Kallelse Kommunstyrelsen Tisdagen den 20 mars 2018
KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Datum 2018-03-20 Kommunstyrelsen Plats: Kommunkontoret, Hammarstrand, Tjädern Tid: Tisdagen den 20 mars, kl. 08.00 Information 1. Ekonomi, Jenny Kriström, ekonomichef 2. Styrelsen Retab 08.30. 3. Ks ordförande, oppositionsråd, ansvariga politiker för verksamhetsområden. 4. Kommunchef. 5. Information Systematiska arbetsmiljöarbetet, Mats Granat, personalchef. 6. Information Bygg- och miljönämndens beslut om sanktionsavgifter m m, Rolf Ivansen, förvaltningschef. Beslut Val av justerare. Ks 23 Kommunstyrelsens bokslut 2017 Ks 24 Årsredovisning 2017 samt Internkontroll Ks 25 Revidering Uthyrningspolicy Ks 26 Dramaturgiat Konstnärligt råd Ks 27 Svar på revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner, uppföljning Ks 28 Instruktion för kommundirektör Ks 29 Asylsökande ungdomar som fått avslag på asylansökan Ks 30 Ny avgift för matlådor m m Ks 31 Svar på Revisionsrapport, Granskning av styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen Ks 32 Svar på revisionsrapport Granskning av behörigheter till IT-system inom äldreomsorgen KALLELSEN SKICKAS TILL ERSÄTTARNA FÖR KÄNNEDOM
KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Datum 2018-03-20 Ks 33 Världsarv Ragundadalen AB - Ägardirektiv Ks 34 Mål 2018, Stöd- och omsorgsförvaltningen Ks 35 Bevakningslista Ks 36 Anmälan delegationsbeslut Ks 37 Meddelanden Särskilda bilagor Tänk på barnchecken (Kf 6/97) Jonas Andersson ordförande KALLELSEN SKICKAS TILL ERSÄTTARNA FÖR KÄNNEDOM
Kommunstyrelsen 2018-03-20 1 Ks 23 Dnr 2018/158-043 Kommunstyrelsens bokslut 2017 Bokslut för kommunstyrelsen har upprättats för år 2017. Bilaga Bokslut 2017, bilaga 1.
Kommunstyrelsen 2018-03-20 2 Ks 24 Dnr 2018/159-042 Årsredovisning 2017 samt Internkontroll Årsredovisning för Ragunda kommun har upprättats för år 2017. Bilaga Årsredovisning 2017 Ragunda kommun, bilaga 2 Internkontroll 2017, bilaga 3 Tjänsteskrivelse, bilaga 4 Förslag till beslut Godkänna upprättad årsredovisning och överlämna den till revisorerna för granskning. Föreslå kommunfullmäktige att fastställa resultatet per den 31 december 2017 på + 6,6 mkr. Att godkänna internkontroll 2017 i enlighet med förslag samt att bifoga detta till årsredovisning för 2017. Att under 1:a kvartalet 2018 uppdatera kontrollplan så att ny kontrollplan kan beslutas på kommunstyrelsens sammanträde 2018-xx-xx
Kommunstyrelsen 2018-03-20 3 Ks 25 Dnr 2016/854-270 Revidering Uthyrningspolicy Bakgrund 2016 gjordes en uthyrningspolicy som i vissa stycken kan tyckas något otydlig. I många fall hamnar man i funderingar om vad som är rätt och fel i det dagliga arbetet. Vi har nu gått igenom systeminställningarna i fastighetssystemet och önskar uppdatera policyn och systeminställningarna så det blir tydligt och att de överensstämmer med varandra. Ändringarna är markerade med rött i befintlig policy som bifogas. Underlag för beslut Uthyrningspolicy, bilaga 5 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att anta den reviderade uthyrningspolicyn utifrån de rödmarkerade styckena i bifogad bilaga. Beredande tjänsteman Therese Östlin Dahlgren, förvaltare SAMHÄLLSBYGGNADSUTSKOTTETS BESLUT Samhällsbyggnadsutskottet föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att besluta enligt förslag.
