Förstudierapport inom Kontorsmateriel 2017 Dnr

inom Kontorsmateriel 2017 Dnr 23.2-10890-17

Datum Sid 2 (52) Innehåll 1 Sammanfattning... 3 2 Inledning... 4 3 Föregående upphandling... 8 4 Nuvarande ramavtal... 11 5 Behovsundersökning... 17 6 Marknadsundersökning... 25 7 Hållbarhet... 31 8 Andra upphandlingar inom området... 36 9 Relevant lagstiftning, föreskrifter och allmänna råd... 42 10 Säkerhet... 44 11 Utvecklingsområden och förändringsbehov i en kommande upphandling... 45 12 Förvaltning... 46 13 E-beställningar... 47 14 Rekommendation... 48 15 Källförteckning... 49

Datum Sid 3 (52) 1 Sammanfattning De nuvarande ramavtalen för kontorsmateriel löper ut den 21 augusti 2019. Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet har därför initierat en förstudie för att utreda om en ny upphandling ska genomföras. Informationsinhämtning har skett genom en enkät som skickats ut till 334 myndigheter: Leverantörer i branschen har även beretts möjlighet att lämna förslag och synpunkter i en leverantörsenkät. Marknadsanalysen har skett i form av leverantörsmöten med de tre nuvarande ramavtalsleverantörerna samt med en ytterligare leverantör. Projektgruppen har även bjudit in branschorganisationen KEPA för att medverka i förstudien. Härutöver har projektgruppen haft möte med representanter från SKL Kommentus Inköpscentral (SKL Kommentus) för att utbyta erfarenheter. Inom området hållbarhet har projektgruppen haft möten med Kemikalieinspektionen, Forest Stewardship Council (FSC), Programme for the Endorsement of Forest Certification schemes (PEFC) och Svanen. Projektgruppen har också stämt av med Upphandlingsmyndigheten. Därutöver har projektgruppen haft ett referensgruppsmöte, där representanter från fyra olika myndigheter har deltagit. Projektgruppen har dessutom haft separata möten med ytterligare myndigheter och med nätverket EMHUS 1. Behovs- och marknadsanalysen finns sammanfattad i denna rapport. Med hänsyn taget till det som har framkommit vid arbetet med förstudien finner projektgruppen att det finns ett behov av ett statligt ramavtal inom området och rekommenderar således att en upphandling genomförs. en framtagen av: Birgitta Engström och William Friberg 1 EMHUS är en förkortning av E-handelsnätverket för Myndigheter, Högskolor och Universitet i Sverige. Det består av ca 15 myndigheter främst högskolor och universitet.

Datum Sid 4 (52) 2 Inledning 2.1 Bakgrund till förstudien Förstudien är genomförd av och omfattar Kontorsmaterial 2017. vid Kammarkollegiet har ansvaret för upphandlingsverksamheten inom den statliga inköpssamordningen. Detta innebär att har som uppdrag att ingå ramavtal för varor och tjänster som är avsedda för andra statliga myndigheter. Enligt förordning (1998:796) om statlig inköpssamordning ska det finnas ramavtal eller andra gemensamma avtal som effektiviserar upphandlingarna för varor och tjänster som myndigheterna upphandlar ofta, i stor omfattning eller som uppgår till stora värden. 2.2 Mål med förstudien Syftet med förstudien är att samla information och kunskap om pågående utveckling inom området samt om vilka behov som myndigheterna har. Förstudien ska även belysa förutsättningarna för att en upphandling inom området ska genomföras. Målet är att arbeta fram ett underlag som kan ge stöd inför ett eventuellt arbete med att ta fram ett förfrågningsunderlag. Samtliga rekommendationer som lämnas i samband med denna förstudie kan komma att prövas på nytt, ändras och anpassas i en kommande upphandling då ny information kan tillkomma och förutsättningar kan ändras med tiden. 2.3 Omfattning och avgränsningar i förstudien Syftet med förstudierapporten har inte varit att ta fram en kravspecifikation till en kommande upphandling, och således är eventuella krav som kan ställas endast beskrivna på en övergripande nivå. en beskriver nuläge och erfarenheter av användningen av ramavtalen inom området. Den innehåller avropande myndigheters och leverantörers synpunkter på det nuvarande ramavtalet samt deras förslag rörande upplägg av en eventuellt kommande upphandling. Därtill innefattar förstudierapporten en analys av myndigheters behov och marknadens utbud. Ramavtalen inom detta område kan i dag användas av statliga myndigheter samt stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten. Kommuner och landsting har således inte rätt att avropa från de statliga ramavtalen på detta område.

