Rapport Upphandling i utveckling genom fokus på tidig dialog

Relevanta dokument
Utbildning i upphandling. Att lämna anbud till Tibro kommun

Inköps- och upphandlingsriktlinjer

Strategier och riktlinjer kring Upphandling och Leverans. Peter Lundin 1

Projektdirektiv. Version: 1.0. Projekt: Förstudie Ekonomisystem Ålands kommuner och kommunalförbund

Ramavtal (SKI) Konsulttjänster (Affärsconcept) Media & HR

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp

Tommy Klang Upphandlingschef Skövde kommun. Målet är att göra bra affärer! Få en organisation som förstår processen!

Utmaningar och möjligheter med innovationsvänlig upphandling Niklas Tideklev, Konkurrensverket

Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) reglerar all upphandling och de fem grundläggande principerna för offentlig upphandling är:

Metoder för att tänka efter före erfarenheter och metodboken

RIKTLINJER FÖR INKÖP OCH UPPHANDLING

Nätverksdag Offentliga rummet Sundsvall

Upphandlingsenheten Kommunalförbundet Region Siljan.

GÖTEBORGS UNIVERSITET. Miljö och inköp

POLICY INKÖP & UPPHANDLING ORSA KOMMUN

Social hänsyn i upphandling som arbetsmarknadsverktyg samt IOP

Vår styrka är kombinationen av verksamhetskunnande samt ledande kompetens inom ITmanagement

Upphandling av personalsystem

Rekommendation Tidig marknadsdialog

Kravspecifikation - Boknings- och bidragssystem. för kultur och fritidsverksamheten. Förberedelse av upphandling

Dialogmöten. Innehåll METODER FÖR TIDIG DIALOG

Statens inköpscentral

PROJEKTPLAN Återvinning i den offentliga affären

Projekthandbok. för administrativa utvecklingsprojekt vid Uppsala universitet

Upphandlingspolicy. Dokumentet gäller för: Karlsborgs kommunkoncern. Dokumentansvar: Ekonomichef

Strängnäs kommuns riktlinjer för direktupphandlingar

Enskilda dialogmöten. Innehåll METODER FÖR TIDIG DIALOG

Hur blir du leverantör till Vårgårda kommun?

Sälj mer till offentlig sektor, 4 oktober 2012

Upphandling Samverkansrådet 10 februari 2014

OFFENTLIG UPPHANDLING

BESLUT Dnr SU Susanne Ekman Upphandlingschef Inköps- och upphandlingssektionen Ekonomiavdelningen

Riktlinjer för direktupphandling. Godkänd av kommunfullmäktige den 24 februari 2016, 44

Slutrapport Teknikprojekt mobilitet

Förhandling inom ramen för den offentliga affären. Stockholm, den 9 mars 2017

Upphandlings- och inköpspolicy

E-utvecklingsråd i Jönköpings län

Dokumenthanteringsplan för upphandling vid Umeå universitet

Projekthandbok. för administrativa utvecklingsprojekt vid Uppsala universitet

Riktlinjer för direktupphandling

Riktlinjer för upphandling

Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

Inköpshandbok Orsa kommun

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Seminarium om offentlig upphandling LOU

Att beställa varor och tjänster i kommunal regi Johan Almesjö Inköp Gävleborg. Mikael Hallqvist Gävle Kommun

Omfattning Dessa riktlinjer omfattar samtliga nämnder och förvaltningar inom Tyresö kommun och avser all extern upphandling av varor och tjänster.

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Regler om gallring och återlämnande av handlingar från upphandling vid Högskolan Dalarna

AffärsConcept. Hantering av handlingar när andra upphandlar för din räkning Den 19 maj 2015

Upphandling som verktyg för att ge fler tillgång till ny välfärdsteknik. MTVe 25 januari 2017 Annika Asplind Therese Hellman

Om beställarrollen. - Vad innebär det att vara sakkunnig, några tips och råd. UhC-dagen 2016

POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende

Utmaningar och möjligheter med innovationsvänlig upphandling Niklas Tideklev, Konkurrensverket

Statens inköpscentral om tillgänglighet i statliga ramavtal

FÖRSLAG. Riktlinjer för upphandling. Syfte

Att efterfråga innovation - för nyskapande i offentlig verksamhet Arkusdagen 2014

BESTÄLLARE. -din guide till avtalen

Slutrapport. Socialförvaltningen Kvalitets och utvecklingsenheten. Förebyggande verksamhet inom Äldreomsorgen, projektnr 46347, ansvar 4990

