HÖGSKOLAN I BORÅS UPPFÖLJNING TERTIAL 1 1 (8) Personalavdelningen Personalchef Birgitta Alfraeus 2012-07-02 Verksamhetsplan för personalavdelningen 2012 Personalavdelningens verksamhetsplan har arbetats fram tillsammans med avdelningens medarbetare och utgår från Verksamhetsplan för Gemensamma förvaltningen 2012-2014, GF:s plan för kvalitetsarbete 2008-2010, GF:s handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2010 samt tidigare verksamhetsplan och uppföljningar 2010. 1 Uppdrag Personalavdelningen är en del av högskolans förvaltning och ansvarar för och samordnar personaladministrativa arbetsuppgifter för hela myndigheten. Vi ska vara ett stöd i högskolans arbete med att attrahera, rekrytera och behålla personal med rätt kompetens som möter verksamhetens behov. Avdelningens arbete kan grovt delas in i arbetsgivarstöd, lönefunktion, rekrytering, kompetens- och ledarutveckling samt arbetsmiljöarbete. 1.1 Arbetsgivarstöd Personalavdelningen har en samordnad arbetsgivarfunktion och är ett stöd till de prefekter/chefer som finns på högskolan, exempelvis inom: Tolkning av de lagar och avtal som gäller för personal inom högskoleområdet Förhandlingar enligt MBL Löneförhandlingar och lönerevision Rekrytering, omställning och avveckling Handläggning och stöd i rehabiliteringsprocessen 1.2 Lönefunktion Lönefunktionen arbetar med löner och förmåner samt ger service till anställda i frågor inom områdena lön, pension, resor, representation, utlägg och försäkringsfrågor. Högskolan tillämpar egenrapportering i hög grad, där de anställda registrerar de flesta ärenden själva i Primula. Utveckling och underhåll av personaladministrativa rutiner samt personalsystem.
2012-07-02 2 (8) 1.3 Rekrytering Personalavdelningen ansvarar för att, genom sin arbetsrättsliga kompetens, se till att lagar och avtal följs i rekryteringsprocessen samt att korrekt information finns på hemsidan som stöd till chefer, sökande och sakkunniga. Därutöver handläggs högskolans anställningsordning och meritportfölj av personalavdelningen. Personalavdelningen ansvarar för den administration som förekommer i ett rekryteringsärende såsom t ex utskick av bekräftelse till sökande, referenstagning och handläggning av anställningsbeslut. 1.4 Kompetens- och ledarskapsutveckling Personalavdelningen samordnar högskolans kompetens- och ledarskapsutveckling, dock inte för lärarpersonalens pedagogiska eller ämnesinriktade kompetensutveckling. I den interna utbildningskatalogen finns de kurser som högskolan anordnar för personalen. Personalavdelningen arbetar även aktivt med ledarskapsutveckling och anordnar både längre och kortare utbildningsinsatser. 1.5 Arbetsmiljöarbete Samordningsansvaret för arbetsmiljöarbetet finns vid personalavdelningen. Personalavdelningen arbetar främst med arbetsmiljöfrågor som är högskoleövergripande, och stödjer även skyddsombuden och chefer/prefekter i deras arbetsmiljöarbete. 2 Mål 2.1 Prioriterad verksamhetsutveckling enligt styrdokument Nedanstående mål för GF är nedbrutna från högskolans övergripande dokument (MOS samt HB:s VP). 2.2 GF:s mål 2012-2014 Att erbjuda ett likvärdigt stöd till verksamheten Att vara ett samordnat stöd för verksamheten Att vara ett synligt stöd Att vara ett stöd för att uppfylla de krav och förväntningar som ställs på högskolan Att vara en attraktiv arbetsplats 2.3 Personalavdelningens mål Personalavdelningen ska bidra med till HB:s och GF:s mål genom Att bedriva en samordnad, utvecklad och kvalitetssäkrad personalavdelning för hela högskolan samt att verka för en god personalpolitik och värdegrund. Personalavdelningens mål ska uppnås genom Att utgöra ett kvalitativt stöd för hela högskolan inom avdelningens ansvarsområden (se avsnitt 1 Uppdrag). Ständig förbättring för ökad samordning och kvalitetssäkring genom utvecklingsarbete och strävan mot e-förvaltning. Att hålla hög kvalitet avseende indata i Primula. Verka för ett bra ledarskap, bra medarbetarskap samt en väl fungerande arbetsmiljö. Att arbeta för att utveckla såväl högskoleövergripande som interna rutiner och riktlinjer.
