Allmänna arkivschemat A Protokoll B Arkivexemplar av utgående handlingar C Diarier. Föreskrifter om ändring i Riksarkivets RA-FS 2008:4

Relevanta dokument
Processorienterad arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4

Arkivredovisning, gallring och export

Barn- och utbildningsnämnden

Arkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019

Dokumentnamn Datum Versionsnummer. VIR-vägledning Vägledning

Tillsynsperspektiv på verksamhetsbaserad arkivredovisning och mätning av mognadsnivåer. Patrik Höij / Sofia Särdquist /

Beskrivning av hur socialnämnden organiserar sina allmänna handlingar/ arkivbeskrivning

Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Sverige

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Program: Välkommen! Övergripande information om tillståndsprövning: Praktisk genomgång av tillståndsprocessen:

Arkivbeskrivning INNEHÅLL OCH ANSVARSFÖRDELNING. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning

Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Regler för akter vid förflyttning, gallring och arkivering.

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Dokumenthanteringsplan för Sektor Äldre

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH

Hantering av allmänna handlingar hos Kulturförvaltningen

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA

PROCESSORIENTERAD ARKIVREDOVISNING. Page 1

Vad är processorienterad arkivredovisning?

Hantering av allmänna handlingar hos S:t Erik Försäkring AB

Dokumenthanteringsplan

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Social dokumentation

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Arkivfrågor när en myndighet startar

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Vad är förvaringsenheter och hur hanteras de i praktiken? Johan Wilén,

Hantering av allmänna handlingar hos S:t Erik Livförsäkring AB

Verksamhetsbaserad arkivredovisning för Malmö stad

Riksarkivets författningssamling

Anvisning om dokumenthantering vid KTH

ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS POLISMYNDIGHETENS OPERATIVA AVDELNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

Närvarande från Stadsarkivet: Karin Arvidsson Inspektionsförrättare

Personakter enligt socialtjänstlagen, s.k. SoL-akter, inom vård- och omsorg samt LSS-verksamheten

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Kommunicera och samverka externt

Klassificering av information exempel och jämförelse. Anki Heimonen Kommunalförbundet ITSAM

Arkivfunktionen. - beskrivning av roller och ansvar för arkivansvariga och arkivredogörare Styrdokument Version 1.

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LÄNSRÄTTEN I STOCKHOLMS LÄN

Klassificering av verksamhetsinformation (för statliga myndigheter) Nora Liljeholm / Riksarkivet /

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Verksamhetsbaserad arkivredovisning

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB

Tillsynsavdelningen Dnr RA /3975 Maria Nordström

Arkivbeskrivning för S:t Erik Markutveckling AB

individuell planering och dokumentation vid genomförandet av insatserna

- rätten att ta del av allmänna handlingar, - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, - forskningens behov.

Svedala Kommuns 4:06 Författningssamling 1(6)

Införande av verksamhetsbaserad arkivredovisning vid Malmö högskola

Regler för dokument- och ärendehantering

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö

Tillsynsavdelningen Dnr RA /195

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Jarnryd Dnr RA /862

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012.

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

Dnr RA /4384

Att redovisa arkiv. i Nässjö kommun

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Hantering av allmänna handlingar vid Rinkeby-Kista stadsdelsförvaltning

Riktlinjer för att redovisa arkiv i Nässjö kommun

Datum Dnr RA /5817

Närvarande från stadsarkivet: Harald Löfgren Inspektionsförrättare Christina Moberg Protokollförare

LSS Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

Information om Insatser för vissa funktionshindrade enligt LSS

Moment 4: Att upprätta en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KUNGSHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se

Intern rutinbeskrivning för Lex Sarah inom SoL och LSS

Arkivbeskrivning för Vård- och omsorgsnämnden

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Verksamhetsuppföljning Korttidsvistelsen

Arkivreglemente. Styrdokument

Åtskilt från bevarandehan dlingar. Ordnas systematiskt

Inspektion av arkivvården vid Stiftelsen för strategisk forskning

Utredning av behov av åtgärder inför regionbildningen angående arkiv- och informationshantering

Inspektion av arkivvården vid Karolinska institutet (KI)

