1 Handledning och minneslista för tävlingsadministration med OLA 5 Version: 2017-09-19 Författare: Ingemar Gillgren Grundas på egna erfarenheter och tester samt några avsnitt från andra författare. Aktuell version av handledningen avser OLA 5.3.0-23 och delvis 5.4.0-10 samt 5.4.1-1. Sökvägar och lite annat uppdaterade februari mars 2017. (Tidigare historik: OLA-version vid handledningens ursprungliga upprättande 2012: 5.0.0-26. Delvis reviderad med version 5.1.9-1 som bas). Handledningen är ett försök att i någorlunda kronologisk ordning beskriva stegen i förberedelse och genomförande av tävling med hjälp av OLA. Den är ojämn i detaljeringsgrad. I många fall får du prova dig fram själv med hjälp av den hjälp som finns i OLA, i andra fall finns mer detaljerade beskrivningar. Vissa specialiserade avsnitt beskrivs inte alls - detta gäller främst speakerstödet. Handledningens ursprung är min egen minneslista, vilket förklarar att den t ex innehåller delar som inte har specifikt med OLA att göra. Innehåll Få Hjälp med OLA m m... 3 Eventors testversion... 3 Ladda ner OLA... 3 Installation... 4 OLA Klient... 4 Användargränssnittet... 4 Utskriftsfunktionalitet... 5 Säkerhetskopiera ofta... 5 Databashanterare... 5 Hur man definierar en ny tävling... 6 MSDE/ SQL Server och MySQL... 6 Inbyggd databas... 6 Eventor... 6 Före tävlingen: Före anmälningar... 8 Före tävlingen: Från och med anmälningar... 9 Registrera anmälningsavgifter... 9 Anmälningar... 10 Tävlingsdagens morgon... 14 Under tävlingen... 16 Efter tävlingen... 16 Bilaga: Provlöpare... 18
2 Bilaga: Gafflade banor... 19 Bilaga: Inställningar för COM-portar... 20 Bilaga: Radiokontroller och Speakerhjälpmedel... 21 Bilaga: Diverse noteringar... 23 Borttag av Anmälningsklass... 23 Löpare som fått Anmälningsklass vilken inte finns i tävlingen... 23 Glömt att startstämpla... 23 Bilaga: Tillämpade Utskriftsinställningar... 24 Bilaga Direktanmälan... 26 Bilaga Arbeta i nätverk... 28 Server... 28 Klienter... 28
3 Få Hjälp med OLA m m Den i programmet inbyggda hjälpen: Hjälp i menyn. Den är ett bra stöd, framför allt när det gäller att förstå begrepp och verktyg i programmet, men inte alltid helt uppdaterad till senaste version. Av SOFT utgivna handledningar för OLA hittar du här: http://www.svenskorientering.se/arrangera/tavlings-administration/olatidtagnings-program/ Under 2015 har där tillkommit ett dokument som ser ut att kunna vara till god hjälp. Det heter FAQguide OLA och finns på http://www.svenskorientering.se/globalassets/svenskaorienteringsforbundet/arrangera/tavlingsadministration/20150925_faq-guide_ola.pdf En liknande FAQ-tjänst finns på https://eventor.orientering.se/faq?faqcategoryid=16 Forum för OLA i Eventor: http://eventor.orientering.se/forum/category/4 Guide för att Administrera tävling i Eventor: http://eventor.orientering.se/documents/guide_eventor_- _Lagga_till_och_administrera_en_tavling.pdf Rankinglistor: http://eventor.orientering.se/ranking/list/filterlists Tävlingsregler och anvisningar: http://www.svenskorientering.se/arrangera/tavlingsreglerochanvisningar/ Manualer för SportIdent-utrustning: http://www.sportident.se/orientering.aspx Eventors testversion Du kan prova hur OLA och Eventor fungerar tillsammans genom att köra i Eventor Test. Logga in på http://testeventor.orientering.se/. Eventor Test använder samma kontroll- och behörighetssystem som den skarpa Eventor. För att komma runt problem med datumbegränsningar och att någon på förbundsnivå måste godkänna tävlingsansökan ska du registrera dina testtävlingar som klubbtävlingar. För att kunna kommunicera mellan OLA och Eventor ska filen ola.properties i din dator innehålla följande rad: eventorurl=http\://testeventor.orientering.se/api. (På min dator låg filen i C:\ProgramData\OLA5, men det kan nog variera beroende på Windowsversion. Redigera filen med programmet Anteckningar. Notera: I en helt ny OLA-installation finns inte denna fil, men den skapas med automatik när du t ex definierar en ny tävling). Du måste ha behörighet att administrera tävlingar i din förening. Ladda ner OLA Logga in i Eventor Under rubriken Administration - Arrangemang finns Hämta OLA Klicka på länken till den fil du vill hämta (t ex OLA 5.3.0-23 installationsfil) Ladda hem och lägg filen (*.msi) någonstans på din hårddisk.
