Personalekonomisk redovisning och bokslut 2016

Personalekonomisk redovisning och bokslut 2016 1

P ersonal ekonomisk redovisning och bokslut Pajala kommuns personalekonomiska redovisning och bokslut ger en bild av organisationen. Detta är ett viktigt mätverktyg för att sätta upp mål för framtiden och stämma av om vi uppnår dem. Med detta som en del av beslutsunderlaget kan vi utveckla kommunen som arbetsgivare. Organisationen är uppdelad enligt följande: KS - Kommunstyrelsen (inklusive plan- och miljö), KUN- Kultur och utbildning, SOC socialförvaltningen. Redovisningen är sammanställd av personal- och löneenheten. Våra anställda struktur vid mättillfället Observera att antal visstidsanställda och timavlönade varierar under året. Siffrorna gäller endast vid mättidpunkten 31 december angivet år. Anställningsform I Pajala kommun jobbar anställda under olika kollektivavtal. Det vanligaste är allmänna bestämmelser (AB). Andra avtal är PAN för anhörigvårdare och personliga assistenter, avtal för deltidsbrandmän (RIB) och bestämmelser för arbetstagare i arbetsmarknadspolitiska insatser (BEA). Den 31 december 2016 hade 644 personer tillsvidareanställningar i Pajala kommun, vilket motsvarar 595 helårsarbetare. Samma antal som förra året. Antal månadsavlönade (aktiva tillsvidareanställningar samt tidsbegränsat anställda) var 737 personer. En ökning med 20 personer. Antalet timavlönade var lägre än tidigare år. Notera att under året skett ett antal inkonverteringar, dvs de som har haft tidsbegränsade anställningar (vikariat, allmän visstidsanställning) så länge att de uppfyller kraven i Lagen om anställningsskydd 5 har getts tillsvidareanställning. 2014 2015 2016 Tillsvidareanställda 634 644 644 (även vilande tjänster) motsvarande årsarbetare 588 595 595 Månadsavlönade AB, bestående 707 713 737 av: tillsvidareanställda AB 561 568 590 (enbart aktiva anställningar) visstidsanställda AB, månadsavlönade 146 145 147 Visstidsanställda AB, timavlönade 524 542 420 PAN, BEA 40 34 41 RIB 98 104 107 2 Åldersstruktur Nedanstående tabell visar antal anställda (tillsvidare) inom respektive åldersgrupp. Medelåldern 2016 var 50 år. 2014 2015 2016-29 år 54 50 47 30 39 år 66 74 73 40 49 år 144 152 150 50 59 år 231 226 221 60 99 år 139 142 153 Medelålder 50 50 50 Åldersfördelning över tid Denna tabell jämför fördelningen i olika åldersintervall mellan åren 2011 och 2016. 300 200 100 0 20 47-29 år 72 73 30-39 år 154 150 40-49 år 2011 2016 263 221 50-59 år 153 121 60-99år Sysselsättningsgrad Enligt kommunens rekryteringsriktlinjer ska medarbetare på arbetsstället som önskat högre sysselsättningsgrad ges företräde innan rekryteringsåtgärder vidtas. Detta regleras också i lagen om anställningsskydd (LAS). Nästa tabell visar genomsnittlig sysselsättningsgrad (ssg) för månadsavlönade, fördelat på förvaltning och kön. Lägst genomsnittlig ssg hade kvinnor inom socialförvaltningen och högst hade män inom kommunstyrelsen. Vi ser en svag ökning av kvinnornas ssg på samtliga förvaltningar. Männens ssg ökade vid KS och KUN medan den minskade något vid SOC. Genomsnittlig sysselsättningsgrad Kvinnor Män Totalt Samtliga månadsavlönade 92,2% 94,4% 92,8% KS 95,8% 97,8% 96,7% KUN 94,8% 93,4% 94,5% SOC 90,2% 92,4% 90,6%