Datum Sid 5 (52) 2.4 Målgrupp Förstudien riktar sig till berörda personer inom och de myndigheter som avropar från ramavtalet samt de leverantörer och branschorganisationer på området som är intresserade av en eventuellt kommande upphandling. 2.5 Metod för förstudien Förstudiearbetet har utförts i enlighet med s projektstyrningsmetodik. Den innefattar: initiering av projektet med definition av projektets huvudsakliga mål i form av ett projektdirektiv detaljerad planering, d v s en projektbeskrivning och planering av projektets aktiviteter genomförande som omfattat informationsinsamling, analys och författande av förstudierapporten leverans av förstudien med föregående kvalitetssäkring. Informationsinsamlingen till förstudien har skett genom att en enkät har skickats ut till avropande myndigheter innehållande frågor kopplade till det nuvarande ramavtalet och till utformningen av en eventuellt kommande upphandling. Därtill har en referensgrupp med deltagare från olika avropande myndigheter deltagit i förstudien och bidragit med värdefull information och synpunkter. Projektgruppen har även haft separata möten med ytterligare myndigheter och med nätverket EMHUS. Totalt sett har projektgruppen haft möten med 21 stycken avropande myndigheter. Vidare har projektgruppen haft möten med leverantörer för att få deras syn på det nuvarande ramavtalet och diskutera upplägg av en eventuellt kommande upphandling. Leverantörer i branschen har också beretts möjlighet att lämna synpunkter i en enkät. Projektgruppen har även bjudit in branschorganisationen KEPA för att medverka i förstudien. Projektgruppen har träffat representanter från SKL Kommentus rörande utbyte av erfarenheter. Inom området hållbarhet har projektgruppen haft möten med Kemikalieinspektionen, Forest Stewardship Council (FSC), Programme for the Endorsement of Forest Certification schemes (PEFC) och Svanen. Projektgruppen har också stämt av med Upphandlingsmyndigheten. Möte har hållits med ansvarig ramavtalsförvaltare från. Det kommer att göras en samlad bedömning av all information som inkommer i förstudien för att på så sätt undersöka hur en upphandling ska utformas på bästa sätt. Det kan innebära att förslag från enskilda intressenter inte alltid kan beaktas vid utformningen av en eventuellt kommande upphandling.

Datum Sid 6 (52) 2.6 Definitioner och förklaringar I förstudien förekommer ett antal begrepp som används i branschen. Dessutom har ett antal andra begrepp som är bra att känna till, med hänsyn till den kommande upphandlingen, definierats och förklarats. Se begrepp nedan: Engångspall: En engångspall har samma uppbyggnad som EUR-pallar men kasseras oftast direkt, enligt myndigheterna. EU Ecolabel: EU Ecolabel är EU:s gemensamma miljömärke för varor, exempelvis kontorspapper, som säljs inom EU. EU Ecolabel har kriterier för miljömärkning av kopierings- och tryckpapper samt mjukpapper. EU-Ecolabel fungerar på liknande sätt som Svanenmärkningen, men krav och riktlinjer för märkningen tas fram av ansvariga organ i medlemsländerna. EUR-pall: En Europapall är en standardiserad lastpall i trä som ska vara märkt med EUR. FSC: Forest Stewardship Council. Internationellt skogscertifieringssystem som verkar för att världens skogar brukas på ett sätt som är acceptabelt ur miljömässigt, socialt och ekonomiskt perspektiv. PEFC: Programme for the Endorsement of Forest Certification schemes. Internationellt system för certifiering av skogsbruk och virkeshandel. PEFC bildades år 1999 av nationella intressegrupper från skogsbruken i flera europeiska länder och företrädare för olika intressen har bjudits in till att medverka i regelskrivningen. PEFC-standarder utvecklas för de enskilda ländernas specifika förhållanden. Företag som använder råvara från PEFCcertifierat skogsbruk kan ansöka om spårbarhetscertifiering och licens för att använda PEFC:s märke på sina produkter. Alla slags produkter som innehåller träfiber kan märkas med PEFC. Certifieringarna omfattar krav på hållbart skogsbruk och spårbarhet. Det finns även möjlighet för entreprenörer erhålla certifiering enligt PEFC. RA-FS: Med RA-FS avses Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering (RA-FS 2006:4). Föreskrifterna avser bland annat arkivbeständigt och åldersbeständigt papper. Föreskrifterna ska i regel tillämpas av alla statliga myndigheter, inklusive enskilda organ som förvarar allmänna handlingar, men ett fåtal föreskrifter i serien RA-FS är enbart avsedda för en särskild grupp av myndigheter. REPA: Reparegistret AB var tidigare ett helägt dotterbolag till Förpacknings- och Tidningsinsamlingen (FTI). Genom fusionen den 1 april 2013 upphörde dotterbolaget och de producentföretag som var anslutna till REPA blev därmed anslutna och kunder till FTI. Mängden av förpackningar av plast, metall, papper (inklusive kartong och wellpapp) redovisas till FTI.

