ILJÖHANDBOKEN Grundelement: Element: 4.5.4 Revision av 4.5.4.2 Revision av miljöledningssystem på miljöledningssystem fakultetsnivå Dokumentnr: Dokumenttyp: Diarienr: Bilagor: Sidor: 4.5.4.R13 Revisionsrapport F 8 80/05 4 12 Upprättad av: ottagen av: Datum för överlämnande Revisionsledaren Dekanus 2005-04-19 Intern miljörevision av Tid: 30 och31 mars 2005 Plats: Göteborg Revisionsledare: Ulf P Andersson Revisor: Barbro Bejke Standard/förordning: SS-EN ISO 14001:1996 Omfattning iljöledningssystemet omfattar den verksamhet som bedrivs av anställda och studenter i fakultetens lokaler samt tjänsteresor och transporter till och från fakulteten. Verksamheterna vid restaurangerna ingår ej. Fakultetens verksamheter finns på följande platser: 1. Enheten för biblioteks- och informationsvetenskap, Pilgatan 19 2. Institutionen för freds- och utvecklingsforskning, Brogatan 4 3. Förvaltningshögskolan, Sprängkullsgatan 17 4. Institutionen för journalistik och masskommunikation (JG), inkl SO-institutet, Sprängkullsgatan 21 5. Psykologiska institutionen, inkl Centrum för tvärvetenskaplig forskning om funktionshinder och handikapp, Haraldsgatan 1 6. Socialantropologiska institutionen, Brogatan 4 7. Institutionen för socialt arbete, Sprängkullsgatan 23 8. Sociologiska institutionen, Sprängkullsg.25/ Skanstorget 18, inkl avd för teknik- och vetenskapsstudier, Haraldsgatan 5 (BASF-huset) 9. Statsvetenskapliga institutionen, inkl Centrum för Europaforskning (CERGU), Sprängkullsgatan 19 10. Institutionen för omvärldsstudier av människans villkor 1, inkl avd för humanekologi, Centrum för Afrikastudier, Centrum för Asienstudier, Centrum för ellanösternstudier, Centrum för studiet av mänskliga rättigheter och Centrum för globala genderstudier, Brogatan 4 11. Centrum för forskning om offentlig sektor (CEFOS), Pilgatan 19 A 1 Institutionen är under omorganisation, skall senare ingå i School of Global Studies, flyttar till nya lokaler i Campus Linné (KKII och Annedalsseminariet) sommaren 2005 tillsammans med Institutionen för freds- och utvecklingsforskning och Socialantropologiska institutionen.
Revisionsrapport 2005-03-30 Sid 2 (12) Syfte 12. Nordiskt Informationscenter för edie- och Kommunikationsforskning (NORDICO), Sprängkullsgatan 19 13. Svenskt Samhällsvetenskapligt Dataarkiv (SSD), Pilgatan 19 14. useion 2, Viktoriagatan 30 A 15. Samhällsvetenskapliga biblioteket, Sprängkullsgatan 21 16. Samhällsvetenskapliga fakultetskansliet, Skanstorget 18 Syftet med denna interna miljörevision har varit att utvärdera om miljöledningssystem för fakulteten överensstämmer med kraven i ISO 14001, har införts och efterlevs inom organisationen samt avgöra om system och verksamhet uppfyller tillämplig miljölagsstiftning, krav enligt universitetets miljöhandbok och andra krav. Genomförande Revisorerna har granskat den översända dokumentationen (miljöutredning, verksamhetsberättelse, strategisk plan, miljömål och handlingsplan för miljöarbetet, miljöhandboken samt ett antal protokoll och minnesanteckningar) och genomfört intervjuer med dekanus, ledningens