TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum 2017-03-30 Sida 1 (1) Diarienr AN 2015/00234-750 Sociala nämndernas förvaltning Ann Östling Epost: ann.ostling@vasteras.se Kopia till Äldrenämnden Projekt - Implementering mobilt arbetssätt Förslag till beslut Äldrenämnden godkänner Statusrapporten implementering av mobilt arbetssätt. Ärendebeskrivning Under hösten 2015 inleddes ett projekt för implementering av mobilt arbetssätt i verksamheterna. Med mobilt arbetssätt avses att informationshantering, dokumentation och andra typer av registreringar ska kunna göras var helst det behövs utan att man är bunden till ett kontor eller en fast dator. Det övergripande syftet med projektet är att ta hjälp av digitaliseringens möjligheter för att bidra till en förbättrad kvalitet i dokumentationen, ökad patientsäkerhet, ökad rättsäkerhet, ökad delaktighet för patienten/kunden/klienten samt ökad effektivitet. I denna statusrapport redogörs för hur projektet arbetat sedan starten och vilka resultat som uppnåtts. Av rapporten framgår att det funnits flera utmaningar för projektet, t.ex. att flera verksamheter saknat nödvändig utrustning i form av bärbara datorer eller surfplattor. Av rapporten framgår också vilka verksamheter som fått utbildning i mobilt arbetssätt under 2016 och vilken metod för implementering som projektet använt sig av. I rapporten presenteras även resultatet av en delutvärdering som genomförts och en beskrivning av hur arbetet under 2017 kommer att genomföras utifrån det.
Statusrapport implementering av mobilt arbetssätt Servicepartner 721 87 Västerås 021-39 00 00 www.vasteras.se Tidvall, Ina 021-391438 Ina.Tidvall@vasteras.se
Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 5 2. Projektets syfte... 5 3. Effektmål... 6 4. Målgrupp... 6 5. Genomförda aktiviteter utifrån identifierade risker... 6 5.1. UTRUSTNING... 7 5.2. DEN MOBILA ANVÄNDAREN... 8 5.3. HYGIEN OCH ARBETSMILJÖ... 8 5.4. INTERNETÅTKOMST... 9 5.5. KOMMUNIKATION... 9 6. Projektdesign... 10 7. Implementering under 2016... 12 8. Delutvärdering... 13 8.1 FÖRBÄTTRAD KVALITET I DOKUMENTATIONEN... 14 8.2 ÖKAD PATIENTSÄKERHET OCH RÄTTSÄKERHET... 15 8.3 ÖKAD EFFEKTIVITET... 15 8.4 ÖKAD DELAKTIGHET... 15 8.5 SAMMANFATTNING UTVÄRDERING... 16 9 Åtgärder utifrån delutvärderingen... 17 10 Implementering under 2017... 19 2
Sammanfattning Projektet Implementering av mobilt arbetssätt startade hösten 2015 och pågår till 31 december 2017. Bakgrund till projektet är fem olika pilotprojekt som genomfördes 2014 avseende mobil hälso- och sjukvårdsdokumentation inom såväl äldreboenden som hemsjukvård. Syftet med projektet är att implementera mobilt arbetssätt som tar stöd av digitaliseringens möjligheter för att bidra till förbättrad kvalitet i dokumentationen, ökad patientsäkerhet, ökad rättsäkerhet, ökad delaktighet för patienten/kunden/klienten samt ökad effektivitet. Målgruppen för projektet är hälso- och sjukvårdspersonal(hsl) och omvårdnadspersonal inom särskilda boende, hemsjukvården samt biståndshandläggarna. Under 2017 kommer arbetssättet även att introduceras för personal på servicebostäder enligt lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade(lss), en pilotgrupp sjuksköterskor inom verksamheten för personer med funktionsnedsättning och vård-och omsorgsutförare inom individoch familjomsorgen(ifo). Medarbetare från 19 särskilda boenden utbildades och informerades under 2016, totalt utbildades 188 personer. Personal inom följande yrkesgrupper har utbildats: sjuksköterskor, distriktsköterskor, undersköterskor, vårdbiträden, fysioterapeuter, arbetsterapeuter, biståndshandläggare och chefer. En delutvärdering av det mobila arbetssättet genomfördes vid årsskiftet 2016. Slutsatsen från utvärderingen är att deltagarna uppfattar att det mobila arbetssättet ökar kvaliteten i dokumentationen, ökar effektiviteten och ökar patientsäkerhet/rättsäkerhet. Uppfattningen är att delaktigheten kan öka med hjälp av mobilt arbetssättet men att arbetssättet att använda bärbar dator eller surfplatta tillsammans med patient/brukare/kund inte har fått fäste i verksamheten. Med hänsyn till delutvärderingens resultat görs ett antal förbättringar i planeringen av införandet under 2017. För att möta verksamhetens behov förstärks projektgruppen med en resurs som kan hjälpa projektledaren att hålla utbildningar och ge stöd till verksamheten i förändringsarbetet. Då styrning och ledning är grundläggande för förändringsarbete deltar projektledaren i de mötesforum som redan finns t.ex. vård och omsorgs chefsforum för att inspirera och informera chefer om arbetssättet. Projektet deltar på arbetsplatsträffar som komplement till lärandeseminarium för att öka spridningen. Enhetens 3
