Egenutbildning websesam Landstinget Blekinge Bokmärken är användbara vid repetition. Högerklicka i dokumentet och välj Visa navigeringsknappar. I vänsterkanten visa då: Klicka på ikonen för bokmärken. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 1
Förskrivning av hjälpmedel. Vårdtagare ska av förskrivaren erhålla information om att hon/han blir registrerad i dataregister, t.ex. journal- och hjälpmedelssystem. De uppgifter som finns i hjälpmedelssystemet visar de hjälpmedel personen har eller har haft samt arbetsorder kopplade till dessa. Uppgifterna mellan journal- och hjälpmedelssystemet skiljer sig åt. I hjälpmedelssystemet finns endast uppgift om hjälpmedelsartiklar per patient. I journalsystemet behöver det per patient finnas väsentliga uppgifter om vården. Om exakt artikel (artikelnummer) avseende hjälpmedel, inte anses väsentlig, kan uppgift enbart finnas i hjälpmedelssystemet. Kontrollera med din chef vad som gäller där du arbetar. Sekretess och säkerhet. Enligt Hälso- och sjukvårdslagen får personal får inte läsa eller på annat sätt ta del av andra uppgifter än de som behövs för att kunna utföra sitt arbete. Du är loggad när du använder websesam. Sekretesskyddad person. Person.nr: ÅÅÅÅMMDDNNNN (anges och visas) Personens namn: Skyddade personuppgifter Adress: Postnr: 00000 Postort: Okänd VIKTIGT! När ovanstående visas i WebSesam får du inte registrera några uppgifter i websesam som kan röja någonting som gäller personen! Du får alltså inte ange korrekt adress, kontaktperson, telefonnummer eller liknande uppgifter på kundorder, arbetsorder eller hämtorder. Hjälpmedelscenter kontaktar dig per telefon inför leveransen om ovanstående uppgifter behövs. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 2
Varukatalog och Sök artikel. I Varukatalog och i Sök artikel visas artiklar som ingår i Blekinges hjälpmedelssortiment. Vissa artiklar visas men kan inte beställas i websesam, detta beslutas av hjälpmedelkonsulenterna. Per mottagare, patient/vårdenhet, visas alla artiklar även om de inte ingår i Blekinges sortiment. Saldo p artikel visas i websesam. Det saldo som visas är tillgängligt saldo på Hjälpmedelscenters huvudlager då frågan ställs i websesam. Detta saldo kan en sekund senare vara förändrat p.g.a. att en kundorder har registrerats. Indelning hjälpmedel. Hyra individnummermärkta hjälpmedel. (Etikett på hjälpmedlet) Exempel: Rullstol, rollator, sänglyft och mobil duschstol. Hyra debiteras per dygn. De hyrespriser som visas i websesam är månadshyra. Artiklar rekonditioneras och återanvänds. Engångsavgift övriga hjälpmedel. Enklare hjälpmedel. Exempel: Bestick, mugg och isbrodd. Inköpspris 144:00 kr. Kundens pris 183:00 kr. Artiklar återanvänds normalt inte. Cirkulerande hjälpmedel. Exempel: Fristående toaförhöjning och vissa rullstolstillbehör. Inköpspris 367:00 kr. Kundens pris 206:00 kr. Artiklar rekonditioneras och återanvänds. Ska cirkulera! Ersättningsartikel. Beslutas av hjälpmedelskonsulenterna. Erbjuds för att HMC vill leverera ut kvarvarande enheter av äldre artiklar då dessa har tillgängligt saldo. Rollator A har ersatts av Rollator B vid ett nytt avtal/byte av sortiment. Förskrivs Rollator B (den nya) och det finns tillgängligt saldo på Rollator A (den gamla), då erbjuds den. Ersättande artikel har normalt minst 25 % lägre pris än den nya. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 3
