ANVISNINGAR OCH MALL FÖR RISKANALYS 2017 Dnr V 2016/705 Utbildningsvetenskapliga fakulteten DATUM: 2016-10-26 BESLUTAD AV: Åke Ingerman, ordförande, Utbildningsvetenskapliga fakultetsstyrelsen <ake.ingerman@gu.se> KONTAKTPERSON: Mats d Hermansson, kanslichef, Utbildningsvetenskapliga fakultetskansliet <mats.hermansson@gu.se>
RISKANALYS Bakgrund Bakgrund Förordningen om intern styrning och kontroll (SFS 2007:603) innebär att Göteborgs universitet, tillsammans med Sveriges övriga största myndigheter måste upprätta en riskanalys, vidta kontrollåtgärder samt systematiskt och regelbundet följa upp och dokumentera arbetet med intern styrning och kontroll. Intern styrning och kontroll utgör ett verktyg för att bidra till välavvägda prioriteringar, att verksamheten bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, att lagar, förordningar och andra regler efterlevs samt att en tillförlitlig redovisning och en rättvisande rapportering av verksamheten sker. Universitetets arbete med intern styrning och kontroll utgår från universitetsstyrelsen och granskas fortlöpande av Riksrevisionen och av universitetets internrevision. Arbetet regleras internt av Handlingsplan för Göteborg universitets arbete rörande intern styrning och kontroll (dnr A11 3742/07). Riskanalysarbetet, som del av arbetet med intern styrning och kontroll, har till ändamål att identifiera och bedöma de risker som utgör ett reellt hot mot Göteborgs universitets vision och mål. Riskanalysen ska beakta såväl externa och interna faktorer vilka på olika sätt kan äventyra verksamhetens legitimitet och fortsatta utveckling. Göteborgs universitet har under en rad år strukturerat riskanalysarbetet genom att samtliga fakulteter genomför riskanalyser av kärnverksamheterna utbildning, forskning och samverkan. Därutöver genomför den gemensamma förvaltningen och UB riskanalys av administrativa nyckelprocesser. Utifrån inkomna riskanalyser utarbetar universitetsledningen ett förslag till universitetsgemensam riskanalys för nästkommande år. Denna fastställs av styrelsen i december. Respektive organisation bestämmer de interna formerna för hur den egna riskanalysen tas fram och beslutas. Riskanalysarbetet 2017 För att tydliggöra riskanalysarbetets verksamhetsutvecklande roll, och för att integrera olika styrnings- och uppföljningsprocesser vid universitetet, så är arbetet kopplat till Vision 2020 med tillhörande arbete med handlings- och verksamhetsplaner. Utifrån de mål och strategier som organisationen anger i handlings- och verksamhetsplan ska de viktiga riskerna anges i bifogad mall. Under rubriken Övrigt är det möjligt att ange andra typer av risker som organisationen särskilt vill lyfta fram. Det kan till exempel gälla risker inom administrativa processer eller andra risker som inte naturligt kan inordnas under mallens rubriksättning. För att riskanalysarbetet ska utgöra ett verktyg för prioriteringar är det centralt att antalet risker är begränsat till ett fåtal under respektive rubrik. När riskerna har identifierats ska sannolikhet och konsekvens bedömas på skalan 1-4 där 1 är låg sannolikhet/konsekvens och 4 är högsta sannolikhet/konsekvens. Siffrorna för sannolikhet och konsekvens multipliceras med varandra och utgör riskvärdet (maxvärde 16). Under rubriken Riskhantering hänvisas till vilken typ av angreppssätt (enligt lista nedan) man avser att hantera risken på. Observera att det för stora organisationer som i hög grad är styrda av externa faktorer inte alltid är effektivt eller ändamålsenligt att helt eliminera en risk. 2 (10)