Frågeformulär avseende uppföljning av landstingets Upphandling och Inköp år 2018

Riktlinjer för Hagfors kommuns upphandlingsverksamhet

Mora kommuns Inköpshandbok Mora kommuns Inköpscentral

Riktlinjer vid direktupphandling för Bollebygds kommun

Beslutsstöd inklusive datalager och rapportverktyg

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR POLICY FÖR UPPHANDLING OCH INKÖP

Projekthandbok. administrativa utvecklingsprojekt

Revisionsrapport 4 / 2011 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni Huddinge kommun. Granskning av upphandling och stöd från upphandlingsenheten

Tips och råd Möbler och inredning

Kort om. Direktupphandling - till lågt värde 2011:06

Kommunal författningssamling för Smedjebackens kommun. Riktlinjer för direktupphandling. 22 Dnr 2018/00102

Request for information (RFI) Innehåll METODER FÖR TIDIG DIALOG

Projektprocessen. Projektprocess

Upphandling, avtal och inköp

Upphandla på Stockholms universitet enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling)

BILAGA F7. De verksamheter som går under LUF anger upphandlingar över kr (det vill säga gränsen för direktupphandling).

Kravspecifikation - Boknings- och bidragssystem för kultur och fritidsverksamheten. Del 3 - Upphandling

Inköps- och upphandlingspolicy

Anställd ska avstå från att delta i inköp om misstanke om jävssituation finns.

Upphandlingspolicy. för Borlänge, Falun, Gagnef, Ludvika och Säter

Agenda Seminarium 6/12

Goda avtal med UpphandlingsCenter

Projekthandbok. Riktlinjer och förhållningssätt

Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Projektplan med kommunikationsplan

FÖRSLAG. Riktlinjer för upphandling i Eslövs kommun

Tillämpningsanvisningar till upphandlingsreglemente

Möjligheterna i LUF Varför vänta på nya lagstiftningen? Redan idag finns många möjligheter i LUF!

AffärsConcept. Upphandling av entreprenader i anknytning till Ängens ARV. Leverantörsträff Niclas Andersson Jonas Frändestam

Granskning av kommunens upphandlingsverksamhet Katrineholms kommun

Handledning. För avrop på Förmedlingscentralernas ramavtal gällande IT-konsulttjänster UH 2010/16. Version

Anna Jonsson och Michaela Borg. Vad händer med klimatet och vad händer på SMHI?

Projektplan. Kravspecifikation för virtuell lärandemiljö (vlm) på Malmö högskola

Direktupphandling av förlängning av avtal för IT-drift och Support (DIT09)

Offentlig upphandling på Åland. Upphandlare Mårten Broman

RIKTLINJER FÖR UPPHANDLING VID UPPSALA UNIVERSITET

Strängnäs kommuns riktlinjer för direktupphandling

Tillämpningsanvisningar till upphandlingspolicy

Beslutad av: Regionstyrelsen, Diarienummer: RS Giltighet: från till Riktlinje. Inköp

Transkript:

Rapport Upphandling i utveckling genom fokus på tidig dialog Borlänge 1

Fokus genom åren 2

Dialog före, under och efter en upphandling, ska ske i samråd med upphandling Före: Tidig dialog t ex för att komma på innovativa idéer och göra marknadsundersökningar och RFI t ex i granskningssyfte för att undvika överprövningar Under: frågor och svar via systemstödet t ex för att förtydliga förfrågan och m.h.t. vissa begränsningar (likabehandling) Efter: Efterdialog t ex i utvecklings- och relationssyfte, alla förekommande forum 3 Mora upphandling

Intressenter Alla andra Leverantör Budgetansvarig, verksamhet, upphandlare, behovsägare Brukare, skattebetalare, föreningar Tillverkare Återför säljare 4

Upphandlingsprocess Om vi vill ngt så måste det avgöras här Önskad effekt av en upphandling, tänk gärna i funktioner Analys Hållbarhet Roller Beslutsprocess Verifiering av behov Beskrivning av behov Förankring Beskrivning Fokus på effekt Cirkulär ekonomi Tidig dialog (analysfas) RFI Ny värdekedja FFU Sammanställning Annonsering m.m. aktiviteter Behovsanalys Marknadsdialog Upphandling 5 /niclas l