representant, kanslichefen, prefekter, miljösamordnare, miljörepresentanter samt några ur personalen i övrigt. Revisorerna har vid denna revision särskilt granskat hur fakultetens miljömål och handlingsplan hanterats inom organisationen. Platsbesök genomfördes på CEFOS och SSD, Pilgatan 19, Psykologiska institutionen, Haraldsgatan 1, Fakultetskansliet, Skanstorget 18, Statsvetenskapliga institutionen, Sprängkullsgatan 19 samt JG, Sprängkullsgatan 21. Revisionsresultat Revisionen har resulterat i ett antal större och mindre avvikelser samt observationer enligt nedan: Antal större avvikelser 5 Antal mindre avvikelser 9 Antal observationer 27 En sammanställning som visar fördelningen av avvikelserna och observationer samt vilka kravelement som reviderats återfinns i bilaga 1. En lista med alla avvikelser återfinns i bilaga 2. En lista med alla observationer återfinns i bilaga 3. I revisionsrapporten används endast rubriker på kravelement enligt ISO 14001. Den fullständiga texten återfinns i bilaga 4. Förutom detta har varje avvikelse, i enlighet med instruktion 4.5.4.3 (i Göteborgs universitets miljöhandbok) införts på avvikelseblankett (4.5.4.3.BL1) och översänts elektroniskt till miljösamordnaren för åtgärd. Kopia av revisionsrapporten översändes efter underskrift till miljöchefen, den centrale miljösamordnaren samt till registrator vid universitetet genom revisionsledarens försorg. Revisionsrapporten kommer att delges rektor vid ledningens genomgång av 2 Samhällsvetenskapliga och Humanistiska fakulteterna har gemensamt huvudmannaskap för useion, enligt ett särskilt avtal
Revisionsrapport 2005-03-30 Sid 3 (12) miljöledningssystemet. Revisionsrapporten kommer även att finnas tillgänglig inom universitetets gemensamma miljöhandbok som ett redovisande dokument. Kommentarer och slutsatser Dokumentationen som granskats redovisas i huvudsak utifrån miljöhandboken för fakulteten. En del redovisande dokument, såsom protokoll och minnesanteckningar, kan inte sökas denna väg och det blir därmed svårt att förstå hur de hänger samman med övriga handlingar. iljöutredningen har inte fått en layout som gör att den anpassas till miljöledningssystemets dokument. En klar avgränsning för miljöledningssystemet saknas i dokumentationen. Ett försök till avgränsning finns i iljöutredningen, kap 2.3.1, men här återstår en del frågetecken. Den strategiska planens (2003-2005) kapitel om miljö är redan avklarad under 2004 och man har även hunnit med att gå vidare. I verksamhetsberättelsen för 2004 återredovisas delar av detta arbete. Viljan att källsortera verkade finnas hos alla vi träffade och olika idéer omkring avfallshanteringen kom upp. Återvinningspapper sorteras idag överallt liksom farligt avfall (lampor, lysrör, elektronikskrot mm). Sopsugshanteringen av avfall i Hagaområdet har gjort att det känts hopplöst att källsortera där. Ett avfallsrum är nu på väg att iordningställas i detta område. Även i Hagaområdet borde avfallssortering sedan kunna ske i linje med GU:s Avfallsplan (endast hushållsliknande avfall, d v s brännbart, slängs i sopsug).
