Granskning av intern kontroll i processen för försörjningsstöd

Granskningsrapport Granskning av intern kontroll i processen för försörjningsstöd Marks kommun Anna Lycke Börjesson, Certifierad kommunal revisor Erik Sellergren

Granskning av intern kontroll i kommunens process för försörjningsstöd Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Syfte och revisionsfråga...2 2.3. Revisionskriterier...2 2.4. Kontrollmål...2 2.5. Metod och avgränsningar...3 3. Lagstiftning...4 4. Övergripande information...5 5. Granskningens resultat...6 5.1. Övergripande styrning och organisation...6 5.1.1. Iakttagelser...6 5.1.2. Bedömning...6 5.2. Processen för hantering och utbetalning av försörjningsstöd...7 5.2.1. Iakttagelser...7 5.2.2. Bedömning...10 5.3. Behörigheter och fasta data...11 5.3.1. Iakttagelser... 11 5.3.2. Bedömning...12 5.4. Uppföljning och övervakande aktiviteter... 12 5.4.1. Iakttagelser...12 5.4.2. Bedömning...13 Marks kommun

1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Revisorerna för Marks kommun har gett i uppdrag att genomföra en granskning av intern kontroll i processen för försörjningsstöd. Vår sammanfattande bedömning utifrån vår granskning är att Socialnämndens interna kontroll i samband med hantering och utbetalning inte fullt ut är tillräcklig då vi har noterat några brister/avvikelser som enligt vår bedömning bör åtgärdas. Nedan redovisar vi våra mest väsentliga rekommendationer. Vi rekommenderar Socialnämnden: Att se över information och styrande och stödjande dokument och säkerställa att dessa samlas på ett ändamålsenligt sätt för underlätta och på ett bättre sätt stödja socialsekreterarna i deras handläggning. Att säkerställa att samtliga försörjningsstödstagare får möjligheten att tillsammans med socialsekreterare komma överens om en målplan. Att införa en kontroll för att säkerställa att riksnormen blivit korrekt inlagd i Procapita. Att se över behörighetshanteringen för att säkerställa att användare/ handläggare endast kan ta beslut i eget namn. Att säkerställa att processen för försörjningsstöd har en ändamålsenlig fördelning av arbetsuppgifter (segregation of duties) för att undvika att en handläggare kan hantera ett ärende från upplägg till betalning. Att implementera en rutin för att periodiskt säkerställa att inga felaktiga ändringar av bankkontouppgifter har gjorts. Att påbörja arbetet med att säkerställa efterlevnaden av den nya dataskyddsförordningen som träder i kraft maj 2018. Att se till att dokumentation sparas efter att stickprovskontroller har genomförts för att säkerställa spårbarhet av gjorda kontroller. Att fortsätta implementeringen av arbetet med riskbedömning och internkontrollplan. Marks kommun 1 av 13

2. Inledning 2.1. Bakgrund Utbetalning av försörjningsstöd utgör en betydande kostnad för kommunen. Utbetalningarna baseras på beslut som fattas och dokumenteras i kritiska verksamhetssystem där kraven på god säkerhet är av yttersta vikt. Konsekvenserna av bristande rutiner och kontroller kan få både ekonomiska och förtroendemässiga följder. 2.2. Syfte och revisionsfråga Revisorerna för Marks kommun har gett i uppdrag att genomföra en granskning av intern kontroll i processen för försörjningsstöd. Granskningen ska besvara följande övergripande revisionsfråga: Säkerställer Socialnämnden att det finns en tillfredställande intern kontroll vid handläggning och utbetalning av försörjningsstöd? 2.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Kommunallagen Kommunal redovisningslag (KrL) God redovisningssed (definieras av rekommendationer utgivna av Rådet för kommunal redovisning) Socialtjänstlagen Kommunens riktlinjer gällande försörjningsstöd I övrigt dokumenterade manuella och automatiska rutiner för tillräcklig intern kontroll avseende försörjningsstöd 2.4. Kontrollmål Kontrollmålen och bedömningen av dessa möjliggör att revisionsfrågan/-orna kan besvaras. Kontrollmålen kan kopplas till något eller några av revisionskriterierna. Inom ramen för denna granskning ska följande områden och delfrågor besvaras: Övergripande styrning och organisation Finns det policys, riktlinjer och regler inom området som är ändamålsenliga och aktuella? Finns det en ändamålsenlig organisation? Marks kommun 2 av 13

