ANBUDSINBJUDAN. Lokalvård vid CSN:s kontor i Göteborg

1(20) ANBUDSINBJUDAN Lokalvård vid CSN:s kontor i Göteborg Centrala studiestödsnämnden (CSN)

2(20) Innehållsförteckning: 1 ALLMÄN ORIENTERING... 4 1.1 Beskrivning av upphandlingen... 4 1.2 Upphandlande myndighet... 4 1.3 Kontraktsföremålet... 4 1.4 Kontraktsperiod... 4 2 ADMINISTRATIVA KRAV... 5 2.1 Upphandlingsförfarande... 5 2.2 Frågor om upphandlingen... 5 2.3 Förutsättningar för anbudsinlämningen... 5 2.4 Tilldelningsbeslut... 7 2.5 Offentlighet och sekretess... 7 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN... 7 3.4 Sanningsförsäkran... 9 3.5 Ekonomisk ställning... 10 3.6 Teknisk förmåga och leveranskapacitet... 10 3.7 Lokalvårdsledare... 10 3.8 Lokalvårdare... 10 3.9 Förstärkningsresurser... 11 3.10 Aktivt miljöarbete... 11 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN... 11 4.1 Tid... 11 4.2 Utrustning... 12 4.3 Avfall... 12 4.4 Kvalitet... 12 4.5 Kvalitetsuppföljning... 12 4.6 Nycklar/inpasseringskort... 12 4.7 Fönsterputs... 13 4.8 Periodisk städning... 13 4.9 Pris... 13 4.10 Optioner... 14 5 ANBUDSUTVÄRDERING... 14 5.1 Utvärderingskriterier... 14 5.2 Underlag för anbudsutvärdering... 14 6 KOMMERSIELLA VILLKOR... 15 6.1 Omfattning... 15 6.2 Rangordning mellan handlingar... 15 6.3 Kontraktsperiod... 15 6.4 Betalningsvillkor... 16 6.5 Pris... 16 6.6 Prisjusteringsklausul... 16 6.7 Förändringar i omfattning av uppdraget... 16 6.8 Kvalitet och uppföljning... 17 6.9 Vite... 17 6.10 Uppsägning eller hävning... 17 6.11 Arbetsgivaransvar... 18 6.12 Försäkring... 18 6.13 Ersättare... 18

3(20) 6.14 Nycklar/inpasseringskort... 18 6.15 Lokaler och utrustning... 19 6.16 Sekretess... 19 6.17 Tystnadsplikt... 19 6.18 Ändringar och tillägg... 19 6.19 Överlåtelse av kontrakt... 20 6.20 Force Majeure... 20 6.21 Tvist... 20 Förfrågningsunderlaget består av åtta dokument. Förutom denna anbudsinbjudan finns sju bilagor enligt nedan: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Svarsformulär Sanningsförsäkran Arbetsbeskrivning Städnivåbeskrivning Ritning Skötselanvisning EGE Skötselanvisning Stratica

4(20) 1 ALLMÄN ORIENTERING 1.1 BESKRIVNING AV UPPHANDLINGEN Centrala studiestödsnämnden (CSN) genomför upphandling av lokalvård vid CSN:s kontor i Göteborg. Syftet är att teckna kontrakt med leverantör som kan försäkra CSN en stabil leverans av efterfrågad tjänst, enligt kapitel 5 Krav på tjänsten, under kontraktsperioden. 1.2 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Centrala studiestödsnämnden Organisationsnummer 202100-1819 CSN har ansvar för studiesociala frågor, främst det svenska studiestödet som består av bidrag och lån till studerande. CSN betalar varje år ut cirka 25 miljarder kronor i studiestöd till runt 900 000 studerande. Ungefär 1,4 miljoner personer har någon form av studielån som successivt betalas tillbaka till staten via CSN. Dessutom beviljar CSN hemutrustningslån till nyanlända flyktingar. CSN har sitt huvudkontor i Sundsvall och finns därutöver på 11 orter runtom i landet. CSN har drygt 900 anställda varav cirka 300 stycken finns vid huvudkontoret. Ytterligare upplysningar om CSN kan hämtas på vår hemsida www.csn.se 1.3 KONTRAKTSFÖREMÅLET Uppdraget gäller lokalvård vid CSN:s kontor i Göteborg, Postgatan 13. Lokalerna omfattar en kontorslokalyta om cirka 1 200 kvm. Anbudsgivaren bör lämpligen besiktiga lokalerna för att skapa sig en bild av lokalernas utseende, materialval och andra faktorer som påverkar uppdragets utförande. Visning av lokalen sker efter överenskommelse med Ann-Britt Örtelind. Oanmälda besök accepteras inte. 1.4 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet som kommer att tecknas ska gälla från den 1 oktober 2013 till och med den 30 september 2015 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 30 september 2017. Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt punkt 6.6. Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till leverantören senast tre månader innan kontraktsperiodens utgång, det vill säga senast den 30 juni 2015 och 30 juni 2016. I annat fall löper kontraktet ut, utan uppsägning.

