Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober Kungsbacka kommun. Granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober 2017 Kungsbacka kommun Granskning av det systematiska arbetsmiljöarbetet

Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Syfte och revisionsfrågor... 3 2.3. Avgränsningar... 3 2.4. Revisionskriterier... 3 2.5. Metod... 4 3. Organisation och styrning av arbetsmiljöarbetet... 5 3.1. Organisation och övergripande styrning av arbetsmiljöarbetet... 5 3.2. Styrdokument för det systematiska arbetsmiljöarbetet...10 3.3. Uppföljning och rapportering av arbetsmiljöarbetet...13 4. Samlad bedömning...17 4.1. Slutsatser...17 4.2. Bedömning utifrån revisionsfrågorna...17 4.3. Identifierade förbättringsområden och rekommendationer...19 Bilaga 1. Bakgrund...21 Bilaga 2. Revisionskriterier...22 Arbetsmiljölagen (1977:1160)...22 Arbetsmiljöverkets föreskrifter...22 Nämndernas och styrelsens uppgifter utifrån lagar och föreskrifter...23 Bilaga 3. Källförteckning...25 Bilaga 4. Resultat av enkätundersökning...28 Bilaga 5. Riktlinjer för ansvar och uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter...32 1

1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungsbacka kommun har EY granskat det systematiska arbetsmiljöarbetet i kommunen. Granskningen avser kommunstyrelsen, nämnden för vård och omsorg, nämnden för funktionsstöd samt nämnden för förskola och grundskola. Syftet med granskningen har varit att bedöma om kommunstyrelsens och de tre nämndernas systematiska arbetsmiljöarbete bedrivs ändamålsenligt, det vill säga i enlighet med lagar, förordningar samt kommunfullmäktiges mål, riktlinjer och beslut. Granskningen visar att det saknas tydliga målsättningar för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom de granskade nämnderna. Fullmäktige har i budget 2017 fastställt mål om att kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats. Fullmäktigemålet är relaterat till arbetsmiljöfrågor, men har inte direkt koppling till arbetsgivarens systematiska arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten så att ohälsa och olycksfall förebyggs. Med undantag för nämnden för förskola & grundskola saknar granskade nämnder även mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, vilket är ett krav enligt arbetsmiljöverkets föreskrifter. Kommunstyrelsen och respektive nämnder har fastställt de styr- och stöddokument som ska finnas hos arbetsgivare med mer än tio anställda. Undantaget är dokumenterad uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, som enbart finns inom nämnden för vård & omsorg. Det finns också utvecklingsområden vad gäller riskbedömningar. Inom granskade nämnder genomförs riskbedömningar generellt i verksamheten, men de tar endast i begränsad utsträckning hänsyn till risker i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet sker huvudsakligen inom ramen för styrelse och nämnders ordinarie verksamhetsuppföljning i års- och delårsrapportering. Rapporteringen utgår från de mål som satts i budgeten. Det innebär att arbetsmiljöarbetet inte följs upp mot mål i arbetsmiljöpolicy eller mål för organisatorisk och social arbetsmiljö, utan mot målet om att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Uppföljningen kretsar följaktligen främst kring resultat i medarbetarenkät. Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden. Våra rekommendationer framgår i avsnitt 4.3. Identifierade förbättringsområden och rekommendationer på sidan 19. 2

2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunrevisionen har i sin risk- och väsentlighetsanalys bedömt att det är väsentligt att granska kommunens övergripande systematiska arbetsmiljöarbete. Kommunrevisionen har även bedömt det som väsentligt att granska om nämnden för vård & omsorg, nämnden för förskola & grundskola samt nämnden för funktionsstöd säkerställt ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete. Bakgrunden till granskningen beskrivs i bilaga 1. 2.2. Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om kommunstyrelsens övergripande systematiska arbetsmiljöarbete bedrivs ändamålsenligt, det vill säga i enlighet med lagar, förordningar samt kommunfullmäktiges mål, riktlinjer och beslut. Därtill syftar granskningen till att bedöma om granskade nämnder säkerställt ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete. Granskningen inriktas på följande revisionsfrågor: Hur säkerställer kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet? o Hur säkerställs att riskanalyser genomförs på ett systematiskt sätt i verksamheterna? o Finns ändamålsenliga policys, handlingsplaner och rutiner för arbetsmiljöarbetet? o Framgår roller och ansvar för arbetsmiljöarbetet tydligt i arbetsmiljöpolicy och uppgiftsfördelning? Hur säkerställer kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig uppföljning, rapportering och utvärdering av det systematiska arbetsmiljöarbetet? Hur säkerställer kommunstyrelsen och nämnderna att tillräckliga åtgärder vidtas för att minska ohälsotalen? o Har det genomförts särskild analys och specifika åtgärder eller insatser för att åtgärda ohälsotalen inom mer utsatta verksamheter? 2.3. Avgränsningar Granskningen avgränsas i enlighet med ställda revisionsfrågor. Granskningen är dels inriktad på att ge en övergripande bild av arbetsmiljöarbetet i kommunen, dels att närmare granska det systematiska arbetsmiljöarbetet i nämnden för förskola & grundskola, nämnden för funktionsstöd samt nämnden för vård & omsorg. 2.4. Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning framgår av bilaga 2. 3

2.5. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, enkät och intervjuer. Källförteckning framgår av bilaga 3. Samtliga intervjuade har getts tillfälle att sakfelsgranska rapporten. Enkätfrågor har ställts till samtliga verksamhetschefer och enhetschefer inom nämnden för förskola & grundskola, nämnden för funktionsstöd samt nämnden för vård & omsorg. Totalt har enkätundersökningen skickats till 172 personer. Vid undersökningens avslutande hade 109 svar inkommit, vilket ger en svarsfrekvens på cirka 64 procent. Antal svarande inom respektive nämnd redovisas i tabellen nedan. Resultat av enkätundersökningen presenteras löpande i granskningen samt i sin helhet i bilaga 4. Nämnd Antal svarande Vård- och omsorg 31 Förskola grundskola 50 Funktionsstöd 27 Totalt 108* * En person valde att inte svara på denna fråga Befattning Antal svarande Verksamhetschef 15 Enhetschef 60 Förskolechef 10 Rektor 24 Totalt 109 4