Hantering av allmänna handlingar hos Björkhagens skola

Gallring, Linköpings kommun

Verksamhetsuppföljning Kontaktperson, Ledsagare, Avlösning, Korttidsvistelse i form av stödfamilj LSS samt Kontaktperson SOL Första halvåret 2017

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

Transkript:

Stadsledningsförvaltningen Stadsarkivet Allmänna arkivschemat A Protokoll B Arkivexemplar av utgående handlingar C Diarier 1997 2007 2017 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets RA-FS 2008:4 D Register och liggare föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) E Inkomna handlingar om arkiv hos Processbaserad F Handlingar statliga ordnade myndigheter; efter ämne arkivredovisning G Räkenskaper beslutade K Fotografier den 9 december 2008 L Tryck Ö Övriga handlingar E-arkiv Utbildning Tillsyn Ingrid Andersson - arkivarie Vad är en kommunal klassificeringsstruktur och hur kan vi tillämpa KLASSA? Stockholm 21 mars 2018

Klassificeringsarbete i Helsingborg i går, i dag och i morgon Ingrid Andersson - arkivarie 2018-03-27 Bildmontage: William Persson, Helsingborg då & nu 3 Vad är en kommunal klassificeringsstruktur och hur kan vi tillämpa KLASSA? Stockholm 21 mars 2018

Stadsledningsförvaltningen Stadsarkivet Antal invånare per arkivarie i några Skånska kommuner Helsingborg 4 arkivarier, ca 143 000 invånare 1/35 750 Lund 2 arkivarier, ca 121 000 invånare 1/60 500 Kristianstad 2 arkivarier, ca 84 000 invånare 1/42 000 Malmö 21 arkivarier, ca 333 000 invånare 1/15 857 Ingrid Andersson - arkivarie Vad är en kommunal klassificeringsstruktur och hur kan vi tillämpa KLASSA? Stockholm 21 mars 2018

Stadsledningsförvaltningen Stadsarkivet Blanche Engberg - it-arkivarie Ingrid Andersson - tillsynsarkivarie

Stadsledningsförvaltningen Stadsarkivet Nämnd Förvaltningsorganisation för arkiv- och informationshantering Arkivansvarig Avdelning Avdelning Avdelning Arkivredogörare Arkivredogörare Arkivredogörare Arkivredogörare Arkivredogörare Arkivredogörare Arkivredogörare Arkivredogörare Ingrid Andersson - arkivarie Vad är en kommunal klassificeringsstruktur och hur kan vi tillämpa KLASSA? Stockholm 21 mars 2018

Stadsledningsförvaltningen Stadsarkivet Klassificering utifrån processer som gjorts i Helsingborg Vård och omsorg & Värme och energi Initiativ från stadsarkivet Styrgrupp med representanter från arkiv och verksamhet (VOF) Projektanställd arkivarie ute i fält (Öresundskraft) Workshops som arbetsform KLASSA i utgångsläget VisAlfa i processkartläggningsarbetet Ingrid Andersson - arkivarie Vad är en kommunal klassificeringsstruktur och hur kan vi tillämpa KLASSA? Stockholm 21 mars 2018

Klassificeringsstruktur för Vård- och omsorgsförvaltningen 1.0 Strukturenhet Processnamn 1.0 Styrande och planerande verksamheter 1.1 Fatta politiska beslut 1.2 Ta fram styrande dokument 1.2.1 Framtagande av styrdokument för hela verksamheten 1.2.2 Framtagande av riktlinjer för dokumentation 1.3 Handlägga ärenden 1.3.1 Samverka med medarbetare 1.3.2 Samverka på arbetsplatsen 1.4 Samverka 1.5 Ta fram arkivredovisning Det fanns en processkartläggning sedan innan Styrande och planerande processer Strukturenhet Handlingsslag Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Sekretess Ansvar RegistreringAnmärkning 1.0 Nämndsek Bevaras tillsammans med 1.1 Politiska beslutshandlingar Kallelse Bevaras reterare Ja protokoll 1.1 Politiska beslutshandlingar Beslutsunderlag Bevaras Tjänsterum Nämndsek reterare Ja Bevaras tillsammans med protokoll 1.1 Politiska beslutshandlingar Närvarolista Bevaras 1.1 Politiska beslutshandlingar Protokoll med bilagor Bevaras Ja 1.1 Politiska beslutshandlingar Voteringslista Bevaras 1.1 Politiska beslutshandlingar Justeringsanslag Vid inaktualit et Nej 2018-03-27

