Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 1

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 1 Byggnads- och miljönämnden Tid 01.03.2016 kl. 17:00-20:25 Plats Samhällstekniska kansliets mötesrum Kielo, Stationsvägen 3, Kyrkslätt Närvarande Tammenmaa Corinna ordförande Parviainen Päivi viceordförande Grönberg Ralf ledamot Saranpää Tommi Aleksi ledamot Lassheikki Henrik Markus ledamot Wehka-aho Emmi Manninen Antti-Jussi Karlsson Robert Lehtinen Pirkko ledamot ledamot ledamot kommunstyrelsens representant avlägsnade sig kl. 20:05 under behandl. av 39 avlägsnade sig kl. 18:50 under behandl. av 39-44 Latvala Panu ledande byggnadsinpektör föredragande 33, 35-38 Sihvola Arja tillståndsarkitekt föredragande 46-55 Soini Sari miljöchef föredragande 34, 39-45 och 56, avlägsnade sig kl 19:50 efter behandl. av 45 Träskelin-Vallius Susanne förvaltningssekreterare Övriga närvarande Tirkkonen Jari direktören för samhällstekniska väsendet protokollförare avlägsnade sig kl. 17:50 efter behandlingen av tilläggsärendet 56 Jalkanen Juhana miljöinspektör avlägsnade sig kl. 19:50 efter behandl. av 45 Alho Ville miljöinspektör avlägsnade sig kl. 19:50 efter behandl. av 45 Salo Elina miljösinpektör avlägsnade sig kl. 19:50 efter behandl. av 45 Frånvarande Juuti Katja ledamot Underskrifter Corinna Tammenmaa ordförande Susanne Träskelin-Vallius protokollförare Justering Protokollet är justerat och godkänt 7.3.2016

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 2 Ralf Grönberg protokolljusterare med undantag av 37, som justerades vid sammanträdet Robert Karlsson protokolljusterare med undantag av 37, som justerades vid sammanträdet Offentlig framläggning Kommunens servicekontor 10.03.2016 Susanne Träskelin-Vallius protokollförare Tilläggsärendet 57 behandlades efter 35.

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 3 Ärenden 31-56 Rubrik Sid 31 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 4 32 Val av protokolljusterare 5 33 Byggnadstillsynens anmälningsärenden 6 34 Miljövårdens anmälningsärenden 10 35 Kyrkslätts servicenätsutredning från fastighetsstrategins perspektiv 12 konkretisering av åtgärderna avsedda i utredningen, byggnads- och miljönämnden 36 Byggnads- och miljönämndens meddelande till revisionsnämnden om en kläm 18 som lämnats i samband med behandlingen av budgeten för år 2015 37 Överföring av byggnads- och miljönämndens befogenheter för 30 byggnadstillsynens del 38 Förlängning 15-72-AJ av bygglov 09-304-A / Petäjärvi 469-4-35 / 33 Rättelseyrkande 16-3-OIK 39 Beslut om ansökan om marktäktstillstånd, Lemminkäinen Infra Oy 35 40 Beslut om ansökan om miljötillstånd, Lemminkäinen Infra Oy 36 41 Beslut om ansökan om marktäktstillstånd, Destia Oy 37 42 Beslut om ansökan om miljötillstånd, Destia Oy 38 43 Beslut om ansökan om marktäktstillstånd, Oy Göran Hagelberg Ab 39 44 Beslut om ansökan om miljötillstånd, Oy Göran Hagelberg Ab 40 45 Jolkbyåns översvämning 41 46 Ansökan om avgörande som gäller planeringsbehov och undantag 14-59-POI / 43 Gesterby 418-1-256 47 Ansökan om avgörande som gäller planeringsbehov och undantag 15-49-POI / 45 Gesterby 418-2-97 48 Ansökan om avgörande som gäller planeringsbehov och undantag 15-56-POI / 47 Korkkulla 448-1-15 49 Ansökan om undantag 15-61-POI / Bobäck 404-9-42 49 50 Ansökan om undantag 15-63-POI / Överby 496-23-53, As Oy Kirkkonummen 51 Ravalsintie 18 51 Ansökan om undantag 15-64-POI / Överby 496-23-54, As Oy Kirkkonummen 53 Ravalstori 22 52 Ansökan om avgörande som gäller planeringsbehov och undantag 16-5-POI / 55 Överby 496-5-402 53 Ansökan om undantag 16-6-POI / Överby 496-4-77, Swegon Oy 57 54 Förklaring 16-4-LAU till högsta förvaltningsdomstolen i besvärsärende, 58 avgörande som gäller planeringsbehov och undantag 14-3-POI / Koskis-Navala 449-2-106 55 Genmäle 16-3-LAU till högsta förvaltningsdomstolen i besvärsärende 59 15-15-POI / Haapajärvi 425-5-83 56 Yrkande på rättelse av direktören för samhällstekniska väsendets och miljöchefens beslut 63

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 4 Byggnads- och miljönämnden 31 01.03.2016 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Byggnads- och miljönämnden 01.03.2016 31 Förslag Ordföranden: Sammanträdet konstateras vara lagligt sammankallat och beslutfört. Beslut Byggnads- och miljönämnden: Konstaterades.

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 5 Byggnads- och miljönämnden 32 01.03.2016 Val av protokolljusterare Byggnads- och miljönämnden 01.03.2016 32 Förslag Ordföranden: Nämnden utser två protokolljusterare att elektroniskt justera protokollet från detta sammanträde. Protokollet justeras måndagen 7.3.2016. Protokollet är offentligt framlagt på kommunens servicekontor torsdagen 10.3.2016. Beslut Byggnads- och miljönämnden: Nämnden utsåg Ralf Grönberg och Robert Karlsson att justera protokollet elektroniskt från detta sammanträde. Protokollet justeras måndagen den 7.3.2016. Det justerade protokollet är offentligt framlagt på kommunens servicekontor torsdagen den 10.3.2016.