självskattning presenteras för cheferna för att ge chefen en bild av medarbetarnas upplevelse av det mobila arbetssättet på enheten. Informationsmaterial tas fram för målgruppen patienter och anhöriga, materialet kommer även att användas i syfte att sprida arbetssättet hos personalen. Nya enheter som utbildas om det mobila arbetssättet under 2017 är: Vård och omsorgs Rehabsenheter Biståndsenheten Äldrenämnden(ÄN). Särskilda boenden som inte har trådlöst nätverk i hela byggnaden, Oxbacken, Skallberget, Resmilan, Gideonsberg, Herrgärdet, Karlslund, Björkbacken, Daggrosen, Hökåsen, Gotlandsgatan, Lövsångargården, Timtalund, Granen, Hagalidsgården och Flodinsgården Följande verksamheter är nya verksamheter som ska få information om det mobila arbetssättet under 2017: Vård och omsorg, IFO-utförare Vård och omsorg, Servicebostäder inom LSS En pilotgrupp sjuksköterskor inom verksamheter för personer med funktionsnedsättning. 4
1. Bakgrund Enligt SKL ska Sverige vara bäst i världen på att använda digitaliseringens och e- hälsans möjligheter 2025. Syftet är att underlätta för människor att uppnå en god och jämlik hälsa och välfärd. Syftet är också att utveckla och stärka enskildas resurser för ökad självständighet och delaktighet i samhällslivet. Som en del i arbetet att ta tillvara på digitaliseringens möjligheter är det angeläget att implementera mobilt arbetssätt. Projektet Implementering av mobilt arbetssätt startade hösten 2015 och pågår till 31 december 2017. Med mobilt arbetssätt menar sociala nämndernas förvaltning i första hand, att man har ett arbetssätt för informationshantering, dokumentation och andra typer av registreringar som kan göras var helst det behövs och att man därför inte är bunden till ett kontor eller en fast dator. Det innebär att all personal som arbetar inom sociala nämndernas verksamheter eller på uppdrag (enligt avtal och beställningar) av sociala nämndernas förvaltning behöver kunna använda sig av såväl bärbara datorer, surfplattor som smarta telefoner i sitt dagliga arbete i mötet med patienten/kunden/klienten. Bakgrund till projektet är fem olika pilotprojekt som genomfördes 2014 avseende mobil hälso- och sjukvårdsdokumentation inom såväl äldreboenden som hemsjukvård. Erfarenheterna från dessa fem pilotprojekt har påvisat många grundförutsättningar som måste vara tillgodosedda för att lyckas med förändringsarbetet. En av förutsättningarna som identifierats är att det går att koppla upp sin bärbara enhet till internet i anslutning till mötet med patienten/kunden/klienten. Vidare krävs engagerade chefer och medarbetare som tar till sig arbetssättet. Projektet kan därför ses som två delar där den första delen handlar om att stödja arbetet med attityd- och beteendeförändringar medan den andra delen handlar om att fortsätta säkra de tekniska förutsättningarna. 2. Projektets syfte Syftet är att implementera mobilt arbetssätt för att med hjälp av digitaliseringens möjligheter bidra till förbättrad kvalitet i dokumentationen, ökad patientsäkerhet, ökad rättsäkerhet, ökad delaktighet för patienten/kunden/klienten samt ökad effektivitet. 5
3. Effektmål Effekterna som projektet förväntas uppnå är: Förbättrad kvalitet i dokumentationen genom att kvaliteten i vårdplaner och genomförandeplaner ökar samt att dubbeldokumentation minskar. Patientsäkerheten förväntas öka när dubbeldokumentation minimeras och tillgängligheten till information ökar. Ytterligare en bidragande faktor till att patientsäkerheten ökar är färre utskrifter av journalkopior och färre lösa handskrivna lappar. Rättsäkerheten förväntas öka då dokumentationen sker direkt i verksamhetssystemen och personalen får ökad tillgänglighet till information. Delaktighet förväntas öka för patient/kund/klient då denne får ökade möjligheter att kunna påverka och ta del av såväl hälso- och sjukvårdsdokumentationen som den sociala dokumentationen. Det