Processen för handläggning och utbetalning av försörjningsstöd Finns det en god arbetsfördelning avseende processen gällande registrering av ärenden, upplägg av fasta data, sam godkännande och utbetalning av försörjningsstöd? Finns det dokumenterade manuella och automatiska rutiner/kontrollaktiviteter som säkerställer att endast godkända och riktiga transaktioner bokförs och utbetalas? Är överföring från försystem till huvudboken fullständig och riktig? Behörigheter och systemstöd Säkerställs en god intern kontroll genom en god arbetsfördelning och behörighetsstruktur i berörda system? Sker uppläggning av fasta data på ett fullständigt och riktigt sätt? Uppföljning och övervakande aktiviteter Genomförs det löpande uppföljningar av försörjningsstöd Finns det övervakande aktiviteter? 2.5. Metod och avgränsningar Granskningen har genomförts genom intervjuer med företrädare från Socialnämnden. Vidare har genomgång skett av riktlinjer och regler kring processen för försörjningsstöd. Analys av erhållet material och information från intervjuer har utgjort underlag för en samlad bedömning av den interna kontrollen. Analys av information från intervjuer baseras på :s tidigare erfarenhet av granskningar av liknande processer och rutiner. Följande personer har varit intervjuade i granskningen: Jenny Gustafsson Enhetschef Försörjningsstöd Helene Cederborg Förste Socialsekreterare Ylva Claesson - Socialsekreterare Elin Örnell - Socialsekreterare Anna Johansson Administratör fakturahantering Bahman Alami Socialchef Marie Börjesson Systemförvaltare Granskningen har, utöver intervju med systemförvaltare, avgränsats till att omfatta den enhet inom Socialnämnden som handlägger ekonomiskt bistånd. Granskningen har genomförts under januari månad 2017 av Anna Lycke Börjesson (projektledare) och Erik Sellergren. Rapporten har kvalitetssäkrats av Fredrik Carlsson (uppdragsledare), samtliga från. Rapporten är faktaavstämd med berörd personal. Marks kommun 3 av 13

3. Lagstiftning Socialtjänstlagen (SoL) är en ramlag som anger syftet med, och inriktningen på, olika insatser. I kapitel 4 SoL regleras rätten till bistånd. I 1 kapitel 4 SoL fastställs att Den som inte själv kan tillgodose sina behov eller kan få dem tillgodosedda på annat sätt har rätt till bistånd av Socialnämnden för sin försörjning (försörjningsstöd) och för sin livsföring i övrigt Socialstyrelsen behandlar ekonomiskt bistånd i SOSFS 2013:1 (Socialstyrelsens författningssamling). I denna återfinns allmänna råd inom området. Vidare har Socialstyrelsen givit ut en handbok om ekonomiskt bistånd, Ekonomiskt bistånd handbok för socialtjänsten. Syftet med handboken är att förtydliga lagstiftningen och underlätta för praktisk tillämpning av socialtjänstlagen för dem som olika sätt arbetar med ekonomiskt bistånd. Varje kommun bör fastställa egna tillämpningsföreskrifter. Det bör t ex finnas regler och riktlinjer för beslut om och utbetalning av bidrag, dokumentation och uppföljning samt den praktiska tillämpningen. Marks kommun 4 av 13

4. Övergripande information Marks kommun har drygt 35 000 invånare. Under 2016 betalades 25 miljoner kronor ut i försörjningsstöd till sökande individer. Trenden har sedan tre år tillbaka varit att utbetalningen av försörjningsstöd minskar år till år. 2014 betalades 33 miljoner kronor ut i försörjningsstöd. För 2017 är det budgeterat med en kostnad på 23 miljoner kronor avseende utbetalning av försörjningsstöd. Antalet sökande individer har även det minskat, från 770 sökande varje månad under 2014 till ca 660 per månad för 2016. Fördelat på handläggarna så hanterar varje socialsekreterarna ungefär 40-45 ärenden i månaden jämfört med ca 60 ärenden för några år sedan. Under 2014 fick Socialnämnden ett förtydligande av sitt uppdrag från kommunstyrelsen. Uppdraget formulerades till att Socialnämnden ska arbeta mer aktivt för att få ut försörjningsstödstagare i arbete. Förtydligandet gjorde att Socialnämnden har sett över strukturen för försörjningsstöd. I förändringsarbetet startades RAMS (Redo för Arbete och Sysselsättning). På RAMS arbetar flera anställda med olika kompetenser och bakgrund för att få personer med försörjningsstöd att hitta vägar till arbete och egen försörjning. Marks kommun 5 av 13

