E-HANDEL. Strategi och styrning för e-handel

E-HANDEL Strategi och styrning för e-handel

Här är du nu! Strategi och styrning en del av ORGANISATION E-HANDELSPROCESSEN STRATEGI OCH STYRNING LEVERANTÖRS- ANSLUTNING BESTÄLLNING TILL BETALNING UPPFÖLJNING OCH ANALYS SUPPORT OCH DRIFT IT-STÖD KOMMUNIKATION OCH FÖRÄNDRINGSLEDNING Vill du läsa en annan del om klicka på den ikonen OMFATTNING OCH AVGRÄNSNING AV DETTA MATERIAL I detta fördjupningsmaterial ger vi en översikt av strategiska frågor som kan vara bra att ta upp i samband med att en organisation inför eller utvecklar e-handel. Fördjupningsmaterialet är inte heltäckande, utan belyser på ett mer övergripande sätt de strategiska frågor som kan vara aktuella när en organisation inför, utvecklar eller utökar e-handel. Innehållsförteckning på nästa sida 2

E-HANDEL Strategi och styrning för e-handel Strategi och styrning för e-handel 2 Kommunikation och förändringsledning 3 Exempel på i praktiken Etablera en tydlig målbild för e-handel Lätt att göra rätt Ökad avtalstrohet Mer effektiva processer Lägre kostnader Analys och uppföljning Erfarenheter från SKL:s medlemmar som infört e-handel Varför är e-handel bra för leverantörer? Kommunikation internt Kommunikation externt Länsstyrelsen Västra Götland Starka argument för e-handel Arbetar brett med e-handel Modell för nyttorealisering Plan för hur uppföljning av inköp ska ingå i verksamhetens ordinarie processer för planering och uppföljning Exempel på indikatorer/nyckeltal för att följa upp e-handel Klicka dig fram i innehållet genom länkarna i menyn Översyn/justering av styrdokument Krav på e-handel vid upphandling 3

Strategi och styrning för e-handel Genom att införa e-handel kan en organisation skapa effektiva digitala inköpsprocesser. Som ett led i arbetet med att utveckla de offentliga upphandlingarna har regeringen tagit fram en nationell upphandlingsstrategi, NUS. Vikten av att gå mot en digitaliserad inköpsprocess tas upp i det första målet: Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär. Där påtalar regeringen att digitaliseringen är ett verktyg för att uppnå det förvaltningspolitiska målet om en rättssäker och effektiv förvaltning med väl utvecklad kvalitet, service och tillgänglighet. En organisation som inför e-handel behöver ha en strategi för både införande och drift samt utöva viss styrning på organisationen för att kunna uppnå målsättningarna. Strategi och styrning för e-handel omfattar bland annat att: Etablera en tydlig målbild som beskriver syftet med förändringen. Ta fram en modell för nyttorealisering, för att mäta effekterna av den planerade förändringen. Se över och justera styrdokument. Planera för att verksamheten i sina ordinarie processer för planering och uppföljning även ska följa upp sina inköp. Ta fram mätetal eller nyckeltal som organisationen kan använda för att följa upp förändringen eller förändringsresan. ETABLERA EN TYDLIG MÅLBILD FÖR E-HANDEL En del i strategin för att införa e-handel är att skapa en tydlig målbild som beskriver syftet med förändringen. Det kan finnas flera mål med att införa e-handel, till exempel att det ska bli lättare att göra rätt för de medarbetare som gör inköp, att avtalstroheten ska öka, att processerna ska bli mer effektiva, att förbättra möjligheterna till analys och uppföljning samt att uppnå kostnadsbesparingar. Nedan beskriver vi de olika syftena mer ingående. En organisation som inför e-handel behöver ha en strategi för både införande och drift samt utöva viss styrning på organisationen för att kunna uppnå målsättningarna<< 4

