Ekonomisk uppföljning samhällsbyggnadskontoret Januari-april, 2015

Handläggare Datum Ärendebeteckning Victoria Schön Månsson 2015-2015-05-12 Ekonomisk uppföljning Ekonomisk uppföljning samhällsbyggnadskontoret Januari-april, 2015 Verksamhet De första månaderna av verksamhetsåret 2015 har präglats av fortsatt arbete med kartläggning och utveckling av arbetssätt och processer inom samhällsbyggnadskontoret samt av budget- och målarbete. Aktiviteten på samhällsbyggnadskontoret har hittills under året varit fortsatt hög inom alla verksamhetsområden. Bland annat har antalet inkomna bygglovansökningar ökat jämfört med föregående år, liksom antalet avslutade ärenden om fastighetsbildning, antalet inkomna ansökningar om bostadsanpassningsbidrag, antalet nybyggnadskartor samt det totala antalet ärenden inom miljöenheten. Ett av de viktigaste målen för Kalmar kommun är att öka bostadsbyggandet och målet för året är att ta fram detaljplaner som ska omfatta 300 bostäder varav 100 småhus. Hittills under året har fem detaljplaner vunnit laga kraft. Det sammantagna innehållet i detaljplanerna består av 212 bostäder. Övriga mål och uppdrag följs upp i Måluppföljning Hypergene 2015-04-30. Samhällsbyggnadsnämndens servicegarantier för värmepumpar och enskilda avlopp har uppfyllts till 100 % under januari-april medan servicegarantin avseende bygglovsärenden har uppfyllts till 92 %. Ekonomi Det totala utfallet/förbrukningen för samhällsbyggnadskontoret ligger efter fyra månader något lägre än riktvärdet på 33 %. Intäktsdebiteringen flyter på bra och ligger över riktvärdet för perioden. Personalkostnaderna ligger något under riktvärdet med anledning av att en del tjänster har varit och vissa fortfarande är vakanta, rekryteringsarbete pågår. Bostadsanpassningsbidrag ligger något lägre än riktvärdet men ett flertal mer omfattande ärenden har inkommit och det finns en osäkerhet kopplad till denna verksamhet då ett fåtal mer omfattande ärenden kan stjälpa hela budgeten. Övriga verksamhetskostnader ligger i linje med budgeterade belopp. Samhällsbyggnadskontoret - ekonomisk uppföljning (kr) Budget 2015 Utfall, jan-april Utfall (%) Intäkter -29 733-10 070 34% Kapitaltjänstkostnader 1 157 398 34% Personalkostnader 61 328 18 161 30% Bostadsanpassningsbidrag 8 328 2 441 29% Övriga verksamhetskostnader 17 304 5 605 32% Totalsumma 58 383 16 534 28% Samhällsbyggnadskontoret Administrativa enheten Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Storgatan 35 A Tel 0480-45 00 00 Fax 0480-45 04 29 E-post: sam.byggnadskontoret@kalmar.se

