Underlag till kravspecifikation för Vårdförbundets tidningsarkiv Jonas Söderström 2000 03 01
Inledning En kravspecifikation kan i princip bli hur detaljerad som helst. Detta underlag består av två delar. Den första är en diskussion om de olika krav man kan ställa på ett arkivsystem. Den är inte helt förutsättningslös, men är ändå ganska grundläggande. Den andra delen är en början till en checklista där man kan göra de val som beskrivs i diskussionsdelen. 2
Grunddragen i ett webbarkiv I ett webbaserat tidningsarkiv lagras artiklar i en databas, som görs tillgänglig över nätet. I princip lagras artiklarna som texter, med ett minimum av layout eller formatering. Alla artiklar har en enhetlig form, styrd av mallar. För att läsa artiklar i arkivet ska ingenting mer behövas än en webbläsare och en dator kopplad till nätet. Detsamma ska gälla för den som ska administrera arkivet. Artiklar som läggs in ska kunna vara hur långa som helst. De ska kunna bestå av flera olika delar, t.ex. rubrik, ingress och brödtext, vilka ska skilja sig åt genom formen. Artiklarna ska också kunna märkas med olika attribut, som t.ex. utgåva, ämne, eller författare. Arkivet ska kunna visa artiklarna i olika listningar, t.ex. kronologiskt, efter författare eller efter ämne. Man ska också kunna söka på valfria ord eller fraser i texten, varvid arkivet ska kunna lista de artiklar som innehåller de sökta orden (sökträffar). Databasen ska ha ett säkerhetssystem, som gör att endast vissa, särskilt behöriga personer, kan administrera databasen, t.ex. lägga in nya artiklar. Den vanlige läsaren ska bara kunna läsa artiklar, men inte ändra, lägga till eller ta bort. Systemet ska ha rimliga tekniska prestanda. Det ska gå snabbt att visa en efterfrågad text. Det ska gå snabbt att lägga in nya texter eller administrera gamla. Systemet ska vara skalbart, så att det kan hantera ett ökat antal användare utan att bli alltför långsamt. Arkivet ska vara så enkelt att sköta, att redaktionen ska kunna göra de allra flesta uppgifter och kunna underhålla systemet, utan att behöva anlita konsulter eller specialister. Roller och befogenheter Ett webbaserat tidningsarkiv kommer minst att ha två olika roller. läsare redaktör Rollerna definieras av deras olika befogenheter. Läsaren kan söka efter artiklar på flera olika sätt, läsa valda artiklar på skärmen och kanske göra några andra saker som ladda ner dem eller skicka dem vidare med epost. Redaktören kan göra allt som läsaren kan, men dessutom mata in artiklar i arkivet, men också ta bort eller ändra på texter eller vissa inställningar. Det kan samtidigt finnas flera redaktörer. Många system har dessutom en nivå till: administratören, som har vissa befogenheter utöver redaktörens. Hon kan t.ex. var den som har rätt att utse nya redaktörer eller ta bort gamla, ändra deras lösenord, eller ändra vissa inställningar för arkivets 3
egenskaper. Men det är också fullt möjligt att låta redaktörena själva ha dessa uppgifter. Om systemet har en administratörs-roll ska det klargöras i kravspecifikationen vilka uppgifter som är unika för rollen. En annan roll som kan förekomma är formgivare, som har rätt att ändra på mallar för presentationen av texterna, men inte på innehållet. Befogenheten styr tillgänglighet Befogenheten styr vilken tillgång olika roller har till olika delar (sidor) i arkivet. Redaktören (och eventuellt administratören) har tillgång till ett antal administrativa sidor för att arbeta med arkivet. För att nå dessa, måste de skriva in ett lösenord/ användarnamn på en särskild sida. Det är att rekommendera, att dessa är personliga (olika för varje redaktör). Läsaren kan inte komma åt de administrativa sidorna, utan bara själva artiklarna, plus söksidor och några andra. Normalt behövs ingen inloggning för att se dessa. Ett alternativ kan vara att använda generella lösenord, som t.ex. publiceras i aktuellt nummer av tidningens pappersutgåva. Ett tredje alternativ kan vara att även läsare först måste anmäla sig, tilldelas någon form av lösenord, och identifiera sig när de vill läsa artiklar. Det kan vara för att ge dessa någon form av extra service. Systemet ska stödja den modell man väljer. Tillgänglighet kan också knytas till något av de attribut som artiklarna får. Artiklar i en viss kategori (ämne) kan vara tillgängliga endast för redaktörer, men osynliga för läsare. 4