5(20) 2 ADMINISTRATIVA KRAV 2.1 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Upphandling av tjänster (A-tjänster) som avses i bilaga 2 till lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingen genomförs som en förenklad upphandling. Annons har skickats till Visma Tendsign den dag som anges på förfrågningsunderlagets förstasida. Mer om LOU finns tillgänglig på bland annat Konkurrensverkets webbplats www.konkurrensverket.se 2.2 FRÅGOR OM UPPHANDLINGEN 2.2.1 KONTAKTPERSON Ann-Britt Örtelind e-post: ann-britt.ortelind@csn.se 2.2.2 FRÅGOR OCH SVAR OM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET Frågor, som är av principiell och allmän karaktär om förfrågningsunderlaget, ska sändas till CSN via e-post till: upphandling@csn.se Frågor och svar kommer under anbudstiden att publiceras på www.csn.se under fliken Om CSN, Aktuella upphandlingar, Lokalvård Göteborg. Av denna anledning bör anbudsgivarna besöka CSN:s webbplats några gånger under anbudstiden. Sista dag för att ställa frågor angående förfrågningsunderlaget är den 29 juli 2013. Sista dag för CSN att besvara frågor är enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) 6 dagar före anbudsdagen. Frågor om varför ett visst krav ställts eller detaljer om hur anbudsgivare och anbud kommer att värderas, utöver vad som anges i förfrågningsunderlaget besvaras inte. 2.3 FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR ANBUDSINLÄMNINGEN 2.3.1 ANBUDETS FORM, INNEHÅLL OCH SPRÅK Det är viktigt att anbud som lämnas in är uppställda i överensstämmelse med bifogat Svarsformulär. Anbudsgivaren uppmanas att fylla i och bifoga Svarsformuläret till anbudet. Svarsformulär finns i bilaga 1. Bekräftelse av att uppställda krav uppfylls lämnas genom ett kryss i rutan och i förekommande fall genom att svar lämnas i svarsrutan. Samtliga krav ska vara uppfyllda för att anbudet ska kunna utvärderas. Vid ett omfattande svar där all information som rör ett visst avsnitt inte kan lämnas i svarsformuläret, bör kompletterande svar presenteras på ett sammanhållet, strukturerat och tydligt sätt i en separat, namngiven bilaga. Kompletterande

6(20) svar bör referera till svarsformulärets rubricering och numrering, för att utvärderingen av anbuden ska kunna ske på ett snabbt och effektivt sätt. Det måste klart framgå av anbudet vilken juridisk person som är anbudsgivare och vilket organisationsnummer (i förekommande fall) det företag som lämnar anbudet har. Anbudet ska vara på svenska. Intyg och andra bevis får lämnas på svenska eller engelska. Intyg och andra bevis som inte är författade på något av de godkända språken måste skickas in med en översättning till svenska eller engelska, som är utförd av auktoriserad översättare. 2.3.2 TILLÅTNA SÄTT ATT LÄMNA ANBUD Anbudet med tillhörande bilagor lämnas i ett skriftligt original samt en digital kopia på CDskiva eller USB-minne. Den digitala kopian behöver inte vara försedd med underskrift. I de fall uppgifterna i originalet inte överensstämmer med uppgifter som anges i den digitala versionen gäller uppgifterna i det skriftliga originalet. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare eller en av denne utsedd person med fullmakt. Underskrift görs i svarsformuläret längst ner på sidan om kontaktuppgifter. Anbudet lämnas in i förseglat och neutralt emballage (kuvert, kartong eller motsvarande). 2.3.3 ANBUDSMÄRKNING OCH ADRESS Anbudet ska vara märkt med Lokalvård Göteborg, dnr 2013-5102-4505 och skickas till: CSN Registraturen 851 82 SUNDSVALL 2.3.4 SISTA ANBUDSDAG Anbud ska ha kommit in till CSN senast den 5 augusti 2013. Försenade anbud får inte behandlas, oberoende av anledningen till förseningen. Den 5 augusti 2013 är den dag som avses då benämningen anbudsdagen används i detta dokument. 2.3.5 ANBUDETS GILTIGHETSTID Anbud ska vara giltigt till och med den 30 september 2013. Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning ska anbudens giltighetstid förlängas till dess att upphandlingskontrakt kan tecknas, dock i högst sex månader efter angiven giltighetstid såvida inte annat överenskoms under upphandlingen.