2012-07-02 3 (8) 3 Verksamhetsutveckling 3.1 Utvecklingsarbete För att nå avdelningens mål om ständig förbättring för ökad samordning och kvalitetssäkring genom utvecklingsarbete och strävan mot e-förvaltning kommer det att ske utvecklingsarbete inom ett antal områden (se bilaga 2) Utarbeta en projektplan för det värdegrundsarbete som ska ligga till grund för en väl förankrad personalpolitik, i enlighet med MOS. Status per 2012-04-30: Oförändrat. Utarbeta övergripande kompetensförsörjningsplan i enlighet med MOS. En god kompetensförsörjning innebär att verksamheten vid varje tidpunkt har rätt kompetens för att uppnå verksamhetens mål. Status per 2012-04-30: Ny personalhandläggare på plats sedan 1 februari som har specialistområde kompetensförsörjning/kompetensutveckling. Arbete uppstartat. Utarbeta strategier för att högskolan ska vara en attraktiv arbetsgivare för att attrahera, behålla och utveckla personal och därmed säkerställa att högskolan har rätt kompetens för att nå verksamhetens mål. Status per 2012-04-30: Förslag till ny anställningsordning är förhandlad och ska upp på styrelsens möte i juni. Ny lönepolitik är framarbetad och fastställd av rektor i februari. Se över möjligheten att köpa in ett webbaserat verktyg för att effektivisera rekryteringsprocessen. Status per 2012-04-30: Oförändrat. Inom arbetsmiljöområdet utarbeta en medarbetarenkät, uppdatera arbetsmiljöpolicy samt ta fram en ny alkohol- och drogpolicy. Status per 2012-04-30: Ny medarbetarenkät framtagen som döpts om till personalbarometern. Utskick till samtliga anställda med månadsanställning den 23 mars. Planerad återkoppling till högskolans ledningsgrupp den 7 maj. Utveckla Primula rörande kompetens-, bemannings- och lönerevisionsmodulerna samt beräkning av LAS-tid. Status per 2012-04-30: Kompetensträdet i Primula är ombyggt och förfinat för att passa organisationens krav på bl a redovisning av doktorsexamina. Utveckla en större närhet mellan personalavdelningen och institutionerna/enheterna. Status per 2012-04-30: Nytt presentationsmaterial för personalavdelninge framtaget och testat vid ett första brukarmöte genomfört med institutionen för vårdvetenskap vilket var uppskattat. Ytterligare brukarmöten planeras för hösten.
2012-07-02 4 (8) 3.2 Kvalitetsarbete Gemensamma förvaltningens kvalitetsarbete utgår ifrån högskolans övergripande styrdokument. Det systematiska kvalitetsarbetet görs och följs upp i huvudsak via verksamhetsplaner, handlingsplaner, rutinbeskrivningar, processkartläggningar och uppföljningar. Personalavdelningen arbetar ständigt med utveckling av befintliga rutiner för att säkerställa kvaliteten i handläggning och administration. Avdelningen fortsätter att utveckla arbetet med det systematiska arbetssättet med personalchefsbeslut, uppföljningar och avrapporteringar av avdelningens utvecklingsarbeten. Omvärldsbevakning och nätverkande medverkar ytterligare till att förbättra och utveckla de personaladministrativa rutinerna. Avdelningens arbete ska hålla en god kvalité så att det klarar granskningar från bland annat Riksrevisionen, Internrevisionen och Arbetsmiljöverket. 