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 6 Byggnads- och miljönämnden 33 01.03.2016 Byggnadstillsynens anmälningsärenden Byggnads- och miljönämnden 01.03.2016 33 Byggnads- och miljönämnden delges följande beslut: Tjänsteinnehavarna har 26.1 23.2.2016 fattat beslut som enligt instruktionen för samhällstekniska väsendet överförts till deras befogenheter i enlighet med bilagan. Byggnads- och miljönämnden delges också ansökan om rivningslov godkänd av byggnadsinspektören: 16.11.2015 Masaby 460-4-127, Gammel-Tina Rivning av byggnaden (flyttas till hembygdsmuseum Alisgården i Lappböle som museibyggnad) Helsingfors förvaltningsdomstol 5.1.2016, 16/0002/5, Dnr 03171/15/4111 Ändringssökande: Ägarna till fastigheten 447-3-2 Byggplats: Kolsarby 447-3-9, Peuranranta Åtgärd: Utbyggnad med +78 v-m2 av ett egnahemshus på 238 v-m2, totalt 316 v-m2, II, 1 bostad, 14-79-POI Överklagat beslut: Byggnads- och miljönämnden 14.4.2015 65 (godkänt) Helsingfors förvaltningsdomstols avgörande: Förvaltningsdomstolen förkastar besväret. Helsingfors förvaltningsdomstol 9.2.2016, 16/0081/5, Dnr 03172/15/4112 Ändringssökande: Ägarna till fastigheten 496-5-325 Byggplats: Överby 496-5-339, Vuohipuisto Överby 496-5-184, Lottas Getberg 419-1-24, Getberg Åtgärd: Kyrkslätt Skytteförening rf KSF, 14-5-POI

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 7 Byggnads- och miljönämnden 33 01.03.2016 Byggande av skjutbanor Skjuthall 2310 v-m2, II +k Skydd för skjuttavlor (3 st.) tot. 222 v-m2, I Skyddstak för skytte (2 st.) tot. 218 v-m2 Grilltak 24 v-m2, I tot. 2774 v-m2 Överklagat beslut: Byggnads- och miljönämnden 14.4.2015 49 (godkänt) Helsingfors förvaltningsdomstols avgörande: Förvaltningsdomstolen lämnar besvären utan prövning bl.a. med hänvisning till att sökandena inte är ägare av ett invid eller mittemot beläget område som avses i MBL 193 1 punkten. Närings-, trafik- och miljöcentralen i Nyland 10.12.2015, Dnr UUDELY/1018/07.01/2012 Ändringssökande: Fastighetens ägare Byggplats: Sevals 484-1-26, Pippuri Byggåtgärd: Byggande av sidofritidsbyggnad 50 v-m2 Beslut som inverkat på avgörandet av ärendet: Byggnads- och miljönämnden 11.12.2012 229 (förordande) Nylands NTM-central 27.6.2013 (förordande med villkor, grannen överklagade beslutet) Överklagat beslut: Helsingfors förvaltningsdomstol 27.5.2014, 14/0415/5, Dnr 04723/13/4111 Förvaltningsdomstolen upphävde NTM-centralens beslut och återförvisade ärendet till NTM-centralen för ny behandling. Nylands NTM-centrals avgörande: NTM-centralen beviljar inte undantag. Närings-, trafik- och miljöcentralen i Nyland 4.2.2016, Dnr UUDELY/6354/2015 Sökande: Katukeittiö Korpikangas & Co Ay, 15-39-POY Gesterby, Urheilupuisto 418-17-0 Byggåtgärd: Bevarande av tillfällig grillkiosk 57 v-m2 på sin plats för viss tid Övriga avgöranden gällande ansökan: Byggnads- och miljönämndens utlåtande 22.9.2015 164 (förordande)

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 8 Byggnads- och miljönämnden 33 01.03.2016 Nylands NTM-centrals avgörande: NTM-centralen beviljar undantag för viss tid högst till 30.4.2024. Närings-, trafik- och miljöcentralen i Nyland 4.2.2016, Dnr UUDELY/8112/2015 Sökande: Katukeittiö Korpikangas & Co Ay, 15-65-POY Masaby, Nissnikunpuisto 460-1-63 Byggåtgärd: Bevarande av tillfällig kiosk 42 v-m2 på sin plats för viss tid Övriga avgöranden gällande ansökan: Byggnads- och miljönämndens utlåtande 17.11.2015 195 (förordande) Nylands NTM-centrals avgörande: NTM-centralen beviljar undantag för viss tid högst till 1.4.2018 under förutsättning att bygglov söks inom två (2) månader efter det att beslutet beviljats. Kommunstyrelsens meddelande 28.1.2016, ärende nr 1001/10.02.04/2011 Kommunstyrelsen meddelar enligt MBF 95 2 mom. att stranddetaljplanen för Själsund har vunnit laga kraft (fge 16.11.2015 112) Beredning: förvaltningssekreterare Susanne Träskelin-Vallius, tfn 040 126 9261, susanne.traskelin-vallius(at)kirkkonummi.fi Bilaga till föredragningslistan: - viranhaltijapäätökset ajalla 26.1-23.2.2016 Förslag Ledande byggnadsinspektören: Nämnden beslutar anteckna besluten som inte omfattas av övertagningsrätt enligt 51 i kommunallagen för kännedom. BEHANDLING: Följande tjänsteinnehavarbeslut har vid sammanträdet lagts till i anmälningsärendena: Ledande byggnadsinspektören 25.1.2016 1, Dnr. 1462/Y10.03.00.11/2011 Stiftande av byggnadsservitut 15-6-RAS Fastigheter:

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 9 Byggnads- och miljönämnden 33 01.03.2016 fastigheterna 257-486-0001-0466 ja 257-486-0001-0467 i kvarter 651 i detaljplanen för Tolls stationsområde och ändringarna i detaljplanen. Päätös Byggnads- och miljönämnden: Nämnden beslutar anteckna besluten som inte omfattas av övertagningsrätt enligt 51 i kommunallagen för kännedom. Liitteet Viranhaltijapäätökset 26.1-23.2.2016, RY BM 1.3.2016

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 10 Byggnads- och miljönämnden 34 01.03.2016 Miljövårdens anmälningsärenden Byggnads- och miljönämnden 01.03.2016 34 Byggnads- och miljönämnden delges följande ärende: Närings-, trafik- och miljöcentralen i Nylands utlåtande om slutrapporten över sanering av förorenad jordmån, Grandalavägen 4-6, Kyrkslätt UUDELY/687/07.00/2013, JASKA-projekt objektnummer 02400-13-81308, Vahanen Environment Oy, 24.7.2015. Enligt en historieutredning har på fastigheterna 257-418-23-0 och 257-416-23-0 på 1950-1970-talen funnits en Union servicestation. På basis av resultaten från undersökningarna av skadliga ämnen som utförts på området år 2013 gjordes en med 78 i miljöskyddslagen (86/2000) förenlig anmälan om sanering av förorenad jordmån till Närings-, trafik- och miljöcentralen (NTM), som med anledning av anmälan fattade beslut 1.8.2014. Utgående från riskbedömningen som framförs i slutrapporten konstateras risken att de skadliga ämnena som blivit kvar i marken skulle hamna i grundvattnet vara mycket liten. På basis av de skadliga ämnenas egenskaper och resultaten från beräkningarna föreligger ingen hälsorisk eller så konstateras den vara mycket liten enligt fastigheternas nuvarande användning. Nylands NTM-central har kontrollerat slutrapporten över saneringen som lämnats in till den och konstaterar att det utgående från den för närvarande inte finns något behov av andra åtgärder för sanering av jordmånen på området. Uppgifterna som gäller fastighetens jordmån har uppdaterats i datasystemet för jordmånens tillstånd. Beredning: tekniskt biträde Sari Salminen, tfn 040 126 9260 sari.salminen(at)kirkkonummi.fi Förslag Miljöchefen Antecknas för kännedom. Beslut Byggnads- och miljönämnden: Antecknades för kännedom.