7(20) 2.3.6 FÖRTYDLIGANDE OCH KOMPLETTERING AV ANBUD CSN får tillåta att en anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet. CSN får även begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. CSN har ingen skyldighet att låta ett anbudsgivande företag förtydliga eller rätta ett anbud. Av dessa skäl är det viktigt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter, det vill säga att det framgår att samtliga ställda krav är uppfyllda. 2.3.7 ÖVERLÅTELSE AV ANBUD Det går inte att överlåta anbud på ett annat bolag, till exempel vid företagsöverlåtelser. 2.4 TILLDELNINGSBESLUT Meddelande om beslut i upphandlingsärendet sker via underrättelse om beslut. Detta skickas via e-post i enlighet med de uppgifter som anbudsgivaren ska lämna i Svarsformuläret bilaga 1. Tilldelningsbeslutet innebär inte att ett bindande kontrakt har slutits. Kontrakt sluts genom att det undertecknas av båda parter när avtalsspärren löpt ut. 2.5 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL) gäller absolut anbudssekretess tills dess att tilldelningsbeslut har fattats. Därefter blir anbud och andra ingående uppgifter normalt offentliga allmänna handlingar. Delar av dessa dokument kan dock omfattas av andra bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen. Av 31 kap. 16 OSL följer att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. CSN prövar därför om handlingarna ska lämnas ut eller hemlighållas varje gång en allmän handling begärs utlämnad. En anbudsgivare som vill skydda uppgifter i ansökan efter tilldelningsbeslut fattats, bör lämna in en skriftlig begäran om sekretess till CSN och precisera vilka uppgifter som avses samt vilken skada anbudsgivarens företag skulle lida om uppgiften röjs. CSN lämnar inte något förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas. Det förhållandet att en anbudsgivare har begärt sekretess är inte någon garanti för att uppgiften i fråga vid en prövning kommer att omfattas av sekretess. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN För att anbud ska kunna antas, ställs vissa formella och ekonomiska krav på anbudsgivaren. Anbudet ska innehålla en beskrivning av anbudsgivarens organisation i Göteborg, med en fullständig bemanningsplan samt en redogörelse för hur anbudsgivaren avser att planera sina personalinsatser för att klara uppdraget, dels i normalfallet, dels vid inträffad frånvaro på grund av sjukdom och dylikt. Om anbudsgivaren anlitar ett personaluthyrningsföretag för att täcka upp tillfälligt personalbehov ska detta godkännas av CSN.

8(20) Anbudsgivaren ska visa att det finns en personalpolicy och ett arbetsmiljöprogram genom att bifoga dessa som bilagor i anbudssvaret. Anbudsgivaren äger rätt att anlita underleverantör/-er för utförande av specificerade delar av åtagandet under förutsättning att detta redovisats i anbudet. Om anbudsgivaren anlitar underleverantör/-er ska anbudsgivaren namnge dessa och bifoga registreringsbevis från Bolagsverket. Anbudsgivaren ska i sitt anbud garantera att anbudsgivaren, inklusive eventuella underleverantörer, inte anlitar svart arbetskraft, se Sanningsförsäkran bilaga 2. Med svart arbetskraft avses personer för vilka anbudsgivaren inte innehåller och inbetalar källskatt och arbetsgivaravgifter i enlighet med gällande lag. Utländska anbudsgivare ska visa motsvarande dokumentation från det land där firman är registrerad. 3.1 OBLIGATORISKA UTESLUTNINGSGRUNDER En anbudsgivare eller företrädare för denne (om anbudsgivaren är en juridisk person) får inte vara dömd för deltagande i en kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt enligt definition i 10 kap. 1 LOU. En anbudsgivare eller företrädare för denne som är föremål för uppräknade omständigheter kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen. Detsamma gäller eventuella underleverantörer. 3.2 FRIVILLIGA UTESLUTNINGSGRUNDER En anbudsgivare kommer att uteslutas från att delta i upphandlingen om: 1. anbudsgivaren är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. anbudsgivaren är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknade förfarande, 3. anbudsgivaren eller företrädare för denne är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, 4. anbudsgivaren eller företrädare för denne har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. anbudsgivaren inte har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller 6. anbudsgivaren i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar. Uteslutning kommer också att ske av eventuella underleverantörer som är föremål för uppräknade omständigheter. Bevis: Anbudsgivaren ska i Sanningsförsäkran bilaga 2 intyga att anbudsgivaren och eventuella underleverantörer inte är föremål för de omständigheter som anges i punkterna 1, 2, 3 och 4.