Revisionsrapport 2005-03-30 Sid 4 (12) Rekommendationer Fakultetens miljöledningssystem har kommit till en fas då många delar finns på plats men man behöver hitta en bra struktur för att knyta alla delarna till ett heltäckande system där de olika delarna blir lätta att identifiera. Ett antal dokument saknas. Dessa bör fastställas och införas i miljöledningssystemet. De redovisande dokumenten bör få en klarare koppling till miljöhandboken. Avfallshantering finns med bland fakultetens betydande miljöaspekter och har blivit ett delmål under mål 5.1 iljöcertifiering i iljömål och Handlingsplan för miljöarbetet 2005-2006. ålet innebär att Avfallshanteringen skall sammanställas i en guide. Detta arbete är i stort sett klart och fakulteten rekommenderas därför överväga att för perioden öka sin målsättning till att t ex följa bestämmelserna i universitetets avfallsplan i samtliga fastigheter. Vi de delar som besökts fanns det varierande svar på hur långt man hunnit och vilka ambitioner man hade. Fakulteten rekommenderas därför ta en diskussion med de större institutionerna om deras interna miljöarbete. Fakulteten rekommenderas att genomföra ytterligare en intern miljörevision, där resterande delar av fakulteten besöks, innan man går vidare till planeringsdialog med de externa revisorerna. Överlämnat av: Ulf P Andersson Revisionsledare tel: 031-772 4966 e-post ulf.andersson@miljo.gu.se ottaget av: Lennart Weibull Dekanus vid tel: 031-773 1218 e-post Lennart.Weibull@jmg.gu.se
Revisionsrapport 2005-03-30 Sid 5 (12) BILAGA 1 Sammanställning av avvikelser och observationer Kravelement Större avvikelse indre avvikelse Observation Reviderat 4.1 Allmänt 0 1 0 JA 4.2 iljöpolicy 0 1 3 JA 4.3.1 iljöaspekter 1 0 2 JA 4.3.2 Lagar och andra krav 1 0 1 JA 4.3.3 Övergripande och detaljerade miljömål 0 0 1 JA 4.3.4 iljöledningsprogram 0 0 5 JA 4.4.1 Organisationsstruktur och ansvar 0 0 3 JA 4.4.2 Utbildning, medvetenhet och kompetens 0 0 1 JA 4.4.3 Kommunikation 1 0 1 JA 4.4.4 Dokumentation av miljöledningssystem 0 0 0 JA 4.4.5 Dokumentstyrning 0 2 2 JA 4.4.6 Verksamhetsstyrning 1 2 7 JA 4.4.7 Nödlägesberedskap 0 2 0 JA 4.5.1 Övervakning och mätning 0 0 1 JA 4.5.2 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder 0 1 0 JA 4.5.3 Redovisande dokument 0 0 0 JA 4.5.4 Revision av miljöledningssystem 0 0 0 JA 4.6 Ledningens genomgång 1 0 0 JA Totalt 5 9 27
Revisionsrapport 2005-03-30 Sid 6 (12) BILAGA 2 Lista över avvikelser (Typ: S = Större avvikelse, = indre avvikelse) Nr Delkrav Avvikelse Typ 1 4.1 En klar avgränsning för miljöledningssystemets omfattning saknas i dokumentationen. Ett försök till avgränsning finns i iljöutredningen, kap 2.3.1, men här återstår en del frågetecken. En klar beslutad gränsdragning gentemot restaurangernas verksamhet saknas. 2 4.2 iljöpolicyn ej spridd till personalen vid samtliga institutioner, t ex Psykologen. 3 4.3.1 Betydande miljöaspekter ej fastställda för fakulteten. Ett förslag finns framme. S 4 4.3.2 Lista över miljölagar ej fastställd för fakulteten. Ett förslag finns framme. S 5 4.4.3 Oklart hur kommunikationen av miljöledningssystemet skall gå till. Under intervjuer hänvisades till miljöhandboken, som saknar många dokument och är okänd av personalen. 