4 Installation Dubbelklicka på den aktuella msi-filen. Det enda valet under installationsproceduren är i vilken mapp filerna ska läggas (t ex C:\ Program Files(x86)\ OLA5.3). Viktigt: Att alla datorer i en viss tävling har samma version av OLA installerad. Två program OLA Klient Huvudprogrammet OLA Server Används på serverdatorn när man jobbar i nätverk samt till Säkerhetskopiering och Återställning av databasen (beroende på vilken databashanterare som används) OLA Klient Användargränssnittet Navigatorn Med verktyget eller menyvalet Visa Navigatorn kan du visa respektive dölja navigatorn. Med menyvalet Visa Navigatorn kan du också bestämma om navigatorn ska var inställd på Kronologisk eller Roller. Beskrivning i detta dokument utgår från inställningen Kronologisk. Dolda menyval I vissa lägen kan en del menyval vara dolda, vilket markeras med >>>: Du kan ta fram dem genom att klicka på >>> och välja Visa dolda menyval. Återställ med högerklick och Återställ menyval. Teckensnitt och färger Inställningar Font Inställningar Färger
5 Utskriftsfunktionalitet Principen är att varje dialog (med något undantag) sparar sina egna utskriftsinställningar. Om det krånglar med att ställa in rätt skrivare, prova med att stänga OLA, välja den aktuella skrivaren som standardskrivare i Windows, starta OLA igen och göra inställningarna. Dialogerna i OLA har alternativ för utskrift eller export (alla eller vissa av följande beroende på vilken dialog det gäller). Om du vill göra egna sammanställningar använder du lämpligen Kopiera till kopieringsminnet och klistrar sedan in detta i Excel. Säkerhetskopiera ofta Rekommenderar att du säkerhetskopierar databasen mellan varje steg i uppbyggnaden av en tävling. Om du upptäcker att du har gjort något fel är det ofta enklast att återgå till en tidigare version och göra om därifrån. Databashanterare Menyval Inställningar Databasinställningar. Tre varianter: Inbyggd: Enklast att använda. Ingen annan installation av databashanterare behövs. Backup och Återställning i OLA Server fungerar. Varje tävling blir en separat databas. Har eventuellt begränsningar när det gäller tävlingar som består av flera etapper. Kan inte användas om man vill köra programmet Emma för liveresultat på nätet. MSDE/ SQL Server: Måste installeras separat. Var den ursprungliga databashanteraren för OLA, men kommer att avvecklas från OLA. Använd den alltså inte! MySQL: Måste installeras separat. Programmet Emma för liveresultat på nätet utvecklas mot denna. Rekommenderas i de fall som den inbyggda databashanteraren inte räcker till. Säkerhetskopiera och Återställa i OLA Server fungerar enbart med den inbyggda databasen, varför du måste köra MySQLverktygen för dessa funktioner. Separata dokument har upprättats om installation av MySQL databashanterare och administrationsprogram. SOFT har ett dokument som handlar mycket om detta på http://www.orientering.se/imagevaultfiles/id_33947/cf_78/20110601_ola_installationsguide_mys QL.PDF. Dock har det några år på nacken och vissa saker kan ha ändrats om du kör en annan version av MySQL:
6 Hur man definierar en ny tävling Beror på vilken databashanterare man använder och om man hämtar tävlingsuppgifter från Eventor eller inte. MSDE/ SQL Server och MySQL Skapa databasen med verktyget Skapa en ny databas eller menyvalet Arkiv Ny databas (om det inte redan finns en databas som ska användas) Öppna Databasen: Arkiv Öppna databas Importera föreningsregister och personregister: Arkiv Importera XML-fil (Om tävlingen i nästa steg hämtas från Eventor kan detta steg göras samtidigt) Skapa tävlingen: Arkiv Ny tävling Inbyggd databas Skapa tävlingen: Arkiv Ny tävling Importera föreningsregister och personregister: Arkiv Importera XML-fil (Om tävlingen i föregående steg hämtats från Eventor kan detta steg göras samtidigt) Eventor För alla väsentliga tävlingar gäller att de ska skapas i Eventor och att man där är noggrann med att definiera tävlingens klasser och avgifter. I och med att klasserna definierats i Eventor fungerar det sedan smärtfritt med återrapporteringen av resultaten. Se den särskilda handledningen Lägga till och administrera en tävling som finns i Eventor.. För att Eventor och OLA ska fungera tillsammans måste alla klasser definieras i Eventor. Du kan då alltså inte lägga till en anmälningsklass direkt i OLA. Om det finns klasser som ska ingå i tävlingen, men som man inte ska kunna anmäla sig till via Eventor, så kan du göra den inställningen på följande sätt: Här visas skapandet av ny tävling med import från Eventor:
7
8 Komplettera/ ändra uppgifter i ovanstående dialog och spara. OBS! Klicka på [Etapp 1]. I den därpå följande dialogen ställer du in tävlingens nolltid. Ställ in den så att du har gott om tid att testa systemet före tävlingens start, men inte så tidigt att tävlingen fortfarande kan pågå 12 timmar efter nolltiden. När du skapar en lokal tävling (ej import från Eventor) kommer du direkt till dialogen Ändra tävlingsparametrar och fyller i den på motsvarande sätt. Före tävlingen: Före anmälningar Registrera anmälningsklasser. (Före tävling/ Klasser/ Registrera anmälningsklasser) Ta även ställning till egenskaperna bl a, antal vakansplatser, max antal deltagare samt nedflyttningsklasser och klassdelningsmetod. Notering: Om du importerat tävlingen från Eventor så finns anmälningsklasserna med- du behöver då bara se över egenskaperna. Om du gör detta steg manuellt, så flyttar du klasser från den vänstra sidan i dialogen (Tillgängliga basklasser) till den högra sidan (Anmälningsklasser för aktuell tävling). Du kan även skapa egna klasser (med verktyget +), men kom då ihåg att de inte har någon motsvarighet i Eventor.