9(20) CSN kommer, som en del i prövningen av kraven på anbudsgivaren, kontrollera att anbudsgivaren och eventuella underleverantörer har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i Sverige (punkt 5) genom att hämta in uppgifter från Skatteverket, blankett 4820. Anbudsgivare och underleverantörer med hemvist i annat land ska till anbudet bifoga utdrag ur officiellt register eller liknande som visar att punkt 5 inte föreligger. 3.3 BEVIS PÅ REGISTRERING Bevis på registrering för mervärdesskatt och F-skatt samt registrering som arbetsgivare Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade för mervärdesskatt samt inneha F-skattebevis. Om anbudsgivaren har anställd personal ska anbudsgivaren vara registrerad som arbetsgivare hos Skatteverket. Utländska anbudsgivare med anställd personal ska vara registrerade som arbetsgivare hos myndighet likvärdig Skatteverket i det land där företaget är registrerat. Bevis: När det gäller svenska anbudsgivare och svenska underleverantörer kommer CSN att kontrollera att ovanstående krav är uppfyllda genom att inhämta uppgifter från Skatteverket, blankett SKV 4820. I det fall det inte är möjligt för CSN att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när CSN så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. För utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer gäller att högst tre månader gamla bevis från det land där företaget är registrerat ska bifogas till anbudet. Bevis på registrering i företagsregister Svenska anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade i aktiebolags-, handels-, eller föreningsregistret. Utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer ska uppfylla motsvarande registreringsskyldigheter i det land där företaget är registrerat. Bevis: För svenska anbudsgivare och svenska underleverantörer gäller att en kopia av företagets registreringsbevis från Bolagsverket ska bifogas till anbudet. För utländska anbudsgivare och utländska underleverantörer gäller att motsvarande bevis om registreringen ska bifogas anbudet från myndighet likvärdig Bolagsverket i det land där företaget är registrerat. Lämnade registreringsbevis ska vara högst tre månader gamla. 3.4 SANNINGSFÖRSÄKRAN Anbudsgivare ska med anbudet bifoga undertecknad Sanningsförsäkran bilaga 2.

10(20) 3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell ställning som krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivarens rating ska vara lägst A eller motsvarande. Bevis: Ratingen visas genom ett aktuellt riskintyg från ett kreditvärderingsinstitut. Anbudsgivare som på grund av att det är ett nystartat företag inte kan uppfylla ovanstående krav ska på annat sätt visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning eller tillhandahålla en ekonomisk fullgörandegaranti som tillförsäkrar CSN att företaget klarar av att uppfylla sitt åtagande. Lämnat riskintyg ska vara högst tre månader gammalt räknat från anbudsdagen. 3.6 TEKNISK FÖRMÅGA OCH LEVERANSKAPACITET Anbudsgivare ska inneha sådan teknisk förmåga och kapacitet som i övrigt krävs för att genomföra uppdraget. Anbudsgivare ska ha erfarenhet av att utföra uppdraget så som detta beskrivs i kapitel 4 Krav på tjänsten med tillhörande bilagor. Anbudsgivare ska tillhandahålla ersättare som uppfyller samma krav som de som ställs på den anvisade personalen. Vid sjukdom, semester eller annan frånvaro ska ersättare alltid sättas in från första dagen. Ersättaren ska vara väl förtrogen med lokalerna och gällande arbetsrutiner. Anbudsgivaren ska utan oskäligt dröjsmål byta ut person som CSN, med angivande av godtagbara skäl, inte anser vara lämplig för uppdraget. Det ska finnas en ansvarig kontaktperson mot CSN, samt ersättare för denna. 3.7 LOKALVÅRDSLEDARE Anbudsgivaren ska ha lokalvårdsledare med adekvat utbildning och erfarenhet att handha arbetsledning och kvalitetsfrämjande uppgifter. Detta ska redovisas genom en kompetensprofil innehållande namn, anställningstid, teoretisk kompetens och tidigare yrkeserfarenhet samt referens hos kund där likvärdig arbetsuppgift utförts. 3.8 LOKALVÅRDARE Anbudsgivaren ska ha lokalvårdare med adekvat utbildning och erfarenhet att utföra lokalvårdstjänster, inneha Städ och Rengöringsbranschens Yrkesnämnds yrkesbevis eller annan utbildning som bedöms som likvärdig. Samtliga för uppdraget aktuella personer ska muntligt och skriftligt behärska svenska i sådan omfattning att personen kan tillgodogöra sig information, anvisningar, säkerhetsbestämmelser, arbetsskyddsinformation, produktbeskrivningar med mera som ingår som en del i lokalvårdsuppdraget.

11(20) De lokalvårdare som utför uppdraget ska vid vistelse i CSN:s lokaler bära godkända och synliga ID-kort med foto samt ha enhetliga arbetskläder med arbetsgivarens firmamärke. 3.9 FÖRSTÄRKNINGSRESURSER Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurs påverkas. Som bevis ska anbudsgivaren beskriva hur detta krav tillgodoses. 3.10 AKTIVT MILJÖARBETE I sitt arbete ska anbudsgivaren sträva efter att effektivisera och minska förbrukningen av naturresurser, välja miljöanpassade produkter och miljöanpassad teknik samt ombesörja återtagande av sitt avfall genom exempelvis återvinning. Anbudsgivaren ska i anbudet, dels lämna en beskrivning av hur det interna miljöarbetet bedrivs inom företaget, dels beskriva hur miljöfrågorna kommer att beaktas vid det här aktuella uppdraget. Av beskrivningen ska framgå vilka kemikalier som kommer att användas, såväl vid den dagliga städningen som vid storstädning och golvvård samt vilka metoder eller lösningar som kommer att användas för att minimera användandet av kemikalier. Anbudsgivaren ska vid val av städprodukter tillämpa samma synsätt som anges i 2 kap. 4 miljöbalken (1998:808) avseende den så kallade produktvalsprincipen där så är tillämpligt det vill säga att tillverkaren är skyldig att byta till annat ämne med mindre miljöpåverkan om detta kan ske utan att funktionen förändras. Samtliga städprodukter ska vara försedda med produktfakta och användaranvisning på svenska. 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN Uppdraget ska utföras i enlighet med förfrågningsunderlaget, på ett fackmannamässigt sätt och med hög kvalitet. Uppdraget ska behovsanpassas så att hänsyn tas till faktorer som till exempel väderlek, obrukade lokaler, semester eller annan frånvaro, om sammanträdesrummen använts eller ej. Städkvaliteten i exempelvis entréer ska upprätthållas även när nedsmutsningen är större än normalt till följd av väderleken. 4.1 TID Anbudsgivaren ska utföra lokalvård vardagar valfri tid mellan klockan 06.00 17.00. Tidpunkt för rengöring i kök och matsal görs upp enligt överenskommelse. Rengöring av de textila golven ska göras före klockan 08.00. För att få en uppfattning om angivet månadsarvode är realistiskt ska följande anges: antal produktionstimmar beräknat på i snitt 22 dagar/månad