5. Granskningens resultat 5.1. Övergripande styrning och organisation 5.1.1. Iakttagelser Styrande dokument Fastslagna rutiner och riktlinjer återfinns i ledningssystemet KLOK-boken (KvalitetsLedning Och Kunskapsbank) där socialsekreterare kan gå in och hitta information. Riktlinjer för bemötande finns i kanslihandboken. Socialsekreterarna kan även gå in på SPS som är kommunens intranät för att hitta information. Information kopieras ofta över från KLOK-boken till SPS för att bättre tillgängliggöra information till socialsekreterarna. Organisation Totalt arbetar det ca 25 socialsekreterare på försörjningsstödsenheten i Socialnämnden för Marks kommun. Systemförvaltarna för verksamhetssystemet Procapita är organiserade under annan avdelningen, de har dock tät kontakt mellan enheterna. Socialsekreterarna har allt ifrån tre månaders erfarenhet i yrket upp till 30 år. I våra intervjuer har det framkommot att det är en utmaning för försörjningsstödsenheten har att hantera är den snabba omsättningen av anställda inom enheten. 5.1.2. Bedömning Vår bedömning är att Socialnämnden har en ändamålsenlig organisation på plats för att svara upp mot kraven/uppdraget att hantera de individer som är i behov av försörjningsstöd. Det är dock en utmaning för Socialnämnden att bibehålla medarbetare med rätt kompetens att stanna kvar i organisationen då det är många socialsekreterare som flyttar redan efter 1-2 år i yrket. I vår granskning har vi noterat att styrande och stödjande dokument och övrig information finns på många olika ställen vilket kan försvåra för socialsekreterarna att på ett enkelt sätt hitta korrekt information. Vi rekommenderar därför Socialnämnden att se över information och styrande och stödjande dokument och säkerställa att dessa samlas på ett ändamålsenligt sätt för underlätta och på ett bättre sätt stödja socialsekreterarna i deras handläggning. Marks kommun 6 av 13

5.2. Processen för hantering och utbetalning av försörjningsstöd 5.2.1. Iakttagelser Ansökan Personer som ansöker om försörjningsstöd tas emot i socialtjänstens mottagning. I mottaget ställer socialsekreteraren frågor och gör en översiktlig analys som oftast leder till ytterligare ett besök för personen som söker försörjningsstöd. Kan personen arbeta ska personen i första hand istället vara inskriven på Arbetsförmedlingen och söka jobb. Socialsekreteraren i mottagningen bedömer om personen som söker försörjningsstöd kommer att behöva stöd. Om det endast är under en kort period så behåller mottagaren kontakten med personen. Om det istället bedöms vara ett längre ärende så slussas personen över till annan socialsekreterare. Oavsett så sätts ett första bokat möte upp inom 14 dagar från den första kontakten för att göra en grundansökan om försörjningsstöd. Personen som har sökt försörjningsstöd får hem ett brev där det beskrivs vilka underlag som personen ska ha med sig till det första mötet. Exempel på underlag är: Medgivande om samtyckte för att inhämta uppgifter Sjukintyg Underlag för alla utgifter som personen vill söka försörjningsstöd får Bankkontoutdrag Aktivitetsrapport från arbetsförmedlingen ID-handling Personen träffar sin handläggare som gör en bedömning kring vilka insatser som personen är i behov av samt beslutar om insats. Ärendet dokumenteras i verksamhetssystemet Procapita. Dock sparas alla underlag i fysiska akter. Sedan får försörjningsstödstagaren göra månad-till-månad ansökningar för sina kostnader varje månad, vilket innebär en ny prövning som socialsekreteraren beslutar om. Socialsekreterarna försöker sätta upp arbetsplaner för personerna som söker försörjningsstöd. Arbetsplanerna innehåller åtaganden som personen ska utföra för att ha rätt till försörjningsstöd. Åtaganden sätts upp månadsvis och diskuteras fram mellan socialsekreterare och klient. Ett ärende stängs 2-3 veckor efter att personen har slutat höra av sig eller fått avslag. Kommer personen tillbaka och är i behöv av försörjningsstöd efter att ärendet har stängts får personen göra en ny grundansökan. Marks kommun 7 av 13