3.3 Arbetsmiljöarbete Personalavdelningen ska ha en bra både fysisk som psykosocial arbetsmiljö. Arbetsmiljöfrågor ska diskuteras på avdelningsmöten och uppföljning av medarbetarenkäten ska diskuteras för att vidta eventuella åtgärder som behövs. På personalavdelningen ska alla känna att de har möjlighet att utvecklas och kunna vara med och påverka. Vi ska ge varandra feedback och skapa engagemang och intresse för våra olika uppdragsområden. Status 2012-04-30: Personalavdelningen har åter igen utmanats i en stegtävling mellan Karlstads Universitet och Örebro Universitets personalavdelningar. Härlig kämparanda från oss i Borås och vi räknar med seger även i år. 3.4 Kompetensutveckling Kompetensutveckling är ett brett begrepp och kan innebära många olika aktiviteter såsom: Samverkan/nätverk/interna konferenser Externa och interna utbildningar/kurser/föreläsningar/informationsmöten Projektledning och deltagande i utvecklingsprojekt Nya/förändrade arbetsuppgifter Lärande i vardagen/aktiv backup för varandra Personalavdelningen deltar i en rad nätverk nationellt, regionalt och internt. Utöver detta sker individuella utbildningsinsatser som utgår från de fastställda kompetensutvecklingsplanerna som sammanställts efter utvecklingssamtalen. Status 2012-04-30: Personalavdelningen har bjudit in och planerat för en nätverksträff med Chalmers och Halmstad i maj. Utvecklingssamtal inbokade och de flesta sker i maj och något i juni. 3.5 Hållbar utveckling Personalavdelningen fortsätter arbetet med att utveckla rutinerna för att främja resande med tåg framför flyg, öka användandet av webbplattformar för spridning av information/dokumentation samt distansmöten. Status 2012-04-30: Oförändrat.
2012-07-02 5 (8) 4 Resurser 4.1 Personella resurser Under 2012 kommer avdelningen att bestå av tre personalhandläggare, varav en kommer att arbeta deltid under 2012, två löneadministratörer, en samordnare för lönefunktionen, en personaladministratör samt personalchef. Under 2013-2014 räknar avdelningen inte med några förändrade resurser. 5 Uppföljning och beskrivning av nyckeltal Personalavdelningens verksamhet och verksamhetsutveckling följs i huvudsak upp genom uppföljning av verksamhetsplan som sker skriftligen per tertial och avslutas genom verksamhetsberättelse. Uppföljningen och verksamhetsberättelse sker med medarbetardelaktighet och publiceras på högskolans hemsida. Verksamheten utvärderas också genom uppföljning av handlingsplaner samt via självvärdering, enkäter och nyckeltalsmätning. Exempel på utvärderingar är medarbetarenkäten som ger mått på medarbetarnöjdhet (nmi) och kundnöjdhet samt frånvarostatistik. Utöver dessa tre nyckeltal genomför även avdelningen årligen en medarbetarskapsenkät. Status 2012-04-30: Personalavdelningen kommer att få resultatet för personalbarometern nedbrutet till avdelningsnivå under maj-månad. 5.1 Nyckeltal för att beskriva verksamheten 2008 2009 2010 2011 Antal nyanställda där anställningen 68 80 54 78 varit utannonserad Antal nyanställda totalt 102 135 113 86 Antal tidsbegränsade anställningar 198 220 255 225 Medelantalet anställda HB 618 650 674 695 Antal uppdrag 67 74 79 116 6 Budget och ekonomisk utveckling Budget och ekonomisk utveckling för personalavdelningen beskrivs i bilaga 1. Status 2012-04-30: Lönekostnaderna är något högre än budgeterat pga ändrad LKP. Vi räknar ändå med att klara budget tack vare viss tjänstledighet. En överraksningsfaktura på 500 som gäller retroaktiva pensionskostnaderkommer att påverka budgeten negativt med ca 350-400 tkr. Birgitta Alfraeus Personalchef Bilaga 1 Bilaga 2 Budget och ekonomisk uppföljning Översikt utvecklingsarbete vid personalavdelningen
Bilaga 1, Budget och ekonomisk uppföljning 2012-07-02 6 (8)
2012-07-02 7 (8)
Bilaga 2, Översikt utvecklingsarbeten vid personalavdelningen Aktiviteter kopplade till VP 2012 2012-07-02 8 (8)
2012-07-02 9 (8)