skapas även ökade möjligheter att vara med i planering av sin vård och omsorg. Delaktigheten förväntas även öka i teamet både för medarbetare samt patient/kund/klient i och med det mobila arbetssättet. Effektiviteten förväntas öka med förbättrad arbetsmiljö, minskad korttidsfrånvaro, effektivt arbetssätt och minskad dokumentationstid 4. Målgrupp Målgruppen för projektet är inledningsvis hälso- och sjukvårdspersonal (HSL) och omvårdnadspersonal inom särskilda boenden och hemsjukvården samt biståndshandläggarna. Under 2017 kommer arbetssättet även att introduceras för personal inom servicebostäder enligt lagen om stöd och service för vissa funktionshindrade(lss), en pilotgrupp sjuksköterskor inom verksamheten för personer med funktionsnedsättning och vård-och omsorgsutförare inom individoch familjomsorgen(ifo). 5. Genomförda aktiviteter utifrån identifierade risker Under hösten 2015 genomfördes en workshop om det mobila arbetssätet, där chefer, medicinskt ansvarig sjuksköterska och utvecklingsledare deltog. Möjligheter och utmaningar med det mobila arbetssättet identifierades. Under hösten 2015 genomförde projektet även en inventering av mobil utrustning på särskilda boenden. 6
Förstudien, resultatet från workshopen och inventeringen gav input till planering av projektet och till den riskanalys som genomfördes utifrån perspektivet mobilt arbetssätt med teknik. Identifierade risker finns sammanställda i dokumentet Riskanalys mobilt arbetssätt. Flertalet av riskerna är åtgärdade men åtgärder av karaktären utbildning, information samt säkerställande av rutiner i verksamheten arbetar projektet med under hela projekttiden då nya verksamheter implementeras löpande i det mobila arbetssättet. Nedan presenterars de mest kritiska riskerna samt åtgärder som projektet vidtagit. 5.1. Utrustning Antalet bärbara datorer inom särskilda boenden var vid inventeringen 2015 för få för att ett mobilt arbetsätt skulle vara möjligt. Flera befintliga datorer var åldrade och saknade SITHS-kortläsare. Utförarna saknade en investeringsplan för inköp av bärbara datorer och cheferna saknade kunskap kring inköp av rätt utrustning. Projektet förfogar över 40 surfplattor som dock inte kan användas i stadens ITmiljö innan Windows 10 och Office 365 har införts. Surfplattorna har därför lånats ut till privata utförare, där de ska användas för att komma igång med ett mobilt arbetssätt och därefter lämnas tillbaka. För att stimulera till mobilt arbetssätt beslutade styrgruppen att tilldela verksamheterna stimulansmedel baserat på antal vårdplatser. Kriterier för att få utbetalningen är att handlingsplan för det mobila arbetssättet är upprättat, chefen är engagerad i utvecklingsarbetet, och att verksamheterna fyller i nulägesenkät samt självskattning som skickas via mail. Stimulansmedlen används till inköp av utrustning som främjar mobilt arbetssätt och den digitala utvecklingen. Projektet har även gett råd och stöd i inköp av utrustning till vård och omsorgs chefer. Indikatorer från leverantörerna av bärbara datorer gör gällande att inbyggda SITHS-kortläsarna är under avveckling. IKT-strategerna på social nämndernas förvaltning och vård och omsorg är informerade om att det finns behov av att planera för en lösning när SITHS-kortläsare inte längre är en integrerad del av den mobila datorn. Alternativen till inbyggd SITHS-kortläsare är externa SITHSkortläsare som klistras fast på datorn eller surfplattan alternativt STIHS-kort som kommunicerar via Bluetooth och kan förvaras i fickan. 7
Ytterligare en utmaning som har uppstått under 2016 är att Västerås stads IT-avtal har överklagats vilket har medfört att de kommunala utförarna som saknar mobil utrustning inte har möjlighet att köpa in utrustning. Nytt avtal förväntas tecknas under aprilmånad 2017. 