S T R AT EG I O C H S T Y R N I N G F Ö R E - H A N D E L 2 3 S T R AT EG I O C H S T Y R N I N G F Ö R E - H A N D E L När beställarorganisationen är stor och decentraliserad bidrar e-handel till att det blir lättare att göra rätt för de medarbetare som gör inköp. Genom att ansluta leverantörer till e-handelssystemet kan den som beställer enklare söka och hitta avtalade varor och tjänster och se de aktuella priserna. Det blir då lättare att handla rätt varor och tjänster från rätt leverantör till rätt pris. gör det också lättare att göra rätt eftersom inköpet attesteras innan beställningen går till leverantören. Attesten av beställningen säkerställer att delegationsordningen/arbetsordningen följs. Ökad avtalstrohet bidrar till att styra inköpen mot de leverantörer som organisationen har avtal med. När det blir lättare att köpa rätt vara eller tjänst av rätt leverantör skapas förutsättningar för en ökad avtalstrohet. Mer effektiva processer Det är effektivt att ha enhetliga processer och systemstöd för att beställa varor och tjänster och för att hantera fakturor. sprocessen minskar den manuella hanteringen och medför att inköpsdokumenten blir lättare att spåra. Många e-handelssystem kan ge stöd för att digitalisera organisationens interna processer. En rationell digital hantering av beställningar sparar tid. Faktureringsprocessen blir mer effektiv med snabbare hantering, färre fel samt att fler fakturor kan betalas i tid. När dokumentationen kring inköp blir spår- och sökbar finns möjlighet till god intern kontroll. Ett e-handelssystem kan ge nya möjligheter för intern kontroll kring inköp och även bidra till det förebyggande arbetet mot korruption. Lägre kostnader bidrar till att organisationen över tid får lägre inköpskostnader eftersom e-handelssystemet styr inköp till rätt vara eller tjänst till rätt pris. Ökad avtalstrohet medför kostnadsbesparingar. ssystemet gör det enkelt att hitta det som har rätt kvalitet och lägsta pris, och det blir möjligt att ha effektivare priskontroller. Eftersom processerna på sikt blir mer effektiva minskar också kostnaden för att hantera beställningsprocesserna. Ytterligare en vinst är att elektroniska fakturor (e-fakturor) bidrar till en bättre miljö och till att minska organisationens kostnad för att hantera fakturor samt för dröjsmålsräntor. Upphandlingsmyndigheten har publicerat en vägledning som syftar till att ge inblick i hur korruption i offentlig upphandling kan yttra sig och till att ge kunskap och utgöra diskussionsunderlag för hur korruption kan förebyggas. Lätt att göra rätt 5

Den teknik som behövs för att kunna e-handla innebär kostnader för både köpare och säljare. Köparen behöver ofta upphandla ett e-handelssystem. Ibland behövs integrationer eller andra anpassningar till angränsande it-system som till exempel ekonomisystem, avtalssystem eller uppföljningssystem. I början kan det uppstå projektrelaterade kostnader. För att få nya arbetsprocesser på plats uppstår kostnader för egen arbetstid. Väl i drift uppstår kostnader för löpande förvaltning. Kostnaderna går dock i regel att räkna hem eftersom hanteringen av stora volymer av beställningar och fakturor blir betydligt mer effektiv samt genom de fördelar som beskrivs ovan. Analys och uppföljning Genom e-handel blir det lättare för organisationen att analysera och följa upp sina inköp. Data från e-handels- och ekonomisystem möjliggör strategisk inköpsanalys och skapar förutsättningar för god verksamhetsstyrning relaterat till inköp. Organisationen får tillgång till egen inköpsstatistik och bättre underlag till kommande upphandlingar. Statistik per avtal och avtalade produktområden kan ge underlag för det fortsatta strategiska arbetet med upphandling och styrning av inköp. Erfarenheter från SKL:s medlemmar som infört e-handel Ovan beskriver vi de syften som är vanliga när olika organisationer inför e-handel. De bekräftas av de svar som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har erhållit i sin enkätundersökning om e-handel (206/207) 2. Där ställdes frågor till dem som infört e-handel om vad det fått för effekter. 9 % av kommunerna och 67 % av landstingen/regionerna ansåg att avtalen och prisernas tydlighet förbättrades i och med att de införde e-handel. Kopplat till detta har prismedvetenheten förbättrats, liksom avtalstroheten. Att effektiviteten i beställningsprocessen har förbättrats ansåg 9 % av kommunerna och 83 % av landstingen/ regionerna. Detsamma gäller effektiviteten i fakturaprocessen. Det ansåg 9 % av kommunerna och 00 % av landstingen/regionerna. Genom att statistik finns tillgänglig har även uppföljningen av inköp blivit bättre. Det ansåg 78 % av kommunerna och 67 % av landstingen/regionerna. Bland fritextsvaren fanns konkreta synpunkter som att e-handel innebär tydlighet och ansvar i organisationen. Vidare påpekade respondenterna att brister relaterade till avtalen blir synliga, till exempel fraktavgifter och ledtider. De framförde också att även om de inte hade gjort konkreta mätningar av effekterna bedömde de att medvetenheten om avtalen och deras villkor hade ökat hos beställarna. 9% av kommunerna anser att beställningsprocessen har förbättras. 2 Källa: Sveriges kommuner och landsting: och e-fakturering i kommuner, landsting och regioner, ENKÄTUNDERSÖKNING 206/207, ISBN-nummer: 978-9-7585-48-6, Utgivningsdag: 207-06-30 6