Datum Sid 7 (52) Svanen: Nordiska Ministerrådet startade Svanenmärkningen 1989 för att hjälpa konsumenter att göra bra val för miljön. Svanen började med märkning av papper och batterier. Idag finns det över tiotusen varor och tjänster som har Svanenmärkning.

Datum Sid 8 (52) 3 Föregående upphandling 3.1 Upphandlingsform och tidpunkter för anbudsgivning och tilldelning Den föregående upphandlingen genomfördes enligt ett öppet upphandlingsförfarande och som tilldelningsgrund användes lägsta pris. Förfrågningsunderlaget publicerades den 2015-03-27 och sista anbudsdag var den 2015-05-06. Ramavtalen började gälla från och med den 2015-08-22. 3.2 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattade kontorsmateriel med tillhörande skåpservice. De produktkategorier som omfattades var: 1. Skrivbordsartiklar 2. Pennor 3. Block 4. Arkivering, förvaring och sortering 5. Almanackor, planering och konferensmaterial 6. Post, emballage och kuvert 7. Kontorsmaskiner och tillbehör 8. Batterier och elartiklar 9. Kopieringspapper* 10. Datortillbehör 11. Ergonomiska produkter Till detta upphandlades även skåpservice för ett antal orter.

Datum Sid 9 (52) *Produktkategorin kopieringspapper avgränsades till att på ramavtalet avse maximalt en halv pall kopieringspapper per kalendermånad 2 och beställande enhet 3. Vid behov av större volymer borde avrop i första hand istället ske från ramavtalet för kontorspapper. 3.3 Anbudsområden Upphandlingen avsåg ett rikstäckande anbudsområde där avropande myndigheters hela behov av kontorsmateriel skulle kunna tillgodoses av en leverantör. 3.4 Leverantörskvalificering, krav och utvärdering I upphandlingen prövades och utvärderades de inkomna anbuden i fyra steg. I det första steget kontrollerades att handlingarna i anbuden var kompletta. Sedan genomfördes i steg två leverantörskvalificeringen där de uppställda kraven på anbudsgivaren kontrollerades. I steg tre prövades anbuden mot de ställda ska-kraven i kravspecifikationen. Kravspecifikationen innehöll bland annat krav på standarder för pennor, papperskvalitet för kopieringspapper, miljökrav, leveranskrav, krav på förpackning och fraktavgifter samt krav på e-handel. I det fjärde steget utvärderades anbuden enligt modellen lägsta pris där priserna lämnades i en varukorg. Anbudsgivarna behövde offerera minst 95 % av varorna i varukorgen och några av varorna var obligatoriska att lämna anbud på. Icke-obligatoriska varor som inte offererades fick ett belastningspris. 4 Det lämnade styckpriset eller belastningspriset multiplicerades med angiven viktning. Fem anbud inkom, varav de tre anbuden med lägst pris antogs. 3.5 Överprövning Upphandlingen blev inte överprövad. 2 Se förfrågningsunderlag Kontorsmateriel 2015 diarienummer 96-79-2014 punkt 1.2.2 sista stycket. 3 Frågor och svar nr 5 till Kontorsmateriel 2015. I ramavtalsförvaltningen definierades Beställande enhet som kontor/leveransadress, se Förvaltningsrapport/erfarenhetsrapport för ramavtalsområdet kontorsmateriel under punkten 2.2 Synpunkter på ramavtalet, Kopieringspapper punkt 1.1. 4 Belastningspriset beräknades genom att räkna fram ett genomsnittpris för varan baserat på samtliga anbud som kvalificerades till utvärdering. Till genomsnittspriset adderades sedan ett påslag på 50 %. Summan av genomsnittspriset och påslaget blev belastningspriset.