2011 2012 2013 2014 2015 2016 Personalkostnader Total personalkostnad Den totala personalkostnaden (exkl pensioner) för 2016 uppgick till cirka 342 mkr, vilket motsvarar 56 procent av kommunens totala driftskostnader under året. År 2015 uppgick den totala personal kostnaden till 59% av kommunens totala driftkostnader. Mer- och övertid Totalkostnaden för fyllnads- och övertid har under 2016 ökat med 2,0 miljoner kr jämfört med 2015. 5 4 3 2 1 0 Timlönekostnader Kommunens kostnader för timlön (exkl. projektkostnader) uppgick 2016 till 23,9 mkr, det är en minskning från 2015 med 1,4 mkr. 2014 2015 2016 Timlönekostnad, mkr 25,6 25,3 23,9 Kostnader för timlön har minskat (-1,4 mkr) och kostnader för mertid/övertid har ökat (+2,0 mkr). Dessa siffror har troligen ett samband med varann. Arbetad tid och frånvaro Den totala arbetstiden för tillsvidareanställd personal under 2016 utgjorde 70,7 procent av faktisk arbetstid. Den största frånvaroorsaken var semester följt av sjukfrånvaro. 2016 2,5 1,7 2,9 1,6 1,5 3,1 1,7 3,9 1,4 Arbetad tid 70,7% Total frånvaro 29,3% Semester 9,6% Sjukdom 6,7% Föräldrapenning 3,7% Vård av barn 0,5% Ferie/uppehåll 2,8% Övrig frånvaro 6,0% 2,8 1,7 4,5 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Fyllnadstid, mkr Övertid, mkr 3 Sjuklönekostnad Enligt lag om sjuklön (SjLL) betalar arbetsgivaren sjuklön motsvarande 80 % av lön (samt andra anställningsförmåner den anställde går miste om) under de första 14 dagarna i en sjukperiod. Från dag 15 får den som har rätt till sjuklön från försäkringskassan även kompletterande ersättning från arbetsgivaren Pajala kommun, enligt gällande kollektivavtal motsvarande 10 procent av lön. Total kostnad för sjuklön 2016 uppgick till nästan 8,8 miljoner kronor (exkl. sociala avgifter). Tabellen visar sjuklönekostnaden de senaste fem år fördelat per förvaltning. 2012 2013 2014 2015 2016 Totalt, mkr 5,2 6,3 8,5 8,7 8,8 KS 0,6 1,1 1,8 1,2 1,6 KUN 1,6 1,8 2,6 2,7 2,3 SOC 3,0 3,3 4,0 4,8 4,9 Semesterlöneskuld Semesterlöneskulden uppgick 2016 till 15,4 mkr (exkl. sociala avgifter). 2015 var semesterlöneskulden 15,6 mkr. Genomsnittslön Följande diagram visar medellönerna i Pajala kommun. 2015 var medellönen för män 27 351 kr och för kvinnor 26 805 kr. 2016 var medellönen 27544 kr för kvinnor och 27665 kr för män. 28000 27000 26000 25000 24000 23000 22000 Kvinnor Män Samtliga Personalomsättning Personalomsättningen är en beskrivning av hur många som avgått och rekryterats. I statistiken nedan ingår bara tillsvidareanställda. Medarbetare som bytt tillsvidaretjänst inom kommunen är inte inräknade. Rekrytering Under 2016 fick 44 nya personer tillsvidareanställningar. 2015 var siffran 45 och 2014 var siffran 44. I siffran för nya anställningar ingår inte de som inkonverterats, dvs de som har haft tidsbegränsade anställningar (vikariat, allmän visstidsanställning) så länge att de fått tillsvidareanställning enligt Lagen om anställningsskydd 5.