Kommunstyrelsen 2018-03-20 4 Ks 26 Dnr 2018/76 Information dramaturgiat/konstnärligt råd Bakgrund Fram till alldeles nyligen pågick ett Leaderprojekt för att undersöka möjligheterna till att utforma ett dramaturgiat/konstnärligt råd med tanke på kulturproduktioner vid vridläktaren i Döda Fallet. Projektet är nu avslutat och resultatet visar bland annat på förslag om visst kommunalt engagemang för vidare arbete. Politiken behöver därför besluta om vilken kommunal ambitionsnivå som ska råda för det fortsatta arbetet med produktioner vid Döda fallet. Underlag för beslut Projektets resultat och förslag till vidare åtgärder finns presenterade i bilaga 6. Förslag till beslut 1. Fortsatt arbete i enlighet med dramaturgiatets förslag för att möjliggöra större produktioner vid Döda fallet. Förslaget bör följas av en politisk ambitionsnivå om hur stor den kommunala insatsen bör vara samt hur resurser för detta ska avvaras. 2. Besluta om att kommunen inte ska engagera sig i arbetet med produktioner i Döda fallet utan enbart låna ut scenen till andra intressenter i enlighet med rådande reglementet för utlåning av kommunala anläggningar. Beredande tjänsteman Robert Falk, Näringslivs- och turismstrateg SAMHÄLLSBYGGNADSUTSKOTTETS BESLUT Samhällsbyggnadsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta enligt förslag 1. Fortsatt arbete i enlighet med dramaturgiatets förslag för att möjliggöra större produktioner vid Döda fallet. Förslaget bör följas av en politisk ambitionsnivå, antagen av kommunstyrelsen gällande hur stor den kommunala insatsen bör vara samt hur resurser för detta ska avvaras. Samhällsbyggnadsutskottet uppdrar till förvaltningschefen att lägga in resursandelen i budgetarbetet.
Kommunstyrelsen 2018-03-20 5 Ks 27 REV 2017/25 Svar på revisionsrapport upphandlingsrutiner Bakgrund KPMG utförde under december 2017 en revision av upphandlingsrutiner med tillhörande styrdokument och vilka åtgärder som vidtagits efter de rekommendationer föregående revision från 2013-01-11 föreslog. Resultatet av revisionen resulterade i rapporten, Granskning av upphandlingsrutiner uppföljning, daterad 2017-12-14. Granskningen slog fast att förtydligande av delegationsordning vid inköp och avrop på ingångna ramavtal ses över, uppföljning av avtalstrohet samt en översyn av styrdokument görs. Synpunkter på inköpspolicy och tillämpningsföreskrifter utfärdade av Upphandlingskontoret (UHK) och som Ragunda kommun antagit delges UHK för åtgärd. Underlag för beslut Tjänsteskrivelse, bilaga 7. KPMG AB s revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner uppföljning, 2017-12-14, bilaga 8. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta - att stickprovskontroller utförs för att kontrollera avtalstrohet på ingångna ramavtal ska utföras där regelbundna avrop sker på tjänster/varor med hög inköpsvolym. Resultatet ska redovisas i ledningsgruppen en gång per kvartal. Kommundirektör delegerar till vilken verksamhet som ska göra stickprovskontroller. - utse en sakkunnig per förvaltning/verksamhet/enhet som ska framföra krav man ställer på tjänster/varor UHK upphandlar för Ragunda kommuns räkning. - att upprätta en förteckning över vilka, via delegation från respektive förvaltningsansvarig neråt i förvaltningen som är behörig på respektive verksamhet/enhet att göra avrop på ramavtal UHK upphandlat för Ragunda kommuns räkning. Förteckningen ska även innehålla beloppsgränser och eventuella begränsningar delegationen ger.
Kommunstyrelsen 2018-03-20 6 - att vid förnyad konkurrensutsättning ska det dokumenteras och utföras enligt instruktion i ramavtalet samt att direktupphandlingar ska ske enligt regler utgivna av Konkurrensverket. - att styrande dokument avseende inköp årligen ska ses över och revideras vid behov. På dokument ska det framgå vem som utfärdat dokumentet samt datum. Dokumenten ska vara tillgängliga på Intranätet. Beredande tjänsteman Olav Elstad, renhållningsingenjör Kevin Hoflin, kommunens kontaktperson UHK
Kommunstyrelsen 2018-03-20 7 Ks 28 Dnr 2018/157-022 Instruktion för kommundirektören Sammanfattning Den 1 januari 2018 trädde kommunallag (2017:725) i kraft. Det innebär vissa förändrade lagkrav. Ett krav är att styrelsen skall utse en direktör samt anta en instruktion för direktören. Underlag för beslut Tjänsteskrivelse, bilaga 9 Förslag till Instruktion för kommundirektören, bilaga 10 Förslag till beslut - Att fastställa redovisat förslag till instruktion. Beredande tjänsteman Mats Granat, personalchef Kopia till Kommunchefen