Varför är e-handel bra för leverantörerna? Fördelar för leverantörerna är bland annat att de får in order/ beställningar digitalt och att dessa kan kopplas till egna order-, lager- och faktureringssystem (OLF) så att hanteringen blir effektiv. Leverantörerna får lägre kostnader när effektiviteten i beställningsprocessen ökar. Genom den elektroniska faktureringen får de ofta betalt snabbare. Leverantörerna ser möjlighet till förväntad eller ökad försäljningsvolym när kunden tydligt styr sina beställare till att använda det avtal som tecknats. MODELL FÖR NYTTOREALISERING Utöver en tydlig beskrivning av syftet och målen med att införa e-handel är det viktigt att kunna mäta dess effekter. En del i strategin för att införa e-handel är att skapa en modell för att kunna mäta och följa upp effekterna. Man kan använda en traditionell nuvärdesanalys eller annan kostnads-/ intäktsanalys för att kvantifiera effekterna av den planerade förändringen. Inom statlig sektor ansvarar Ekonomistyrningsverket (ESV) för vägledning och stöd om så kallad nyttorealisering. Detta koncept är ett bra stöd för att styra investeringar och säkerställa hemtagningen av den förväntade nyttan (effektmålen) av de förändringar som verksamheten genomför. PLAN FÖR UPPFÖLJNING AV INKÖP SOM DEL AV VERKSAMHETENS ORDINARIE PROCESSER Att införa e-handel är en stor förändring som påverkar många medarbetare i organisationen. För att förändringen ska bli framgångsrik och bestående är det viktigt att i verksamhetens ordinarie processer för planering och uppföljning även få med uppföljning av inköp. Organisationen bör tidigt ha en plan för att löpande följa upp e-handelsprocessen och för att vidta åtgärder om man hittar avvikelser. Ett sätt att följa upp e-handelsprocessen är att välja ut ett eller flera mätetal och löpande följa upp dem. Det är bra om detta blir en del i verksamhetens ordinarie processer för planering och uppföljning. Exempel på indikatorer/nyckeltal för att följa upp e-handel Det kan ta tid att införa e-handel. Därför är det bra att hitta några nyckeltal/indikatorer som beskriver hur långt organisationen har kommit. Att kontinuerligt kommunicera ett fåtal relevanta mätetal eller indikatorer kan vara ett sätt att understödja förändringsarbetet samt att ge trygghet i att det fortskrider. Eftersom det som mäts är det som oftast blir genomfört så är det bra att arbeta med indikatorer/nyckeltal för e-handel även när system och processer är i drift. När e-handelsprocessen är Utöver en tydlig beskrivning av syftet och målen med att införa e-handel är det viktigt att kunna mäta dess effekter<< 7

