Sidan 1 av 13 Bilaga 2 DELPROJEKT PROCESSTÖD TILL ARBETSPLATSER FÖLJANDE GÄLLER ALLA DELPROJEKT Deltagande arbetsplatser kommer efter genomgången utbildning att kunna tjäna som Goda Exempel för andra arbetsplatser i projektet. Detta bidrar till en god implementering av projektresultaten och gynnar långsiktigt god utveckling av såväl individ som arbetsplats. Vilka arbetsplatser som slutligt ska delta i delprojekten kommer att förankras och beslutas så snart vi fått ett beslut från ESF-rådet om att delprojektet kan genomföras. Konsulter kommer att handlas upp genom LOU. Lokal väjs utifrån vårt statliga ramavtal. INTRODUKTIONSUTBILDNING t med delprojektet är att långsiktigt implementera insatserna i TUV-projektet genom att inrätta en introduktionsutbildning för nyanställda på samtliga arbetsplatser. Det blir en viktig arbetsuppgift för styrgruppen och den arbetsgrupp som bildas att noggrant analysera och planera vad som bör ingå i en introduktionsutbildning, vilken omfattning som är önskvärd och samtidigt realistisk samt förankra det hos samtliga arbetsplatser. Introduktionsutbildningen kan bland annat komma att innehålla det mest väsentliga från TUVutbildningarna, samverkan med de andra kommunerna och länsstyrelserna i vår målgrupp, eventuellt samverkan med parter som referensgruppen representerar. Tanken är att hitta en lämplig part att teckna avtal med som regelbundet kan erbjuda introduktionsutbildningen för nya medarbetare i regionen. Under hösten 2013 planeras en pilot av introduktionsutbildningen för att testa modellen och innehållet. Efter projektets avslut kommer därmed introduktionsutbildningen att finnas kvar som ett långsiktigt och synligt projektresultat.
Sidan 2 av 13 Vi kommer att bilda en arbetsgrupp med representanter från varje delregion; Halland, Sjuhärad, Göteborgsregionen, Fyrbodal och Skaraborg, från såväl kommuner som länsstyrelser. Förslagsvis medverkar en chef samt en annan medarbetare per region. Eftersom det är svårt att förutsäga omfattningen av en kommande introduktionsutbildning är det mycket svårt att göra en kostnadsuppskattning. Vi uppskattar att det nyanställs 10 personer som under senare delen av hösten har behov av pilotutbildningen, och vi räknar med sammanlagt 5 dagar. Pilotomgång för 10 personer Konsultkostnad 175 000 Lokal inkl. förtäring 25000 SUMMA 200 000 Ett urval av redan upphandlade konsulter inom projektet används för pilotomgången. Det arbete som arbetsgruppen utför bedöms inte generera några kostnader utöver arbetstid, som bekostas av respektive arbetsgivare. Utbildningsföretag En inventering ska ske av möjliga utbildningsleverantörer som kan erbjuda introduktionsutbildning med jämna mellanrum efter projektets slut. Delprojektet bedöms ligga i linje med och bidra till samtliga projektmål. Det är också ett av de viktigaste sätten att implementera hela projektet på lång sikt. höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor
Sidan 3 av 13 JÄMSTÄLLDHET t med delprojektet är att för deltagande arbetsplatser skapa en ökad kunskap om och förståelse för jämställdhetsfrågor såväl internt som externt. Delprojektet inleds med en utbildning i jämställdhet och i det verktyg som projektet avser använda för faktisk kartläggning på respektive arbetsplats. Kartläggningen syftar till att undersöka om det finns brister och ojämställdhet i hela eller delar av en verksamhet. Den kan bland annat ge svar på frågor om representation, fördelning av resurser och kvalitet. En kartläggning ger också en överblick över verksamhetens betydelse för jämställdheten samt en bedömning av hur långt jämställdhetsarbetet har kommit. Kartläggningen ska ge svar på hur många kvinnor respektive män som använder sig av verksamheten, hur resurser i form av exempelvis pengar, utrymme och tid fördelas mellan könen eller hur nöjda kvinnor respektive män är med de insatser som de fått, alternativt att kartläggningen ger svar på brister i underlaget. Finns det därmed anledning att förändra något i verksamheten så att den kan utvecklas till att bli könsneutral? Upphandling av konsult som för ett antal arbetsplatser i samverkan utbildar i jämställdhet och t.ex. 4R-metoden, samtidigt som man praktiskt går igenom och kartlägger jämställdheten på arbetsplatserna enligt principen Learning by doing. För att få ut mesta möjliga av lärprocessen föreslås en inledande dag med utbildning kring jämställdhet och verktyget som kommer att användas. Åtminstone tre arbetsplatser förväntas delta. Från varje arbetsplats minst en chef plus ytterligare medarbetare. Varje arbetsplats behöver därefter samla in underlag i form av statistik för att kunna gå vidare med kartläggning. Därefter följer en dag per arbetsplats där man i workshopform kartlägger jämställdheten för respektive arbetsplats. Konsult medverkar och stöttar i arbetet. Spridning av resultat Som en del i Goda Exempel-seminarium alternativt slutseminarium. Tillgängliga via webbplatsen. Preliminärt Trollhättan, Mölndal, Lerum.