Kommunstyrelsen 2018-03-20 8 Ks 29 Dnr 2017/1020-130 Asylsökande ungdomar som fått avslag på asylansökan Bakgrund Kommunstyrelsen fattade den 5 december 2017 beslut om att ungdomar som fått avslag på sin asylansökan får bo kvar i det korridorsboende som iordningsställts på Strandliden. Regeringen har även för år 2018 avsatt medel för detta. För Ragunda kommun innebär det ett extra bidrag på 280 206 kronor. Beslutet som fattades på KS den 5/12-17 är tidsbegränsat till 31/3-18. Underlag för beslut Ragunda kommun har idag (180206) fyra ungdomar som fått avslag på sina asylansökningar och som genom tidigare beslut får bo kvar i kommunen under överklagandetiden. Tre ungdomar väntar i dagsläget på svar på sin asylansökan. De unga vuxna bor på avdelning 1, Strandliden. De får viss service och stöd från personalgruppen som arbetar inom enheten för ensamkommande. Ungdomarna får via sin dagersättning betala för sina personliga omkostnader såsom mat, kläder, hygien med mera. Via ett städschema så sköter de själva städning av gemensamma utrymmen. Förslag till beslut - att Ragunda kommun fortsätter att erbjuda de ensamkommande unga vuxna som i nuläget bor i korridorsboendet på Strandliden fortsatt boende. - att tidsbegränsa beslutet till den 31/8-18. Beredande tjänsteman Eva Blomkvist, Integrationschef
Kommunstyrelsen 2018-03-20 9 Ks 30 Dnr 2018/149 Ny avgift för matlåda, matdistribution och helpension korttidsboende i Ragunda kommun Bakgrund I en matlåda ingår huvudrätt inklusive varma grönsaker samt efterrätt på helgdag. På julafton, påskafton samt midsommarafton ingår mat som traditionellt hör helgen till. Helpension på korttidsboende innebär samtliga måltider och mellanmål. Med hänvisning till prisutveckling av råvaror, personalkostnader mm föreslår vi följande; Underlag för beslut Förslag på nya avgifter, bilaga 11. Ärendet har kommunicerats i SU 18-02-14 Förslag till beslut Att förslå kommunstyrelsen besluta - att matlådan kostar 50 kronor - att matlådan på julafton, påskafton samt midsommarafton kostar 100 kronor - att helpension på korttidsboende kostar 100 kronor per dygn - att matdistributionen kostar 200 kronor - att nya taxan ska gälla från och med 2018-04-01 Beredande tjänsteman Elisabeth Norman Edlund, Kostchef
Kommunstyrelsen 2018-03-20 10 Ks 31 Dnr REV 2017/25 Svar på Revisionsrapport Granskning av styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen Dnr: 2017/1066-007 Bakgrund KPMG har på uppdrag av Ragunda kommuns revisorer granskat styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2017. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsens styrning och uppföljning av individ- och familjeomsorgsverksamheten är ändamålsenlig och att det finns tillfredsställande intern kontroll. Den sammanfattande bedömningen är att vissa åtgärder för att utveckla verksamheten pågår eller planeras, men att främst uppföljning av verksamheten är bristfällig och behöver utvecklas. Underlag för beslut KPMGs Revisionsrapport Granskning och styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen, bilaga 12. Förslag till beslut - att ge stöd- och omsorgsförvaltningen i uppdrag att arbeta fram riktlinjer, rutiner för att säkerställa uppföljning och analys av måluppfyllelse. - att ge stöd- och omsorgsförvaltningen i uppdrag att revidera och komplettera individ- och familjeomsorgens verksamhetsrutiner och riktlinjer. - att ge stöd- och omsorgsförvaltningen i uppdrag att upprätta en tids- och aktivitetsplan för individ- och familjeomsorgen. - att ge stöd- och omsorgsförvaltningen i uppdrag att upprätta en skriftlig rutin som tydliggör vilken/vilka professioner som ska samverka med andra aktörer såväl inom verksamheten som på förvaltningsnivå. - att ge stöd- och omsorgsförvaltningen i uppdrag att utarbeta en strukturerad månadsuppföljning av verksamheten gällande ärenden, placeringar och ekonomiskt resultat/utfall. - att ge stöd- och omsorgsförvaltningen i uppdrag att upprätta en skriftlig rutin gällande tidssatta insatsuppdrag. Beredande tjänstemän Elisabeth Carlander Blom, Förvaltningschef Stöd och Omsorg Gun Valli, IFO chef
Kommunstyrelsen 2018-03-20 11 Ks 32 Dnr REV 2017/24 Svar på revisionsrapport, Rutiner för behörigheter IT-system inom äldreomsorg. Bakgrund KPMG har genomfört en granskning av behörigheter till IT- system inom äldreomsorgen. I granskningen uppmärksammades brister gällande rutinen för tilldelning och förändring av behörigheter i systemen. Underlag för beslut KPMGs rapport Rutiner för behörigheter IT-system inom äldreomsorg, bilaga 13. Förslag till beslut - att ge Stöd och Omsorgsförvaltningen i uppdrag att arbeta fram gemensamma riktlinjer och rutiner för hela förvaltningen gällande tilldelning och förändring av behörigheter till IT- systemen. - att ge Stöd och Omsorgsförvaltningen uppdraget att göra en översyn hur medarbetarna introduceras i kommunens informationssäkerhet. - att ge Stöd och Omsorgsförvaltningen i uppdrag att skapa en rutin för uppföljning av loggar i verksamhetssystemet. Beredande tjänstemän Elisabeth Carlander Blom, Förvaltningschef Gun Valli, IFO chef
Kommunstyrelsen 2018-03-20 12 Ks 33 Dnr 2018/160-107 Världsarv Ragundadalen AB - Ägardirektiv Kommunen är en av fyra ägare i Världsarv Ragundadalen AB och har att gemensamt med de andra ägarna fastställa ägardirektiv för detsamma. Efter samrådsmöte lämnar ägarrepresentanterna följande förslag. Underlag för beslut Förslag till ägardirektiv, bilaga 14. Förslag till beslut: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta om att anta ägardirektivet och att ge kommunens representant på bolagsstämman i uppdrag att där fastställa det.