driftsatt är det viktigt att genomföra så mycket som möjligt av alla inköp inom ramen för den, detta för att uppnå målen med e-handel. Exempel på indikatorer/nyckeltal för e-handelsprocessen kan vara: Antal avtal som har anslutits till e-handelssystemet eller antal leverantörer som har anslutits till e-handelssystemet. Beräknad eller faktisk volym (i kronor) på årsbasis av de avtal som anslutits till e-handelssystemet. Volym av elektroniska inköpsordrar, ordervolym i kronor, ackumulerat för året till aktuell period. Systemutnyttjandegrad (hur stor andel mätt i kronor av alla inköp som gjorts av en viss leverantör som har föregåtts av en elektronisk inköpsorder). Antal e-ordrar per årsarbetskrafter (mäter hur aktiv organisationen är med att lägga elektroniska ordrar och möjliggör viss jämförelse mellan olika delar av organisationen). Inköpsordervolym i kronor per årsarbetskrafter (mäter hur aktiv organisationen är med att lägga elektroniska ordrar och möjliggör viss jämförelse mellan organisationsdelar). Andelen elektroniska fakturor. Matchningsgrad, varuavtal (andelen e-fakturor som kunnat matchas mot den elektroniska inköpsordern, kontrolleras automatiskt och gå direkt till betalning, utan manuell hantering). Exemplen ovan syftar till att väcka intresse för frågan att mäta och följa upp e-handelsprocessen. Alla mätetal och/eller nyckeltal har sina begränsningar och behöver tolkas med försiktighet. Olika indikatorer eller nyckeltal passar bättre eller sämre i olika verksamheter. Det är bra att följa ett eller några mätetal och kommunicera kring dem. Ofta är kommunikationen som uppstår kring varför indikatorer eller nyckeltal visar vissa värden det som är mest värdefullt. Den kan visar på vad verksamheten behöver göra för att förbättra processen eller lösa problem. Det är generellt bättre att välja ut ett fåtal mätetal/indikatorer och fokusera på dialogen kring dem än att följa upp en massa siffror utan att ta sig tid att arbeta med analys och förbättringsåtgärder. ÖVERSYN/JUSTERING AV STYRDOKUMENT Cirka 86 % av offentliga organisationer har en upphandlingspolicy eller liknande. Det framgår av Upphandlingsmyndighetens uppföljning av den nationella upphandlingsstrategin och dess mål Offentlig upphandling som strategiskt verktyg för en god affär 3. Cirka 86 % av offentliga organisationer har en upphandlingspolicy eller liknande<< 3 Upphandlingsmyndigetens enkätundersökning riktad till upphandlingschefer och inköpschefer i upphandlande myndigheter och enheter. 8

Den organisation som inför e-handel behöver se över och kanske komplettera sina styrdokument, till exempel upphandlingspolicy, inköpspolicy eller liknande samt arbetsordning eller delegationsordning och attestordning. Exempel på frågor som kan bli aktuella att se över är: Målen med e-handel. Vad är syftet med e-handel? Styrdokumenten bör innehålla skrivningar om syftet med e-handel och målen med e-handel i organisationen. Ambitionen med förändringen och omfattningen av e-handel i organisationen. Styrdokumenten bör vara tydliga i beskrivningen av organisationens ambitionsnivå när det gäller e-handel och besvara frågor så som: Är avsikten att samtliga inköp i organisationen ska ske digitalt? Ska så mycket som möjligt vara beställningsbart i e-handelssystemet? Ska e-handel genomföras för vissa utvalda inköpskategorier eller kanske enbart för varor? Förtydliga roller och ansvar i organisationen. Styrdokumenten behöver förtydliga vilket ansvar som finns för e-handelsprocessen på strategisk, taktisk och operativ nivå. De bör täcka viktiga frågeställningar som exempelvis: Vad förväntar man sig av organisationen när det gäller e-handel? Är det tvingande att alltid göra beställningar i e-handelssystemet för anslutna avtal? Vilka organisatoriska enheter har ansvar för vad i processen? Förtydliga hur organisationen ska mäta och följa upp. Om organisationen har specifika styrdokument som styr de ordinarie processerna för planering och uppföljning så kan de behöva ses över. Syftet är att få med uppföljning av inköp och av e-handelsprocessen i de ordinarie processerna. Se över och eventuellt justera arbetsordningen, delegationsordningen och/eller attestordning. Att införa e-handel innebär att elektroniska ordrar ska skapas och sedan godkännas och attesteras av behörig person. Ofta styr arbets-, delegations- eller attestordningen de beloppsgränser som gäller för olika befattningshavare när de ska godkänna inköp. Man kan behöva se över arbetsordningen, delegationsordningen och attestordningen samt de belopp som olika befattningshavare har befogenhet att attestera. Kanske behöver någon få rätt att attestera lägre belopp för att säkerställa effektiva digitala attestflöden? SFTI har tagit fram en vägledning för kontrollmiljö och attestregler. Syftet är att belysa viktiga frågor att ta ställning till vid utformning av kontroll av verifikationer. Krav på e-handel vid upphandling När offentliga organisationer ska införa e-handel kan de göra det fortlöpande med de leverantörer som de har ramavtal eller andra upphandlingskontrakt med. Det finns fördelar både för köparen och för leverantören med e-handel, och båda parter har incitament att införa den. För att underlätta anslutningen av en ny leverantör när ett avtal är tecknat är det bra att redan i samband med upphandlingen ställa krav på e-handel. En del av processen för styrning och ledning för e-handel handlar om att i upphandlingar ställa väl avvägda och När offentliga organisationer ska införa e-handel kan de göra det fortlöpande med de leverantörer som de har ramavtal eller andra upphandlingskontrakt med. 9

