LÄRARUTBILDNINGSNÄMNDEN

2016-08-19 LÄRARUTBILDNINGSNÄMNDEN MANUAL VFU-WEBB FÖR VFU-KOORDINATORER

Innehåll 1. Inledning...3 2. Inloggning...4 3. Utloggning...4 4. Personliga inställningar...5 5. Sök studenter på VFU-område...6 5.1 Skillnad mellan antal studenter i sökning och Placeringsrapport?...7 6. VFU-placering av studenter på VFU-område...8 6.1 Placera på skola/förskola...9 6.2 Placera på avdelning... 10 6.3 Placera hos LLU... 11 6.4 Ändra och lägga till uppgifter om LLU och avdelning... 12 7. Göra anteckning på specifik VFU-kurs... 14 8. Se anteckning på studentvyn... 17 9. Rapport Placeringsrapport... 18 10. Rapport Studieuppehåll... 21 11. Placeringshistorik... 22 12. Studenters avbrott på program... 22 13. Viktigt att tänka på för dig som koordinator... 23 14. Support VFU-webb (systemet)... 25 15. Frågor kring VFU-placeringar och studenter... 25 Bilaga 1 Flödesschema över VFU-placeringsprocessen... 26 2 (27)

1. Inledning Denna manual beskriver några av funktionerna i Studieplans- och VFU-webb (i manualen omnämnd som VFU-webb), som från och med VT16 är Göteborgs universitets databas för VFU-placeringar inom Förskollärarprogrammet. Från och med HT16 ingår också övriga program inom lärarutbildningen i VFU-webb. I manualen får du veta hur du loggar in, söker studenter på ditt VFU-område, placerar studenter på skola/förskola, avdelning och hos LLU samt hur du går tillväga när du ska skriva anteckningar. Utöver placeringar vid VFU-kurser, så används verktyget för att hantera studenters individuella studieplan. En studieplan består av studenters lärarprogramskurser och dessa ligger i den ordning de ska läsas. VFU-placeringarna i VFU-webb utgår ifrån de VFU-kurser som är inlagda i studenters studieplaner. Vilken kull studenterna tillhör är inte längre aktuellt eftersom det är VFU-kurser i studieplaner som styr, därmed är märkningen av kulltillhörighet inte alltid korrekt i VFU-webb. Flertalet exempel (primärt skärmklipp) är tagna från Förskollärarprogrammet (L1FÖR) och i en del fall stämmer inte dessa exempel (skärmklipp) helt överens med samtliga program som använder VFU-webb. Det är principerna för arbetssätt i VFU-webb som poängteras i manualen. Skärmklippen fungerar som komplement till texten. 3 (27)

2. Inloggning Gå till följande webbsida: https://valwebb.gu.se/vfu/login/loginadm.jsp. Du möts då av en sida med inloggningsmöjlighet, se bild nedan. Fyll i ditt användarnamn och lösenord, klicka sedan på Logga in. Klicka på hussymbolen (se bild med pil) för att komma till VFU-webb. 3. Utloggning För att logga ut från VFU-webb, klicka på den röda kvadraten med cirkel i, se bild nedan. 4 (27)

4. Personliga inställningar När du loggat in i VFU-webb, klicka på symbolen med verktyg (se markering i bild nedan). Du kommer till Mina inställningar. Till höger under rubrik Övriga inställningar ska du endast markera Visa anteckningar, såsom visas i bild nedan. Om andra inställningar är markerade, avmarkera dem. Avsluta med att klicka på Spara-knappen. 5 (27)

5. Sök studenter på VFU-område Klicka på VFU så kommer det egna VFU-området upp, det vill säga det område du har behörighet för i VFU-webb. Välj Termin och Område i rullistorna (* = obligatoriskt val). Enbart det VFU-område du är koordinator för syns i rullistan. Önskar du välja ett specifikt program så gör du det i rullistan för Program. Vill du precisera sökningen ytterligare kan du välja en Skola/förskola i rullistan. Klicka på Sök. Då visas alla studenter som har en VFU-kurs inlagd i sin studieplan den termin du har valt. Sök studenter på VFU-kurs När du vill söka studenter på en specifik VFU-kurs, välj Område och därefter aktuell Termin i rullistorna enligt bild ovan. I rullistan Kurs, välj den VFU-kurs du vill ha studentuppgifter på, exempelvis LRVU11. (Om du väljer Program innan du väljer kurs så kommer du i rullistan för Kurs att se endast VFU-kurser inom det program du valt, du slipper alltså se samtliga programs VFU-kurser). Vill du precisera sökningen ytterligare kan du välja en specifik Skola/förskola i rullistan för detta. Tre veckor före kommande VFU-kursperiod ska du söka fram studenter som inom kursen ska göra VFU på området. Gå igenom listan och se efter att samtliga har placering på skola/förskola och hos LLU och att uppgifterna stämmer. Studenter som saknar LLU eller av annan anledning behöver byta avdelning eller LLU, placeras av dig. 6 (27)

