SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(14) Plats och tid Örestensrummet, kommunhuset, Kinna, klockan 13.30 17.35 Beslutande M Margareta Lövgren C Leif Sternfeldt MBP Henry Sandahl S Lisa Dahlberg S Christopher Thorsson tjänstgör för Peter Landgren Övriga närvarande KD L V Ej tjänstgörande ersättare Per-Olof Hermansson Rolf Hallberg Arthur Thiry Tjänstemän Haleh Lindqvist, kommunchef Malin Stomberg, kommunsekreterare Maria Sivedal, administrativ chef 52-55 Sara Davidsson, kvalitetsutvecklare 53 Patrik Wendeblad, kvalitetsutvecklare 54-55 Helena Blomqvist, kommunjurist 57 Kerstin Guth, planeringsledare stab 57-59 Stefan Holmberg Trulsson, IT-chef 60 Utses att justera Lisa Dahlberg Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna den 15 mars 2016 Underskrifter Sekreterare 51-60 Malin Stomberg Ordförande Margareta Lövgren Justerande Lisa Dahlberg
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(14) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2016-03-15 Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet 2016-04-06 Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna Underskrift Malin Stomberg
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(14) Innehållsförteckning Förändring av ärendelistan 51 Avstämning av kommunstyrelsens obesvarade motioner och medborgarförslag 52 Uppföljning av nämnder och styrelsers interna kontroll 2015 53 Underlag för hur färdtjänsten kan upphandlas i egen regi och samordningsvinster bland kommunens transporter 54 Utvärdering av testperiod för bilpool 55 Leveransavtal avrop Mediapoolen 56 Sammanställning och analys efter inkomna klagomål på handläggningen av ärenden inom funktionshinderområdet/lss 57 Reglemente för Marks kommuns näringslivsråd 58 Samordning av flyktingmottagning och integration 59 Information om organisatorisk förändring för IT 60
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(14) 51/2016 Förändring av ärendelistan Ärende om utvärdering av testperiod för bilpool, leveransavtal avrop Mediapoolen och samordning av flyktingmottagning och integration tillförs ärendelistan. Ordförande anmäler ärende om utvärdering av testperiod för bilpool, leveransavtal avrop Mediapoolen och samordning av flyktingmottagning och integration. Ordföranden frågar om förändringen av ärendelistan kan antas och finner att så sker.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(14) 52/2016 Dnr 2016-98 101 Avstämning av kommunstyrelsens obesvarade motioner och medborgarförslag Redovisningen godkänns. beslutade den 8 november 2010, 176, i samband med aktuell redovisning av obesvarade motioner och medborgarförslag, att kommunstyrelsens arbetsutskott ska få en avstämning avseende obesvarade motioner och medborgarförslag i mars och september varje år. s behandling Kommunledningskontorets förteckning över obesvarade motioner och kommunstyrelsens obesvarade medborgarförslag, daterad den 1 mars 2016. Ordföranden föreslår att redovisnigen godkänns. Förslaget antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(14) 53/2016 Dnr 2014-682 042 Uppföljning av nämnder och styrelsers interna kontroll 2015 Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Nämnders och styrelsers uppföljning av intern kontroll för 2015 godkänns. Kommunstyrelsen fattar slutligt beslut. Materialet kompletteras i enlighet med dagens diskussion Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Margareta Lövgren Ordförande Lisa Dahlberg Justerande Enligt det kommungemensamma reglementet för nämnderna och det gemensamma ägardirektivet för bolagen har nämnder och styrelser ansvaret för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Nämnder och styrelser ska årligen rapportera till kommunstyrelsen om sitt arbete med den interna kontrollen. s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 10 februari 2016. Förvaltningens förslag till beslut Nämnders och styrelsers uppföljning av intern kontroll för 2015 godkänns. Kvalitetsutvecklare Sara Davidsson redogör för ärendet. diskuteras. Ordföranden föreslår följande: Nämnders och styrelsers uppföljning av intern kontroll för 2015 godkänns. Materialet kompletteras i enlighet med dagens diskussion. Förslagen antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(14) 54/2016 Dnr 2015-438 736 Underlag för hur färdtjänsten kan upphandlas i egen regi och samordningsvinster bland kommunens transporter Kommunchefen får i uppdrag att omförhandla färdtjänsten med Västtrafik