Användarmanual Hotel Clearing

Nordic Travel Clearing Användarmanual Hotel Clearing Innehåll Version 2.3 2014-05-12 Kom igång... 2 Inloggning... 2 Adressen... 2 Logga in... 2 Registrera nytt konto... 2 Glömt lösenord?... 2 Startsidan... 3 Huvudmeny... 3 Information... 3 Länkar... 3 Nyheter... 4 Ej hanterade bokningar... 4 Godkänn evouchers... 4 Redigera evoucher... 5 Ändra datum för Ankomst och Avresa... 5 Ange notanummer... 6 Ändra antalet produkter... 6 Ändra produktbeskrivningar... 7 Ändra produkternas á-pris... 7 Ändra Summa för produktraderna... 7 Ändra Varav moms... 8 Hantera No Show... 8 evoucher som prepayment... 9 Ta bort evoucher...10 Aktivera borttagen evoucher...11 Skicka evoucher till betalsystem...12 Sammanställning...13 Vad händer sen?...13 Om det blir fel...13 Om ni skickat in fel...13 Om ni har dubbeldebiterat...14 Om ni saknar evouchers i HotelClearing...14 Sök bokning...15 Historik...16 Transaktionskvitto...16 Inställningar...18 Användare...18 Information...18 Rapporter...19 Produkter...19

Kom igång Att hantera elektroniska vouchers i Hotel Clearing är inte svårt. För det mesta kommer ni att förstå vad ni ska göra utan att behöva ta hjälp av manualen men ibland kan det vara bra att ha lite stöd. Tanken är att ni ska läsa igenom manualen innan ni börjar och sedan använda den efterhand som ni behöver. Tips för att göra ditt arbete enklare. Varningar som uppmärksammar dig på saker som kan bli fel. Inloggning Adressen Inloggningssidan för Hotel Clearing når ni via en vanlig webbläsare (t.ex. Internet Explorer, Firefox eller Chrome) på adressen www.clearing.nu. Logga in Logga in med det användarnamn och lösenord ni fick i samband med aktiveringen av ert hotell. Tänk på att användarnamn och lösenord gör skillnad på stora och små bokstäver. Om ni anger fel uppgifter fem gånger blir ditt konto låst, kontakta vår support för att låsa upp det. Registrera nytt konto Om ditt hotell är på gång att aktiveras för att acceptera elektronisk hotellvoucher kan ni skapa dig ett konto genom att klicka på Skapa konto. Alternativt kan ni beställa inloggningsuppgifter till alla användare i samband med aktiveringen av ert hotell. Om ert hotell inte är aktiverat, kontakta vår support så hjälper vi er. Glömt lösenord? Har ni glömt ditt lösenord kan ni få det skickat till dig med e-post genom att klicka på länken Glömt lösenordet. 2

Startsidan Efter inloggning möts ni av en startsida som är uppdelad i fyra delar; Huvudmeny, Information, Länkar och Nyheter. Bild 1: Startsidan innehåller länkar till de vanligaste uppgifterna. Huvudmeny Grundläggande navigering sker med huvudmenyn. Med hjälp av den kan ni hitta samtliga funktioner i Hotel Clearing. Huvudmenyn består av Hem, Clearing, Historik, Inställningar och Support. Längst upp till höger hittar ni information om vem som är inloggad och för vilket hotell. Om ni har access till flera hotell kan ni snabbt byta mellan dem här genom att klicka på hotellets namn. Information Under välkomstmeddelandet visas information om hur många evouchers du har kvar att hantera och hur många som är redo att skickas till betalsystem. Att evouchers är passerade innebär att deras utcheckningsdatum har passerat men att du ännu inte godkänt dem för betalning. Oavslutade evouchers är de som du har godkänt men ännu inte fullföljt registreringen hela vägen. Länkar Startsidan innehåller även länkar till de vanligaste uppgifterna såsom Clearing, Historik, Inställningar och Support. Länkarna är bara ett annat sätt att nå samma funktioner som du når via huvudmenyn. 3