9 Se till så att Ingen tidsredovisning är markerat för klassen Inskolning! Registrera kontroller, banor och radiokontroller (Före tävling/ Kontroller och Banor/ Registrera kontroller, Registrera banor samt Registrera radiokontroller). För att man skall kunna registrera radiokontroller måste dessa vara upplagda som mellantidskontroller. Gäller även förvarning. Alla steg i fråga om radiokontroller måste vara utförda för att speakerstödet ska fungera! Alla stämplingskoder som förekommer på målenheterna måste registreras för målet om målenheterna ska vara online-kontroller. Exempel: tävlingen använder två målenheter vilka SIprogrammeras med koderna 5 respektive 6. I OLA kan målet ges vilken kodsiffra som helst (förslagsvis 5 i det här fallet), men både 5 och 6 måste registreras som stämplingskoder. I stället för att registrera kontroller och banor manuellt kan man importera dem. (Före tävling/ Kontroller och Banor/ Importera kontroller och banor). Ocad version 10 (möjligen också 9) kan exportera xml-filer som är kompatibla med OLA 5. Med importen får du då alla banor med tillhörande kontroller och behöver endast registrera sådan som har med radiokontroller att göra. Se också över stämplingskoderna för starter och mål. Notering: Om äldre versioner av Ocad har använts, kan du inte få filer som direkt går att importera till OLA 5. Dock kan du få textfiler, som du med lite fixande i Excel kan skapa bra registreringsunderlag ifrån. Koppla banor till klasser (Före tävling/ Klasser/ Knyt banor till klasser). Även detta kan finnas med i export från Ocad annars får du registrera manuellt. Knyt radiokontroller till klasser (Före tävling/ Klasser/ Knyt radiokontroller till klasser) Även detta steg är nödvändigt för att speakerstödet ska fungera. Här finns också möjlighet att registrera beräknad tid till respektive radiokontroll. Förbered och testa i god tid allt du kan av det fortsatta förfarandet till och med det som står under Tävlingsdagens morgon, så att du är väl förberedd när det blir större brådska. Före tävlingen: Från och med anmälningar Registrera anmälningsavgifter Generella uppgifter/ Basklassregister/ Registrera anmälningsavgifter. Bakgrund: När du först har installerat OLA ser det ut så här bland anmälningsavgifterna:
10 Efter import från Eventor: Du har ju registrerat de avgifter som ska gälla i Eventor (t ex Ordinarie anmälningsavgift vuxen = 120). För att vara säker på att det blir samma avgifter även vid manuell anmälningsregistrering i OLA ska du redigera de ursprungliga OLA-uppgifterna så att de får samma belopp och datum som de vilka har importerats från Eventor! Kontrollera noga att datum för Efteranmälningsavgift har blivit rätt och ändra vid behov! Om du ska tillåta sen efteranmälan till dubbel avgift registrerar du förslagsvis en ny rad med namnet Dubbel avgift. Ge den samma uppgifter som Efteranmälan, men sätt egenskapen Summa till 100 och ange aktuella datumgränser.. Anmälningar Registrering av anmälningar och efteranmälningar sker ofta i flera steg. Ett tänkbart scenario är: * Vid utgång av ordinarie anmälningstid hämtas och registreras de anmälningar som inkommit som underlag för beställning av karttryck * Några dagar före tävlingen hämtas och registreras de ytterligare anmälningar som inkommit inför lottning * Vid utgång av efteranmälningstiden hämtas och registreras de ytterligare anmälningar som inkommit och startlistorna kompletteras * Ofta tillåter man extra sen efteranmälan fram till en timme före första start (i mån av att det finns kartor och till dubbel avgift). Det handlar då bara om manuell registrering. För att undvika strul vid upprepad inläsning av anmälningar från Eventor, beakta funktionaliteten där: * Under ordinarie anmälningstid kan löpare både ändra klass och ta bort sin anmälan. * Under efteranmälningstiden kan löpare inte ta bort sin anmälan men kan ändra klass. Du kan alltså hämta anmälningar flera gånger om du vill. Vissa rekommenderar att du raderar alla anmälningar innan du gör en ny hämtning fördelen är att
11 i Eventor borttagna anmälningar försvinner ur OLA. Om du raderar tänk på att även manuellt registrerade anmälningar försvinner! Ta alltid en säkerhetskopia av databasen före anmälningsinläsning! Anmälningsförfaranden beskrivs här i en följd men upprepas alltså med andra aktiviteter emellan. Hämta anmälningar från Eventor. (Före tävling/ Anmälningar/ Hämta anmälningar) Hämta efteranmälningar från Eventor. (Före tävling/ Efteranmälan och återbud/ Hämta efteranmälningar) Avgifterna sätts med automatik grundat på belopp och datum som registrerats i Eventor. Det som skiljer Hämta efteranmälningar från Hämta anmälningar är främst att den förstnämnda funktionen har hantering av starttider eftersom den är avsedd att användas efter lottning: Importerade efteranmälningar visas i en dialog. De importerade löparna ges automatiskt Starttider. Det går att ändra Tävlingsklass i dialogen kolla den med tanke på att vissa klasser kan ha tagits bort om de varit för små. Se till så att efteranmälda löpare tilldelas Nummerlappar och kontrollera deras starttider i startlistan. (Vid behov, ändra starttider i Lottning/ Manuell startlista). OBS! Om redan anmälda löpare (manuellt registrerade) dyker upp i listan över efteranmälda: Ta inte bort dem därifrån, för då försvinner de som anmälda). Notering: Det finns utmärkta listor och sammanställningar med anmälningar i Eventor, som du kan se där och om du vill exportera till Excel. Registrera anmälningar som inkommit på annat sätt (Före tävling/ Anmälningar/ Registrera anmälningar). Registrera efteranmälningar (Före tävling/ Efteranmälan och återbud/ Registrera efteranmälan). Dialogen liknar den vid registrering av ordinarie anmälan. Liksom vid import går det att direkt ange Tävlingsklass. För Starttid kan man välja någon av
12 vakansplatserna (om sådana finns) alternativt Först i listan eller Sist i listan varvid starttid tilldelas automatiskt. Se till så att efteranmälda löpare tilldelas Nummerlappar i samma dialog. Det finns två sätt att använda dessa dialoger: Den ena sättet som rekommenderas är att använda rutan uppe till vänster. Börja skriva i respektive fält, så letar systemet reda på giltiga värden. När du har hittat rätt person (eller registrerat en som inte fanns i registret) klickar du på Spara. Den andra sättet är att använda sökverktyget i Personregister och när du hittat rätt person trycka på pilen till höger. Detta sätt rekommenderas inte, eftersom den inte gör anpassning till tävlingens anmälningsklasser och att få in anmälningar på klasser som inte finns i tävlingen leder till mycket strul! OBS! Jag har råkat ut för att när jag registrerar anmälningar manuellt blir det ingen anmälningsavgift tilldelad av systemet och jag kan spara utan att registrera någon. Se därför själv till att det blir den rätta avgiften på alla löpare som registrerats på detta sätt! (Kontrollera i Anmälningar/ Anmälningskontroll där du även kan göra ändringar). Detta fel ska enligt uppgift vara rättat i OLA 5.4.1. Delning och sammanslagning av klasser Antal anmälda per klass finns i Före tävling/ Anmälningar/Deltagarsammanställningar/ Antal deltagare per klass. Med utskriftsfunktionen och "Kopiera till kopieringsminnet" kan man få in listan i Excel, vilket är ändamålsenligt. Sammanställ antal anmäld per klass och bana. Besluta tillsammans med tävlingsledare och banläggare vilka delningar och sammanslagningar som ska göras och vilka banor som ska användas.
