Protokoll från styrelsemöte i Linköpings Klätterklubb Datum: 2014-06-03 Tid: 19:00-20:47 Plats: Hangaren Närvarande: Mattias Strand Ordförande Jon Bjärkefur Kajsa Goffrich Andreas Hansson Robert Janson Jimmy Klinteskog Henrik Malmsten Ludwig Ring Michael Silvin Hanna-Stina Stenwald Patrik Wahlund 1. Mötet öppnas Ordförande Mattias Strand förklarade mötet öppnat. 2. Godkännande av dagordning Dagordningen godkändes. 3. Val av mötesordförande och mötessekreterare Till mötesordförande valdes Mattias Strand. Till mötessekreterare valdes Andreas Hansson. 4. Val av justerare Till justerare valdes Hanna-Stina Stenwald. 5. Adjungeringar Inga adjungeringar fanns. 6. Föregående mötesprotokoll Föregående mötesprotokoll lades till handlingarna. 7. Ansvarsgrupper I utegruppen har Jimmy fått information från Jim Wasmuth i Västervik, om hur de har hanterat ombultning och uppfräschning av klippor i sitt närområde och den informationen finns nu i google drive. Jimmy har också besökt några av deras klippor och fått idéer om bra saker brevlåda med inplastad förare och loggbok är sådant vi också vill sätta upp. Jimmy tar kontakt med Erik Kuiper angående de förare som han har gjort för att ta reda på om han kommer fortsätta arbeta med dem eller om vi ska ta över det arbetet. Henrik har börjat inventera vilka klippor som kan anses vara våra det finns en del frågor dels om gränsen mot Västervik, dels hur vi hanterar att Norrköping inte har en aktiv klätterklubb. Kajsa håller på och inventerar accessinfo och sammanställer till ett kalkylblad. Michael har fått veta att vi kan beställa informationsskyltar från Svenska Klätterförbundet att sätta
upp vid klippor, som informerar om att det är en klätterklippa. Vi kan också söka bidrag för kostnaden för att sätta upp skyltar. Kajsa har pratat med klättrare på Karbin som berättat att det är problem med nedskräpning vid en del Stockholmsklippor. Klättrare eller andra besökare till klipporna lämnar stora mängder skräp, som i sin tur drar till sig skadedjur, vilket skapar dålig stämning bland närboende. I framtiden kan vi behöva ordna med fasta anläggningar vid våra klippor parkering/utedass osv. Utegruppen får följa upp behov. Vi bör också uppmuntra våra medlemmar att hålla rent och ta hand om skräp, även andras skräp, vid våra klippor. Uteklättringen den 24 maj var lyckad. Vi hade ett 40-tal deltagare och många rep uppe att klättra på. En radioreporter och fotograf deltog också. Under dagen kom ett par korta regnskurar, men inte så mycket så att det förstörde klättringen. På kvällen ordnade klubben eld för grillning och ett tiotal personer stannade och grillade och åt. Vi räknar inte med att ha någon ytterligare vårfest eller sommarfest i år. Väggansvarsgruppen har bytt ut 13 larmbrickor i larmsystemet så det finns nu gott om brickor att lämna ut till nya väggansvariga inför nästa termin. Larmfirman meddelade också att de inte upplever sig ha ensamrätt på att sälja larmbrickor till systemet utan att det är OK att ersätta skadade brickor på andra vägar. När det gäller offerter för städning vill städfirmorna få möjlighet att besöka lokalen dagtid och bilda sig en uppfattning av omfattningen på uppdraget. Kajsa har inte möjlighet att själv närvara utan behöver hjälp från någon annan med bricka som kan släppa in städfirman. Några styrelsemedlemmar erbjöd sig att ställa upp, så Kajsa stämmer av möjliga datum med städfirman och någon av de frivilliga följer med och visar runt i klätterhallen. Hallgruppen har ordnat med det nya märkningssystemet med färgade kort vilket fungerar bra så här långt och ser snyggt ut. Vattenlösliga pennor måste användas på korten sprit skadar ytan. Lämpliga pennor samt någon form av sorteringslåda behöver inköpas, och de uppsatta korten kompletteras med den information som saknas. Bättre greppförvaring önskas Jimmy väljer ut någon form av stapelbara genomskinliga plastbackar som passar in i våra hyllor och meddelar Ludwig för inköp. Efter att backarna köpts in flyttar Jimmy över greppen och slänger de IKEA-kassar som är trasiga. Förslag: En karta uppsatt i hallen över området omkring Linköping, med utomhusklippor och boulderställen markerade, eventuellt med länkar i form av QR-koder till förare för respektive plats. 8. Uppföljning av styrelseläger med SISU Tyvärr kom bara 8 personer till uppföljningen, men mötet var ändå givande. Slutsatser från uppföljningen: Vi bör minska ner på mängden diskussioner på styrelsemötena och i stället bereda ärenden bättre på styrelselistan eller genom separata diskussionsmöten. När diskussioner börjar dra ut för långt får vi dra streck i protokollet. Vi fick också nyttiga råd om verksamhetsplanering och det är lämpligt att skicka nästa års styrelse på ett liknande läger om vi får möjlighet för att få idéer och metoder för att effektivisera vår arbete. 9. Uppföljning av tidigare punkter 1. Ombyggnation Ingen ny information finns.