3. Organisation och styrning av arbetsmiljöarbetet I detta kapitel beskrivs resultatet utifrån de iakttagelser i granskningen som vi bedömer vara mest relevanta. För varje iakttagelse framgår först vår bedömning och därefter underlagen för bedömningen. Avsnitt 3.1 3.2 3.3 Våra iakttagelser Fullmäktige har fastställt en arbetsmiljöpolicy med övergripande värderingar som ska prägla arbetsmiljön. Styrelse och granskade nämnder har inte brutit ned policyn i målsättningar eller aktiviteter. Det saknas även mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, vilket är ett krav enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Fullmäktige har fastställt en riktlinje för ansvars- och uppgiftsfördelning som tydliggör roll- och ansvarsfördelningen inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det saknas struktur för att förankra riktlinjen och följa upp om respektive chef följer uppgiftsfördelningen. Kommunstyrelsen och respektive nämnd har fastställt de styr- och stöddokument som ska finnas hos arbetsgivare med mer än 10 anställda. Undantaget är dokumenterad uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, som enbart finns inom nämnden för vård & omsorg. Inom nämnden för förskola & grundskola saknas tydliga övergripande rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det finns också utvecklingsområden vad gäller riskbedömningar. Inom granskade nämnder genomförs riskbedömningar generellt i verksamheten, men de tar endast i begränsad utsträckning hänsyn till risker i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Uppföljning av arbetsmiljöarbetet sker huvudsakligen inom ramen för ordinarie verksamhetsuppföljning. Rapporteringen utgår från de mål som satts i budgeten. Det innebär att arbetsmiljöarbetet följs upp utifrån mål om attraktiv arbetsgivare. Det genomförs ingen strukturerad uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet i sig. Kommunstyrelsen och granskade nämnder följer ohälsotalen kontinuerligt. Varken styrelsen eller nämnderna har fattat beslut om specifika åtgärder för att komma till rätta med ohälsotalen. 3.1. Organisation och övergripande styrning av arbetsmiljöarbetet 3.1.1. Vår bedömning Arbetsmiljölagen ställer krav på att arbetsgivaren ska styra verksamheten på ett sätt som leder till en god arbetsmiljö. I det ingår bland annat krav på att fastställa arbetsmiljöpolicy och uppgiftsfördelning. Sedan 2015 finns också särskilda krav på att arbetsgivaren ska fastställa mål för den sociala och organisatoriska arbetsmiljön. I Kungsbacka kommun är respektive nämnd arbetsgivare 1 och ansvarar för att se till att verksamheten bedrivs i enlighet med kraven i arbetsmiljölagen och föreskrifter för arbetsmiljöarbetet. Granskningen visar att det saknas tydliga målsättningar för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom de granskade nämnderna. Fullmäktige har i budget 2017 fastställt mål om att kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats. Målet har brutits ned i aktiviteter och mätetal inom 1 Enligt Reglemente för kommunstyrelsen och nämnder i Kungsbacka kommun anställer respektive nämnd sin personal, med undantag för förvaltningschef som anställs av kommunstyrelsen. Se vidare avsnitt 3.1.2.4. 5

respektive nämnd. Fullmäktigemålet är relaterat till arbetsmiljöfrågor, men har inte direkt koppling till arbetsgivarens systematiska arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten så att ohälsa och olycksfall förebyggs. Kommunstyrelsen har också fastställt en arbetsmiljöpolicy som gäller för samtliga nämnder. Policyn innehåller inga konkreta och uppföljningsbara målsättningar för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Ingen av de granskade nämnderna har heller brutit ned arbetsmiljöpolicyn i nämndspecifika mål eller aktiviteter. Inom nämnden för förskola & grundskola finns mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det saknas plan för hur målen ska implementeras och följas upp i verksamheten. Övriga granskade nämnder saknar mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Vår bedömning är att det finns vissa brister i styrelsens och granskade nämnders styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet utifrån att det saknas uppföljningsbara målsättningar. Det är väsentligt att mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön antas och implementeras i verksamheterna i enlighet med arbetsmiljöverkets föreskrifter (2015:4). Kommunfullmäktige har beslutat om riktlinjer för uppgiftsfördelning för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kommunstyrelsen, nämnden för funktionsstöd och nämnden för vård & omsorg arbetar alla enligt den beslutade riktlinjen. Nämnden för förskola & grundskola har ännu inte implementerat riktlinjen. Det beror på att riktlinjen inte är anpassad efter den organisationsförändring som genomförts inom förskola & grundskola. Vi bedömer att det utifrån uppgiftsfördelningen i huvudsak är tydligt vem som har vilken uppgift i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Granskningen visar dock att det saknas struktur för att följa upp om respektive chef känner till sina uppgifter och utför dem ändamålsenligt. Av enkätsvaren framgår att 25 procent av cheferna inte bekräftat mottagande av uppgifterna skriftligen eller inte vet om de gjort det. Vi bedömer således att granskade nämnder bör utveckla en tydligare struktur för att säkerställa att uppgiftsfördelningen är känd och efterlevs. Vi noterar också att vissa uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet tillskrivits flera aktörer. Exempelvis anges i uppgiftsfördelningen att både nämnd och förvaltningschef ansvarar för att ta fram mål och följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet, utan att det anges närmre vilken typ av mål och uppföljning som avses. Vi konstaterar vidare att kommunstyrelsen inte tilldelats några särskilda uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet utifrån sitt helhetsansvar för arbetsmiljön. Vi bedömer att styrelsens ansvar och uppdrag bör förtydligas och särskiljas från övriga nämnder. Kommunen har ett samverkansavtal som tydliggör parternas roller i arbetsmiljöarbetet. Av granskningen framkommer att samverkan generellt fungerar väl, men att det upplevs otydligt vilka frågor som ska hanteras på respektive samverkansnivå. Kommunikationen mellan samverkansnivåerna kan förbättras och vi bedömer att kommunstyrelsen bör se till att det finns fungerande rutiner för informations- och kommunikationsvägar. 3.1.2. Underlag för bedömning 3.1.2.1 Vision och budget Kungsbacka kommuns Vision 2030 antogs av kommunfullmäktige 2016 och ska vara vägledande för den långsiktiga utvecklingen av kommunen. Visionen ligger till grund för de prioriterade mål för 2017 som fullmäktige beslutat om i budgeten. Kommunstyrelsen och nämnderna arbetar utifrån en särskild målkedja/styrmodell, kallad Kungsbackamodellen. 6