Handläggning/beräkning Från systemstödet SSBTEC som är integrerat med Procapita kan handläggare se vilka typer av inkomster som personen söker försörjningsstöd har. Vid en ny grundansökan så informeras sökande att uppgifter om personen behövs för att slutföra en försörjningsstödsanmälan. Personen får ge sitt medgivande att personuppgifter kan hämtas in från externa parter. I och med medgivandet kan handläggaren se uppgifter från: Utbetalningar från CSN Skatteverket Arbetsförmedlingen A-kassa. Genom uppgiftsinsamlandet får socialsekreteraren en förståelse om sökande behöver komplettera med ytterligare underlag i sin ansökan. I verksamhetssystemet Procapita hanteras alla beräkningar, beslut och utbetalning av försörjningsstöd. Underlagen till handläggningen sparas i en fysisk akt för personen, inget scannas in i Procapita. Beräkning inför utbetalning görs i form av normbelopp som utgår från riksnormen. Uppdatering av riksnormen görs efter att en 1:e socialsekreterare får information om riksnormen har uppdaterats. Socialsekreteraren ger då en systemförvaltare i uppgift att uppdatera Procapita med informationen. Ingen uppföljande kontroll görs att informationen har uppdaterats korrekt. Försörjningsstöd - omställningsstöd Socialsekreterarna upplever att deras arbete har blivit mer kvalitativt inriktat. Det har blivit större fokus på att göra individuella planer för individerna som söker försörjningsstöd. När en ny klient söker försörjningsstöd görs en behovsanalys där socialsekreterarna utreder personens bakgrund. Då ingår exempelvis att utreda hur nära ett eget arbete på arbetsmarknaden som personen är. Från analysen beslutar socialsekreteraren om insatser som ska göras. De personer som bedöms stå nära ett eget arbete får stöttning för att få igång detta genom RAMS. Socialsekreteraren fyller, tillsammans med klienten, i en ansökan till RAMS i de fall klienten bedöms kunna stå till arbetsmarknadens förfogande. På ansökan skrivs vad klienten bedöms klara av i mängd och på vilken nivå då RAMS har olika steg på arbetsnivåer. När klienten kommer till RAMS genomförs kartläggande samtal som mynnar ut i vilken stöttning klienten behöver. Därefter görs ett tre partssamtal med remittent, klient och ansvarig på RAMS. För försörjningstagare som är sjuka men bedöms som arbetsföra kan komma in på Point. Point kan hjälpa personen att kartlägga vad som kan vara ett lämpligt arbete eller utbildning i framtiden och hjälpa till med att hitta vägen dit. Försörjningsstödssökande kan även få komma in på Aktiv hälsa. Här fokuseras insatsen mer kring friskvård. Aktiv hälsa håller i föreläsningar och bedriver mer kreativ verksamhet. Marks kommun 8 av 13

