BEHOVSANALYS Nytt Regionens Hus, Skövde Ida Dimberg och Cajsa Nyberg, 160429 Den 29 april 2016 NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Vision 2. Behovsanalys Folktandvården 3. Behovsanalys Habilitering och Hälsa 4. Behovsanalys Regionservice 5. Behovsanalys Revisionsenheten 6. Behovsanalys Koncernkontoret 7. Behovsanalys Skaraborgs Kommunalförbund 8. Behovsanalys Västfastigheter 9. Behovsanalys Skaraborgsinstitutet 10. Behovsanalys Naturbruksförvaltningen 11. Behovsanalys Närhälsan 12. Behovsanalys Patientnämnden 13. Behovsanalys Västtrafik 14. Sammanfattning 15. Sambandsanalys 16. Bubbelskiss
1. VISION Nytt Regionens Hus, Skövde Utifrån den workshop som genomfördes den 23/2-2016 och efterjusteringar på ett hyresgästmöte den 23/3-2016, har följande vision för Nytt Regionens Hus i Skövde arbetats fram. Nytt Regionens hus i Skövde ska vara Ett välkomnande och inspirerande hus som utstrålar god hållbarhet och design samt utvecklingskraft. Ett funktionellt och tryggt hus för effektiva möten och god arbetsmiljö.
2. BEHOVSANALYS FOLKTANDVÅRDEN Nytt Regionens Hus, Skövde Intervju 20160317 Intervjurespondent: Lars Eklind den 17 mars 2016 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? Cirka 15. Olika enheter inom folktandvården. OKC, odontologiskt kompetenscentrum 3st., fastighetsenehet 1st., ekonomienhet 1st., hr 1st., kan vara ytterligare en från HR ibland. Verksamhetsstöd, miljö och hygien, utvecklingsenhet 2st., hyr ut till svenskaundervisning för läkare. Kommer bli färre, om någon försvinner så återbesätts ej rollen i Skövde. Sker en centralisering mot Göteborg. Cirka 3-4 personer kommer försvinna inom de närmsta åren, pension. Fastighetsenheten inom folktandvården är ca 5 personer, övriga sitter i Göteborg. Åker dit på plats vid möten. Utgångspunkt är 8-10 platser som behövs i nya huset. Har två från miljöstrateger här nu, har ställt frågan hur de ska göra framöver. Mest logiskt att de är placerade i Göteborg. Cirka två stycken som är här 1-2 ggr i veckan som jobbar med olika projekt. Totalt; ca 15 pers. Behov; 8-10 arbetsplatser. 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? Inte mycket Skype-möten, åker mer på plats till Göteborg. Finns ingen generell vecka. Jobbar som projektledare. Kan vara iväg ibland en hel vecka, ibland på plats en hel vecka. Beror på projekt, om det är på annan ort åker man dit. Projekten är spritt i hela regionen, inga projekt i Göteborg. Ekonomi och HR: administrativt, sitter på plats (kan åka till Göteborg på möte.) På plats 18/20 dagar. Viktigt med arbetsplats. 2 personer som rör sig minst. NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
OKC- vill ha egna rum, jobbar med samma saker flera dagar/veckor i sträck. Har viss, utrustning. Specifik verksamhet. Är 3 personer. Måste finnas en arbetsplats att gå till för alla. Mycket telefon för alla, till större delen spontana. Kan tänka sig att sitta tillsammans i rum, några stycken. Kafferastdiskussioner saknas med kollegor. Hamnar lite utanför i Skövde, då många av kollegorna är i Göteborg. Personal i Skövde kommer minska succesivt med åren, behoven i huset kommer även då minska. Ekonomi, är med i en telefonslinga där man måste svara i telefon under flera timmar per dag. Kräver en samlad yta, en samlad enhet. Varierande mellan koncentrationsnivåerna på arbetet som genomförs. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? I snitt 2-3 dagar i veckan. Om man tittar på en tre månaders period. Skiftar mycket från vecka till vecka. HR och Ekonomi, på plats 18/20 dagar. OKC mycket på plats. 4,5 dagar i veckan. 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): OKC: arbetar med produktion och administration av nätbaserade utbildningar. Har ett flertal programvaror som är involverade samt utrustning för film- och ljudinspelning. Även utvecklingsarbete i lärplattformen där de testar olika typer av funktionalitet. Behöver en fysisk arbetsmiljö som är organiserad för att utföra arbetsuppgifterna. Alltså dator, skärmar och annan utrustning (mikrofoner, kameror samt bra ljudmiljö för inspelning etc) anpassat för ändamålet. Behöver ett rum där de kan vara över tid, kan ej hitta ett nytt var dag då det tar tid att rigga. Går ej heller att sitta i en öppen kontorslösning. Ekonomi: telefonslinga, måste kunna sitta länge och ostört i telefon. HR: administrativt, sitta på samma plats länge. Minimalt arkivbehov, inget brandklassat. Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? HR kan ha känsliga uppgifter. HR-konsult kan komma ibland, kan då gå ifrån och sätta sig i dagsläget, finns många rum. Behöver kunna vara 2
avskilt i en större verksamhet. Kan finnas känsligare samtal som måste kunna hanteras. Ska inte behöva se vilka man går på möte med. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Inget större behov, någon kan cykla emellanåt, men sällan. 5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Ute en del på projekt och en hel del möte i Göteborg. Men varierande inom Folktandvården i Skövde. Kan ibland ha mindre möten på plats, inga problem i dagsläget med mycket yta. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Har det ej ofta, har dock språkkurser idag, men kommer nog inte fortsätta framöver. Inte mycket spontana besök. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? Inte mycket möten, inte så stort utbyte med varandra inom kontoret egentligen, jobbar mycket stuprör. Kan ha visst utbyte sinsemellan, men man har inte utbyte med alla på kontoret. Tandvårdsstyrelsen har möten, 25 personer, cirka en gång per termin. Har mycket mindre möten, behovet efter mötesrum är inte så stort. Men behöver rum för möten emellanåt för cirka 5 pers. En gång i månaden större med 25 personer, klinikchefsmöten. Fackliga möten med cirka 10-12 personer, möjligen två gånger per år. Övriga har ej mycket möten, OKC jobbar mycket tillsammans. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? Regionservice, löneservice, ekonomiservice (2 pers) vet ej hur mycket de pratar. Västfastigheter, Närhälsan, men inget vardagsamarbete. Sker emellanåt. 6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? De flesta har med sig lunchlåda i dagsläget. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Inte mycket cykel. Många pendlar. 3
7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Ingen ersättare tillsätts i Skövde, osäkert med antal framöver. En del har mycket skype-möten idag, periodvis, även OKC har detta. Kommer fortsätta. Annars ingen stor förändring. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? Mycket papper, är ofta av vana. Ritningar och sådant finns ett behov av att ha i pappersform. HR- anställningsbeslut och liknande som måste skrivas ut. Jobbar inte aktivt för att digitalisera. 4
3. BEHOVSANALYS HABILITERING OCH HÄLSA Nytt Regionens Hus, Skövde Intervju 20160322 Intervjurespondent: Maria Johansson, Ann-Sofie Bäck, Ann-Katrine Kvarnström den 22 mars 2016 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? Behöver 15 platser totalt i Nytt Regionens Hus. Är idag; 3 personer på HR (2 HR-specialister och en HR-adm), 3 ekonomer, en ekonomiass och en nämndsekreterare. 4 chefer inom Förvaltningskansliet. 2 chefer tillkommer till Skövde. Totalt; ca 16 pers. Behov; 15 platser 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? HR: 2 stycken HR-specialister, 1 HR-chef, 1 HR-administratör, stödjer chefer i verksamheten. Väldigt varierande arbetsdag, men arbetar med personalfrågor. HR-administratör; jobbar dels med lönesystem, stöttar HR. HR-administratör sitter mest på arbetsplatsen, reser cirka 2 gånger i månaden. Men det varierar. Arbetar mer och mer med Skype. HRspecialister kan resa en del, cirka 1-2 dag i veckan är de ute. HR- Specialister har samtal med chefer, arbetar mycket vid datorn och hanterar känsliga ärenden. Kan bli mer känsliga ärenden i Skövde på plats (fler möten och besök). HR-administratör har mycket enskilt arbete, men är till för HR-specialisterna. HR vill sitta enskilt, både för koncentration men även för respekt för den man pratar med, hanterar mycket känsliga samtal. Det är mycket sekretess. Har material som ska vara inlåst och nära till hands. HR-administratör är ofta i arkivet och hämtar personakter mm. så måste finnas nära till hands. Mycket spontana samtal. Till exempel specialister i Göteborg som ringer och vill ha akter. Samarbete kollegor sinsemellan, sitter då i grupprum med bra teknik. NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
Ekonomer: inte samma sekretess krav som HR, använder Skype, telefon och dator samtidigt. Kan ej då gå undan och ringa, måste ha datorn. Måste ha möjlighet till tyst arbetsmiljö. Ekonomiassistent har mycket pärmar, kan bli mindre behov på sikt. Ekonomiassistent är borta cirka en gång i månad, ekonomer cirka 1-2dagar i veckan. Måste ha möjlighet till tyst arbetsmiljö. Nämndsekreterare är på plats mycket. Har mycket pärmar, kan eventuellt minska det lite. Jobbar nära med direktör, behöver nära samband. Även administrativ chef jobbar mycket med nämndsekreterare. Måste ha möjlighet till tyst arbetsmiljö. Chefer reser mest inom personalgruppen, cirka 3 dagar i veckan minst. Kan komma att vara mer på plats när de flyttar till Skövde. Mycket möten när de väl är på plats, men också en del enskilt arbete. Det är mycket telefonsamtal och videomöten. Använder videokonferens en hel del, är då cirka 5-6 personer. Utöver cheferna har de andra videokonferenser, cirka en gång i månaden. Videokonferensrummet i sig används cirka en dag i veckan. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? Varierar mycket, se ovan. 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): Ljus arbetsmiljö, vill ha möjlighet att komma utomhus (kafferast) på dagen. Kopieringsmaskin och dokumentförstörare i nära anslutning, HRadministratör scannar mycket. Höj och sänkbara skrivbord. Inga vita skrivbord. Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Chefer har viss information som inte bör komma ut. HR har mycket sekretess. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Bra om det finns. 2
5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Har husmöten med alla som sitter i huset, cirka 12 personer. Annars vanligtvis mindre möten. Ledningsgruppsmöte cirka 1-2 gånger i månaden, är då 10-12 personer, stabsmöte cirka 1-2 gånger i månaden, cirka 6 personer. Har APT, till viss del via videokonferens. Gruppmöten, inte så många max 4 personer. Vanligaste mötesformen är 2-4 personer. Behöver rum både för spontana och planerade möten. Har spontana avstämningar på kontorsrum idag, flera gånger dagligen. Mer spontana möten än bokade. Ledningsmöten och dylikt är bokade. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Kommer bli mer när man sitter i Skövde, kanske 1-2 gång i veckan för hela förvaltningen. Diariet måste kunna ta emot externa besök. Besöken är ofta chefer, fackliga företrädare och medarbetare. Det är VGRinternt. Är då 4-5 personer max. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? Se ovan. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? HR med koncernkontoret, även ekonomi. Närhälsan och tandvården. Närhälsan nätverkar man med på ett annat sätt. Bra med nära anslutning. Även Västfastigheter och Regionservice. Ett behov kommer att finnas att hålla politiska möten (styrelsemöten ca 15 personer 9-10 ggr per år. 6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Ja, i princip alla har med sig lunchlåda. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Några cyklar, beroende på årstid mm. finns behov av parkering. 7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Vissa möten måste vara på plats, vissa kan ersättas med Skype. Varierar mycket med längd, minst 1-2 h möte. Videomöten är viktigt att bibehålla. 3
Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? I den mån det går arbetar man med digitalisering. Har arkivskåp, 6 stycken som enbart är deras, andra ska ej ha tillgång till dessa. Har ett arkiv ca 30 kvm, kan dela med andra. HR: Har pärmar med mycket känsliga uppgifter som måste vara i direkt anslutning hela tiden, måste låsas in. HR har referensmaterial som används dagligen, behöver varsitt exemplar. Ekonomi: ca 1 hylla med material per ekonom/ass i dagsläget. 4