1. Riskeliminering undvik risken genom att inte börja med eller fortsätta med de aktiviteter som ger upphov till risken 2. Riskreducering begränsa risken genom förebyggande och begränsande åtgärder så att sannolikheten för att risken ska inträffar minskar och att konsekvenserna om risken inträffar också reduceras. 3. Riskdelning risken överförs/delas exempelvis genom försäkring eller annat avtal 4. Riskacceptans behåll risken utan att vidta någon ytterligare åtgärd. Riskens påverkan kan till exempel vara minimal, åtgärderna för kostsamma eller risken beroende på externa faktorer/förutsättningar. Även accepterade risker måste fortlöpande bevakas. Uppföljning av riskanalysen 2016 Varje fakultet/motsvarande ansvar för kontinuerlig uppföljning av riskanalysen. Instruktioner för hur uppföljningen av riskanalysen 2016 ska återrapporteras ingår i anvisningarna för den samlade årsuppföljningen som skickas ut 21 oktober. Slutligen ska anges med vilka åtgärder man avser att hantera risken samt vem som är ansvarig. Vad gäller åtgärder bör eftersträvas att de är uppföljningsbara, något som underlättar kommande års uppföljning. Vid eventuella frågor kontakta Johan Johansson på Universitetsledningens stab, e-post: Johan.johansson@gu.se telefon: 031-786 63 92. Ifylld riskanalys ska skickas i Word-format till johan.johansson@gu.se med kopia till registrator@gu.se senast den 28 oktober 2016. Ange Riskanalys 2017 i ämnesraden. 3 (10)
FORSKNING SOM PÅVERKAR Kortfattad beskrivning av risken med koppling till HP/VP Den interna styrningen av forskningen inom fakultetsområdet är inte tillräckligt kvalitetsdrivande. Forskningsverksamheten är i hög grad beroende av en extern forskningsfinansiär vilket är sårbart och osäkert. Sanno -likhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden 2 3 6 2 Förbyggande åtgärder för att utveckla forskningens kvalitet. Till exempel: o Övergången till ny fördelningsmodell av fakultetsresurser ska analyseras vidare, särskilt dess kvalitetsdrivande kapacitet och incitamentsstruktur. o Bevaka konsekvenser av och genom dialog och ekonomiskt stöd bidra till omformning av forskningsmiljöer relaterat till generationsväxling och förändrad långsiktig finansiering. o Aktivt uppmuntra och stödja forskningsansökningar i internationella nätverk. 3 3 9 2 Initiera åtgärder för att bredda forskningsfinansiering, lokalt, nationellt och internationellt. Till exempel genom: o Fortsatt strategiskt arbete med att organisera forskningsinfrastruktur på fakultets- och institutionsnivå. 4 (10)
Fakultetsområdet är inte tillräckligt bra i sin rekrytering för utbildningsanknuten forskning på internationell nivå. o Ge administrativt stöd och bidra till ekonomiska förutsättningar för arbete med EU-ansökningar. o Aktivt medverka i försöksverksamhet där syftet är att pröva och utveckla modeller för samverkan om praktiknära forskning mellan skolhuvudmän och lärosäten. o Stärka samverkan i forskningsuppdrag genom arbete i det nyinrättade Lärarutbildningens samverkansråd. o Ta initiativ till lokal och nationell dialog och diskussion kring förutsättningarna för utbildningsvetenskaplig forskning, ekonomiskt såväl som strukturellt. 3 3 9 2 Administrativt stödja institutionerna i att rekrytera och anställa internationellt. Stödja institutionerna i att främja medarbetares meritering och kompetensutveckling av betydelse för den vetenskapliga verksamheten, individuellt såväl som för miljöer, till exempel genom medarbetarsamtal och uppföljning av prioriteringar. 5 (10)
UTBILDNING SOM FÖRNYAR Kortfattad beskrivning av risken med koppling till HP/VP Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Fakultetens utbildningar lyckas inte i tillräckligt hög grad kopplas till ledande forskningsmiljöer kompletta akademiska miljöer. Fakulteten lyckas inte skapa ett tillräckligt välfungerande fakultetsgemensamt kvalitetssäkrings- och kvalitetsutvecklingssystem i enlighet med GU:s gemensamma kvalitetssystem och i dialog med institutionerna. 2 4 8 2 Implementera programsamarbete med medansvariga fakulteter inom fakultetens olika lärarprogram. Följa upp forskningsmiljöernas och forskares medverkan i alla utbildningar som fakulteten ansvarar för. Identifiera externa samverkansaktörer för fakultetens utbildningar. 3 4 12 2 Fortsatt aktivt och tillsammans med institutionerna kartlägga och analysera söktryck och avhopp samt genomföra relevanta åtgärder. Fortsätta genomlysningen av utbildningarnas centrala styrdokument. Implementera universitetets policy för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling. Planera för och påbörja kvalitetsutvärdering av fakultetens utbildningar samt genomföra relevanta åtgärder. Dekan/prodekan/ prefekter Dekan/prodekan/ prefekter 6 (10)