I samverkan med andra instanser såsom exempelvis Arbetsförmedlingen och försäkringskassan så görs SIP-planer (Samordnad Individuell Plan) för försörjningsstödstagare. Instanserna samt klienten kommer överens om vad som är en bra målsättning samt hur de ska gå tillväga för att komma dit. Längs vägen sätts ett antal delmål upp och det beslutas vem som ska göra vad. Enligt socialsekreterarna vi har intervjuat så görs det ganska få SIP-planer däremot har ungefär 70 % av försörjningsstödstagarna målplaner. I målplanerna sätter socialsekreteraren och klienten tillsammans upp mål och delmål. Tidsbrist anges som främst skälet till att inte samtliga klienter har en målplan eller SIP-plan. Beslut Beslut fattas som textbeslut där det framgår vad personen har rätt till och varför. Beslutet administreras i verksamhetssystemet Procapita där även beräkningen för utbetalningen görs. Beslutet kompletteras med orsak och även vilken insats som personen är i behov av ex remittering till RAMS. Beslut fattas i enlighet med Socialnämndens delegationsordning. När en ny socialsekreterare börjar har de ingen egen delegation. Det tar normalt ungefär en till två månader innan en ny socialsekreterare får delegation och bedöms som redo att hantera egna beslut om försörjningsstöd. De har dock rent tekniskt möjlighet att fatta beslut då socialsekreterarna i Procapita väljer i vilket namn som ett beslut fattas. De kan alltså fatta beslut om försörjningsstöd i en annan socialsekreterares namn. Insatsbeslut för personer är ofta kortsiktiga, det krävs ett beslut per utbetalning. För personer som är svårt sjuka och har svårt att ta sig till Socialnämndens kontor så kan en socialsekreterare ta ett beslut om försörjningsstöd för tre månader framåt i tiden om personens situation bedöms vara likadan under 3 månader. Ändras situationen är personen skyldig att meddela om detta. Utbetalning Utbetalningar av försörjningsstöd sker löpande varje dag i månaden. De större utbetalningarna som exempelvis hyresutbetalningar sker omkring den 25:e i varje månad. Utbetalningarna ska helst gå till ett bankkonto för personen som sökt. Utbetalningar kan även göras via avi eller kortladdning. Kortladdning innebär att personen får ett kort laddat med pengar som kan tas ut i en bankautomat. Socialsekreterarna dubbelkollar alltid sina anteckningar innan de skrivskyddar akterna inför utbetalning. Vid utbetalning så söker en fakturaadministratör ut alla ärenden sedan senaste betalning i Procapita. Kontroll att betalningarna stämmer görs då summan på utbetalningen stämmer mot de underliggande fakturorna. Ungefär hälften av alla utbetalningar görs utan att det finns något underlag, dessa kan inte administratören kontrollera summan för. Utbetalningen släpps sedan för betalning. Fakturaadministratören hanterar även medelsförvaltning för personer som inte bedöms kunna hantera sin egen ekonomi. Istället för utbetalning till eget bankkonto får då personen sina räkningar betalda från försörjningsstödet. Marks kommun 9 av 13

Efter betalningssläppet så loggar administratören in på Nordeas internetbank där godkännandet av utbetalningen sker. Godkännandet sker enbart av en person. I dagsläget är det tre personer som har behörighet att kunna släppa pengar. I samband med filöverföringen till internetbanken går det även en bokföringsfil som konterar utbetalning i huvudboken Visma. I samband med periodbokslut (fyra gånger per år) så ska fakturaadministratören skicka in en blankett med saldo i Procapita till ekonomikontoret. Uppdatering av huvudboken och avstämning mellan försystem och huvudboken Alla utbetalningar som har godkänts av handläggare sammanställs i släpplistan. Listan spärras och kontrolleras av enhetschefen för försörjningsstödsenheten. Efter att den är godkänd går listan för släpp till utbetalning i internetbanken hos Nordea. Överföringen går via Teis som flyttar fil till internbanken och bokföringsfil till huvudboken. Varje utbetalning får ett unikt betalnummer som bokas in i huvudboken. Huvudboken som Marks kommun använder är Visma. Arkivering och gallring Det är Socialnämnden som är ansvariga att det finns en dokument-hanteringsplan och att denna är uppdaterad. Enligt arkiveringsansvarig på försörjningsstödsenheten så revideras dokumenthanteringsplanen varje år. Socialsekreterarna sparar relevanta uppgifter i personakten innan den arkiveras, de är ansvariga att rensa bort sådant som inte ska vara med innan akten arkiveras. Uppgifterna ska sedan efter ett antal år gallras bort. Efterlevnaden av dokumenthanteringsplanen säkerställer att detta sker på ett korrekt sätt. Vid gallring använder socialsekreterarna en funktion i Procapita som tar fram ett gallringsförslag. Utifrån listan går socialsekreterarna in i arkivet och gallrar fysiskt. Alla uppgifter som ska gallras bort förstörs. 5.2.2. Bedömning Vi har i vår granskning noterat att en del försörjningsstödstagare saknar överenskomna målplaner och rekommenderar därför Socialnämnden att säkerställa att samtliga försörjningsstödstagare får möjligheten att tillsammans med socialsekreterare komma överens om en målplan. Vi har i vår granskning noterat att det inte görs någon uppföljande kontroll efter att riksnormen blivit inlagd i Procapita om uppdateringen har gjorts korrekt. Vi rekommenderar därför Socialnämnden att införa en kontroll för att säkerställa att riksnormen blivit korrekt inlagd. Vi har i vår granskning också noterat att socialsekreterare kan godkänna och ta beslut i ärenden i annan socialsekreterares namn. Socialsekreterare väljer från en drop downlista i Procapita vem som godkänner ett specifikt beslut. Vi rekommenderar därför Socialnämnden att se över sin behörighetshantering för att säkerställa att användare/handläggare endast kan ta beslut i eget namn. Marks kommun 10 av 13