12(20) antalet timmar för arbetsledning 4.2 UTRUSTNING Anbudsgivaren ska tillhandahålla all utrustning, maskiner, materiel med mera som erfordras för uppdraget och stå för samtliga kostnader. Utrustningen ska vara av god kvalitet och följa gällande föreskrifter. CSN tillhandahåller städrum med tillgång till varmt och kallt vatten samt uttömningsmöjligheter, förrådslokaler och personalutrymmen. 4.3 AVFALL Anbudsgivaren ska transportera samtliga säckar med avfall till den centrala avfallshanteringen och slängas i avsedda kärl samtliga dagar det sker städning på kontoret. 4.4 KVALITET Anbudsgivaren ska tillämpa lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdrag utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. 4.5 KVALITETSUPPFÖLJNING Under första halvåret ska anbudsgivaren göra uppföljning av lokalvården en gång per månad, den första måndagen i månaden eller nästkommande arbetsdag, därefter minst var tredje månad. Vid dessa kontroller ska kvalitetsmätningsprotokoll föras och undertecknas av kvalitetsansvariga personer från anbudsgivaren och CSN. Vid nästkommande uppföljning stämmer parterna av de åtgärder som vidtagits utifrån de anmärkningar som tagits upp vid föregående uppföljning. Uppföljningsarbetet ska ledas och fortlöpande kontrolleras av anbudsgivarens arbetsledare. Brister som uppmärksammats i samband med kvalitetsuppföljningen ska åtgärdas omgående och senast inom tre dagar. Ovanstående gäller inte om bristerna beror på omständigheter som anbudsgivaren inte råder över. I det fall de av parterna fastställda kvalitetsmålen inte uppfylls av anbudsgivaren har CSN rätt att reducera ersättningens storlek eller säga upp kontraktet, se punkt 6.9 samt 6.10. 4.6 NYCKLAR/INPASSERINGSKORT Anbudsgivaren ska mot kvitto erhålla erforderliga nycklar och inpasseringskort. Nycklarna och inpasseringskorten får inte kopieras och inte heller lämnas till obehöriga. Anbudsgivaren ska omgående anmäla förlust av nycklar eller inpasseringskort till CSN:s kontaktperson. Vid uppdragets slut ska anbudsgivaren ansvara för att samtliga nycklar och inpasseringskort återlämnas.

13(20) Anbudsgivaren ska svara för eventuella kostnader som uppkommer till följd av förlust av nycklar eller inpasseringskort. Detta gäller såväl anskaffning av nycklar och kort som nödvändiga kostnader för utbyte av låssystem. Anbudsgivaren ska svara för eventuella utryckningskostnader på grund av falsklarm förorsakade av anbudsgivarens personal. 4.7 FÖNSTERPUTS Anbudsgivaren ska utföra fönsterputs av samtliga fönster. Fönsterputsningen ska utföras i april och oktober varje år. Det åligger anbudsgivaren att kontakta CSN med exakt tidsplan för detta. 4.8 PERIODISK STÄDNING Anbudsgivaren ska utföra periodisk städning i april och oktober varje år. Det ligger på anbudsgivaren att kontakta CSN med exakt tidsplan för detta. Med periodisk städning menas: Dammtorka alla fria vågräta ytor oavsett höjd Avfläcka dörrar och dörrkarmar samt på och kring strömbrytare Putsa och rengöra glasdörrar och övriga glaspartier Grundligt rengöra golv enligt skötselanvisningar Högvarvspolera linoleumgolv, utförs en gång per år Borsta/dammsuga stoppade tygmöbler Rengöra alla stoppade tygmöbler i matrum/personalrum Rengöra ventiler, vattenledningsrör, element samt golvlister Dammtorka lysarmaturer och taklampor Invändigt rengöra kylskåp Avfrosta och invändigt rengöra i frysskåp Rengöra under kyl och frys Ta fram mikrovågsugnar rengöra bakom och under Avtorka väggar på toaletter och i kök 4.9 PRIS Priset ska anges i SEK exklusive mervärdeskatt och omfatta samtliga med uppdraget förenade kostnader och anges i form av ett månadsarvode. Kostnaden för fönsterputs samt periodisk städning ska inkluderas i månadsarvodet. Samtliga priser ska vara fasta till och med den 30 september 2015. Med fast pris avses att det inte kommer att ske några prisjusteringar under den fasta kontraktsperioden.

