Bilagor som medföljer denna rapport: 1. Institutionernas administration i siffror 2. Fakultetskansliets administration i siffor 3. Serviceenhetens administration i siffror 4. Studierektorernas och studievägledarnas administration i siffror 5. Prefekternas administration i siffror 6. Sammanställning av synpunkter från personalworkshops 2008 7. Sammanfattning av synpunkter samt åtgärdsförslag rörande fakultetens administration som framkommit vid workshops med olika personalgrupper 8. Ålder och könsfördelning bland administrativ personal 9. Institutionernas administrativa arbetsområden 10. Fakultetens administrativa organisation 1
BAKGRUND Arbetsgruppen Personal har under våren 2008 inhämtat information rörande de administrativa arbetsuppgifterna vid fakulteten. Detta har gjorts via enkäter och workshops med administrativ personal från institutionerna, fakultetskansliet och serviceenheten samt studievägledare, studierektorer och prefekter (se bilaga 1-7). Det bör dock noteras att lärargruppen inte inventerats med avseende på administrativa arbetsuppgifter vilket t ex innebär att den administration av UFL som eventuellt ligger på lärare inte fångats upp. En analys av detta omfattande material visar på ett generellt plan och ur administrativ synvinkel: en splittrad organisation där bl a ett stort antal administratörer lägger ett litet antal procent av sin arbetstid på samma arbetsuppgifter (se bilaga 1) samt figur 1 nedan. % per Mest splittrade roller (flest involverade): % helårseqv involverade pers involv pers Socialt kommunikativ roll 176 1,8 32 6 Arkivering 82 0,8 32 3 Information 134 1,3 32 4 Lägga in uppg i LADOK grund/avanc nivå 291 2,9 30 10 Allmän trivselroll 65 0,7 29 2 Vaktmästarroll 90 0,9 29 3 Leverantörsfakt o anläggningsredovisning 206 2,1 29 7 Kundfakturering och inbetalning 202 2,0 29 7 Post-, katalog- o telefonadm 51 0,5 27 2 Fig 1. De mest splittrade administrativa rollerna. en organisation med köns- och åldersmässig snedfördelning (se bilaga 8) samt figur 2-3 nedan nedan. Fig 2. Åldersfördelning all administrativ Personal. Fig 3. Könsfördelning all administrativ personal. 2
Vad gäller organisationens köns- och åldersmässiga snedfördelning är detta något man måste ta hänsyn till vid framtida nyrekrytering av administrativ personal. När det kommer till organisationens splittrade utseende har arbetsgruppen Personal mot bakgrund av omorganisationens primära syfte: att effektivisera och professionalisera administrationen kommit fram till nedanstående förslag rörande den administrativa grundstrukturen för de nya institutionerna från och med 1 januari 2009. FÖRFLYTTNING AV ADMINISTRATIVA ARBETSUPPGIFTER MELLAN INSTITUTIONS- OCH FAKULTETSNIVÅ Beslut rörande institutionernas organisationsstruktur har fattats mot bakgrund av rapport från Delprojektet intern organisation och delegation där det bland annat föreslås att ett antal stödfunktioner och/eller delar av dessa flyttas till gemensam fakultetsnivå. Detta berör administrativa uppgifter såsom: Internationaliseringsstöd, Studie- och karriärvägledning, Uppdragsutbildning, Central studentmottagning/reception. Ovanstående beslut är även välgrundat mot bakgrund av den information som framkommit i enkäter och workshops med den administrativa personalen där det finns önskemål om denna typ av förflyttning av de aktuella arbetsuppgifterna och/eller delar av dessa (se bilaga 6-7). I informationen från enkäter och workshops från fakultetskansliet framkommer även önskemål rörande förflyttning av handläggningen av doktorandadministrationen från fakultetskansliet till institutionsnivå. I den föreliggande rapporten har arbetsgruppen Personal tagit hänsyn till dessa förflyttningar av administrativa uppgifter mellan institutions- och fakultetsnivå i sitt förslag till institutionernas administrativa organisation. Detta bl a såtillvida att: handläggningen av doktorandadministrationen lagts in i funktionsbeskrivningen Personal. bemanningen av den centrala studentmottagningen/receptionen föreslås t ex. kunna involvera institutionsadministratörer enligt ett rullande schema mellan de olika institutionerna. Arbetsgruppen har vidare i rapporten Fördelning av administrativa arbetsuppgifter mellan institution och fakultetskansli (L5.1) behandlat förflyttningarna och de nya, alternativt förstärkta, administrativa funktioner de ger upphov till på fakultetsnivå. 3