Handläggare Datum Ärendebeteckning Victoria Schön Månsson 2015-05-12 Ekonomisk uppföljning Nedanstående tabell visar ekonomiskt utfall per 2015-04-30 samt prognos för helåret 2015, uppdelat på respektive enhet inom samhällsbyggnadskontoret. Samhällsbyggnadskontoret - ekonomisk uppföljning (kr) Budget 2015 Utfall, jan-april Totalt ligger samhällsbyggnadskontorets utfall efter fyra månader lägre än riktvärdet på 33 %. Det finns avvikelser inom de respektive enheterna men helårsprognosen för kontoret är att samtliga enheter kommer att hålla sina budgetramar. För samhällsbyggnadsnämndens ligger arvodeskostnaderna i linje med budget medan utfallet för övriga kostnader ger ett överskott. Utfallet för kontorsledningen ligger under riktvärdet, beroende på att stadsarkitekten är utlånad till planenheten som tillförordnad planchef. Administrativa enhetens förbrukning ligger lägre än riktvärdet med anledning av lägre personalkostnader, beroende på en vakant tjänst under de första månaderna. Bygglovsenhetens utfall ligger bra i förhållande till budget, både när det gäller intäkter och kostnader. Planenhetens ligger något efter när det gäller intäktsdebiteringen samtidigt som personalkostnaderna ligger något lågt beroende på vakanta tjänster. Även för park- och infrastrukturenheten ligger personalkostnaderna under riktvärdet med anledning av vakanta tjänster Stadsingenjörsenhetens utfall efter fyra månader ligger betydligt lägre än riktvärdet för perioden, detta med anledning av större intäktsdebitering än budgeterat samt vakanta tjänster. Även miljöenhetens förbrukning ligger lägre än riktvärdet för perioden, vilket också beror på större intäktdebitering samt vakanta tjänster. Utfall (%) Prognos 2015 Prognostiserad avvikelse Samhällsbyggnadsnämnden 1 627 443 27% 1 627 0 Kontorsledningen 4 401 1 090 25% 4 401 0 Administrativa enheten 15 799 4 605 29% 15 799 0 Bygglovsenheten -437-534 32% -437 0 Planenheten 5 337 2 772 52% 5 337 0 Park- och infrastrukturenheten 9 449 2 667 28% 9 449 0 Stadsingenjörsenheten 14 423 3 650 25% 14 423 0 Miljöenheten 7 785 1 842 24% 7 785 0 Totalsumma 58 383 16 534 28% 58 383 0 Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron på samhällsbyggnadskontoret för perioden januari-mars 2015 hamnade på 3,1 %. Fortfarande ligger männens sjukfrånvaro något högre än kvinnornas; 3,9 % jämfört med 2,4 % för kvinnorna. Jämfört med hela Kalmar kommun ligger samhällsbyggnadskontorets sjukfrånvaro lågt. Den totala sjukfrånvaron i kommunen för januari-mars hamnade på 7,7 %.

Handläggare Datum Ärendebeteckning Victoria Schön Månsson 2015-05-12 Ekonomisk uppföljning Verksamhetsstatistik Samhällsbyggnadskontoret VERKSAMHETSMÅTT - april 2015 2015 2014 2013 2015 2014 2013 Detaljplaner Fastighetsbildning Pågående 37 53 60 Inkomna ärenden 44 39 41 Överklagade/ej avgjorda 0 2 5 Avslutade ärenden 49 48 41 Lagakraftvunna 5 5 10 Handläggningstid** (median) 147 104 123 - antal bostäder 212 80 163 - antal ha verksamhet 1 3 72 Mät-, kart- och GIS-uppdrag Nybyggnadskartor 35 29 30 Bygglovsärenden Utsättning (utförda) 24 25 18 Inkomna ärenden 435 392 322 Kart- och GIS-uppdrag 93 103 134 Beviljade ärenden 196 221 176 Handläggningstid* (median) 9 14 23 Trafikärenden Bev. bygglov - enbostadshus 15 10 6 Inkomna ärenden 86 93 50 Bev. bygglov - lgh i flerbost.hus 28 103 137 Miljöärenden Bostadsanpassning Hälsoärenden 135 164 155 Inkomna ärenden 182 179 162 Tillsyn hälsoskydd 212 83 193 Beviljade ärenden 151 159 130 Livsmedel 85 99 79 Utbetalade bidrag (tkr) 3 150 3 226 2 962 Tillsyn livsmedel 434 478 440 Handläggningstid* (median) 4 3 12 Miljöskydd 682 572 507 Tillsyn miljöskydd 497 356 241 Servicegarantier Naturvård 37 30 27 Bygglovsärenden 63 72 13 Tillsyn naturvård 8 15 6 - servicegaranti ej uppnådd 7 5 0 Enskilda avlopp 56 25 22 - servicegaranti ej uppnådd 0 0 0 Värmepumpar 24 20 21 - servicegaranti ej uppnådd 0 0 0 * Med handläggningstid i bygglov- och bostadsanpassningsärenden avses från att ansökan är komplett tills dess att beslut fattats. ** Med handläggningstid i fastighetsbildningsärenden avses från att ansökan kommer in till dess ärendet slutförts. Detaljplaner De pågående detaljplaner som redovisas i tabellen (37 st) avser antalet detaljplaner i den nya prioriteringslistan som planutskottet fattade beslut om 2015-04-28. De lagakraftvunna detaljplaner som redovisas i tabellen avser tom 2015-05-12. Antalet nytillkomna bostäder fördelas enligt följande; Tegelviken 2:4, möjliggör för 25 hyreslägenheter Bryggaren 23, möjliggör för 15 centralt belägna hyreslägenheter Kungsljuset 3, möjliggör för 150 hyreslägenheter samt 200 parkeringsplatser Harby 1:183 Trekanten, möjliggör för 11 hyreslägenhet, samlingslokal samt kontorsverksamhet Dörby 1:9 och del av Dörby 1:8, möjliggör för 11 nya vårdbostäder Servicegarantier 2015 2014 2013 Bygglovsärenden 92 % 93 % 100 % Enskilda avlopp 100 % 100 % 100 % Värmepumpar 100 % 100 % 100 %