Datum Sid 10 (52) 3.6 Synpunkter och erfarenheter från föregående upphandling Projektgruppen i den föregående upphandlingen rekommenderade att man inför en framtida upphandling avsätter tillräckligt med tid för extern remiss för samtliga involverade aktörer. Varukorgens omfattning bör analyseras och det behöver avsättas gott om tid vid utformningen. Det bör säkerställas att fler leverantörer kan offerera de specificerade varorna. I förfrågningsunderlaget bör det tydliggöras hur de viktigaste och mest troliga bristerna i ett anbud ska hanteras. Det bör utredas vilka miljökrav som kan ställas och hur tjänsten skåpservice ska debiteras. Ta in förslag från leverantörer på prisjusteringsindex. Se över vilka möjligheter det ska finnas för att frångå eventuell rangordning.

Datum Sid 11 (52) 4 Nuvarande ramavtal 4.1 Avtalens löptid Ramavtalen, som började gälla från den 2015-08-22, gäller till och med den 2019-08-21. 4.2 Avropsordning Avrop sker enligt fast rangordning där avropsförfrågan ska ställas till den först rangordnade leverantören. Kan inte den först rangordnade leverantören åta sig uppdraget, eller inte svarar inom utsatt tid, går förfrågan vidare till nästa leverantör i rangordningen. 5 4.3 Antagna ramavtalsleverantörer Följande ramavtalsleverantörer antogs: Staples Sweden AB (nedan Staples) Office Depot Svenska AB (nedan Office Depot) Lyreco Sverige AB (nedan Lyreco) Ingen av de antagna ramavtalsleverantörerna räknas som SMF (Små och medelstora företag) enligt Europeiska kommissionens definition av SMF. 6 4.4 Försäljningen på ramavtalen Ramavtalsleverantörerna är skyldiga att en gång per år under ramavtalsperioden redovisa den försäljning som skett på ramavtalen. 4.4.1 Total omsättning på ramavtalet Nedan redovisas omsättningsstatistik avseende kvartal 3 år 2015 kvartal 4 år 2017. Statistiken baseras på uppgifter redovisade av de tre ramavtalsleverantörerna. Statistiken har dock en felmarginal. Differenser har till exempel uppstått när en vara utgått och ersatts av en annan. Dessutom kan de avropande myndigheterna ha avropat vissa varor utanför ramavtalet. 5 Se punkt 6.17.4 Avropsrutin rangordning för ytterligare information. 6 Se Kommissionens rekommendation av den 6 maj 2003 om definitionen av mikroföretag samt små och medelstora företag.

Datum Sid 12 (52) 4.4.2 Omsättning per ramavtalsleverantör Leverantör 2015 2016 2017 Staples Sweden AB 7 469 614 21 093 686 20 520 913 Office Depot Svenska AB 0 99 568 183 786 Lyreco Sverige AB 33 887 96 680 90 404 7 503 501 21 289 934 20 795 103 4.4.3 Omsättning per produktområde Produktområde År 1 Q3 2015- Q3 2016 (kr) År 2 Q4 2016- Q3 2017 (kr) År 3 Q4 2017- Q1 2018 (kr) Totalt (kr) Skrivbordartiklar 1 834 335 1 850 550 493 139 4 178 024 Pennor 3 713 286 4 093 353 4 548 905 12 355 544 Block 2 583 384 2 886 583 2 708 647 8 178 614 Arkivering förvaring och sortering 3 124 222 3 001 326 2 762 129 8 887 677 Almanackor, planering och konferensmaterial 2 281 356 2 493 999 3 377 636 8 152 991 Post, emballage och kuvert 844 656 854 258 931 015 2 629 929

Datum Sid 13 (52) Kontorsmaskiner och tillbehör 1 283 688 1 172 540 1 250 496 3 706 724 Batterier och elartiklar 1 463 479 1 717 535 1 927 816 5 108 830 Kopieringspapper 1 711 775 1 198 948 1 297 873 4 208 596 Datortillbehör 259 056 283 018 275 946 818 020 Ergonomiska produkter 2 535 479 3 363 985 2 399 772 8 299 236 4.4.4 Administrativ avgift Ramavtalsleverantörerna är skyldiga att betala en administrativ avgift motsvarande 0,7 % på totalt fakturerat nettobelopp. 4.4.5 Revision Revision har utförts avseende den leverantör som är rangordnad nr. 1 och som står för nästan all omsättning på ramavtalet. Revision genomförd av PwC Några intressanta iakttagelser som presenterades i PwCs revision samt åtgärder som vidtagits: Leveranstid utöver två arbetsdagar för lagerhållna varor har förekommit i mindre omfattning för vissa geografiska zoner. Leverantören har inkommit med statistik som visar att 95 % av alla order levereras till alla kunder inom en dag. Ingen åtgärd har krävts. Vid beställning av kontorspapper som legat över den angivna gränsen per kalendermånad har priset blivit för lågt. Detta har medfört att leverantören har spärrat vissa ordrar på kontorspapper och korrigerat några av dem manuellt för att sätta rätt pris. Leverantören har också infört en ny rutin för att ta fram statistik om försäljning av kontorspapper så att endast den del som omfattas av ramavtalet inkluderas i omsättningsredovisningen till Kammarkollegiet. Redovisad omsättning till Kammarkollegiet har vid revisionstillfället inte kunnat verifieras fullt ut eftersom differenser har uppstått när avtalsvaror har utgått och ersatts med nya varor. Leverantören har infört nya rutiner där underlag tas fram varje månad istället för att minska dessa differenser.