6 4.4.5 Oklart vem/vilka som upprättar (fastställer), publicerar och arkiverar SFN miljöledningsdokument 7 4.4.5 Ett antal fakultetsinstruktioner och andra dokument som förväntas fastställas av Prodekanus 2005-xx-xx är ej fastställda. Dessa dokument saknar även diarienummer. 8 4.4.6 Oklart om fakulteten i dagsläget uppfyller gällande lagstiftning och universitetets avfallsplan vad gäller hantering av avfall. 9 4.4.6 Källsorteringsguide saknas i iljöhandboken för Sprängkullsgatan, Campus Linné, Brogatan och Haraldsgatan. 10 4.4.6 Förteckning över fakultetens kylanläggningar saknas i enlighet med Instruktion 4.4.6.7 i universitetets miljöhandbok. 11 4.4.7 iljöriskbedömning på fakultetsnivå, enligt universitetets instruktion Nödlägesberedskap och miljöriskbedömning, dokument 4.4.7.1, saknas. 12 4.4.7 Under nödlägesberedskap hänvisas till universitetets gemensamma sidor. Här förväntas även finnas lokala dokument om nödlägesberedskap, bland annat brand. 13 4.5.2 Information om Avvikelser och korrigerande/förebyggande åtgärder, dokument 4.5.2.1, ej spridd vid fakulteten. 14 4.6 Ledningens genomgång av miljöledningssystemet ej genomförd och dokumenterad. S S S
Revisionsrapport 2005-03-30 Sid 7 (12) BILAGA 3 Lista över observationer Nr Delkrav Observation 1 4.2 Oklart om fakulteten beslutat om tillägg till universitetets miljöpolicy eller ej. 2 4.2 Dokumenten E-postutskick till SFN personal (4.2.1.2.SFNRD1) och E-postutskick till studenter (4.2.1.2.SFNRD2) saknades i iljöhandboken 3 4.2 Oklart om dokumentet iljöpolicy anslås i alla byggnader skall finnas i fakultetens miljöhandbok. Finns i listan men dokument saknas. 4 4.3.1 iljöutredningen saknar sidhuvud och första sida så att man ser att detta är ett dokument inom miljöledningssystemet. Det framgår heller inte vem som gjort den och på vems uppdrag. Detta framgår av FN protokoll 2003-10-21 vem som fått uppdraget men inte hur detta återredovisats. 5 4.3.1 I SFN innesanteckningar från miljöaspektarbetet används en poängsättning under steg 2. Oklart vad de olika poängen betyder och om alla grupper använt samma skala. 6 4.3.2 I SFN miljölaglista (4.3.2.2.SFNRD1) redovisas Fotolabb som en verksamhet med lagstiftning, men inga lagar finns beskrivna. 7 4.3.3 I dokumentet iljömål och handlingsplan för miljöarbetet ÅR 2005-2006 är målet för Avfallshanteringen ställt så lågt att det redan är klart under våren 2005. 8 4.3.4 I dokumentet iljömål och handlingsplan för miljöarbetet ÅR 2005-2006 går uppdragen att ansvara för målen vid flera tillfällen till dekanus. Under personella resurser anges sedan vem som skall arbeta med målet. Dessa personella resurser är i flera fall oklara på vad arbetet innebär. 9 4.3.4 I dokumentet iljömål och handlingsplan för miljöarbetet ÅR 2005-2006 under 5.2 ges uppdrag till en arbetsgrupp för energibesparing. Gruppens deltagare verkar ej vara utsedda. 10 4.3.4 I dokumentet iljömål och handlingsplan för miljöarbetet ÅR 2005-2006 under 3.2 ges uppdrag till Institutionernas inventeringsansvariga. Vid institutionerna visste man inte vem detta var. 11 4.3.4 I dokumentet iljömål och handlingsplan för miljöarbetet ÅR 2005-2006 under 4.1 nämns fakultetens iljöportal. Oklart om detta är samma iljöportal som nämns i universitetets dokument eller om fakulteten skall ha en egen iljöportal. 