Verksamhetsplan 2015 samhällsbyggnadsnämnden FOKUSOMRÅDE - ORDNING OCH REDA I EKONOMIN I kommunallagens bestämmelser står skrivet att kommunen ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på lång och kort sikt. Varje generation av invånare ska bära kostnaderna för den service som vi själva beslutar om och som vi själva konsumerar, samt att gjorda investeringar ska kunna återbetalas. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i Verksamhetsplan med budget 2015 och ekonomisk planering för 2016-2017, sid 6-7. Samhällsbyggnadsnämnden har arbetat med att få till en tydlig, nedbruten och väl förankrad detaljbudget per respektive enhet. Tidigare omorganisationer inom kontoret har inte kontinuerligt anpassats och kompletterats med uppdaterade budgetar. Samhällsbyggnadsnämnden har de senaste åren hållit sig inom budgeterade ramar och har inför 2015 arbetat in 1 % - besparingen i budgeten. Arbetet med besparingar inför 2016-2017 fortsätter under 2015. Fullmäktigemål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. Nämndmål - Samhällsbyggnadskontorets verksamheter ska vara ändamålsenliga och kostnadseffektiva Fokus under verksamhetsåret kommer att ligga på att se över processer och rutiner samt att kontinuerligt uppdatera och förbättra dessa. Det kommer bland annat att handla om att genomlysa verksamheterna för att skapa effektivare processer, följa upp och åldersanalysera inkomna och pågående ärenden, se över och i förekommande fall utveckla och skapa bättre rutiner för tidredovisning i olika projekt samt koppla detta till debitering av ärenden och projekt. Processarbetet pågår inom samhällsbyggnadskontorets verksamheter, för att skapa effektiva processer. Arbetet kommer att vara ständigt och kontinuerligt. Arbetet med framtagande och rapportering av statistik för samhällsbyggnadskontorets verksamhetsområden genomlyses för att kvalitetssäkra detta arbete och den information som publiceras. Arbete har påbörjats och till viss del införts avseende mallar för planavtal och underlag för debitering av plankostnader samt projekt. Genom att förbättra rutiner för tidsredovisning och debitering är det lättare att följa upp verksamheterna för att uppnå effektivare processer.

Uppföljning - aktiviteter Status Kommentar Aktivitet - utvärdering av genomförda processarbeten Pågående Planprocessen beslutades i slutet av april. Fortsatt arbete kring processkartläggning inom park- och infrastrukturenheten kommer att Aktivitet - Rutiner för tidredovisning på enhetsnivå Aktivitet - Åldersanalys av ärenden Aktivitet - Handläggningstider på ärenden Aktivitet - utvärdering projektgenomförande göras under resterande delen av året. Pågående Rutiner för tidredovisning har införts på samtliga enheter inom samhällsbyggnadskontoret. Inom vissa enheter fortsätter arbetet under året med finjusteringar. Pågående Arbete pågår för att ta fram statistik kopplat till antal pågående ärenden och åldersanalys av dessa. Pågående Målen hålls för handläggningstiderna för samtliga ärendetyper med undantag av fastighetsbildningen. Förstärkning på förrättningssidan bör innebära att handläggningstiderna minskar framöver. Pågående Ett arbete är påbörjat genom att införa planprocessen i hela förvaltningen. Ett införandeprojekt jobbar med processen. Utvärdering kommer att genomföras, när en plan har gått igenom hela processen. Aktivitet - Servicegarantier Pågående Värmepumpar 100 % Enskilda avlopp 100 % Bygglov 91 %