relevanta krav på e-handel. På SFTI:s webbplats finns en handledning med förslag på hur krav, kontraktsvillkor och/ eller tilldelningskriterier för e-handel kan formuleras vid upphandling av varor och tjänster. Med utgångspunkt i handledningen och i kombination med den egna organisationens aktuella e-handelsförmåga och tekniska möjligheter kan man formulera specifika, väl avvägda och relevanta krav på e-handel. Det är bra att beskriva vilka typer av digital affärskommunikation som myndigheten har kapacitet och förmåga att hantera. Det är också bra att ange vilka typer av kommunikationsmöjligheter som organisationen har, till exempel om den har stöd för att skicka och ta emot e-handelsmeddelanden via PEPPOL:s infrastruktur. Genom att formulera särskilda villkor för fullgörande av kontrakt (särskilda kontraktsvillkor) kan organisationen ge potentiella leverantörer möjlighet att inom en viss tidsram börja skicka digitala affärsmeddelanden i ett visst format och enligt viss teknisk standard. Det är bra att beskriva olika typer av digital kommunikation som organisationen vill att leverantören ska använda. Det kan också vara bra att ange vilka möjligheter leverantörerna har att använda enklare varianter av e-handelsflöden så att inga potentiella leverantörer med lägre teknisk förmåga avstår från att lämna anbud. Ibland räcker det med att i de särskilda kontraktsvillkoren ange att leverantören inom viss tid efter att organisationen har begärt det ska kunna skicka pris- och artikelinformation (till exempel en excelprislista), ta emot beställningar (till exempel via e-post) samt skicka fakturor elektroniskt på det sätt som organisationen och leverantören kommer överens om (till exempel i organisationens fakturaportal). Genom att använda e-handelsaspekter som tilldelningskriterier kan organisationen i sin anbudsutvärdering premiera specifika e-handelsprocesser som passar särskilt bra för avtalsområdet och för verksamheterna. Organisationen kan till exempel vilja premiera en leverantör som erbjuder lösningar för att handla via dess webbshop (så kallade punch-out-lösningar) eller andra e-handelslösningar som är särskilt effektiva för avtalsområdet. Det är viktigt att de som ansvarar för upphandlingen och ställer krav på e-handel är insatta i vad det innebär och vem i organisationen som kan vara behjälplig när eventuella frågor om e-handel uppstår under en upphandling. Förutom att i upphandlingen ställa krav på e-handel kan det vara viktigt att beakta andra aspekter som inte direkt handlar om krav på e-handel, men som kan vara viktiga för att e-handeln ska fungera rent praktiskt. SFTI:s handledning tar upp exempel på specifika affärskrav som bör ställas för att e-handeln ska fungera på ett bra sätt. Det kan till exempel handla om att ställa krav på att leverantören ska fakturera det pris som gäller på beställningsdagen och inte på leveransdagen, vilket är viktigt för att kunna matcha faktura mot beställning. När offentliga organisationer ska införa e-handel kan de göra det fortlöpande med de leverantörer som de har ramavtal eller andra upphandlingskontrakt med<< 0