Allmänt om WebSesam. Kundorder. Kundorder delas in i beställning och förskrivning. En beställning baseras inte på ett medicinskt ställningstagande. Kan registreras av alla som har inloggning till websesam. En förskrivning baseras på ett medicinskt ställningstagande. Kan endast registreras av person som är definierad som förskrivare. I websesam kan olika betalare anges per kundorderrad. Det är du som bestämmer om du vill använda denna möjlighet. Följesedeln visar per orderrad vem som är betalare. Hjälpmedelscenter (HMC) skickar endast en följesedel och den skickas till förskrivaren/beställaren, oavsett om det är en eller flera betalare på kundorderraderna. Leveransprioritet kan väljas, välj mellan Leverans med turbil och Hämtas på Hjälpmedelscenter. Hyra startar två dagar efter utleverans. BMB Byte mottagare och/eller betalare. När BMB initieras kan ett framtida datum anges, detta datum blir därmed det datum hyran startar. När BMB kvitteras kan förskrivare anges. Vid behov anges en förskrivare inom den enhet som godkänner BMB-ordern. Automatisk kvittens sker om ingen kvitterat eller avvisat en BMB-order inom 14 dagar. E-faktura. På e-faktura typ Avtal finns endast individmärkta hjälpmedel/hyreshjälpmedel. Övriga hjälpmedel finns på e-faktura typ Försäljning. Teknisk service debiteras på e-faktura typ Service. E-faktura t o m 2011-02-28 visas då markering skett i Hämta fakturor från Sesam Classic. Används inte. E-faktura fr. o m 2011-03-01 visas då markering skett i Hämta fakturor från Sesam 2. Meddelande. Meddelanden skickas automatiskt då arbetsorder är avslutad, BMB ska kvitteras samt då kundorder fått ändrat leveransdatum. Arbetsorder. Det finns tre typer av arbetsorder att välja, det är Reparation, Annan tjänst och Konsultation. Används Konsultation väljs den tjänsteprodukt som passar till ditt ärende. Aktivitetsprioritet kan väljas när arbetsorder registreras, Normal och Akut. Akut innebär att HMC ska återkoppla till förskrivaren senast arbetsdagen efter det att aktiviteten har inkommit. Detta för att ge förskrivaren dag/datum när ärendet kan lösas. Kan HMC inte utföra det inom rimlig tid kan förskrivaren se efter annan möjlighet. Nummerserier. Nummerserier för kundorder och arbetsorder bygger på följande logik: De två första siffrorna = År (t ex 16), siffra tre och fyra = Vecka (t ex 32). De sista fyra siffrorna är löpande under perioden. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 4
Inloggning till websesam. Länk till websesam finns på landstingets intranät, Gemensamma länkar > WebSesam. Inloggningsbilden nedan gäller endast för anställda i en kommun i Blekinge. Logga in med ditt användarnamn och lösenord. Har du glömt ditt lösenord. Ange din användaridentitet, klicka därefter på länken Glömt ditt lösenord? och följ anvisningarna. Hjälpmedelscenter utför normalt ingen efterkontroll vad du beställer/förskriver i websesam, det är du som beställare/förskrivare som har ansvaret. Första sidan i websesam Första sidan i websesam. Överst finns information om vem som är inloggad samt: Skriv ut: Du kan skriva ut den information som visas i skärmbilden. Hjälp: Hjälpfil för den sida eller funktion du befinner dig i. Skriven av systemleverantören. Avsluta: Logga ut från websesam. Manualer: Länkar till Manual websesam och Anvisningar. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 5
Klickar du på Sesam 2.0 (längst upp till höger i skärmbilden) kommer du alltid till denna första sida i websesam. Under Meddelande visas information som är riktad till alla websesamanvändare. Under rubriken Avsändare visas dina personliga meddelanden, t ex att kundorder har fått förändrat leveransdatum, att det finns BMB att kvittera, arbetsorder är avslutad, m.m. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 6
Hjälpmedel. I listan visas Patient eller Vårdenhet. Väljs Patient anges personnummer. Är personen född på 1900-talet behöver inte sekelsiffrorna 19 anges, systemet fyller på dessa siffror automatiskt. Hjälpmedel som finns registrerade på mottagarens visas. I fältet ISO-kod kan selektering ske. Exempel: 12 = Hjälpmedel vid förflyttning 1222 = Rullstolar manuellt drivna 12203 = Rullstolar man tvåhjulsdrivna rullstolar Individnummermärkta hjälpmedel (hyreshjälpmedel) kan selekteras fram via markering i rutan Endast individer. Återlämnade hjälpmedel: Här visas de hjälpmedel som är återlämnade från mottagaren. Beställ: Används för att komma till skärmbilden kundorder med mottagaren automatiskt ifylld. Registrerade ao: Här visas de arbetsorder (ao) som finns registrerade. BMB: Byte mottagare/betalare kan utföras. Hämtorder: Hämtorder kan registreras. Klickar du på ett artikelnummer öppnas ett nytt litet fönster. Artikelinformation: Detaljinformation om artikeln. Ordinationsöversikt: Detaljinformation om den kundorder artikeln är kopplad till. Beställ: Ny kundorder skapas med koppling till denna artikel och denna mottagare. Arbetsorder: Skapa arbetsorder kopplad till denna artikel. Retur av hjälpmedel: Rensa bort artikeln från listan, den hamnar bland återlämnade hjälpmedel. Kan inte utföras på hyreshjälpmedel. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 7
Individkort. Detaljinformation om individnummermärkt hjälpmedel. Individnummer: Anges samt klicka på Sök, information visas. Ny placering används om du vill ha information om individnumret. t.ex. Finns på förskolan Ugglan. Klicka därefter på Flytta. Angiven text försvinner när individnumret returneras. Komponenter: Används inte. Registrerad ao: Visar de arbetsorder som finns kopplade till individnumret. Hämtorder: Hämtorder kan skapas. BMB: Byte mottagare/betalare kan utföras. Namn: Klicka på mottagarens namn, då finns följande valmöjligheter: Ordinationsöversikt Återlämnade hjälpmedel Hjälpmedel per mottagare Arbetsorder Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 8
Kundorder. Förskrivning av hjälpmedel kan endast utföras av behörig användare. Utgå från skärmbilden Hjälpmedel när du ska förskriva hjälpmedel, då ser du vilka hjälpmedel mottagaren redan har. Ange personnummer, är personen född på 1900-talet behöver inte sekelsiffror (19) anges, systemet fyller på dessa automatiskt. Hjälpmedel som finns registrerade på personen visas. Klicka på länken Beställ så kommer du till första skämbilden där en kundorder skapas. Personnumret kommer att vara ifyllt. Kund/leveransadress: Välj aktuell kund, blir även föreslagen som betalare på kundorderraderna. Klicka på Fortsätt. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 9
Artikelnummer: Ange HMC:s artikelnummer. Kan du inte detta artikelnummer välj Varukatalog eller Sök artikel i högersidan. I dessa skärmbilder visas de hjälpmedel du selekterat fram. Genom att där markera artiklar kan du överföra dem till kundorderrader. Antal: 1 föreslås, ändra till det antal som är aktuellt. Tänk på antal i förhållande till den enhet som visas. Betalare: Kundens betalare visas på orderraden. Ska betalaren vara annan anges den betalarens nummer. Orderrad kan tas bort, markera i rutan Ta bort på aktuell orderrad och Spara ändringarna. Tilläggstext till artikel: Här kan t ex anges att ett tillbehör till en rullstol ska monteras på höger sida. Markera vilken orderrad texten ska vara kopplad till. Se exempel ovan. Klicka på Spara ändringarna när kundorderraderna är klara. Klicka på Fortsätt. I nästa skärmbild ser du hela kundordern. Artikelnummer 27414 = Montering. Artikelnumret ska används i websesam när förskrivaren begär montering i samband med leverans av förskrivna hjälpmedel. HMC skapar arbetsordern. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 10
Under rubriken Mottagare kan telefonnummer ändras/anges, vilket uppdaterar mottagarens telefonnummer i Sesam-systemet. Hämta lev. adress från: Välj aktuell leveransadress i listan. Leveransadress: Fälten kan ändras, ange aktuella uppgifter. Det du angivet kommer på att visas på t.ex. plocklista, adressetikett och körorder. I fältet namn, då det är en person som har flera namn, ta bort onödiga namn, endast tilltalsnamn och efternamn ska vara kvar. Leveransprioritet: Du kan välja mellan Leverans med Turbil och Hämtas på Hjälpmedelscenter. Samleverans önskas: Ska inte alla hjälpmedel på kundorder levereras vid ett och samma tillfälle ska du ta bort markeringen. Önskat leveransdatum: Kan anges. Om önskat leveransdatum anges blir samleverans obligatorisk. Övrig information: Ange information som du anser vara viktig för Hjälpmedelscenter. Här får t.ex. inte anges att andra artiklar än de som finns på orderraderna ska levereras eller att någon annan ska vara betalare. Kontaktperson: Inloggad förskrivare samt dennes telefonnummer och ev. mobilnummer visas, kan ändras vid behov. Raderna på kundordern kan kopieras, klicka på länken Visa beställningsraderna formaterade för kopiering till journalsystem Orderradernas information innehåller Artikel, Benämning/Betalare, Antal samt Enhet. Orderraderna kan du kopiera och klistra in på avsedd plats i journalsystemet. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 11