4. BEHOVSANALYS REGIONSERVICE Nytt Regionens Hus, Skövde Intervju 20160322 Intervjurespondent: Henrik Wennerkull, Lise-Lott Lotta Broman, Ann-Kristin Ryberg den 22 mars 2016 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? Löneservice; 33 personer ( inkl. 2 personer som sitter på Regionens Hus eftersom de fick inte plats). Ekonomiavdelningen: 4 ekonomer, 1 HR, 3 på diariet och 5-6 personer på arbetsplatsservice (sköter servicen i huset). Framöver: Löneservice har ökat, men framöver ingen förändring. Konstant på RH (ekonomer/hr), utgå från dagsläget. Totalt; ca 47 pers. Vad är er roll/funktion i VGR? Stöd för verksamheter, inte alla, men t.ex. de olika sjukhusen och koncernkontoret. Är spridda geografiskt i dagsläget. Av de som ska in i Nytt Regionens hus stöttar de Västtrafik, men behöver inte sitta i anslutning. Löneservice stöttar även Naturbruksförvaltningen. Utgår från Skövde för att göra allt arbete. Kan ha något kundmöte. Ekonomi och HR fungerar som stöd till verksamheten. 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? Löneservice: Mycket telefon, fungerar som support. Jobbar i team, cirka 3 personer i telefon konstant i varje team. Teamen är cirka 6-7 personer. Måste sitta vid datorn när telefonsamtalen kommer in. Många sitter i egna rum, vissa rum sitter man två i. I ett av rummen sitter det fyra personer. Sitta nära i teamet och har behov av det. Mycket Skype-möten. Jobbar mer med Skype istället för resor. Kommer fortsätta så, mer effektivt. Svårt för hela teamen (6-7 personer) att sitta tillsammans i ett rum. Hade gemensamma rum med 5-6 personer innan, blev trötta och störda av att sitta så. Det är alltså svårt med gemensamma supportrum. Är NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
många korta samtal det handlar om. Ca 1000 samtal per team och månad (50 samtal/dag) där medelsamtalstiden är ca 5 min. Samtalen varierar från 0,5 min-60 min. Är 3 team idag, har varsitt teamrum i dagsläget, där de har samlat material, sortering av post, arkivering mm. Behöver inte vara ett stängt rum. Ekonomi/HR/Diariet: Ekonomi sitter i egna rum idag med mycket Skype-möten på plats vid skrivbordet. En hel del resor till Göteborg. Diariet är mycket på plats och har handlingar som ingen får se. Mycket sekretess. Arbetsplatsservice: jobbar utifrån receptionsdisk vid entrén. Viktigt med höj- och sänkbara bord. Behöver receptionsdisk och arbetsplatser i anslutning. Anser att det är; Viktigt med egna rum. Vill sitta samlat med de som man jobbar med idag, har utbyte med varandra. Vissa personer har mer övergripande funktioner. Vinner inget av att sitta hela regionservice tillsammans. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? Löneservice; 90-95%, är en typ av support. Behov av att sitta i ett rum där man kan stänga. Pratar mycket i telefon och Skypar mycket. Diariet; stationära vid sina rum ca 90-95% beläggning. 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): Löneservice: sparar material i 10 år, behöver arkiv med rullbokhyllor. Börjar få fullt i dagsläget. Ekonomer; inte samma behov av att låsa runt sig. Men har behov av att sitta i ett rum där man kan stänga. Pratar mycket i telefon och Skypar mycket. Diariet; har ett närarkiv på ca 20 kvm bokhyllor som går på räls, har ett stort arkiv i källaren. har specialytor för posthantering i nära anslutning till sina arbetsplatser. 2
HR; har en del sekretess. Alla personalakter finns på respektive verksamhets förvaltning. Innevarande års material behöver finnas i respektive teamrum och varje team behöver 10,5 meter för pärmar med underlag samt 5 meter till övrigt (kuvert, brevkorgar m.m.) Så 3 teamplatser med 15,5 meter hylla var. De två som arbetar med politikerna behöver 5 meter hylla innevarande år. Närarkiv som inte ligger för långt bort bör finnas för år 2-3 och då behövs totalt 72 meter. För år 4-10 fungerar det med ett arkiv längre bort och då behövs 248 meter. Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Diariet och HR har sekretess. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Bra om det finns, för de som cyklar och tränar. Kommer det finnas träningsmöjligheter i huset? 5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Mycket interna möten. Från 5-35 personer. Är väldigt varierat. Cirka 2 möten i månaden med storgrupp, ca 25 personer. Löneservice: har dagligen möten, saknar idag de mindre utrymmena för möten. Teamen har möten. Cirka 2-3 gånger i veckan. Ekonomimöte, sällan stora sådana men är då cirka 14 pers. Småmöten; cirka 4 personer är vanligt, 5-10 personer är också ofta, cirka 2 gånger i veckan. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Kundmöte någon gång i månaden. Brukar boka det i regionens hus. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? Se ovan. Kan finnas behov för projektrum där man kan ha material kvar. När de kommer från andra kontor har man längre möten. Ekonomi har en del projektmöten. APT för Löneservice ca 2,5-3h. Ibland heldag. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? Det är möten med kunderna. Koncernkontoret. Ekonomiavdelningens möten med koncernkontoret är oftast förlagda i Göteborg. Periodvis mer möte i Göteborg, men är i Göteborg en gång i veckan, inte alla, cirka fem stycken totalt. Ekonomi; är i Göteborg en gång i veckan. Resorna kommer nog inte ändras framöver då Göteborg är lättare att ta sig till. 3
6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Många har med sig mat. Majoriteten. Cirka 50/50 för de som sitter i Regionens Hus. Har inte en bra matsal idag. Ser hellre flera små lunchrum, inte på varje plan men mer utspritt än endast på bottenplan. Tänk på struktur och flöden. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Varierat, cirka 50% åker bil/kommunalt. Finns inga parkeringar idag, har stort behov av parkeringsplatser. En del cyklar och går, cykelparkering viktigt. Många som pendlar. 7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Inga större förändringar framöver. Kan öka med Skype-möte, trenden går nog mot det. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? Jobbar med digitalisering, men svårt att se hur det blir framöver. Viss lagstiftning emot digitaliseringen. Ekonomer; skriver ej ut mycket. Diariet och HR har mycket pappershantering. 4
Regionservice Diariet (mottaget via mail, ingen intervju genomförd) 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? 3 personer med behov av 3 rum. Svårt att säga om det framtida behovet. Hänger till stor del på vilka verksamheter som kommer in och om de behöver diariets tjänster. Vad är er roll/funktion i VGR? Registrering av handlingar (Registrator) 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? Börjar med att öppna posten, registrering, scanning, arkivering, svara i telefon och läsa mail. Har telefonnr och mailadress för funktionen. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? Beläggningen är cirka 90 %. Rör sig mellan rummet scannern och arkiven (2 stycken) 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): Behov av arkivklassade och brandsäkra utrymmen finns. I dagsläget finns ett närarkiv 12-15 m2 och ett större i källaren cirka 20 m2. Det i källaren har stora hyllor som går på räls. Bra om det finns en närhet mellan arbetsplatsen och arkiven. Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Diariet hanterar handlingar som går under PUL och hanterar även journalhandlingar så det finns ett krav om egna rum som är låsbara. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Inget behov arbetsmässigt. 5
5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? De flesta mötena är med övriga förvaltningar i huset som behöver information ur diariet. Ibland så har man även APM. 1 gång per månad men olika platser i regionen varje gång. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Nästan aldrig. Har inte många möten Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? APM är cirka 3 timmar 6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Det bör finnas möjlighet att kunna värma sin mat. Alla har med sig matlåda nästan dagligen. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Det händer 7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Kommer att bli mer controller än registrator. Kontrollera att registreringen sker på rätt sätt. Men det kommer alltid att komma post i pappersformat som behöver behandlas på traditionellt sätt. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? Svårt att svara på. Digitaliseringen ökar hela tiden men det kommer alltid finnas post i pappersformat. För deltagare som inte var med i workshopen Samband inom verksamheten och eventuellt med övriga verksamheter inom det planerade nya regionhuset Det bör ligga centralt placerat så att externa och interna kunder lätt kan nå dem. Förhoppningar inför en framtida lokal, vad vill verksamheten uppnå med de nya lokalerna? Egna rum som är låsbara och närhet till varandra samt närarkiv. 6
5. BEHOVSANALYS REVISIONSENHETEN Nytt Regionens Hus, Skövde Intervju 20160322 Intervjurespondent: Marianne Förars Gustafsson, Thomas Vilhelmsson den 22 mars 2016 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? 2 personer i Skövde, 2 personer i Vänersborg, 10 personer i Göteborg. Planerat så framöver likaså. Finns en tanke om att minska på att köpa in tjänster, vilket kan öka antalet. Totalt: ca 2 pers. Vad är er roll/funktion i VGR? Ska vara oberoende. Finns krav på var och hur man sitter. Granskar all verksamhet i Regionen. 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? Väldigt varierande, mycket jobb vid datorn, mycket telefon, mycket Skype. Både bokade och spontana ut mot verksamheter som de granskar. Har alltid stängd dörr. Har möten ute i verksamheten, planerade och spontana. Är i Göteborg minst en dag i veckan, ofta två dagar. Kan variera. Kan studsa mycket ut och in från kontoret när de väl är där. Har inga/ska inte ha kontakter i huset, kan ha enstaka kontakt med diariet. Är klassiskt kontorsarbete. Mycket telefon, är då material som man måste ha tillgång till, mycket spontana, ringer olika mycket periodvis. Har idag ett yttre skalskydd, bara de som har tillgång till nycklar, förutom städare och reception. Ingen annan ska kunna komma in. Mycket fokus och koncentrerat arbete när man väl är på kontoret. Kan periodvis vara kollegor från andra städer som kommer hit. NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? Vissa veckor 100%, vissa veckor mindre. Är vid slutrevision mycket på kontoret. Kraven de har på lokalerna måste kunna uppfyllas annars kan de inte komma in i Regionens hus. 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): En del handlingar måste vara inlåsta, inte åtkomliga för andra. Behövs inte i direkt anslutning, men i närheten. En del behöver vara brandklassat, men inga större mängder, cirka 2-3 pärmar. Måste vara revisionens eget skåp. Har annat nyckelsystem än övriga, skalskydd. Behöver 2 cellkontor och ett mötesrum i ett skalskydd. Hade velat ha en egen entré, vill inte röra sig bland övrig verksamhet. Placering: patientnämnden, nära anslutning om de skulle sitta med någon alls. Kan inte dela rum med dem, men de kan dra nytta av samma entré. Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Har mycket sekretess. Rapporten som produceras blir offentlig inget mer. Samtal är sekretess. Har sekretess sinsemellan, lite annorlunda i Göteborg. Sekretess sinsemellan beror lite på, kan vara olika känsliga handlingar. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Kan finnas behov, en del tränar. Satsar mer på cykel, rimligt. 5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Brukar vara 2-4 personer i små möten. Ska kunna sitta skymt och inte synas när man går in, har idag en hiss de kan gå in via med personer utifrån. Har spontana småavstämningar, behöver då sätta sig någonstans, men ska kunna arbeta med dator samtidigt. Man sätter sig där det finns plats. 2
