1 Hej, du som arbetar för staten, statens gemensamma kompetens utarbetades för några år sedan i intensivt samarbete med statens personal. Tillsammans definierade vi sådan kompetens som är gemensam för alla som arbetar för staten. Sedan dess har definitionerna använts som stöd för kompetensutvecklingen inom flera organisationer. Kompetensdefinitionerna har nu uppdaterats med hänsyn till exempel till den digitala kompetensen. Uppdateringsarbetet genomfördes i ett nätverk där experter i kompetensutveckling från olika organisationer deltog. Vi bifogar den uppdaterade kompetensen för ert bruk. Definitionerna kommer också att föras in i det gemensamma HR-systemet (Kieku) i samband med utvecklingen av verktygen för kompetenshantering, sannolikt redan nästa år. Mer information: tarja.heikkila@valtiokonttori.fi
2 Helheten Statens gemensamma kompetens Se en mer ingående beskrivning av bilden på webbplatsen statskontoret.fi (på finska)
3 Som bedömningsskala för kompetensen kan man använda bedömningsskalan för yrkeskompetens. - 0 = Ingen kompetens - 1 = Nybörjarkompetens (vet) Personen kan lite, men behöver ännu mycket handledning och stöd i sitt dagliga arbete. - 2 = Grundläggande kompetens (förstår) Personen kan grunderna och behärskar de flesta uppgifterna utan handledning. Hen har en överblick över kompetensområdets uppgifter. - 3 = God kompetens (tillämpar) Personen är väl förtrogen med kompetensområdet och utför sina uppgifter självständigt. Personen kan tillämpa sin kunskap på ett mångsidigt sätt, även i utmanande situationer. - 4 = Mycket god kompetens (analyserar): Personens kompetens är mångsidig, sakkunnig och heltäckande. Personen uppfattar betydelsen av sin kompetens och sin arbetsinsats för helheten och kan utveckla sina verksamhetssätt. - 5 = Spetskompetens (utvecklar): Personens kompetens är djupgående samt erkänd och ansedd på nationell eller internationell nivå. Personen behärskar helheten samt planerar och utvecklar funktioner.
4 Definitioner för statens gemensamma kompetens 1. Ledarskap 1.1 Självledning Självledning avser färdigheter som hör ihop med att vara målinriktad, handlingskraftig och beredd på förändring samt med självkänsla och utveckling av den. I självledning ingår ett ansvar att utveckla sin kompetens och planera sin karriär. Självledning innebär också upprätthållande av den egna arbetsförmågan, emotionell intelligens, stress- och tidshantering samt prioritering. Självledningskompetensen framhävs i organisationer som eftersträvar självstyrning, självständiga sakkunniguppgifter samt alla chefsoch ledarskapsuppgifter. 1.2 Strategisk ledning Strategisk ledning innebär att förutse och bygga strategin och framtidsvisionerna, att ställa upp och uppnå mål enligt strategin, samt att kontinuerligt utvärdera, utveckla och följa upp verksamheten. Inom strategisk leding är det viktigt att känna till kundernas och intressentgruppernas behov och förväntningar, verksamhetsmiljön, riskerna samt den interna prestationsförmågan och de interna förmågorna. Andra viktiga färdigheter är kommunikation, samt förmågan att kommunicera om strategin på ett förståeligt sätt och så att den kan användas för att ställa upp mål för de anställda och därmed skapa verksamhetsförutsättningar. Förutom kommunikation är det viktigt att även inkludera andra, att verkligen lyssna på olika åsikter (tysta signaler) och att fatta beslut på basis av dessa. Strategisk ledning är ett av ledarskapets kärnområden som fastställer de centrala riktlinjerna för verksamheten för ledarskapets övriga delområden. 1.3 Kunskapsledning Kunskapsledning avser principer, tekniker, processer och praxis enligt vilka skapande, sökning, spridning och användning av information har organiserats. Centrala element i kunskapsledning är analys och sammanslagning av information, identifiering av bundenhet samt användning av information som stöd för verksamheten. Ett exempel på detta är användningen av uppgifter om tillfredsställelse i arbetet och övrig personaldata i analyser av personalens arbetshälsa, bl.a. att finna bundenheter mellan arbetshälsa och resultatrik verksamhet. 