Två veckor före start av VFU-kurs hämtar VFU-kurslärare/VFU-kursledare listor om sina studenters placeringar ur VFU-webb. Flödesschema över VFUplaceringsprocessen finns i Bilaga 1. Den visar lärarutbildningsaktörers olika insatser vid VFU-placering. 5.1 Skillnad mellan antal studenter i sökning och Placeringsrapport? Då det hela tiden sker förändringar av studenter placerade på ett VFU-område, speciellt inför VFU-kurs 1, kan det vara skillnad mellan antalet studenter på område och när man tar ut en placeringsrapport. (Hur du tar ut en placeringsrapport kan du läsa om i avsnitt 9 längre ner). I placeringsrapporten kan du ibland se studenter med placering på VFU-området, trots att de inte är aktuella för VFU. I dessa fall finns en notering i kolumnen Meddelanden där det står att placeringen ligger kvar på området för att ersättning ska kunna genereras i samband med kommande faktureringsunderlag. 7 (27)

6. VFU-placering av studenter på VFU-område Bilden nedan visar hur koordinator i Göteborg Västra Hisingen har sökt fram studenter som placerats inom området och som har planerat att läsa en VFU-kurs HT16. Den del av VFU-placeringen som finns inlagd har gjorts av VFU-handläggare vid LUN:s kansli, det vill säga placering på VFU-område och namn på koordinator, skolhuvudman och VFU-kurslärare. För att placera studenten inom VFU-området, klicka på knappen med ikonen penna (se pil i bild ovan). Ordet Ändra visas när du håller pekdon över ikonen. Rutan Ändra VFU för student visar sig då (se bild nedan). I rutan finns ett flertal fält med rullistor. Bortse från fält för VFU-kursperiod, samt från rullistorna Status, Publicerad och Ämne/Nivå. 8 (27)

6.1 Placera på skola/förskola Klicka på rullistan Skola/förskola. Du ser då ett antal poster på skolor och förskolor. Markera den skola/förskola som studenten ska placeras på. Hittar du inte den skola/förskola du söker, försäkra dig om att den inte redan är inlagd genom att skriva/söka på del av namnet. Skriver du del av skolan/förskolans namn, till exempel mäst, så visas skolor/förskolor som innehåller mäst. Finns inte den post du söker, lägg till skolan/förskolan genom att klicka på det gröna plustecknet som syns till höger om Skola/förskola, se bild nedan. När du klickat på det gröna plustecknet visas rutan enligt bild nedan. I fältet Namn skriver du in skolan/förskolans namn. Förskoleklass, fritidshem, skolor inom åk 1-9 och gymnasieskolor, skrivs in med enbart skolans namn. Förskolor ska skrivas in med förskolans namn och därefter benämningen förskola, t ex Berguvens förskola eller Rymdvägen 3 förskola. Namn på förskola skrivs in enligt exempel nedan: Förskolans namn: Avdelning: Namn på skola skrivs in enligt exempel nedan: Skolans namn: Frutorpsskolan Rundstigen 4 förskola (här skrivs alltså alltid förskola in efter namnet på förskolan) Blåbäret 9 (27)

Avdelning: Förskoleklass Röd Avdelning: Fritidshem Grön Avdelning: ÅK 4-6 Inga uppgifter utöver skolan/förskolans namn ska läggas in. Bortse alltså från resterande fält. Klicka på Spara. Om du för stunden är färdig med placeringsarbetet för studenten, avsluta med att klicka Spara i rutan Ändra VFU för student. Om du önskar lägga in ett flertal skolor/förskolor på ditt område vid ett och samma tillfälle (ej knutet till enskild students placering) alternativt lägga till uppgifter eller ändra felaktig stavning på befintlig skola/förskola, mejla uppgifterna till support (se rubrik 11. Support VFU-webb nedan) för inmatning av data. 6.2 Placera på avdelning För att placera student på en avdelning, klicka på rullistan Avdelning. Du ser då post/poster på avdelning knutna till vald skola/förskola. Markera den avdelning som studenten ska placeras på samt Spara. Innan du skriver in en ny avdelning, försäkra dig om att den inte redan är inlagd genom att skriva/söka på del av namnet. Skriver du del av avdelningens namn, till exempel sör, så visas namn på avdelning som innehåller sör. Finns inte den post du söker, lägg till avdelning genom att klicka på det gröna plustecknet som syns till höger om Avdelning. När du klickat på det gröna plustecknet syns rutan enligt bild nedan. I fältet Förnamn skriver du in avdelningens namn. Observera att inga andra fält ska fyllas i! Klicka på Spara så att den nya posten finns kvar. 10 (27)