Att administrera artiklar/texter Lägga in artiklar I ett webbaserat textarkiv läggs oftast texter in via någon typ av formulär (se bilden nedan). Formuläret har ett antal olika fält för inmatning av en artikels olika delar, t.ex. rubrik, ingress och brödtext. Andra möjligheter är dårrad, författarbyline, författarpresentation. Kravspecifikation ska klargöra om det krävs ännu fler delar, samt om det t ex krävs att man ska kunna mata in flera författare för en text. En artikel i en papperstidning består ofta av ännu fler delar, t ex citat ur texten i större grad, faktarutor, överingresser, vinjetter, noter, litteraturlista, ordförklaringar, mm. En del av dessa är det sannolikt onödigt att lagra. Andra skulle i princip kunna vara med, men att skapa ett system som kan klara alla slag av texter kan bli så komplext att det är svårarbetat. Kravspecifikationen ska förteckna vilka sådana som ska kunna ingå i en artikel. Artiklar kan ju vara av mycket olika karaktär från kortare notiser till långa reportage. Ett arkiveringssystem kan ha flera olika inmatningsformulär, avpassade för olika typer av texter. Ett enkelt formulär, med möjlighet att bara lägga in rubrik + ingress + text, kan användas för vanliga artiklar. För speciella artiklar, t ex vetenskapliga artiklar med noter, litteratur etc, skulle ett annat formulär kunna användas. Kravspecifikationen bör klargöra om man kan skapa sådana olika formulär, samt om det kan göras av redaktionen eller måste göras av utomstående. För artiklar som läggs in bör åtminstone brödtexten kunna vara hur lång som helst. Om det finns begränsningar för hur långa andra delar av artikeln (rubriken, ingressen eller liknande) kan vara, ska det specificeras. Exempel på enkelt inmatningsformulär. 5
Bilagor och bilder Kravspecifikationen bör klargöra om en artikel kan ha bilagor, i så fall hur många och av vilket slag. En bilaga presenteras som en länk tillsammans med nyheten. Ett klick på länken kan antingen innebära att dokumentet öppnas, eller att det laddas ner och lagras på läsarens hårddisk. En bilaga skulle kunna vara en bild. Om man i vissa fall också vill kunna visa en bild tillsammans med en viss text på skärmen, ska det specificeras. Attribut Varje artikel ska också kunna märkas med olika attribut, som t.ex. utgåva, författare, och ämne eller kategori. Man bör bestämma om ämnen/kategorier ska vara entydiga. Kan en artikel bara kan tillhöra ett särskilt ämne? Eller kan den tillhöra flera olika ämnen? Ska ämnen ordnas hierarkiskt? Man bör också slå fast om redaktionen kan ändra eller lägga till kategorier/ämnen, eller om detta kräver hjälp utifrån. Ändra och ta bort artiklar En redaktör ska kunna ta bort eller ändra i en redan publicerad text. Hon ska tillfälligt kunna gömma en publicerad text. Hon ska kunna se en inmatad text i förhandsvisnings-läge för kontroll och därefter godkänna de, så att den blir synlig för alla. Redaktören eller administratören ska slutligen kunna skapa nya redaktörer och ta bort existerande; de ska kunna koppla en befogenhet till en användare och radera existerande användare. 6
Presentation av artiklar Utformning När en artikel presenteras för läsaren, bör de olika delarna skilja sig åt genom formen (större rubrik, fet ingress e.d.). Kravspecifikationen ska specificera om redaktionen ska kunna ändra inställningarna för formen (som grad för rubriken), och hur det kan göras, eller om detta kräver insatser från utomstående. Om det finns en möjlighet för en artikel att ha t.ex. ingress, men en viss artikel saknar den, ska systemet vara sådant att det inte uppträder någon onödig blankrad eller tomt utrymme där ingressen skulle ha stått, när artikeln visas för läsaren. Listningar och urval För hitta artiklarna söker läsaren i olika listningar av artiklar. Vilka listningar som ska finnas, och vad de ska ta upp, specificeras. Det är viktigt att lägga ner omsorg på listningar och sökning. När arkivet växer, blir de den viktigaste delen av arkivet. Det är bra att planera för en funktion som hjälper läsaren att navigera i ett material som på sikt är mycket omfattande. En normal listning kan ta upp författare, titel, utgåva och kategori för en artikel. Ska mer anges, bör det tas upp i specifikationen. Titeln i listan är en länk, som tar läsaren direkt till artikeln i fråga. Specifikation ska ta upp vilka typer av listningar som ska göras, och hur läsaren ska välja mellan dem. Man kan t ex tänka sig, att läsaren när han går till arkivet direkt ser en lista med alla artiklar ur det senaste numret, plus en lista över äldre nummer. Man kan också vilja ge läsaren möjlighet att lista artiklar efter ämne (t.ex. se artiklar om avtal, 10 i taget, kronologiskt ordnade me den senaste först), men också efter författare (se artiklar av författaren X, 10 i taget, kronologiskt ordnade me den senaste först). Om läsaren ska ha möjlighet att sortera om sådana listor (från kronologiskt till alfabetiskt), ska det specificeras. Dessutom om läsaren ska kunna göra flera urval samtidigt, eller i steg efter varandra; alltså dels göra urval för ämne: avtal, och därefter på detta urval ange visa bara författaren X:s artiklar. 7