Nyheter Längst ner till vänster på startsidan hittar du nyheter och information från oss, det kan till exempel handla om nya funktioner eller planerad service av webbplatsen. V2.3 Ej hanterade bokningar Från startsidan, eller via Clearing i menyn, når du Ej hanterade evouchers. En lista med alla Ej hanterade evouchers visas. Listan innehåller alla era evoucher bokningar, även de som ännu inte bott på hotellet. För att lättare hitta en specifik bokning kan du använda sökraden genom att ange ett eller flera av sökbegreppen. Sökraden hittar du ovanför listan med notor. Mer om hur sökningen fungerar kan ni läsa i avsnittet Sök Bokning. Bild 2: Lista med Ej hanterade evouchers. Godkänn evouchers Informationen i Hotel Clearing är bokningsinformation. Innan ni godkänner bokningen i clearingen måste ni kontrollera att bokningsinformationen stämmer överens med Er hotellnota. Har informationen inte ändrats sen bokningstillfället gör ni följande för att godkänna en evoucher: Verifiera att bokningsinformationen stämmer med motsvarande hotellnota. Om informationen stämmer, ange notanumret/fakturanumret från er hotellnota i kolumnen Notanummer och klicka sedan på Godkänn. 4

Genom att godkänna verifierar ni även att momsen stämmer med hotellnotan. När en evoucher blir godkänd flyttas den ner från Ej hanterade till Godkända. Godkänn så många evouchers ni kan innan ni skickar dem till betalsystem, på så sätt får ni färre inlämningskvitton att hålla reda på. Om ni går in flera gånger under dagen kan ni låta dina evouchers ligga som Godkända för att sedan skicka alla till betalsystem vid slutet av dagen. V2.3 Redigera evoucher Om bokningsinformationen i Hotel Clearing inte stämmer med Er hotellnota måste ni ändra i Hotel Clearing. Det är alltid Er hotellnota som är facit! Om gästen har bott en extra natt eller nyttjat garageplats måste värdet i Hotel Clearing ändras. För att ändra bokningsinformationen, klicka på bokningsnumret eller redigera-ikonen, då presenteras en detaljerad vy av bokningen. På sidan med orderdetaljer kan ni: Ändra datum för ankomst och avresa Ange notanummer Ändra antalet produkter Ändra produktbeskrivningar Ändra produkternas á pris Ändra summa för produktraderna Ändra moms för produktraderna Snabb redigering Ni ska behöva räkna så lite som möjligt. Om ni till exempel har angivit i inställningarna att den vanligaste Garageprodukten kostar 150 kr per natt och att momsen är 12 % behöver ni bara ange antal för att lägga till garage. Ni bestämmer värdet Ni ska kunna ange beloppen själv om ni vill. När man lägger till en produkt beräknas momsen med den procentsats som står angiven längst till höger. Om momsbeloppet vid denna beräkning inte blir exakt som beloppet på din hotellnota kan ni manuellt ändra beloppet. Ni ansvarar för att bokningen i HotelClearing stämmer överens med Er hotellnota! Ändra datum för Ankomst och Avresa Om resenären har ändrat sitt ankomst- eller avresedatum efter bokningstillfället måste detta justeras i orderdetaljer för att antalet nätter ska bli rätt. Datum ändras enklast genom att klicka på pilen till höger om datumet och välja datum i kalendern. När något av datumen ändras beräknas antalet nätter och resultatet visas i Längd kolumnen. 5

Bild 3: Produktens antal multipliceras med antal nätter(längd) och á-pris för att beräkna Summan. Antal x Längd x á-pris = Summa Ange notanummer I det övre högra hörnet i orderdetaljer kan ni ange notanummer. Att använda TAB tangenten är ett smidigt sätt att flytta sig till nästa cell. Om ni har fyllt i notanumret flyttas evouchern direkt ner till clearingsidan när ni trycker på OK. Godkända på Om notanumret inte är ifyllt förblir evouchern trycker på OK. Ej hanterad på clearingsidan när ni Ändra antalet produkter Klicka på det fält ni vill ändra i antal kolumnen och ange antalet produkter. Antalet är per natt. Om man anger Antal 2 på ett rum innebär det att gästen har hyrt två rum per natt, inte att hon har bott två nätter. Antalet nätter ändras istället genom att ändra vistelsens längd med Ankomst- och Avresedatum. Det är endast i undantagsfall som Antal per rad ska vara mer än 1. 6