AB enligt arbetsutskottets specifikationer och rapportera till arbetsutskottet innan den 18 maj 2016. Den 7 oktober 2015, 225, beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att ge kommunchefen får i uppdrag att ta fram ett underlag som redovisar hur färdtjänsten kan upphandlas i egen regi och vilka samordningsvinster som finns bland kommunens övriga transporter. s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 11 februari 2016. Förvaltningens förslag till beslut Arbetsutskottet tar ställning till ett av följande alternativ 1. Kommunchefen får i uppdrag att omförhandla färdtjänsten med Västtrafik AB enligt arbetsutskottets specifikationer och rapportera till arbetsutskottet innan den 15 juni 2016. 2. Kommunchefen får i uppdrag att säga upp avtalet med Västtrafik AB innan den 30 juni 2016 och inleda upphandling av färdtjänsten i egen regi enligt arbetsutskottets specifikationer. har behandlat ärendet den 2 mars 2016, 32. Administrativ chef Maria Sivedal och kvalitetsutvecklare Patrik Wendeblad redogör för ärendet och presenterar förslag på målformuleringar, omförhandlingspunkter och interna förbättringsåtgärder. Målformuleringar Vad vill vi med färdtjänsten? Färdtjänsten är ett alternativ för de personer som i dagsläget saknar förmåga att resa med den allmänna kollektivtrafiken. Färdtjänsten utvecklas kontinuerligt, den är kostnadseffektiv och har en hög servicegrad. Resenären är nöjd och känner sig trygg i att resa med färdtjänsten.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(14) Vad vill vi med en omförhandling? Förhandlingen utgår från det med Västtrafik delade intresset att finna förbättringar till så låg kostnad som möjligt. Resultatet av förhandlingen är att färdtjänsten i Marks kommun innefattar en högre kvalitet och service. Omförhandlingspunkter Resor - Högre kunskapsnivå hos förare - Bättre kommunikation - Ökad trygghetskänsla för resenären - Utökad service Samordning - Minska andelen förseningar - Kontinuitet av förare och fordon för omsorgsresor - Uppföljning och resultatredovisning - Inga förare/utförare som missköter sitt uppdrag ska utföra färdtjänst i Marks kommun - Förhöjda krav vid upphandling och uppföljning av förarnas arbetsmiljö - Uppföljning och resultatredovisning av incidenter och klagomål Interna förbättringsåtgärder Översyn av riktlinjer Exempel - Endast två resenärer i baksätet - Åka tillsammans med en vän som har färdtjänst - Erbjuda extra behjälplighet Översyn av rutiner Exempel - Vägvisning och koordinater - Kontaktvägar och intern kommunikation - Översyn av tillståndbedömningen diskuteras. Ordföranden föreslår att kommunchefen får i uppdrag att omförhandla färdtjänsten med Västtrafik AB enligt arbetsutskottets specifikationer och rapportera till arbetsutskottet innan den 18 maj 2016. Förslaget antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(14) 55/2016 Dnr 2014-393 531 Utvärdering av testperiod för bilpool återremitteras till förvaltningen för komplettering av materialet. Under 2015 har Marks kommun genomfört en testperiod av bilpool tillsammans med företaget Sunfleet. Efter testperioden har en utvärdering genomförts i enlighet med arbetsutskottets beslut den 20 augusti 2014, 139. s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 2 mars 2016. Förvaltningens förslag till beslut Utvärderingen godkänns. Marks kommun avvaktar fortsatt arbete med bilpool i väntan på en större efterfrågan. Kommunstyrelsens uppdrag från kommunfullmäktige den 18 december 2012, 170, anses därmed fullgjort. Administrativ chef Maria Sivedal och kvalitetsutvecklare Patrik Wendeblad redogör för ärendet. diskuteras. Ledamöternas förslag till beslut Lisa Dahlberg (S) föreslår att ärendet återremitteras till förvaltningen för komplettering av materialet. Ordföranden frågar om arbetsutskottet antar eller avslår Lisa Dahlbergs (S) förslag, och finner att förslaget antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(14) 56/2016 Dnr 2015-504 055 Leveransavtal avrop Mediapoolen Kommunen tecknar avtal med Mediapoolen Västra Götaland AB enligt upprättat förslag. Avtal om leverans av läromedel och strömmande media främst för skolor i Marks kommun. s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 3 mars 2016. Förvaltningens förslag till beslut Kommunen tecknar avtal med Mediapoolen Västra Götaland AB enligt upprättat förslag. diskuteras. Ordföranden föreslår att kommunen tecknar avtal med Mediapoolen Västra Götaland AB