12 4.3.4 I dokumentet iljömål och handlingsplan för miljöarbetet ÅR 2005-2006 under 4.1 saknas fakultetens informatör som resurs. Vid intervjuer var det informatören som skulle göra mycket av arbetet. 13 4.4.1 SFN:s organisation för miljöledningsarbetet (4.4.1.1.SNFRD1) saknar hänvisning i iljöhandboken. Oklart om dokumentet existerar. Ett motsvarande dokument finns som Bilaga 1 till fakultetsnämndens möte 2004-06-09. 14 4.4.1 Vissa miljörepresentanter vid större institutioner, t ex Psykologi, känner att de inte kan ta sig an hela institutionens verksamhet. 15 4.4.1 Inom fakulteten finns några arbetsgrupper, t ex fakultetsrådet och prefektrådet, som saknar dokumenterad redovisning, Oklart hur dessa kommer in i
Revisionsrapport 2005-03-30 Sid 8 (12) miljöledningssystemet. 16 4.4.2 Fakultetens miljöutbildningsplan saknar tid för respektive utbildning. Det finns en risk att allt sparas till december 2006. 17 4.4.3 iljöportalen var okänd för ett antal tillfrågade prefekter. 18 4.4.5 En del redovisande dokument, såsom protokoll och minnesanteckningar, kan inte sökas via miljöhandboken och det blir därmed svårt att förstå hur de hänger samman med övriga delar. 19 4.4.5 Uppdateringsansvarig för fakultetens miljöhandbok ej utsedd i enlighet med universitetets dokument 4.4.5.1. 20 4.4.6 I dokumentet Regler för institutionsledning omnämns miljöarbetet i bilaga 1 under vad institutionsstyrelsen fattar beslut om (iljöplan, iljöredovisning) men inget sägs i bilaga 2 om prefektens ansvar inom miljöarbetet på motsvarande sätt som arbetsmiljö, jämställdhet och kvalitet. 21 4.4.6 I minnesanteckningar från möte med iljörepresentanter i HAG 2005-02-23 framgår det att man inte uppfyller de krav på källsortering som anges av lagar och andra krav samt GU:s Avfallsplan. 22 4.4.6 Vid genomgång av förråd på fakultetskansliet påträffades ett antal sprayburkar med luftrenare som i nyligen redovisad forskning visat sig innehålla cancerframkallande ämnen. 23 4.4.6 Länk saknas från fakultetens miljöhandbok till Handbok för miljöanpassad kontorsverksamhet, dokument 4.4.6.13 i universitetets miljöhandbok. Detta dokument omfattar hela universitetet. Fakulteten har heller inte tagit fram någon egen vägledning för kontorsverksamheten som ersätter universitetets handbok. 24 4.4.6 Länk saknas från fakultetens miljöhandbok till Lathund för minskad växthuseffekt, dokument 4.4.6.18 i universitetets miljöhandbok. Detta dokument omfattar hela universitetet. 25 4.4.6 Det är oklart om Psykologiska institutionen, som köpt in städning själva, ställt några miljökrav på städkemikalier. 26 4.4.6 Oklart om det finns husprefekter eller motsvarande i de lokaler som innehåller flera institutioner och enheter vars miljöverksamhet behöver samordnas. 27 4.5.1 Dokumentet 4.5.1.4.BL1, s redovisning av miljöarbetet 2004 tycks vara en sammanblandning av universitetets blankett och fakultetens redovisning. Fakulteten bör byta ut uppgifterna i dokumenthuvudet så att det blir fakultetens dokument och att någon på fakulteten har fastställt dokumentet.