I kommunens budget för 2017 finns inget mål som direkt avser arbetsmiljö. Det finns ett övergripande kompetensförsörjningsmål om att Kungsbacka kommun ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats. Kommunstyrelsen har samordningsansvar för målet, som adresseras till samtliga nämnder. På kommunövergripande nivå mäts måluppfyllelsen utifrån fyra olika index i medarbetarenkäten. Respektive nämnd har också fastställt egna mätetal för målet rörande exempelvis sjukfrånvaro och sysselsättningsgrad (se avsnitt 5.1). 3.1.2.2 Arbetsmiljöpolicy Kommunfullmäktige har fastställt en arbetsmiljöpolicy som gäller i alla verksamheter. Policyn ska vara vägledande och målinriktad och visa på ett gemensamt förhållningssätt till arbetsmiljöfrågorna. Vid intervjuerna framkommer att policyn är känd i kommunen, men att den inte bryts ned eller följs upp av nämnderna. Dock råder samstämmighet kring att policyns intentioner genomsyrar det dagliga arbetsmiljöarbetet. Enkätsvaren bekräftar att policyn är känd av cheferna, och att den för majoriteten fungerar som utgångspunkt i arbetet med att utveckla en god arbetsmiljö. 3.1.2.3 Mål för den sociala och organisatoriska arbetsmiljön Kommunstyrelsen har inte fastställt kommunövergripande mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Med organisatorisk och social arbetsmiljö avses exempelvis arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling 2. Sådana mål finns inte heller för kommunstyrelsens förvaltning. Förskola & grundskola har antagit särskilda mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen fastställdes i den förvaltningsövergripande samverkansgruppen i januari 2017, men har inte kommunicerats till nämnden. Det saknas plan för att förankra och följa upp målen i verksamheterna. Inom funktionsstöd finns i dagsläget inga motsvarande mål, men skyddskommittén 3 har enligt uppgift i uppdrag att ta fram ett sådant. Vi har i granskningen inte kunnat se att det för vård & omsorg finns konkreta och dokumenterade mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Förvaltningsledningen har dock beslutat att samtliga chefer ska genomgå utbildningsinsatser avseende förebyggande av ohälsosam arbetsbelastning. Förvaltningsledningen har även initierat de aktiviteter för att behålla och utveckla personal som införts i budget 2018. 2 Arbetsmiljöverkets föreskrifter (2015:4) ställer krav på att arbetsgivaren fastställer mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön 3 En skyddskommitté är en samverkansgrupp som består av personer från både arbetsgivar- och arbetstagarsidan på en arbetsplats. Representanter för arbetstagarna utses av facket. 7

3.1.2.4 Roller och ansvar Enligt Reglemente för kommunstyrelsen och nämnder i Kungsbacka kommun anställer respektive nämnd sin personal, med undantag för förvaltningschef som anställs av kommunstyrelsen 4. Nämnderna ansvarar för arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde, förutom de frågor som anges särskilt i kommunstyrelsens reglemente. I kommunstyrelsens reglemente anges att styrelsen ansvarar för kommunens kollektivavtal. Kommunfullmäktige beslutade under 2016 om Riktlinjer för ansvar och uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter. Riktlinjerna anger att kommunfullmäktige ska fördela arbetsmiljöuppgifter till respektive nämnd, samt föra in uppgifterna i reglementet för nämndernas verksamhet. Nämnderna ansvarar i sin tur för att fördela uppgifter till förvaltningschef och därefter vidare ut i verksamheten. I riktlinjen finns inte kommunstyrelsen med som egen funktion, utan likställs med övriga nämnder. HR-enheten är en stödfunktion inom kommunstyrelsens förvaltning. Enheten ansvarar för att leda, utveckla, samordna och styra strategiska processer inom personalområdet som rör hela kommunen. Processerna implementeras inom varje förvaltning, som sedan 2016 har verksamhetsnära HR-stöd. Nämnden för vård & omsorg samt nämnden för funktionsstöd har fördelat uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet med utgångspunkt i riktlinjen. Inom nämnden för förskola & grundskola har riktlinjen ännu inte implementerats, Det beror på att riktlinjen inte är anpassad efter den organisationsförändring som genomförts inom verksamheten. I stället används en alternativ uppgiftsfördelning utifrån att befattningen enhetschef införts 5. Enhetschefens uppdrag är att avlasta rektorer och förskolechefer inom bland annat arbetsmiljöarbetet. Nämnden har sett över och skapat struktur för uppgiftsfördelning för rollerna rektor, förskolechef samt enhetschef. Enligt uppgift kommer samtliga chefer skriva under den nya uppgiftsfördelningen när översynen är klar. Vid intervjuer framkommer att verksamheterna känner till uppgiftsfördelningen, men att det finns en osäkerhet kring hur insatt respektive chef är gällande sitt eget ansvar. Förvaltningschefer och verksamhetschefer har regelbundna avstämningar med sina medarbetare där arbetsmiljöfrågor berörs. Det genomförs dock ingen systematisk uppföljning eller genomgång utifrån chefens uppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet. I enkäten uppger majoriteten av cheferna att de känner till sitt ansvar. Majoriteten svarar också att de anser sig ha tillräckligt med kunskap, befogenheter och resurser för att kunna utföra sina uppgifter. Dock svarar 25 procent att de inte har skrivit på någon uppgiftsfördelning eller inte vet om de gjort det. 4 Vi har i granskningen varit i kontakt med Arbetsmiljöverket som bekräftar att det inte finns några juridiska hinder för att en arbetsgivare fördelar uppgifter till en person som formellt är anställd av en annan arbetsgivare. I dessa fall är det dock särskilt viktigt att ansvar och roller är tydliga. 5 I fullmäktiges riktlinjer för uppgiftsfördelning jämställs funktionerna rektor och enhetschef. Inom Förskola & grundskola är enhetschef underställd rektor. Därmed stämmer kommunens riktlinjer i nuläget inte överens med organisationen inom Förskola & grundskola. 8