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 11 Byggnads- och miljönämnden 8 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 35 01.03.2016 Kyrkslätts servicenätsutredning från fastighetsstrategins perspektiv konkretisering av åtgärderna avsedda i utredningen, byggnads- och miljönämnden Byggnads- och miljönämnden 26.01.2016 8 Byggnads- och miljönämnden för kännedom ett ärende som direktören för samhällstekniska väsendet Jari Tirkkonen berett samhällstekniska nämnden för kännedom 21.1.2016: Kyrkslätts servicenätsutredning från fastighetsstrategins perspektiv konkretisering av åtgärderna avsedda i utredningen, Samhällstekniska nämnden 756/00.01.02/2013 Samhällstekniska nämnden Kommunstyrelsen beslutade följande 10.8.2015 242: "Kommunfullmäktige antecknade i maj 2014 den av Granlund Oy utarbetade servicenätsutredningen "för kännedom och att den beaktas vid planeringen av Kyrkslätts servicenät och ordnandet av servicen och i uppgörandet av budgeten för åren 2015 2017". I utredningen presenterades tre simuleringsmodeller, med vars hjälp man utredde olika servicenäts inverkan på fastighetsbeståndet och kostnaderna för det i utredningen betecknades dessa som tät modell, mellanmodell och vid modell. I utredningen som fokuserade på utrymmesalternativen inom grundläggande utbildning och småbarnsfostran visade sig kostnadsskillnaderna mellan modellerna vara betydande. Den årliga sparpotentialen beräknades vara minst ca 9,2 miljoner euro i den täta modellen, minst ca 7,1 miljoner euro i mellanmodellen och ca 3,8 miljoner euro i den vida modellen. Beräkningarna bygger på en effektivare användning av lokalerna i en granskning på längre sikt. Fastighetskostnaderna utgör en stor utgiftspost i produktionen av kommunal service. Genom koncentrering av verksamheter både inom servicesektorerna och mellan dem går det att nå även betydande ekonomiska besparingar samtidigt som servicenivån till och med förbättras. Samtidigt borde man dock skapa s.k. servicenivådefinitioner i vilka man definierar miniminivån på den kommunala servicen enligt serviceområde i kommunens olika delar. I kommunstrategin som utarbetats under början av 2015 och som sträcker sig till 2017 konstateras bl.a. att man i utvecklingen av kommunens servicenät iakttar den mellanmodell som presenteras närmare i fastighetsstrategin, dock även med beaktande av kund- och kvalitetsperspektivet. Kommunstrategin har ännu inte godkänts. Fullmäktige behandlar den vid sitt sammanträde 31.8.2015. När kommunstyrelsen behandlade kommunstrategin i juni 2015 beslutade den förutsätta att även riktlinjerna gällande fastighetsstrategin fastställs. Redan i kommunstyrelsens beslut om budgetramen för 2015 (KST 5.6.2014 253 och för kännedom till FGE 16.6.2014 57) uppmanades kommunens organ att utarbeta s.k. servicenätsplaner där man skulle ange - vilka tjänster kommunen erbjuder och vilka inte

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 12 Byggnads- och miljönämnden 8 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 35 01.03.2016 - vilket serviceställenas idealiska läge år 2025 skulle vara om det nuvarande servicenätet inte fanns - fastställande av närservicen och erbjudande av den - hur stora serviceställena skulle vara (hur många barn, elever, personer som ska vårdas, m.m. skulle finnas i dessa) - på vilken nivå servicen som ges vid serviceställena är - hur man bäst skulle ordna stödtjänster och transport - vilka tjänster som produceras själv och vilka som kan skaffas från andra ställen - hur beställarfunktionerna organiseras - vilka mål som uppställs för fastighetshållningen och fastighetstjänsterna. Kommunens olika organ svarade på frågorna på varierande sätt, men bedömningen av servicenätet fick mindre uppmärksamhet när budgeten 2015 upprättades. I sitt beslut om ramen för uppgörande av budgeten för 2016 (KST 1.6.2015 202) uppmanade kommunstyrelsen alla organ att fästa särskild uppmärksamhet vid att de bindande verksamhetsmålen för budgetåret 2016 uppställs så att de stöder balanseringen av Kyrkslätts kommuns ekonomiska situation under planeringsperioden och de kommande åren så att verksamheternas effekt ska sättas i fokus. På basis av det som konstateras ovan är det ändamålsenligt att först utarbeta servicenätsplanerna och i samband med det / efter det bedöma hurdant fastighetsnät som möjliggör servicenätet. Detta arbete ska enligt beslutet inledas omedelbart och beaktas också när nämnderna ställer upp verksamhetsmål för år 2016. Samhällstekniska väsendet har utarbetat ett svar till styrelsens beslut om den service man producerar enligt de principer som beskrivs ovan. Svaret företes i tabellform i bilagorna till denna ärendepunkt. Dessutom konstateras som allmänna principer och precisioner följande: - Vilka tjänster kommunen erbjuder och vilka inte För samhällsteknikens del har servicen i den här utredningen genomgåtts enhetsvis eller uppdelade i annars lämpliga delar av serviceproduktionen. Tyngdpunkten ligger på produktion av lagstadgad service. - Vilket serviceställenas idealiska läge år 2025 skulle vara om det nuvarande servicenätet inte fanns Samhällstekniken behöver lokaler för att styra sin serviceproduktion, för en del av sina tjänster (bl.a. planläggningstjänster, tomt- och geoinformationstjänster och myndighetsverksamhet) samt för sin depåverksamhet. Med undantag av depåverksamheten ligger ovan nämnda funktioner och tjänster helst på en plats på kommunens centrumområde. Av de utrymmen som nu står till förfogande är kommunhuset och/eller Aseman Ostari också i framtiden det bästa läget för dessa funktioner och tjänster. I enlighet med det bindande målet i budgeten 2016 utreds effektivering av användningen av dessa utrymmen. Depåverksamheten torde i framtiden flyttas till Kilråberget. En betydande del av serviceproduktionen (t.ex. underhåll av byggnader,