2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 Antal medarbetare 65 år Avslutade anställningar Under 2016 avslutades 73 tillsvidareanställningar. Tabellen nedan visar avgångsorsakerna. 2014 2015 2016 Nya anställningar 44 45 44 Avgångar, totalt 45 52 73 Egen begäran 19 25 34 Pension 24 24 30 Annan orsak 2 3 9 Prognos för kommande pensionsavgångar Enligt gällande riksdagsbeslut har den anställde avgångsskyldighet vid 67 års ålder. Samtidigt kan medarbetaren avgå med pension tidigast från och med 61 års ålder. Det innebär att tidpunkten för pensionsavgången är mellan 61 till 67 år. Nedanstående tabell visar antalet pensionsavgångar per förvaltning och år. Prognosen baseras på pensionsavgång vid 65 års ålder. Det innebär 257 pensioneringar inom 10 år (utgången av år 2026), vilket utgör 39,9 procent av dagens personalstyrka på 644 medarbetare. 2016 var prognosen (baserat på avgång vid 65 års ålder) att 18 medarbetare skulle pensioneras under året. I verkligheten fick vi 30 pensionsavgångar. 35 30 25 20 15 10 5 0 SOC KUN KS Med dagens bestämmelser har medarbetaren rätt att ta pension vid 61 års ålder. Detta innebär att 329 personer innan utgången av år 2026 har möjlighet att ta pension. Det motsvarar cirka 51 procent av dagens personalstyrka och vi måste försöka planera vår kompetensförsörjning utifrån detta. Dagens pensionssystem medför stora ekonomiska skillnader beroende på vid vilken ålder man väljer att lösa ut sin pension och tjänstepension. Det antas motivera fler att välja att arbeta längre. Avgångsålder 65 år 61 år Antal tom 2026-12-31 257 329 Andel av dagens 644 Tillsvidareanställda 39,9% 51,1 % 4

P ersonal bokslut Vår organisation bygger på våra gemensamma mål och uppdrag. Utgångspunkten för Pajala kommuns personalarbete är sammanfattat i vår personalpolicy. Vad vi står för och vad vi vill uppnå är indelat i fem olika synsätt: delaktighet och inflytande, arbetsmiljö och hälsa, jämställdhet och mångfald, förnyelse och utveckling samt attraktiva villkor. Delaktighet och inflytande Pajala eftersträvar en organisation där alla medarbetare ges möjlighet till delaktighet och inflytande, med stöd av bland annat vårt samverkanssystem och strävan efter tydlig kommunikation och bra information. Arbetsmiljö- och hälsa Pajala kommun ska jobba med arbetsmiljö och hälsa på ett sådant sätt som skapar förutsättningar för ett hållbart arbetsliv och en sund livsstil. Hälsofrämjande arbete Företagshälsovård och hälsofrämjande grupper Pajala kommun har avtal med företagshälsovården Pajala Hälsan AB. De utför hälsoundersökningar, utbildningar, gruppbehandling och samverkar med kommunen i rehabiliteringsfrågor. Arbetsmiljöutbildning Under 2016 har ledare utbildats i reglerna i AFS 2015:4 Organisatorisk och social arbetsmiljö. Medarbetarenkäten har genomförts igen (förra gången var 2013) och har resulterat i ett underlag för diskussion och jämförelse med förra resultatet vid arbetsplatsträffar. Det kan också ingå i underlaget för planering av arbetsmiljöåtgärder på grupp-, förvaltnings- och kommunnivå. Frisktal Frisktalet definieras som den andel av anställda i procent som inte har några sjukskrivningsdagar alls under året. Målet är självklart att uppnå ett högt frisktal och ett lågt sjuktal. I nedanstående tabell redovisas frisktalet per förvaltning/kön för månadsanställda. Frisktalet för samtliga anställda fortsätter tyvärr att sjunka, dock inte i lika snabb takt som tidigare: endast en procent lägre detta år. Frisktal Månadsanställda 2016 Kvinnor Män Totalt Samtliga 33% 46% 36% KS 43% 65% 52% KUN 33% 47% 36% SOC 33% 31% 33% Gym och aktivitetstävling I kommunhusets källare finns sedan många år tillbaka en gymlokal som anställda har gratis tillgång till. Den rustades 2015 och är välbesökt. Under våren 2016 genomfördes för femte året i rad aktivitetstävlingen Rörliga halvtimmar för samtliga av kommunens anställda. Totalt deltog 225 medarbetare