60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Det är tydligt för mig vilka uppgifter jag har i det systematiska arbetsmiljöarbetet 31% 54% 12% 1% 2% Instämmer helt Instämmer till stor del Instämmer till viss del Instämmer inte alls 80% 60% 40% 20% 0% Har du skriftligen bekräftat mottagande av dina uppgifter (delegering) inom det systematiska arbetsmiljöarbetet? 75% 13% 12% Ja Nej Vet inte Bilder: Svar från enkätfråga 4 och 5, avseende ansvar och uppgiftsfördelning 3.1.2.5 Samverkansorganisation Kungsbacka kommuns samverkansavtal med fackliga organisationer gäller sedan 2010. I samverkansavtalet anges bland annat mål, syfte, förutsättningar och former för samverkan samt samverkansnivåer. Avtalet innehåller också övergripande riktlinjer för det systematiska hälso- och arbetsmiljöarbetet. Samverkansarbetet bedrivs på olika nivåer i verksamheten. De olika samverkansnivåerna/samverkansformerna enligt samverkansavtalet är: Individen i samverkan - dialog mellan chef och medarbetare, dels i det dagliga arbetet och dels via regelbundna uppföljningssamtal Arbetsplatsträff - dialog mellan chef och arbetsgrupp Lokal samverkansgrupp - samverkan mellan arbetsgivare och fackliga företrädare på lokal nivå Förvaltningsgemensam samverkansgrupp - samverkan mellan arbetsgivare och fackliga parter på förvaltningsövergripande nivå Kommuncentral samverkansgrupp samverkan mellan arbetsgivare och fackliga företrädare på kommunövergripande nivå Samverkansavtalet anger att enbart kommuncentral samverkansgrupp och förvaltningsgemensam samverkansgrupp är obligatoriska. Kommunstyrelse och nämnder har dessa samverkansgrupper. Lokal samverkansgrupp finns endast inom nämnden för förskola & grundskola. Inom samtliga granskade nämnder upplevs samverkan fungera väl. Av intervjuer framkommer dock att det är otydligt vilka frågor som ska hanteras i vilken samverkansgrupp. Fackliga representanter framför också att glappet mellan arbetsplatsträff och förvaltningsgemensam samverkansgrupp är stort. Vissa frågor upplevs för övergripande för arbetsplatsträff men för lokala för förvaltningsgemensam samverkansgrupp. Av intervjuer framkommer också att både fackliga organisationer och förvaltningarnas representanter upplever att kommunikationen mellan de olika samverkansnivåerna kan förbättras. 9

Tydligare information från centrala samverkansgruppen 6 efterfrågas liksom fungerande rutiner för information- och kommunikationsvägar. Det saknas också systematisk uppföljning och avstämning kring samverkansavtalet. 3.2. Styrdokument för det systematiska arbetsmiljöarbetet 3.2.1. Vår bedömning Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter för systematiskt arbetsmiljöarbete ska det vid arbetsplatser med minst tio arbetstagare finnas skriftlig dokumentation i form av exempelvis rutiner, riskbedömning, åtgärdsplaner och uppföljning. Syftet med dokumentationen är att den ska vara ett hjälpmedel för både arbetsgivare och arbetstagare. Både kommunstyrelsen och granskade nämnder har dokumenterat delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet i enlighet med föreskrivna krav. Inom nämnden för förskola & grundskola saknas tydliga övergripande rutiner för arbetsmiljöarbetet, såsom årshjul eller motsvarande. Lättöverskådliga rutiner som tydliggör när och hur olika moment i det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras är centralt för att skapa förutsättningar för att göra det systematiska arbetsmiljöarbetet till en integrerad del i det dagliga arbetet. Enligt vår bedömning bör nämnden för förskola och grundskola utveckla övergripande rutiner för arbetsmiljöarbetet. Ingen av nämnderna har genomfört en dokumenterad uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vi bedömer att det begränsar möjligheterna att vidta ändamålsenliga åtgärder för att utveckla och förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet. Granskningen visar att riskbedömningar genomförs inom samtliga nämnder, men att de i stor utsträckning endast berör den fysiska arbetsmiljön. Vi bedömer att det finns behov av att vidareutveckla arbetet med riskbedömningar. Det är viktigt att även risker i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön bedöms, så att sådana risker kan åtgärdas i syfte att förebygga ohälsa och olyckor. 3.2.2. Underlag för bedömning 3.2.2.1 Dokumentation Arbetsmiljöverkets föreskrifter för systematiskt arbetsmiljöarbete (2001:1) ställer krav på dokumentation som ska finnas hos arbetsgivaren (se bilaga 2). I tabellen nedan redovisas huruvida respektive dokument finns inom styrelsen och de granskade nämnderna. Grönt innebär att föreskrifternas krav är uppfyllda, orange att kraven delvis är uppfyllda och rött att kraven inte är uppfyllda. 6 CESAM-gruppen inrättades 2017 på initiativ av de fackliga organisationerna. Gruppen består av företrädare för de fackliga organisationerna och uppdraget är beredning inför central samverkan i CSG. 10

Dokument KS VO FG FS Arbetsmiljöpolicy (se avsnitt 3.2) Rutiner för arbete utifrån SAM, t.ex. årshjul Uppgiftsfördelning (se avsnitt 3.2) Instruktioner för riskhantering för risker som bedöms som allvarliga Riskbedömning 7 Åtgärdsplan 8 Sammanställning arbetsskador/tillbud Uppföljning av SAM Bild: Tabell över styrelsens och nämndernas uppfyllelse av föreskriftens krav på dokumentation HR-avdelningen har upprättat ett antal kommunövergripande riktlinjer, mallar och rutiner som stöd för det systematiska arbetsmiljöarbetet (se bilaga 3). Mallarna finns på intranätet Insidan samt i kvalitetsledningssystemet Stratsys. I Stratsys finns också ett kommunövergripande årshjul för SAM. Implementering av Stratsys avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet pågår inom granskade nämnder och ska vara genomfört senast den 31 december 2018. Det medför att nämndernas verksamheter idag inte har tillgång till allt stöd som Stratsys erbjuder. I stället används vissa lokalt framtagna mallar och rutiner. Som framgår av tabellen finns merparten av de dokument som krävs inom de granskade verksamheterna. Inom nämnden för förskola & grundskola saknas dock övergripande rutiner, såsom årshjul 9, för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vid intervju framkommer att förvaltningen har en så kallad SAM-pärm, innehållandes ett 96-sidigt dokument med rutiner, checklistor och mallar. Materialet håller dock på att omarbetas och moderniseras inför införande av Stratsys. Nämnden har en uppgiftsfördelning för det systematiska arbetsmiljöarbetet, men som tidigare påtalats följer den inte de riktlinjer för uppgiftsfördelning som fullmäktige beslutat om. Enligt arbetsmiljöverkets föreskrift ska nämnden minst en gång per år göra en dokumenterad uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Syftet är att kontrollera och utvärdera om arbetsmiljöarbetet sker utifrån kraven i föreskrifterna. Enbart nämnden för vård & omsorg har 7 Här syftar vi på att mallar finns. I avsnitt 3.2.2.2 granskar vi dokumenterade riskbedömningar och åtgärdsplaner 8 Se fotnot 7 9 Nämnden har ett årshjul som avser samverkansarbetet, där delar av det systematiska arbetsmiljöarbetet berörs. Det finns inga rutiner, såsom årshjul, specifikt för det systematiska arbetsmiljöarbetet 11