Skicka iväg din order genom att klicka på Verkställ. Din kundorder är nu registrerad och har fått ett ordernummer. Under Dina uppgifter, skärmbilden Öppna kundorder kan du se alla dina öppna kundorder. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 12
Makulera kundorder. Dina uppgifter. Öppna kundorder. Klicka på aktuell kundorder. Kan kundordern makuleras visas knappen Makulera order längst upp till höger i skärmbilden. Klicka på knappen för att makulera. Har kundordern skrivits ut på plocklista eller kopplats till inköpsorder visas inte knappen Makulera order. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 13
Beställa hjälpmedel. Mottagare är en kund/kundförråd, inte en person. Klicka på Kundorder (i blå fältet till höger i skärmbilden). Nedanstående visas: Välj Vårdenhet. Välja aktuell Kund/Leveranadress. Klicka på Fortsätt och registrera kundorderrader. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 14
Sök artikel. Artikel: Hjälpmedelscenters artikelnummer i Sesam2. Lev. artikelnr: Du kan söka på del av eller hela leverantörens artikelnummer. Benämning: Du kan söka på den del av eller hela artikelbenämningen. Produktnamn: Du kan söka på en grupp av artiklar. Exempel är ASSIST, REBEL, och BOLLTÄCKE. Leverantör: Du kan välja en leverantör från listan. Artikeltyp: Du kan välja en artikeltyp från listan. Sökbegreppen benämning, leverantör, och artikeltyp kan användas tillsammans för att ge ett mer exakt resultat. Klicka på Sök. Artiklar visas. Genom att markera i Beställrutan längst till höger på artikelraden överförs en eller flera artiklar till kundorderrader. Klickar du på artikelnumret erhåller du artikelinformation där artikel kan överföras till kundorderrad via Beställ. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 15
Varukatalog. Du kan söka efter hjälpmedel enligt ISO-kodernas indelning genom att klicka på resp. ISO-kods benämning. De artiklar som är kopplade till vald 6-sifffrig ISO-kod visas. Genom att markera i Beställrutan längst till höger på artikelraden överförs en eller flera artiklar till kundorderrader. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 16
Ersättande artikel. I samband med ut- och infasning av nytt sortiment använder HMC ersättande- eller alternativ artikel. Dessa artiklar presenteras i websesam men endast då de har tillgängligt saldo i HMC:s huvudlager. HMC vill att du accepterar en likvärdig artikel men det är du som bestämmer. Vill du inte att likvärdig artikel ska överföras till kundorderraden tar du bort markeringen i de två markerade rutorna och sätter dit en markering i den tomma rutan. Se exempel ovan. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 17
Arbetsorder typ Reparation eller Annan tjänst. Utgå från skärmbilden Hjälpmedel. Klicka på aktuellt artikelnummer och välj Arbetsorder i det fönster som visas. Typ av åtgärd: Välj 1. Reparation eller 2. Annan tjänst. Hämta adress från: Välj lämplig adress som ska visas i Adressuppgift till vänster. Adressen kan vid behov redigeras. Portkod: Kan anges. Instruktioner: Kan anges. Felbeskrivning: Skriv tydligt vad det gäller. Klicka på Spara ändringarna och Verkställ. Under Dina uppgifter, skärmbilden Öppna arbetsorder kan du se alla dina icke avklarade arbetsorder. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 18