14(20) 4.10 OPTIONER CSN ska ha möjlighet men inte skyldighet att beställa vissa tilläggstjänster. Därför ska pris lämnas på följande optioner: Aktuell prisspecifikation avseende köks- och toaletthygienartiklar. Djuprengöring av textila mattor (pris per kvm), utförs normalt utanför ordinarie arbetstid. Polishbehandling av linoleumgolv (pris per kvm), utförs normalt utanför ordinarie arbetstid. Extra städtimmar utöver offererat månadsarvode enligt följande: - vardagar mellan klockan 08.00 16.30 - vardagar mellan klockan 16.30 19.00 - lördagar, söndagar och helgdagar mellan klockan 08.00 19.00 I de fall CSN väljer att köpa köks- och toaletthygienartiklar ska detta ombesörjas av anbudsgivaren och kostnaden ska specificeras separat på ordinarie faktura och enligt gällande prislista. Anbudsgivaren ska också se till att allt emballage tas om hand Ovanstående optioner kommer inte att ingå i utvärderingen av utvärderingskriteriet pris. 5 ANBUDSUTVÄRDERING Utvärderingen kommer att göras i två steg. Först prövar CSN att anbudsgivaren uppfyller de krav som ställs på anbudsgivaren. Om anbudsgivaren godkänts, prövar CSN att anbudet uppfyller samtliga ska-krav på tjänsten som ställs i anbudsinbjudan med bilagor. Bland de anbud som uppfyller alla ska-krav kommer CSN att anta det anbud som har lägsta pris. 5.1 UTVÄRDERINGSKRITERIER Pris 100% Med Pris menas Samtliga med uppdraget förenade kostnader och anges i form av ett månadsarvode. Kostnaden för fönsterputs samt periodisk städning ska inkluderas i månadsarvodet. 5.2 UNDERLAG FÖR ANBUDSUTVÄRDERING Som underlag för anbudsutvärderingen kommer CSN att använda de beskrivningar och den dokumentation som anbudsgivaren lämnar om efterfrågade ska-krav och utvärderingskriterier.

15(20) 6 KOMMERSIELLA VILLKOR Kontraktet mellan CSN och den anbudsgivare som tilldelas kontraktet, sluts inte förrän parterna tecknat ett upphandlingskontrakt, vilket sker först efter att tid för avtalsspärr löpt ut. Med upphandlingskontrakt menas ett skriftligt avtal som en upphandlande myndighet ingår om upphandling enligt LOU och som undertecknas av parterna. Följande villkor utgör tillsammans med kraven i kapitel 1 till 5 underlag för det slutliga kontraktet mellan CSN och den vinnande anbudsgivaren. Villkoren kommer att införlivas i det slutliga kontraktet med tillägg för vad som upphandlas och därtill sammanhängande villkor. Genom att lämna anbud med ledning av detta förfrågningsunderlag, förbinder sig leverantören att till CSN tillhandahålla tjänsten i den omfattning och på de villkor som nedan anges. 6.1 OMFATTNING Uppdraget ska utföras i den omfattning och enligt de förutsättningar som anges i förfrågningsunderlaget. 6.2 RANGORDNING MELLAN HANDLINGAR Som en integrerad del av kontraktet ska nedanstående dokument ingå. Handlingarnas giltighet ska gälla i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till föreliggande kontrakt 2. kontraktet 3. aktuell anbudsinbjudan med bilagor 4. anbud 6.3 KONTRAKTSPERIOD Kontraktet gäller från den 1 oktober 2013 till och med den 30 september 2015 med möjlighet till två förlängningsperioder om vardera ett år, det vill säga längst till och med den 30 september 2017. Vid sådan förlängning gäller oförändrade villkor förutom priset som kan justeras enligt punkt 6.6. Vid eventuell förlängning av kontraktet ska CSN skriftligen anmäla förlängningen till leverantören senast tre månader innan kontraktsperiodens utgång, det vill säga senast den 30 juni 2015 och 30 juni 2016. I annat fall löper kontraktet ut, utan uppsägning.