Kan ta in folk via hiss idag, för de som inte vill synas. Fler möten av sådana känslig karaktär ute i verksamheten. Behövs rum för möten för 15-20 personer, revision har inte så mycket sådana, men andra som utnyttjar den storleken på rummet i dagsläget. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Både spontana och planerade möten med folk utifrån. Inga problem att ta in dem på rum idag. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? 2-4 personer och spontana småavstämningar mest. Projektrum kan vara bra, är då max 7-8 personer, saker ska kunna sitta kvar. Varierar mycket med antalet dock, 2 personer ganska vanligt. Fördel att saker kan sitta kvar på till exempel vägg. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? Har väl mest kontakt med regionstyrelsens förvaltning, vill ej sitta nära därav. Ska vara oberoende. 6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Mycket lunchlåda idag, ofta kö till mikrovågsugnarna. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Det kan förekomma men det är viktigt med parkeringsmöjligheter för bil. 7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Ser en utveckling av Skype, men måste kunna stänga dörren om sig. Periodvis mer skype-möten. Finns idag brist i vissa tekniska detaljer, många har olika datorer. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? Behöver förvaring av handlingar, har två hyllor i dagsläget, kan möjligt förändras framöver. Jobbar med digitalisering. En del har två skärmar, kan behövas framöver. 3
6. BEHOVSANALYS KONCERNKONTORET Nytt Regionens Hus, Skövde Intervju 20160329 Intervjurespondent: Anna Norman Kjellström, Susanne Hillberger, Anders Karlsson den 29 mars 2016 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? Koncernkontoret; Cirka 35 40 personer inklusive inköp. Sitter 20 personer i Mariestad och de ska inte hit. Svårt att veta framöver, kan bibehålla samma siffra, eller möjligtvis lite mindre, beror på vart nyrekryteringar hamnar. Svårt att få fram en exakt siffra. Data och analys (7 personer) och inköp (ca 13 personer) är bland de största enheterna på koncernkontoret i Skövde. Övriga medarbetare inom koncernkontoret är mer utspridda mellan staber, avdelningar och enheter och mindre. VGR-IT; 71 personer i dagsläget. Några tjänster på väg in, 1-2 personer hamnar i Skövde. Lokalerna har begränsat antalet i dagsläget, så kan rekrytera framöver. Mycket av VGR-ITs svar kommer från separat inskickat material i samband med intervjun. Totalt: ca 105-110 pers. Vad är er roll/funktion i VGR? Koncernkontoret; stöd till politiker och utförare (närhälsan, sjukhus, hälsa & habilitering). Är som ett moderbolag jobbar mycket internt och mot politikerna. Är ett ledningsstöd. VGR-IT; kan man säga är en av produktionsenheterna till koncernkontoret. 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? Koncernkontoret: Framförallt möten, telefon och skrivarbete med variation mellan dagar och personer. Mycket analysarbete som kräver lugn och ro. Telefonsamtal och skype-möten. Data och analys hanterar databeställningar, telefonsamtal, fysiska möten, skype-möten, telefonmöten, jobbar med programmering, analyse- NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
rar data och statistik, ibland samlat med andra. Tar fram beslutsunderlag, mycket analysarbete (läser in sig på området, jagar data, tolkar, bearbetar och analyserar data, skriver rapporter). Hanterar en stor del personuppgifter, vilket medför sekretess. Behöver ostörd arbetstid. Arbetar med flera skärmar och måste kunna ha detta och tillgång till allt material om man går iväg. Byter arbetsuppgifter många gånger under dagen. Måste kunna jobba enskilt koncentrerat när man väl är på plats på kontoret i Skövde. VGR-IT; har vissa mer administrativa arbetsuppgifter som är mycket på kontoret, en del möte och Skype. Har utförare som är supportverksamhet, inom telefoni (10 personer), jobbar mycket med direktsupport. Hanterar även inläsning av kömeddelande mm. Tekniker är till stor del ute. Har drifttekniker som huvudsak jobbar från kontor, men även de som jobbar ute. Rör sig framförallt inom Skaraborgsområdet, men de som jobbar med infrastruktur rör sig i hela regionen. Arbete framför datorn, möten, workshops, skype-möten. Telefon. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? Koncernkontoret; Stor spridning, men många reser till Göteborg flera dagar per vecka. Skövdedagar oftast 100 procent vid arbetsplatsen. En del har mycket telefonmöten på plats i Skövde. Data och analys: Tyst hög koncentration, 50% (spridning 40-100%) Skype/telefonmöte, 20 % på en dag (spridning 0-80%) Fysiska avstämningar i Skövde, 5-10% (spridning 0-20%) Möte Göteborg, Stockholm mm, 20% (spridning 0-80%) Antingen spenderas 100% eller 0-20 beroende på resor. VGR-IT; kraftig spridning. Dock en stor del som är på plats 70-100%/vecka. 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): Arbetsmiljö utformad efter individens ergonomi och behov. 2
Vissa personer har tex egen stol med särskilda inställningar utprovad med hjälp av hälsan och arbetslivet, som ingen annan ska röra, tex vid problem med axlar, rygg och nacke. Arbetsplatser vid medicinska skäl, tex funktionsnedsättning. Behov av lugn och ro i arbetet Data och analys: Arbetsmiljö där man kan utföra flera olika typer av arbetsuppgifter utan att förflytta sig. Tyst, ostörd miljö utan ljud för hög koncentration. Närhet till kolleger på enheten och miljöer för enskilda samtal med kolleger vid skärmen. Avskildhet för telefon/skype. Goda förutsättningar för lync/ telefon/ video för att minska resandet till Göteborg, dels vid arbetsplatsen och dels i konferensrum, dvs avskildhet, ljudisolerat, skärmar, högtalare/ lyncpuckar/ högtalartelefoner/ mikrofoner. Stora skärmar. Dubbla skärmar. Förvaring av pärmar och litteratur, papper och papper, låsbart? Utrymmen för möten - fikarum separerat från arbetsplats. Små grupprum och större konferenslokaler och videokonferensrum, med god ergonomi, möjlighet till ståbord. Bra uppkoppling. Koncernkontoret; har låsbara dokumentskåp idag. Inköp och Säkerhet har behov av närarkiv som ska klara vissa krav. Säkerhet: Skyddade miljöer för hantering av information av skyddsvärd karaktär. Vilket innebär såväl digital som muntlig information. Samtal måste kunna hanteras på ett skyddat sätt. VGR-IT; Har vissa dokument och personalhandlingar. Cirka 1-2 pärmar per chef (4 chefer idag). Närförråd för tekniker, 10-15 kvm. Ett mindre för supporten för saker de ska kunna skicka ut till verksamheten snabbt, cirka 6-8 kvm. Behov av att köra personliga skype-möten från arbetsplatsen. Behöver tyst miljö för inspelning av kö-meddelande som talas in i anslutning till telefonsamtal. Behöver lugn och ro för arbetet. Mycket whiteboards. Inköp; se separat dokument. Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Data och analys är en särskild statistikverksamhet som lyder under sekretesslagen, har viss inloggning, kräver avskild, skyddad och säker miljö. Har sekretess sinsemellan på enheten. Idag har de egna låsbara rum som löser detta. Dataskärmen får inte kunna ses av någon annan vid bearbetning av sekretessbelagda uppgifter. 3
Säkerhetsavdelning har höga sekretesskrav; är 6 personer som behöver sitta skyddat i låsbara rum, har känsliga samtal och material. Inköp; Se separat dokument. VGR-IT; när man tar upp andra användares skärmar kan det finnas uppgifter som ej ska ses. Inga samtal som ej bör höras, men får inte se skärmarna. Standarsmässigt borde skärmar ha sekretesskydd. Alla jobbar ej med sekretessmaterial, ca 50/50, t ex vid fjärrstyrningen av skärmar. Övriga staber; Finns någon medarbetare som kan ha sekretess vid någon upphandling, men inte ofta. Cheferna har ett personalsekretessbehov, kunna gå undan och prata enskilt, samtalsrum, telefonhytt och dylikt som alltid finns tillgänglig vid tex akuta situationer. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Inget behov arbetsmässigt, men är bra att ha och de som finns idag utnyttjas emellanåt. 5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Överlag ej så många möten i Skövde. Vissa har 4-5 möten i månaden i Skövde, 4 per vecka på andra VGR-kontor i regionen eller hos externa samarbetsparter. Koncernkontoret, Data och analys; 20-40% utanför huset, på plats i huset ca 60-80 % i snitt. Vissa veckor 100% i huset, andra veckor 0-20% i huset. Skype, telefon och video ca 25%, men varierar mellan medarbetare, spontanavstämningar cirka 10%. Har enhetsmöten med cirka 20 personer 1 gång/termin. Sällan större möten med externa, enbart några gånger per termin. Trenden går att jobba mer interaktivt med varandra, viktigt att ta höjd för möten, men kommer fortsatt sammanstråla i Göteborg i stor utsträckning. Skype och video kommer öka. Kan vara svårt att boka upp rum i dagsläget då många externa bokar in sig. VGR-IT; mötesfrekvensen kommer öka i Skövde, men det kommer inte blir mycket mer inresande. Har överlag ej ofta externt besök, möjligtvis från Leverantörer, kunder eller konsulter. Några gånger i månaden. Annars är det medarbetare från andra kontor inom VGR. 4
Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Inte så ofta, framförallt VGR-anställda, ofta koncernkontoret Göteborg och vissa andra externa besökare. Vissa har 1-2 möten per vecka med externa samverkansparter tex kommun och ideella organisationer, dvs ej VGR-verksamheter. Vissa har många möten från andra kontor som kommer till Skövde. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? Varierat antal, 1-30 personer. Är vanliga fysiska möten, skype, video. Kan variera i längd, allt från 1h till heldag, ofta 2-3 timmar. VGR-IT; APT i mindre former, varje sektion har APT, många på andra orter. Många möten är relativt få personer i skype-möten, men behöver mötesrum för varierat antal från 1-20 personer. Tekniken hindrar idag. Innefattar även Skype-/videomöten. Många möten som är över längre tid, allt från halv- till heldag. Behöver fler mindre mötesrum. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? I huvudsak koncernkontoret. Tex Koncernstab kommunikation, koncernstab hälso- och sjukvård, koncernstab regional utveckling, koncernstab verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp, koncernavdelning data och analys. Säkerhet; Alla som har behov av säkerhet. 6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Ganska många, cirka 50% Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Många som inte bor i Skövde, men det varierar. Parkering är viktig, dålig idag. 7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Mer Skype framöver förhoppningsvis, för att minska resor. Högre beläggning i Skövde för Skype-möten. Användningen av skype/video nu beror till viss del på kultur, men även de tekniska förutsättningar som finns idag. 5
Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? Koncernkontoret; skriver ut mycket, dels för att läsa rapporter mm. Har en del litteratur, en hel del kan vara ett gemensamt låsbart bibliotek med närhet till arbetsplatserna. Hade kunnat skära ner på fysiska materialet (pärmar med papper). Har behov av att ha en del papper framme. VGR-IT; är till stor del digitaliserade. Behöver dokumentförstörare. Kan också behöva ett avdelningsbibliotek. För deltagare som inte var med i workshopen Samband inom verksamheten och eventuellt med övriga verksamheter inom det planerade nya regionhuset VGR-IT, ser nytta av att sitta tillsammans, de som jobbar med systemförvaltning i de andra verksamheterna. Vinsten är att samverka mer inom koncernkontoret. Jobbar mycket med olika saker, vissa vill sitta närmre andra. En del samband med primärvård, habilitering och hälsa, Närhälsan samt Skaraborgsinstitutet, kan ha bra utbyte med dem. Förhoppningar inför en framtida lokal, vad vill verksamheten uppnå med de nya lokalerna? Puls och kraft. Spännande, mer samverkan. God ergonomi och arbetsmiljö. Effektiva, anpassade lokaler. Jobba effektivt. Rätt teknik. 6