gjort sådan uppföljning. Av intervjuer framgår att övriga nämnder inte har någon struktur eller rutin för att följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. 3.2.2.2 Riskbedömning Enligt föreskrifterna ska arbetsgivaren regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. Inom nämnden för vård & omsorg genomförs risk- och konsekvensanalyser tillsammans HR-generalister och med facken. Inom nämnden för funktionsstöd finns mallar för riskbedömningar, men ett flertal olika mallar tillämpas i dagsläget. Ett utvecklingsarbete för nytt arbetssätt med riskbedömningar pågår. Bedömningarna ska göras i Stratsys när det är infört. Detsamma gäller för dokumentation av handlingsplaner. Vid intervjuer framkommer att riskbedömningar genomförs inom nämnden för förskola & grundskola, men att det är ett utvecklingsområde. Förvaltningschefen framför att det saknas ett strukturerat arbetssätt. Mallar och checklistor finns i SAM-pärmen och det är uttalat att arbetsmiljörond och riskbedömningar ska göras under våren eller vid förändringar som påverkar arbetsmiljön. I granskningen har stickprov genomförts för att kontrollera i vilken utsträckning riskbedömningar och handlingsplaner under det senaste året tagits fram i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrifter och kommunens uppgiftsfördelning. Tre enheter har slumpmässigt valts ut inom respektive nämnd. Tabellen nedan redovisar resultatet. Grönt innebär att krav enligt föreskrifterna är uppfyllda och rött att de inte är uppfyllda. Nämnd Enhet Riskbedömning Handlingsplan Fysisk Organisatorisk & social VO Hemsjukvården (kvarboende) Biståndsenheten Smedjans korttidsenhet FS Tölö korttidsverksamhet Frillebo bostad med särskild service Ejdern daglig verksamhet FG Sandlyckans förskola Björkris skola F-5 Åsaskolan 6-9 Bild: Resultat från stickprovskontroll avseende riskbedömningar och handlingsplaner utifrån arbetsmiljöronder. Resultatet visar att majoriteten av enheterna i stickprovet har genomfört riskbedömningar och tagit fram handlingsplaner. Dock har riskbedömningar primärt tagits fram rörande den fysiska arbetsmiljön, exempelvis utifrån genomförd arbetsmiljörond. Inom nämnden för förskola & 12

grundskola har den organisatoriska och sociala arbetsmiljön inte berörts av någon av de granskade enheterna. Biståndsenhetens handlingsplan baseras på medarbetarenkäten, inte riskbedömning 10. Malldokument har inte använts och det saknas information om åtgärdsdatum och ansvarig. Av enkätsvaren framkommer att arbetsmiljörond och riskbedömningar inte har genomförts på samtliga enheter under det senaste året. Nästan 30 procent svarar nej eller är osäkra på om de tagit fram handlingsplaner under det senaste året. Vid intervjuer lyfts en viss osäkerhet kring chefernas kompetens kring att genomföra riskbedömningar, med hänvisning till att många av dem är nya i sina roller. Av enkätsvaren går att utläsa att nästan hälften av cheferna har arbetat på sin nuvarande tjänst i mindre än 2 år, och 70 procent i mindre än fem år. Av intervjuer framkommer att utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete ingår i kommunens grundpaket för introduktion av nya chefer. Därutöver har förvaltningarna lokala anpassningar med kompletterande utbildningar. Hösten 2017 erbjuds alla chefer i kommunen en utbildning i hur de kan arbeta för att förebygga en ohälsosam arbetsbelastning. Dessutom kommer en partsgemensam utbildning som kallas Sunt arbetsliv att genomföras för chefer och skyddsombud. Utifrån enkätsvaren framkommer att de flesta cheferna upplever sig ha möjlighet att avsätta tid för att utföra sina uppgifter i SAM. Majoriteten av cheferna svarar att de får den utbildning som krävs, samtidigt som relativt få chefer uppger sig ha genomfört utbildning. 3.3. Uppföljning och rapportering av arbetsmiljöarbetet 3.3.1. Vår bedömning Kommunallagen ställer krav på att styrelse och nämnder ska ha en intern kontroll för att säkerställa att lagar och föreskrifter följs, i detta fall avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet. I detta ingår att se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp samt att förebyggande åtgärder i arbetsmiljön vidtas. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter ska arbetsgivare ha skriftligt dokumenterade rutiner för uppföljning och årligen genomföra uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Kommunens uppgiftsfördelning anger särskilt att nämnden ska se till att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp både på förvaltningsnivå och i förvaltningsorganisationen. Nämnden ska också få återkoppling på förvaltningens arbetsmiljöarbete. I Kungsbacka kommun sker uppföljning av arbetsmiljöarbetet huvudsakligen inom ramen för styrelse och nämnders ordinarie verksamhetsuppföljning, det vill säga i års- och delårsrapportering. Rapporteringen utgår från de mål som satts i budgeten. Det innebär att arbetsmiljöarbetet inte följs upp mot mål i arbetsmiljöpolicy eller mål för organisatorisk och social arbetsmiljö, utan mot målet om att kommunen ska vara en attraktiv arbetsgivare. Uppföljningen kretsar följaktligen främst kring resultat i medarbetarenkät. Vi anser att de nyckeltal som följs idag endast i begränsad utsträckning återspeglar resultaten av det arbetsmiljöarbetet. Det görs ingen strukturerad uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet i sig, såsom uppföljning av risker i arbetsmiljön och åtgärdsplaner, inom någon av de granskade nämnderna. Det kan 10 Vi har tagit del av kortfattad dokumentation från enhetens arbetsmiljörond, det saknas dock riskbedömning 13