Bild 4: I vyn Orderdetaljer kan bokningsinformationen justeras så att den överrensstämmer med hotellnotan. á-pris hämtas från inställningar. Ändra produktbeskrivningar Klicka i fältet för kolumnen Beskrivning och ange din beskrivning. Ändra produkternas á-pris Klicka i fältet för kolumnen á-pris och ange pris per produkt. A-priset är inget som kunden ser det är bara till för att hjälpa till med beräkningen. Ändra Summa för produktraderna Om inte á-pris uträkningen stämmer går det bra att ändra direkt i kolumnen Summa. Då blir á-priset fel men eftersom kunden aldrig ser detta har det ingen betydelse. Klicka i fältet för kolumnen Summa och ange Summa per produkt. Summabeloppet är inklusive moms. Det är inte möjligt att debitera en produkt med summan 0 kr. 7

Ändra Varav moms Klicka i kolumnen Varav moms och ange korrekt moms för produktraden. Se till att inte blanda moms, d.v.s. ha olika momssatser för samma produkt. För stora avvikelser från beräknad moms godkänns inte. Kontrollera att Totalbeloppet för kolumnen Summa och Varav Moms stämmer. Bild 5: Samma som bild 4 med skillnaden här är att en Garage produkt lagts till genom att sätta en etta i antal kolumnen. A-priset för Garage produkten var redan hämtad från inställningar. När ändringarna är klara godkänner ni bokningen genom att ange notanummer och klicka på OK. Bokningen flyttas då direkt ner till Godkända. Hantera No Show Om resenären inte anlänt till sitt bokade hotellrum vill ni kanske debitera en No Show avgift. Detta gör ni bäst genom att gå in i orderdetaljer på den aktuella evouchern. Sätt antalet till 0 på alla produkter förutom produkten Logi som har rätt momssats, den sätter ni till 1. Därefter ändrar ni produktens beskrivning till No Show eller liknande. Slutligen anger ni Summa och Varav Moms och klickar OK. 8

Ni måste alltid ange ett notanummer även om det var en No Show. Bild 6: Visar hur ni kan debitera en No Show. Om ni av någon anledning inte vill debitera kunden för No Show kan ni istället ta bort evouchern ( = makulera) från listan och ange No Show som anledning. evoucher som prepayment Vissa hotell/hotellkedjor erbjuder ett rabatterat pris om gästen bokar tidigt. Detta pris ska oftast betalas i förväg. Även för dessa bokningar finns möjlighet att acceptera evoucher. evouchern kommer in i er clearing vid bokningstillfället och man kan redan då Godkänna och skicka evouchern till betalsystem för att få betalt. För att leta upp en evoucher som ligger med datum långt fram, kan man t ex leta på gästens namn 9

Bild 7: Visar hur ni kan söka en evoucher på namn bland Ej hanterade. Som notanummer kan ni i dessa fall t ex skriva in hotellets bokningsnummer och sedan Godkänna och skicka till betalsystem. På detta sätt får ni nu betalt för denna bokning i förväg. Ta bort evoucher För att ta bort en evouchern, klicka på i listan. En textruta visas där ni anger anledning till varför ni tar bort evouchern. Observera att ni inte får betalt för evouchers ni tar bort på clearing. 10

Aktivera borttagen evoucher Om ni vill aktivera en evoucher som är makulerad söker ni den i Historik och går in på detaljer. Därefter kan ni klicka aktivera och evouchern läggs till som Ej hanterad igen. En makulerad bokning finns alltid kvar i Historiken och är sökbar för hotellet. Tänk på att kunden kan behöva informeras innan ni skickar in en återaktiverad evoucher som är gammal. Bild 8: Visar hur ni kan aktivera en makulerad evoucher. 11

Skicka evoucher till betalsystem När minst en evoucher är Godkänd kan den skickas till betalsystem. Vi rekommenderar att ni godkänner så många som möjligt innan ni skickar till betalsystem. För att få alla bokningar på ett transaktionskvitto per kortbolag, vänta med att skicka till betalsystem tills alla bokningar för dagen är hanterade! För att ändra på en godkänd evoucher flyttar ni den först tillbaka till genom att klicka på. Därefter går den att redigera som vanligt. Ej hanterade Bild 9: Samtliga Godkända evouchers kommer att skickas till en sammanställning innan de skickas till betalsystem. Denna sammanställning kallar vi för Inlämningskvitto. Det går bra att skicka evouchers med olika betalsätt till betalsystem samtidigt. Det skapas ett transaktionskvitto per betalsätt. 12