Sökning Läsaren ska också kunna söka efter artiklar. Via ett sökfält kan hon söka efter valfri text. En sökfunktion kan också innehålla tillägg för att avgränsa fritextsökningen, t ex sök bara i kategorin avtal eller bland författaren X:s artiklar. (Se bilden nedan för ett exempel på hur sökning kan kombineras med urval och avgränsning.) Exempel på sökformulär med möjlighet till avgränsningar. Länkning från en artikel När en artikel presenteras för läsaren, kan man ge henne fler möjligheter än att bara läsa artikeln. En möjlighet är att kunna ladda ner artikeltexten till sin egen dator, som en textfil. Man kan också ge läsaren möjligheten att skicka texten till en epostadress. Ytterligare en möjlighet är att komplettera artikeln med ett elektroniskt beställningsformulär, med vilket läsaren kan beställa en kopia av rätt nummer av papperstidningen. När en artikel presentera, bör man också ha klart för sig om man samtidigt vill visa länkar trill andra artiklar, t ex de tre följande artiklarna i samma ämne eller av samma författare. Statistik Många webbservrar har särskilda program för att skapa besöksstatistik. Det är inte säkert att en sådan kan ge tillförlitlig statistik över vilka sidor som hämtas upp från databasen med artiklar. Om man vill ha någon form av statistik, som mest lästa artikel eller liknande, bör det specificeras. 8
Säkerhet Bara de särskilt behöriga ska kunna administrera arkivet. Säkerheten kan i första hand upprätthållas genom personliga lösenord och inloggning för redaktörerna. Spärrar mot för många försök att logga in med felaktiga uppgifter kan skapas. Utöver detta kan man spärra administrationssidorna så att de bara går att komma åt från redaktionens lokaler, på det lokala nätverket. Då mister man dock möjligheten att arbeta med arkivet på distans, t.ex. hemifrån, från en kongress eller liknande. Tekniska krav De tekniska kraven inbegriper dels det centrala arkivet. På vilken typ av server ska tjänsten placeras, vilka krav finns på databasprogrammet, operativsystem eller plattform. Här bör man välja systemet så att man utnyttjar den tekniska miljö man har idag. De tekniska kraven kan också gälla användarna. Vilken typ av datorer och webbläsare ska användarna ha för att kunna ta del av arkivet? Behövs den senaste versionen eller ska arkivet vara åtkomligt även för användare med äldre webbläsare? 9
Checklista Egenskaper hos objekt (artiklar/texter En nyhet ska ha/innehålla unik URL (=webbadress, gör att en enskild nyhet kan bokmärkas) titel/rubrik dårrad nedryckare ingress brödtext författarnamn plats för flera författarnamn författarpresentation bilder bilagor en nyhet ska kunna vara av obegränsad längd Roller Läsare Redaktör Administratör Formgivare Befogenheter/händelser Redaktörer ska kunna... mata in en ny text se förhandsvisning för text för kontroll, och publicera kontrollerad text ange datum för när en text ska börja visas publikt ange datum när text ska sluta visas publikt radera en publicerad text radera fler publicerade texter på en gång tillfälligt gömma en publicerad text tillfälligt gömma flera publicerade texter på en gång 10
ange en kategori för en text ange flera samtidiga kategorier för en text ange underkategorier för en text (hierarkiskt ordnade i... antal nivåer) bifoga en eller flera filer som bilagor till en text. för en publicerad text ändra: titel textinnehåll (text, författare, mm) bilagor kategori/-er börja/sluta visa-datum (om sådant används) Formgivare eller redaktör eller adminisratör ska kunna... ändra utseende på presentationssidor/adminsidor styra inställningar för utseende (t ex rubrikstorlek) se lista/listor över utseendemallar lägga in/ta bort utseendemallar Administratör eller redaktör ska kunna... ändra kategorier skapa nya kategorier radera kategorier skapa ny användare radera existerande användare koppla en behörighet till en användare ändra användares behörighet styra inställningar som antalet rubriker som listas vid sökning/urval Läsare ska kunna läsa publicerade texter se en listning över utgåvor se en listning över publicerade artiklars titlar i kronologisk ordning (senaste överst) i alfabetisk ordning, efter titel 11
se en lista med ett urval artiklar, valt efter författare kategori utgåva årgång default sorterade efter tid (kronologiskt) med den senaste först sortera om en lista enligt ett begrepp göra flera samtidiga urval på egenskaper hos en text göra stegvis upprepade urval på olika egenskaper hos en text söka bland publicerade texter efter valfri text (fritextsökning) kombinera fritextsökning med urval/avgränsning efter attribut kan skicka en artikel som textfil till en epostadress kan ladda ner texten som textfil i MS Word-format kan ladda ner en pdf-kopia av den ursprungliga artikeln kan beställa ett fysiskt exemplar av en tidningsutgåva 12