Revisionsrapport 2005-03-30 Sid 9 (12) BILAGA 4 Kravelementen enligt standarden ISO 14001:1996 De s k kravelementen består av alla krav som finns i ISO14001, kapitel 4 samt EAS, bilaga IA (innehåller samma text som i ISO14001, kap 4). Oftast används numreringen i enlighet med den numrering som finns i ISO standardens kapitel 4. Så har vi även gjort i denna revisionsrapport. 4 Krav på miljöledningssystem 4.1 Allmänt Organisationen skall upprätta och underhålla ett miljöledningssystem enligt de krav som anges i detta avsnitt (avsnitt är i detta fall hela kapitel 4, det vill säga hela denna bilaga, revisionsledarens notering). 4.2 iljöpolicy Högsta ledningen skall upprätta organisationens miljöpolicy och säkerställa att den: a) är relevant i förhållande till typ, storlek och miljöpåverkan av sina aktiviteter/verksamheter, produkter eller tjänster; b) innefattar ett åtagande om ständig förbättring och förebyggande av förorening; c) innefattar ett åtagande om att följa tillämplig miljölagstiftning samt föreskrifter och övriga krav som organisationen berörs av; d) utgör grunden för att fastställa och följa upp övergripande och detaljerade miljömål; e) är dokumenterad, införd, underhållen och kommunicerad till alla anställda; f) är tillgänglig för allmänheten. 4.3 Planering 4.3.1 iljöaspekter För att kunna avgöra vilka miljöaspekter som kan ge upphov till betydande miljöpåverkan skall organisationen upprätta och underhålla rutiner för att identifiera de miljöaspekter som orsakas av organisationens aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster och som är av en sådan natur att organisationen kan förväntas kunna styra och påverka dessa. När organisationen identifierar och fastställer sina övergripande miljömål skall den försäkra sig om att hänsyn tas till sådana aspekter som har en betydande miljöpåverkan. Organisationen skall hålla denna information aktuell. 4.3.2 Lagar och andra krav Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner för att identifiera och ha tillgång till lagkrav och andra krav som organisationen berörs av och som är direkt tillämpliga på miljöaspekterna för organisationens aktiviteter/verksamhet, produkter eller tjänster. 4.3.3 Övergripande miljömål och detaljerade miljömål Organisationen skall upprätta och underhålla dokumenterade övergripande och detaljerade miljömål för varje relevant funktion och nivå inom organisationen. När övergripande miljömål införs och ses över, skall organisationen ta hänsyn till lagkrav och andra krav, betydande miljöaspekter, tekniska möjligheter och sina ekonomiska, drifts- och affärsmässiga krav samt synpunkter från intressenter. De övergripande och de detaljerade miljömålen skall vara förenliga med miljöpolicyn, inklusive åtagandet att förebygga föroreningar. 4.3.4 iljöledningsprogram Organisationen skall upprätta och underhålla ett eller flera program för att uppnå sina övergripande och detaljerade miljömål. Det skall inkludera:
Revisionsrapport 2005-03-30 Sid 10 (12) a) ansvarsfördelning för att uppnå övergripande och detaljerade miljömål för varje relevant funktion och nivå i organisationen; b) resurser och tidplaner för att uppfylla dessa. För projekt som innebär nyutveckling och nya eller ändrade aktiviteter/verksamheter, produkter eller tjänster, skall programmet/programmen anpassas så att även dessa kommer att omfattas av organisationens miljöledningssystem. 4.4 Införande och drift 4.4.1 Organisationsstruktur och ansvar Roller, ansvar och befogenheter skall definieras, dokumenteras och kommuniceras för att underlätta effektiv miljöledning. Ledningen skall tillhandahålla nödvändiga resurser för att införa och styra miljöledningssystemet. I begreppet resurser ingår såväl mänskliga resurser som speciella kunskaper, teknik samt ekonomiska resurser. Organisationens högsta ledning skall utse en eller flera särskilda ledningsrepresentanter som, oberoende av annat ansvar, skall ha definierade roller, ansvar och befogenheter för att kunna: a) försäkra sig om att kraven på miljöledningssystemet är upprättade, införda och underhållna i enlighet med denna standard; b) rapportera miljöledningssystemets prestanda till högsta ledningen för granskning och som underlag för förbättring av miljöledningssystemet. 4.4.2 Utbildning, medvetenhet och kompetens Organisationen skall identifiera behoven av utbildning och praktisk erfarenhet. All personal vars arbete kan ge upphov till betydande miljöpåverkan skall ha erhållit lämplig utbildning. Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner så att anställda eller andra berörda på varje relevant funktion och nivå inser: a) betydelsen av att miljöpolicyn, rutinerna och miljöledningssystemet följs; b) den betydande miljöpåverkan, verklig eller potentiell, som deras arbete kan ge upphov till och möjligheten till de miljöfördelar som kan uppnås genom en förbättrad personlig insats; c) sina roller och ansvar för att uppnå överensstämmelse med miljöpolicyn, rutinerna och kraven i miljöledningssystemet inklusive krav på nödlägesberedskap; d) möjliga konsekvenser av att avvika från specificerade driftsrutiner. Personal med arbetsuppgifter som kan orsaka betydande miljöpåverkan skall ha kunskaper som är grundade på för uppgiften lämplig utbildning och/eller erfarenhet. 4.4.3 Kommunikation ed hänsyn till organisationens miljöaspekter och miljöledningssystem skall rutiner upprättas och underhållas för: a) intern kommunikation mellan olika nivåer och funktioner i organisationen; b) att ta emot, dokumentera och svara på relevanta synpunkter från externa intressenter. Organisationen skall beakta behovet av rutiner för att externt kommunicera sina betydande miljöaspekter samt dokumentera sitt beslut. 4.4.4 Dokumentation av miljöledningssystem Organisationen skall upprätta och underhålla information, i pappersform eller i elektronisk form, för att: a) beskriva ledningssystemets huvuddelar och hur dessa samverkar; b) ge hänvisning till relaterad dokumentation. 4.4.5 Dokumentstyrning Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner för styrning av alla dokument som krävs enligt denna standard för att försäkra sig om att: a) dokumenten går att lokalisera;
Revisionsrapport 2005-03-30 Sid 11 (12) b) dokumenten regelbundet skall kunna granskas, ändras vid behov och godkännas av behörig personal; c) gällande versioner av relevanta dokument finns tillgängliga på varje plats där sådan verksamhet bedrivs som är av betydelse för att miljöledningssystemet skall fungera på ett effektivt sätt; d) inaktuella dokument omedelbart avlägsnas överallt där de har upprättats eller använts, eller att man på annat sätt skyddar sig mot att inaktuella dokument kommer till användning; e) alla inaktuella dokument som arkiveras av legala och/eller i kunskapsbevarande syften är identifierade på lämpligt sätt. Dokumenten skall vara tydliga, daterade (med ändringsdatum) och lätt identifierbara, bevarade på ett korrekt sätt och arkiverade under en viss bestämd tid. Rutiner och ansvar skall upprättas och underhållas vad det gäller framtagning och ändringar av samtliga olika typer av dokument. 4.4.6 Verksamhetsstyrning Organisationen skall i enlighet med miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade miljömålen identifiera de verksamheter och aktiviteter som kan sättas i samband med de miljöaspekter som har identifierats som betydande. Organisationen skall planera dessa aktiviteter/verksamheter, inklusive underhåll och säkerställa att dessa bedrivs i enlighet med angivna villkor genom att: a) upprätta och underhålla dokumenterade rutiner som innefattar de situationer där avsaknad av rutiner skulle kunna leda till avvikelser från miljöpolicyn och de övergripande och detaljerade miljömålen; b) fastställa driftkriterier i rutinerna; c) upprätta och underhålla rutiner vad gäller de identifierbara betydande miljöaspekterna som orsakas av de varor och tjänster som används i organisationen samt kommunicera relevanta krav till leverantörer, entreprenörer och andra uppdragstagare. 4.4.7 Nödlägesberedskap Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner för att identifiera olycksrisker och för att kunna reagera i händelse av olyckor och nödsituationer samt förhindra och mildra den miljöpåverkan som sådana kan tänkas orsaka. Där så är nödvändigt skall organisationen gå igenom och revidera sin beredskap för olyckor och nödsituationer, i synnerhet efter det att olyckor eller nödsituationer har inträffat. Där så är praktiskt möjligt skall organisationen även genomföra regelbundna övningar av sådan beredskap. 4.5 Kontroll och korrigerande åtgärder 4.5.1 Övervakning och mätning För de verksamheter och aktiviteter som kan ha en betydande miljöpåverkan skall organisationen upprätta och underhålla dokumenterade rutiner för regelbunden övervakning och mätning av kriterier för miljöprestanda. Detta skall omfatta registrering av uppgifter som spårar/visar organisationens miljöprestanda, relevant processtyrning och överensstämmelse med organisationens övergripande och detaljerade miljömål. ätutrustningen skall kalibreras och underhållas och protokoll från denna process skall arkiveras i enlighet med organisationens rutiner. Organisationen skall upprätta och underhålla en dokumenterad rutin för att regelbundet utvärdera att tillämplig miljölagstiftning och föreskrifter följs. 4.5.2 Avvikelser, korrigerande och förebyggande åtgärder Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner för att definiera ansvar och befogenheter för att hantera och utreda avvikelser, vidta åtgärder för att mildra den miljöpåverkan som orsakats av avvikelser och för att initiera och genomföra korrigerande och förebyggande åtgärder.
