Komunfullmäktige i Karlskoga har beslutat att surfplattor ska användas i sammanträdeshanteringen. Alla ledamöter tilldelas en surfplatta vid uppdragets start. I uppdraget som förtroendevald ingår också en kommunal e postadress, på vilken all kommunikation sker. Surfplattan används som ett verktyg inom ramen för den enskilde politikerns uppdrag 1
Under rubriken kommun & politik/demokrati på hittar du majoriteten av information som berör dig som förtroendevald: Under förtroendevald: Vanliga frågor och övergripande dokument. Under politisk organisation: Hur kommunen är organiserad Under kommunfullmäktige, kommunstyrelse och nämnder: handlingar, protokoll och styrdokument, sammanträdesdatum Under Våra politiker: register över valda politiker KHR och KPR: information om kommunövergripande råd Under rubriken kommun & politik/offentliga handlingar: Under Diarium: finns handlingar till nämnder med öppna diarium Under postlistor: finns nämndernas postlistor Under kommunarkiv: information om kommunens arkiv Längst upp under Kontakta oss finns uppgifter till kommunen 2
Ansvar Epost är personlig och ska kollas varje dag. Samma offentlighets, sekretess och arkivregler som för papperspost. Var och en som sänder eller tar emot e post måste själv bedöma om en försändelse är allmän handling eller inte, och om den ska vidarebefordras till nämndens/styrelsens diarium. Sekretesskyddade uppgifter, vare sig de rör personuppgifter eller är av annat slag, får inte skickas över e postsystemet eller via 3G/4G nätet. Inloggning Via surfplatta: läggs in av IT automatiskt. Åtkomst genom app ikonen. Kan ställa in hur långt bakåt i tiden synkronisering sker Via hemsida: kan göras för att se mail på annan enhet. HUR: Gå till Karlskogas webbplats, hitta rubriken Anställda. Klicka på länken Logga in. Kommer till en inloggningssida där användar ID/lösenord skrivs. Klicka på Skicka. Är nu på kommunens intranät, Kikaren. Klicka på inotes Webbmail Se lathund för externa användare för mer detaljerad genomgång 3
Registrering: Är ett krav och kan sedan byta lösenord själv. Lösenord är giltig i 90 dagar och får påminnelsemail 10 dagar innan lösenordet går ut. HUR: Klicka på länken Glömt lösenord, sedan Registrera dig. Skriv användarnamn/lösenord, klicka på Nästa. Välj en fråga eller skapa en egen, 4 totalt. Byta lösenord: Klicka på Ändra lösenord. Skriv användarnamn/lösenord. Klicka på Nästa. Skriv nytt lösenord som uppfyller kraven. Klicka på Slutför Glömt lösenord: Klicka på Glömt lösenord/spärrat konto. Skriv in ditt användar ID, klicka på Nästa. Nu kommer de frågor som valdes vid registrering. Besvara alla frågorna, klicka på Nästa. Skriv ditt nya lösenord. Klicka på Slutför. Se lathund för externa användare för mer detaljerad genomgång. 4
All hantering sker elektroniskt, då ledamöterna tilldelas surfplattor. Pappershandlingar sker endast i undantagsfall Via hemsidan: har redan visats. Men att tala igenom om att dom finns där, men inte alla handlingar då vissa är sekretess osv. Via app: kommunen använder en politikerportal i form av en applikation (app) som heter Politikerrummet. Den finns nedladdad i plattan eller finns att ladda ner utan kostnad via itunes. Appen Politikerrummet kräver inloggning och är kopplad till kommunens diarie och ärendehanteringssystem. Samma inloggningsuppgifter som vid eposten Om ledamoten är i aktiv i flera nämnder och behöver åtkomst till deras sammanträdesrum i portalen, kontakta då sekreteraren för aktuell nämnd 5
Handlingar till styrelsens/nämndens sammanträden finns tillgängliga i politikerportalen före sammanträdet. Mail skickas när handlingarna är färdiga, och är officiella då Inloggning: kolla så rätt politikerrum är valt. Fyll i användar ID/användarnamn samt lösenord. Veckans/kommande sammanträden: Samma vecka som sammanträdet är hamnar det under Veckans sammanträden. Innan dess ligger sammanträdet under Kommande sammanträden. Här finns aktuella handlingar och föredragningslistan. Handlingar kan komma att vara tillgängliga i politikerportalen innan de är färdigställda och innan officiellt utskick sker. Ledamöterna bör därför avvakta med att läsa handlingarna till dess att de meddelas via e post, att handlingarna inför sammanträdet är tillgängliga. Om handlingar uppdateras eller revideras i politikerportalen meddelas ledamöterna detta via e post Passerade sammanträden: Här finns handlingar, föredragningslista, protokollsutdrag och protokoll Visa sammanträdespunkter, dokument och anteckning Offline: Dokumenten kan synkas till plattan vilket gör det möjliga att komma åt dem utan uppkoppling. Välj sammanträde som ska synkas, klicka på Tillgängligt offline. Logga ut. Vid inloggning igen klicka på Offline läge för att logga in offline. Handlingar uppdateras inte om ändringar sker, utan måste hämtas ner igen Det är varje enskild ledamots ansvar att ha handlingar tillgängliga på sammanträdet. Detta kan innebära att synkronisera handlingarna till offline läge i politikerportalen 6
samt se till att surfplattan är laddad Se lathund för politikerportalen för mer information 6
Känna till regler: e postadressen: användas på kommunens hemsida, vid kommunikation, kollas varje dag Följer Karlskoga kommuns information, råd och policy för IT säkerhet. Plattan till hör kommunen användningen ska inte bryta mot kommuns regler Regler för sekretess, måste enligt lag diarieföras Riktlinjen för surfplattor för politiker Hantera enheten säkert ingen obehörig får åtkomst till lösenord, enheten eller information förvaras på säkert sätt inte lämnas obevakad (på allmän plats) Sekretess/känsliga uppgifter sparas inte Skyddas med lösenkod. Automatisk låsning av surfplattan efter viss tid av inaktivitet ska alltid vara aktiverad. Hanteras ansvarsfullt och försiktigt Ej ändra/förstöra utseende Kommunen har ett administrativt verktyg för hantering av surfplattor. Kan återställa enheter till ursprungskick, låsa upp låsta enheter, hitta manipulerade enheter, inventera 7
lokal information såsom serienummer, batteristatus, programversioner. Vid återställning av enheten kan data, bilder osv som lagrats på enheten försvinna. 7
Anmäla skador/stöld Vid skada: Anmäls snarast till kommunen, via kontakt med nämndsekreteraren. Gäller alla skador (surfplattans prestanda, funktionalitet, utseende) Beskrivning av hur skadan inträffat lämnas för bedömning av försäkringsansvarig. Ledamöten meddelas om vidare åtgärder av nämndsekreteraren Skador som skett till följd av tydlig vanvård, misskötsel eller brott mot Karlskoga kommuns regler om IT säkerhet bekostas av den enskilda ledamoten. Vid stöld Anmälan hos polisen Kontakt sker snarast med Karlskoga kommun, via nämndsekreteraren. Beskrivning av hur stölden inträffat lämnas för bedömning av försäkringsansvarig. Lösenord till kommunala system byts omgående (e post, politikerappen) Stöld som skett till följd av tydlig vanvård, misskötsel eller brott mot Karlskoga kommuns regler om IT säkerhet kan komma att beskostas av ledamoten Återlämnas Till förvaltningen när det politiska uppdraget upphör 8
Enheten samt tillbehör (laddare, fodral, väska mm) Data av personlig karaktär såsom e post, bilder m m raderas 8