13 Gör först eventuella ändringar i Koppla banor till klasser (Före tävling/ Klasser/ Knyt banor till klasser) och därefter Slå ihop små klasser (Före tävling/ Föreberedelser inför Lottning/ Slå ihop klasser) Dela för stora klasser (Före tävling/ Föreberedelser inför Lottning/ Dela klasser) Tilldela hyrbrickor. Klubbvis är enklast. (Före tävling/ Brickhantering/ Knyt Sportident hyrbrickor föreningsvis) Lägg in priset för hyrbricka under (Före tävling/ Beställningar/ Skapa tjänster). (Tjänsten finns redan, men har initialt priset 0 kr). Lägg in antal vakansplatser i elitklasser och övriga klasser. (Före tävling/ Klasser/ Registrera anmälningsklasser) Rankinglista: Importera rankingfil (Arkiv Importera XML-fil) samt markera vilken rankinglista som ska användas i Före tävling/ Tävlingsparametrar/ Ändra tävlingsparametrar. Gallra elitklasser om det behövs (Före tävling/ Förberedelser inför lottning/ Gallring). Skriv in Maximalt antal deltagare för klasser med direktanmälan om du vill använda OLA:s funktion för att hålla koll på antal anmälda jämfört med antal tryckta kartor (Före tävling/ Klasser/ Registrera anmälningsklasser). Markera vilka klasser som är rankingmeriterande (Före tävling/ Klasser/ Parametrar för tävlingsklasser). Detta ska inte längre behövas sköts med automatik när man laddat upp resultaten. Sätt Startmellanrum (default =120s = 2 min) i alla klasser (Före tävling/ Klasser/ Parametrar för tävlingsklasser). Sätt startmellanrummet till 0 i klasser med stämpelstart. Ändra Startmetod för öppna och ev. andra klasser (Inskolning, U-klasser) till Stämpel (Före tävling/ Klasser/ Parametrar för tävlingsklasser). Registrera Startbord för samtliga klasser (Före tävling/ Klasser/ Parametrar för tävlingsklasser). Har funktionen att minutstartlistor kan skrivas ut fördelat på startbord vilket har att göra med hur starten är organiserad. (Bl. a. skillnad tidsstart stämpelstart och att ungdomsklasserna får titta på kartan i förväg). Inhämta dessa uppgifter från startcheferna Fördela starttider på klasser Börja förslagsvis med att sätta tävlingens första ordinarie starttid (t ex 10:00:00) som Första starttid i samtliga klasser (Före tävling/ Klasser/ Parametrar för tävlingsklasser). Använd sedan funktionen Fördela starttider (Före tävling/ Förberedelser inför lottning/ Fördela starttider). Se Hjälp i OLA. Fördelningen ska göras utifrån en rad förhållanden och önskemål, t ex klasser som har samma eller liknande bana, att ungdomsklasser ska avslutas någorlunda tidigt, belastning vid start och mål
14 (Själv varvar jag aldrig löpare från olika klasser på samma bana utan lägger alltid klasserna efter varandra. Om det totala startdjupet blir för stort så minskar jag startmellanrummen. Tycker att det är mindre orättvist än att vissa löpare kan få hjälp av löpare i annan klass). Kom ihåg att lämna 2-3(?) starttider för efteranmälningar mellan klasser på samma bana. På banor där klasser med direktanmälan förekommer: Skjut gärna fram första lottade start en bit eftersom det brukar bli anhopning av direktanmälda i början. Lotta klasserna (Före tävling/ Lottning/ Startlottning). Princip: Klasser med vanlig tidsstart eller gemensam start ska lottas. Klasser med valfri starttid ska inte lottas. Justera lottning m a p önskemål om sen eller tidig start. Kontrollera resultatet genom att ta ut startlistor. Klasser med stämpelstart ska inte lottas. Tilldela nummerlappar (Före tävling/ Klasser/ Nummerlappar). Publicera startlista i Eventor(Före tävling/ Startlista/ Ladda upp startlista). Kan upprepas hur många gånger som helst den senast uppladdade är giltig och syns i Eventor. (Alternativ: Använd Exportera startlista i OLA och därefter Dataöverföringar i Eventor). Ev publicering på egen hemsida el dyl: Skriv ut till HTML från Före tävling/ Startlista/ Klasstartlista Efteranmälningar och ändringar (Före tävling/ Efteranmälan och återbud/..) Se avsnittet Anmälningar. Byte av klass efter lottning (Före tävling/ Förberedelser inför lottning/ Byt klass för deltagare) Löparen byter med denna operation klass och får den nya klassens bana. Använd (Före tävling/ Lottning/ Manuell startlista) för att ändra starttid och eventuell nummerlapp till passande i den nya klassen. Återbud: (Före tävling/ Efteranmälan och återbud/registrera återbud) Ändra Löparstatus från Normal till Återbud. Medför att löparen försvinner ur startlistan. Nya startlistor bör publiceras 1-2 dagar före tävling. (Tilldela nummerlappar först om det inte redan är gjort). Skriv ut minutstartlistor till resp. start (Före tävling/ Startlista/ Minutlista). Skriv ut Startlistor till infotavla, starter, speaker (utvalda klasser) samt sekretariatet. (Före tävling/ Startlista/ Klasstartlista). Skriv ut Klassnamnsetiketter till resultattavlan (Före tävling/ Etiketter/ Klassnamnsetiketter) Tävlingsdagens morgon Elförsörjning m m: Ta med voltmeter och kolla nätspänningen innan några elektriska apparater ansluts!