5.2. Den mobila användaren Ytterligare en risk som framkom var risken att obehöriga får åtkomst till information på grund av användarens okunskaper. Även om personalen inte får lagra patientanteckningar på datorn så togs det upp som en risk att detta kan inträffa. Projektet har gett information till personalen om vilka regler som gäller när en bärbar utrustning hanteras. Varje deltagare genomgår en utbildning i informationssäkerhet, DISA, som genomförs i form av utbildningsfilm från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB). Filmen är obligatorisk för alla anställda i Västerås stad. Projektet ser det som värdefullt att både externa utförare och anställda i Västerås stad vård och omsorg genomgår utbildningen innan verksamheten börjar arbeta mobilt. Det är chefens ansvar att befintliga rutiner kring hantering av känsliga uppgifter följs på enheten och att personalen genomför DISA-utbildningen. I samband med utbildningen i mobilt arbetssätt påminner projektet om vilka rutiner som gäller vid anteckningar om patienter och vilka riktlinjer som gäller för hantering av utrustningen. Ytterligare en åtgärd är att datorns hårddisk har krypterats. Med en krypterad hårddisk kan information på hårddisken inte läsas om användaren inte känner till datorns lösenord. De privata utförarna har sina datorer krypterade sedan tidigare och inom Västerås stad infördes hårddiskkryptering under våren 2016. 5.3. Hygien och arbetsmiljö Riskanalysen visade att den mobila utrustningen kan utgöra en smittospridare vid fel tillämpning. Några få sjuksköterskor har dessutom uttryckt oro för axlar, nacke och för obekväm arbetsställning med bärbar utrustning. Två leverantörer av höj- och sänkbara datorbord har identifierats och borden har testats i verksamheten. Ett av borden uppfyllde behoven och rekommenderas av projektet till verksamheten. För att tydliggöra hygienaspekten har projektet tagit fram en lathund för mobilt arbetssätt. Lathunden utgår från utbildningen i mobilt arbetssätt och delas ut i 8
samband med utbildningen. Tanken är att lathunden ska tas med i datorväskan som en påminnelse angående informationssäkerhet, handhavande och hygien. 5.4. Internetåtkomst Internetåtkomst är grundläggande för det mobila arbetssättet och tolv särskilda boenden inom vård och omsorg saknar fullständig installation av trådlöst nätverk. De privata utförarna var vid projektets start hänvisade till gästnätverket Arosnet för sin internetåtkomst. Arosnet kräver en inloggning som inte är anpassad för dagligt användande. Efter återkoppling från de privata utförarna visade det sig att Arosnet även saknade den kapacitet och anslutningsmöjligheter som krävs för att arbeta mobilt. Projektet har beställt ett nytt trådlöst nätverk för de privata utförarna. Det nya nätverket levererades i oktober 2016. Till det kan de privata utförarna genom sina respektive IT-avdelning på ett säkert sätt ansluta sina datorer eller surfplattor. Personal som arbetar utanför arbetsplatsens lokaler, t.ex. hemsjukvården, biståndshandläggare och hälso- och sjukvårdsenheten ansluter till internet genom att skapa ett eget trådlöst nätverk via sina mobiltelefoner. En instruktion har tagits fram för hur ett eget trådlöst nätverk via mobiltelefonen skapas. Den har delats ut till personal som arbetar utanför sina ordinarie arbetsplatser och på de hus som saknar trådlöst nätverk. Detta har fungerat över förväntan och personalen har snabbt lärt sig tillvägagångssättet. 5.5. Kommunikation Att alla utförare redan var involverade i andra projekt och utvecklingsarbeten som krävde tid och engagemang vid starten av projektet identifierades också som en risk. Några enheter upplevde att de inte hade utrymmet eller engagemanget som krävs för att ta sig an ytterligare nya arbetssätt. Det medför svårigheter att boka tid för information och vissa planerade möten har inte blivit av. För att möta verksamheternas behov har implementeringen senarelagts i projektets implementeringsplan för de enheter som inledningsvis saknade möjligheter att delta i projektet. En kommunikationsplan har tagits fram för projektet för att få bästa möjliga effekt av informationsinsatserna. Projektet möter chefer och medarbetare i de mötesforum som redan är planerade när möjligheten finns. En film har tagits fram av projektet som syftar till att sprida information och kunskap om det mobila arbetssättet till verksamheterna. Projektledaren har hållit 9