ADMINISTRATIVA ARBETSOMRÅDEN PÅ DE NYA INSTITUTIONERNA Allmänt Arbetsgruppen föreslår att varje institution på det administrativa planet organiseras utifrån sju administrativa arbetsområden bestående av: Personal, Resehandläggning, Ekonomi, Inköp, Information och webb, Utbildningsadministration, samt Studievägledning. Vad gäller studievägledningens placering under den administrativa chefen bör dock noteras att denna placering behöver utredas vidare i relation till den fortsatta utredningen av den institutionsanknutna studievägledningens organisatoriska placering. De sju administrativa arbetsområdena leds och samordnas av institutionens administrativa chef enligt figur 4 nedan (återfinns även som bilaga 9-10). Administrativ chef Ekonomi Personal Utbildningsadministration Resehandläggning Studievägledning Inköp Information och webb Fig 4. Institutionernas administrativa arbetsområden I sammanhanget är det viktigt att framhålla att varje administratör kan kombinera flera arbetsområden och att antalet kombinationer beror på storleken på institutionen. Detta innebär inte att alla administratörer skall kunna alla funktioner utan istället att två till tre funktioner per administratör rekommenderas. Man har dock ett huvudområde där man har ansvar för att: hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner, policies och blanketter samt att informera övriga anställda vara supportperson för de system som används av övriga anställda dvs att utbilda och bistå personalen vid användning av dessa vara institutionens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området 4
arbeta för att nå målen som formulerats i Hum faks handlingsplan för miljö och hållbar utveckling Det är upp till de nya institutionsledningarna att tillse att det finns minst två personer som kan hantera varje administrativ funktion med avseende på kunskap om relevanta system etc. Detta för att minska sårbarheten samt skapa förutsättningar för rotation mellan de olika administrativa arbetsområdena. Vid sidan av de sju administrativa arbetsområdena finns också ett antal funktioner/uppgifter som skall fördelas på olika personer i den administrativa organisationen, t ex: eventuell bemanning av central studentmottagning/reception arkivering diarieföring post-, telefon- och katalogadm Vid sidan av de sju administrativa arbetsområdena finns också ett antal funktioner/uppgifter som skall fördelas på olika personer och som inte är direkt kopplat till administrationen, t ex: skyddsombud likabehandlingsombud miljöombud ledamot i lokala arbetsmiljökommittén (LAMK) sekreterare i olika organ valanordnare Det är de nya institutionsledningarnas uppdrag att tillse att dessa funktioner/uppgifter fördelas bland administratörer och lärare och det betonas att det är viktigt att även lärare kan inneha roller som skyddsombud, likabehandlingsombud, miljöombud, ledamot i lokala arbetsmiljökommittén (LAMK), sekreterare i olika organ och valanordnare. I sammanhanget skall också konstateras att de tydligare administrativa funktionerna på institutionsnivå också möjliggör ett förbättrat informationsflöde mellan fakultetskansliet och institutionerna. Vidare blir det enklare för de personer som uppbär en administrativ funktion på en institution att samlas på en fakultetsövergripande nivå för informationsutbyte. BESKRIVNING AV ADMINISTRATIVA ARBETSOMRÅDEN Nedan beskrivs de sju administrativa arbetsområdena: Personal, Resehandläggning, Ekonomi, Inköp, Information och webb, Utbildningsadministration, samt Studievägledning. Funktionerna beskrivs med avseende på: definition övergripande ansvar 5
system som används exempel på arbetsuppgifter kompetenskrav Det skall noteras att vad gäller punkten System så återfinns denna information också i rapporten Institutionernas behov av administrativ kompetensutveckling (L5.8). De aktuella beskrivningarna kan således användas av den administrativa chefen och institutionsledningen vid ledning och samordning av de administrativa arbetsområdena. Personal Ansvarar för att handläggningen av förordnanden för alla anställda görs i enlighet med institutionens personalplanering och gällande regelverk. Ansvarar vidare för uppföljning av semesteruttag och sjukledigheter samt doktoranders rätt till förlängning av förordnanden. Ansvarar för handläggning av arvoden och övriga ersättningar. Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner, policies och blanketter samt att informera övriga anställda vara supportperson för de system som används av övriga anställda dvs att utbilda och bistå personalen vid användning av dessa vara institutionens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området arbeta för att nå målen som formulerats i Hum faks handlingsplan för Aktuella system Egenrapporteringen Datalagret PA LADOK (doktorandhandläggning) KataGu GUPAIDA Ex på arbetsuppgifter bistå i anställningsärenden genom att känna till handläggningsordning, kontaktpersoner och regelverk delta i ärenden rörande omplacering av personal och anställnings upphörande ta fram underlag för personalplanering, ekonomisk planering gällande personalen och lönestatistik ta emot sjukanmälan och informera berörda bistå vid Egenrapportering bevaka semesteruttag och andra ledigheter bistå vid rehabiliteringsutredningar och krishantering 6
