Frukostmöte Mars Välkomna!

Frukostmöte Mars 2018 Välkomna!

Presentation av nya medarbetare och förändringar på ekonomiavdelningen

Agenda Årsbokslut och årsredovisning Arbete i samband med bokslutet Tidsplan Q1 samt planering Q2 o julibokslut. Samfinansiering På gång i redovisning & controlling Redovisning/Kontering Support system Övrigt

Finansiell redovisning 2017 4

Finansiell redovisning 2017 KI har en fortsatt stark ekonomi 6,9 miljarder i total omsättning, ökning med 3,3 % (227 mnkr) 84 % av verksamheten är forskningsverksamhet, precis som 2016. Positiv kapitalförändring över prognos för 2017 (94 mnkr). Både GU och FO visar positivt resultat. 62 % andel statlig finansiering (anslag, råd och myndigheter)

Resultaträkning Intäkter av avgifter minskar 2,6% Något lägre intäkter från stora utländska finansiärer och lägre aktivitet på befintliga medel. Intäkter av bidrag ökar 6,5% Ökad förbrukning av bidragsmedel = ökade intäkter. Främst utländska bidrag som ökar VR, SLL, Wallenberg, EU, och AstraZeneca är fortsatt våra topp 5 största externa finansiärer Personalkostnader ökar 2% Rimlig ökning sett till något ökad medianlön på KI Lokalkostnader ökar 9% Ökade kostnader för omprojektering och avsättningar för uppsägning samt sanering vid flyttar Övriga driftskostnader ökar 4% Störst ökning inom konsultkostnader för infrastruktur och IT samt för avsättningar för tömning/demontering/återställning vid flyttarna inom Biomedicum/NEO/FL/KMB. Transfereringar fortsätter att minska Fortsatt förtydligade riktlinjer Flera större avtal har avslutats under året Årets kapitalförändring ökar totalt med 20% och ger ett positivt resultat för KI på 94 mnkr

Balansräkning

Kapitalförändring och myndighetskapital Jämnare fördelning över verksamhetsgrenarna i år. Ett lägre anslagssparande än föregående främst inom FO. Avgifter visar ett lägre överskott efter riktade aktiviteter 2017 och något minskad finansiering. 94 miljoner i resultat balanseras till myndighetskapitalet. Det samlade myndighetskapitalet uppgår till 1,6 miljarder KI:s nyckeltal för myndighetskapital/omsättning är 23,3%. Dock är en stor del uppbundet i framtida investeringar och anläggningstillgångar.

Riksrevisionens granskning av bokslut och årsredovisning 2017

LÖPANDE GRANSKNING Vägledning om vad vi bör arbeta med och bli bättre på: Materiella anläggningstillgångar Ett fall av felaktig avskrivningskostnad. Två stycken förbättringsutgifter på annans fastighet låg bokade på konto för pågående nyanläggning. Avgifter För 9 av 22 projekt saknades kalkyl. För 2 av 29 projekt saknades avtal. Centrala uppföljning sker på en hög ackumulerad nivå hur säkerställs full kostnadstäckning? Bidragsfinansierad verksamhet Ej tydligt hur samfinansiering av INDI ska ske vid projektstart. Hur vet man på koncernnivå hur stor del av t.ex. myndighetskapitalet (alt andra oförbrukade bidrag) som i praktiken inte är tillgängliga, utan indirekt är reserverade? Driftskostnader Säkerställa att rätt person attesterat manuella utbetalningar. Säker förvaring av bankdosor och kort. Enhetliga delegationsbeslut. Informell rutin vid ändring av attestuppsättning i EFH tar ej del av delegationsbeslut vid registrering. Kontroller som görs av höga behörigheter i systemet dokumenteras inte. ÅRSBOKSLUT Ett identifierat fel som gällde värdering av värdepapper i utländsk valuta till balansdagens växelkurs. Felet bedömdes inte vara av väsentlig karaktär varpå det inte kommer påverka Riksrevisionens uttalande om KI i revisionsrapporten. SLUTSATS Vi har lite att arbeta med och förbättra men i det stora hela ser det bra ut.

Reflektioner kring årsbokslutet

Diskussion vid bordet (5 min) - årsbokslutet Vad har fungerat bra? Vad kan fungera bättre? Exempel på områden: Tidplanen Kommunikationen med EA och mellan institutionerna Bokslutsmallar och avstämningslista Interna arbetet/bemanning/arbetsbelastning 12

Saker som gått bra: Gott samarbete med er! Klara med god marginal Våra reflektioner Saker som kan förbättras: Felbokningar gällande statliga motparter, främst transfereringar: EA skapar en tydligare avstämningspunkt vid månadsbokslut EA förtydligar i kontoplanen avseende transfereringar Osäkra kundfordringar Ett aktivt ställningstagande måste tas ute på institutionerna Vilka svårigheter ser ni? Spårbarhet i redovisningen Säkerställ att bokning till och från ett konto görs på samma sätt, ex. bokningar på konto 2303 13

Tidsplan Q1, planering Q2 o julibokslut.