Koncernkontoret Inköp (mottaget via mail, ingen intervju genomförd) 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? 12 personer Totalt; ca 12 pers. Vad är er roll/funktion i VGR? Koncerninköp inköpare, materialkonsulent, kvalitetstekniker, miljöoch CSR-samordnare, kategoriledning och verksamhetsutveckling. Vi gör upphandlingar, avtalsvårdar, utför revisioner internt och externt, för hela Västragötalandsregionen 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? En vanlig arbetsdag kan se ut på många sätt, t ex planerade och oplanerade skype-möten (vilket ökar i frekvens), oplanerade telefonsamtal från leverantörer, kunder, kollegor och andra landsting, leverantörsmöten, projektgruppsmöten, koncentrerat arbete vid datorn med utvärderingar, förfrågningsunderlag, juridiska frågor, uppackning av varuprover inför utvärdering. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? 70 % genomsnitt över året. Mycket resande vår och höst och mindre under sommar/december. 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): Materialkonsulenterna måste ha tillgång till stort förrådsutrymme med tillgång till uppackningsyta av varuprover i direkt närhet till arbetsplatsen. En upphandling kan innebära att det inkommer tusentals varuprover från paket till pall. Detta ska ske under sekretess. Varuproverna 7
måste sorteras, sparas och vara tillgängliga under avtalsperioden, upp till 4 år. Parkeringsplatser krävs för anställda, projektgruppsdeltagare, leverantörer. Varuprover ska kunna mottas och registreras. Små och stora konferensrum till våra projektgruppsmöten och möjlighet till förtäring. Små och tillgängliga konferensrum till oplanerade leverantörsbesök (detta kommer att öka). Inköp har behov av egna kontor (cellkontor) där vi kan förvara dokument, jobba med två skärmar, ha skype-möten. Detta är på grund av våra varierade arbetsuppgifter och arbetsdagar som inte går att planera då det hela tiden händer oväntade saker. Flera på Inköp har specifika behov av eget kontor på grund av medicinska skäl och dessa ska inte pekas ut. VGR står för det goda livet och ska behandla sin personal efter den devisen. Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Anbudssekretess (absolut sekretess) under upphandlingen vilket innebär att inget från upphandlingen får komma ut till varken leverantörer eller andra. Enligt juridiska gäller även sekretess gentemot kollegor. Om information om en upphandling kommer ut t ex till en anbudsgivare kan detta orsaka överprövning och att upphandlingen kan få göras om. Det innebär extra arbetstid (månader) och även att VGR kan få köpa till listpris under perioder, vilket medför mycket stora merkostnader. Vi har också sekretess i samband med leverantörsrevisioner där vi behandlar uppgifter från leverantörer som är sekretessbelagda. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Inget behov arbetsmässigt. 5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Beroende på typ av upphandling, vilken roll man har, projektgruppens geografiska plats, tillgång på konferensrum så har vi möten på plats, på sjukhusen, på Gullbergsvass. Alla utvärderingsmöten måste ske där materialkonsulent är placerad och dessa ska vara insynsskyddade på grund av sekretess. Vi måste ha kontor nära Resecentrum eftersom vi reser och framför allt tar emot besökare som reser. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? I stort sett varje dag och det är leverantörer, projektdeltagare som kommer. Detta är viktigt eftersom vi ska vara tillgängliga och synliga. 8
Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? Leverantörsmöten: 4-6 personer, 30 min 3 timmar. Projektgruppsmöten: ca 15 personer, heldagsmöten. Interna möten: 2-12 personer, 1-8 timmar. Skype-möten: i grupp, 1-8 timmar. Videomöten: ca 10 personer, halv- eller heldag. Möten i form av utvecklingssamtal, lönesamtal, medarbetarsamtal av känslig karaktär, vilket innebär att ett sådant rum/ska vara insynsskyddat. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? Våra projektdeltagare oftast från sjukvården, styrgrupp, miljösekretariatet, säkerhet, juridiska, 6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Alla har med sig lunchlåda i stort sett varje dag. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Nej 7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Mindre resor och mer oplanerade och planerade skypemöten (i linje med ledningens rekommendationer och miljöprogram), mer telefonsamtal, vi har krav på oss att göra mer upphandlingar och vara effektivare. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? All dokumentation från upphandlingen ska diarieföras i pappersform, vilket är ett krav när det gäller diarieföring (mycket papper). Eftersom leverantörernas hemsidor är undermåliga krävs att vi har produktinformation (pappersform) tillgängliga i vår närhet. Vi hanterar oerhört mycket papper i form av t ex avtal och andra viktiga dokument. Övrigt Eftersom flera av oss har erfarenhet av arbete i liknande miljöer ser vi inte att detta ska kunna fungera i vår verksamhet med ökat krav på produktivitet och uppehållande av sekretessen. Vi har ingen tid till att packa ihop underlag/dator och boka rum för telefonsamtal med leverantörer som vi inte vet om de svarar. Vi har inte heller tiden att packa ihop arbetsdokument efter varje arbetsdag och likaledes varje morgon. Vi ser inte något annat alternativ än egna kontor (cellkontor) för vår verksamhet. 9
7. BEHOVSANALYS SKARABORGS KOMMUNALFÖRBUND Nytt Regionens Hus, Skövde Intervju 20160329 Intervjurespondent: Per-Olof Hermansson den 29 mars 2016 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? 15 personer som är tillsvidareanställda, kan vara 0-15 personer som är i projekt, är då visstidsanställning med varierande längd. Kan ske förändringar i organisationen framöver, men är osäkert, kan möjligtvis bli runt 20 stycken tillsvidareanställda. Totalt: ca 15 pers. 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? Varierar väldigt kraftigt. Mycket möten, både på plats och hos kund. Mycket telefon, då även spontana. Försöker jobba mer med Skype, reser då mindre och är mer på kontoret som en följd. Både bokade och obokade möten. Har en del koncentrerat enskilt arbete och måste då ha lugn och ro. Blir en del spontana avstämningar på kontoren idag. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? 3 personer som huvudsakligen är på plats. Annars väldigt svårt att uppskatta. Kan vara 100% en dag och 0% en annan. NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): Inga stora arkivbehov, har en del dokument som fortfarande är fysiska, kan möjligt ändras framöver. Behovet för att kunna sitta tyst när arbetsuppgifterna kräver är viktigt. Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Har ingen direkt sekretess. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Inte kopplat till arbetet, men kan vara bra att ha. 5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Har både möten på plats men även en hel del hos kund. Svårt att uppskatta. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Andra kommuner och nätverken är externa besökare. Kan komma dit och ha egna möten. De tre mötesrum som finns idag är det hög beläggning på. De är bokade nästintill varje dag och ofta flera gånger om dagen. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? Cirka 2-4 gånger i månaden är det upp till 16 pers. Konferensrummet idag blir då i minsta laget. Får hyra in sin i Science Park emellanåt. Har heldagsmöten, lite större sådana oftast. Måste då ha tillgång till mat/fika. Kan även hyra i Science Park om det är fullbokat på plats, men kostar då extra. Annars behövs en variation av mötesrum, både bokningsbara och obokningsbara. Anordnar konferenser men cirka 100-200 personer, cirka 2 ggr om året. Har två mindre möteslokaler 4-8 personer, och en större cirka 16 personer. Har många mindre möten, det stora kan även nyttjas av mindre grupper om de mindre mötesrummen är upptagna. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? Viss kontakt med Västtrafik och Skaraborgsinstitutet. Har även en del möten med sjukvården, Närhälsan som kommer befinna sig i huset. De har mycket kontakter i Göteborg inom VGR. Det hade varit bra om Folkhälsokansliet hade varit i huset. De hade haft mycket utbyte, varit tal om en samlokalisering. 2
6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Stor del har det, alltid någon, cirka 5-10 stycken alltid. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Bil- och cykelparkering behövs, många som tar bilen, även externa så behöver gästparkering. 7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Mer Skype, jobbar på digitalisering. Kan vara mer på kontoret om mer skype tillämpas, men fysiska möten kommer fortfarande behövas. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? Jobbar med digitalisering, det mesta kan digitaliseras. Ser inga hinder att ha det mesta i datorn. Handlar en del om vanor. 3
8. BEHOVSANALYS VÄSTFASTIGHETER Nytt Regionens Hus, Skövde Intervju 20160329 Intervjurespondent: Thomas Bjarnemo, Eva Eklund och Jonas Nordin den 29 mars 2016 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? Idag är de 31 personer, placerade under 11 olika chefer. År 2009 var man 18 anställda och det har skett en stor personalökning de senaste åren. Just nu har man dessutom ca 10 % vakanser, så fler personer kommer att behöva anställas, framförallt på teknisk förvaltning. Totalt: ca 31 pers. Vad är er roll/funktion i VGR? Förvaltare, projektledare, drift och service. Huvuduppdraget handlar om att försörja verksamheterna inom Västra Götalandsregionen med lokaler. 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? Alla anställda inom VF arbetar över hela regionen. Mest resor för de som har chefsansvar, där vissa medarbetare sitter på annan ort. Idag är möteslokalerna bristfälliga för antalet möten som skulle kunna hållas på plats i Skövde. En vanlig arbetsdag enligt Eva, projektledare: 1h på morgonen kontorstid vid skrivbordet, möten, 30 min inne på kontoret för att hämta material etc. Därefter ut på möten igen. En vanlig arbetsdag handlar om att röra sig mellan kontoret och på olika möten. Arbetsplatsen måste fungera för att man snabbt ska kunna hämta sina saker, utföra sina kontorssysslor och sen åka ut på uppdrag igen. Ställti- NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
den behöver vara minimal, d.v.s. Eva tror att det blir svårt att hämta en hurts med material och sedan leta efter en skrivbordsplats. En vanlig arbetsvecka har vissa medarbetare ca 10 h/kontorsarbete. Chefer har ca 5-10h/vecka då de är inne på kontoret och ca 30h vissa veckor när det är mycket medarbetarsamtal etc. Arbetssättet är årsbaserat och därför är det skiftande hur mycket kontorsplatsen används. Det finns 3 personer i personalen som är inne 100 % av sin arbetstid, då de enbart arbetar med administrativa uppgifter. Det finns också behov av flex-arbetsplatser till de som kommer på besök utifrån. Idag besöks de 1-2 arbetsdagar/vecka utifrån av externa VGR och externa projektledare. Idag får de externa personerna använda någon annans kontorsrum, men i framtiden behöver det finnas bättre möjligheter. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? Skype/telefonmöte: Idag har man en hel del Skype-möten. Arbetet handlar om kommunikation mellan kollegor och projektkollegor utifrån. Fysiska avstämningar: Idag används mötesrummen mycket. Vissa mindre möten hålls i kontorsrummen, men generellt har man för få mötesrum i förhållande till antalet möten. Arbetar mycket i team både internt och med externa personer. 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): Ritningsförråd (brandavskilt) 16-20 kvm (ej arkiv klassat). Närförråd för jackor, hjälmar etc. (kapphyllor) Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? De som arbetar med ritningar, avtalshandlingar och anbudsförfarande behöver sekretess. Det behöver finnas utrymmen för att kunna arbeta med sekretess-arbete. De flesta arbetar med den här typen av frågor i verksamheten idag. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Idag har man ett omklädningsrum med dusch. Det används idag av ca 4-5 personer. Det används inte så ofta eftersom det inte är fullt funktion- 2