Kommunikation och förändringsledning Att införa e-handel innebär en stor förändring för en organisation och påverkar många medarbetares vardag. Nedan ger vi en mycket översiktlig beskrivning av det kommunikations- och förändringsledningsarbete som är kopplat till att införa e-handel. KOMMUNIKATION INTERNT Att ha en väl genomtänkt kommunikationsplan är viktigt. En förutsättning för att lyckas med att införa e-handel är att nå ut till alla de medarbetare som berörs av förändringen. Införandet brukar omfatta att många medarbetare och chefer utbildas i de nya arbetsprocesserna och i hur systemet fungerar. Utbildningsinsatser är en möjlighet till effektiv kommunikation med dem som berörs av förändringen. Ta fram en kommunikationsplan för hur medarbetarna ska få ta del av den information de behöver för att förstå vad detta innebär för dem i deras arbetsvardag. Ett flertal kommunikationsaktiviteter i utvalda kanaler, baserat på ett genomtänkt budskap är framgångsfaktorer för att lyckas. Ta hjälp av organisationens kommunikatörer för att planera och genomföra kommunikationsaktiviteterna. Att tänka igenom hur förändringsledningsarbetet ska bedrivas är också viktigt. Ledningen måste stå bakom förändringen och aktivt medverka i förändringsarbetet. Att ha en plan för att aktivt stötta de chefer som ska förklara förändringen och de nya arbetssätten för medarbetarna är också en del i ett förändringsledningsarbete. Att det finns dedikerade resurser för att arbeta med kommunikation och förändringsledning under den tid som e-handeln införs är en viktig komponent för att lyckas. Det är viktigt med fortlöpande kommunikation. När organisationen är i drift behöver det finnas roller eller funktioner inom driftsorganisationen som fortlöpande kommunicerar och svarar på frågor om e-handeln. Det tillkommer nya avtal och nya leverantörer, och alla beställare behöver snabbt och effektivt få information om nyheter. Nya beställare eller nya chefer behöver utbildas. Information om eventuella driftsstörningar eller om ny funktionalitet behöver snabbt bli tillgänglig. Uppföljningsrapporter eller indikatorer över hur det går behöver löpande kommuniceras internt. Informera gärna om organisationens mål och syfte med e-handel och varför den även är bra för leverantörerna<<

S T R AT EG I O C H S T Y R N I N G F Ö R E - H A N D E L 2 3 S T R AT EG I O C H S T Y R N I N G F Ö R E - H A N D E L KOMMUNIKATION EXTERNT Organisationen bör på sin externa webbplats ha viss information om sin e-handel, till exempel vilka meddelandeformat som de använder, vilka sätt som finns att överföra digitala affärsmeddelanden, vilken eventuell leverantörsportal de tillhandahåller och vem man ska kontakta vid frågor. Enklare vägledningar, förklaringar av olika begrepp och krav som organisationen ställer kan också vara ett bra stöd för att underlätta samarbetet och få e-handelsprocesserna att fungera planenligt. Informera gärna om organisationens mål och syfte med e-handel och varför den även är bra för leverantörerna. Informationen bör vara tillgänglig fortlöpande, men senast i samband med att ett förfrågningsunderlag med krav på e-handel finns publicerat. Informationen om e-handel fyller sin funktion både som stöd till anbudsgivare under en upphandlingsprocess och till leverantörer under avtalsperioden. Vissa organisationer har särskilda e-handelsdagar för sina leverantörer. Vill du veta mer? Klicka dig vidare till nästa del eller kontakta oss: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se 2

EXEMPEL PÅ E-HANDEL I PRAKTIKEN Exempel på e-handel i praktiken LÄNSSTYRELSEN I VÄSTRA GÖTALANDS LÄN: n frigör tid Maja Uvalic, e-handelskoordinator 3