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 13 Byggnads- och miljönämnden 8 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 35 01.03.2016 gatuhållning, städning, kosthållstjänster) sker i beställarsektorernas utrymmen eller motsvarande, som är belägna på olika håll i kommunen. - Fastställande av närservicen och erbjudande av den Ärendet har granskats i tabellerna. Samhällsteknikens servicestruktur grundar sig i stor utsträckning på produktion av service som tolkas som närservice. Definitionen av begreppet närservice är dock inte till alla delar helt oproblematisk. - Hur stora serviceställena skulle vara (hur många barn, elever, personer som ska vårdas, m.m. skulle finnas i dessa) I nuläget är antalet personal som behövs för styrning av samhällsteknikens serviceproduktion och olika tjänster (bl.a. planläggningstjänster, tomt- och geoinformationstjänster och myndighetsverksamhet) 79. Dessa personer behöver kontorsutrymmen åtminstone för en del av sitt arbete. För närvarande finns utrymmen för dessa funktioner i 2 våningen i Aseman Ostari. Depån används för närvarande som bas av totalt 43 anställda inom kommunaltekniken, vattenförsörjningsverket och service och underhåll av byggnader. Dessa anställda rör sig mellan sina arbetsobjekt och depån. På depån finns tekniska reparations-, lager- o. dyl. utrymmen och ett litet antal kontorsrum, som en del av de anställda vid depån använder. - På vilken nivå servicen som ges vid serviceställena är Servicen är normala kontorstjänster i fråga om styrning av serviceproduktion och olika tjänster. På arbetsplatserna som finns på olika platser i kommunen, som i köken, erbjuds närservice som produceras av sektorn. Depån fungerar på det sätt som beskrivits i punkten ovan. - Hur man bäst skulle ordna stödtjänster och transport Det är skäl att ordna stödtjänster så att kommunen i fråga om tjänster som kräver fördjupad kännedom om kommunens verksamhet och myndighetsverksamhet producerar stödtjänsterna i huvudsak själv. Inom myndighetsverksamheten utreds möjligheterna inom samarbetet mellan Esbo, Grankulla, Kyrkslätt och Vichtis. Kommunen gör som bäst en separat utredning om ordnandet av transporter. - Vilka tjänster som produceras själv och vilka som kan skaffas från andra ställen Ärendet har utretts i tabellerna som ingår som bilaga. - Hur beställarfunktionerna organiseras Samhällstekniska väsendet fungerar på grund av sin roll som sakkunnig som beställare av den service väsendet ordnar.

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 14 Byggnads- och miljönämnden 8 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 35 01.03.2016 - Vilka mål som uppställs för fastighetshållningen och fastighetstjänsterna I fråga om fastighetshållningen och fastighetstjänsterna i de utrymmen som samhällstekniken har till sitt förfogande I fråga om service om erbjuds övriga sektorer är det på medellång sikt skäl att utreda bl.a. följande omständigheter: Användning av livscykellösningar Utökande av volymen beställningstjänster där det är möjligt, till exempel inom fastighetsskötsel Portföljshantering av fastigheterna Bedömning av behovet av att grunda ett affärsverk eller motsvarande för fastighetsservice Vid uppgörandet av det här svaret fanns det inte tillräcklig utgångsinformation om självstyrelseområdenas/landskapens uppgifter, så materialet bör kompletteras till dessa delar då uppgiftsområdet för självstyrelseområdena/landskapen blivit klart. Beredning: direktören för samhällstekniska väsendet Jari Tirkkonen, tfn 040 334 9027, fornamn.efternamn(at)kirkkonummi.fi Handlingar: - servicenätsutredning Förslag Sektordirektören för samhällstekniska väsendet: Samhällstekniska nämnden antecknar ärendet för kännedom. Beslut Samhällstekniska nämnden: Nämnden beslutade i enlighet med beslutsförslaget. Bilaga till föredragningslistan: - Excel-tabell med uppgifterna underställda nämnden Tilläggsmaterial: - tidigare paragraftext om ärendet

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 15 Byggnads- och miljönämnden 8 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 35 01.03.2016 Förslag Ledande byggnadsinspektören: Byggnads- och miljönämnden antecknar direktören för samhällstekniska väsendets ärende för kännedom och ger eventuella anvisningar i frågan på basis av diskussionen. BEHANDLING: Nämnden beslutade enhälligt på förslag av ordföranden bordlägga ärendet till nästa sammanträde. Direktören för samhällstekniska väsendet kallas också till sammanträdet för att presentera ärendet. Beslut Byggnads- och miljönämnden: Nämnden bordlade ärendet till sammanträdet 1.3.2016. Besvärsanvisning besvärsförbud, eftersom ärendet är beredning Byggnads- och miljönämnden 01.03.2016 35 1.3.2016 Förslag Ledande byggnadsinspektören: Direktören för samhällstekniska väsendets redogörelse för ärendet antecknas för kännedom och nämnden ger muntliga anvisningar om eventuella saker som ska beaktas. BEHANDLING: Direktören för samhällstekniska väsendet redogjorde för ärendet. Beslut Byggnads- och miljönämnden: Direktören för samhällstekniska väsendets redogörelse för ärendet antecknades för kännedom.

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 16 Byggnads- och miljönämnden 8 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 35 01.03.2016 Liitteet RY ltk palveluverkko 2015 yhdistelmä RY ltk palveluverkkoselvitystäydennys 2015

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 17 Byggnads- och miljönämnden 10 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 36 01.03.2016 Byggnads- och miljönämndens meddelande till revisionsnämnden om en kläm som lämnats i samband med behandlingen av budgeten för år 2015 Byggnads- och miljönämnden 26.01.2016 10 Byggnads- och miljönämnden 08.12.2015 218 Revisionsnämnden har vid sitt sammanträde bett förvaltningschefen vid samhällstekniska väsendet att påminna om fullmäktiges kläm i samband med behandlingen av budgeten för år 2015: 3.2. När uppgiftsbeskrivningen och målen för rådgivningsingenjören fastställs ska man skriva in förkortning av tillståndsbehandlingstiderna inom byggnadstillsynen så att målet binds till en viss tid, t.ex. en behandlingstid på sex månader uppgår om ett år till fyra månader. För detta ska nämnden besluta om tidsmålen och sättet på vilket de mäts för att man ska försäkra sig om att den valda personens arbete riktar sig till de saker som är förenliga med fullmäktiges vilja. Även vid målsamtalen med den övriga organisationen ska samma tidsmål i fråga om tillståndsbehandlingen skrivas in för att hela personalen ska arbeta för detta mål. Revisionsnämnden önskar att byggnads- och miljönämnden behandlar ärendet ännu i år. Beredning: ledande byggnadsinspektör Panu Latvala, tfn 09 2967 2675, panu.latvala(at)kirkkonummi.fi Förslag Ledande byggnadsinspektören: Nämnden beslutar meddela revisionsnämnden följande om klämmen: En rådgivningsingenjör på viss tid har inlett arbetet 6.7.2015. I tjänsteförordnandet har man fastställt en prövotid på sex månader, som alltså ännu inte gått ut. I enlighet med sektorns praxis uppgörs arbetsbeskrivningen enligt de tekniska avtalen i slutet av prövotiden, i samband med vilket man också gör en personlig utvärdering. En preliminär arbetsbeskrivning enligt de tekniska avtalen har gjorts och den är under beredning tillsammans med sektordirektören. I den preliminära arbetsbeskrivningen har man särskilt betonat tillgängligheten och främjandet av e-tjänster ur serviceperspektiv. Byggnadstillsynen ansvarar inte ensam för tillståndsprocessen. Åtminstone kommunens servicekontor, tomt- och geoinformationstjänster och ofta miljövård deltar med en avsevärd andel i tillståndsprocessen. I samband med den nya starten av e-tjänsterna dvs. tjänsten Lupapiste.fi, har man ännu inte kunnat etablera ny praxis, eftersom tidigare avtalade och