Arbetsorder typ Konsultation. Skapa arbetsorder genom att klicka Arbetsorder i den blå sektionen till höger. Patient: Ange fullständigt personnummer, inklusive sekelsiffror. Typ av åtgärd: Välj 3. Konsultation Tjänsteprodukt: Välj lämpligt område i listan. Felbeskrivning: Skriv tydligt vad ärendet handlar om. Ange aktuell problematik. Räcket inte utrymmet till kan kompletterande information skickas till HMC via post eller fax, ange då aktuellt arbetsordernummer. I förekommande fall ska också arbetsordern kompletteras med blankett som finns under Allmän info. Gäller vid sittutredning, datorutrustning, EP-larm, IR-system och vid Specialanpassning. När dessa blanketter används ska arbetsordernummer tydligt anges på blanketten. Klicka på Spara ändringarna och Verkställ. Under Dina uppgifter, skärmbilden Öppna arbetsorder kan du se alla dina icke avklarade arbetsorder. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 19
Arbetsorder typ Avvikelse/Reklamation. Om du upptäcker något fel, brist eller dröjsmål på ett hjälpmedel eller en tjänst som Hjälpmedelscenter (HMC) har levererat skall du registrera reklamation till Hjälpmedelscenter. Om det har hänt ett tillbud eller negativ händelse med ett hjälpmedel där personskada har eller kunde ha uppstått ska avvikelse registreras (avvikelse är ett samlingsbegrepp för negativa händelser och tillbud enligt SOSFS 2005:12). Vid avvikelse ska hjälpmedel skickas tillbaka till Hjälpmedelscenter, det ska vara uppmärkt med blanketten Adressblankett avvikelse/reklamation som finns i allmän info i WebSesam under rubriken 4. Blanketter. Det är viktigt att anmälan görs så snart felet upptäckts. En avvikelse där hjälpmedel har varit inblandat ska även alltid rapporteras i vårdgivarens avvikelse system enligt kommunernas/landstingets rutin för avvikelsehantering. Definitioner Avvikelse Avvikelse är ett samlingsbegrepp för negativa händelser och tillbud (SOSFS 2005:12) inom hälso- och sjukvård. Negativ händelse - Negativ händelse är en händelse som har inträffat och medfört vårdskada (SOSFS 2005:12). Anmälan om negativ händelse ska registreras i websesam oavsett hur länge vårdtagaren haft det aktuella hjälpmedlet. Hjälpmedlet ska vara utlämnat till vårdtagaren. Anmälan om negativ händelse ska registreras i websesam och enligt arbetsplatsens rutiner för avvikelsehantering. Hjälpmedelscenter ansvarar för anmälan av den inträffade händelsen till tillverkaren om inte annan överenskommelse görs med anmälaren. Tillbud - En händelse som kunde ha inneburit att Vårdtagaren skadades (SOSFS 2005:12). Anmälan om tillbud ska göras oavsett hur länge vårdtagaren haft det aktuella hjälpmedlet. Hjälpmedlet ska vara utlämnat till vårdtagaren. Anmälan om tillbud ska registreras i WebSesam och enligt arbetsplatsens rutiner för avvikelsehantering. Hjälpmedelscenter ansvarar för anmälan av den inträffade händelsen till tillverkaren om inte annan överenskommelse görs med anmälaren. Om fel eller brist upptäcks i samband med leverans till kundens förråd eller vid utlämning till patient ska anmälan om reklamation göras, se nedan. Reklamation - Reklamation är när du som kund påpekar dröjsmål, fel eller brist i exempelvis en vara eller tjänst. (Konsumentverket). Reklamation ska registreras i WebSesam om felet upptäcks inom 3 månader efter att hjälpmedlet lämnats till vårdtagaren. Hjälpmedelscenter bevakar alltid om reklamationen ska återföras tillverkaren/återförsäljaren och om det finns garanti kvar på hjälpmedlet. Kategori - Ange vad du vill framföra synpunkter på. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 20
Delprocess - Ange var i processen felet/bristen uppstod. Sannolikhet - Ange sannolikhet för upprepande. Bild hämtad från Risk och händelseanalys, andra reviderade upplagan Allvarlighetsgrad - Ange konsekvensen för vårdtagaren. Bild hämtad från Risk och händelseanalys, andra reviderade upplagan Riskvärde - Räknas ut automatiskt utifrån inmatade uppgifter om sannolikhet och allvarlighetsgrad Bild hämtad från Risk och händelseanalys, andra reviderade upplagan Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 21