5.3. Behörigheter och fasta data 5.3.1. Iakttagelser Registrering av fasta data inklusive hantering av personuppgifter Fasta data och andra personuppgifter om personer som söker försörjningsstöd registreras i Procapita av socialsekreteraren. Sökande måste ha ett med ett bankkontoutdrag för att styrka att utbetalning av försörjningsstöd går till korrekt person. Vid byte av adress använder socialsekreterarna folkbokföringen för att kontrollera adressen samt att personen fortsatt har hemvist i Marks kommun. Socialsekreterare har möjlighet att ändra personers bankkontouppgifter direkt i Procapita utan annat godkännande. Detta loggas dock i en logglista som systemförvaltarna kan ta fram och söka i, det finns ingen rutin på plats att periodiskt göra ett urval i logglistan och kontrollera att inga felaktiga bankkontoändringar har gjorts. Förvaltningen har infört en rutin att bankkontonummer inte ska tas bort utan istället läggas som inaktivt. Vid vår granskning så var det socialsekreterare som inte arbetade efter rutinen utan fortsatt rensade bort gammalt bankkontonummer. Uppdatering av riksnormen läggs in i Procapita av systemadministratör som får uppgifterna från en 1:e socialsekreterare. Det görs ingen kontroll att uppgifterna är korrekta efter att det blivit inlästa i Procapita. Personuppgifter i försörjningsstödsprocessen hanteras i fysiska akter som förvaras i skåp där alla socialsekreterare kommer åt dem. Socialsekreterare har även tillgång till varandras ärenden i Procapita. I och med att den nya dataskyddsförordningen införs i maj 2018 kan ovanstående, om det påträffas, innebära dryga böter för kommunen. Ansvarsfördelning och behörighetsadministration Totalt finns det ungefär 175 aktiva användare av Procapita för Marks kommun, detta inkluderar även anställda hos RAMS som dokumenterar i Procapita. Tieto systemleverantör för Procapita. Socialsekreterare hanterar hela kedjan från upplägg av en ny försörjningsstödstagare till beslut om utbetalning av stöd till personen. Socialsekreterare kan även ändra bankkontonummer som försörjningsstöd ska betalas ut till utan att annat godkännande krävs. En ändring av bankkontonummer loggas dock alltid. En ny användare läggs upp genom att ansvarig chef meddelar IT som lägger upp användaren på AD. Därefter mejlar chef till systemförvaltaren och begär att den nya användaren ska få tillgång till exempelvis Procapita. Vid borttag så är chef ansvarig att meddela systemförvaltaren för att denne ska kunna ta bort användaren som har avslutat sin tjänst eller bytt tjänst internt. Det görs ingen periodisk kontroll med utskick till ansvarig chef. Systemförvaltarna är de enda som har hög behörighet i Procapita. Behörigheten används för att kunna skapa nya behörigheter i systemet. I övrigt har socialsekreterarna en grundbehörighet i Procapita med ett tillägg för 1:e Marks kommun 11 av 13