Fakulteten lyckas inte implementera den nya organisationen för lärarutbildning på ett ändamålsenligt sätt. 3 4 12 2 Aktivt medverka i olika universitetsgemensamma organ. Systematisk dialog inom universitetet och kommunikation med berörda medarbetare. Arbete enligt en tydlig processplan. Riskspridning ekonomiskt och ansvarsmässigt. Fakultetsledning/ institutionsledningar. Spetsutbildning på forskarnivå Fakulteten lyckas inte uppnå mångfald och jämställdhet samt ökad internationalisering vid rekrytering av doktorander. 3 2 6 2 Identifiera lyckade rekryteringar vid andra lärosäten. Utreda möjligheter för doktorander från partneruniversitet inom Erasmusprogram att ta del av fakultetens kursutbud. Dekan/ vicedekan /prefekter Samverkan med kommuner är inte tillräckligt god vilket begränsar möjligheten att rekrytera till forskarutbildningen. 3 3 9 2 Utreda möjligheter till ökad samverkan med externa aktörer för samfinansiering vid antagning till utbildning på forskarnivå. Dekan/ vicedekan/prefekter 7 (10)
ARBETSMILJÖ SOM INSPIRERAR Kortfattad beskrivning av risken med koppling till HP/VP Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden Risk kan finnas att medarbetare har en för hög arbetsintensitet och arbetsbelastning under hela eller delar av året. Arbetet med likabehandling, jämställhet och mångfaldsfrågor är inte tillräckligt beaktat vid rekrytering. Ledningsstrukturen och medarbetarskap vid fakulteten är inte tillräckligt utvecklad vilket medför hög arbetsbelastning på prefekter och chefer 3 3 9 2 Stötta institutionernas arbete med att tillvarata nya medarbetares kompetens och integrera dem i befintliga miljöer. I samarbete med institutionerna genomföra lokala undersökningar av arbetsmiljön och initiera relevanta åtgärder. 3 3 9 2 Genomlysning av rekryteringsprocessen utifrån ett likabehandlings- och mångfaldsperspektiv 4 3 12 2 Kompetensutveckling för prefekter/motsvarande om chefskap/medarbetarskap och ledningsstruktur. Externt stöd. /motsvarande Dekaner/prefekter /motsvarande /motsvarande 8 (10)
Det finns inte tillräckligt med ändamålsenliga lokaler i ljuset av fakultetens kraftigt utökade lärarutbildningsuppdrag. Med anledning av lärarutbildningens omorganisation (NOL) utökas fakultetskansliet HT16 med medarbetare från LUN:s kansli vilket medför att antal medarbetare vid kansliet mer än fördubblas. Detta innebär ökat behov av arbetsledning och en risk för anpassningssvårigheter för befintlig och tillkommande medarbetare, bland annat med anledning av att ett antal universitetsövergripande frågor avseende NOL ännu inte är utredda. 4 4 16 2 Säkerställa att det finns ändamålsenliga lokaler både för studenter och personal inför kursstart 2017 bland annat genom tydligt samarbete och direktiv till fakultetens Lokalkommitté. Gå vidare med fakultetens lokalutvecklingsprojekt. 4 3 12 2 Genomlysning av arbetsfördelning mellan Enheten för utredning och lärarutbildning vid GF och fakultetskansliet. Genomlysning av arbetsfördelning mellan institutioner och fakultetskansliet. Åtgärder för att organisera kansliet och kansliets arbete utifrån de nya förutsättningarna. Översyn över fakultetens samlade studievägledning. Åtgärder för att skapa ett fortsatt gott samverkansklimat mellan kansliets medarbetare. /motsvarande Kanslichef/ administrativa chefer 9 (10)
ÖVRIGT Kortfattad beskrivning av risken med koppling till HP/VP Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Riskhantering Åtgärd Ansvarig för att genomföra åtgärden 10 (10)