Datum Sid 14 (52) Revision genomförd av Goodpoint I revisionen som utfördes av Goodpoint granskades hur väl leverantören uppfyllde krav på miljö, kvalitet och arbetsrätt. Av granskningsrapporten framgick bland annat följande: Leverantören hade ett systematiskt arbetsätt för att ta hänsyn till sociala och etiska aspekter vid utförandet av uppdraget. Beskrivningarna var dock huvudsakligen begränsade till första ledet i leverantörskedjan. Leverantören har inkommit med en beskrivning av hur uppföljning av sociala och etiska aspekter ska ske i fler led av leverantörskedjan. 4.5 Ramavtalsanvändare Under perioden augusti 2015 - september 2016 avropade totalt 106 myndigheter från ramavtalet. För perioden 1 oktober 2016 30 september 2017 ökade antalet avropande myndigheter till 168 stycken. Nedan listas de tio myndigheter som nyttjat ramavtalen mest under respektive angiven period. De tio största avropande myndigheterna under augusti 2015 september 2016 Polismyndigheten Migrationsverket Skatteverket Kriminalvården Statens servicecenter Regeringskansliet och departementen Göteborgs universitet Statens institutionsstyrelse SIS Linköpings universitet Karolinska institutet

Datum Sid 15 (52) De tio största avropande myndigheterna under oktober 2016 september 2017 Polismyndigheten Migrationsverket Skatteverket Kriminalvården Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Göteborgs universitet Regeringskansliet och departementen Linköpings universitet Statens institutionsstyrelse SIS 4.6 Avstegsanmälan Fyra avstegsanmälningar för totalt 12 myndigheter har inkommit under perioden 2015-08- 22 2018-06-15. FMV anmälde ett avsteg som uppskattades till ca 40 000 000 kronor och som var det största avsteget. 7 FMV inkom sedan med ännu en avstegsanmälan, som innefattade även Försvarsmakten och Totalförsvarets forskningsinstitut. Skälen till avsteg var att myndigheten önskar erbjuda sina anställda ett standardsortiment av varor, minska administrationskostnaderna, sänka priser genom elektronisk auktion, kravställa och beakta beredskap, skyddsobjekt, myndigheternas miljökrav, SUA-krav, samt att inga övriga kostnader får tillkomma myndigheten vid beställning/avrop (på grund av myndighetens interna katalogsystem). Övriga avsteg är av mindre värde och anledningarna till avstegen är varierande. Samarbeten och tidigare gemensamma upphandlingar mellan vissa myndigheter, önskan om att kunna nyttja skåpservice i hela landet och få ett bredare produktsortiment är några av anledningarna till avstegen. 4.7 Förvaltning av ramavtalet Ramavtalet förvaltas av enheten för ramavtalsförvaltning vid. 4.7.1 Synpunkter och erfarenheter från förvaltningen Ansvarig ramavtalsförvaltare har ställt samman en förvaltningsrapport innehållande erfarenheter från förvaltningen av ramavtalet. 7 Det inkom en avstegsanmälan 2016-03-30 från FMV och en avstegsanmälan 2018-01-22 från FMV, Försvarsmakten och Totalförsvarets forskningsinstitut.