15 Se till att UPS-enheten är laddad! Se till att datorerna särskilt servern - inte har strömspar-funktioner aktiverade! Se till att de OLA-klienter som ska läsa av löparbrickor för något ändamål har inställningar för detta och testa att de fungerar! (Menyn: Inställningar Inställningar för COM-portar). Se bilagan Inställningar för COM-portar. Ändra efteranmälningsavgift till Dubbel avgift om sen efteranmälan är möjlig Dubbel avgift definierar du i Generella uppgifter/ Basklassregister/ Registrera anmälningsavgifter: Använd verktyget + till att skapa en ny rad. Registrera namnet Dubbel avgift och Summa = 100. I övrigt samma egenskaper som Efteranmälan. Ändring av efteranmälningsavgift till Dubbel avgift gör du i Före tävling/ Klasser/ Registrera anmälningsklasser. Direktanmälan: Se till så att alla klasser där direktanmälan är möjlig finns tillgängliga i dialogen för direktanmälan och att klasserna har rätt avgifter. Gör på inläsningsklienterna inställningar av dialogen för brickinläsning (Under tävling/ Tidtagning/ Brickinläsning Sportident) så att du ser de kolumner du önskar och att teckensnitt och färger är ändamålsenliga. Om du ska ha utskrift av sträcktider kopplat till brickavläsningen: Inställningar Inställningar i dialogens meny. Markera Skriv ut individuella sträcktider: Gör också Skrivarinställningar i dialogen för brickinläsning. Se bilagan Tillämpade Utskriftsinställningar. Testa systemet. Se "Provlöpare" i bilagan. Se till att alla målenheternas koder finns registrerade som stämplingskoder på målet i OLA. Nödvändigt om målenheterna är onlinekontroller. (Före tävling/ Kontroller och banor/ Registrera kontroller). Registrera Återbud (Före tävling/ Efteranmälan och återbud/ Registrera återbud).
16 Tillsätt Vakanser (Före tävling/ Efteranmälan och återbud/ Tillsätt reserver). Före första avläsningen, ta en backup av databasen. OLA Server: Databasverktyg/ Säkerhetskopiera databas. Gör också inställning för automatisk backup med önskat tidsintervall. (Det går bra att göra backup under pågående verksamhet i OLA klient). Under tävlingen Direktanmälan, se bilaga. Läs in löparbrickor (Under tävling/ Tidtagning/ Brickinläsning Sportident). Resultatutskrifter (Under tävling/ Resultatutskrift/ Automatisk utskrift av resultatlistor). Gör inställningar. Se bilagan Tillämpade Utskriftsinställningar. Starta funktionen och undvik sedan att stänga och starta den igen, för när den startas så skrivs allt ut och inte bara det som ändrats sedan föregående utskrift. Registrera Ej start, antingen via checkenheterna (Under tävling/ Löparhantering/ Läs in startande från checkenhet) eller genom att göra en manuell registrering från avprickade minutlistor från starten: (Under tävling/ Tävlingsexpedition / Löparhantering/ Kvar i skogen) eller (Under tävling/ Löparhantering/ Ändra uppgifter för deltagare) eller (Under tävling/ Tidtagning/ Registrera resultat manuellt). Felstämplingar och oparade brickor hanteras i (Under tävling/ Tävlingsexpedition/ Löparhantering/ Felande löpare) resp. ( /Koppla oparade brickor). Håll koll på Klart för prisutdelning: Klasser där alla får pris (Under tävling/ Tävlingsexpedition / Löparhantering/ Kvar i skogen) eller (Under tävling/ Tävlingsexpedition/ Klasstatistik). Övriga klasser (Under tävling/ Tävlingsexpedition/ Prisutdelning/ Skriv ut pristagarlista). Alla i mål: Kontrollera att Kvar i skogen är tom (Under tävling/ Tävlingsexpedition / Löparhantering/ Kvar i skogen). Även (Under tävling/ Tävlingsexpedition/ Klasstatistik) fungerar. Åtgärdslogg: Notera löpande alla ändringar i databasen (brickor, klassbyten, felstämplingsrättningar mm) i en separat logg för att kunna återskapa allt vid en eventuell krasch. Efter tävlingen Publicera resultat: (Efter tävling/ Resultat/ Ladda upp resultatlista) skickar resultaten till Eventor och samtidigt till Winsplits. (Alternativ: Använd Exportera resultat i OLA och därefter Dokumenthantering i Eventor). Resultatlista på papper eller som HTML: (Efter tävling/ Resultat/ Slutresultat (klass)) Tävlingsrapport: Genereras av Eventor. Hanterar digitala signaturer av tävlingsledare och tävlingskontrollant. OBS 1: När vi arrangerar DM för flera distrikt samtidigt ska vi ändå bara rapportera till hemmadistriktets OF
17 OBS 2: Det går att redigera den automatiskt skapade tävlingsrapporten genom att välja Ersätt tävlingsrapporten Fakturor på anmälningsavgifter och tjänster kan skapas i Eventor och skickas därifrån till klubbarna. Se separat beskrivning i Eventorguiden Lägga till och administrera en tävling. Observera att det under Fakturor i Eventor också finns en Ekonomisk översikt. Alternativ: Skapa fakturorna i OLA (Efter tävling/ Ekonomi/ Skriv ut fakturor). Tips: Skriv ut fakturorna i pdf-format och maila fakturorna till klubbarna. Skriv eventuellt ut Ekonomisk redovisning (Efter tävling/ Ekonomi/ Ekonomisk redovisning) eller använd Kopiera till kopieringsminnet och klistra in den i Excel.