därför ifrågasättas i vilken utsträckning styrelsen och granskade nämnder kan fånga upp särskilda arbetsmiljörisker eller arbetsmiljöproblem på ett systematiskt sätt. Vår bedömning är därför att styrelse och granskade nämnder utifrån den uppföljning som görs inte fullt ut lever upp till de krav på uppföljning som finns i såväl arbetsmiljöverkets föreskrifter som kommunens uppgiftsfördelning för arbetsmiljöarbetet. Granskningen visar att kommunstyrelsen och nämnder regelbundet följer nyckeltal och analyser rörande nämndernas sjukfrånvaro. Nämnden för förskola & grundskola och nämnden för funktionsstöd har utökat sina uppföljningar med mått rörande frisknärvaro. Nämnden för vård & omsorg gör månatlig uppföljning avseende sjuktalen. Vi har dock inte kunnat se att varken kommunstyrelsen eller nämnderna vidtagit specifika åtgärder för att komma till rätta med ohälsotalen. 3.3.2. Underlag för bedömning Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet sker huvudsakligen inom kommunens ordinarie verksamhetsuppföljning. Därutöver görs uppföljning av nyckeltal samt medarbetarundersökningar med viss koppling till arbetsmiljö. Arbetsskador och tillbud följs upp separat. Inom ramen för den ordinarie verksamhetsuppföljningen görs tre centrala uppföljningar under året; två delårsrapporter och årsredovisning. I rapporterna redogörs för nämndernas måluppfyllelse och analys avseende fullmäktiges övergripande mål om attraktiv arbetsplats. Nämnderna har i sina budgetar för 2017 brutit ner kommunfullmäktiges mål om attraktiv arbetsgivare och tagit fram mätetal och jämförelsetal utifrån nedanstående målformuleringar. Nämnden för funktionsstöd Andelen tillsvidareanställda med heltidstjänst ska öka med utgångspunkt från att anställda ska få önskad sysselsättningsgrad. Sjukfrånvaron ska minska med en procentenhet jämfört med 2016. Engagerade och modiga ledare som vet sitt uppdrag och tar ansvar. Engagerade och modiga medarbetare som vet sitt uppdrag och tar ansvar. En attraktiv arbetsgivare som de medarbetare vi har behov av söker sig till. Nämnden för förskola och grundskola Motiverade och kompetenta medarbetare är avgörande för att vi kunna erbjuda förskoleverksamhet och skola av högsta kvalitet. Nämnden för vård och omsorg Vård & omsorg ska öka antalet heltidstjänster med möjlighet till önskad sysselsättningsgrad. Vård och omsorg ska minska korttids- och långtidssjukfrånvaron Nämnderna har också tagit fram HR-planer med vidare beskrivning av aktiviteter för att nå målen. 14

Utöver fullmäktiges mål om attraktiv arbetsgivare följer nämnderna löpande ett antal resursoch effektmått. Vissa av dessa mått rör arbetsmiljö. Måtten redovisas tillsammans med måluppfyllelsen till kommunfullmäktige inför den kommunövergripande delårsrapporten: Resursmått Effektmått Sysselsättningsgrad Frisknärvaro 11 Antal anställda Sjukfrånvaro Medarbetare/chef Personalomsättning Ålder Kommunen genomför vartannat år en medarbetarenkät. I enkäten finns bland annat frågor om arbetsbelastning, hållbart arbetsliv och hållbart medarbetarengagemang. Varje nämnd gör en särskild uppföljning av enkäten i sin helhet. Samtliga nämnder följer kommunens framtagna stödmaterial för arbete med resultatet. Där framgår bland annat tidplan och aktiviteter för framtagande av handlingsplaner, genomförandeplaner och uppföljning. Rapportering av arbetsskador och tillbud sker via en blankett som finns på Insidan. En kommunövergripande rutin anger att en sammanställning av olycksfall, ohälsa och tillbud ska redovisas i samverkansgrupp minst en gång per år. Redovisningen utgör underlag i det förebyggande arbetsmiljöarbetet på verksamhets- och förvaltningsnivå. Rutinen tillämpas inom samtliga nämnder. Enligt uppgift finns ingen rutin för att delge nämnderna resultatet. Kommunstyrelsen tar inte heller del av resultatet. 3.3.2.1 Nämndernas uppföljning av ohälsotal Inom samtliga granskade nämnder finns enheter med relativt hög sjukfrånvaro. Exempelvis har sjukfrånvaron varit hög inom assistansverksamheten inom nämnden för funktionsstöd. Nämnden för funktionsstöd följer sjukfrånvaro och frisknärvaro inom ramen för den ordinarie uppföljningen. Nämnden har i februari efterfrågat åtgärdsförslag för att öka frisknärvaron inom personlig assistans 12. Inga beslut om åtgärder eller uppdrag har dock fattats. Även nämnden för förskola & grundskola följer sjukfrånvaro och frisknärvaro. I nämndens budget anges att uppföljning av frisknärvaro förstärker strävan efter ett hälsofrämjande arbetssätt med fokus på att bevara och utveckla det friska. Nämnden har under året diskuterat kompetensförsörjning. Inga beslut med koppling till ohälsa eller arbetsmiljö har fattats. Nämnden för vård & omsorg följer utvecklingen av sjukfrånvaron månatligen via månadsrapport. Enligt nämndens budget 2017 bedrivs ett omfattande arbete i verksamheterna med rehabilitering och andra förebyggande insatser för att successivt minska sjukfrånvaron. 11 Frisknärvaro är ett mått på andelen medarbetare som har mindre än fem sjukfrånvarodagar under året. Redovisas enbart inom nämnden för förskola & grundskola samt nämnden för funktionsstöd. 12 Nämnden för funktionsstöd 2017-02-09 17 15

Kommunstyrelsen har inte beslutat om särskilda åtgärder kopplade till nämndernas sjuktal. Styrelsen genomför enligt uppgift inte heller någon särskild uppföljning i syfte att identifiera risker inom enskilda nämnders verksamheter. Utöver vad som ovan nämnts kan vi vid en översiktlig protokollgranskning inte se att varken kommunstyrelsen eller granskade nämnder under 2017 diskuterat ohälsotalen eller andra arbetsmiljörelaterade frågor utöver vad som ingår i den ordinarie uppföljningen 16