FOKUSOMRÅDE - ETT GRÖNARE KALMAR Under de senaste åren har flera tydliga steg tagits när det gäller klimat och miljöarbetet. Kalmar ska fortsätta ligga i framkant och vårt arbete ska präglas av konkreta insatser som ger effekt både på kort och på lång sikt. Uttalanden: Kalmar kommun uttalar att vi är positiva till att KSRR är minoritetsdelägare i eventuella nya biogasanläggningar. Kalmar kommun uttalar att vi är positiva till att KSRR tar ledning och ansvar för att etablera ett Miljöteknikforum. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i Verksamhetsplan med budget 2015 och ekonomisk planering för 2016-2017, sid 8-9. Fullmäktigemål - Fossilbränslefri kommun Kalmar kommun ska vara en fossilbränslefri kommun år 2030. Samhällsbyggnadskontoret är delaktiga i projektet Infrastruktur för elfordon, tillsammans med flera andra aktörer. Fokus ligger också på cykelprojektet och dess aktiviteter. Samhällsbyggnadskontoret arbetar ständigt med kollektivtrafikfrågor, bilen, gående och cyklister för att tillskapa möjligheter för att uppnå målet om fossilbränslefri kommun. Mobility management-frågor kommer också att lyftas. Fullmäktigemål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Cykeltrafiken har under perioden (jan-mars) ökat med 2 % jämfört med samma period 2014. Cykelprojektet fortsätter med fokus på att öka cykeltrafiken, t.ex. genom att göra det enkelt för cyklisterna, som cykelställ vid bushållplatser och stationer samt minska antalet felande länkar i cykelstråken. Fullmäktigemål - Kollektivtrafik Resandet med kollektivtrafik ska årligen öka. Stadstrafiken har under perioden (jan-mars) ökat med 9 % jämfört med samma period 2014. Genom att planera bostäder intill väl fungerande kollektivtrafikstråk samt ha dialog med KLT vid planering av bostäder ska möjliggöra för ökade kollektivtrafikanvändning. Fullmäktigemål - Ekologisk eller närproducerad mat Andelen ekologisk eller närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 70 procent år 2020. Samhällsbyggnadskontoret försöker i största mån beställa ekologiska eller närproducerade livsmedel vid t.ex. kontorsmöten och representation. Uppdrag - Kalmar cykelstad Samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden får i uppdrag att fortsätta projektet Kalmar cykelstad. Uppdraget förlängs fram till och med 2018. Ny cykelvägvisning i Lindsdal slutfördes under tertialet. Projektdirektivet har reviderats och förlängts till 2018. Cykelbokslut 2014 presenterades för kommunstyrelsens arbetsutskott och samhällsbyggnadsnämnden.