18 Bilaga: Provlöpare Ändamålet är att testa att inläsning, tidtagning, etc fungerar. Det är ingen bra idé att lägga in provlöpare i ordinarie klasser eftersom de då riskerar att komma med i resultatlistor och tävlingsrapport. Registrera en ny anmälningsklass kallad Provlöpare (Före tävling/ Klasser/ Registrera anmälningsklasser). Ge den ett Klass-id som inte kan komma i konflikt med ordinarie klasser (ex 999) och registrera övriga obligatoriska uppgifter (ingen anmälningsavgift!). Använd Tidsstart om provlöparna inte ska uppsöka en startplats. Registrera en ny bana kallad t ex Provlöpning (Före tävling/ Kontroller och banor/ Registrera banor). Låt den bestå av någon start, en eller ett par kontroller belägna nära målet samt mål. Koppla ihop banan med klassen. (Före tävling/ Klasser/ Knyt banor till klasser). Efteranmäl provlöparna och se till att de hamnar i provlöpningsklassen (Före tävling/ Efteranmälan och återbud/ Registrera efteranmälan). Sätt förslagsvis Starttid "Först i klassen". Ändra vid behov starttiderna. (Före tävling/ Lottning/ Manuell startlista). Testa! D v s Gå banan och stämpla på kontroller och i mål samt läs in och kontrollera att allt fungerar som det ska. Start och alla stämplingar måste ske efter det som registrerats som etappens nolltid (annars får systemet spatt och visar oberäkneliga tider). Ändra Status på klassen Provlöpare till "Används inte" (Under tävling/ Tävlingsexpedition/ Klasser/ Stryk klasser). (Bugg i denna funktion i vissa OLA-versioner, men motsvarande finns i Före tävling/ Klasser/ Parametrar för tävlingsklasser). Ett annat viktigt test som inte har med provlöpare att göra: Kolla att alla målenheter visar samma tid! Ett sätt att göra detta är att stämpla så samtidigt man kan i alla enheterna med varsin SI-pinne och sedan använda SportIdent Manager. Först Löparbrickor/ Läs och sedan Utvärdera/ Löparbrickor.
19 Bilaga: Gafflade banor Grundprincipen är att varje unik kombination av gafflingar ska registreras som en separat bana. Exempel: Om det på två olika ställen utefter banan finns två olika alternativ, så blir det fyra separata banvarianter. Alla banorna registreras på den aktuella klassen i Knyt banor till klasser: Vid lottning av klassen fördelas med automatik de olika banvarianterna jämnt på löparna. Kan också göras eller ändras manuellt i Lottning/ Knyt bana till löpare: OBS! Om du lottar om klassen så kommer även fördelningen av banvarianter att göras om med automatik (och då försvinner manuellet gjorda registreringar om det finns sådana).
20 Bilaga: Inställningar för COM-portar Saxat ur SOFT:s FAQ-guide: För att OLA ska kunna kommunicera med stämplingssystemets enheter (avläsning, mål och mellantids- kontroll) behöver de dialoger som ska använda en extern enhet kopplas mot en USB-port (eller serieport). Inställningsdialogen finns i alla kommunicerbara dialoger via en port under den ikon som ser ut som en serieportskontakt. Motsvarande dialog finns under Inställningar - Inställningar för COM-portar. Välj vilken port enheten ska kopplas till och klicka på Lägg till. Flera kopplingar kan göras i ordning på samma dator, men det är endast en dialog i taget som kan använda samma COM-port. Används flera COM-portar kan de användas parallellt. Alla USB-enheter tilldelas ett COM-portnummer. Numret hittas i Enhetshanteraren på datorn. Endast de COMportar som är tillgängliga finns i listboxen. När en COM-port är kopplad till en dialog och provstämpling utförs så visas någon av tre symboler: Frågetecken (gul) = Status okänd, fungerar eventuellt när första signalen kommer. OK (grön) = Status OK, fungerar och signaler har kommit fram. Kryss (röd) = Fungerar ej. Felaktigt inkopplad, fel port etc. För Sportident-enheter är COM-porthastighet förinställd på 4800 (gamla eller RS232-enheter). Om det blir grönt ljus, men ingen information kommer in i OLA, beror det troligen på att det är en ny enhet som använder hastigheten 38400. Välj då istället den hastigheten. Sportident-enheter som är direkt anslutna till datorn via USB eller serieportar ska alltid vara konfigurerade med autosend.