2.0 Stödjande verksamheter 2.1 Administrera ekonomi 2.1.1 Hantera avgiftsfrågor 2.1.1.1 Hantering av biståndsbeslut 2.1.1.2 Hantering av LOVärenden 2.1.1.3 Hantering av matavgifter i dagverksamhet SOL 2.1.1.4 Hantering av matavgifter i daglig verksamhet LSS 2.1.1.5 Hantering av hyresavtal 2.1.1.6 Årlig revidering av avgifter och hyror 2.1.3 Sälja vårdplatser till externa aktörer 2.1.4 Återkrav vid ändring av betalningsansvarig aktör 2.2 Hantera handlingar 2.2.1 Registrera och diarieföra 2.2.2 Expediera och arkivera 2.3 Förvalta system Stödjande processer 2.3.1 Hantera önskemål om systemförändringar 2.3.2 Införa ny Struktur version samt uppdateringar 2.3.3 Hantera behörigheter 2.3.3.1 Tilldelning 2.0av behörighet 2.3.3.2 Avsluta behörighet 2.1 2.1.1 2.1.1.1 Observera att gallringsfristen 5 år för journaldokumentation enligt SOL och LSS avser 5 år efter sista anteckning. Journaldokumentation för kunder födda 5, 15, 25 bevaras. enhet Handlingsslag Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Sekretess Ansv. Reg. Anmärkning 2.1.1.1 Biståndsbeslutshandlingar Bevakning av biståndsbeslut 6 månader Närarkiv Ec Nej 2.1.1.1 Biståndsbeslutshandlingar Biståndsbeslut Bevaras Server Ec Ja 2018-03-27 2.1.1.1 BiståndsbeslutshandlingarInkomstförfrågan 2 år Tjänsterum Ja Ec Ja 2.1.1.1 BiståndsbeslutshandlingarAvgiftsbeslut 5 år Server Ec Ja Förvaras i SOL-akt

3.0 Insatser med stöd av SOL 3.1 Dagverksamhet 3.2 Hemservice 3.3 Hemvård 3.4 Korttidsboende 3.5 Vårdboende 4.0 Insatser med stöd av LSS 4.1 Bostad med särskild service 4.2 Korttidstillsyn och korttidsvistelse 4.3 Daglig verksamhet 4.4 Avlösarservice 4.5 Ledsagarservice 4.6 Stödfamilj 4.7 Kontaktperson 4.8 Personlig assistans 5.0 Insatser med stöd av HSL 5.1 Delegering av sjuksköterskeuppgifter till omvårdnadspersonal 5.2 Utbildning i allmäna delen samt läkemedelshantering 5.3 Habilitering 5.4 Hemsjukvård 5.5 Teamrehabiliteringsärende i vårdtagarens bostad och närmiljö 5.6 Avvikelsehantering 2018-03-27 Processgrupper utifrån lag: HSL, SOL, LSS Observera att gallringsfristen 5 år för journaldokumentation enligt SOL avser 5 år efter sista anteckning. Journaldokumentation för kunder födda 5, 15, 25 bevaras. Insatser med stöd av SOL Strukturenhet Handlingsslag Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Sekretess Ansv. Reg. Anmärkning 3.0 3.1 3.1 Dagverksamhetshandlingar Journal i ProCapita Bevaras Server Ja Nej Önskemål om 3.1 Dagverksamhetshandlingar dagverksamhet 5 år Tjänsterum EC Ja 3.1 Dagverksamhetshandlingar Genomförandeplan 5 år Server Ja EC Nej 3.1 Dagverksamhetshandlingar Dokumentationsmanual Bevaras Server EC Nej 3.1 Dagverksamhetshandlingar Rollbeskrivning kontaktansvarig 5 år Server EC Nej