socialsekreterarna som har tillgång till ett sammanställningsverktyg där de kan se total utbetalning för hela enheten. Behörigheten är dock förhållandevis stor även för de som endast har grundbehörighet i och med att de har tillgång till hela utbetalningsflödet från upplägg av ny klient till godkännande av utbetalning. 5.3.2. Bedömning I vår granskning har vi noterat att en socialsekreterare kan hantera ärenden från upplägg till utbetalning. Handläggaren kan även ändra sina klienters fasta data, exempelvis bankkontouppgifter, utan att ett annat godkännande krävs. Ändringar i fasta data loggas dock i Procapita och skulle kunna följas upp i efterhand. Vi rekommendera därför Socialnämnden att säkerställa att processen för försörjningsstöd har en ändamålsenlig fördelning av arbetsuppgifter (segregation of duties) på plats. Vidare rekommenderas Socialnämnden att implementera en rutin för att periodiskt säkerställa att inga felaktiga ändringar av bankkontouppgifter har gjorts. I vår granskning noterade vi också att Socialnämnden inte har påbörjat arbetet med att säkerställa efterlevnaden av den nya dataskyddsförordningen som träder i kraft maj 2018. Vi rekommenderar därför Socialnämnden att säkerställa att de interna processerna är i enlighet med den nya dataskyddsförordningen som träder i kraft under 2018. 5.4. Uppföljning och övervakande aktiviteter 5.4.1. Iakttagelser Två stickprovskontroller görs varje månad. Dels tar 1:e socialsekreterare fem stickprov på ärenden för att kontrollera kvalitén på handläggningen samt kontrollera att hanteringen av ärendet har varit korrekt. Stickproven tas ofta upp och diskuteras på arbetsplatsträffar för att öka kunskapsnivån i gruppen. På samma sätt tar Socialnämnden fem stickprov inför sina nämndssammanträden varje månad. De granskar framförallt på stora utbetalda belopp. Ingen av kontrollerna dokumenteras dock att de har utförts. Socialnämnden får på sina sammanträden även tillgång till statistik över exempelvis, antal ärenden, åldersgrupp på sökanden etc. Statistiken tas ut från systemförvaltaren av Procapita. 1:e socialsekreterare kan även göra stickprovskontroll om någon person ringer och klagar och framför misstanke om oegentligheter mot en handläggare. En annan kontroll är att enhetschefen för försörjningsstöd kontrollerar släpplistan inför utbetalning av försörjningsstöd varje dag. Enhetschefen gör då även en rimlighetsbedömning av beloppen samt att hon tar ett antal stickprov och tittar på hur ärendet har hanterats. Enhetschefen kan lägga några kommentarer i ärendet i Procapita på viktiga aspekter att tänka på till socialsekreteraren. Utbetalningarna varierar i månaden från ca en miljon kr den 25:e till några tusen den 31:e enligt enhetschefen för försörjningsstöd. I kommungemensamt reglemente för nämnderna i Marks kommun (beslutad av KF 2016-10-27) framgår att det är nämnden som har ansvar för den interna kontrollen inom verksamhetsområdet och har skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet. Nämndens arbete med riskbedömning och internkontrollplan är Marks kommun 12 av 13

inte fullt ut utvecklat men vi noterar att inför 2017-2018 har ett krafttag gjorts och nämndens plan för intern kontroll innehåller generella risker och kontrollmoment för myndighetsutövning och verkställighet. 5.4.2. Bedömning Vår bedömning är att försörjningsstödsenheten har utvecklat en god struktur för att arbeta med egenkontroller. Vi noterar dock att nämndens arbete med riskbedömning och internkontrollplan har varit eftersatt under 2016. Inför 2017-2018 års planering har arbetet aktualiserats och försörjningsstöd (myndighetsutövning och verkställighet) finns med som en kontrollpunkt i internkontrollplanen. Vi rekommenderar därför Socialnämnden att fortsätta sitt arbete med att implementera arbetet med riskbedömning och internkontrollplan i förvaltningen och identifiera särskilda risker och kontrollmoment kopplat till försörjningsstöd. Vidare har vi noterar att förvaltningen/nämnden inte sparar någon dokumentation efter genomförda stickprovskontroller. Vi rekommenderar därför Socialnämnden att säkerställa att dokumentation sparas efter att stickprovskontroller har genomförts. Anna Lycke Börjesson Projektledare Fredrik Carlsson Uppdragsledare Marks kommun 13 av 13