ellt eller könsfördelat. Trevligt om det finns ett fungerande omklädningsrum/dusch för de som cyklar etc., då kan omklädningsbehovet komma att öka i nya regionens hus. 5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Enormt mötesbehov. Idag har man för få konferenslokaler. Det beror lite på i vilket skede som projektet befinner sig i och hur stora arbetsgrupperna är i byggprojekten. Det finns ett ökat behov av mindre konferensrum 2-4 personer framförallt om kontorsrummen inte är dimensionerade för småmöten. Idag finns det bara 2 konferensrum som har tillräcklig IT/Skype-möjligheter. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Det kommer ofta externa besökare i form av interna personer från VGR och konsulter i projekten. De flesta möten är planerade, men en del personer kommer förbi kontoret spontant. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? Stormöten (fler än 20 personer) ca 2ggr/månaden 12-15 personer: flera gånger i veckan 5-8 personer: dagligen 2-4 personer: ofta, flera gånger dagligen. Ibland hålls dessa möten i kontorsrummen, p.g.a. brist på mindre mötesrum. 40 % av alla möten förläggs på andra orter för att det inte finns tillräckligt med möteslokaler idag. 6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Ganska många, cirka 50 %. Är det många medarbetare som cykla/åker bil till jobbet? Majoriteten av medarbetarna åker kollektivt till jobbet. Närmare 50 % åker kollektivt och de övriga åker antingen bil eller cykel. Västfastigheter har 5 st. tjänstebilar i tjänsten, men behovet är 6 st. Utöver det så har flera tjänstebil i tjänsten. 3
7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Mer Skype framöver förhoppningsvis, för att minska resor. Högre beläggning i Skövde för Skype-möten. Användningen nu beror till viss del på kultur, men även på de tekniska förutsättningar som finns idag. Om rätt utrustning finns i mötesrummen så kommer det kunna bli fler skype-möten. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? Verksamheten är idag pappersberoende, framför allt när det handlar om ritningar. Vissa medarbetare är bättre på att arbeta mer i datorn, men de flesta skriver ut dokument och papper kontinuerligt. Detta tror man delvis handlar om hur van man är att arbeta och delvis hur anpassad IT-utrustning är. Ett annat arbetssätt kommer troligen i takt med att fler personer med it-vant arbetssätt kommer in i organisationen, vilket så småningom kan bidra till ett mindre pappersberoende. För deltagare som inte var med i workshopen Samband inom verksamheten och eventuellt med övriga verksamheter inom det planerade nya regionhuset VF behöver sitta samlat i det nya regionhuset. Det spelar mindre roll vart man sitter i förhållande till andra verksamheter i huset. Det är viktigare att funktioner sitter samlat, än att man sitter nära andra verksamheter. Förhoppningar inför en framtida lokal, vad vill verksamheten uppnå med de nya lokalerna? Trevligt. Knutpunkt. Strukturerat. Flexibilitet. Fler möten på plats via Skype, bättre utrustning och fler mötesrum. 4
9. BEHOVSANALYS SKARABORGSINSTITUTET Nytt Regionens Hus, Skövde Intervju 20160408 Intervjurespondent: Jan Persson den 8 april 2016 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? 5 st. årsarbetare, 3 st. är fastanställda på heltid och flertalet är projektanställda. 70-tal forskare per år, forskningskontrakt under ett par månader åt gången. 14 arbetsplatser (varav 5 större kontorsrum) på kontoret idag (planritning finns) Totalt: ca 14 Vad är er roll/funktion i VGR? Skaraborgsinstitutet arbetar med att stödja forskare, som arbetar med patientnära forskning och s.k. aktionsforskning. Institutet har behov av hjälp från ekonomiservice, Regionservice (löner). De har inget behov av daglig kontakt, utan kontakten sker idag via telefon. 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? När forskarna är på plats så sitter de mycket vid datorn och utför skrivbordsarbete. De har stöd av en handledare/forskningsledare som hjälper dem med deras forskning. Forskarna arbetar med patientnära forskning och s.k. aktionsforskning. Det innebär att de gör kvalitativ forskning, d.v.s. mycket intervjuer med människor. Intervjuerna kan inte ske via Skype. Personalen på Skaraborgsinstitutet är behjälpliga forskarna med t.ex. IT-program, som är installerade på fasta datorer. IT-programmen är mycket dyra och kan inte installeras på olika datorer d.v.s. det behöver finnas fasta arbetsplatser. Forskningsledarna är tillgängliga för råd och stöd och Q & A. NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
De arbetar idag inte mycket med skype, utan mer i samarbete med kollegor/forskare. De har en del utbildningar för forskare, samt större grupperingar och är i behov av flera mötesplatser. Forskningssekreteraren är på plats varje dag och hjälper forskarna med administration och bokning av kontorsrum och möteslokaler. VD på halvtid inlånad från Närsjukvården. Projektanställd forskningsledare är på plats till 70 %. Forskningsledaren är på kontoret ca 2-3 dagar i veckan för att arbeta med handledning etc. Professor är på plats ca 2-3 dagar i veckan. Handledning av studenter/forskare. Statistiker på plats 2-3 dagar i veckan. Övrig personal reser en del eller arbetar på annan ort. Jan säger att av 350 h, så arbetar han ca 200h i bostaden. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? Se ovan beskrivning. Forskarna, samt forskningssekretaren är mycket på kontorsarbetsplatsen (90-100%). Antalet forskare som använder kontorsplats hos Skaraborgsinstitutet varierar, men institutet behöver kunna erbjuda ett antal fasta platser. Övriga medarbetare är på kontoret i snitt 2-3 dagar/veckan och kanske ca 80 % av sin tid på kontorsarbetsplatsen. 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): Ja, behov av förvaring av forskningsmaterial. Det förekommer stora mängder papper under pågående forskningsprojekt. Behov av fasta datorer med speciell IT-programvara inriktad på forskningshjälp. Serverrum och rum för Backup för servarna (kassaskåp idag). Forskningsbibliotek utrymme att förvara forskningslitteratur Diarium och utrymme för att förvara formella dokument och handlingar, samt kontorsförråd Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Stort sekretesskrav för det material som forskarna arbetar med. 2
5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Antalet möten varierar mycket, men de är i stort behov av möten på plats. Här räknas inte spontanmöten på forskningsledarens rum. Mindre möten (2-3 personer): flera/varje vecka (möten forskare och handledare) Forskningsledarmöten (6-7 personer) var tredje vecka Större möten (15-30 personer): 4-5 ggr/året (projektplanerarverkstad etc.) Styrelsemöte (15 personer): 10 ggr/året, Vetenskapligt råd (11 personer): 1 g/året, samt Gröna och vita seminarier: 2ggr/året (djurens påverkan på vård, för och nackdelar med naturen i läkningsprocessen etc.) Möten (10 personer): 6 ggr/året (arbetar tillsammans i grupp och granskar forskningsartiklar t.ex.) Arbetsutskottet (8 personer): 5 ggr/året Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Externa besök främst vid seminarier och utbildningar. Forskarna kan ha en plats ca 3 månader åt gången, utbyte av personer kontinuerligt. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? De mest frekventa mötena idag är möten mellan forskare och handledare. Vid dessa möten är de 2-3 personer. De har behov av flera mindre mötesrum för att hantera alla dessa möten. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? Inga 6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? 50 % äter lunchlåda och 50 % äter ute. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Nej, det är inte många som cyklar till jobbet eftersom många bor långt ifrån. Tåg eller bil är vanligaste transportmedlet. De har 1 egen p-plats idag. 3
7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Jan tror inte att de kommer att förändras särskilt mycket. En del kommer att bli mer digitalt när rätt verktyg tas fram och bra IT-utrustning möjliggör en sådan förändring. Det kommer dock ta mer än 10 år innan forskarna är mer digitala eftersom tekniken fortfarande är för dålig. Systemen är inte utvecklade och kunskapsnivån är för låg för att man ska få det digitala arbetssättet att fungera för forskarna. Intervjusamtalen kan inte ersättas av Skype-samtal eftersom man då förlorar vikten av bemötande i studien. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? Många är pappersberoende i dagsläget. Vid forskning förekommer mycket papper. En del av materialet kommer att bli mer digitaliserat framöver men inte allt. (se frågan angående hur arbetssättet kommer att förändras framöver). För deltagare som inte var med i workshopen Samband inom verksamheten och eventuellt med övriga verksamheter inom det planerade nya regionhuset Inte behov av samarbeten med övriga verksamheter. Förhoppningar inför en framtida lokal, vad vill verksamheten uppnå med de nya lokalerna? Inga direkt förhoppningar. 4
10. BEHOVSANALYS NATURBRUKSFÖRVALTNINGEN Nytt Regionens Hus, Skövde Intervju 20160415 Intervjurespondent: Kristina Athlei, Martin Andersson, Carina Esbjörnsson den 15 april 2016 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? Cirka 30. Osäkert framöver. Totalt: ca 30 pers. Vad är er roll/funktion i VGR? Utbildningskansli. Hela HR-avdelningen finns i Skövde. Alla utgår från Skövde. Förvaltningens huvudkansli är i Skövde. 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? Har behov utav; tysta rum (för medarbetarsamtal mm) Mötesrum i olika storlekar, möjlighet med ståbord i alla mötesrum är viktigt. Det måste vara effektiva mötes- och konferenslokaler med ståbord och varierande typer av pallar. Måste vara fullt utrustade. Hög kvalitet på utrustningen. Flexibla mötesrum. Höj- och sänkbara skrivbord måste finnas. Varierande funktionella miljöer ska finnas. Viktigt att varje miljö är genomtänkt varför den finns så att funktionalitet och en god arbetsmiljö är i fokus. Arbetar idag väldigt flexibelt. Ställer sig där det finns en ledig stol. Viktigt att kunna sitta och träffas och samtala i olika miljöer. Det ska vara arbetsrelaterade miljöer. Soffor/fåtöljer med hög rygg är effektivt för avstämningar och telefonsamtal, men måste även finnas rum för detta. Kan dock begränsa rummen med hjälp av sofforna och fåtöljerna. Mycket funktionella soffmiljöer för avstämningar mm. krävs. NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
Rum som är insynsskyddade. Behövs insprängda där man sitter och arbetar. Både mötesrum och samtalsrum ska kunna dras för. Utgår från att de generellt blir glasväggar vilket bidrar till en öppen känsla, och har avskärmning med gardiner och textilier. Samtalsrum för medarbetarsamtal mm. ska vara lite mer avslappande, skön sittning, men funktionellt. Bidra med en avslappand stämning för medarbetarens skull. Väldigt mycket spontana möten och avstämningar. Projektrum, behov av att kunna låta sakerna ligga framme och komma tillbaka. Mycket Lync-möten i varierande storlek. Mycket telefonsamtal till alla. Sitter till stor del i möten hela tiden. Antingen på plats eller ute. Behöver paus-/fika utrymmen på våningsplanen Jobba mycket med ljudabsorbenter, gärna med fotomotiv. Får bort mycket ljud med absorbenterna, viktigt i mer öppna ytor. Klädskåp, förvaringsskåp. Behöver en gemensam hylla för lagstiftning och annat material. Hylla för ledarskapslitteratur. Viktig signal att de ständigt lär och baserar det de gör på fakta och forskning. Tidningsställ, dels för marknadsföringsmaterial men även för andra tidningar. (Materia har bra sådana) Behöver ej så stor skrivbordsyta. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? Beläggningen är väldigt varierande. Kan ibland ha en beläggning på 10%. Periodvis mer inne på kontoret. Vissa dagar är alla på plats. Måste finnas utrymme för detta. Grovt uppskattat är beläggningen på cirka 30%. 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): Det måste vara säkra miljöer efter man passerat receptionen, säkerhetsskäl. Har behov utav en ingång som är avskild. Ingången ska inte vara nära huvudingången. Öppna utrymmen, lätt att träffas. 2