Förstudie - Planering Förstudie: 1) Behovsägare för dialog med IS/IT och upphandling 2) Beslut om förstudie och om i egen regi eller tillsammans med extern konsult? 3) En intern utredning eller en extern konsult upphandlas/avropas 4) Behovs-, alternativ-, kostnads-, marknads- mm -analys 5) Kravspecifikation Tidig dialog 6) Riskanalys 7) Projektmål med önskade effekter 8) Kompetens- och resursbehov 9) Dialog med IS/IT och upphandling 10) Beslut om fortsatt planering Planering: 11) Val av projektledare 12) Bildandet av styr- och/eller projektgrupp 13) Om behov av anskaffning gå vidare till respektive process i det 14) Projektplanering 15) Kravspec för kommande upphandlingar tas fram i samspel med upphandling 16) Beslut om genomförande I ett projekt ska befintliga processer tillämpas Avrop o direktupphandling 1) Avrop från ramavtal i första hand (beställare) 2) Konsultation med upphandling 3) Direktupphandling då ramavtal saknas och värdet < 534 890 kr (beställare med behörighet att direktupphandla) 4) Ärendet till upphandling om värdet > 534 890 kr 5) Dokumentation 6) Tillbaka till projektet Upphandling 1) Bildandet av referensgrupp 2) Upphandlingens planering 3) Sammanställning av upphandlingsdokumentation (ffu) 4) RFI 5) Upphandling genomförs 6) Tillbaka till projektet 6 Mora upphandling

I ett projekt ska befintliga processer tillämpas Genomförande - Avslut Genomförande: 1) Planerade åtgärder aktiveras 2) Planerade och eventuellt tillkommande upphandlingar genomförs 3) Kontinuerlig rapportering och dialog 4) Utbildning 5) Implementering Avslut: 6) Slutrapport och överlämning 7) Dokumenthantering och arkivering Avrop o direktupphandling 1) Avrop från ramavtal i första hand (beställare) 2) Konsultation med upphandling 3) Direktupphandling då inget ramavtal och värdet < 534 890 kr (beställare med behörighet att direktupphandla) 4) Ärendet till upphandling om värdet > 534 890 kr 5) Dokumentation 6) Tillbaka till projektet Upphandling 1) Bildandet av referensgrupp 2) Upphandlingens planering 3) Sammanställning av upphandlingsdokumentation (ffu) 4) RFI 5) Upphandling genomförs 6) Tillbaka till projektet 7 Mora upphandling

Tidigare än så Fördialog T ex då ett projekt börjar diskuteras Tidig dialog Inför en faktisk upphandling Efterdialog Efter en avslutad upphandling 8

Dialogsnurran Fördia log Tidig dialog RFI Samta l Dialog Frågor o svar Enkät o intervju er Efter dialog Worksh op och liknand e Olika forum 9

Arbetsmetod Som metod har egentligen varit testning och reflektion kring erfarenheter från användning av verktyg så som tidig dialog, RFI, intervjuer, enkät (det finns webbaserade enkätverktyg med vissa begränsningar i användandet som är kostnadsfria, vi använde ServeyMonkey) och workshop, i kombination med varandra, inför en egen möbelupphandling. Tidig dialog Workshop RFI Testning Enkät Intervjuer 10

Hypotetiska slutsatser De flesta lokala leverantörer har inte deltagit i offentliga upphandlingar men är intresserade. Leverantörer är intresserade av tidig dialog men känner inte till RFI. Leverantörer är villiga att delta i alla typer av utvecklingsaktiviteter tillsammans med offentliga myndigheter. Allt talar för att tillämpa gamla och skapa nya dialogformer. Alla intressenter utöver leverantörer och upphandlare bör aktiveras också till dialog. Alla deltagare får möjlighet till att vidga sina referensramar via dialoger. Tidiga dialoger, RFI och andra former av dialoger bör ingå i upphandlingsprocessen men ska anpassas till varje upphandling. Upphandlingar ska planeras i tid, upphandlingar med korta ledtider ska inte förekomma utom endast vid kris- och akutsituationer. Forcerade upphandlingar ger näst in till alltid sämre resultat. 11

Forts. Tidiga dialoger i bred bemärkelse fungerar som verktyg i sökandet av innovativa lösningar. Alternativa lösningar ska alltid vara en punkt på agendan. Dialog med leverantörer förebygger goda relationer och kan öppna nya möjligheter. Normalt anses det att i alla fall budgetansvariga, de som använder det som upphandlas och upphandlare bör finnas med vid kravställning från början. Pris är inte det som ska styra utan funktion och hållbarhet beträffande möbler och säkerhet då vi pratatar om bilar. Det ska vara enkelt att boka tjänstebilar och tillgängligheten bör vara hög för att slippa allt för långsiktig planering. Egen bilpark bör kompletteras med hyrbilar som bokas via bokningssystem. Inte minst mindre leverantörer behöver aktiveras till dialog och upphandlingar. Interaktion mellan aktörer avseende offentliga upphandlingar ökar. 12

Frågor? 13

TACK! VI SES! 14