introducera nyanställda och förbereda arbetsplatsen i samråd med ekonomiansvarig kontrollera löner och konteringar Kompetenskrav ha övergripande kunskap inom området för att kunna bistå övriga anställda med råd och stöd kunna de system som används tillräckligt bra för att kunna bistå övriga anställda med support kunna de regelverk och förordningar som gäller inom området ha övergripande arbetsrättsliga kunskaper kunna tillämpliga delar i Högskoleförordningen ha övergripande kunskaper om socialförsäkringssystemet Resor Ansvarar för beställning, handläggning, ekonomisk administration och all annan administration kring resor, konferenser och disputationer för såväl anställda som gäster. Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner, policies och blanketter samt att informera övriga anställda vara supportperson för de system som används av övriga anställda dvs att utbilda och bistå personalen vid användning av dessa vara institutionens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området arbeta för att nå målen som formulerats i Humfaks handlingsplan för Aktuella system Egenrapporteringen Palasso RES Agresso (leverans- och konteringsattest) Time Edit (lokalbokningar för konferenser och disputationer) Ex på arbetsuppgifter boka/beställa resor och boka hotellrum granska reseräkningar klarkontera reseräkningar i Palasso bevaka reseförskott sköta bokningar, inköp och administration i samband med konferenser sköta bokningar, inköp och administration i samband med disputationer ha kontakt med Skatteverket för utländska gäster 7
Kompetenskrav ha övergripande kunskap inom området för att kunna bistå övriga anställda med råd och stöd kunna de system som används tillräckligt bra för att kunna bistå övriga anställda med support kunna de regelverk och förordningar som gäller inom området Ekonomi Ansvarar för institutionens övergripande ekonomiska arbete såsom budgetering, uppföljning, rapportering samt projektekonomi. Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner, policies och blanketter samt att informera övriga anställda vara supportperson för de system som används av övriga anställda dvs att utbilda och bistå personalen vid användning av dessa vara institutionens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området arbeta för att nå målen som formulerats i Hum faks handlingsplan för Aktuella system Agresso Perspektiv EKO Datalagret Ex på arbetsuppgifter sköta ekonomisk uppföljning av helhet och projekt/aktiviteter vara föredragande gällande ekonomiska ärenden sköta ekonomisk återrapportering till bidragsgivare handha bokslutsarbete kalkylera och beräkna kostnader för projekt/uppdrag vara delaktig i institutionens verksamhetsplanering vilket är en förutsättning för att kunna genomföra arbetsuppgifterna på ett bra sätt beräkna, följa upp och fakturera uppdragsutbildningar i samråd med personalhandläggaren kontrollera löner och konteringar Kompetenskrav övergripande kunskap inom området för att kunna bistå övriga anställda med råd och stöd 8
kunna de system som används tillräckligt bra för att kunna bistå övriga anställda med support kunna de regelverk och förordningar som gäller inom området Inköp Ansvarar för att inköp görs i enlighet med avtal och gällande regler med hänsyn tagen till miljöaspekterna. Ansvarar för hela processen från beställning tills fakturan går till slutattestering. Administrerar inköpskort och beställar-id. Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner, policies och blanketter samt att informera övriga anställda vara institutionens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området arbeta för att nå målen som formulerats i Humfaks handlingsplan för Aktuella system Agresso EFH Ex på arbetsuppgifter göra beställningar och inköp attestera leveranserna och kontera leverantörsfakturorna i Agresso EFH samt ta ut betalningsförslag handlägga internfakturor i Agresso EFH hantera inköpskort och beställar-id göra omföringar/fördelningar i Agresso av kostnader ansvara för inventering och anläggningsregister Kompetenskrav ha övergripande kunskap inom området för att kunna bistå övriga anställda med råd och stöd kunna de system som används kunna de regelverk och förordningar som gäller inom området 9