Så här registrerar du Avvikelse/Reklamation i WebSesam: Det finns flera olika sätt att registrera en avvikelse/reklamation på i WebSesam. Avvikelse/reklamation där hjälpmedlet är registrerar på mottagaren/vårdtagaren Avvikelse/reklamation där hjälpmedlet inte är registrerat på mottagaren/vårdtagaren Avvikelse/reklamation kopplat till arbetsorder Avvikelse/Reklamation, artikel på följesedel. Avvikelse/Reklamation, artikel på hämtorder. Avvikelse/reklamation där hjälpmedlet är registrerat på mottagaren/vårdtagaren. Avvikelse/reklamation registreras i någon av skärmbilderna Hjälpmedel eller Individkort. I skärmbilden Hjälpmedel finns länken i rutan då man klickar på artikelnummer. I skärmbilden Individkort finns länken till höger om BMB. Man kan registrera avvikelse/reklamation för alla hjälpmedel som finns registrerade på mottagaren/vårdtagaren. Markera om händelsen är: Negativ händelse, Tillbud eller Reklamation Kategori: Välj i listan Delprocess: Välj i listan Sannolikhet: Välj i listan Allvarlighetsgrad: Välj i listan Riskvärde: Visas automatiskt (utifrån inmatade uppgifter om sannolikhet och allvarlighetsgrad) Datum: Ange datum för när händelsen inträffade. Tid: Ange tidpunkt för när händelsen inträffade. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 22
Det finns tre textfält för att beskriva: Var inträffade händelsen. Ange platsen där det inträffade, t ex i hemmet, på boendet, på promenad... (255 tecken kan anges). Vad inträffade/beskriv händelsen. Beskriv så detaljerat som möjligt. Vad hände, hur gick det till, vårdtagarens vikt och längd, skadade sig vårdtagaren, gick något sönder, o s v. (512 tecken kan anges). Önskad åtgärd. Ange om hjälpmedlet skickas till HMC för åtgärd samt ska tillbaka till mottagaren, om du förskrivit ett nytt hjälpmedel till vårdtagaren mm. (512 tecken kan anges). När du Verkställt visas en kvittensbild men texten Din avvikelse/reklamation är nu registrerad samt vilket nummer avvikelsen/reklamationen har. Använd aktuell blankett ( Adressblankett Avvikelse/reklamation ) som ska bifogas väl fastsatt på hjälpmedlet då det skickas till Hjälpmedelscenter. Se Allmän info under rubriken 4. Blanketter. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 23
Avvikelse/reklamation där hjälpmedlet inte är registrerat på mottagaren/vårdtagaren. OBS! Endast vid dessa tillfällen används denna variant! Klicka på Dina uppgifter och på länken Registrera avvikelse/reklamation. Exempel: En fristående toaförhöjning är inte registrerad på vårdtagaren. Ange mottagare (personnummer). Välj aktuell Tjänsteprodukt i listan. Fyll i övriga aktuella uppgifter. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 24
Avvikelse/Reklamation kopplad till arbetsorder. Det finns olika vägar att gå: Via skärmbilden Dina uppgifter och Öppna arbetsorder eller Sök arbetsorder. Sök fram aktuell arbetsorder. Klicka på länken Avvikelse/Reklamation. Via skämbilden Hjälpmedel. Sök fram aktuell mottagare och klicka på länken Registrerade ao. Klicka på aktuell arbetsorder. Klicka på länken Avvikelse/Reklamation. Via skärmbilden Individkort. Ange aktuellt individnummer, välj Registrerade ao. Klicka på aktuell arbetsorder. Klicka på länken Avvikelse/Reklamation. Klickar man på länken Avvikelse/Reklamation som finns på arbetsordern erhålls skärmbilden nedan. Fyll i aktuella uppgifter. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 25
Avvikelse/Reklamation, artikel på följesedel. Dina uppgifter. Sök levererade kundorder, ange följesedelsnummer, klicka på aktuellt artikelnummer, välj Avvikelse/Reklamation. Avvikelse/Reklamation, artikel på hämtorder. Dina uppgifter. Sök hämtorder, ange aktuellt hämtordernummer, klicka på aktuellt artikelnummer, välj Avvikelse/Reklamation. Ärendehantering När HMC mottagit en avvikelse/reklamation hanteras den enligt fastlagda rutiner. Vid behov kontaktas anmälaren, leverantör, Läkemedelsverket och IVO. När ärendet är avslutat skickas svar till anmälaren i websesam. Hur kan jag följa en Avvikelse/Reklamation När du har skapat en Avvikelse/Reklamation kan du följa den på samma sätt som en vanlig arbetsorder i websesam via länkarna under Dina uppgifter - sök Avvikelse/Reklamation. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 26
