetarökningen har skett inom område SU/Frölunda/Angered med bl.a. BOIC, d.v.s. Bild- och Interventionscentrum som startat upp
Sida 6(10) sin verksamhet på Sahlgrenska med ett utökat uppdrag för Regionservice inom vaktmästeri och lokalvård. Hjälpmedelscentralen har också ökat i antalet nettoårsarbetare på grund av övertagande av kundtjänst Inko och Särnär, ökande volym av hjälpmedel som hanteras samt övertagande av hjmb från sjukhusen. Övriga verksamheter som ökat i antal Nettoårsarbetare är SäS med utökade städriktlinjer och nya uppdrag samt SkaS/regionens fordon med utökning av nya städriktlinjer. Kök, städ och tvätt, som är de största yrkesgrupperna, har ökat med 37, administration med 21 och sjukhustekniker/labbpersonal inklusive BMA(Biomedcicinsk Analytiker) har ökat med 10 nettoårsarbetare. Kostnaden för övertid och mertid har minskat med ca 0,9 miljoner kronor till 1,8 miljoner kronor jämfört med samma period 2016. En stor del av minskningen står Tvätteriet i Alingsås för som under 2016 genomförde en förändrad schemaläggning. 5. Ekonomiska förutsättningar 5.1 Ekonomiskt resultat Regionservice ackumulerade resultat för mars 2017 är 11,6 mnkr (månadens resultat är 3,9 mnkr). Resultatet behöver justeras med utfallet för Skövdedepån/CLP som har ett återbetalningskrav vid positiva resultat. Deras bidrag till prognosen är därmed noll. I budgeten ingår kostnader för personal för nya städriktlinjer som är periodiserad rakt över året. Detta trots att det på flera ställen inte har kommit igång ännu. I resultatet ingår påminnelseavgifterna för patientfaktureringen som ska betalas tillbaka till förvaltningarna. Med dessa poster justerade är Regionservice ackumulerade resultat drygt 4 mnkr vilket är en avvikelse mot budget med 7 mnkr. Regionservice prognos ligger kvar på 10 mnkr för 2017. I budget 2017 finns ett produktivitetsindex på 1,34 procent inräknat. Det innebär att
Sida 7(10) Regionservice endast har räknat upp intäkterna med 0,66 procent. Med transfereringar borträknade och under förutsättningarna att den generella kostnadsökningen enbart är 2 procent så innebär det ett effektiviseringskrav på cirka 25 mnkr. Exempel på effektiviseringar som presenterades i budgeten 2017 och resultat framgår nedan: Personalminskningar i huvudsak vid naturliga avgångar samt att vissa volymökningar genomförs med befintlig personal via schemaförändringar - Har skett inom flera områden. Antalet nettoårsarbetare har ökat inom förvaltningen men är kopplad till nya uppdrag och volymökningar. Ökningen hade varit betydligt större om man inte gjort detta med befintlig personal. Utveckla och effektivisera arbetsmetoder och processer - Röstbaserat plock är nu infört på Sisjödepån. Installation av ny diskrobot på SU. Effektivisering av schema - Schemaförändringar har genomförts inom Tvätteriet Reducering/restriktivitet avseende timvikarier under sommaren - Samtliga områden Kostnadsminskning p g a minskad sjukfrånvaro - Sjukfrånvaron sjunker inom förvaltningen och jämfört med samma period förra året är minskningen 0,85 procent. Övertid och mertid har minskat till stor del beroende av schemaförändringen inom Tvätteriet men det kan inte uteslutas att det även till viss del beror på den minskade sjukfrånvaron. Fokusområden för ekonomienheten som presenterades i budgeten 2017 och resultatet framgår nedan: Utveckla uppföljningsmodell till kunder - Ett vattenfallsdiagram har tagits fram som förklarar Regionservice kostnadsförändringar mellan åren. Ta fram nya produktivitetsmått - Arbetet pågår och har en koppling till nedanstående fokusområde. Utveckla process för framtagande av relevanta nyckeltal i verksamheten - En checklista med olika frågor har tagits fram för att underlätta processen. Översyn av budget- och prognosprocesser - Arbetet kom igång redan í december 2016 och under våren fram till sommaren kommer förändringarna att genomföras. Som exempel kan namnas att koppla Serviceöverenskommelsens intäkter direkt till budgeten så att en automatisk uppdatering sker vid samtliga förändringar.