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 18 Byggnads- och miljönämnden 10 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 36 01.03.2016 etablerade uppgiftsgränser omvärderats. Till det hör att vidare avtala om uppgiftsbegränsningar med de olika instanserna och att etablera verksamheten för produktionsbruk. Servicekontorets roll har också ändrat med anledning av personombyten och kvaliteten på tjänsterna som där producerats för tillståndsprocessen har varierat. Sådana frågor anknyter till sättet att organisera arbetsuppgifterna som en del av den operativa verksamheten. Utan erfarenheter av den nya verksamheten och dess effekter är det för tidigt att planera målsättningarna för noggrant. Nämnden återkommer till frågorna som framförts i klämmen i början av 2016 och behandlar måltidtabeller och hur de mäts. BEHANDLING: Ordförande Corinna Tammenmaa föreslog att nämnden remitterar ärendet för ny beredning till det första sammanträdet i januari 2016 så att då även presenteras mätare för effektivering av tillståndsbehandlingen och den övriga verksamheten inom byggnadstillsynen. Ledamot Emmi Wehka-aho understödde ordförandens förslag. Ordföranden förklarade diskussionen avslutad och konstaterade att byggnads- och miljönämnden enhälligt godkände förslaget. Beslut Byggnads- och miljönämnden: Nämnden beslutade remittera förslaget för ny beredning. Byggnads- och miljönämnden 26.1.2015 26.1.2016 Nämnden remitterade ärendet för ny beredning. Det är rätt vanligt att mätning av verksamheten resulterar i kvantitativa storheter, så som handläggningstider. Handläggningstiderna har undersökts djupare endast en del av år 2010, för vilket det finns statistik. I en artikel i tidningen Arkkitehti 4/2011 s. 79 konstaterar verkschef Lauri Jääskeläinen vid Helsingfors byggnadstillsyn följande: Rakennusvalvonnan tuottavuutta on usein mitattu rakennuslupaprosessin joutuisuudella. Kansainvälisten selvitysten mukaan Suomen rakennuslupaprosessi on ollut maailman toiseksi tai kolmanneksi nopein. Rakennusvalvontaa kehitettäessä kannattaa painopiste kohdistaa muuhun kuin lupaprosessin kestoon.

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 19 Byggnads- och miljönämnden 10 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 36 01.03.2016 Anskaffning av nya statistikuppgifter och jämförelse av dem utan tidigare statistikuppgifter skapar jämförelsebar information först om flera år. Uppföljningen av handläggningstiderna har gjorts öppen och möjlig för alla på basis av nämndens svar på fullmäktigemotion 2-2008 6.5.2008 99. Enligt det har man beslutat att i tillståndsbesluten anteckna ansökans ankomstdatum samt det datum då sökanden har, för att visa sin ombesörjningsskyldighet, har kompletterat dokumenten så att ett beslutsförslag kan beredas för ärendet. Detta gäller också tjänsteinnehavarbeslut, som ges efter anslag. Det är möjligt att anhängiggöra en mycket bristfällig tillståndsansökan. Sökanden kan komplettera den senare på eget initiativ eller på uppmaning. Sökandenas vilja att komplettera sin ansökan och främja sin sak varierar. Byggnadstillsynens praxis har inte tillsvidare varit att ställa en utsatt tid enligt förvaltningslagen för uppmaningen att komplettera en bristfällig handling. En skälig utsatt tid kunde alltså beroende på ärendet vara t.ex. två veckor, efter vilket ansökan förkastas som bristfällig och man kunde statistiskt konstatera att tillståndsbehandlingen varit tidsmässig kort. Den tydligaste fördröjningen i behandlingen av tillståndsansökningar för närvarande orsakas av tiden det tar att åtgärda upptäckta brister i ansökningshandlingarna. Sökanden meddelas om bristerna och behovet av komplettering eller t.o.m. korrigering så fort som möjligt. Då ska det för ansökan för hand antecknas att ansökan "inväntar åtgärder av kunden". För detta läges varaktighet finns inget filter i systemet med vilket man kunde kompensera för fördröjningen av behandlingstiden som beror på sökanden. Besluten i tillståndsärenden som hör till byggnadstillsynens befogenheter bereds separat för varje fall på basis av dokument om projektet, dess läge, den planerade markanvändningen, den bebyggda miljön, naturförhållanden samt projektets konsekvenser. Idén att kunna jämföra de verkliga genomgångstiderna för projekten med motsvarande andra ansökningar, är inte heller statistiskt pålitlig. Projekt som är jämförbara med varandra i verkligheten är väldigt få, eftersom de inte kan jämföras på grund av deras läge eller med anledning av att handlingarna, planerna eller motsvarande har gjorts upp från olika utgångspunkter eller att projektens mål skiljer sig från varandra. Dessutom påverkas genomgångstiderna i verkligheten av antalet anhängiga ärenden i proportion till personalresurserna, t.ex. semestrar, sjukdomsfall eller ännu allvarligare händelser. Byggnadstillsynen ansvarar inte ensam för tillståndsprocessen. Åtminstone kommunens servicekontor, tomt- och geoinformationstjänster och ofta miljövård deltar med en avsevärd andel i tillståndsprocessen. Efter att rådgivningsingenjören inlett sitt arbete har man i den interna cirkulationen av ansökningar börjat tillämpa en s.k. parallell process istället för en konsekutiv process. Det innebär att ansökningshandlingarna kan delas ut till olika parter för att behandlas samtidigt då hela ärendehelheten tidigare gick från en handläggare till nästa, så som tomtmätning, adressregister, avloppssystem eller räddningsmyndighet. NTM-centralen i Nyland har i ett brev meddelat att ett utlåtande om hörande