EXEMPEL PÅ E-HANDEL I PRAKTIKEN n frigör tid En slimmad, centraliserad inköpsorganisation och ett tydligt mandat från ledningen har förvandlat Länsstyrelsen i Västra Götaland till en spjutspets inom e-handelsområdet. Idag, bara två år efter nystarten, stödjer deras e-handelskoordinator även de övriga länsstyrelserna i deras e-handelsarbete. Ronny Odervång, inköpschef Vi satte oss ner i ett konferensrum för två år sedan och lade upp planen för hur inköpsverksamheten skulle se ut de närmaste åren. På kort tid har vi gått från ett nolläge till att ha en bra struktur och bra siffor, säger Ronny Odervång, inköpschef på Länsstyrelsen i Västra Götaland. Länsstyrelsen i Västra Götaland gör varje år inköp för 350 miljoner kronor. It- och konsulttjänster är den största kategorin. Totalt kommer 20 000 leverantörsfakturor in. Under första halvåret 207 var andelen elektroniska fakturor 52 procent. De elektroniska beställningarna ökar hela tiden, liksom matchningen mot elektroniska ordrar. Om två år är målet 90 procent. Med tanke på vår utvecklingstakt är jag helt övertygad om att vi kommer att nå dit. Vi försöker hela tiden lyssna till vilka behov som finns i respektive verksamhet och anpassa oss efter önskemålen, säger Maja Uvalic, e-handelskoordinator på Länsstyrelsen i Västra Götaland. STARKA ARGUMENT FÖR E-HANDEL Länsstyrelsen har gått från en situation där 30 medarbetare gjorde beställningar till en organisation där tre inköpshandläggare sköter alla inköp över 3 000 kronor. Hela inköps- processen, från behov till betalning, hanteras via den centrala inköpsfunktionen. Det innebär en stor tidsbesparing för verksamheterna, vilket också har varit det starkaste argumentet för att tillämpa e-handel. Vi frigör tid för medarbetarna och låter chefen vara chef. Med e-handelssystemet får vi dessutom ordning och reda och vet vad varenda krona används till, säger Ronny Odervång. Han betonar att den snabba utvecklingen hade varit omöjlig utan ett tydligt stöd från högsta ledningen. Målmedvetenhet har präglat hela utvecklingsarbetet. Det tillsammans med hög delaktighet och positiv anda hos medarbetarna har varit de viktigaste delarna. ARBETAR BRETT MED E-HANDEL Länsstyrelsen i Västra Götaland arbetar brett med e-handel och använder de flesta standardiserade affärsprocesser inom e-handel som rekommenderas idag. I princip alla avtal som omfattar mer än ett fåtal beställningar och fakturor läggs upp och görs beställningsbara i systemet. Länsstyrelsen i Västra Götaland kan e-handla med alla olika typer av leverantörer genom att använda sig av olika affärsprocesser och alternativa Vi frigör tid för medarbetarna och låter chefen vara chef 4

EXEMPEL PÅ E-HANDEL I PRAKTIKEN överföringssätt, till exempel via en leverantörsportal för e-faktura eller kommunikation via VAN-operatörer. Leverantörerna har mognat otroligt snabbt. Och det här är ju en situation där både beställare och leverantör vinner. Leverantörerna har förstått att har man ett inköpsordernummer redan från början så vet man att man inte behöver krångla till det med referenser och andra frågetecken. Beställarna behöver inte komma ihåg koder när man har en beställning med flera fakturor. Det blir effektivt på båda hållen, säger Maja Uvalic. Med enbart sju heltidstjänster gör inköpsavdelningen allt som kan förväntas av en inköpsorganisation, även allt upphandlingsarbete och avtalsuppföljning. Sedan den nya organisationen kom på plats, har vi fått koll på hela inköpsprocessen, vilket ger en påtaglig kvalitetshöjning, säger Ronny Odervång. Framgångarna har medfört att Länsstyrelsen i Västra Götalands e-handelskoordinator nu hjälper övriga länsstyrelser som ska komma igång med e-handelsarbetet. Det handlar om att tillhandahålla utbildningar och support. Samtliga länsstyrelsernas e-handelssystem tillhandahålls av Statens servicecenter, vilket underlättar förståelsen och kommunikationen. Vi medverkar i nätverksträffar och håller utbildningar. Intresset från andra länsstyrelser är stort och det känns väldigt inspirerande att kunna ge tips och råd, säger Maja Uvalic. Följande av SFTI:s standardiserade affärsprocesser för e-handel används: Beställning från produktkatalog. Beställning via webbshop. Beställning av tjänsteuppdrag. Periodisk fakturering för abonnemang m.m. Fristående elektronisk fakturering. Maja Uvalic, e-handelskoordinator Framgången i korthet: Har lyft e-handelsfrågorna till strategisk nivå och fått stöd från högsta ledningen. Har en bra och effektiv beställarorganisation med enbart sju årsarbetskrafter. Har förmågan att e-handla på många sätt med olika affärsprocesser för e-handel, olika meddelandetyper och flera överföringssätt. Följer upp och mäter e-handeln löpande. Använder flera olika typer av standardiserade e-handelsmeddelanden, till exempel: Meddelanden inom SFTI/ESAP 6 (EDI-format). SFTI SVEhandel (XML-format). It-stödet för e-handel omfattar: ssystem integrerat med ekonomisystem. Leverantörsportal. Överföring av meddelanden via PEPPOL:s infrastruktur. Överföring av meddelanden via flera olika VAN-operatörer. Vill du veta mer? Klicka dig vidare till nästa del eller kontakta oss: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se 5