Sammanställning av godkända evouchers Efter att Godkända evouchers valts för att skickas till betalsystem visas en sammanställning på skärmen. Kontrollera noga att det är dessa evouchers som ska skickas till betalsystem. Genom att klicka på Bekräfta skickas dina evouchers och ni kan inte längre ångra dig. Innan ni har klickat Bekräfta går det däremot bra att Avbryta och gå tillbaka till clearing för att lägga till eller ta bort evouchers. Bild 10: Bekräfta din inlämning av evouchers. När ni har bekräftat skapas ett inlämningskvitto. Vad händer sen? Efter att ni har godkänt och bekräftat bokningarna tar det 3-5 arbetsdagar för kortbolagen att betala ut pengarna till Er (se ert avtal med respektive resekonto för exakt utbetalningsinformation). Om det blir fel Om ni skickat in fel Om ni märker att ni fått för mycket eller för lite betalt beror det oftast på att ni har godkänt en evoucher med felaktig information. E-posta en kopia på er hotellnota till support@clearing.nu så krediterar vi originaltransaktionen och omdebiterar enligt er hotellnota. 13

Om ni har dubbeldebiterat Om evouchern har godkänts på HotelClearing innebär det att kunden blir dubbeldebiterad om ni: - skickar en pappersfaktura till resebyrån eller kunden. - debiterar kundens kreditkort vid utcheck. En evoucher kund vill i största möjliga mån samla allt sitt resande på sitt resekonto, därför ska eventuella pappersfakturor eller kreditkortsdebiteringar krediteras och evoucher debiteringen gälla. Om ni saknar evouchers i HotelClearing Ibland händer det att ni får en bokning märkt evoucher som ni inte kan hitta i HotelClearing. Det beror oftast på att bokaren missat något vid bokningen. Innan ni efterlyser bokningen hos bokande resebyrå ska ni söka den i Historik. Det kan vara någon annan på hotellet som redan har godkänt bokningen i clearingen och då hamnar bokningen i Historik (se mer om att söka bokning under nästa rubrik). Om problemet kvarstår kan ni använda vårt formulär för att efterlysa bokningen hos oss. Ni hittar formuläret på Clearingsidan samt under Support i menyn. Bild 11: Länken Saknad evoucher? hittar ni på Clearing-sidan samt under Support i menyn. Bild 12: I formuläret fyller ni i informationen vi behöver för att snabbt hantera ert ärende. I formuläret fyller ni i den information vi behöver för att undersöka vad som har hänt med den saknade bokningen. 14

Med bokningsid menar vi det externa bokningsid som ni vanligen får från resebyrån vid bokning. Vi är även hjälpta av gästens fullständiga namn samt från vilket företag gästen kommer. När ni fyllt i formuläret och tryckt på skicka får vi ett mejl till vår support. Vi tar då hand om ärendet och återkopplar till Er så fort vi har ett svar om den saknade evouchern. V2.3 Sök bokning Om ni undrar över status på en viss evoucher eller vill veta vilket kvitto den finns med på kan ni använda Sök bokning. Generellt sett fungerar sökningen lika på alla ställen i Hotel Clearing. Genom att klicka på valfri kolumnrubrik kan ni sortera sökresultatet på det begreppet fallande eller stigande om ni klickar igen. Den kolumn som för tillfället används för sortering är markerad med en liten pil, om pilen pekar upp är sorteringen stigande och ned betyder fallande. Under de flesta kolumnrubriker finns en tom textruta, här kan ni skriva in sökbegrepp. I exempel nedan har vi skrivit för i kolumn Kund. Det gör att alla kunder som börjar på bokstäverna för kommer fram i sökningen. Företaget AB hade flera bokningar i historiken men vi letade efter en resenär som hette Nilsson i efternamn. Genom att skriva nilsson visas alla namn där nilsson ingår. Ni kan ange flera olika sökbegrepp för att förfina urvalet. Bild 13: Denna sökning visar att bokningen är makulerad. När ni har skrivit något i ett textfält genomförs sökningen automatiskt. Ankomst innebär att alla bokningar som har det aktuella ankomstdatumet eller ett senare datum visas. Ankomst har vi satt 2 månader bakåt i tiden för att snabba upp sökningen. Vill ni söka äldre notor måste det ändras. Avresa innebär att alla bokningar som har det aktuella avresedatumet eller tidigare visas. På så sätt kan ni skapa ett tidsintervall om ni är osäker på de exakta datumen. Bild 14: Denna sökning är sorterad stigande på avresa och bara bokningar mellan de två datumen visas. 15