Datum Sid 16 (52) De viktigaste synpunkterna är sammanställda nedan: Avropsordningen Rangordningen medförde att nästan alla avrop gjordes från den leverantör som var rangordnad som nr. 1 på ramavtalet. Omsättningen Omsättningen på ramavtalsområdet är lägre än beräknat vid genomförande av den föregående upphandlingen. Den har även minskat under ramavtalsperioden. Kopieringspapper Produktkategorin kopieringspapper har medfört oklarheter och merarbete då det har funnits en maxgräns för beställning. 8 Det finns också ett annat ramavtal för kontorspapper som avser avrop av större volymer. Risker med en för liten/definierad varukorg Den föregående upphandlingen var begränsad till att omfatta de produktkategorier som angetts ovan 9 och varukorgen var definierad med specifika varor. Varukorgen omfattade totalt ca 755 stycken positionsnummer vid ramavtalets början. Många myndigheter upplevde att sortimentet var för smalt. I samband med den löpande uppföljningen av ramavtalet har det gjorts regelbundna stickprovskontroller av restnoteringar av avtalat sortiment hos den högst rangordnade leverantören, som har visat att restnoteringar har förekommit. Skåpservice och kringtjänster Prisbegränsningen på 500 kr för skåpservice för alla skåp på en leveransadress kan ses över. Ramavtalet bör kunna kompletteras med säkerhetsskyddsavtal eftersom leverantörerna kommer ha personal som utför skåpservicen i myndigheternas lokaler. I förvaltningsrapporten föreslås att avropande myndigeter kan ha intresse av att avropa kringtjänster till produkterna. Dessa eventuella kringtjänster får utformas i samarbete med de avropande myndigheterna. 8 Se punkt 3.2 Upphandlingens omfattning. 9 Se rubricerat förfrågningsunderlag punkt 3.2 Upphandlingens omfattning.

Datum Sid 17 (52) 5 Behovsundersökning I förstudien har det genomförts en enkätundersökning samt ett referensgruppsmöte med deltagare som i enkäten anmält sitt intresse för att delta i referensgruppen. Vidare har separata möten hållits med ytterligare myndigheter samt med nätverket EMHUS. 5.1 Behovet Myndigheterna är generellt sett positiva till att det går att avropa samtliga varugrupper inom kontorsmateriel genom e-handel från en och samma leverantör. Upphandlat standardsortiment täcker dock inte myndigheternas hela behov ett utökat sortiment efterfrågas. Köp utanför ramavtalet medför ökat administrativt arbete och ökade kostnader. För myndigheter med flera leveransadresser kan det finnas problematik att få varor levererade till angiven leveransadress. Myndigheter är över lag positiva till leveranstid och leveransvillkor. Långvariga restnoteringar bör minimeras. Det finns intresse för att kunna genomföra detaljerad uppföljning på myndighetsnivå av t.ex. försäljningsstatistik. 5.2 Myndighetsenkät En enkät gick ut till 334 avropsberättigade myndigheter. Enkäten besvarades av 204 respondenter, vilket ger en svarsfrekvens på 61 %. Syftet med enkäten var att undersöka behovet samt önskemål kring förändringar inom ramavtalsområdet. Vidare var syftet att ge myndigheterna möjlighet att dela med sig av sina erfarenheter rörande det befintliga ramavtalet och ge generella synpunkter avseende en eventuellt kommande upphandling av ett statligt ramavtal. 5.3 Redovisning av myndighetsenkät 5.3.1 Användning av det statliga ramavtalet för kontorsmateriel Ramavtalet används i hög utsträckning av respondenterna (86,3 %). Anledningarna till att inte använda ramavtalet är i huvudsak att egen upphandling har genomförts, det är endast fråga om ett mindre behov och respondenter har därför direktupphandlat samt att behov saknas. Merparten av respondenterna (79,2 %) anger att det är lätt respektive mycket lätt att avropa på ramavtalet. Det är endast 3,6 % av respondenterna som har angett att det har varit svårt eller mycket svårt att avropa på ramavtalet. 82,8 % av respondenterna anger att de planerar att avropa från det statliga ramavtalet i framtiden.