Utskick tidsplan 9 mars reflektioner? Q1, Q2, Q3 Inga bokslutsspecar behövs Inga detaljerade sidor med sidhänvisning på 1632/1672 utan vi gör stickprov. Längre tid innan stängning för utrymme att hinna Skicka fakturor o rekvisitioner alternativt boka upp intäkter Hantera leverantörsfakturor och boka upp kostnader Analysera och reflektera Julibokslutet Bokföring av bankhändelser Avräkningskonton Ingen Intrastat-rapportering

Dags för bensträckare!

På gång i redovisning och controlling

På gång Ekonomispelet 1-dagars Orgip i VIS Budget inläst i UBW Samfinansieringsprojektet status Manuella utbetalningar Name Surname 27/03/2018 18

Samfinansieringsprojektet Steg 3 är igång! Representanter från C2, H7 och K7 har varit med i arbetet. Utveckling i Avtalsreskontran är nu beställd (både klient- och webbmiljö) från systemkonsulter. Förslag på systemförbättringar på plats i UBW inom mars-april. Demo i testmiljö!

Manuella utbetalningar i UBW Syfte: att digitalisera attestflödet & effektivisera processen Ny registreringsingång och ny ver.typ Ekonom registrerar faktura till attestant utifrån attestregelverket Namn Efternamn 27 mars 2018 20

Konteringar nyheter och förbättringar

Konteringsförändringar Återbetalning av bidrag till statliga myndigheter och råd Konto 3515 bokas i debet Internkonton och kontopar Översyn av konto 5797 övriga tjänster Name Surname 27/03/2018 22

Översyn av internkonton Huvudregel = transaktionen hanteras så som den inkommit till KI d.v.s. som intäkt eller kostnad Intäkts- eller kostnadsreducera vid bokning mellan projekt eller institutioner. Användning av kontopar endast då det handlar om en ren försäljning av tjänster inom KI. Kontopar (intäkt/kostnad) används vid försäljning av corefacilitet och djurställning, konto 34118/57??8 (inst. internt) samt 34119/57??9 (KI-internt) Lönekostnader fördelas i första hand i Primula (externa konton) och ersätter användning av kontoparet 39409/40119. Kontona kommer att stängas Q2. Konto 40119 ersätts från Q3 med konto 40111 (som triggar INDI). Det blir då samma bokföringsprincip som via Primula.

Översyn av konto 5797 (övriga tjänster) Ny beloppsgräns för kontering på kontot är 100 000 kr, inga fakturor över detta belopp får konteras på 5797 i EFH. Vi ser gärna att ni även försöker att kontera fakturor på mindre belopp på andra konton än 5797, då mycket i dagsläget felkonteras på kontot och försämrar spårbarheten av våra kostnader. 24

Orgip i UBW

Organisatoriska enheter Institution Avdel Avdel ENHFOR ENHFOR ENHFOR ENHFOR TEAM TEAM TEAM TEAM TEAM TEAM TEAM Johanna Halldén 27 mars 2018 26

Organisationsförändringar 1. Blankett på PA-webben 2. Skickas till HR centralt 3. HR lägger upp enheterna i Primula 4. Ärende i Nilex till Support Systems 5. Förändring genomförs i UBW a. Om möjligt 6. Info till ekonomibrevlåda Processen är oförändrad Kommer automatiseras Tillfällig process Johanna Halldén 27 mars 2018 27

Avslut av organisatoriska enheter Flytta pågående/aktiva projekt Noll i saldo på balansen Anläggningar ska flyttas Skulder & Fordringar ska flyttas Avtal Johanna Halldén 27 mars 2018 28

En liten förändring i gemensamma struktur Avdelningarna okopplade, Institutionsgemensamma och Utbildning stängs Koppla om alla projekt till rätt team Behöver ni hjälp så finns vi här Johanna Halldén 27 mars 2018 29

27 mars 2018 30

27 mars 2018 31

Johanna Halldén 27 mars 2018 32

Gemensamma uppföljningsstruktur (GEMUS) Johanna Halldén 27 mars 2018 33

Projektupplägg Tvingande Team STODGR (23/3) UBW-handboken Medarbetarportalen Johanna Halldén 27 mars 2018 34

Support Systems

Informerar om Anknutna Förattesterad plan Appen Unit4 Task

Anknutna Hanteras i UBW i stället för i KIMKAT Flödet kommer finnas i B1 Mer information och utbildning närmare driftsättning

Förattesterad plan Syfte: Att underlätta inköpsprocessen i UBW Ansökan via formulär i UBW web Ekonomen skapar planen i UBW Manualer på medarbetarportalen.

Appen Unit4 Task Är ett komplement till datorn och i appen kan du göra vissa godkännande och attester Manualer finns på medarbetarportalen OBS! VPN Klientkonto Vid info/support, ekonomisystem@ki.se

Hur man startar upp appen https://agressoweb.user.ki.se/ub wprod-webservices/service.svc

Hur man startar upp appen

Hur man godkänner en faktura

Övrig Information

Övrig information Swish finns att koppla på till era befintliga konton i Swedbank maila redovisning@ki.se för mer info Introduktion för nyanställda UBW 24 april Vi hade den i september 2017 så de redovisningsansvariga och ekonomer som är anställda efter det kan anmäla då inbjudan är skickad.

Övriga frågor eller synpunkter?