Om du för stunden är färdig med placeringsarbetet för studenten, avsluta med att klicka Spara i rutan Ändra VFU för student. När det gäller förskolor så ska alltid Avdelning skrivas in (om det finns flera avdelningar på förskolan). Detta är inte minst viktigt för att studenten ska veta på vilken avdelning denna ska göra sin VFU-kurs. När det gäller fritidshem, åk 1-9 och gymnasieskolor, så är det upp till dig som koordinator att själv välja hur eller om Avdelning ska användas. Det kan finnas fördelar med att lägga in information under Avdelning även här för att t ex få tydligare koll på om student placeras inom åk 1-3 eller 4-6. Nedan ger vi exempel på hur detta kan se ut och hur det ska se ut när det gäller förskola. Avdelning på förskola skrivs in enligt exempel nedan: Förskolans namn: Rundstigen 4 förskola (här skrivs alltså alltid förskola in efter namnet Avdelning: Avdelning: på förskolan) Blåbäret Smultronet Avdelning på skola skrivs in enligt exempel nedan: Skolans namn: Frutorpsskolan Avdelning: Förskoleklass Röd Avdelning: Fritidshem Grön Avdelning: ÅK 4-6 6.3 Placera hos LLU För att placera student hos LLU, klicka på rullistan LLU. Du ser då ett antal poster på LLU. Markera den LLU som studenten ska placeras hos samt Spara. Innan du skriver in en ny LLU, försäkra dig om att den inte redan är inlagd genom att skriva/söka på del av namnet. Skriver du del av LLU:s namn, till exempel fri, så visas namn på LLU som innehåller fri. Finns inte den post du söker, lägg till LLU genom att klicka på det gröna plustecknet som syns till höger om LLU. När du klickat på det gröna plustecknet syns rutan enligt bild nedan. I fältet Förnamn skriver du in LLU:s förnamn. I fältet Efternamn skriver du in LLU:s efternamn. I fältet E-post skriver du in LLU:s e-postadress. I fältet Telefon anger du det telefonnummer som LLU kan nås på. Klicka på Spara så att den nya posten finns kvar (se bild nedan). 11 (27)

När du lagt in uppgifter om skola/förskola, avdelning och LLU, klicka på Spara i rutan Ändra VFU för student. 6.4 Ändra och lägga till uppgifter om LLU och avdelning Uppgifter om LLU och avdelningar kan ändras och läggas till på enskild student efter utsökning av studenter via knappen VFU. Använd knappen Ändra, se bild nedan. I rutan som heter Ändra VFU för student, klicka på symbolen penna till höger om plus-tecknet. Se bild nedan med exempel på ändring av LLU. 12 (27)

I rutan Lägg till under fliken Person (se bild nedan) kan du nu ändra och lägga till uppgifter. OBS! Du får inte ändra något under flikarna Roller och Organisationstillhörighet. När du är klar, tryck Spara. Avsluta med att klicka Spara i rutan Ändra VFU för student. 13 (27)

7. Göra anteckning på specifik VFU-kurs För att göra en anteckning, klicka på ikonen anteckningsblock (texten Ny Anteckning syns när du håller pekdon på ikonen), se pil i bild nedan. Observera att anteckning som görs på specifik VFU-kurs inte syns på andra VFUkurser! Nedanstående meddelanderuta visas. Skriv anteckning och avsluta alltid med datum (ååmmdd) och signatur (versaler) enligt exempel i bild nedan. Anteckningar på specifik VFU-kurs kan t.ex. handla om byte av förskola och LLU. Anteckning som görs på specifik kurs kommer att finnas med när du tar ut rapporter över studenterna. Glöm inte att klicka på Spara så att anteckningen finns kvar. 14 (27)

Om du är inne på studentvyn (den sida där studentens studieplan finns) kan du göra anteckning på specifik VFU-kurs också där. För att komma till studentvyn, klicka på studentens namn (se pil i bild nedan). En ny webbsida öppnas alltid. Den tidigare webbsidan ligger alltså kvar i webbläsaren. På studentvyn finns studentens studieplan som innefattar alla kurser studenten ska läsa under utbildningen. Klicka på den VFU-kurs du vill göra anteckning på, se pil i vänstra bilden nedan. VFU-kursen öppnas då och du ser uppgifter om VFUplaceringen. 15 (27)