1.4 Ledning av verksamhet och processer Genom ledning av verksamheten säkerställer man resultatrikt verkställande, organisering av verksamheten i sin helhet (inkl. resursfördelning), beslutsfattande som gäller verksamheten, förändringsstyrning, prioritering av arbete och problemlösning. I ledning av verksamheten ingår även organiseringen av den interna övervakningen samt utvärdering av risker. Verksamheten ska leda till resultat. I detta ingår verksamhetens samhälleliga slagkraft, funktionella resultat och resurshantering. Ledning av processer utgör planering och organisering av verksamhetskedjor i enlighet med strategin. I ledning av processer ingår utvärdering av processerna samt fastställande och mätning av deras kapacitet, samt att beakta processens intressentgrupper, till exempel
5 personal och kunder, när processerna utvecklas. Processledningens centrala dimension är ledning av processernas gränsytor, vilket säkerställer en smidig övergång från process till process. 1.5 Ledning av människor Med ledning av människor avses att personalen ses som organisationens viktigaste resurs. Det innebär att man möjliggör och skapar förutsättningar för att engagera och motivera personalen att uppnå organisationens mål. Det är viktigt att utveckla och uppmuntra de anställdas målinriktade inlärning av kompetensledningens metoder. Ledningskompetens som är viktig för gemenskapens och individens arbetshälsa är förmågan att lyssna, lita, stöda och vägleda. De viktigaste färdigheterna med tanke på arbetsgemenskapens förmåga att förnya sig är att uppmuntra, inspirera och sporra till innovationer. Dessutom ingår det i ledning av människor bl.a. att ge konstruktiv respons, att ingripa i ett tidigt skede, att använda finansiella och övriga incitament, samt att stöda individer i deras arbete och i att skapa arbetsgemenskapens interna och externa verksamhetsförutsättningar. Hantering av personalstrategin, personalplaneringen och arbetsgivaruppgifter ingår också i ledningen av människor. En beskrivning av statens personalledningen i sin helhet ( honungskakan ) finns på webbplatsen vm.fi (på finska): http://vm.fi/valtio-tyonantajana/henkilostojohtamisen-tuki 1.6 Ledning av utveckling och innovationer I ledningen av utveckling och innovationer ingår systematisering av processer som stöder utvecklingen, förståelse för och beaktande av digitaliseringsutvecklingens takt och betydelse i ledningshelheten, genomförande av innovationer samt kontinuerlig förbättring och uppföljning av verksamhetens kvalitet. Det är väsentligt att skapa en innovativ arbetskultur vars utgångspunkt är en förtroendefull och öppen anda som uppmuntrar till försök. Människor ska uppmuntras att förnya sin verksamhet och sitt arbete samt att även göra radikala försök. Till exempel under mål- och utvecklingssamtal behandlar man förnyelse av organisationens uppgifter och verksamhet och uppmuntrar man till innovationer genom att ge människor möjligheter att utveckla nytt och genomföra försök. 1.7 Ledning av kundrelationer och partnerskap Ledning av kundrelationer och partnerskap innebär att skapa, upprätthålla och utveckla kontakter till interna och externa intressentgrupper (inkl. kunder, serviceproducenter, beslutsfattare och samarbetspartner). Det viktiga i ledningen av intressentgrupper är att hantera och klassificera kundrelationer, samla och dela information, påverka nätverk och utveckla samarbetet. 2. Tjänstemannakunskaper 2.1 Behärskande av tjänstemannaetiken Tjänstemannaetiken består av de värderingar och principer som tjänstemän och myndigheter ska följa i sin verksamhet, samt förståelse för begreppet tjänsteansvar i relation till det egna arbetet. Som utövare av offentlig makt är det på tjänstemannens ansvar att handla så att