BMB Byte Mottagare och/eller Betalare Funktionen används för att överföra individmärkta hjälpmedel (hyreshjälpmedel) till en annan mottagare, till en annan mottagare och betalare eller till en ny betalare. Rekommenderas att du utgår från Individkort. Ange individnumret och klicka på Sök. Klicka på länken BMB. Fyll i uppgifter enligt exemplet ovan. Ny mottagare: Ny mottagare kan anges. Meddelande: Meddelande till den som ska utföra kvittens kan skrivas. Betalare: Ny betalare kan anges. Via Sök kan betalare sökas fram. BMB-datum: Datum för när bytet ska ske kan anges. Markera i rutan på radnivå för det hjälpmedel som ska omfattas av denna BMB. Klicka på Spara ändringarna. Uppgifter visas avseende ny förskrivare/beställare, ny mottagare och ny betalare beroende på de val du gjort. Klicka på Verkställ. Den person som är ansvarig hos den nya betalaren kommer att få ett meddelande om att det finns en BMB att kvittera. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 27
Kvittera BMB. Meddelande om att det finns BMB att kvittera visas på första sidan i websesam. Klickar du på datumet ovan samt datumet i nästa skärmbild erhålls Kvittera BMB. Skärmbilden innehåller tre olika funktioner beroende på vilket scenario det gäller. Klicka på datum så erhålls ny skärmbild. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 28
I fältet ny förskrivare kan du vid behov ange en förskrivare inom din verksamhet. Är du knuten till flera kunder kan du välja någon av dessa i fältet Kund/leveransadress. Vald kund blir betalare. Markera om du inte godkänner övertagandet genom att klicka i ringen Nej. Om du inte godkänner BMB-ordern kan du skriva meddelande till den som skickat BMB-ordern till dig. Klicka därefter på Verkställ. Klicka på Avbryt om du vill gå tillbaks till föregående bild utan att uppdatera några uppgifter. Då du inte godkänt BMB-orden får den som skapade den ett meddelande om ej godkänt byte. Personen måste kontrollera vilket individnummer det gäller och tar bort ärendet och återfår betalningsansvaret. Vid behov skapar personen en ny BMB. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 29
Hämtorder. Hämtorder skapas via skärmbilden Hjälpmedel. När mottagarens hjälpmedel visas i skärmbilden, klicka på Hämtorder. Visas inget i skärmbilden Hämtorder innebär det att alla hjälpmedel finns registrerade på tidigare registrerad Hämtorder. Hämta adress från: Välj lämplig adress i listan. Vald adress kan redigeras. Ange uppgifter i fälten Telefon, Mobiltelefon, Portkod och Instruktioner samt i Hämtorderinformation då så är aktuellt. OBS! Välj aktuell orsak i listan. Markera de hjälpmedel som ska hämtas. Klicka på Verkställ. Ny skärmbild visas, visar den hämtorder som är skapad. Registrerade Hämtorder visas under Dina uppgifter, Sök hämtorder. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 30
E-faktura. Välj Betalare i listan. Välj typ: Försäljning. Fakturor från Sesam 2 innehåller alla icke individmärkta hjälpmedel. Avtal. Fakturor från Sesam 2 innehåller endast individnummer-märkta hjälpmedel. Service. Samlingsfaktura. Används inte. Välj Hämta fakturor från: Sesam 2 = fakturor skapade fr. o m 2011-03-01. Sesam Classic = fakturor skapade t o m 2011-02-28. Används inte. För att begränsa sökningen, kan du ange en eller flera inledande siffror i faktura- eller kundordernumret. Du kan begränsa sökningen genom att ange fr. o m- och t o m-datum eller söka fakturor för en viss förskrivare/beställare eller för en specifik individ. OBS! Du får alltid se hela fakturor med samtliga rader även om du i selekteringen angivit en viss förskrivare eller individ. Att ange en viss förskrivare eller individ vid selekteringen innebär att du får se fakturor där dessa ingår. Klicka därefter på Visa fakturor. De fakturor som stämmer mot dina sökkriterier listas på skärmen med uppgifter om fakturanummer, fakturadatum, betalare, antal rader och fakturabelopp. Välj vilken faktura du vill se fler uppgifter om och klicka på knappen för önskat format Web eller Excel. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 31