Har absolut behov av arkivklassade utrymmen för journaler (elevhälsan), betygshantering och personalakter. Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Betygshantering och elevhälsan. Hög sekretess. Dokumentation och administration som måste finnas på papper, måste vara nära till hands. Förvarar det i arkivet i Regionens hus. Går inte att förvara långt bort, måste kunna ta fram det snabbt när det efterfrågas. Journalsystem för elevhälsan, dels arkivklass och säkerhetsklassning. Behöver skärmar så att man inte ser in från sidan på datorer, behövs inga stängda rum för sekretessarbete. Det handlar om etik och kompetens. Jobba med medarbetarna hur man hanterar sekretess i ett sådant arbetssätt istället för att använda rum till sådant arbete. Använd sådana utrymmen för möten istället. HR har personalakter med sekretess. Ska vara nära till hands. Brandklassade och säkra arkiv. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Bra att ha. Speciellt ur ett friskvårdsperspektiv. Tycker att man bör överväga personalgym. Ska vara en attraktiv arbetsgivare, ovanstående bidrar mycket till det. Förslag att ha massagestolar i avskilt utrymme som kan nyttjas utanför arbetstid. Har visat sig vara mycket effektivt. 5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Mycket möten, antingen på plats eller ute i verksamheten. Bra med en extern zon för möten. Finns behov av att även där kunna göra rummen insynsskyddade vid behov. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Varje dag. Från egen verksamhet som kommer hit, näringen, andra offentliga aktörer. Många inom VGR. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? Mycket möten med; 20-30 personer 10-12 personer 4-5 personer Behöver att antal rum för 2 platser (bokningsbara) Lite med avslappande rum. Skärmen måste ha ett visst avstånd så man kan sitta på ett bra sätt och samtidigt fokusera på skärmen, bra med avlångt rum. 3
Högeffektiva lokaler. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? Västfastigheter, folkhögskolan, säkerhet, HR, botaniska, VGR-IT, regionservice, turism (kommer öka). Det är väldigt spritt. Mycket politikermöte. Universitet, högskola. Varierar väldigt mycket vem man har möten med. Koncernkontoret 6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Ja många har med sig lunchlåda, kommer vara så framöver, om inte mer. Lunchpriserna på stan ökar. Önskvärt för en del att man kan köpa lunch i matsalen, förslagsvis sådana automater som finns på Bergfotsgatan, Mölndal. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Några stycken, kanske 4 st. Kan möjligtvis öka. Behov av cykelställ. Bilparkering: behov av några platser att hyra fast. Kan vara ca 5 fast platser. Stort behov av platser för besökare. 7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Över tid mer Lync-möten. Kan bli mer att man går in och ut på kontoret över dagen, beroende av beslut som skall tas. Kan därav bli en högre närvaro. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? Jobbar mycket med det. Kommit en bra bit! Finns dock en del papper som måste vara i fysisk form på grund av myndighetskrav. För deltagare som inte var med i workshopen Samband inom verksamheten och eventuellt med övriga verksamheter inom det planerade nya regionhuset Viktigt att sitta samlat. Inget dagligt utbyte med någon annan verksamhet som kräver att man sitter i nära samband. 4
Förhoppningar inför en framtida lokal, vad vill verksamheten uppnå med de nya lokalerna? Konferensbord är ståbord, få bort sittandet. Viktigt för välmående hos personalen. Varierande stolar/pallar. Mycket skrivtavlor, smartboard. Interaktiva tavlor viktigt. Gärna hela väggar med glastavlor så man kan jobba på projektsätt. Inte bara i projektrum, utan även i övriga mötesrum. Magnetiska. Utemiljöer; möjlighet att gå ut, byta miljö, äta lunch ute. Estetiskt, rent, enhetliga och lugna färger, tydlig gestaltning. Professionellt. 5
11. BEHOVSANALYS NÄRHÄLSAN Nytt Regionens Hus, Skövde Intervju 20160415 Intervjurespondent: Anders Egeskog, Lasse Svensson, Oskar Stridsborg, Monica Runnquist den 15 april 2016 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? 60 stycken. De flesta har sin fasta tjänst där, men några har enbart en del av tjänsten i Skövde. Lite osäkerheter gällande antalet anställda framöver. Möjligtvis plus/minus 5 om något år. Totalt: ca 60 pers. Vad är er roll/funktion i VGR? Ett kansli på fyra ställen. Näst störst i Skövde (Göteborg störst). Stuprörsorganisation. Har inte cheferna på plats i Skövde. Är driftstöd, jobbar mycket mot deras verksamheter, inte mycket mot andra. Driftstöd för att bedriva verksamheten. 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? Personal: 3 stycken HR-konsulter, HR-specialister, 1 administratör, 1 HR-strateg. Är ute från kontoret ganska mycket överlag, förutom administratören som till större delen är på plats alltid. 2 konsulter jobbar mer i Skaraborg men även möten i Göteborg. Är ett stöd till alla chefer. Har mycket personalärenden, jobbar mycket med telefon och dator. Behöver utrymmen för koncentration. Är mycket möten. Flest möten på plats, någon enstaka reser några dagar i veckan. Har en del Skypemöten. Har personakter i arkiv, ca 8 arkivskåp. Måste vara i nära anslutning. HR-strateg är ofta bortrest 2-4 gånger i veckan. När han är på plats är det mycket telefon samt personalärenden och förhandlingar. HR-konsult sitter ofta i Skype, ibland hela dagar. Kan även bli uppkomna Skype-möten som plötsligt måste genomföras. NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
Inskickad kommentar från HR-konsult: För min del är jag i större utsträckning oftast på plats och arbetar huvudsakligen på kontoret i Skövde mån-fre. Är i Gbg 1-2 heldagar/ månad + eventuellt ytterligare 1/2-1 dag som ibland ersätts med Lyncmöte. Därutöver 1-2 ggr per termin utbildningsdag i Gbg De flesta lokala möten såsom ledningsmöten, stabsmöten, intervjuer, enskilda möten osv sker idag om möjligt på kontoret och då som regel i ett konferensrum. Cheferna väljer ofta att komma till kontoret till mig med sina ärenden. Ibland väljer de att vi har deras möten/samtal m flera deltagare på kontoret och då är vi i konferensrum. 1-4 ggr/månad vanligen 1-4tim, någon gång heldag, är jag på externa möten på vårdcentral, H&A, Fk, osv Summering: jag är i huvudsak på plats dagligen och då oftast vid arbetsplatsen i telefon, arbete m dator el annat administrativt arbete, o/e har. Ekonomi; Redovisning; sitter på plats varje dag, hela tiden. Är iväg på APT en gång i månaden. Arbetar mycket med telefon och datorn. Är till större delen koncentrationsarbete. Inte mycket möten för redovisning. De behöver ha en egen arbetsplats med ljudabsorbenter så man kan ta telefon vid sin arbetsplats. Arbetet kräver koncentration. Kommer även i framtiden behöva hantera papper vid arbetsplatsen. Behöver dessutom idag 5-6 hyllmeter för delårsbokslut och bokföringsorder som skall bevaras i 10 år. Det kan kanske ändras i framtiden. Controllers; lite mer ute än redovisning, men är oftast på plats. Ute cirka en dag i veckan. En person reser mycket. Mycket koncentration vid datorn. Har en del Skype-möten. Kansliavdelningen; Servar ledningen. Är mycket på plats, även en del på möten. Har inte Skype-möten ofta, men har en förvaltningstelefon. Kan vara mycket telefonsamtal, periodvis. Har en jurist, pratar mycket i telefon med verksamhet och patienter. Kansliavdelningens personal behöver kunna arbeta ostört och koncentrerat med en del av arbetsuppgifterna. Kansliavdelningen har också hand om pensions gåvor och 25- årsgåvor. Dessa behöver kunna låsas in. FoU: se separat underlag. Utveckling: Väldigt mycket ute, sällan på plats. IT; Är mycket ute, men mer på plats än utveckling. Chefer; väldigt varierande närvaro. Mycket möte och enskilt arbete när de är på plats. Mycket telefon. 2
Barnhälsovård: Utveckling/utbildning för all BVC personal, hel- eller halvdagar samt informationsträffar, från cirka 25-30 personer per gång. Har även möten med externa aktörer. Mycket telefonsamtal. Distribution av informationsmaterial (tryckt form) samt screeningmaterial till BVC sjuksköterskorna/bvc enheterna. Har idag ett förråd på ca 1x2 m. Behov av detta även i framtiden. Alternativt låsbara bokhyllor där materialet kan förvaras. Verksamhetsutvecklare och sekreterare är den mesta tiden på kontoret. Redovisning som är väldigt stationära kan ej byta plats varje dag. Likaså HR-administratören och några på kansliet. Behöver en biblioteksfunktion för referensliteratur. Inget stort behov av projektrum, möjligen utvecklingsenheten, men kan nyttja konferensrum. Mycket avstämningar på rum i dagsläget. Så plats för spontana avstämningar och möten behövs. Har behov av viss förvaring för papper och material. Förvaringsmöjligheter som är låsbara och enskilda behövs framförallt för HR. Underlättar med reception som sköter en del administrativt såsom bokningar av bilar mm. Måste finnas utrymme för källsortering enligt lag. Pappersåtervinning måste finnas nära arbetsplatsen, och i personalutrymmen ska finnas plats för flera fraktioner av förpackningsmaterial. Dessutom behövs större miljörum i t ex källarplan där avfallstransportör kan avhämta alla fraktioner. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? Se ovan beskrivning. Varierar mycket beroende på befattning. En del nästan 100 % på plats, en del väldigt mycket ute. 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): HR har arkivskåp. Behov framöver likaså om det ej tas beslut att dessa ska digitaliseras. Men inget beslut om detta ännu. 3
Dubbla datorskärmar finns det ett behov av. Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Ekonomi har inte så mycket sekretess. Men information som ej bör höras av andra. Jurist och HR har mycket sekretess. Chefsläkare har mycket sekretess. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Ja det finns det. Måste finnas. Önskvärt att det i anslutning finns rum för någon typ av fysisk aktivitet (ex. pingis, styrketräningsrum). Skapar gemenskap och bra ur ett friskvårdsperspektiv. 5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Varierar mycket. Men stort behov av möten på plats. Har hänt att man får hyra in sig någon annanstans om allt är uppbokat. Men försöker alltid förlägga det i de egna lokalerna först. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Seminarier, fackliga möten, vårdcentraler. Arbetsterapeuter, som lånar lokalerna. Har möten med politiker, kommun, intervjuer mm. Till de flesta möten kommer det någon ute från verksamheten. Är då Närhälsofolk. Många externa som kommer och har egna möten, men är inom vården. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? Allt från 2-30 personer. Om man ska använda Skype mer, behövs rum för detta. Både där man kan sitta länge i Skype-möten, men även för kortare möten. Stor oro att samtals-/mindre rum ej ska räcka till. Behöver rum för känsliga samtal. Bokningsbara sådana. Är då 2-4 personer. Väldigt mycket möten. Många kommer dit för möten. Hård beläggning på de mötesrum som finns idag. Många möten som är halvdagar, vissa heldagar. Viktigt att ta höjd för konferensdelen, många verksamheter som ska in med mycket möten. Oro att det ej räcker till. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? Har mest möten inom Närhälsan. 4
6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Ja många som har med sig mat, kommer vara så framöver likaså. Hade varit bra med någon typ av caféfunktion. Bra för fika och lunch till längre möten. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Använder mycket bil i dagsläget för resor då kollektivtrafiken inte är tillräcklig till vissa platser. Har tre stycken egna hyrbilar. Kommer finnas fortsatt behov av det. Bilarna är mycket bokade. Behov av besöksparkering, dåligt så som det är idag. Klagomål från besökare. Några cyklar till jobbet. 7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Kommer att använda skype mer, vilket innebär att man är mer på plats i framtiden. Papper kommer fortfarande finnas. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? Många är pappersberoende i dagsläget, måste själv börja minska. Är ett arbetssätt som måste ändras. En del material måste vara i pappersform i dagsläget, lagstadgat. För deltagare som inte var med i workshopen Samband inom verksamheten och eventuellt med övriga verksamheter inom det planerade nya regionhuset Som framkom i workshopen kan det vara fördelaktigt att vårdfunktionerna är på samma plan. Annars är det mest utbyten inom Närhälsan. 5