När VFU-kurs ligger öppen i studieplanen går det att göra en anteckning, den skrivs då på specifik kurs. Klicka på ikonen som föreställer ett anteckningsblock, se oval markering i högra bilden ovan. En meddelanderuta öppnas då, och i den kan du göra din kursspecifika anteckning. Avsluta alltid med datum (ÅÅMMDD) samt ditt namns initialer. Se bild nedan till vänster. När du klickat Spara lägger sig anteckningen under specifik kurs, se högra bilden ovan. 16 (27)

8. Se anteckning på studentvyn En anteckning som görs på student följer denne under hela studietiden och är inte knuten till en specifik VFU-kurs. Anteckningar på student görs endast av VFUhandläggare på LUN:s kansli eller av programstudievägledare. Beroende på anteckningens karaktär blir de i vissa fall synliga för koordinator, t.ex. student som blivit underkänd på VFU-kurs och kallad till studievägledande samtal på LUN:s kansli. För att se anteckning på student, klicka på studentens namn (se pil i bild nedan). Du kommer då till studentvyn. Klicka på fältet Anteckningar i mittenkolumnen. Anteckningar som görs på student syns inte i Placeringsrapporten. 17 (27)

9. Rapport Placeringsrapport För att få en lista över samtliga studenter placerade på ditt VFU-område, klicka på rubriken Rapport i menyraden överst på sidan. Du kommer då till en sida med ett flertal rapporter. Klicka på rapporten Placeringsrapport. Du möts nu av en sida som ser ut som bild nedan. I rullistorna väljer du Program, Kurs och/eller Termin. Det är alltså möjligt att exempelvis välja endast ett program och en termin. I det fallet kommer din lista att innehålla uppgifter om samtliga kurser den termin och inom det program du valt. Klicka på Sök. Uppgifter om studenterna på ditt VFU-område visas då som i bild nedan. 18 (27)

För att få listan i Excel, klicka på Exportera till Excel (se pil i bild ovan). Export av data från en rapport genrerad i VFU-webb till Excel, görs alltid i ett.cvs format (Unicodetext). Om du väljer att spara filen i Excel så bibehålles detta format. Önskar du ändra till ett annat format, så väljer du istället Spara som och ändrar filformatet innan du döper filen och trycker Spara. I det fall rutan nedan visas, välj att öppna med Excel. Klicka OK. Uppgifterna i rapporten visas nu i ditt Excelprogram, se bild nedan. Startdatum och Slutdatum för VFU-kursperioden visas först efter att du ökat kolumnbredden. För att öka kolumnbredden för samtliga kolumner, klicka på rektangeln i övre vänstra hörnet, se vänstra pilen i bild ovan. Hela Excel-arket markeras då. Klicka därefter på en kolumnlinje (vilken om helst, för exempel se högra pilen i bild ovan). Filen innehåller uppgifter om studenters: Förnamn, Efternamn, Program, Inriktning, Antagningstermin, VFU-kurs, Termin för VFU-kurs, Start- och slutdatum för VFU-kurs, Meddelanden, VFU-område, Skola/förskola, Avdelning, LLU, Koordinator och Skolhuvudman. I kolumnen Meddelanden syns anteckningar som är gjorda på en students specifika VFU-kurs. Det kan t.ex. finnas information om att studenten gör VFU i förskoleklass eller att VFU-placeringen endast finns med i VFU-webb och i rapporten för att ersättning för studenten ska kunna utgå till VFU-området. I det sistnämna fallet är 19 (27)

alltså studenten inte aktuell för VFU, men behöver ha sin placering kvar på VFUområdet för att uppgifter om placeringen ska komma med i fakturaunderlaget. I excelfilen kan du enkelt radera de kolumner som är ointressanta för dig. Du kan också välja att sortera datan i filen.klicka på Sortera och filtrera och därefter på Anpassad sortering i listan. Om du istället önskar filtrera ut endast vissa poster, klicka på Sortera och filtrera och därefter på Filter i listan. 20 (27)

10. Rapport Studieuppehåll För att få en lista över studenter med studieuppehåll och som har placering i ditt VFUområde, klicka på rubriken Rapport i menyraden överst på sidan. Du kommer då till en sida med ett flertal rapporter. Klicka på rapporten Studieuppehåll. Fälten Program och Termin är inte obligatoriska, du kan därför lämna dem tomma. Om du önskar se samtliga programs studenter med studieuppehåll aktuell termin, lämna programfältet tomt och ange endast en viss termin. I exemplet nedan har Förskollärarprogrammet valts samt termin V16. Klicka på Sök. Klicka därefter på Exportera till Excel. I excelfilen visas förskollärarprogramsstudenter med studieuppehåll V16. I filen anges bl.a. från vilken termin uppehållet gäller samt hur länge det pågår. Tidigare har ni som koordinatorer ibland fått besked om studenters studieuppehåll från administratör vid LUN:s kansli men det kommer ni inte att få framöver. Ni ser istället studenter med uppehåll i studieuppehållsrapporten. 21 (27)