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 20 Byggnads- och miljönämnden 10 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 36 01.03.2016 av en granne till landsväg tar i genomsnitt 4-8 veckor. Byggnadstillsynen kan inte i praktiken påverka andra myndigheters eller utlåtandegivares tidtabeller heller, så dessa faktorer kan inte beaktas i datasystemen. Byggnadstillsynen har inte idag redskap att ta reda på handläggningstiderna för tillståndsärenden, eftersom beredningen av tillstånden i praktiken sker i den riksomfattande elektroniska tjänsten Lupapiste och ansökningarna överförs till kommunens system Facta endast för beslutsfattande. Via överföringsgränssnittet överförs nu ansökans första inlämningsdatum från den riksomfattande tjänsten Lupapiste till kommunens system Facta, och inte t.ex. datumet då sökanden kompletterat sin ansökan så beslut kan fattas, eller när den överförts till kommunens Facta-system. Lupapistes systemleverantör Solita kan inte erbjuda redskap för att få sådan information från databasen om handläggningens olika skeden, vilka har betydelse vid bedömning av handläggningstidens längd hos myndigheten. Enligt 18 i kommunens förvaltningsstadga beslutar sektordirektörerna om överföring av tjänster, befattningar och personal inom sin sektor. För byggnadstillsynens del ströks byggarbetsöverakarbefattningens andel på 25 % av enheten 23.6.2013. Tjänsten som VVS-ingenjör var obesatt år 2014 tills kommunstyrelsen 17.12.2014 beslutade lägga ner den inom byggnadstillsynen. Därmed har 1,25 årsverken inom kort tid överförts från byggnadstillsynens resurser till andra uppgifter inom sektorn. Rådgivningsingenjören har börjat sitt arbete 6.7.2015, varmed den kalkylerade resursbristen delvis korrigerats. Arbetsinsatsen enligt rådgivningsingenjörens befattningsbeskrivning omfattar främjande av ett elektroniskt arbetssätt och rådgivning av byggrelaterade tillståndsärenden. Byggnadstillsynens serviceidé om en handläggningstid på två månader för tillståndsärenden uppfyller kraven i förvaltningslagen på en förväntad handläggningstid. Definierandet av handläggningstid enligt förvaltningslagen gäller alltså ärenden som uppfyller följande kriterier: ärendet kan inledas endast på initiativ av en part, ärendet avgörs genom förvaltningsbeslut, ärendet hör till en central ärendegrupp inom myndighetens verksamhetsområde och det föreskrivs inte om en tidsfrist för handläggningen av ärendet. Ärendet framgår ur kommunens webbplats. Plock ur byggnadstillsynernas webbsidor för jämförelse: Lojo Reservera en handläggningstid på 3 månader för behandlingen av tillstånd. Behandlingstiden av bygglov blir längre i och med vårens rusningstid. Hyvinge Ändringar i byggnadstillsynens kundbetjäning. Det har uppstått kö inom behandlingen av tillstånd. Byggnadstillsynen fungerar inte för tillfället med full bemanning, så handläggningstiderna gällande tillstånd har förlängts till ca 2-4 månader. Lovisa Sibbo bygglov 2 månader bygglov 2 månader

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 21 Byggnads- och miljönämnden 10 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 36 01.03.2016 Helsingfors småhus 86 dygn, övriga 133 dygn Slutsats Byggnadstillsynen kan i enlighet med klämmen, om nämnden så beslutar, göra upp statistik om handläggningstiderna endast direkt ur systemet med lättillgängliga uppgifter utan särskild statistisk behandling. Då bör man vara medveten om att den statistiska mätningen av hur länge handläggningen tar inte motsvarar handläggningstiden enligt serviceidén, eftersom tiden lan innefatta rätt mycket fördröjning som beror på sökanden eller andra orsaker som inte beror på byggnadstillsynen. Detta påvisar inte en sådan prestationsmätares tillförlitlighet att redogöra för den verkliga tiden som använts för myndighetsbehandlingen i förhållande till den tillbudsstående personalen. Ur informationssystemet plockas tillsvidare ut handläggningstiden som sådan för att fastställa ett genomsnitt för skillnaden mellan då ansökan inkommit och då beslutet givits beträffande nybyggande, även om det inte mäter processen för myndighetsbehandlingen enligt serviceidén. BEHANDLING: Ordförande Corinna Tammenmaa föreslog att nämnden beslutar bordlägga ärendet till följande sammanträde och förslog att man överväger att övervaka eller mäta verksamheten med hjälp av en kundenkät eller någon annan mätare. Nämnden godkände enhälligt ordförandens förslag och bordlade ärendet till följande sammanträde. Beslut Byggnads- och miljönämnden: Nämnden beslutade bordlägga ärendet till följande sammanträde. Byggnads- och miljönämnden 01.03.2016 36 1.3.2016 Nämnden beslutade bordlägga ärendet till nämndens sammanträde i mars. Beredning: ledande byggnadsinspektör Panu Latvala, tfn 09 2967 2675 fornamn.efternamn(at)kirkkonummi.fi

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 22 Byggnads- och miljönämnden 10 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 36 01.03.2016 Förslag Ledande byggnadsinspektören: Nämnden beslutar meddela revisionsnämnden följande om klämmen: Det är rätt vanligt att mätning av verksamheten resulterar i kvantitativa storheter, så som handläggningstider. Handläggningstiderna har undersökts djupare endast en del av år 2010, för vilket det finns statistik. I en artikel i tidningen Arkkitehti 4/2011 s. 79 konstaterar verkschef Lauri Jääskeläinen vid Helsingfors byggnadstillsyn följande: Rakennusvalvonnan tuottavuutta on usein mitattu rakennuslupaprosessin joutuisuudella. Kansainvälisten selvitysten mukaan Suomen rakennuslupaprosessi on ollut maailman toiseksi tai kolmanneksi nopein. Rakennusvalvontaa kehitettäessä kannattaa painopiste kohdistaa muuhun kuin lupaprosessin kestoon. Anskaffning av nya statistikuppgifter och jämförelse av dem utan tidigare statistikuppgifter skapar jämförelsebar information först om flera år. Uppföljningen av handläggningstiderna har gjorts öppen och möjlig för alla på basis av nämndens svar på fullmäktigemotion 2-2008 6.5.2008 99. Enligt det har man beslutat att i tillståndsbesluten anteckna ansökans ankomstdatum samt det datum då sökanden har, för att visa sin ombesörjningsskyldighet, har kompletterat dokumenten så att ett beslutsförslag kan beredas för ärendet. Detta gäller också tjänsteinnehavarbeslut, som ges efter anslag. Det är möjligt att anhängiggöra en mycket bristfällig tillståndsansökan. Sökanden kan komplettera den senare på eget initiativ eller på uppmaning. Sökandenas vilja att komplettera sin ansökan och främja sin sak varierar. Byggnadstillsynens praxis har inte tillsvidare varit att ställa en utsatt tid enligt förvaltningslagen för uppmaningen att komplettera en bristfällig handling. En skälig utsatt tid kunde alltså beroende på ärendet vara t.ex. två veckor, efter vilket ansökan förkastas som bristfällig och man kunde statistiskt konstatera att tillståndsbehandlingen varit tidsmässig kort. Den tydligaste fördröjningen i behandlingen av tillståndsansökningar för närvarande orsakas av tiden det tar att åtgärda upptäckta brister i ansökningshandlingarna. Sökanden meddelas om bristerna och behovet av komplettering eller t.o.m. korrigering så fort som möjligt. Då ska det för ansökan för hand antecknas att ansökan "inväntar åtgärder av kunden". För detta läges varaktighet finns inget filter i systemet med vilket man kunde kompensera för fördröjningen av behandlingstiden som beror på sökanden. Besluten i tillståndsärenden som hör till byggnadstillsynens befogenheter bereds separat för varje fall på basis av dokument om projektet, dess läge, den planerade markanvändningen, den bebyggda miljön, naturförhållanden samt projektets konsekvenser. Idén att kunna jämföra de verkliga genomgångstiderna för projekten med motsvarande andra ansökningar, är inte heller statistiskt pålitlig. Projekt som är jämförbara med varandra i verkligheten är väldigt få, eftersom de inte kan jämföras på grund av deras läge eller med anledning av att handlingarna, planerna eller motsvarande har gjorts upp från olika utgångspunkter eller att projektens mål skiljer sig från varandra. Dessutom påverkas genomgångstiderna i verkligheten av antalet