i ett seminarium vid Bättre liv för sjuka äldre samt hållit ett föredrag vid MVTe mässan för att sprida information om projektet. 6. Projektdesign Vid implementeringen av det mobila arbetssättet använder projektet en projektdesign som påminner om genombrottsmetoden. Den innebär ett fortlöpande förbättringsarbete, byggt på lärande, och har utvecklats vid The Institute for Health Care Improvement (IHI) i Boston, USA. Förändringsarbetet är lärandestyrt och för ett lärandestyrt arbete krävs att man använder den kunskap och kreativitet som finns ute på varje enhet och organisation. Genom att fastställa tydliga mål utifrån ett visst område, använda enkla mått och mätmetoder samt systematiskt testa förändringar i liten skala sker ett lärande av vilka förändringar som leder till förbättringar. Gapet mellan kunskap och praxis minskar mellan det vi vet och det vi gör. Metoden bygger på att medarbetarna inom en organisation tar sig an en utmaning. När de har identifierat det som behöver förändras görs förbättringstester i liten skala utifrån dels evidensbaserad kunskap och dels utifrån tankar och idéer som medarbetaren/teamet tror kan leda till förbättringar för enheten och den enskilde. Resultaten noteras och diskuteras därefter beslutar man hur arbetet ska gå vidare. Planera pröva analysera agera är ledorden. Avsikten är att allt fler ska få erfarenhet av det nya arbetssättet och att man efterhand ska nå ett genombrott. 10
En implementeringsprocess inspirerad av genombrottsmetoden har tagits fram för projektet. Den finns beskriven i ett schemaflöde, i sju olika steg, de olika stegen beskriver vad som sker, samt en uppskattning av tid i processen. Handlingsplanen som enheten skriver ligger som grund för enhetens implementering. Enheterna fastställer mål, beskriver sitt genomförande, testar, prövar, och får stöd och coachning under tiden. Genom självskattningsenkäter, lärandeseminarium och besök av projektet på enheten får medarbetarna tillfälle att reflektera över det mobila arbetssättet och fastställa om eventuella förändringar i planeringen ska ske. Steg 1 Utbildning Vecka1 Introduktion till mobilt arbetssätt Steg 2 Göra nulägesenkät Steg 3 Börja skriva handlingsplan vecka 1-3 Beskriva syfte mål och tillvägagångssätt Steg 4 Bjuda in projektgruppen för mobilt arbetssätt vecka 3 Färdigställa handlingsplan och identifiera behov av stöd Steg 5 Börja testa, pröva och göra enligt handlingsplan vecka 4-5 Steg 6 Göra en självskattning och vara i dialog med projektgruppen utifrån handlingsplan vecka 5-6 Steg 7 Delta i lärandeseminarium för erfarenhetsutbyte 11
7. Implementering under 2016 Med hänsyn till resultatet av inventeringen av den mobila utrustningen beslutades att implementeringen av det mobila arbetssättet skulle inledas på särskilda boenden som har tillgång till trådlöst nätverk i hela byggnaden. De bedömdes ha de bästa förutsättningarna för implementering av det mobila arbetssättet. Den utbildning som har erbjudits om mobilt arbetssätt ger deltagarna information och kunskap om hur de ska hantera utrustningen, uppkoppling, informationssäkerhet och hygienaspekten. Vid utbildningstillfällena har Demensteamet deltagit och informerat om vikten av delaktighet och låtit deltagarna diskutera delaktighet och hur det mobila arbetssättet kan användas för att skapa mer delaktighet. Följande särskilda boenden fick utbildning och stöd i det mobila arbetssättet under 2016: Ankaret Eriksborg Fatburen Gryta Klockarkärleken Mälarhem Parkgården Pilfinksgården Rösegården Södergården Tre små hus Trumslagarbacken Vallby Änglamarken Ängsklockan Zethelius Hammarby Vallonen Tujagården. Totalt utbildades 188 personer och personal inom följande yrkesgrupper har utbildats: sjuksköterskor, distriktsköterskor, undersköterskor, vårdbiträden, fysioterapeuter, arbetsterapeuter, biståndshandläggare och chefer. 12
Implementeringen på de privat drivna boendena, Mälarhem, Parkgården, Rösegården, Södergården, Hammarby och Tujagården fördröjdes eftersom de inte hade tillgång till rådlöst nätverk förrän november 2016. Samtliga berörda boenden fick en uppdatering av utbildningen och information om det mobila arbetssättet under december 2016 när det nya nätverket fanns på plats. Samtliga enheter som har fått utbildning har erbjudits avstämningar och lärandeseminarium. Det har varit svårt att få deltagare till lärandeseminarium vilket kan beror på förändringar i personalstyrkan, byte av chefer och sjukdom bland personal. Under hösten 2016 hölls 6 lärandeseminarium, ytterligare 4 var planerade men ställdes in på grund av för få deltagare. Totalt deltog 26 personer från 10 enheter. Syftet med lärandeseminarium är att ge medarbetare och chefer tillfälle till reflektion, inhämta tips och idéer från andra och därefter fortsätta att testa och implementera arbetssättet. Seminariet är en viktig del i implementeringsprocessen och ingår i förbättringshjulet, planera, gör, följ-upp och åtgärda. Vid seminariet går vi igenom resultatet från självskattningsenkäten, diskuterar i grupper hur det mobila arbetssättet har använts på enheten, funderar över nya sätt att använda arbetssättet och vilka utmaningar som finns med det mobila arbetssättet. Efter seminariet görs de åtgärder som eventuellt behövs och planeringen för det mobila arbetssättet uppdateras. 