21 Bilaga: Radiokontroller och Speakerhjälpmedel Saxat ur SOFT:s FAQ-guide: Hur sätter jag upp mellantidskontroller och kontrollerar så att detta fungerar? Det här görs i tre steg: 1. Ange rätt typ på kontrollerna. Under Före tävling Kontroller och banor Registrera kontroller, ändra de olika mellantidskontrollerna till typen Mellantidskontroll istället för Kontroll. Typen på målenheternas behöver inte ändras de går som normala kontroller. 2. Registrera och ge namn på kontrollerna. Under Före tävling Kontroller och banor Registrera radiokontroller, ge namn på de olika mellantidskontrollerna. Tryck på plus-symbolen, ange ett namn och välj sedan en av kontrollerna i listboxen. Fortsätt tills alla mellantidskontroller är registrerade. Här kan man även ange en mellantidspassering som inte är en kontroll. Det kan t ex vara en bropassage som rapporteras via radiokommunikation. I det fallet ska ingen mellantidskontroll väljas i listboxen. 3. Knyt mellantidskontrollerna till rätt klasser. Under Före tävling Klasser Knyt radiokontroller till klasser, para ihop mellantidskontrollerna med de klasser som passerar dem. Klicka på det vita fältet bredvid den klass som du vill knyta radiokontroller till. I den dialog som kommer upp ska de radiokontroller som klassen använder flyttas från vänster till höger. Se även till att kontrollerna ligger i den ordning de passeras. För varje radiokontroll kan även en passertid (löptid) anges. Den tiden används sedan för att beräkna passertider för deltagare. För att kontrollera att uppsättningen är korrekt behöver enheterna kopplas in, speakerfönstret öppnas och sedan provstämpling ske. Se egen fråga med svar under avsnittet för speaker (Under tävling). Hur sätter jag upp automatisk registrering av passertider vid mellantidskontroller, samt på mållinjen, och hur kontrollerar jag så att detta fungerar? Görs via Under tävling Speaker Automatisk registrering av passertider. Se egna frågor med svar för att a) koppla in enheterna rätt, dvs att de har fått kontakt med OLA och i rätt porthastighet, och för att b) registrera kontrollerna som mellantidskontroller. Viktigt är att den elektroniska koden i enheten är densamma som den registrerade elektroniska stämplingskoden i OLA. För Sportident står den elektroniska koden i enheten på enhetens baksida, där Mål 10 motsvarar koden 10. Se annars enhetsleverantörens programvara för rätt id-nummer på enheten. I OLA hittas kontrollens elektroniska stämplingskod under Före tävling Kontroller och banor Registrera kontroller och kan vid behov ändras där. När det gäller Sportidents mellantidskontroller är det viktigt att de är programmerade i s k autosend-läge. Alla deltagare som passerar en inkopplad och registrerad kontroll visas i fönstret som en logg och det går att ta emot flera mellantids-/målkontroller till samma dator/dialog. Automatisk tid på mållinjen Önskas automatisk tid på mållinjen, använd en masterenhet som målkontroll. Inga inställningar för enheten behöver göras i övrigt. Däremot gäller även här att den elektroniska koden i enheten ska vara densamma som den registrerade elektroniska stämplingskoden i OLA, samt att enheten i Sportidents fall behöver vara programmerad i autosend-läge. Ingen registrering av målkontrollen som mellantidskontroll behövs i OLA. Kontrollera att målenheterna fungerar Öppna Under tävling Speaker Automatisk registrering av passertid på den klient som är ansluten till målenheterna och provstämpla i inkopplad målenhet. Observera att dialogen bara är en logg vad som händer och att informationen inte syns i motsvarande dialog i övriga klienter (eller i servern). För att även kontrollera att deltagarnas tider kommer upp i systemet behöver test göras med en anmäld
22 deltagares bricka. Vid stämpling i målenheten ska informationen komma upp i dialogen Under tävling Speaker Visa aktuell ställning för vald klass. Vilken dialog använder jag för speakerbevakning? Den dialog som vanligast används är Visa aktuell ställning som nås via Under tävling Speaker Visa aktuell ställning. Välj först start och därefter resultatpunkt (mellantidskontroll, mål etc). I fönstret visas då alla deltagare som passerat vald resultatpunkt. I överkant på dialogen finns det ett flertal inställningar som du kan göra. De inställningarna kan döljas för att ge mer plats genom att trycka på Dölj-symbolen. Genom att söka upp en ny klass/resultatpunkt visas föregående val i en rullista bredvid verktygsfältet. Den går sedan att använda för att snabbt växla mellan olika resultatpunkter. När flera resultatpunkter finns i rullisten går det genom att trycka på minus-tecknet bredvid rullisten att ta bort den valda resultatpunkten. Nya deltagare som tillkommer visas med avvikande färg. För att avmarkera en deltagare, markera deltagarens rad och tryck på en av symbolerna i menyn. Genom att trycka på en av övriga symboler avmarkeras alla deltagare. Rullande tider Det finns också en knapp för att dela dialogen i två fönster, varav den undre visar de deltagare som är på väg från föregående resultatpunkt. Om det är den första radiokontrollen så visas deltagaren när den har startat.