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 23 Byggnads- och miljönämnden 10 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 36 01.03.2016 anhängiga ärenden i proportion till personalresurserna, t.ex. semestrar, sjukdomsfall eller ännu allvarligare händelser. Byggnadstillsynen ansvarar inte ensam för tillståndsprocessen. Åtminstone kommunens servicekontor, tomt- och geoinformationstjänster och ofta miljövård deltar med en avsevärd andel i tillståndsprocessen. Efter att rådgivningsingenjören inlett sitt arbete har man i den interna cirkulationen av ansökningar börjat tillämpa en s.k. parallell process istället för en konsekutiv process. Det innebär att ansökningshandlingarna kan delas ut till olika parter för att behandlas samtidigt då hela ärendehelheten tidigare gick från en handläggare till nästa, så som tomtmätning, adressregister, avloppssystem eller räddningsmyndighet. NTM-centralen i Nyland har i ett brev meddelat att ett utlåtande om hörande av en granne till landsväg tar i genomsnitt 4-8 veckor. Byggnadstillsynen kan inte i praktiken påverka andra myndigheters eller utlåtandegivares tidtabeller heller, så dessa faktorer kan inte beaktas i datasystemen. Byggnadstillsynen har inte idag redskap att ta reda på handläggningstiderna för tillståndsärenden, eftersom beredningen av tillstånden i praktiken sker i den riksomfattande elektroniska tjänsten Lupapiste och ansökningarna överförs till kommunens system Facta endast för beslutsfattande. Via överföringsgränssnittet överförs nu ansökans första inlämningsdatum från den riksomfattande tjänsten Lupapiste till kommunens system Facta, och inte t.ex. datumet då sökanden kompletterat sin ansökan så beslut kan fattas, eller när den överförts till kommunens Facta-system. Lupapistes systemleverantör Solita kan inte erbjuda redskap för att få sådan information från databasen om handläggningens olika skeden, vilka har betydelse vid bedömning av handläggningstidens längd hos myndigheten. Enligt 18 i kommunens förvaltningsstadga beslutar sektordirektörerna om överföring av tjänster, befattningar och personal inom sin sektor. För byggnadstillsynens del ströks byggarbetsövervakarbefattningens andel på 25 % av enheten 23.6.2013. Tjänsten som VVS-ingenjör var obesatt år 2014 tills kommunstyrelsen 17.12.2014 beslutade lägga ner den inom byggnadstillsynen. Därmed har 1,25 årsverken inom kort tid överförts från byggnadstillsynens resurser till andra uppgifter inom sektorn. Rådgivningsingenjören har börjat sitt arbete 6.7.2015, varmed den kalkylerade resursbristen delvis korrigerats. Arbetsinsatsen enligt rådgivningsingenjörens befattningsbeskrivning omfattar främjande av ett elektroniskt arbetssätt och rådgivning av byggrelaterade tillståndsärenden. Byggnadstillsynens serviceidé om en handläggningstid på två månader för tillståndsärenden uppfyller kraven i förvaltningslagen på en förväntad handläggningstid. Definierandet av handläggningstid enligt förvaltningslagen gäller alltså ärenden som uppfyller följande kriterier: ärendet kan inledas endast på initiativ av en part, ärendet avgörs genom förvaltningsbeslut, ärendet hör till en central ärendegrupp inom myndighetens verksamhetsområde och det föreskrivs inte om en tidsfrist för handläggningen av ärendet. Ärendet framgår ur kommunens webbplats. Plock ur byggnadstillsynernas webbsidor för jämförelse:

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 24 Byggnads- och miljönämnden 10 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 36 01.03.2016 Lojo Reservera en handläggningstid på 3 månader för behandlingen av tillstånd. Behandlingstiden av bygglov blir längre i och med vårens rusningstid. Hyvinge Ändringar i byggnadstillsynens kundbetjäning. Det har uppstått kö inom behandlingen av tillstånd. Byggnadstillsynen fungerar inte för tillfället med full bemanning, så handläggningstiderna gällande tillstånd har förlängts till ca 2-4 månader. Lovisa Sibbo Helsingfors bygglov 2 månader bygglov 2 månader småhus 86 dygn, övriga 133 dygn Slutsats Byggnadstillsynen kan i enlighet med klämmen, om nämnden så beslutar, göra upp statistik om handläggningstiderna endast direkt ur systemet med lättillgängliga uppgifter utan särskild statistisk behandling. Då bör man vara medveten om att den statistiska mätningen av hur länge handläggningen tar inte motsvarar handläggningstiden enligt serviceidén, eftersom tiden kan innefatta rätt mycket fördröjning som beror på sökanden eller andra orsaker som inte beror på byggnadstillsynen. Detta påvisar inte en sådan prestationsmätares tillförlitlighet att redogöra för den verkliga tiden som använts för myndighetsbehandlingen i förhållande till den tillbudsstående personalen. Ur informationssystemet kan man tillsvidare plocka ut handläggningstiden som sådan för att fastställa ett genomsnitt för skillnaden mellan då ansökan inkommit och då beslutet givits beträffande nybyggande, även om det inte mäter processen för myndighetsbehandlingen enligt serviceidén. BEHANDLING: Under diskussionen föreslog ordförande Corinna Tammenmaa att slutledningsstycket i beslutsförslaget ändras enligt följande: Slutsats 1. Byggnadstillsynen gör i enlighet med klämmen upp statistik om bruttohandläggningstiderna direkt ur systemet med lättillgängliga uppgifter utan särskild statistisk behandling. Då bör man vara medveten om att den statistiska mätningen av hur länge handläggningen tar inte motsvarar handläggningstiden enligt serviceidén, eftersom tiden kan innefatta rätt mycket fördröjning som beror på sökanden eller andra orsaker som inte beror på byggnadstillsynen. Detta påvisar inte en sådan prestationsmätares tillförlitlighet att redogöra för den verkliga tiden som använts för