8. Delutvärdering En delutvärdering genomfördes i slutet av 2016 med syfte att undersöka om projektets mål är på väg att uppnås eller om projektet behöver göra åtgärder. Undersökningen har genomförts genom webenkät till medarbetare och chefer, lärandeseminiarum och fokusgrupper/intervju. Svarsfrekvensen på enkäten har varit låg på vissa enheter. Bidragande orsaker är hög omsättning på personal och chefer, olästa mejl, låg datavana och felaktiga uppgivna mejladresser. Under projektets gång har åtgärder genomförts för att öka svarsfrekvensen. Projektet har tagit kontakt med chefer för att påminna om enkäten och cheferna har fått möjlighet att komplettera med nya namn där personalen har slutat. När det har varit möjligt har enkäten fyllts i redan vid utbildningstillfället. Antalet tillfällen som självskattningsenkäter skickas har minskats för att minska antalet enkäter som varje medarbetare ska besvara. 13
Nedan presenteras resultatet från delutvärderingen utifrån respektive effektmål. 8.1 Förbättrad kvalitet i dokumentationen En granskning av journaler har genomförts av MAS inom vård och omsorg för att se om kvaliteten i dokumentationen hade ökat i och med det mobila arbetssättet. 10 journaler granskades på särskilda boendet Ankaret i januari respektive i augusti antalet dokumentationstillfällen hade ökat från 61 till 103 vilket motsvarar 70%. Då dokumentationstillfällena har ökat ser man tydligare i dokumentationen hur vårdprocessen fortskrider. Det innebär med automatik att delaktigheten också har ökat, men det går inte direkt att utläsa i dokumentationen. Journaler inom vård och omsorg hemsjukvård granskades också men flera av journalerna har avslutats och de få journaler som gick att granska visade både en ökad och en minskad dokumentationsfrekvens. Antalet dokumentationstillfällen kan variera utifrån bland annat vilket sjukdomstillstånd patienten har. Då man inte dokumenterarat att patienten varit med och påverkat innehållet i dokumentationen och inte alla sitter vid patienten när de dokumenterar går det inte med säkerhet att säga att förändringen beror på det mobila arbetssättet. MAS uppfattning är att det är svårt att granska kvaliteten i dokumentation och med säkerhet veta att förändringar i kvaliteten beror på det mobila arbetssättet. Kvaliteten i dokumentationen är beroende av hur kunnig den som dokumenterar är att dokumentera. Utvärderingen av medarbetares och chefers uppfattning om kvaliteten i dokumentationen visar dok att kvaliteten ökar genom att alla har tillgång till verksamhetssystem. Informationen blir tydligare och mer blir dokumenterat och när dokumentationen sker direkt glöms inte information bort och tolkningar av noteringar behöver inte göras. Det upplevs som enklare att göra korrigeringar vid felaktigheter och möjligheten att vara mer uppdaterad bidrar också till att kvaliteten i dokumentationen ökar. De hinder som finns i det mobila arbetssättet gällande dokumentationen är att inte utrusningen och tekniken alltid fungerar. Ytterligare hinder är språkliga hinder och brister. Det kan handla om svårigheter att formulera sig av olika anledningar, så som dyslexi, samt språkbrister då inte svenska är modersmål. Hos vissa finns en ovana och ett motstånd att skriva på datorn. 14