Datum Sid 18 (52) Marjoriteten av respondenterna 77,1 % föredrar avropsformen rangordning med flera leverantörer (enligt nuvarande ramavtal). Andra avropsformer som förespråkades var särskild fördelningsnyckel med flera leverantörer 5,7 %, förnyad konkurrensutsättning 10 2,6 % och komboavtal 1,6 %. 5.3.2 Nöjdhet 89,2 % av respondenterna uppger att de är mycket nöjda eller nöjda med befintligt ramavtal. 73,4 % uppger att de är nöjda med sortimentet av varor på det nuvarande ramavtalet. Vad gäller kvalitén på varor uppger 82,3 % av respondenterna att de är nöjda, 12 % vet ej och 5,7 % är missnöjda. Av de 20,3 % respondenter som använder skåpservice är 16,7 % nöjda och 3,6 % missnöjda. Respondenterna bedömer att ramavtalsleverantör/ramavtalsunderleverantör har fungerat bra och mycket bra till 95,5 % vad gäller service och bemötande, 92,4 % avtalspris, 94,9 % leveranstid och 93,8 % reklamation. Positiva synpunkter från respondenter är bl.a. att: rangordning medför att det är enkelt och smidigt att avropa, det är fråga om ett relativt brett sortiment, bra priser på avtalat sortiment, bra kvalitet, tydlig miljömärkning, lätt att beställa genom e-handel, bra service, snabb leverans samt att personalen som utför skåpservice är serviceinriktad. 5.3.3 Produktutbud och krav inför eventuellt kommande upphandling Respondenterna tror att följande kommer att nyttjas mest i eventuellt kommande ramavtal (i fallande ordning): pennor, block, skrivbordsartiklar, arkivering, förvaring och sortering, kopieringspapper samt almanackor, planering och konferensmaterial. 10 Vid användande av förnyad konkurrensutsättning önskar respondenter välja följande utvärderingskriterier: pris 75 %, miljö 62,5 %, sortiment 50 5 respektive leveranstid 12,5 % (maximalt två svarsalternativ kunde väljas).

Datum Sid 19 (52) De viktigaste kraven inför en eventuellt kommande upphandling framkommer nedan (maximalt tre svarsalternativ kunde användas). Procent 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 57,3% 46,9% 2,1% 60,9% 33,9% 25,5% 27,6% 5,2% 22,4% 3,1% 3,6% 0,0% 5.3.4 Behov av säkerhetsskyddsavtal (SUA) för utförande av tjänst i upphandlande myndighets lokal 23,1 % av respondenterna har behov av säkerhetsskyddsavtal (SUA) för utförande av tjänsten skåpservice. 11 11 När en myndighet gör ett avrop där det förekommer uppgifter som är sekretessbelagda med hänsyn till rikets säkerhet ställs särskilda krav på säkerhetsskydd. Reglerna för säkerhetsskyddad upphandling (SUA) gäller statliga myndigheter, kommuner och landsting som planerar att begära in anbud eller göra ett avtal om upphandling för verksamhet som innehåller hemliga uppgifter. Myndigheten ska då göra ett skriftligt säkerhetsskyddsavtal med anbudsgivaren eller leverantören om säkerhetsskydd. Detta finns reglerat i 8 säkerhetsskyddslagen. Säkerhetsskyddsavtal kan tecknas i tre nivåer beroende på var verksamheten ska bedrivas: Nivå 1: Företaget hanterar och/eller förvarar hemliga uppgifter utanför myndighetens lokaler. Nivå 2: Företaget hanterar och förvarar hemliga uppgifter i myndighetens lokaler eller i lokaler eller områden som anvisats av myndigheten. Nivå 3: Företaget kan komma att få ta del av hemliga uppgifter i myndighetens lokaler eller i lokaler eller områden som anvisats av myndigheten. Länk till Säpo:http://www.sakerhetspolisen.se/sakerhetsskydd/sakerhetsskyddad-upphandling.html

Datum Sid 20 (52) 5.3.5 E-handel 51 % av respondenterna har anslutit leverantör av kontorsmateriel till e-handel merparten genom punch-out mot web-shop och katalog. 80 % av respondenterna uppger att e-handeln fungerat mycket lätt eller lätt. 13 % av respondenterna tycker att det har varit mycket svårt med e-handel. 5.3.6 Utvecklingsmöjligheter Respondenter efterfrågar ett bredare sortiment av varor med adekvata tillbehör och fler miljömärkta varor. Kvalitetsnivån behöver höjas för vissa varor. Gränsen för småorderavgift behöver utredas. Kraven på web-shop kan behöva skärpas och förtydligas (t.ex. för att synliggöra det avtalade sortimentet, sökord). Det kan behöva förtydligas vilken information om varor som ska vara med i leverantörens kataloger (exempelvis sökord, bilder, beskrivning av minsta beställningsbara kvantitet - antal/fp). Vad gäller tjänsten skåpservice bör definitionen av orter där tjänsten kan utföras förtydligas. Efterfråga eventuellt ytterligare tjänster, t.ex. inbärning respektive avisering av leverans. 5.3.7 Sammanfattning av myndighetsenkät Det bör gå att beställa varor snabbt och enkelt. Ca hälften av respondenterna uppger att de har leverantör inom konotsmateriel ansluten till e-handel. Sortimentet behöver bli bredare och till viss del med högre kvalitetsnivå. Eventuellt bör ytterligare tjänster efterfrågas. 5.4 Möten med myndigheter 5.4.1 Om referensgruppsmöte och övriga möten Projektgruppen har hållit ett referensgruppsmöte, samt tre separata möten med deltagare från andra myndigheter som saknat möjlighet att delta på referensgruppsmötet. 5.4.2 Redovisning av möten med myndigheter 5.4.2.1 Avropsordning Övervägande andel vill ha avropsordning fast rangordning för samtliga produktkategorier. En önskar särskild fördelningsnyckel, t.ex. för skåpservice. 5.4.2.2 Produktutbud Sortimentet är alltför begränsat och uppfyller inte helt myndigheternas behov. Det gäller både inom och utanför nuvarande produktkategorier. Det har förekommit att det saknats tillbehör, t.ex. refill till systemkalender, häftapparat utan klamrar, patroner till pennor, tejphållare till tejp. De artiklar som inte är upphandlade är mycket dyra. Deltagarna har i myndighetsenkäten vidareutvecklat sina synpunkter angående vilka ytterligare artiklar som efterfrågas.