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 25 Byggnads- och miljönämnden 10 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 36 01.03.2016 myndighetsbehandlingen i förhållande till den tillbudsstående personalen. Ur informationssystemet kan man tillsvidare plocka ut handläggningstiden som sådan för att fastställa ett genomsnitt för skillnaden mellan då ansökan inkommit och då beslutet givits beträffande nybyggande, även om det inte mäter processen för myndighetsbehandlingen enligt serviceidén. 2. Byggnadstillsynen följer upp kundtillfredsställelsen genom enkäter och med hjälp av det inverkan av rådgivningsingenjörstjänsten. Ordföranden förklarade diskussionen avslutad och konstaterade att nämnden enhälligt understödde ordförandens förslag. Beslut Byggnads- och miljönämnden: Nämnden beslutar meddela revisionsnämnden följande om klämmen: Det är rätt vanligt att mätning av verksamheten resulterar i kvantitativa storheter, så som handläggningstider. Handläggningstiderna har undersökts djupare endast en del av år 2010, för vilket det finns statistik. I en artikel i tidningen Arkkitehti 4/2011 s. 79 konstaterar verkschef Lauri Jääskeläinen vid Helsingfors byggnadstillsyn följande: Rakennusvalvonnan tuottavuutta on usein mitattu rakennuslupaprosessin joutuisuudella. Kansainvälisten selvitysten mukaan Suomen rakennuslupaprosessi on ollut maailman toiseksi tai kolmanneksi nopein. Rakennusvalvontaa kehitettäessä kannattaa painopiste kohdistaa muuhun kuin lupaprosessin kestoon. Anskaffning av nya statistikuppgifter och jämförelse av dem utan tidigare statistikuppgifter skapar jämförelsebar information först om flera år. Uppföljningen av handläggningstiderna har gjorts öppen och möjlig för alla på basis av nämndens svar på fullmäktigemotion 2-2008 6.5.2008 99. Enligt det har man beslutat att i tillståndsbesluten anteckna ansökans ankomstdatum samt det datum då sökanden har, för att visa sin ombesörjningsskyldighet, har kompletterat dokumenten så att ett beslutsförslag kan beredas för ärendet. Detta gäller också tjänsteinnehavarbeslut, som ges efter anslag. Det är möjligt att anhängiggöra en mycket bristfällig tillståndsansökan. Sökanden kan komplettera den senare på eget initiativ eller på uppmaning. Sökandenas vilja att komplettera sin ansökan och främja sin sak varierar. Byggnadstillsynens praxis har inte tillsvidare varit att ställa en utsatt tid enligt förvaltningslagen för uppmaningen att komplettera en bristfällig handling. En skälig utsatt tid kunde alltså beroende på ärendet vara t.ex. två veckor, efter vilket ansökan förkastas som bristfällig och man kunde statistiskt konstatera att tillståndsbehandlingen varit tidsmässig kort. Den tydligaste fördröjningen i behandlingen av tillståndsansökningar för närvarande orsakas av tiden det tar att åtgärda upptäckta brister i

Kyrkslätts kommun Protokoll 2/2016 26 Byggnads- och miljönämnden 10 26.01.2016 Byggnads- och miljönämnden 36 01.03.2016 ansökningshandlingarna. Sökanden meddelas om bristerna och behovet av komplettering eller t.o.m. korrigering så fort som möjligt. Då ska det för ansökan för hand antecknas att ansökan "inväntar åtgärder av kunden". För detta läges varaktighet finns inget filter i systemet med vilket man kunde kompensera för fördröjningen av behandlingstiden som beror på sökanden. Besluten i tillståndsärenden som hör till byggnadstillsynens befogenheter bereds separat för varje fall på basis av dokument om projektet, dess läge, den planerade markanvändningen, den bebyggda miljön, naturförhållanden samt projektets konsekvenser. Idén att kunna jämföra de verkliga genomgångstiderna för projekten med motsvarande andra ansökningar, är inte heller statistiskt pålitlig. Projekt som är jämförbara med varandra i verkligheten är väldigt få, eftersom de inte kan jämföras på grund av deras läge eller med anledning av att handlingarna, planerna eller motsvarande har gjorts upp från olika utgångspunkter eller att projektens mål skiljer sig från varandra. Dessutom påverkas genomgångstiderna i verkligheten av antalet anhängiga ärenden i proportion till personalresurserna, t.ex. semestrar, sjukdomsfall eller ännu allvarligare händelser. Byggnadstillsynen ansvarar inte ensam för tillståndsprocessen. Åtminstone kommunens servicekontor, tomt- och geoinformationstjänster och ofta miljövård deltar med en avsevärd andel i tillståndsprocessen. Efter att rådgivningsingenjören inlett sitt arbete har man i den interna cirkulationen av ansökningar börjat tillämpa en s.k. parallell process istället för en konsekutiv process. Det innebär att ansökningshandlingarna kan delas ut till olika parter för att behandlas samtidigt då hela ärendehelheten tidigare gick från en handläggare till nästa, så som tomtmätning, adressregister, avloppssystem eller räddningsmyndighet. NTM-centralen i Nyland har i ett brev meddelat att ett utlåtande om hörande av en granne till landsväg tar i genomsnitt 4-8 veckor. Byggnadstillsynen kan inte i praktiken påverka andra myndigheters eller utlåtandegivares tidtabeller heller, så dessa faktorer kan inte beaktas i datasystemen. Byggnadstillsynen har inte idag redskap att ta reda på handläggningstiderna för tillståndsärenden, eftersom beredningen av tillstånden i praktiken sker i den riksomfattande elektroniska tjänsten Lupapiste och ansökningarna överförs till kommunens system Facta endast för beslutsfattande. Via överföringsgränssnittet överförs nu ansökans första inlämningsdatum från den riksomfattande tjänsten Lupapiste till kommunens system Facta, och inte t.ex. datumet då sökanden kompletterat sin ansökan så beslut kan fattas, eller när den överförts till kommunens Facta-system. Lupapistes systemleverantör Solita kan inte erbjuda redskap för att få sådan information från databasen om handläggningens olika skeden, vilka har betydelse vid bedömning av handläggningstidens längd hos myndigheten. Enligt 18 i kommunens förvaltningsstadga beslutar sektordirektörerna om överföring av tjänster, befattningar och personal inom sin sektor. För byggnadstillsynens del ströks byggarbetsövervakarbefattningens andel på 25 % av enheten 23.6.2013. Tjänsten som VVS-ingenjör var obesatt år 2014 tills kommunstyrelsen 17.12.2014 beslutade lägga ner den inom byggnadstillsynen. Därmed har 1,25 årsverken inom kort tid överförts från byggnadstillsynens