8.2 Ökad patientsäkerhet och rättsäkerhet Utvärderingen visar att patientsäkerheten och rättsäkerheten ökar då informationen dokumenteras snabbare och mer korrekt. Dubbeldokumentationen minskar och därmed minskar tolkningar och informationsbrister. Avstämning med patienterna har underlättats när datorn finns tillhands och informationen finns på plats vilket leder till att informationen blir korrekt. Olika yrkesgrupper bidrar med sin del till helhetsbilden kring patienten. Att information blir tydligare då alla kan ta del av det som finns skrivit i systemet minskar risken för misstolkningar vid överlämningar och informationsinhämtning. Patientsäkerheten ökar även då berörda har tillgång till dokumentationen oavsett var man befinner sig. 8.3 Ökad effektivitet Effektiviteten ökar då dubbeldokumentation minskar och mer finns dokumenterat. Att slippa leta i pärmar och att inte vara låst till ett visst kontor, informationen finns på ett ställe som man kommer åt via datorn var man än befinner sig. Det mobila arbetssättet gör det enklare att läsa in sig och uppdatera sig och det tydliggör informationsöverlämningen. Flera frågor som annars skulle hanteras vid ett senare tillfälle kan kontrolleras direkt på plats. Temarbetet fungerar bättre och olika yrkesgrupper kompletterar varandras information. Tydligheten ökar genom att alla vet varför man gör saker, det blir synligt. Medarbetarna upplever att kvalitetsarbetet har blivit mer effektivt. Mobilt arbetssätt underlättar även vid beställningar och inventeringar. Personal kan vara mer synlig, tillgänglig och finnas tillhands genom att de kan dokumentera oavsett plats, exempelvis i upphållsrum. 8.4 Ökad delaktighet Utvärderingen visar att uppfattningen hos medarbetare och chefer är att det mobila arbetssättet kan öka delaktigheten. Utvärderingen visar dok att det mobila arbetssättet inte används tillsammans med patient och anhörig i den utsträckning som planerats. Av utvärderingen framgår att målet delaktighet är det mål som projektet har den största utmaningen inom. På inventeringsenkäten svarade två tredjedelar att de tror att delaktigheten för den enskilda kan förändras/förbättras med mobilt arbetsätt, medan knappt en tredjedel var osäkra på det. (svar vet ej) Vid självskattningsenkäterna som besvaras när enheten har varit igång under en tid har en fjärdedel uttalat sig positivt att det fungerar bra att arbeta mobilt i mötet 15
med den enskilda, var tionde upplever att det är negativt en fjärdedel har inte använt arbetssättet i möten med den enskilda patienten/kunden och resten har inte besvarat frågan. Hinder för delaktigheten är svårigheter för patientgrupper att vara delaktiga utifrån sin status och sjukdomsbild. Att många i personalen upplever datorn/skärmen som en vägg mot brukaren. Dataovanan och osäkerheten att använda datorn är andra faktorer som påverkar. Några upplever datorerna som otympliga att ta med sig och att det inte fungerar överallt. Men många möjligheter lyfts även fram med att dokumentation sker direkt under pågående samtal, det är enklare att involvera, återkoppla och korrigera etc. Andra positiva effekter är att det är enklare att visa bilder, information och liknande med mobila enheter och på så sätt öka delaktighet och involvering. 8.5 Sammanfattning utvärdering Utvärderingen visar att deltagarna uppfattar att det mobila arbetssättet ökar kvaliteten i dokumentationen genom att information kommer in i systemet direkt och alla får tillgång till informationen. Det hinder som upplevs för att öka kvaliteten är att tekniken ska fungera och att det finns språkliga hinder hos personalen. 16
Beträffande patientsäkerhet/rättsäkerhet visar delutvärderingen att den ökar med det mobila arbetssättet, en anledning till detta är att dubbeldokumentationen minskar och därmed minskar tolkningar och informationsbrister. Vidare upplevs det mobila arbetssättet öka effektiviteten då uppgifter kan lösas direkt, temarbetet effektiviseras samt att alla har tillgång till informationen. När det gäller delaktigheten är uppfattningen att det mobila arbetssättet kan öka delaktigheten och ge god effekt i mötet med patient/klient/brukare/kund men arbetssättet att använda datorn tillsammans med patient har inte fått fäste i verksamheten och kräver tid för att spridas. 