FOKUSOMRÅDE - ETT VÄXANDE ATTRAKTIVT KALMAR Kalmar ska vara en växande och attraktiv kommun. Det är en förutsättning för att vara med i kampen om framtida etableringar, inflyttare och satsningar på infrastruktur. Kalmar är idag ett av Sveriges mest attraktiva besöksmål och vi fortsätter att utveckla detta. Men attraktiviteten ska också finnas i vardagen. För det behöver vi bra och varierade bostäder och en väl utbyggd infrastruktur i hela vår region. Vi ska fortsätta att erbjuda ett rikt kultur- och fritidsutbud och vi utvecklar att vi redan är ett spännande besöksmål. vi berättar gärna om allt bra vi gör och allt det positiva om Kalmar. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i Verksamhetsplan med budget 2015 och ekonomisk planering för 2016-2017, sid 11-15. Fullmäktigemål - Bostadsplanering Kalmar ska planera för minst 300 bostäder årligen, varav 100 villatomter. Nämndmål - Planlägga för bostäder som möjliggör en årlig produktion av minst 300 bostäder varav 100 villatomter. Planlägga för bostäder som möjliggör en årlig produktion av minst 300 bostäder varav 100 villatomter. Med bättre och effektivare processer samt prioritering på samhällsbyggnadskontoret, beräknas målet med goda marginaler att uppnås under året. Ett fortsatt arbete med att göra relevanta planer och följa den beslutade processen kommer medföra att planberedskapen i kommunen ökar betydligt. Uppdrag - Årets stadskärna Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att tillsammans med berörda nämnder, styrelser och Kalmar City arbeta för att Kalmar ska bli årets stadskärna under innevarande mandatperiod. Parkeringsledningssystemet är överlämnat till serviceförvaltningen som beräknar införa detta under sommaren 2015. Lekplatsen i Vattentornsparken beräknas vara klar under sommaren 2015. Belysningsprogram, se uppdrag nedan. Uppdrag - Regional bomässa Samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att tillsammans med bostadsmarknadens aktörer utreda förutsättningarna för en regional bomässa år 2018. En utredning är genomförd som ska förankras med politiken. Uppdrag - LIS-områden Kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att tillskapa fler LIS-områden i översiktsplanen, för att underlätta för landsbygdsutveckling i strandnära områden. Samhällsbyggnadskontoret har identifierat några få möjliga nya LIS-områden, enligt de kriterier som anges i ÖP. Vid avstämning med samhällsbyggnadsnämndens presidium i februari beslutades att en översyn av LIS-områdena ska göras i samband med aktualitetsprövningen av ÖP:n. Uppdrag - Utegym Samhällsbyggnadsnämnden och serviceförvaltningen får uppdraget. Beslut om att godkänna planeringsunderlag togs i samhällsbyggnadsnämnden 2015-03-25.

Uppdrag - Belysningsprogram Uppdraget till samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden att ta fram belysningsprogram ska gälla tätorterna i kommunen utifrån aspekterna trygghet, trafiksäkerhet, energiförbrukning, utveckling och gestaltning. Den 12 maj kommer en workshop anordnas som en del i processen. En första delleverans av programmet kommer att presenteras för samhällsbyggnadsnämnden i juni 2015.

FOKUSOMRÅDE - HÖG KVALITET I VÄLFÄRDEN I Kalmar ska allas liv präglas av trygghet, kvalitet, tillgänglighet och delaktighet. Medborgare i Kalmar ska känna sig trygga med att kommunens välfärdsverksamheter alltid finns när enskilda behöver den och att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Den fattigdom som drabbar barn ska med alla tillgängliga medel speciellt bekämpas. Varje barn och elev i Kalmar kommun ska utvecklas allsidigt, såväl socialt och emotionellt som kunskapsmässigt. Våra förskolor och skolor ska hålla en hög kvalitet. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i Verksamhetsplan med budget 2015 och ekonomisk planering för 2016-2017, sid 17-19. Fullmäktigemål - Förebyggande insatser bland barn och ungdomar Barn och ungas bruk av tobak, alkohol, dopingpreparat och narkotika ska minska. Bruket av droger ska aktivt bekämpas på alla nivåer men speciellt fokus ska riktas på förebyggande insatser bland barn och ungdomar. I planarbetet tas hänsyn till trygga omgivningar som kan bidra till en god miljö för ungdomar. Fullmäktigemål - Bästa skolkommun Kalmar kommun ska bli en av Sveriges 30 bästa skolkommuner. Genom god planberedskap möjliggörs nybyggnationer samt om-/tillbyggnationer av skolor och förskolor. Arbete för att skapa trygga och säkra skolvägar genomförs kontinuerligt.