Historik Under Historik finner ni Inlämningskvitton, Transaktionskvitton och Sök bokning. Inlämningskvitto Inlämningskvittot visar en lista på samtliga inlämningar som ni har gjort, vem som har gjort dem och när. Det är ett kvitto på vilka bokningar som ni har godkänt i clearingen. Genom att expandera en post kan ni se vilka evouchers som ingick i inlämningen. Klicka på om ni vill ha en pdf på kvittot. Bild 15: Visar hur ni kan få fram och använda era inlämningskvitton. Klicka på bokningsnumret för att se fram orderdetaljer på evouchern. Transaktionskvitto När ni har godkänt bokningarna i clearingen, samlas de ihop och skickas dagen efter som en transaktion till respektive kortbolag. När transaktionen har gått iväg till kortbolaget får ni ett transaktionskvitto från oss till den mejladress som ni angivit till oss vid uppstart. Det skapas även ett kvitto i clearingen under Historik. Bild 16: Transaktionskvittot innehåller utbetalningsreferens och är det underlag ni ska ha tillhands vid kontakt med kortbolagen vid saknade betalningar. 16

Kvittot innehåller en betalningsreferens som även finns med på den betalningsspecifikation ni får från kortbolaget eller er bank. Det är viktigt att ni har denna betalningsreferens till hands vid kontakt med kortbolaget om ni efterlyser en betalning. Bild 17: Orderdetaljer är inaktiv eftersom bokningar i Historik inte kan ändras. 17

Inställningar Det finns två typer av användare med olika behörighetsnivåer. Hoteladmin kan lägga till och ändra inställningar för hotellet. Hotelclearer kan se vilka inställningar som finns men kan inte ändra dem. Användare Samtliga användare kan ändra sitt lösenord. Detta gör ni genom att klicka på inställningar i menyn och därefter ange det nya lösenordet ni vill ha och bekräftar det. Det gamla lösenordet behöver inte anges eftersom ni redan är inloggad. Slutligen klickar ni på uppdatera för att ändringen ska genomföras Bild 18: Vi rekommenderar att ni ändrar ditt lösenord så det blir lättare att komma ihåg. Behöver ni fler login till någon i er personal? Be dem registrera ett nytt konto på loginsidan så får de inloggningsuppgifter e-postade till sig när vi har aktiverat dem. Information Endast användare med Hoteladmin behörighet kan göra inställningar för hotellet. Dessa inställningar är till största delen ifyllda första gången ni använder Hotel Clearing eftersom vi har lagt upp ert hotell. Bild 19: Grundläggande information om hotellet. 18

Bild 20: Hotellets adress. Rapporter Vi har möjligheten att skicka en bokningsrapport till Er. Den innehåller evouchers som inte har blivit hanterade av Er samt information om kommande bokningar. Under rapporter kan ni ställa in till vem rapporten ska skickas och hur ofta ni vill ha den. Även kvittomottagare för transaktionskvitton går att ändra under rapporter. På transaktionskvitton kan man dock inte välja periodicitet eftersom de skickas varje gång man gjort en inlämning. Bild 21: Jag vill ha bokningsrapporten på måndagar och onsdagar. Produkter Endast användare med Hoteladmin behörighet kan göra produktinställningar för hotellet. Dessa inställningar används för att minska den information som behövs fyllas i när ni ska lägga till produkter i en evoucher. Om ni klickar på redigera kan ni ange om frukost är inkluderat i logipriset och vilket ert frukostpris är. Priset anges inklusive moms. För Garageprodukten kan ni ändra pris och även momssats om ni vill. Bild 22: Frukostpriset är inkluderat i logipriset. 19

Lycka till! Tveka inte att kontakta oss om ni har några frågor. Med vänlig hälsning 20