Information och webb Ansvarar för att intern och extern information om institutionens arbete, utbildning och forskning är aktuell och relevant. Proaktivt söka information som gagnar institutionen och fakulteten samt förmedla denna. Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner, policies och blanketter samt att informera övriga anställda vara institutionens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området arbeta för att nå målen som formulerats i Hum faks handlingsplan för vara kontaktperson för institutionens övriga anställda vad gäller frågor om publicering av information Aktuella system GU CMS Kursportal GUPAIDA (för berörighetsadministration) GUP Ex på arbetsuppgifter skriva och redigera texter för olika ändamål, målgrupper och medier (webb, trycksak, presentationer) ha kontakter med nyckelpersoner på institutions- och central nivå när det gäller marknadsföring, informationsmaterial, pressreleaser och dyl. ha kontakter med författare, översättare, språkgranskare, producent och tryckeri sprida information via anslagstavlor, trycksaker, Internet, e-post och pressreleaser lägga in och uppdatera innehåll på webbsidor vara behörighetsadministratör redigera och strukturera information som ska publiceras på webbsidor Kompetenskrav ha övergripande kunskap inom området för att kunna bistå övriga anställda med råd och stöd kunna de system som används kunna de regelverk och policies som gäller inom området 10
Utbildningsadministration Ansvarar för all administration i samband med antagning och betygsrapportering för studenter samt inrapportering för doktorander. Ansvarar vidare för att ge studenter allmän information om verksamheten. Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner, policies och blanketter samt att informera övriga anställda vara supportperson för de system som används av övriga anställda dvs att utbilda och bistå personalen vid användning av dessa vara institutionens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området arbeta för att nå målen som formulerats i Hum faks handlingsplan för Aktuella system Datalagret studentadministration GUBAS Kursportalen LADOK TimeEdit nya Ex på arbetsuppgifter koordinera planering av kurser, schemaläggning och lokalbokning i samarbete med studierektorn bistå studierektorn med kursplanearbetet ta fram underlag om utfall studenter och prestationer samt kursbudget sammanställa statistik över antagning och utfall inrapportera studentuppgifter och tentamina, registrering av kursuppgifter, handläggning av tentamina ge allmän studentinformation via studentmottagning och hemsida tentamensadministration ansöka om tillstånd för kopiering och hantering av bonusavtalen ta fram uppgifter till kurskatalogen utföra kursplanearbete skapa alumnnätverk och upprätthålla kontakter med central alumnverksamhet 11
Kompetenskrav ha övergripande kunskap inom området för att kunna bistå övriga anställda med råd och stöd kunna de system som används tillräckligt bra för att kunna bistå övriga anställda med support kunna de regelverk och förordningar som gäller inom området ha övergripande kunskap om institutionens samtliga kurser ha kunskap om vilka rättigheter och skyldigheter studenter och doktorander har ha kunskap om Bonusavtal rörande kopiering Studievägledning Ansvarar för vägledning och rådgivning till studenter vad gäller utbildning och arbetsmarknad Övergripande ansvar medverka till att studenten blir medveten om egna anlag, intressen och värderingar och deras betydelse för ett självständigt studie- och karriärval medverka till att studenten själv kan fatta välgrundande beslut i fråga om studier och karriär ge studenten stöd i studiesituationen och stimulans att fullfölja studierna hålla sig uppdaterad om gällande regler, förordningar, rutiner och policies inom arbetsområdet studie- och karriärvägledning vara institutionens/fakultetens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom arbetsområdet studie- och karriärvägledning säkerställa vägledningens kvalitet genom fortlöpande kompetensutveckling arbeta för att nå målen som formulerats i Hum faks handlingsplan för Aktuella system Kursportalen/GUL LADOK GUBAS nya (tittfunktion) Alumndatabasen Valwebben Ex på arbetsuppgifter ge enskilda vägledningssamtal ge gruppvägledning, t ex introduktion, info om utlandsstudier eller 12
studieval DELPROJEKTET PERSONAL ge ämnesspecifik information och vägledning vara kontaktperson för student med funktionshinder ge värdering av tidigare studier utveckla rutiner för uppföljning av och stöd till studenter som möter svårigheter i sina studier sköta samverkan med annat studentstöd inom GU sköta samverkan med Karriärcentrum sköta samverkan med institutionens/fakultetens alumnkoordinator ha fasta telefon- och mottagningstider inläsning och fortbildning för att säkerställa kvaliteten i vägledningen delta i arbetet med uppföljning av kursvärdering medverka med sin kunskap och erfarenhet i pedagogiskt utvecklings- och utvärderingsarbete på alla nivåer utveckla samarbete med övriga studievägledare vid fakulteten utåtriktad verksamhet gentemot skolor och allmänhet samverka med studentorganisationer Kompetenskrav ha högskoleutbildning med minst Kandidatexamen/motsv. ha engagemang i och kompetens för studie- och karriärvägledning ha ämneskunskaper och relevant kunskap om arbetsmarknaden utöver ovanstående rekommenderas att GU:s introduktionskurs för studievägledare samt kurs i väglednings- och samtalsmetodik genomförts 13