6 verksamheten uppfyller kraven på neutralitet, obundenhet och jämlikhet. Verksamheten ska uppfylla kraven på god förvaltningssed och kunna motiveras på ett tillbörligt sätt. 2.2 Kännedom om statsförvaltningens verksamhet som en del av samhället Kännedom om olika statliga aktörer, deras uppgifter och roller, lednings- och styrningssystem samt verksamhetsmiljö och beslutsprocesser (t.ex. framställningsförfarande). 2.3 Bestämmelser och anvisningar Kännedom om de bestämmelser och anvisningar som styr tjänstemannens rättsliga ställning och verksamhet, t.ex. statstjänstemannalagen och statens tjänstemannaförordning, offentlighetslagen, förvaltningslagen, upphandlingslagen och lagen om likabehandling. 2.4 Gemensamma verksamhetssätt och arbetsredskap Kännedom om statsförvaltningens gemensamt fastslagna processer (t.ex. ekonomi- och personalförvaltningens processer, dokumenthantering) och verksamhet i enlighet med dessa, samt behärskande av datasystemen som stöder dessa processer (t.ex. Kieku och Rondo). Användning av digitala tjänster och arbetsredskap i det egna arbetet. 2.5 Säkerhet Utgångspunkten för säkerheten är organisationens och personalens ansvar för den egna verksamhetens säkerhet, för att identifiera hot och utvärdera risker, de datasäkerhets- och datasekretessförpliktelser som fastställs i bestämmelserna, samt VAHTI-anvisningarna och övriga riktlinjer. Det är viktigt att beakta säkerhetens olika delområden i all verksamhet, att klassificera dokumentation och behandla den i enlighet med dess klassifikation, samt att följa existerande anvisningar och meddela om eventuella misstankar och avvikelser beträffande datasäkerheten och datasekretessen. 2.6. Kunder och tjänster Identifiering av kunderna samt kundernas förväntningar och behov, förtrogenhet med ämbetsverkets tjänsteutbud och förmågan att erbjuda kunderna lämpliga tjänster. Kompetensen innefattar skapandet av en god kundupplevelse under kundmöten som sker både personligen och via olika elektroniska tjänster. I kompetensen ingår även deltagande i att utveckla tjänster som har kunden i fokus samt tjänstedesign. 3. Kompetens som krävs av digitaliseringen 3.1 Att förnya verksamheten som en helhet Att förnya verksamheten på ett kundfokuserat sätt förutsätter att man har översikt över stora helheter och ett perspektiv som är större än den egna organisationen. Utnyttjandet och ibruktagandet av nya verksamhetsmodeller ska slutföras, och man ska se till att man gjort sig av med överlappande modeller. 3.2 Användning av teknik Förståelse för systemen som används inom organisationen, och förmågan att använda dem på ett effektivt sätt. I kompetensen ingår förmågan att definiera datasystemens innehåll så att
7 de stöder verksamheten på bästa möjliga sätt. I kompetensen ingår även förståelsen för de system och program som används på allmän nivå. Bekanta dig med den mer detaljerade definitionen av den kompetens som krävs av digitaliseringen i Innokylä https://www.innokyla.fi/sv/web/tyotila3575376/materiaalit
8 4. Effekt- och utvecklingskunnande 4.1 Utveckling Med utvecklingskunnande avses att utföra arbete på ett sätt som hela tiden siktar på utveckling, vilket även innebär att bl.a. pröva på nya verksamhetssätt samt att behärska förfaringssätt, arbetsredskap och metoder för utveckling. Utvecklingskunnande innebär att man har en översikt över stora helheter, att man ser och skapar möjligheter, samt att man har en förmåga att ta tag i arbetet och även få andra att göra det. 4.2 Förutsägelse Förutsägelse är en systematisk, inkluderande process där man samlar in data, utvärderar och analyserar dessa data, och utarbetar visioner för framtiden på medellång och lång sikt. Genom att förutsäga framtiden strävar man till att förbättra kunskapsunderlaget för beslut som fattas idag, samt att förbereda sig inför utvecklingens framtida riktningar. Förutsägelse kräver att man behärskar kostnad-nytta-tankesättet. 