FOKUSOMRÅDE - VERKSAMHET OCH MEDARBETARE Kalmar kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare och ett föredöme. Vi ska attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och även avveckla personal för ett hållbart arbetsliv. Vi eftersträvar en trygg arbetsmiljö där människor trivs och känner sig delaktiga. För att klara av detta behöver vi samverka inom kommunen och samarbeta externt med andra kommuner för att utveckla kompetensen och organisationen. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i Verksamhetsplan med budget 2015 och ekonomisk planering 2016-2017, sid 20-22. Fullmäktigemål - Rätt till heltid Vid utgången av 2016 ska rätten till heltid (önskad sysselsättningsgrad) vara genomförd på nämnder och bolag. Arbetet ska ske inom befintliga budgetramar. Heltid erbjuds tillsvidareanställda på samhällsbyggnadskontoret. Fullmäktigemål - Praktikplatser Kalmar kommun ska till utrikes födda årligen erbjuda cirka 150 praktikplatser. Nämndmål - Erbjuda praktikplatser till utrikesfödda personer med utbildning eller erfarenhet inom samhällsbyggnadsområdet. Samhällsbyggnadskontoret ska erbjuda praktikplatser till utrikesfödda personer med utbildning eller erfarenhet inom samhällsbyggnadsområdet. Samhällsbyggnadskontoret ställer 5 praktikplatser (inriktade mot våra fem verksamhetsområden) till förfogande för språkpraktik till utrikesfödda personer med bakgrund i någon av kontorets verksamheter. Syftet är att ge studenterna möjlighet att utveckla sitt svenska språk inom det yrke man är utbildad/har arbetat inom. Fullmäktigemål - Jämställdhetssäkrad verksamhet Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad. Vid lönesättning och lönerevision görs analys av lönenivåer utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Fördelningen mellan kvinnor och män på kontoret är jämn. Jämställdhetsfrågan kommer att lyftas på kommande kontorsmöten och enhetsmöten. Nämndmål - Detaljplaneprocessen ska jämställdhetssäkras. Arbetet har påbörjats genom att studera hur jämställdhetsfrågor tas i beaktande i planarbetet i Malmö stad. Fullmäktigemål - Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. Nämndmål - Samhällsbyggnadskontoret ska bibehålla sin låga sjukfrånvaro. Ett friskvårdsprogram med hälsofrämjande insatser håller på att tas fram för att säkerställa att medarbetarna håller sig friska och kan arbeta. Vi ser dock att sjukfrånvaron under första tertialen har ökat markant jämfört med samma period under 2014. Resultatet kommer att analyseras och eventuella åtgärder vidtas.

Uppdrag - Välfärdsbokslutet I årsrapporten ska respektive nämnd redovisa hur man använder välfärdsbokslutet i verksamheten. Samverkan och samarbete kring åtgärder måste fördjupas. Både internt inom Kalmar kommun och externt. Uppdraget följs upp på helårsbasis, ej aktuellt vid tertial-uppföljningen. Uppdrag - Service och bemötande Alla nämnder får i uppdrag att genomföra aktiviteter för att ytterligare förbättra service- och bemötandefrågor. Samhällsbyggnadskontoret kommer under året att genomföra aktiviteter tillsammans med näringslivskontoret för att belysa bemötande- och servicefrågor. NKI-mätningen ligger till grund för det fortsatta arbetet. Sammanställning samhällsbyggnadsnämndens uppdrag Uppdrag Fokusområde Status Kalmar cykelstad Ett grönare Kalmar Pågående Årets stadskärna Ett växande, attraktivt Kalmar Pågående Regional bomässa Ett växande, attraktivt Kalmar Pågående LIS-områden Ett växande, attraktivt Kalmar Pågående Utegym Ett växande, attraktivt Kalmar Genomfört Belysningsprogram Ett växande, attraktivt Kalmar Pågående Välfärdsbokslutet Verksamhet och medarbetare Ej aktuellt Service och bemötande Verksamhet och medarbetare Pågående