Närhälsan FoU-centrum (mottaget via mail, ingen intervju genomförd) 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? Tio personer, fördelat på 5,5 heltidstjänster. Totalt: ca 10 pers. Vad är er roll/funktion i VGR? Forsknings- och utvecklingsverksamheten har ett övergripande uppdrag att stimulera, stödja och initiera forskning och utveckling inom all primärvård och tandvård finansierad av Västra Götalandsregionen samt att utveckla den vetenskapliga kompetensen hos personalen i primärvården och tandvården för att på så sätt främja en evidensbaserad, god och säker vård. Den huvudsakliga verksamheten består av stöd och handledning i projekt med en bred ansats, det vill säga både forskningsoch utvecklingsarbete för all personal i primärvård och tandvård. Ett jämställdhets- och jämlikhetsperspektiv ska genomsyra FoU-processen. FoU primärvård är en konkurrensneutral verksamhet vilket innebär att verksamheten vänder sig till både offentliga vårdenheter och privata vårdenheter med avtal inom VGPV (Västra Götalandsregionens primärvård) eller vårdval rehab. Organisatoriskt tillhör FoU primärvård den gemensamma primärvårdsförvaltningen Närhälsan i Västra Götalandsregionen. I FoUs uppdrag ingår att: stimulera kreativitet, kritiskt tänkande och kunskapssökande förhållningssätt hos medarbetare och chefer. Stödja, handleda och leda FoUprojekt. Planera och genomföra utbildningar, seminarier och konferenser inom FoU. Motivera primärvårdens anställda till forskning och utveckling. Informera om och vara stöd vid ansökan av finansiering av FoU-projekt. Samarbeta med andra FoU-organisationer lokalt, regionalt, nationellt och internationellt. Bevaka utvecklingen inom FoU lokalt, regionalt, nationellt och internationellt. Vara brobyggare mellan universitet, högskolor och primärvårdens anställda. Bidra till att sprida resultat från intern och extern forskning. Understödja rekrytering av FoUintresserade medarbetare till Västra Götalandsregionen. 6
2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? Tyst koncentrerat, i samarbete med kollegor, telefonsamtal, i projektform. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? 80-90% 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): Förutom fasta arbetsplatser för FoU-personalen så krävs tre projektarbetsplatser med stationära datorer. Dessutom krävs arkivklassade utrymmen för förvaring av juridiska dokument och beslut rörande forskningsprojekt, samt bokhyllor för referenslitteratur. Plats behövs också för befintligt kassaskåp där det förvaras kodnycklar till forskningsmaterial och annat sekretessbelagt material. Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Vi hanterar sekretessbelagda patientuppgifter. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Enligt gällande regelverk. 5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Absoluta merparten på plats. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Forskarstuderande (projektarbetsplats) 140 tillfällen/år, kurs 10 tillfällen/år, seminarier 6 tillfällen/år övriga möten uppskattas till 20 tillfällen/år. Forskarstuderande, handledningsmöten, kursdeltagare, seminariebesökare, FoU-chefsmöten, koordinatorsmöten, verksamhetsträffar, nätverksträffar, FoU-stafett, FoU-rådet, FoU-ombud samt externa samar- 7
betspartners så som forskargrupper, högskolan, Skaraborgsinstitutet, Skaraborgs sjukhus, Kommunalförbundet. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? Se ovan. 5-30 deltagare, halv- och heldagar. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? Övriga FoU-centra inom FoU primärvård, Folktandvården, studierektorerna, övriga verksamheter inom regionen, forskningsgrupper från hela landet. 6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Hälften av medarbetarna. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Hälften av medarbetarna. 7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Vi kan inte se någon ändring av arbetssättet inom överskådlig framtid. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? 40-45 000 utskrifter, kopior/år (Etikprövningsnämnd, kurs, artiklar mm). För deltagare som inte var med i workshopen Samband inom verksamheten och eventuellt med övriga verksamheter inom det planerade nya regionhuset Studierektorsverksamheten, Närhälsans kansli, Skaraborgsinstitutet. Förhoppningar inför en framtida lokal, vad vill verksamheten uppnå med de nya lokalerna? För fortsatt god och effektiv samverkan behöver vi sitta som en samlad enhet med tillgång till ändmålenliga möteslokaler/konferensrum samt ha en funktionell och god arbetsmiljö. 8
12. BEHOVSANALYS PATIENTNÄMNDEN Nytt Regionens Hus, Skövde Intervju 20160415 Intervjurespondent: Yvonne Tellskog, Katarina Skaghammar den 15 april 2016 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? Inom gemensamma kansliet i VGR arbetar 20 medarbetare. Vid enheten i Skövde 3 utredningssekreterare, möjligen 4 personer framöver om ny lag blir verklighet. Totalt: ca 3 pers. Vad är er roll/funktion i VGR? Lagstadgad verksamhet som finns i varje kommun och landsting som bedriver hälso- och sjukvård. Patientnämnden ska vara opartiska och neutrala. Kansliets medarbetare tar emot klagomål/synpunkter från patienter och närstående som sedan bidrar till ökad kvalitet och patientsäkerhet inom vården. Har ca 6000 ärende per år i Västra Götaland. Tar emot ärenden via telefon, mejl, brev, besök samt e-tjänster. Återför patientsynpunkter på ett generellt plan på vad de ser till vårdens utförare och beställare. Återför möjliga patientsäkerhetsrisker och brister, systembrister, meddelar konsekvenser av politiska beslut till politiker. Återföring sker både den politiska vägen och tjänstemannavägen. Patientnämnden ska meddela generella iakttagelser till Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO), det som berör deras tillsyn. Skövde servar östra patientnämnden. Patientnämnden har avtal med de 15 kommuner som ingår i det geografiska området, är då även kommunernas patientnämnd. Nytt lagförslag kan bli aktuellt och förändra patientnämndernas uppdrag och resurser framöver. 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? Kontorsarbete, sitter mycket på arbetsplatserna. Mycket arbete framför datorn. NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
Mycket ingående samtal från patienter, ringer även mycket utgående samtal. Telefontillgänglighet hela dagarna, 08.00-16.45. Telefontiden för närvarande är kl.9-11 varje dag, alla utredare sitter då vid telefonen. Jobbar mycket med administrativa uppgifter, utredning och dokumentation. Bra att sitta nära varandra för avstämningar och frågor. Använder skype en del, varierat antal möten ibland fler, ibland färre. Kanske några gånger i veckan eller mer framöver. Olika antal personer i mötena. Behöver sitta ostört med dokumentation och telefon, mycket sekretessarbete. Viktigt att det inte finns risk för någon överhörning mellan utredare på enheten. Patientuppgifter hanteras. Reser ibland. Men inte ofta. Är mest på plats på kontoret. Tar emot besök, spontanbesök och planerade besök. Dessa måste ske under kontrollerade och personsäkrade former. Behöver besöksrum som är bevakade och med larm i extern zon. Ett rum idag med persienner precis vid receptionen med personlarm. Är både spontanbesök och planerade; ca 1-2 gånger i veckan. Kan bli mer möjligtvis om ny lag blir verklighet. Ska vara ett neutralt rum. Patientnämnden ska vara opartiska och neutrala. Patienterna ska inte se vart man tar vägen, behöver vara en egen enhet i byggnaden, ett eget utrymme. Måste vara en bra ergonomisk arbetsmiljö. Ljust och bra, speciellt när man är mycket på plats. Patientnämndernas enhet måste garanteras en egen enhet på något vis, utifrån särskilda behov och sekretesskrav. Kan eventuellt ha en annan typ av öppen lösning inom enheten som kanske inbjuder till mer kollegialt samarbete. En typ av flexiblare lösning inom enheten men avskilt från övriga i huset. Men viktigt att jobba ostört. Idag är det stängd dörr till enskildas expeditioner som gäller. Får inte vara någon överhörning varken inom eller utom kommande patientnämndsenhet. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? 90 %, detta innebär att Patientnämndens personal behöver varsin fast arbetsplats med dator och telefoni. 2
4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): Personsäkerhet och skalskydd är viktigt, bemannad reception. Har material som behöver förvaras, skickar ut mycket info till patienter i pappersform. Posthantering, skickar ut och tar emot. Måste finnas nära till hands. Skriver ut en hel del. Skrivare behövs i närheten. Har en del pärmar och dylikt som måste förvaras. Materialet är praktiskt att ha på rummet, men kan delvis vara i förråd. Nära tillgång till visst informationsmaterial då man hanterar det / slår i det under pågående telefonsamtal. Behöver ha låsbara skåp för sekretessbelagt utredningsmaterial om ärenden som man som enskild utredare ansvarar för, detta innan de dokumenteras digitalt i diariet (Flexite). Annars jobbar de digitalt. Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Sekretess emellan handläggarna inom och mellan kansliets enheter. Sekretess mellan de olika patientnämnderna. Sekretess gentemot samtliga verksamheter i vården, utförare och beställare och dess administration. Väldigt hög sekretess. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Omklädningsrum ska finnas. Vilrum behövs. 5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer - Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Är i princip alltid på plats. APT och Nämndmöten kan vara utlokaliserade, men regel är nämndmöten på plats i regionens hus. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Kan bjuda in tjänstemän, egen personal från andra kontor eller dylikt. Distansarbetsplatser måste finnas i huset för bland annat sektionschef som regelmässigt arbetar på distans. Rekryterar även stödpersoner från enheten i Skövde. Patientbesök där närstående tolk m fl kan närvara. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? APT-möten 1 gång i månaden, då ca 20-30 personer. Åker ofta iväg men APT kommer även att vara lokaliserade i Skövde. 3
Bokade möten ca en gång i veckan med varandra, då samtliga utredare deltar. Kan vara fler inplanerade möten per vecka, när verksamheten så kräver. En del avstämningar och frågor internt med varandra, spontant. Presidiemöten sker 5-6 gånger per år och då deltar cirka 6 personer. Ytterligare presidiemöten med andra nämnder och styrelser är aktuellt. Politiska möten. Heldags nämndmöten i lokalen, ca 15-18 personer, cirka 5-6 möten per år. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? Chefsfunktioner och kvalitetsansvarig inom vården sker regelmässigt. Dessa möten sker oftast i patientnämndens lokaler. Kan ej sitta i närheten av vården. Delar ej uppgifter med varandra. 6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Alla medarbetare har i princip alltid med sig mat, kan vara bra med någon form av matservering i en stor gemensam matsal. Vid möten är det bra med nära tillgång till mat och fika. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Kan vara bra med möjlighet för både cykel och bil. Finns behov av besöksparkering. Personalen har behov av låsbara klädskåp inom enheten. 7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Kan om ny lag blir verklighet, bli ökade ärendevolymer, tillkomma lite andra arbetsuppgifter och metoder, kanske att ta emot patienter på annat sätt och besök i vården tillsammans med patienter. Kan bli mer digitalt, mer skypemöten. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? Är inte papperslöst idag. 4
För deltagare som inte var med i workshopen Samband inom verksamheten och eventuellt med övriga verksamheter inom det planerade nya regionhuset Samband i huset: Inte nära vårdens verksamheter såsom utförare eller beställare av vård. Patientnämndernas enhet måste garanteras en egen enhet, utifrån särskilda behov och sekretesskrav. Förhoppningar inför en framtida lokal, vad vill verksamheten uppnå med de nya lokalerna? Behöver vara en neutral administrativ entré i byggnaden, där besök kan tas emot på ett personsäkert sätt för medarbetare och med integritet för de besökande. Ingen utställning och så. Ej visa VGR:s utbud. Eventuellt ha en annan typ av öppen lösning inom egna enheten som inbjuder till mer kollegialt samarbete utan att tömma på verksamhetens specifika behov. Samtliga medarbetare har varsin fast arbetsplats med dator och telefoni i trevliga, ljusa och ergonomisk anpassade lokaler. 5