Sida 8(10) Hjälpmedelscentralens ackumulerade resultat för mars 2017 är 7,9 mnkr vilket är en positiv avvikelse mot budget med 10,2 mnkr. Förklaringarna till avvikelserna mot budget är följande: Ökade intäkter på grund av ökad volym av uthyrda hjälpmedel 3,3 mnkr Lägre lönekostnader på grund av svårigheter att rekrytera 3 mnkr Lägre IT-kostnader för utveckling av WebSESAM 0,5 mnkr Lägre fastighetskostnader p.g.a. förseningar i ombyggnationen i Uddevalla 0,5 mnkr Lägre transport och resekostnader 0,9 mnkr. Nya bilar har inte levererats ännu och fler Skypemöten minskar resandet. Hjälpmedelscentralen har ett återbetalningskrav vid positiva resultat. Det finns också möjlighet att justera priserna under året för att närma sig ett nollresultat. Beslut om återbetalning, prisjustering eller återinvestering i utveckling tas av Ledningsrådet. Hjälpmedelscentralen räknar med att göra en prisjustering innan sommaren som kommer att leda till ett nollresultat vid årets slut. 5.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans Regionservice prognostiserar ett positivt resultat på 10 mnkr innan återbetalning till kund så inga ytterligare åtgärder kommer att genomföras. 5.3 Eget kapital Regionservice prognos för 2017 är 10 mnkr. Allting över budgeterat resultat, som är noll, planeras att betalas tillbaka till kunderna innan årets slut. Årets resultat blir därmed noll. I april kommer en bokslutsdisposition att genomföras som justerar Regionservice egna kapital till 2 procent av omsättningen. Förvaltningen har inte lämnat in någon begäran om användning av eget kapital för 2017. (Regionservice och Hjälpmedelscentralen)
Sida 9(10) Hjälpmedelscentralen kommer att justera priserna så att området når ett nollresultat. Här kommer också en bokslutsdisposition att genomföras i april så att eget kapital motsvarar 2 procent av omsättningen. 5.4 Investeringar Investeringsbudget motsvarande 120 mnkr för PC-leasingen har flyttats från Regionservice till VGR-IT. Detta på grund av att hanteringen av PC-leasingen finns inom VGR-IT och bedömningar om framtida behov därmed görs bättre där. Hjälpmedelscentralen utreder för närvarande möjligheterna att ta över medicinska behandlingshjälpmedel från Sahlgrenska universitetssjukhuset, Södra Älvsborgs sjukhus och Skaraborgs sjukhus. För närvarande köper sjukhusen in hjälpmedlen och kostnadsför dem direkt. Med övertagandet kommer Hjälpmedelscentralen att köpa in hjälpmedlen men istället bokföra dem som investeringar. Kostnaden för inköpen samt livstiden gör att de ska klassas som investeringar. I dagsläget finns det ingen exakt bedömning om hur mycket sjukhusen köper in på ett år men det finns en uppskattning om att det kan bli uppemot 40 mnkr. Vinsten för sjukhusen med att Hjälpmedelscentralen sköter hanteringen är att man förväntar sig få ökad patientsäkerhet, bättre ordning samt lägre kostnader. Tvätteriet ser ett fortsatt behov av att automatisera processerna, byta ut utrustningen och renovera lokalerna. Den bedömda investeringen ligger på 86 mnkr fram till 2021. Investeringarna beräknas att ge ökad produktivitet och minskad sjukfrånvaro. De här investeringarna kom inte med i ordinarie ramtilldelning eftersom de ses som strategiska investeringar. Ett nytt beslut ska därför fattas av regionstyrelsen i slutet av maj. Inom område Måltider så fortsätter investeringarna i modernisering av köken under 2017 inom ramen för måltidsprojektet.
Sida 10(10) Tilldelad ram från koncernkontoret är på 370 mnkr med uppdelningen 360 mnkr till utrustningsinvesteringar och 10 mnkr till fastighetsinvesteringar. Kopplat till ramen finns det ett utfallstak på 87,5 procent av totalbeloppet som förvaltningarna inte bör överskrida (323,8 mnkr) Samtidigt ska förvaltningarna planera för beslut om investeringar upp till totalbeloppet. Flera av Regionservice investeringar är av samma karaktär och återkommande. Det gäller inte minst för Hjälpmedelscentralens utrustningsinvesteringar som omfattar cirka 70 procent av den totala ramen. Beräknad prognos uppgår till 214 mnkr exklusive övertagandet av medicinska hjälpmedel som är svåra att bedöma värdet på. Den senaste beräkningen som gjordes i budgetarbetet visade att värdet kan vara uppemot 40 mnkr. Bedömningen för Regionservice inklusive Hjälpmedelscentralen är att investeringsramens totalbelopp kommer att behöva användas. 6. Bokslutsdokument och noter Bilaga Regionservice resultaträkning mars 2017 Hjälpmedelscentralen resultaträkning mars 2017 Regionservice bokslutsdokument mars 2017 Hjälpmedelscentralen bokslutsdokument mars 2017../../userfiles/1/documents/2218_2559_E5952.xlsx../../userfiles/1/documents/2218_2559_90F5F.xlsx../../userfiles/1/documents/2218_2559_CFAD8.xlsx../../userfiles/1/documents/2218_2559_8310B.xlsx