4. Samlad bedömning I detta kapitel framgår våra slutsatser utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning. Svar ges också på ställda revisionsfrågor i granskningen. Utifrån identifierade förbättringsområden i granskningen framgår våra rekommendationer. 4.1. Slutsatser Utifrån granskningens syfte och grunderna för ansvarsprövning är vår sammanfattande bedömning att det finns utvecklingsområden för att säkerställa ett ändamålsenligt systematiskt arbetsmiljöarbete. Enligt vår bedömning bör styrelse och granskade nämnder tydliggöra målsättningar för arbetsmiljöarbetet och systematiskt följa upp arbetsmiljön utifrån dessa. Inte minst bör mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön fastställas och förankras i verksamheterna. Såväl riskbedömningar som handlingsplaner bör genomföras kontinuerligt utifrån ett helhetsperspektiv, där alla risker i arbetsmiljön beaktas. 4.2. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfrågor Hur säkerställer kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig styrning av det systematiska arbetsmiljöarbetet? Hur säkerställs att riskanalyser genomförs på ett systematiskt sätt i verksamheterna? Finns ändamålsenliga policys, handlingsplaner och rutiner för arbetsmiljöarbetet? Bedömning Vi bedömer att det finns vissa brister i styrningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det saknas tydliga målsättningar för det systematiska arbetsmiljöarbetet, exempelvis utifrån arbetsmiljöpolicyn. Det saknas även mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det finns stöd i form av mallar för att genomföra riskanalyser systematiskt. Det stickprov som genomförts visar att riskanalyser görs inom de flesta verksamheter, men inte inom alla. Riskanalyserna fokuserar huvudsakligen på den fysiska arbetsmiljön. Vi bedömer att arbetssättet för att göra bedömningar kan utvecklas, bland annat för att säkerställa att den organisatoriska och sociala arbetsmiljön blir en integrerad del av riskbedömningarna. Vi bedömer att det i stort finns en ändamålsenlig arbetsmiljöpolicy. Policyn har dock inte följts upp eller brutits ner i nämnderna till konkreta eller uppföljningsbara mål. Vi bedömer att ändamålsenliga rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet finns inom kommunstyrelsen, nämnden för funktionsstöd samt nämnden för vård & omsorg. 17

Nämnden för förskola & grundskola saknar övergripande rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Framgår roller och ansvar för arbetsmiljöarbetet tydligt i arbetsmiljöpolicy och uppgiftsfördelning? Hur säkerställer kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig uppföljning, rapportering och utvärdering av det systematiska arbetsmiljöarbetet? Hur säkerställer kommunstyrelsen och nämnderna att tillräckliga åtgärder vidtas för att minska ohälsotalen? Har det genomförts särskild analys och specifika åtgärder eller insatser för att åtgärda ohälsotalen inom mer utsatta verksamheter? Kommunfullmäktige har fastställt en riktlinje för ansvar och uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter. Riktlinjen klargör roller och ansvar, men vi bedömer att styrelsens ansvar i arbetsmiljöarbetet kan tydliggöras. Det saknas struktur för att följa upp om respektive chef känner till sina uppgifter och utför dem ändamålsenligt. Inom nämnden för förskola & grundskola är riktlinjen inte implementerad. Det beror på att den inte är anpassad efter genomförd organisationsförändring. Vi bedömer att kommunstyrelsen bör säkerställa att uppgiftsfördelning överensstämmer med gällande organisation inom samtliga nämnder. Kommunstyrelsens och nämndernas uppföljning utgår från målet om attraktiv arbetsgivare samt nyckeltal. Det innebär att arbetsmiljöarbetet inte följs upp mot mål i arbetsmiljöpolicy eller mål för organisatorisk och social arbetsmiljö. Strukturerad uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet i sig genomförs endast inom nämnden för vård & omsorg. Vi bedömer att struktur för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet bör ses över. Både kommunstyrelsen och granskade nämnder följer ett antal nyckeltal och analys kopplat till ohälsotal i den ordinarie uppföljningen. Varken kommunstyrelsen eller nämnderna har fattat beslut om specifika åtgärder för att komma till rätta med ohälsotalen. Vi bedömer att styrelse och nämnder har en ändamålsenlig uppföljning av ohälsotalen, men att man bör ta ställning till om det behövs fattas beslut kring åtgärder. Se svar i föregående fråga. 18

4.3. Identifierade förbättringsområden och rekommendationer Under granskningen har vi identifierat vissa förbättringsområden och våra rekommendationer framgår nedan. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att: Fastställa uppföljningsbara mål för arbetsmiljöarbetet, exempelvis utifrån arbetsmiljöpolicyn. Fastställa mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Tydliggöra ansvarsfördelningen mellan styrelse och övriga nämnder i kommunens riktlinje för ansvar och uppgiftsfördelning av arbetsmiljöuppgifter. Säkerställa att riktlinjen för uppgiftsfördelning överensstämmer med gällande organisation inom samtliga nämnder Utveckla en tydligare struktur för att säkerställa att uppgiftsfördelningen är känd och efterlevs. Vidareutveckla arbetet med riskbedömningar, exempelvis för att säkerställa att den organisatoriska och sociala arbetsmiljön blir en integrerad del av riskbedömningarna. Tillse att struktur för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet ses över. Säkerställa att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp på ett sätt som tydligt återspeglar mål och måluppfyllelse för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Överväga behovet av åtgärder för att komma till rätta med ohälsotalen inom utsatta verksamheter. Vi rekommenderar nämnden för vård & omsorg att: Fastställa uppföljningsbara mål för arbetsmiljöarbetet, exempelvis utifrån arbetsmiljöpolicyn. Fastställa mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Vidareutveckla arbetet med riskbedömningar, exempelvis för att säkerställa att den organisatoriska och sociala arbetsmiljön blir en integrerad del av riskbedömningarna. Tillse att struktur för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet ses över. Säkerställa att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp på ett sätt som tydligt återspeglar mål och måluppfyllelse för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Överväga behovet av åtgärder för att komma till rätta med ohälsotalen inom utsatta verksamheter. Vi rekommenderar nämnden för funktionsstöd att: Fastställa uppföljningsbara mål för arbetsmiljöarbetet, exempelvis utifrån arbetsmiljöpolicyn. Fastställa mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. 19

Vidareutveckla arbetet med riskbedömningar, exempelvis för att säkerställa att den organisatoriska och sociala arbetsmiljön blir en integrerad del av riskbedömningarna. Tillse att struktur för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet ses över. Säkerställa att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp på ett sätt som tydligt återspeglar mål och måluppfyllelse för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Överväga behovet av åtgärder för att komma till rätta med ohälsotalen inom utsatta verksamheter. Vi rekommenderar nämnden för förskola & grundskola att: Fastställa uppföljningsbara mål för arbetsmiljöarbetet, exempelvis utifrån arbetsmiljöpolicyn. Tydliggöra hur målen för organisatorisk och social arbetsmiljö bryts ned i verksamheterna och följs upp. Vidareutveckla arbetet med riskbedömningar, exempelvis för att säkerställa att den organisatoriska och sociala arbetsmiljön blir en integrerad del av riskbedömningarna. Tillse att struktur för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet ses över. Säkerställa att det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp på ett sätt som tydligt återspeglar mål och måluppfyllelse för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Överväga behovet av åtgärder för att komma till rätta med ohälsotalen inom utsatta verksamheter. Utveckla övergripande rutiner för arbetsmiljöarbetet. Göteborg den 28 oktober 2017 Maria Tengros Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Rebecka Rask Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Mikaela Bengtsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 20