fördelade på 27 lag. Tillsammans genomfördes 10 416 rörliga halvtimmar, vilket innebar 46,3 aktiviteter/person under mars-april. Anställda gavs även 2016 möjlighet att delta i P4:s friskvårdssatsning Radioaktiv. Sjukfrånvaro och rehabilitering Enligt kommunens riktlinjer ska arbetsgivaren utreda behov av rehabilitering när en medarbetare varit sjukskriven fyra veckor, haft upprepad korttidsfrånvaro eller när medarbetaren själv begär det. Definitionen av upprepad korttidsfrånvaro är när medarbetaren har haft sex frånvarotillfällen eller mer under en 12- månadersperiod. Sjuklön är en del av kostnaden för organisationen när en medarbetare är sjuk. Andra kostnader är till exempel kvarvarande kostnader för lokaler, administration, vikariekostnad och produktionsstörningar. 5

Total sjukfrånvaro I följande tabeller redovisas total sjukfrånvaro i procent av arbetstid. Första tabellen presenterar variationen mellan förvaltningarna för den totala långtidsfrånvaron (> 59 dagar). De två andra tabellerna visar sjukfrånvaro fördelat på ålder samt hur det fördelas mellan kvinnor och män 1 Långtidssjukskrivningar per förvaltning Sjukfrånvaro >59 dagar, andel av total sjukfrånvaro Sjukfrånvaro i åldersintervaller Kvinnor Män Totalt Total sjukfrånvaro 5,9% 4,8% 5,7% - 29 år 4,9% 1,5% 4,0% 30-49 år 5,6% 5,8% 5,7% 50 - år 6,3% 5,1% 6,1% Sjukfrånvaro per förvaltning Kvinnor Män Totalt Total sjukfrånvaro 5,9% 4,8% 5,7% KS 5,3% 3,1% 4,3% KUN 5,5% 4,7% 5,4% SOC 6,3% 6,1% 6,2% Sjuktal över tid Tabellen nedan visar hur sjukfrånvaron har sett ut de senaste fem åren samt hur stor andel av sjukfrånvaron som ingår i perioder om 59 dagar eller mer. Sjuktalet sjönk i år för första året på länge. En svag minskning, men kanske är vi på rätt väg. Sjukfrånvaron har minskat kraftigt bland kvinnorna i åldersgruppen 50 år och äldre. Minskningen är så stor att den uppväger ökningar i andra åldersgrupper. 2012 2013 2014 2015 2016 Sjuktal 3,8% 4,5% 5,5% 5,8% 5,7% Sjukfrånvaro >59 dagar Kvinnor Män Totalt 40,4% 45,0,2% 41,3% KS 51,4% 56,6% 53,1% KUN 37,6% 24,7% 35,1% SOC 39,6% 48,8% 41,1% 36,6% 39,1% 45,1% 46,7% 41,3% Tillbud och arbetsolyckor Ett tillbud är en nästan-olycka, d.v.s. något hände som kunde ha lett till en skada. För varje rapporterat olycksfall räknar man med att det föregåtts av ett flertal tillbud. Tillbudsrapporteringen är ett viktigt inslag i det förebyggande arbetet och syftar till att förhindra att olyckor sker. Endast ett (1) tillbud rapporterades in under 2016. Under året inrapporterades 28 arbetsolyckor, dvs olyckor som ledde till personskada, varav de flesta från socialförvaltningens område. Tillbud och arbetsolyckor Arbetsskador 28 KS 3 KUN 2 SOC 23 Tillbud 1 KS 0 KUN 0 SOC 1 Ett allvarligt tillbud är sådant som antingen kunnat leda till dödsfall/mycket svåra skador eller där många personer kunde skadats. Allvarliga tillbud och arbetsolyckor med personskador (ej lindriga skador) ska anmälas in till arbetsmiljöverket. Två av olycksfallen i år klassades så allvarliga att sådan anmälan har skett. Jämställdhet och mångfald Vårt ställningstagande är att Pajala kommun som arbetsplats ska kännetecknas av respekt och insikt om alla människors lika värde. Alla ska ha samma rättigheter och möjligheter. Nyckeltalen avspeglar bara jämställdhet. Detta beror på att vi inte systematiskt kartlägger andra områden som t ex etnisk tillhörighet eller sexuell läggning. Könsfördelning Av organisationens 644 tillsvidareanställda 2016 var 77 % kvinnor och 23 % män. 2015 var förhållandet 79 % kvinnor, 21 % män. En svag tendens till utjämning mellan könen kan skönjas, men det är så lite så det kan också röra sig om en normal variation 1 Sjukstatistiken avser samtliga anställda i Pajala kommun. 6