6.0 Verksamhetsövergripande processer 6.1 Skyddsåtgärder 6.2 Lex Sarah Verksamheten 6.3 Riskhantering 6.4 Klagomålshantering 7.0 Myndighetsutövning 7.1 Bostadsanpassning 7.2 Hantering av domar i bostadsanpassningsmål 7.3 Förbehållsbelopp 7.4 Korttidsboende 7.5 LSS 7.6 LSS boende 7.7 Omprövning 7.8 SoL 7.9 Upprätta individuell plan 7.10 Vårdboende 7.11 Årlig kvalitetsuppföljning 7.12 Överklagande 7.13 Lex SarahMyndigheten Verksamhetsövergripande processer 7.14 Uppföljning av Lex Sarah 2018-03-27 En processgrupp för verksamhetsövergripande En processgrupp för Myndighetsutövning Strukturenhet Handlingsslag Handlingstyp Gallring Förvaringsplats Sekre tess Anssv. Reg. 6.0 6.1 Rapport angående behov av 6.1 Skyddsåtgärdshandlingar skyddsåtgärder 5 år Tjänsterum EC Nej 6.1 Skyddsåtgärdshandlingar Riktlinjer för användning av skyddsåtgärder för personer i särskilda boendeformer Bevaras Tjänsterum EC Nej 6.1 Skyddsåtgärdshandlingar Riktlinjer om våld och hot Bevaras Tjänsterum EC Nej 6.1 Skyddsåtgärdshandlingar Beslut om skyddsåtgärder Bevaras Server EC Nej Brev till anhörig om att skyddsåtgärder Vid 6.1 Skyddsåtgärdshandlingar kommer att vidtas inaktualitet Server EC Ja 6.1 Skyddsåtgärdshandlingar Samtycke från vårdtagaren 5 år Server EC Ja An ng

2018-03-27 Fallgropar Uppföljningsarbetet som kommer av sig Bristande intern kommunikation i verksamheten Svårt att förstå varandra mellan arkiv och verksamhet Missar att avsluta tidigare arkivbildning Tidsoptimismen Missar att tydliggöra syftet Svårt med styrande och stödjande processer

2018-03-27 Framgångar Handlingarna blir synliga i sina processer Handlingsbeståndet blev överblickbart Arkivfrågorna sätts på dagordningen Möjlighet att få verksamheten genomlyst Processerna bearbetas och gås igenom Kunskapsuppbyggnad Kvalitetsarbetet som genomsyrar hela arbetet - säkrad hantering och förvaltning av informationen - möjliggör effektiv sökning och framtagning av handlingar

Stadsledningsförvaltningen Stadsarkivet KLASSA eller VERKSAM - vad siktar vi på? Sydarkivera och VERKSAM Gemensam mall för klassificeringsstruktur i staden Utbildningsinsatser gentemot förvaltningar och bolag Arkivhandbok för styrande och stödjande processer Formaliserat beslut om processbaserad arkivredovisning skrivs in i Helsingborgs arkivreglemente Arbete med att revidera hanteringsanvisningar för VOF och ÖK Nytt projekt med klassificeringsarbete och processkartläggning hos Miljöförvaltningen Ingrid Andersson - arkivarie Vad är en kommunal klassificeringsstruktur och hur kan vi tillämpa KLASSA? Stockholm 21 mars 2018

Allmänna arkivschemat används i arkivredovisningen Klassificering gjordes på stadsarkivet Liten förståelse för arkiv- och informationshanteringen ute i verksamheterna Pappersbaserad arkivering Bild Skånes Arkivförbund Ökad förståelse för arkiv- och informationshantering ute i verksamheterna Krav om processbaserad arkivredovisning i stadens arkivreglemente Klassificeringsarbetet sker ute i verksamheterna Arkivhandbok för styrande och stödjande processer Tidigare arkivredovisning enligt allmänna arkivschemat har avslutats och levererats in Pappersbaserad arkivering som komplement till E-arkivering Klassificeringsarbete utifrån processer pågår i några verksamheter Allmänna arkivschemat finns kvar Utbildningsinsatser för processbaserad arkivredovisning Skapa mall för klassificeringsstruktur Arbete med Arkivhandbok för styrande och stödjande verksamheter E-arkivering som komplement till pappersbaserad arkivering 2018-03-27

Tillsammans är vi starka! Studiebesök & nätverka! Dela med er och sno av varandra! KLASSA & VERKSAM Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor Tack för att ni lyssnat! Ingrid Andersson - arkivarie 2018-03-27 Vad är en kommunal klassificeringsstruktur och hur kan vi tillämpa KLASSA? Stockholm 21 mars 2018