Kommunstyrelsen 2018-03-20 13 Ks 34 Dnr 2018/161-009 Mål Stöd- och omsorgsförvaltningen 2018 Bakgrund Stöd och omsorgsförvaltningen har tillsammans med SU tagit fram förvaltningens mål för 2018. Underlag för beslut Stöd och omsorgsförvaltningens mål, se bilaga 15 Förslag till beslut Att föreslå kommunstyrelsen besluta - att förvaltningen skall ha ett rättsäkert och professionellt handläggande/verkställande i alla typer av ärenden. - att förvaltningen ska öka användandet av evidensbaserad praktik. - att förvaltningen ska med hållbarhet och miljömedvetenhet arbeta så att en god ekonomisk hushållning uppnås. - att förvaltningen skall öka användandet av välfärdsteknologin och involvera teknologin i arbetet. - att förvaltningen skall ha ett salutogent och förebyggande arbetssätt inom alla enheter. Beredande tjänsteman Elisabeth Carlander Blom, förvaltningschef
Kommunstyrelsen 2018-03-20 14 Ks 35 Bevakningslista Kommunstyrelsen har att göra ändringar i bevakningslistan. Bilaga.
Kommunstyrelsen 2018-03-20 15 Ks 36 Anmälan av delegationsbeslut. 1. Sociala utskottet SU 1-14 2. Vård och omsorg nr 1-62
Kommunstyrelsen 2018-03-20 16 Ks 37 Meddelanden. Samråd om förslag till detaljplan för Bispgården 2:23, 2:38 och del av Bispgården 2:1. Beslut om att godkänna detaljplan för Stugubyn 3:114 och 5:68 för granskning. Beslut om byggsanktionsavgift för användande av hiss utan godkänd besiktning. Beslut om byggsanktionsavgift för olovligt byggande. Beslut om byggsanktionsavgift för ibruktagande utan slutbesked. Kontrollplan inom livsmedel för bygg- och miljönämnden 2018-2020. Redovisning Utvecklingssatsning kommunens skolor Återrapportering riktlinjer/rutiner anhörigbidrag Återrapport åtgärdsplan Individ- och familjeomsorgen
Kommunstyrelsen 2018-03-20 17 BEVAKNINGSLISTA 2018 Paragraf Ärende Åtgärd Ansvar Klart Ks 19/10 Skötsel av kommunens gräsytor Återrapportering Samhällsbyggnadsförvaltningen Redovisas till Ks 2 ggr/år Ks 57/12 Fastighetsutredning Återrapportering Samhällsbyggnadsförvaltningen Redovisas till Ks 2 ggr/år Ks 7/14 Avgifter o Taxor Vård- och omsorg Årlig uppföljning Sociala utskottet Mars 18 samt Kostenheten Ks 8/14 Riktlinjer, rutiner, nivå Årlig uppföljning Sociala utskottet Mars 18 Anhörigbidrag Ks 24/17 Kompetensförsörjning Återrapportering Kommunchef Juni 18 Ks 65/17 Framtidens politiska styrning Återrapportering KS ordförande Rapporteras vid varje KS Ks 66/17 Reviderade ägardirektiv RetAB Redovisning Kommunchef Mars 18 Ks 82/17 Utvecklingssatsning på skolor i Redovisning Barn- och utbildningsutskottet Mars - 18 Ragunda kommun Åtgärdsplan IFO Redovisning Sociala utskottet Mars 18 Ks 19/18 Framtagande av instruktion samt ny titel för ledande tjänsteman Redovisning Personalchef Mars 18