Revisionsrapport 2005-03-30 Sid 12 (12) Varje korrigerande eller förebyggande åtgärd som vidtas för att undanröja orsakerna till faktiska och möjliga avvikelser skall vara anpassad till problemens omfattning och stå i proportion till den uppkomna miljöpåverkan. Förändringar som bygger på att korrigerande och förebyggande åtgärder genomförts skall införas och dokumenteras i organisationens rutiner. 4.5.3 Redovisande dokument, verifikat Organisationen skall upprätta och underhålla rutiner för identifiering, underhåll och förvaring av miljöredovisande dokument. Dessa dokument skall inkludera uppgifter om genomförda utbildningar och resultaten från revisioner och genomgångar. iljöredovisande dokument skall vara tydliga, identifierbara och gå att spåra till respektive aktivitet/verksamhet, produkt eller tjänst. Dokumenten skall förvaras och underhållas på ett sådant sätt att de är lätt åtkomliga och skyddade mot skada, förlust eller mot att förstöras. Arkiveringstiden för dokumenten skall fastställas och vara dokumenterad. Dokument skall underhållas, på ett sätt som överensstämmer med systemet och organisationen, för att visa att kraven i denna standard följs. 4.5.4 Revision av miljöledningssystem Organisationen skall upprätta och underhålla ett eller flera program och rutiner för att regelbundet utföra revisioner av miljöledningssystemet. Revisionerna skall utföras för att kunna: a) bestämma huruvida miljöledningssystemet: 1) är i överensstämmelse med planerade miljöledningsåtgärder och kraven enligt denna standard; och 2) har införts och underhållits på ett riktigt sätt; och b) ge ledningen information om resultat från revisioner. Revisionsprogrammet, inklusive varje tidplan, skall vara baserad på den berörda aktivitetens/verksamhetens betydelse för miljön och resultaten från föregående revisioner. Revisionsrutinerna skall för att vara heltäckande innefatta både revisionens omfattning, frekvens och metodik samt ansvaret och kraven på dem som genomför revisionerna och hur resultatet skall rapporteras. 4.6 Ledningens genomgång Organisationens högsta ledning skall, med den periodicitet den själv bestämmer, gå igenom miljöledningssystemet för att säkerställa dess fortsatta lämplighet, riktighet och effektivitet. Processen för ledningens genomgång skall säkerställa att nödvändig information samlas in för att ge ledningen förutsättningar att genomföra denna utvärdering. Ledningens genomgång skall dokumenteras. Ledningens genomgång skall omfatta eventuella behov av ändringar i policy, övergripande miljömål och andra delar i miljöledningssystemet, baserade på resultat från revision av miljöledningssystemet, ändrade förutsättningar och åtagandet om ständig förbättring.