Sidan 4 av 13 Dag 1 utbildning Learning by doing vid varje arbetsplats (ca 3 arbetsplatser, 1 dag/plats, 2 konsulter) Dag 2 utvärdering av resultat, 2 konsulter kostnadsslag Konsultkostnad ( 1 konsult dag 1) (2 konsulter dag 2) (1 konsult dag 3) 20 000 120 000 40 000 180 000 Lokal inkl. förtäring 7500 0 7500 15 000 aktivitet 27 500 120 000 47 500 Uppskattad slutsumma 195 000 Delprojektet bedöms medverka i huvudsak till att följande projektmål uppfylls: Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att projektets insatser har ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor
Sidan 5 av 13 KLARSPRÅK t med delprojektet är att deltagande arbetsplatser ska lära sig att skriva beslut och skrivelser som ger en ökad läsbarhet och tydliga budskap, är tillgängliga för målgruppen samt är könsneutrala. Deltagande arbetsplatser kommer efter genomgången utbildning att kunna tjäna som Goda Exempel för andra arbetsplatser i projektet. Detta bidrar till en god implementering av projektresultaten och gynnar långsiktigt god utveckling av såväl individ som arbetsplats. Upphandling av konsult som för ett antal arbetsplatser i samverkan utbildar i klarspråk samtidigt som man går igenom ett antal beslutsmallar eller liknande dokument på respektive arbetsplats. För att få ut mesta möjliga av lärprocessen föreslås en inledande dag med utbildning. Cirka 5 arbetsplatser förväntas delta. Från varje arbetsplats minst en chef plus ytterligare medarbetare. Därefter följer 1 dag per arbetsplats där man i workshopform arbetar med några beslutsmallar eller liknande. Konsult medverkar och stöttar i arbetet. Som avslutning träffas medverkande arbetsplatser och konsult 1 dag och går igenom valda delar av det arbete man gjort vid respektive arbetsplats samt drar slutsatser av arbetet. Om det är praktiskt möjligt skulle man under en del av dagen kunna bjuda in en fokusgrupp som får ge sin bild av hur man läser och förstår arbetsplatsernas beslut etc. De resultat och den kompetens man vunnit sprids till andra arbetsplaster i målgruppen via webbplatsen och genom en workshop som hålls för intresserade arbetsplatser. många som kan delta får planläggas närmare. Konsulten är med och håller i workshop tillsammans med TUVs projektledning. Spridning av resultat Preliminärt vid en workshop för intresserade arbetsplatser (se ovan) samt som en del i Goda Exempel-seminarium så långt som man hunnit till denna tidpunkt. Preliminärt Borås, Svenljunga, Hylte och Lerum samt ytterligare en arbetsplats.