11. Placeringshistorik Du kan enkelt få en översikt med information kring en specifik students placeringshistorik. Klicka på studentens namn i din VFU-lista. Ett nytt webbfönster öppnas och du ser studentvyn, alltså den sida där studenten har sin studieplan. I studentens studentvy trycker du på VFU-översikt i den övre menyraden. Fönstret i studentvyn utvidgas då i övre delen och en lista med en students placeringshistorik utvidgas. Du stänger fönstret genom att trycka på Stäng inne i det utvidgade fönstret eller genom att åter trycka på VFU-översikt. 12. Studenters avbrott på program Koordinator och VFU-kurslärare får information om de studenter som meddelat studieavbrott på program. Informationen kommer via e-post från administratör på LUN:s kansli. Sena avbrott, dvs. avbrottsblanketter som inkommer nära inpå en VFU-kurs, hinner inte alltid meddelas. Koordinator behöver därför göra avstämning i VFU-webb dagarna innan VFU-kurs startar. 22 (27)

13. Viktigt att tänka på för dig som koordinator Som koordinator ska du kontinuerligt logga in och se om någon student tillkommit eller försvunnit från ditt VFU-område. Koordinatorer ansvarar för att hålla sig uppdaterade på eventuella förändringar i VFU-webb, t.ex. om student gjort avbrott innan VFU-kurs startar. Information om sena avbrott inför VFU-kurs kan inte alltid meddelas från LUN:s kansli. Uppdatering av studenters studieplan görs inte vid LUN:s kansli, det är istället studentens ansvar att hålla sin studieplan uppdaterad. Då de inte själva kan utföra uppdateringen av sina studieplaner ska de senast 4 veckor innan aktuell VFU-kursperiod kontakta sin programstudievägledare. Denne ska i sin tur göra uppdateringen senast 3 veckor innan VFU-kursperioden startar. Se flödesschema över olika aktörers ansvar i placeringsprocessen, i Bilaga 1. Om du ser att någon uppgift om skola, LLU eller avdelning är rödmarkerad på students placeringsdata, så beror detta på att just den posten har arkiverats i databasen. Det kan se ut enligt bildexempel nedan: Att en post är rödmarkerad kan bero på att posten var en dubblett eller var felstavad och därför har arkiverats. När du ser en röd post: Klicka på knappen Ändra (symbol penna). Rutan Ändra VFU för student visas. 23 (27)

Som du ser i bilden ovan så är LLU-fältet tomt. Klicka på fältet och sök fram Carin Ryden (som finns i svart text). Klicka på namnet och därefter på Spara. Nu har uppgiften ersatts med korrekt post. Alternativt kan du mejla support på VFU-webb, se kontaktuppgifter i avsnitt 14 nedan. 24 (27)

14. Support VFU-webb (systemet) Support via telefon (fr.o.m. 23/8 2016): Tisdagar kl. 10.00 11.00 samt fredagar kl. 12.30 14.00 Niclas Andersson 031-786 58 88 Jennie Corneskog 031-786 59 57 Övriga tider, mejla: support.vfu-webb@gu.se Om du behöver lägga in skolor/förskolor på ditt område alternativt lägga till uppgifter eller ändra felaktig stavning på befintlig skola/förskola, mejla uppgifterna till supportadress ovan. 15. Frågor kring VFU-placeringar och studenter VFU-handläggare på respektive program: Förskollärarprogrammet Lotta Huldén lotta.hulden@gu.se Telefon: 031-786 56 38 Grundlärarprogrammet Håkan Kollberg Winsnes hakan.kollberg@gu.se Telefon: 031-786 55 28 Kompletterande pedagogisk utbildning (KPU) Yrkeslärarprogrammet Ämneslärarprogrammet Kristina Lindahl kristina.lindahl@gu.se Telefon: 031-786 5860 Liv Nilsen liv.nilsen@gu.se Telefon: 031-786 5572 25 (27)

Bilaga 1 Flödesschema över VFU-placeringsprocessen sida 1 (2) 26 (27)

Flödesschema över VFU-placeringsprocessen sida 2 (2) 27 (27)