16(20) 6.4 BETALNINGSVILLKOR Fakturering ska ske månadsvis i efterskott. Faktura ställs ut på CSN Göteborg och skickas till CSN, FE 1081, 791 79 Falun. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller motsvarande ska inte debiteras. Villkor som anges i faktura men som inte omfattas av kontraktsvillkor är inte bindande för CSN. Det är önskvärt att leverantören kan skicka e-faktura med Svefaktura som standardformat, då detta används inom statliga myndigheter. Betalning ska ske inom 30 dagar efter erhållen korrekt faktura. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen. 6.5 PRIS I det slutliga kontraktet kommer detta kapitel att kompletteras med de verkliga priserna och villkoren för detta. 6.6 PRISJUSTERINGSKLAUSUL Kontrakterade priser ska vara fasta fram till och med 30 september 2015. CSN och leverantören har därefter möjlighet att indexjustera priserna högst en gång per tolv månader enligt följande. Prisjustering ska ske enligt förändring i SCB:s städindex ISSN 1400-5662. Utgångspunkten för förändringsberäkningen är indextalet för augusti månad närmast före aktuell prisperiod. Vid beräkning av prisjustering ska alltid preliminära index användas. Höjningens storlek ska redovisas av part och begränsas till detta index förändring under den föregående 12-månadersperioden med start från basmånad, dock högst 4%. Begäran om önskad prisjustering ska skriftligen anmälas av part minst en månad före det månadsskifte som justeringen ska träda i kraft. Prisjusteringen ska därefter regleras genom uppdatering av prisbilagan. (Det prisindex som refereras till vid eventuell prisjustering finns tillgängligt via Statistiska centralbyrån http://www.scb.se/) Utöver möjligheten att indexjustera priserna får parterna uppta förhandling om eventuella prisjusteringar om villkor och förutsättningar för den typ av verksamhet som kontraktet avser, avsevärt förändras till följd av ändrad lagstiftning eller statliga beslut. 6.7 FÖRÄNDRINGAR I OMFATTNING AV UPPDRAGET Om lokalvårdsarbete, helt eller delvis, inte behöver utföras under viss tidsperiod, vid ombyggnad, verksamhetsförändringar etcetera, ska månadsarvodet motsvara den förändrade omfattningen av uppdraget. Detsamma gäller om lokalytan utökas eller minskas under kontraktsperioden. Leverantören ska informeras om sådana förändringar senast två månader i förväg.

17(20) 6.8 KVALITET OCH UPPFÖLJNING Leverantören tillämpar lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdrag utförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Under första halvåret gör leverantören uppföljningar av lokalvården en gång per månad, den första måndagen i månaden eller nästkommande arbetsdag, därefter minst var tredje månad. Vid dessa kontroller förs kvalitetsmätningsprotokoll av leverantören dessa undertecknas av kvalitetsansvariga personer från bägge parter. Vid nästkommande uppföljning stämmer parterna av de åtgärder som vidtagits utifrån de anmärkningar som tagits upp vid föregående uppföljning. Uppföljningsarbetet leds och kontrolleras av leverantörens arbetsledare. Brister som uppmärksammats i samband med kvalitetsuppföljningen åtgärdas omgående och senast inom tre arbetsdagar. Ovanstående gäller inte om bristerna beror på omständigheter som leverantören inte råder över. 6.9 VITE Brister som uppmärksammats i samband med kvalitetsuppföljningen åtgärdas omgående och senast inom tre arbetsdagar. Om protokollförda brister inte åtgärdats inom tre arbetsdagar har CSN rätt att reducera nästkommande månadsarvode med 20 procent. 6.10 UPPSÄGNING ELLER HÄVNING Om någon av parterna inte uppfyller sina förpliktelser enligt detta kontrakt, och inte senast inom 30 dagar efter motpartens skriftliga påpekande har åtgärdat bristerna, äger motparten rätt att häva kontraktet med omedelbar verkan. Om kontraktet hävts av CSN är leverantören skyldig att svara för CSN:s kostnader för täckningsköp under en period om högst sex månader efter det att kontraktet upphört att gälla. Täckningsköp kan påbörjas under varseltiden, om leverantören inte förmår leva upp till kontraktsvillkoren. Täckningsköp ska ske till skälig kostnad. CSN har också rätt att med omedelbar verkan häva kontraktet om leverantören inte längre uppfyller de krav som ställs i 10 kap 2 LOU, nämligen om leverantören: försätts i konkurs eller likvidation, ställs under tvångsförvaltning, blir föremål för ackord, tillsvidare inställer sina betalningar eller blir underkastad näringsförbud, blir föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande, blir dömd för brott avseende yrkesutövningen, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller

18(20) inte har fullgjort sina åligganden avseende skatter eller avgifter. Leverantören ska genast upplysa CSN om han inte uppfyller skyldigheterna mot det allmänna. I de fall det kommer till CSN:s kännedom att företrädare (ägare, styrelseledamöter, VD eller firmatecknare) för leverantören blivit återkommande restförd för skatteskuld, socialförsäkringsavgifter etcetera har CSN rätt att häva kontraktet Parterna är överens om att CSN under kontraktsperioden kan komma att kontrollera att leverantören och dess företrädare har fullgjort sina åliggande avseende svenska skatter och avgifter. Motsvarande kontroll gäller även om leverantören är registrerad i ett annat land. 6.11 ARBETSGIVARANSVAR Leverantören har fullständigt arbetsgivaransvar. Endast branschkunnig personal ska anlitas för uppdraget. Leverantören tecknar under kontraktsperioden den ansvarsförsäkring som krävs. Leverantören är arbetsgivare och därmed ansvarig för att: gällande arbetsmarknadslagar och förordningar beaktas anställa, avlöna och säga upp personal skatter och sociala avgifter betalas skador som kan drabba personal och tredje man förebyggs. Leverantören ansvarar för skador som åsamkats CSN till följd av oaktsamhet i samband med arbetets utförande. Leverantören ansvarar också för eventuell skadeståndsskyldighet gentemot tredje man i samband med arbetets genomförande. 6.12 FÖRSÄKRING Leverantören ska på egen bekostnad teckna och vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra för verksamheten erforderliga försäkringar till betryggande ansvarsbelopp med hänsyn till uppdragets omfattning. På begäran av CSN ska leverantören visa upp kopia av gällande försäkringsbrev. 6.13 ERSÄTTARE Vid sjukdom, semester eller annan frånvaro sätter leverantören in ersättare från första dagen. Ersättaren är väl förtrogen med lokalerna och gällande arbetsrutiner. 6.14 NYCKLAR/INPASSERINGSKORT Leverantören mottar kvitto på erhållna erforderliga nycklar och inpasseringskort. Nycklarna och inpasseringskorten får inte kopieras och inte heller lämnas till obehöriga. Leverantören anmäler omgående förlust av nycklar eller inpasseringskort till CSN:s kontaktperson. Vid uppdragets slut ansvarar anbudsgivaren för att samtliga nycklar och inpasseringskort återlämnas.

19(20) Leverantören svarar för eventuella kostnader som uppkommer till följd av förlust av nycklar eller inpasseringskort. Detta gäller såväl anskaffning av nycklar och kort som nödvändiga kostnader för utbyte av låssystem. Leverantören svarar även för eventuella utryckningskostnader på grund av falsklarm förorsakade av anbudsgivaren personal. Lokalvårdarna får inte släppa in några andra personer i lokalerna än de som är anställda hos leverantören för att utföra uppdraget. 6.15 LOKALER OCH UTRUSTNING CSN tillhandahåller städrum med tillgång till varmt och kallt vatten samt uttömningsmöjligheter, förrådslokaler och personalutrymmen. Leverantören tillhandahåller all utrustning, maskiner, materiel med mera som erfordras för uppdraget och stå för samtliga kostnader. Utrustningen ska vara av god kvalitet och följa gällande föreskrifter. 6.16 SEKRETESS Med sekretess avses förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen (tystnadsplikt), genom att en handling lämnas ut eller det sker på annat sätt. Utan motpartens skriftliga medgivande får varken Leverantören eller CSN till obehörig röja sådana uppgifter om motpartens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet. Inte heller i övrigt får Leverantören eller CSN röja uppgifter som parterna genom detta avtal tagit del av för att fullgöra tjänsten eller i övrigt fått kunskap om på grund av detta avtal, såvida inte detta strider mot gällande lag. För CSN gäller sekretessen med de begränsningar som följer av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Respektive part ska informera berörd personal och anlitade underleverantörer om sekretessen och se till att den följs av dessa. 6.17 TYSTNADSPLIKT Leverantören ansvarar för att dennes personal blir informerad om och iakttar den tystnadsplikt som enligt reglerna i sekretesslagen gäller för anställda inom en myndighet. 6.18 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg till kontraktet ska för sin giltighet skriftligen vara godkända av båda parter. Byte av i anbudet namngivna underleverantörer ska för sin giltighet skriftligt godkännas av CSN. Uppgifter om ägarbyten, namnbyten eller väsentliga förändringar i ledningen hos anbudsgivaren ska lämnas vid förändringar under kontraktsperioden.

20(20) 6.19 ÖVERLÅTELSE AV KONTRAKT Leverantören får inte vare sig helt eller delvis överlåta eller pantsätta sina rättigheter och skyldigheter enligt kontraktet utan CSN:s skriftliga godkännande. Kontraktet kan, vid företagsuppköp under kontraktsperioden, överlåtas till annan. Uppköpande part ska därvid ikläda sig samtliga åtaganden i det uppköpta kontraktet. Sådan överlåtelse ska godkännas skriftligt av CSN i ett särskilt tilläggskontrakt. 6.20 FORCE MAJEURE Part är inte ansvarig för dröjsmål eller skada som beror på lagbud, myndighetens åtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknade omständighet eller händelse. Förbehåll i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller även om part själv är föremål eller vidtar sådana konfliktåtgärder. 6.21 TVIST Tvist angående tolkning eller tillämpning av kontraktet ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Tvist som parterna inte kan lösa genom förhandling ska avgöras av allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Ann-Britt Örtelind Kontorschef