23 Bilaga: Diverse noteringar Borttag av Anmälningsklass som man av misstag har tagit med gäller ej sammanslagning av klasser (Före tävling/ Klasser/ Registrera anmälningsklasser): Om man registrerat antal vakansplatser måste först dessa sättas till 0. Spara, stäng dialogen och öppna den igen. Först då har Antal deltagare fått värdet 0 och klassen kan tas bort. Detta görs med hjälp av pil åt vänster. Spara sedan. Löpare som fått Anmälningsklass vilken inte finns i tävlingen Kan uppstå vid manuell registrering av anmälning om man inte ändrar till rätt Anmälningsklass innan man sparar. Om man sparar med felaktig anmälningsklass så är inte löparen åtkomlig för ändring om man söker bland anmälda löpare, men finns ändå någonstans... Gör så här: (Före tävling/ Anmälningar/ Registrera anmälningar): Gör sökning i det vänstra fönstret (Personregister). När löparen kommer upp där så kommer han/hon också upp i det högra (Anmälda deltagare). Då går det att klicka i fältet Anmälningsklass till höger och få upp dialogen Klasser. Ta bort den felaktiga klassen med vänsterpil och lägg till den rätta med högerpil samt klicka OK. Spara i Anmälda deltagare. Alternativ: Använd (Före tävling/ Anmälningar/ Anmälningskontroll) Glömt att startstämpla Gäller klasser med startstämpling: Om löparen checkat brickan men inte startstämplat: Tiden för check kommer att gälla som starttid. (Vilket vi brukar låta bero det är löparens eget fel att han/ hon får för lång tid). Om löparen varken checkat eller startstämplat: Det finns ingen starttid och ingen tidsberäkning är möjlig. (Löparen är diskvalificerad).
24 Bilaga: Tillämpade Utskriftsinställningar Klassnamnsetiketter Resultatlistor för resultattavla Marginaler upptill och nertill: 20 mm. Texthöjd namn: 8 mm, Texthöjd förening: 6 mm. Med dessa inställningar ryms 13 personer per sida. Inställningar för sträcktidsutskrifter på Citizen CT-S2000 Inställningarna görs i dialogen Under tävling/ Tävlingsexpedition/ Löparhantering/ Sträcktider individuellt. Den fungerar då även för Automatisk utskrift av sträcktider i Tidtagning\ Brickinläsning Sportident.
Faktura exempel 25
26 Bilaga Direktanmälan Direktanmälan hanteras från Under tävling/ Direktanmälan/ Registrera direktanmälan: (Tips: Ändra fontstorleken samt lägg till och sortera kolumnerna enligt bilden.) De klasser som finns tillgängliga i Direktanmälan-dialogen är de med Klassgrupp = Öppna klasser eller Inskolnings- och utvecklingsklasser. Ändringar i detta avseende samt för avgifter görs i Före tävling/ Klasser / Registrera anmälningsklasser. Det finns två sätt att registrera löpare, antingen genom att läsa in löparbrickan eller genom att knappa in manuellt. Manuell inknappning Det är mycket viktigt att löpare väljs i urvalsdialogerna (via knapparna) eller registreras korrekt i inmatningsfälten. Annars kan dubbletter skapas i registret som därmed kommer att hamna i Eventor när resultatlistan skickas in. Skriv in bricknumret och tryck på TAB. Om brickan är kopplad till en löpare i registret kommer namn och klubb att fyllas i i formuläret. Bocka i Hyrbricka i förekommande fall. Skriv in klubbnamnet om det inte redan är ifyllt. Programmet fyller automatiskt på resterande del i klubbnamnet vartefter. Löpare som inte är anslutna till orienteringsklubb ska registreras på den fiktiva klubben Klubblös. Skriv in namnet om det inte redan är ifyllt. Precis som med klubben fylls namnet på. Välj korrekt klass i dropdown-listen. Välj rätt avgift. För att det skall gå att välja måste både Vuxen och Ungdom vara inlagda som avgifter på tävlingsklassen. Kontrollera att rätt etapp är vald. Statusfältet skall inte ändras. Bocka för om avgiften betalas kontant. Det är enklast att ta betalt kontant av utländska deltagare, både för dem och för oss. Klicka på Spara ny när allt är ifyllt
27 Inläsning med löparbricka Ska brickor läsas in måste man lägga till avläsningsenheten genom att klicka på ikonen som ser ut som en com-port och välja rätt i dialogrutan (om det inte gjorts tidigare). Var noga med att fråga så att det verkligen är brickägaren som anmäler sig. Ändringar Om du behöver ändra uppgifter för en löpare sedan du sparat: Markera löparen i det nedre fönstret Klicka på Redigera vald Utför ändringarna Klicka på Uppdatera
28 Bilaga Arbeta i nätverk Datorerna ska vara sammankopplade i ett lokalt nätverk. Server Starta programmet OLA Server på den dator som har databasen. (Det finns möjligheter att ha den fysiska databasen på en separat maskin, men det beskrivs inte här). Välj aktuell Datakälla och klicka på Start: Klienter Det finns två sätt att köra OLA Klient på övriga datorer i nätverket, jag kallar sätten för Installerad OLA respektive Via webbläsare. Installerad OLA Detta är det sätt som är mest beprövat. OLA ska alltså vara installerat på datorn. (Viktigt att det är samma version som på servern). Öppna tävling i fliken OLA Server på följande sätt: I fältet Dator URL skriver du in endera datornamnet (i exemplet IGN-HP) eller den IP-adress som syns i raden Datornamn i OLA Server (i exemplet 192.168.2.107) och trycker på Tab-tangenten. Om allt fungerar som det ska visas då den aktuella tävlingen och du trycker OK för att öppna den:
29 När du öppnar tävlingen i OLA Klient på den dator som har databasen gör du det helst på samma sätt som för övriga klienter, men det är också möjligt i fliken Databas. Via webbläsare Fördelen med detta sätt är att OLA inte behöver installeras. Det är dock inte lika beprövat och har eventuellt vissa begränsningar. Starta webbläsaren och skriv in serverns IP-adress:Port (I exemplet http:// 192.168.2.107:8080). Då visas följande sida: Om du inte redan har Java på datorn, klicka på någon av länkarna JRE för Windows och genomför installationen. Klicka på OLA Klient i rutan Innehåll och därefter på den stora knappen Starta OLA-klient som dyker upp. Första gången detta görs på en viss dator måste delar av OLA laddas ner från servern. Denna nedladdning kan behöva initieras med någon knapptryckning (ser ut på olika sätt i olika windowsversioner).