Alla tillvidareanställda 2016 män 23% kvinnor 77% Könsfördelning chefer För chefsgruppen är fördelningen 24 % män och 76 % kvinnor. Ledningsgruppen består helt och hållet av kvinnor (5 st). Vad kvinnor tjänar i förhållande till männen Nedanstående tabell grundar sig på medellönerna per månad för män och kvinnor i Pajala kommun. 2016 tjänade kvinnliga medarbetare i snitt 99,6 % av vad de manliga medarbetarna tjänade. Uttryckt i pengar tjänar kvinnor i genomsnitt 121 kronor mindre i månaden än män. 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Procent 99,2 97,9 97,4 97,7 98,0 99,6 Kronor -185-526 -687-630 -546-121 Lönekartläggning Arbetsgivare är från och med 2017-01-01 skyldiga att göra en årlig lönekartläggning (tidigare vart tredje år). Syftet är att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga skillnader i lön och andra anställningsvillkor mellan kvinnor och män. Vid den lönekartläggning som genomfördes hösten 2015 fann arbetsgivaren Pajala kommun inte några osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor. Jämställdhet- och mångfaldsplan Pajala kommuns jämställdhets- och mångfaldsplan gäller 2015-2017 med reservation för de förändringar som skett i Diskrimineringslagen. Kunskapsspridning Den 12 december erbjöds chefer och medarbetare med ansvar för mångfaldsfrågor, fackliga företrädare samt politiker i nämnder och styrelser en föreläsning om mångfald: Tänk om det är enkelt?. Föreläsaren, Charlotte Signahl, visade på ett engagerande sätt med humor som hjälp vilka svårigheter vi kan möta och hur vi som medmänniskor och medarbetare kan arbeta med att förändra våra tankemönster. Socialförvaltningen Samverkan hålls en gång per månad på respektive arbetsplats, där bl.a. arbetsförhållanden och frågor som rör jämställdhet och mångfald tas upp och diskuteras. RUS samtal genomförs en gång per år, Eftersom det inom socialtjänstensansvarsområde är en ojämn fördelning kvinnor/ män kan det vara svårt att i alla sammanhang ha med båda könen, där det är möjligt görs det. Föräldralediga inbjuds till APT. Förnyelse och utveckling Lärande och utveckling är viktigt för att vi ska kunna utföra våra arbeten med kvalitet och effektivitet. Det innebär också att vi introducerar nya medarbetare på ett bra sätt och tar tillvara de kompetenser de bär med sig. Två chefsträffar s.k. ledarhalvdagar för information, samsyn och erfarenhetsutbyte har genomförts, en under våren och en under hösten Introduktionsdag för nyanställda Pajala kommun har som målsättning att årligen anordna gemensamma introduktionsdagar för alla nyanställda. Introduktionsdagen ska syfta till att ge medarbetaren en god helhetsbild av Pajala kommun som arbetsgivare och bidra till en känsla av sammanhang i arbetet. Ett annat syfte är att få en inblick i de olika verksamhetsområdena. Feriearbete Feriejobben är ett led i arbetet med den framtida personal- och kompetensförsörjningen. Samtliga 38 ungdomar födda 1998 och 1999 erbjöds feriearbete under sommaren 2016 och totalt 35 ungdomar tackade ja. Kompetensutveckling Socialförvaltningen Under 2016 har utbildningsinsatserna till största del finansierats via statliga stimulansmedel/ projektmedel. För att säkerställa att vi utför vårt arbete på bästa sätt har personal deltagit i olika externa kurser och webutbildningar. Dessutom har internutbildningar genomförts t ex samtalsledarutbildning för baspersonal i att arbeta i annan hem som fått mycket positiv respons. Efter att deltagarna genomfört fortbildningen i sin egen arbetsgrupp kommer de även att fungera som samtalsledare i andra arbetsgrupper. 7