Bilaga 1. Bakgrund Av 3 kap. 2 arbetsmiljölagen (1977:1160) framgår att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivaren ska systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö. Arbetsmiljöansvaret ligger i juridisk mening alltid på arbetsgivaren, i detta fall kommunen med dess styrelse och nämnder som ska tillse att det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs enligt lagar och föreskrifter. I Kungsbacka kommun är respektive nämnd anställande myndighet för förvaltningens personal, med undantag för förvaltningschef som anställs av kommunstyrelsen. Nämnderna ansvarar för personalfrågor och arbetsmiljöfrågor inom sitt verksamhetsområde med undantag för de frågor som anges särskilt i kommunstyrelsens reglemente. Kommunfullmäktige i Kungsbacka har fastställt ett mål om att kommunen ska upplevas som en attraktiv arbetsplats. Målet mäts bland annat genom medarbetarnas uppfattning av sin organisatoriska och sociala arbetsmiljö. Av kommunens årsredovisning för 2016 och nämndernas budgetar för 2017 framkommer att vissa nämnder har utmaningar kring hög sjukfrånvaro samt kompetensförsörjning. Arbetsmiljöarbetet ses som viktigt avseende sjukfrånvaron och för att attrahera kompetens. Kommunrevisionen har mot bakgrund av ovanstående samt sin risk- och väsentlighetsanalys bedömt att det är väsentligt att granska kommunens övergripande systematiska arbetsmiljöarbete. Kommunrevisionen har även bedömt det som väsentligt att granska om berörda nämnder säkerställt ett ändamålsenligt arbetsmiljöarbete. 21

Bilaga 2. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen (1991:900) som bland annat innehåller bestämmelser om styrelse och nämnders ansvar. Arbetsmiljölagen (1977:1160). Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS 2001:1 och AFS 2015:4). Kommunfullmäktiges mål om att Kungsbacka kommun ska upplevas som en attraktiv arbetsplats. Kungsbacka kommuns policy för arbetsmiljö samt ytterligare styrande dokument för arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljölagen (1977:1160) Av 3 kap. 2 arbetsmiljölagen framgår att arbetsgivaren skall vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Arbetsgivaren skall systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö. I arbetsmiljölagens 3 kap. 3 anges att arbetsgivaren skall se till att arbetstagaren får god kännedom om de förhållanden under vilka arbetet bedrivs och att arbetstagaren blir upplyst om de risker som kan vara förbundna med arbetet. Vidare skrivs i lagen att arbetsgivaren skall förvissa sig om att arbetstagaren har den utbildning som behövs och vet vad han eller hon har att iaktta för att undgå risker i arbetet. Arbetsmiljöverkets föreskrifter För att tillse att arbetsmiljölagen följs och för att precisera kraven har Arbetsmiljöverket tagit fram föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) som gäller för alla arbetsgivare. Systematiskt arbetsmiljöarbete definieras i föreskrifterna som: arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. I föreskrifterna nämns bland annat att det systematiska arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten och omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Arbetsgivaren skall ge arbetstagarna och skyddsombuden möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet och det skall finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till. Föreskrifterna ställer också krav på att följande dokumentation ska finnas hos arbetsgivaren: Arbetsmiljöpolicy Rutiner Uppgiftsfördelning Riskbedömning som anger vilka risker som finns och om dessa risker är allvarliga 22

Instruktioner för riskhantering för risker som bedöms som allvarliga Konsekvensbedömning Handlingsplan för åtgärdande av risker som inte omedelbart kan åtgärdas Sammanställning av skador och tillbud Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Det systematiska arbetsmiljöarbetet skall följas upp årligen. Om arbetet inte fungerat bra skall det förbättras. I kommentarerna till AFS 2001:1 anges att arbetsgivaren kontinuerligt ska säkerställa att uppgiftsfördelningen i det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar bra och göra ändringar i fördelningen när det behövs. Vidare anges att uppgiftsfördelningen inte innebär att delegera ansvar. Arbetsmiljöansvaret ligger i juridisk mening alltid kvar på arbetsgivaren, som skall tillse att det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs enligt lagar och föreskrifter. Arbetsgivaren, i detta fall kommunen med dess olika nämnder, kan inte göra sig av med sitt arbetsmiljöansvar genom att delegera uppgifter i verksamheten. Däremot är det nödvändigt för arbetsgivaren att fördela uppgifter i arbetsmiljöarbetet på personer i verksamheten för att kunna uppfylla sitt ansvar. De personer som får uppgifter i arbetsmiljöarbetet får därmed en intern skyldighet gentemot arbetsgivaren att utföra uppgifterna på ett sådant sätt som det är tänkt. I AFS 2001:1 anges att arbetsgivaren ska se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Vidare skrivs i kommentarerna till föreskriften att arbetsgivaren så tidigt som möjligt skall introducera arbetstagaren i arbetet samt att det är viktigt att arbetsgivaren säkerställer att introduktion och instruktionerna uppfattats på ett korrekt sätt. Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2015:4 trädde i kraft i mars 2016 i syfte att främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön. Föreskriften innehåller krav på särskilda kunskaper avseende arbete med ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling. I föreskriften regleras särskilda organisatoriska och sociala faktorer som omfattas av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Föreskriften anger också att arbetsgivaren ska ha dokumenterade mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Nämndernas och styrelsens uppgifter utifrån lagar och föreskrifter Enligt kommunallagens 6 kap. 7 skall nämnden/styrelsen inom sitt område tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Utifrån lag och föreskrifter innebär detta enligt Arbetsmiljöverket 13 att nämnden/styrelsen har följande uppgifter gällande arbetsmiljön: 13 Så kan du som politiker hantera arbetsmiljöfrågor. Systematiskt arbetsmiljöarbete ett bra verktyg för politiskt valda i kommun och landsting. Tillgänglig från Arbetsmiljöverket: http://www.av.se/dokument/publikationer/adi/adi_563.pdf 23