Sidan 6 av 13 Följande kostnader uppskattar vi att delprojektet medför: Dag 1 utbildning Learning by doing vid varje arbetsplats Dag 2 utvärdering av resultat Workshop sprida till andra arbetsplatser kostnadsslag Konsultkostnad (1 konsult) 20 000 100000 20 000 20 000 160 000 Lokal inkl förtäring 7500 0 7500 15 000 30 000 aktivitet 27 500 100 000 27 500 35 000 Uppskattad slutsumma 190 000 Delprojektet bedöms ligga i linje med och bidra till samtliga projektmål. höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor
Sidan 7 av 13 LEDARUTVECKLING t med insatsen är att ytterligare stärka ledarna i sin roll samt lärandet och nätverkandet mellan dem på lång sikt. Det är också ett av de viktigaste sätten att implementera hela projektet på lång sikt. Vi vill fortsätta den insats som påbörjats med ledarskapsutbildningen i projektet genom att skapa forum för lärande och nätverkande. Exempel på insatser skulle kunna vara fortsatt ledarskaps- och chefsutveckling, mentorskap, skuggning eller annat som efterfrågas. En naturlig mötesplats är den årliga chefsträffen, som kommer att utvecklas mer i riktning mot ett ledarskapsforum med aktivt utbyte av erfarenheter och kunskap. Inför chefsträffen hösten 2013 bereds denna fråga, och processen stöds av en konsult som har kunskap och erfarenhet inom området. På träffen presenteras ett underlag och deltagarna tar ställning till vilka delar som det finns störst behov av och hur samarbetet bör ske framöver. t är att ledarutveckling byggs upp på lång sikt i samverkan mellan cheferna i målgruppen. Spridning av resultat Utöver chefsträffen sprids resultaten vid slutseminariet i november 2013. Insatsen erbjuds och omfattar alla chefer i målgruppen. Projektets styrgrupp kommer att hålla i frågan tillsammans med en arbetsgrupp som bildas med chefer från de olika delregionerna; Halland, Sjuhärad, Göteborgsregionen, Fyrbodal och Skaraborg, från såväl kommuner som länsstyrelser. Möten med arbetsgruppen i syfte att ge kunskap och stödja arbetet Medverkan vid miljöchefsträff okt 2013 SUMMA Konsultkostnad 40 000 20 000 60 000 Delprojektet bedöms ligga i linje i huvudsak med följande projektmål: höjt deras kompetens ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor
Sidan 8 av 13 PROCESSKARTLÄGGNING t med delprojektet är att för deltagande arbetsplatser skapa en ökad förståelse för processmodellering som verktyg för att uppnå god arbetsmiljö, fokus på rätt saker och högre effektivitet för organisation och individ. Deltagande arbetsplatser utbildas i verktyg för processkartläggning samtidigt som man väljer ut en eller flera av arbetsplatsens huvudprocesser för att ha som praktiskt exempel att arbeta med. Upphandling av konsult som för ett antal arbetsplatser i samverkan utbildar i processkartläggning samtidigt som man går igenom och kartlägger ett antal huvudprocesser på arbetsplatserna. För att få ut mesta möjliga av lärprocessen föreslås en inledande dag med utbildning kring verktyget som kommer att användas. Ca 5 arbetsplatser förväntas delta. Från varje arbetsplats minst en chef plus ytterligare medarbetare som aktivt arbetar med den eller de processer som avses kartläggas. Därefter följer en heldag på varje arbetsplats där man i workshopform kartlägger de/n valda huvudprocessen/processerna för respektive arbetsplats. Två konsulter medverkar och stöttar i arbetet. Spridning av resultat Som en del i Goda Exempel-seminarium alternativt slutseminarium Preliminärt fem arbetsplatser i Skaraborg, men beroende på konsultpris kan fler arbetsplatser komma i fråga. Dag 1 utbildning Learning by doing vid varje arbetsplats (ca 5 arbets-platser, 1 dag/ plats, 2 konsulter) Dag 2 utvärdering av resultat, 2 konsulter kostnadsslag Konsultkostnad (1 konsult dag 1) (2 konsulter dag 2) (2 konsulter dag 3) 20 000 200 000 40 000 260 000 Lokal inkl förtäring 7500 0 7500 15 000 aktivitet 27 500 200 000 47 500 Uppskattad slutsumma 275 000
Sidan 9 av 13 Delprojektet bedöms medverka till att i huvudsak följande projektmål uppfylls: höjt deras kompetens ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer
Sidan 10 av 13 MÖTESTEKNIKER t med delprojektet är att deltagande arbetsplatser ska lära sig nya tekniker för möten. Möten är ett viktigt verktyg för arbetsplatsens arbete och utveckling och utgör en icke oväsentlig del av arbetstiden. Därför är det viktigt att hålla effektiva möten som också genom sin utformning bidrar till delaktighet, arbetsglädje och kreativt arbete. Upphandling av förslagsvis två konsulter som under en heldag för ett antal arbetsplatser i samverkan lär ut några olika mötestekniker bland annat utifrån kriterierna effektivitet, respekt och delaktighet. Möjliga inslag kan vara mötesteknik, spelregler för möten, ansvarsfördelning, hur man skapar bästa möjliga resultat, hur alla får komma till tals, härskartekniker. De olika konsulterna kan ha olika inriktning på metod, t.ex. effektivitet respektive delaktighet. Olika metoder dokumenteras som lathund eller liknande verktyg. Därefter följer 1 halvdag per arbetsplats där man får prova på någon eller några olika mötesformer och reflektera kring vad man lärt sig av detta. Som avslutning träffas medverkande arbetsplatser och konsult en halvdag och delar varandras resultat och erfarenheter. Spridning av resultat Verktyg, resultat och erfarenheter från detta arbete sprids till andra arbetsplaster i målgruppen via projektets webbplats. Eventuellt sprids goda exempel även som en del i Goda Exempel-seminarium. Prelimnärt 3-5 intresserade arbetsplatser. Följande kostnader uppskattar vi att delprojektet medför: Konsultkostnad (2 olika konsulter) Dag 1 utbildning Learning by doing vid varje arbetsplats Dag 2 utvärdering av resultat kostnadsslag 40 000 50 000 40 000 130 000 Lokal inkl. förtäring 7 500 0 7 500 15 000 aktivitet 47 500 50 000 47 500 Uppskattad slutsumma 145 000
Sidan 11 av 13 Delprojektet bedöms ligga i linje med och bidra till främst följande projektmål: höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser
Sidan 12 av 13 REKRYTERING t med delprojektet är att för deltagande arbetsplatser skapa en ökad kunskap om och förståelse för hur en rekryteringsprocess kan ske på bästa sätt. En arbetsplats främsta resurs är personalen och en felrekrytering är mycket kostsam för såväl individ och organisation som samhälle. Rekryteringsprocessen ska bland annat: ta hänsyn till jämställdhets- och tillgänglighetsfrågorna stödja verksamhetens kort- och långsiktiga mål öka verksamhetens beredskap för att hantera förändringar Delprojektet inleds med en utbildning i kompetensförsörjning och rekrytering. Därefter sker en genomgång av respektive arbetsplats befintliga rutiner. Efter avslutad utbildning ska deltagande arbetsplatser ha kunskaper för att på egen hand kunna utforma en skriftlig rutin som beskriver kompetensförsörjning och rekrytering. Med fördel kan Svensk standard SS 62 40 70 Ledningssystem för kompetensförsörjning utgöra en del i denna rutin. Upphandling av konsult som för ett antal arbetsplatser i samverkan utbildar i rekrytering, samtidigt som man praktiskt går igenom och kartlägger rekryteringsprocesserna på arbetsplatserna. Spridning av resultat Som en del på chefsträff under hösten 2013 alternativt slutseminarium. Preliminärt bland annat Uddevalla och Falkenberg. Ca 2-3 arbetsplatser. Konsultkostnad (1 konsult dag 1) (2 konsulter dag 2) (1 konsult dag 3 o 4) Dag 1 utbildning Learning by doing vid varje arbetsplats (ca 3 arbets-platser, 1 dag/plats, 1 konsult) Dag 2 utvärdering av resultat, 1 konsult kostnadsslag 20 000 60 000 20 000 100 000 Lokal inkl. förtäring 3 000 0 3 000 6 000 aktivitet 23 000 60 000 23 000 Uppskattad slutsumma 106 000
Sidan 13 av 13 Delprojektet bedöms medverka till att samtliga projektmål uppfylls: höjt deras kompetens Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp anser att de fått nya verktyg för kommunikation med företag och andra parter i sitt arbete ökat arbetsglädjen hos dem själva Minst 75 % av målgruppens arbetsplatser har vid behov utvecklat nya arbetsformer till exempel nya rutiner, arbetsmetodik och samverkan inom och mellan arbetsplatser Minst 75 % av medverkande deltagare i projektets målgrupp bedömer att man utvecklat och/eller fördjupat sin samverkan med andra i målgruppen och/eller andra relevanta aktörer Minst 75 % av medverkande chefer i projektets målgrupp anser att projektets insatser har höjt deras arbetsrelaterade kunskap om jämställdhetsfrågor och tillgänglighetsfrågor