4.3 Hållbar utveckling Hållbar utveckling är en fortlöpande och styrd samhällsförändring som sker på världsomfattande, regional och lokal nivå med syfte att trygga möjligheter till ett gott liv för nuvarande och kommande generationer. Detta betyder också att miljön, människan och ekonomin beaktas på ett jämlikt sätt i beslutsfattandet och i verksamheten. För den hållbara utvecklingen är det viktigt att i synnerhet stärka det mänskliga och sociala kapitalet, d.v.s. samhällets och medborgarnas innovationsförmåga och förmåga att hantera förändringar och fysiskt kapital så att naturkapitalet inte minskar, utan det fortsätter att producera naturtjänster för människor från generation till generation. 4.4 Riskhantering Riskhantering utgör samordnad verksamhet genom vilken man leder och styr organisationer vad gäller risker. Riskhantering ingår även i den interna övervakningen och är därför en lagstadgad uppgift för varje statligt ämbetsverk. Riskhantering som en del av ett styrnings- och ledningssystem som omfattar hela verksamheten säkerställer verksamhetsförutsättningarna, att strategin och målen uppfylls, samt att verksamheten fortsätter. Samtidigt säkerställs även ekonomins och verksamhetens laglighet och resultat samt god förvaltningssed. Dessutom kan riskhanteringen hjälpa att identifiera nya verksamhetsmöjligheter. Bekanta dig närmare med riskhanteringen på webbplatsen vm.fi (på finska): http://vm.fi/riskienhallinta 4.5 Projektkunnande I projektkunnande ingår behärskandet av projektets olika faser (förutredning, planering, genomförande, uppföljning och dokumentering) och projektarbetsmetoder samt partnerskapshantering. I denna kompetens ingår även säkerställandet av projektets framgångsrika genomförande och innehållsmässiga kvalitet samt utvärdering av dess effekt.
9 5. Kommunikation och växelverkan 5.1 Språkkunskaper Nivåskala för språkkunskaper www.oph.fi/svenska/ops/grundskola/bilaga2.doc. 5.2 Skriftlig kommunikation Skriftlig kommunikation innebär att lyfta fram faktainnehåll på ett sätt som beaktar målgruppen. I detta ingår tekniskt behärskande av grammatik och skrift, användning av sociala medier i den arbetsrelaterade kommunikationen samt användningen av olika kommunikationsredskap (bl.a. innehållsproduktion, bildbehandling) i olika situationer (bl.a. möten, meddelanden, mediefärdigheter, digital kommunikationskompetens). 5.3 Växelverkan I färdigheterna i växelverkan ingår bl.a. färdigheter i att lyssna, observera, diskutera och argumentera i olika situationer (t.ex. möten, framträdanden, utbildningar). I dessa färdigheter ingår även att ge respons, visa sitt stöd, mediefärdigheter och främjande av den interna debatten och gemenskapen på arbetsplatsen. 5.4 Nätverk I nätverkskompetensen ingår förmågan att skapa och upprätthålla sociala nätverk som skapar mervärde för verksamheten (t.ex. olika slags grupper och forum, grupper inom sociala medier) och att agera inom dessa på ett ändamålsenligt sätt. I denna kompetens ingår också förmågan att använda sig av den information som uppkommer inom nätverken. 5.5 Samarbete Kan identifiera sin uppgift, sitt ansvar och sin roll inom arbetsgemenskapen. Vill lära sig nytt och utveckla sitt arbete samt aktivt hjälpa andra och får arbetsgemenskapen att fungera bättre. 6. Intern förvaltning 6.1 Ekonomiförvaltning I ekonomiförvaltningen ingår planering och uppföljning av ekonomin (bl.a. budgetering, investeringskalkyler, rapportering), bokföring och utvärdering av ekonomiska konsekvenser. 6.2 Personalförvaltning I personalförvaltningen ingår personalplanering, utveckling av personalen samt behärskande av personalförvaltningens huvudprocesser (rekrytering, hantering av anställningsförhållanden, löneräkning, resor). Se även beskrivningen av personalledning som finns under punkt 1.5 Ledning av människor. 6.3 Upphandling
10 I upphandlingskompetensen ingår kännedom om marknaden, upphandlingslagstiftningen och konkurrensutsättningsprocessen samt aktörerna inom upphandlingen. Upphandlingen hör även ihop med kompetens i hantering av leverantörer, ekonomiförvaltning och avtalsrätt.