2. Prislista i kassan Anna har lämnat information till Ludwig som ska sammanställa och ta fram ett anslag. 3. Festpolicy Mattias arbetar vidare med framtagandet av en festpolicy. 4. Enkät Arbete med medlemsenkät fortskrider och frågor ska läggas in i ett onlineverktyg för att ta emot svar. Enkäten skickas ut till hösten. 5. Miljöpolicy Kajsa har skickat ut ett förslag på styrelselistan. Hon lägger även ut den på google drive så att styrelsen kan kommentera. Vid höstmötet presenterar vi den för medlemmarna. 6. Opt-out på maillista Ludwig genomför förändringen omgående. 7. Utvärdering av nya rep Ett par av de nya repen har drabbats av mantelglidning och något rep har fått tussar av "ludd" vilket gjort att någon knytit ihop ändarna och sagt att det varit defekt. Repen är dock inte farliga att klättra på. Vi fortsätter att sammanställa synpunkter som Ludwig kan föra tillbaka till tillverkaren. 8. Plexiglasskivor till boulderrum Jimmy sätter upp de nya skivorna på fredag. 9. Utvärdering av bouldermatta Jon upplever att bouldermattan fungerar bra med de nya lagningslapparna. 10. Roddmaskin Den nya roddmaskinen har kommit och står i gymmet. 11. Nya ankare på repväggen Michael har inte hunnit göra något ännu. Ludwig vill komma med mer synpunkter och får i så fall göra det direkt till Michael inför hans beslut. 12. Profilkläder Patrik har inte hunnit göra något. 13. Stadgar Mattias har inte hunnit göra något, men ska jämföra våra stadgar med RF's normalstadgar och se om det finns något vi vill förändra i våra stadgar. 14. Ledarutbildning Patrik har inte hunnit göra något. Peter Rosander borde också vara inkopplad. Vi behöver inventera om utbildning behövs och om det finns intresse bland ledarna att gå utbildningar. Lämpligen kunde vi ge några ledare klättertränarutbildning nivå 1.
15. Medlemsregistret i Idrott Online SISU håller inte med oss om vårt medlemsantal. Henrik har analyserat och informerat dem om att man måste söka på aktuellt år för att inte få upp alla medlemmar som vi någonsin har haft. 16. Uppföljning dokument på hemsidan Arbete inför att överföra policydokument och guider till google drive pågår. 10. Kickoffmöte ny hemsida För att få igång arbetet med den nya hemsidan ordnar Ludwig en Doodle där de som är intresserade får markera vilka tider de har möjlighet att träffas för att diskutera förändringarna. De som inte har möjlighet att deltaga vid ett fysiskt möte får maila sina synpunkter direkt till Ludwig. 11. Övriga frågor 1. Utrangerad utrustning Michael har blivit kontaktad av en tjej som undrade om hon kunde få begagnade klätterrep att använda som ledrep till hästar. LKK har tidigare skänkt rep till ungdomsverksamheter. I samband med att vi byter rep så skänks rep bort till de som är intresserade efter principen först till kvarn, med förbehållet att våra begagnade rep inte får användas som säkerhetsutrustning. Michael meddelar tjejen att vi inte får rep över förrän tidigast till höst. 2. Inköp av grepp Jon har föreslagit inköp av grepp juggar, pinchar, crimpar osv enligt en lista på styrelselistan. Styrelsen tillstyrker inköp enligt förslag ur serien Gritstone. Styrelsen tillstyrker också inköp enligt förslag ur serien Granit förutsatt att det inte gör att budgetposten för grepp nämnvärt överskrids. Jon får ta reda på exakt kostnad med frakt och moms före beställning. 3. Inköp av gymutrustning Patrik vill köpa in bollar till gymet att hänga i. Tidigare har vi beslutat att köpa in Rollyballs, men de har ännu inte köpts in. Patriks förslag innebär större bollar, för ca 1500 kr/st. Styrelsen beslutar att även köpa in en boll enligt Patriks förslag. Ludwig får i uppdrag att beställa bollarna. 4. Rubbad klättervägg Hanna-Stina observerade igår att en av ledväggarna nere vid porten verkar har rubbats ur position med några centimeter. Styrelsen uppdrar åt säkerhetsansvarig att inspektera och avgöra om väggen har flyttat på sig och om det i så fall är något som behöver åtgärdas eller om det bara är ett skönhetsfel. 5. Access/miljö i Solvik Solvik är välbesökt. Behöver vi ordna parkering och/eller utedass? Utegruppen får i uppdrag att utvärdera och vid behov ta kontakt med markägaren för att se om något behöver göras, och om vi i så fall får göra det. 6. Skallaberg Michael har blivit kontaktad som säkerhetsansvarig med anledning av en lös bult på
Skallaberg vilket han vidarebefordrat till Höglandsklättrarna. Klättrare rekommenderas att medföra en 17mm nyckel för att kunna åtgärda lösa bultar som påträffas. 7. Avgift för perioder som inte är bundna till kalenderår/halvår Henrik får vid denna tid många förfrågningar om att betala lite mer än avgiften för ett terminskort och få tillgång till Hangaren året ut. Vår uppfattning är att vi har ett bra pris på halvår och helår och att det skulle bli för komplicerat att tillåta andra perioder, framförallt med tanke på att medlemskap i klubben bara kan lösas på kalenderår på grund av försäkringen genom Svenska Klätterförbundet som är nödvändig för att ha väggkort. 8. Terminsslut väggansvar Receptionen önskar att vi skulle ha väggansvar fler veckor. Besökarna klagar när de måste gå kl 20 och det blir jobbig att köra ut dem. Väggansvaret slutar för terminen från juni och vi vill inte i dagsläget ändra på det. Däremot skulle vi kunna informera medlemmarna bättre med anslag på dörren motsvarande informationen om datum då hallen har stängt, så att de vet att hallen nu stänger kl 20. Styrelsen uppdrar åt Anna att informera vid nästa infomail. 12. Nästa möte Nästa möte hålls tisdagen den 12 augusti kl 19 i Hangarens konferensrum. 13. Mötet avslutas Ordförande förklarade mötet avslutat. Andreas Hansson Sekreterare Hanna-Stina Stenwald Justerare