enligt upprättat förslag. Förslaget antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(14) 57/2016 Dnr 2015-435 73 Sammanställning och analys efter inkomna klagomål på handläggningen av ärenden inom funktionshinderområdet/lss Upprättad sammanställning och analys överlämnas som svar på inkomna skrivelser. Upprättad sammanställning och analys överlämnas till socialnämnden för hantering. Upprättad sammanställning och analys överlämnas till kommunfullmäktiges presidium som information. I skrivelser till kommunfullmäktige har framförts klagomål mot socialnämnden vad gäller hanteringen av ärenden inom funktionshinderområdet/lss (lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade). s behandling har behandlat ärendet den 13 januari 2016, 15, då kommunchefen fick i uppdrag att utifrån inkomna skrivelser göra en sammanställning och analys. Kommunstyrelsen fick information om ärendet den 27 januari 2016, 20. Upprättad sammanställning och analys, daterad den 8 mars 2016. Kommunjurist Helena Blomqvist och planeringsledare stab Kerstin Guth redogör för den sammanställning och analys som upprättats efter inkomna klagomål på handläggningen av ärenden inom funktionshinderområdet/lss. Arbetsutskottets ledamöter och ersättare ges möjlighet att ställa frågor och diskuterar ärendet. Ordföranden föreslår följande: Upprättad sammanställning och analys överlämnas som svar på inkomna skrivelser. Upprättad sammanställning och analys överlämnas till socialnämnden för hantering. Upprättad sammanställning och analys överlämnas till kommunfullmäktiges presidium som information. Förslagen antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(14) 58/2016 Dnr 2015-42 140 Reglemente för Marks kommuns näringslivsråd återremitteras till förvaltningen och lyfts åter till politiken i samband med förslag på riktlinjer för Marks kommuns näringslivsråd. Vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-01-13, 8 fick kommunchefen i uppdrag att ta fram reglemente för näringslivsrådet, detta under förutsättning att kommunfullmäktige inrättar ett näringslivsråd. Vid kommunfullmäktiges sammanträde 2016-02-25, 11 beslutade kommunfullmäktige att inrätta ett näringslivsråd. s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 29 februari 2016. Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta reglemente för näringslivsrådet. Planeringsledare stab Kerstin Guth redogör för ärendet. diskuteras. Ledamöternas förslag till beslut Lisa Dahlberg (S) föreslår att ärendet återremitteras till förvaltningen och lyfts åter till politiken i samband med förslag på riktlinjer för Marks kommuns näringslivsråd. Ordföranden frågar om arbetsutskottet antar eller avslår Lisa Dahlbergs (S) förslag, och finner att förslaget antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(14) 59/2016 Dnr 2016-114 133 Samordning av flyktingmottagning och integration Informationen noteras. Kommunchefen får i uppdrag att återkomma med regelbunden information. Med anledning av nuvarande flyktingsituationen och för att skapa stabilitet och struktur krävs samordning dels politisk och dels organisatoriskt och ekonomiskt. Kommunledningskontoret föreslår en utökad samordning och samarbete mellan och inom förvaltningar och bolag. s behandling Kommunledningskontorets tjänsteutlåtande den 28 februari 2016. Förvaltningens förslag till beslut beslutar om föreslagna åtgärder för att utveckla, strukturera och förbättra flyktingmottagande och integration av nyanlända i kommunen, och på så sätt få en kontroll över ekonomi utifrån ett helhetsperspektiv för hela kommunen för åren 2016-2018. Planeringsledare stab Kerstin Guth redogör för ärendet. diskuteras. Ordföranden föreslår att informationen noteras och kommunchefen får i uppdrag att återkomma med regelbunden information. Förslaget antas.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(14) 60/2016 Dnr 2016-83 001 Information om organisatorisk förändring för IT Informationen noteras. IT-chef Stefan Holmberg Trulsson ger arbetsutskottet en information om kommande organisatorisk förändring för IT-enheten. Idag är IT-enheten organiserad i en struktur avsedd för drift och leverans av hårdvara. En modernisering gjordes under 2015. Organisationsutveckling är en kontinuerlig process och nu tas nästa steg i utveckling av IT-enheten. Arbetsutskottets ledamöter och ersättare ges möjlighet att ställa frågor. Ordföranden frågar om informationen kan noteras och finner att så sker.