Dina uppgifter. Öppna kundorder: De kundorder som inte är avklarade visas. Här kan du makulera din kundorder. Se nästa sida. Öppna arbetsorder: De arbetsorder som inte är avklarade visas. Sök kundorder: Sökning kan ske på kundorder. Sök arbetsorder: Sökning kan ske på arbetsorder. Sök avvikelse/reklamation: Sök hämtorder: Sökning kan ske på hämtorder. Sök levererade kundorder: Sökning kan ske på levererade kundorder. Rekvirerat per förskrivare: Statistik för senaste 12 månaderna kan tas fram. Mallar e-faktura: Mallar för e-faktura kan skapas. Accessrättigheter: Visar de kommunkoder du är kopplad till och har därmed fri åtkomst till de personer som är mantalsskrivna i den/de kommunerna. Registrera avvikelse/reklamation: Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 32
CFR Sökning i Centrala folkbokföringsregistret. Namn: Ange efternamn eller del av efternamn samt ange tilltalsnamn eller del av tilltalsnamnet. Personnummer: Ange den del av personnumret du känner till. (t ex 1943) Kön: Välj i listan. Gatuadress: Ange gatuadress eller del av gatuadress. Postnummer: Ange postnummer eller del av postnummer. Postort: Ange postort eller del av postort. Klicka på Sök så erhålls resultatet enligt selektering. Klicka på aktuellt personnummer. Ny skärmbild visas, finns då länken Hjälpmedel har personen hjälpmedel kopplade till sig, klicka på länken så kommer du till skärmbilden Hjälpmedel. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 33
Allmän info. Under Allmän info finns ett antal dokument under respektive rubrik. Bl. a finns där ett antal 3. Underlag för orderregistrering. Dessa kan underlätta vid registrering av kundorder. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 34
Mallar e-faktura. I skärmbilden Dina uppgifter finns Mallar efaktura. Klicka på Mallar efaktura. De standardmallar som finns visas. Tillverka en ny mall för e-faktura. Klicka på knappen Ny mall. Ge mallen en passande benämning. Välj därefter vilken fakturatyp mallen ska gälla för, försäljning avtal eller service. Samlingsfaktura använder vi inte. Klicka på Verkställ. Ny skärmbild visas. Se nästa sida. Aktiv. I rutorna väljer du bort de kolumner du inte vill ha med mallen. Sortering kolumn. Ange i vilken ordning valda kolumner ska presenteras. Gäller kolumnerna Kund, Förskrivare, Mottagare, Kundorder och Individ. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 35
Kolumnerna Baskod och Avvikande baskod används inte i Blekinge. Sortering data. Ange i vilken ordning data i kolumnerna ska visas. När du är klar med dina val, klicka på Verkställ. Nu finns mallen i listan. Mallen kan ändras, klicka på mallens namn. Mallen kan tas bort, markera i rutan efter mallens namn och klicka på knappen Ta bort Mall. Mallen kan kopieras till annan websesam-användare. Markera i rutan för den mall som ska kopieras. Klicka på knappen Kopiera mall. I fältet Kopiera mall till användare (användar-id) anges den användarens id som ska erhålla mallen. Vet du inte personens användar-id, kontakta personen eller HMC:s kundtjänst, tfn 0455 73 6335. Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 36
Nu har du gått igenom utbildningen. Blankett för ansökan som förskrivare samt tillgång till WebSesam finns på: http://ltblekinge.se/for-vardgivare/hjalpmedelscenter/utbildningar2/ Är du inte förskrivare men ska ha åtkomst till WebSesam används blankett som finns på webbsidan ovan. Lycka till! Egenutbildning websesam 2017 Version: 2016-12-14 Sida 37