Kultur- och utbildning I år har vi bland annat satsat på utbildning i Skolverkets utbildningspaket Läslyftet och 19 pedagoger har deltagit. Flera av de anställda inom skolan har fått ta del av utbildning beträffande nyanländas lärande. Inom fritids har vi haft en satsning på att arbeta med systematiskt kvalitetsarbete. Förskolans och mellanstadiets personal i Pajala har också fått en föreläsning om neuropsykiatriska funktionshinder. Kollegialt lärande har uppmärksammats mer än tidigare Kommunstyrelsen inkl. plan- och miljö Under det gångna året har fokus avseende kompetensutveckling i kommunstyrelsens verksamhetsområde främst legat på att säkerställa personalens kompetens inom förändrade och nya lagstiftningar samt system kopplat till verksamheternas områden. Inom kost och hygien har all personal fått möjlighet att förkovra sig inom kundvård, kommunikation och arbetsmiljö. För plan- och miljönämnden har kompetensutvecklingen som brukligt fokuserat på att säkerställa personalens kompetens inom tillsyn och lagstiftning. Attraktiva villkor Grunden för anställningsvillkoren i Pajala kommun är reglerat i lagar och kollektivavtal på central och lokal nivå. Utöver det så arbetar kommunen med att utveckla anställningsvillkor som tilltalar såväl befintliga som potentiella medarbetare. Kommunen har antagit en personalpolicy för att skapa samsyn och tydlighet i personalpolitiken och medarbetarskapet. Rekryteringsförmåga Inom kommunens olika områden arbetar många olika yrkeskategorier. Rekryteringsförmågan påverkas delvis av hur arbetsgivaren framställs (attraktivitet) och delvis av demografiska faktorer och läget på arbetsmarknaden i stort. De svårigheter vi har att rekrytera personal med högre utbildning kämpar praktiskt taget alla kommuner med. Vi kan bara arbeta med att stärka bilden av kommunen som en god plats att leva i och en bra arbetsgivare att vara anställd hos. Socialförvaltningen Liksom tidigare har det varit svårt att rekrytera vissa kategorier, främst socionomer och legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal, men i viss mån även baspersonal till verksamheterna. Socionombehovet har tillgodosetts, dels med hjälp av konsult och dels genom att administratörer tar över delar av socionomernas arbetsuppgifter (som ej kräver socionomkompetens) och gett socionomerna mer utrymme att utföra uppgifter som kräver socionomkompetens. Enhetschefer har rekryterats internt med gott resultat. Det blir en stor utmaning framöver att klara av att upprätthålla en god och tillräcklig kompetens. Förvaltningen har fått i uppdrag av nämnden att se över alternativa lösningar för att klara av rekryteringar framöver. Här krävs även ett kommunövergripande engagemang med tanke på kommande pensionsavgångar. Kultur- och utbildning Det har även i år varit mycket svårt att rekrytera samtliga kategorier av lärare inklusive förskolelärare. En del av behovet av lärare har kunnat täckas genom att lärare som gått i pension har hoppat in som vikarier. Vi tror inte att det framöver kommer att bli lättare att rekrytera lärare. Kommunstyrelsen inkl. plan- och miljö Inom kommunstyrelsens inklusive plan och miljös område är det svårt att rekrytera till tjänster som kräver högskoleutbildning t ex ekonomer, servicetekniker inom IT, inspektörer och ingenjörer inom teknik. Vi har trots detta lyckats rekrytera kompetenta personer till de lediga anställningarna under 2016, men problemet bedöms kvarstå under de kommande åren och kan leda till ett ökat behov att nyttja konsulter. Vi ser även över möjligheterna till ökat samarbete med andra kommuner. När det gäller administratörer utan högskoleutbildning är antalet sökande gott och bedöms vara så även framöver. Här blir utmaningen att lyckas med erfarenhetsöverföring vid pensionsavgångar. Pajala kommun, spännande arbetsgivare! Pajala kommun utsågs under 2016 till en av Sveriges 50 mest spännande arbetsgivare i offentlig sektor, enligt den årliga undersökningen KIOS, Karriär i Offentlig Sektor. Juryns motivering: Genom att främja ett gott medarbetar- och ledarskap har Pajala kommun skapat en arbetsplats med hög delaktighet. I en kommun där engagerade kollegor, hållbar arbetsmiljö och mångfald sätts i fokus erbjuds även en god balans mellan arbete och fritid. Tillsammans med att lyfta fram kvinnliga chefer visar Pajala kommun ett tydligt medarbetarfokus och utses till en av Sveriges 50 mest spännande arbetsgivare i offentlig sektor. 8