9 Åtgärder utifrån delutvärderingen Utifrån delutvärderingens resultat fortsätter projektet att fokusera på att stödja enheterna i att använda det mobila arbetssättet för att öka delaktighet och även fokusera på spridningen av det mobila arbetssättet på enheterna. Då styrning och ledning är grundläggande för förändringsarbete och chefer har svårt att avsätta tid för lärandeseminarium träffar projektledaren cheferna i de mötesforum som redan finns t.ex. vård och omsorgs chefsforum. Cheferna informeras om delutvärderingens resultat och de hinder som har uppkommit som exempelvis språkliga hinder och ovana med datorn belyses och diskuteras. Även delaktigheten lyfts som en viktig effekt av det mobila arbetssättet. Cheferna ska ta del av enhetens egen självskattning för att tydliggöra hur medarbetarna upplever att det mobila arbetssättet används på enheten. För att möta verksamhetens behov ändras projektgruppens bemanning. Projektgruppen stärks upp med en resurs som hjälper projektledaren att hålla utbildningar, informera samt ge stöd och tryck till verksamheten i förändringsarbetet. Vidare har de tekniska utmaningarna i stora delar åtgärdats och därför kommer projektledaren som har ansvar för tekniska frågor att minska sin tid i projektet och finnas tillgänglig vid behov. En Power Point-presentation tas fram för chefer att använda på arbetsplatsträffar där vikten av att skapa delaktighet med hjälp av det mobila arbetssättet lyfts. Implementeringsprocessen för det mobila arbetssättet förbättras genom att nulägesenkäten fylls i innan utbildningen för att ge deltagarna möjlighet att reflektera hur arbetet utförs innan det mobila arbetssättet införs. Under utbildningen går vi igenom resultatet från nulägesenkäten vilket ger alla en 17
gemensam utgångsbild. Implementeringsprocessen uppdateras även genom att handlingsplanen påbörjas direkt vid utbildningen om möjlighet finns. Det skapar ett incitament för ett förändrat arbetssätt när personalen får planera för införandet redan vid utbildningen. Enligt projektets design har arbetssättet införts arbetssättet i små grupper som arbetar med förändringen och att arbetssättet därefter ska sprida sig och skapa en kulturellförändring inom verksamheten. Den effekten har inte uppstått i önskad omfattning på grund av bland annat omsättning på chefer och personal, lågt deltagande på lärande seminarium. För att öka spridningen av arbetssättet införs ytterligar ett steg i implementeringsprocessen, projektet besöker enheterna på arbetsplatsträffar för att informera på bredare front. Steg 1 Nulägesenkät Steg 2 Utbildning Vecka1 inklusive börja skriva handlingsplan Introduktion till mobilt arbetssätt och i handlingsplanen beskriva syfte mål och tillvägagångssätt Steg 3 Bjuda in projektgruppen för mobilt arbetssätt vecka 3 Färdigställa handlingsplan och identifiera behov av stöd Steg 4 Börja testa, pröva och göra enligt handlingsplan vecka 4-5 Steg 5 Göra en självskattning och vara i dialog med projektgruppen utifrån handlingsplan vecka 5-6 Steg 6 Delta i lärandeseminarium för erfarenhetsutbyte Steg 7 Bjuda in projektgruppen till arbetsplatsträff 18
10 Implementering under 2017 Under 2017 kommer projektet att stödja och coacha de verksamheter där implementeringen är påbörjad men verksamheten inte har kommit igång helt. Det gäller följande verksamheter: Klockarkärleken, Mälarhem, Parkgården, Pilfinksgården, Rösegården, Södergården, Trumslagarbacken, Zethelius, Hammarby, Vallonen och Tujagården Hälso- och sjukvårdsenheten Biståndsenheten NF Projektet följer upp arbetet med det mobila arbetssättet genom att besöka enheterna, delta på arbetsplatsträffar och bjuda in till lärandeseminarium. Nya enheter som får information för att möjliggöra implementering av det mobila arbetssättet enligt uppdaterad implementeringspocessen är: Vård och omsorgs Rehabsenheter Biståndsenheten Äldrenämnden(ÄN). Särskilda boenden som inte har trådlöst nätverk i hela byggnaden, Oxbacken, Skallberget, Resmilan, Gideonsberg, Herrgärdet, Karlslund, Björkbacken, Daggrosen, Hökåsen, Gotlandsgatan, Lövsångargården, Timtalund, Granen, Hagalidsgården och Flodinsgården För att möjliggöra att kunskapen om det mobila arbetssättet sprids till ytterligare verksamheter har en enklare implementeringsprocess tagits fram för nya verksamheter som ska implementera det mobila arbetssättet. Utbildning information och handlingsplan Uppföljning med chef Eventuellt ytterligare stöd 19
Följande verksamheter ska få information om det mobila arbetssättet under 2017 enligt den förenklade implementeringsprocessen: Vård och omsorg, IFO-utförare Vård och omsorg, Servicebostäder inom LSS En pilotgrupp sjuksköterskor inom Verksamheter för personer med funktionsnedsättning. 20