13. BEHOVSANALYS VÄSTTRAFIK Nytt Regionens Hus, Skövde Intervju 20160420 Intervjurespondent: Carin Hall, Anna Forsmark, Johan Wahn, Lars Wollter, Intervjusvar i efterhand från Sara Frank den 20 april 2016 1. Organisation Hur många arbetar hos er idag? Ser ni en ökning/minskning av personal framöver? Idag arbetar ca 55 personer på Västtrafik i Skövde. De är fördelade på olika verksamheter/i olika byggnader. Enheten Anropstyrd trafik är idag ca 16-18 personer i Skövde. Ekonomienheten är ca 20 personer. I en framtid ser man en ökning till ca 70 personer på Västtrafik i Skövde. Detta är dock väldigt svårt att förutse. Totalt: 70 personer Vad är er roll/funktion i VGR? Västtrafik är ett eget bolag som ägs av Västra Götalandsregionen. Västtrafik ansvarar för kollektivtrafiken i Västra Götaland. Avdelningen Anrop handhar färdtjänst och sjukresor på uppdrag av VGR och 42 kommuner i Västra Götaland och försörjer VGR med färdtjänst och tillstånd. Avdelningen Anrop arbetar mycket med sekretessbelagda arbetsuppgifter. Avdelningen Ekonomi och redovisning arbetar och har sin huvudverksamhet förlagd till Skövde och är en stödfunktion för hela Västtrafik och jobbar verksamhetsnära. Ekonomienheten ger telefonservice mot ombud/återförsäljare inom hela regionen så mycket tid tillbringas i telefon. Team dokumentadministration jobbar med diariet och servar hela Västtrafik. 2. Arbetssätt Beskrivning av verksamhetens arbetsuppgifter med fokus på hur arbetet genomförs - Hur ser en vanlig arbetsdag ut? Angående enheten Anropsstyrd trafik så rör sig ca 50 % av de anställda ute på uppdrag, medan 50% sitter mer vid sina kontorsarbetsplatser. Trafikteamet respektive RUT-teamet bör hållas samman och det är vik- NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
tigt att de har kontorsplatser nära varandra. Kontoret är pappersberoende och man arbetar mycket med pärmar och papper. 8-10 personer är stationära/sitter vid sin arbetsplats, ca 5 personer är flexibla, d.v.s. rör sig mellan kontor och möten. Övriga personer (chefer) är mycket flexibla, d.v.s. reser ofta. När de (cheferna) är på plats behöver de kunna stänga dörren, då det förekommer vissa känsliga samtal med personal etc. Skype-samtal förekommer så gott som dagligen. Skype-samtalen sker idag främst på de egna kontorsrummen, men även i de 2 mötesrum som finns hos Anropsstyrd trafik i Skövde. Alla har sina egna cellkonor idag. Stort fokus på sekretessbelagt arbete. Ekonomi tillbringar mycket tid vid sina arbetsplatser. Har idag cellkontor, 50-70% av gruppen sitter ca 95% på sin plats. 20-30% av gruppen reser i genomsnitt 2 dagar/vecka. När de resande är på plats i Skövde så är de vid sitt skrivbord 95 % av Skövdetiden. På plats i Skövde är det mycket Skype-möten och telefonmöten. 3. Beläggningsgrad Hur stor del av dagen tillbringas vid kontorsarbetsplatsen (bedömd beläggning)? 50% är inne på kontoret och 50 % är ute på uppdrag. Av de som är inne på kontoret så är beläggningen hög eftersom man även har möten i de egna kontorsrummen. Kontorsrummen fungerar både för skrivbordsjobb och för Skype-möten, samt andra samtal. I och med de egna rummen är behovet av andra mötesrum inte lika stort. Ekonomienheten är inne på kontorsplatsen ca 95 % av tiden av de som är på Skövdekontoret d.v.s. 50-70% av gruppen, se ovan. Team dokumentadministration 100 % för gruppen, består av 3 personer. 4. Särskilda rumsbehov Vilka miljöer kommer ni ha behov av framöver? Eventuella verksamheter med särskilda behov (t.ex. arkivklassade utrymmen): De har idag ett stort arkiv i källaren och har behov av fortsatt arkivering. En del av material skickas idag till Regionarkivet. Ekonomi och team dokument-administration är i behov av ett när-arkiv. 2
Vilka sekretesskrav finns i er verksamhet? Det är väldigt hög sekretessnivå. De arbetar med personuppgifter till stor del. Papper och pärmar kan ligga framme och svåra samtal med kunder förekommer ofta. Sekretess är ett krav för fungerande verksamhet. Möjligen mini-abw och en avstängd del av kontoret. VT har en diariefunktion i Skövde vilket innebär avtalshantering och upphandlingsmaterial. Hur ser behovet ut för omklädningsrum/dusch? Positivt med omklädningsrum/dusch för att främja ett ökat cyklande. Behov av möjlighet för massage på kontoret. Har massage regelbundet i ett kontorsrum på plats idag. 5. Möteskultur Omfattning av möten internt och med externa personer Hur mycket möten har ni på plats och hur många ute hos kund? Flertal möten varje dag både interna och externa på avdelningen Anrop. Många medarbetare har frekventa möten hos våra partners. Mest möten i Göteborg och från Skövde videokonferens, telefonmöten och Skype-möten. Hur ofta har ni externa besök och vilka är besökarna? Väldigt ofta externa besök, nästintill varje dag, 1-20 personer. Stor variation på mötesstorlek. Vid externa möten deltar ofta 4-5 personer åt gången. Besökarna är oftast från avdelningens partners eller övriga Västtrafik. Ekonomi och team dokument-administration har inte mycket externa besökare. Hur ser era möten ut, antal deltagare, längd och typ av möte (bedömd beläggning)? 75% beläggning på de två konferensrummen (Anrop).De flesta möten sker på det egna kontorsrummet, samtal med kollegor eller via Skypesamtal. Skype-möten sker dagligen, både internt och externt. Stor ökning av Skype-samtal generellt. Viktigt att ha mötesrum nära sin arbetsplats. Stora möten (över 20 personer): 1-3 möten/månad Varje fredag informationsmöte för VT Gbg/Skövde, måste ha möjlighet till Skype och konferensrum. Vilka verksamheter inom VGR har ni mycket möten med idag? Avdelningen Anrop har frekventa möten med VGRs Sektion Sjukresor. Övriga har inte några kontakter med övriga inom VGR 3
6. Övriga behov Är det många som i dagsläget har med sig lunchlåda till jobbet? Är det något som kan komma att ändras framöver? Enligt bägge avdelningar så äter i princip alla lunchlåda på jobbet och man tror att det kommer att fortsätta så. Ett starkt behov av fikautrymmen på det egna våningsplanet i nya byggnaden enligt både ekonomi och anropstyrd trafik. Det finns en fikatradition som man vill bära med sig till nya byggnaden. Fikautrymmen måste finnas nära, eftersom man ofta avslutar ett samtal/mindre möte med en diskussion över en kopp kaffe. Är det många medarbetare som cyklar till jobbet? Få cyklar till jobbet idag, men en cykelparkering efterfrågas. Även diskussion kring välfungerande lånecyklar. 50 % åker bil, då de bor på landet och 50 % åker kollektiv eller går. De som pendlar mellan Göteborg och Skövde åker tåg/kollektivt. Västtrafik har idag 6 st. (anrop) parkeringsplatser för egna bilar. Behov av parkeringsplatser för personalen kvarstår även efter flytt. 7. Framtida arbetssätt Hur tror ni att ert arbetssätt kommer att ändras framöver? Likvärdigt som idag. Hur digital/pappersberoende är verksamheten? Hur kommer det se ut framöver (digitalisering)? Är pärmbaserad verksamhet idag och har en lång väg mot digitalisering. Digitaliseringen är inte prioriterad. För deltagare som inte var med i workshopen Samband inom verksamheten och eventuellt med övriga verksamheter inom det planerade nya regionhuset Viktigast att Västtrafik sitter samlat i byggnaden. Inget behov av närhet till övriga verksamheter. Möjligen utbyte av support från VGR-it. Förhoppningar inför en framtida lokal, vad vill verksamheten uppnå med de nya lokalerna? 4
Att byggnaden ska vara i framkant vad gäller tillgänglighetskrav, så väl på entréplanet som bland arbetsplatserna. Skapa en miljö som är tillgänglig för alla att arbeta i. Efterfrågar en egen reception på våningsplanet, medan ekonomienheten avsäger sig en egen reception vem ska bemanna en reception. Fikautrymmen på våningsplanet. En matsal både för lunchlådor och köpt mat, öppen för alla. Efterfrågar att kunna detaljplanera våningsplanet efter Västtrafiks specifika behov, främst kopplat till sekretess. Positivt med ett gemensamt kontor för Västtrafik i Skövde, då de idag sitter i olika byggnader. Förhoppningar om att integrera Västtrafiks verksamhet i en byggnad. 5
14. SAMMANFATTNING Nytt Regionens Hus, Skövde Mötesrumsbehov Stort behov av mindre mötesrum, 4-6 personer. Både boknings- och obokningsbara. Stort behov av samtalsrum för 2-4 personer, varierad möblering, möjlighet för insynsskydd. Stort behov av Skype-rum, för korta och långa möten av varierande storlek. Många ser en ökning av det framöver. Överlag finns ett behov av mötesrum i alla olika storlekar som ska vara fullt utrustade med bra teknik. Statistik, antal bokningar av mötes-/konferensrum (statistik inskickad via mail): Bokningar av konferensrum på Prinsgatan: Hittills i år (mottaget 29 mars) så är det gjorda 134 konferensrumsbokningar 49 bokningar till Jupiter, 44 platser 70 bokningar till Neptunus, 8 platser 3 konferensrum är ej bokningsbara, Mars, Tellus och ett på plan 4. Bokningar av Regionens Hus i mars av utomstående personer: Under mars månad gjordes 75 konferenslokalbokningar i regionens hus i Skövde av personer som inte sitter i huset. Några av bokningarna gjordes av personer som sen kommer att sitta i regionens hus, tex tandvården, naturbruk, habilitering och hälsa. 12 bokningar till den största lokalen, 44 platser 20 bokningar till Björken, 18 platser Och mindre lokaler (8-14 personer) resten, ca 38 bokningar Distansarbetsplatsrum utgjorde 5 av bokningarna. NIRAS Sweden AB Lilla Bommen 6 411 04 Göteborg, Sverige Org nr.556175-6197 www.niras.se T: +46 313481110 F: +46 313481119 E: info@niras.se
Farhågor som framkommit under intervjuer Att ej få tillräckligt med stöd i förändringsprocessen. Många som inte förstår vad arbetssättet innebär. I princip alla har en väldigt lång förändringsresa framför sig och vet ej hur de ska gå tillväga och har ej påbörjat den. Att de ska behöva ändra arbetssätt för att anpassa sig till lokalen istället för tvärtom. Att det blir som att sitta i ett öppet landskap och att de ej blir utrymme för koncentration Att det kommer bli en för generell planlösning och ej så anpassad som de behöver. Många anser sig behöva egna rum. Individanpassning hur mycket tas det hänsyn till var individs behov? Vem tar beslutet kring särskilda behov på grund av olika funktionsnedsättningar eller dylikt och hur/när går man vidare med dessa behoven? Att de som i princip är stationära inte ska få egen arbetsplats. Det finns en oro för att de som är mer stationära ( tex administratörer) kommer att ta de rum som finns och nyttjar dem som de vore sina egna rum. Därav finns inte den funktionen tillgänglig för övriga medarbetare. Att det inte finns tillräckligt med samtals-/lync-/tysta-/telefonrum. Måste tänka på möbleringen för en god arbetsmiljö. Det bör finnas en balans mellan stå- och sittplatser. Mindre mötesrum, måste finnas tillgängligt att boka på våningsplanet. Oro för att det inte räcker till. Den finns en stor oro att mötes-/konferensrum ej kommer räcka till då fler möten kommer ske i Nytt Regionens Hus. Dels för att det blir mer attraktivt att ha möten på plats, dels för att verksamheter i dagsläget hyr in sig i andra lokaler till följd av brist på egna eller för att fika- /lunchmöjligheter ej finns i anslutning till de egna möteslokalerna. Viktigt med bra ergonomi. Svårt att ställa in stolen ordentligt om man hela tiden ska byta plats. Att ej kunna bibehålla sekretess. Att lokalkostnaderna kommer dubbleras Många som fortfarande har mycket papper och det är långt kvar tills digitaliserade om ens möjligt. 2
Fortsatt arbetsprocess I fortsatt arbete är det viktigt att ha en tydlig kommunikationsprocess ut mot verksamheterna och internt inom verksamheterna. Tydliga besked om verksamheternas påverkansmöjligheter. Måste gå ut med information till verksamheterna vad som förväntas att de gör internt för att arbeta med förändringen. Ge tydliga besked om det möjliga stöd som kan behövas i processen för fortsatt arbete och hur de går tillväga för att få det. Behövs tydliga riktlinjer vad som gäller för sekretess. Måste alla sitta i rum för det eller kan en regel om tillit tillämpas? (utom möjligen för revision och patientnämnden) Skaraborgs Kommunalförbund anser att det är bra att ha Folkhälsokansliet i Nytt Regionens Hus i Skövde, varit tal om samlokalisering. 3
15. SAMBANDSANALAYS Nytt Regionens Hus, Skövde
16. BUBBELSKISS Nytt Regionens Hus, Skövde