Datum Sid 21 (52) 5.4.2.3 Skåpservice och eventuella övriga tjänster Deltagarna är mycket nöjda med skåpservicepersonal och med kundtjänsts servicenivå och bemötande. Pris för skåpservice och definition av orter behöver utredas. Ett för högt pris för skåpservice kan medföra att färre myndigheter kommer att efterfråga detta. Eventuella övriga tjänster som efterfrågas är inbärning och telefonavisering av leverans. 5.4.2.4 Kvalitet Myndigheterna behöver hålla nere sina kostnader och väljer till stor del den billigaste varan, frånsett där högre kvalitet efterfrågas och man istället väljer en dyrare. Kvalitetsnivån kan behöva förbättras för vissa varor. 5.4.2.5 Hållbarhet Priset är det viktigaste för myndigheterna. Det bör finnas möjlighet att i tillämpliga fall kunna välja att avropa miljömärkta respektive icke miljömärkta varor. De varor som är miljömärkta bör visas högst upp. Anledningar till att inte välja miljömärkt i den utsträckning som man skulle vilja uppges vara att miljömärkta artiklar oftast medför en högre kostnad och kan ha lägre kvalitet. Hållbarhet kan även avse att välja att byta patroner istället för pennor eller se över sina beställningsrutiner så att inte artiklars hållbarhetstid passeras på myndighetens lager. 5.4.2.6 Leveranstid, fraktavgift och leveransvillkor Leveranstiden om två dagar fungerar bra. En större myndighet lyfter fram möjlighet att kunna få expressleverans för tillkommande kostnad. Det bör finnas möjlighet för myndighet att kunna ha en till två fasta leveransdagar (samordnad leverans). Gränsen för fraktfritt uppnås för större myndigheter som har en centraliserad beställning. Mindre kontor, eller myndigheter med decentraliserad beställning, har svårt att komma upp till gränsen om 500 kr. Två myndigheter önskar att fraktgränsen sänks, t.ex. till 250-300 kr. Deltagarna framställer önskemål om att emballage ska vara dimensionerat utifrån sitt innehåll. 5.4.2.7 Utvärdering Myndigheter efterfrågar ett tillräckligt stort sortiment till bästa möjliga pris. En deltagare lyfter fram möjlighet att utvärdera inköpsrutiner och leveranssäkerhet. 5.4.2.8 Avtalsvillkor och uppföljning Avropande myndigheter med många olika leveransplatser inom en leveransadress efterfrågar godsmärkning med kompletterande information till leveransadressen som

Datum Sid 22 (52) skrivs ut på godsets adressetikett. Utred om det enligt SFTI går att märka paket vid beställning genom e-handel. Påföljd efterfrågas om inte varor levereras till korrekt leveransadress inom myndigheten. Reglera att myndighet, på begäran, ska ha rätt till ett besök från kundansvarig per år kostnadsfritt. Det bör ställas hårdare krav vad gäller tidsram inom vilken det ska finnas ersättningsartiklar till samma eller lägre pris. 5.4.2.9 E-handel E-handel ska följa SFTI. I anslutning till ramavtalets början ska det tydligt framgå vilka artiklar som är avtalsvaror i webbshop. Anslutningstid för e-handel behöver förkortas. Vissa myndigheter har haft svårt att få sina kataloger rättade. En större myndighet får sin katalog uppdaterad en gång per kvartal. Det kan behöva regleras när katalog ska uppdateras, t.ex. i samband med prisjutering, vid förändring av sortimentet/efter viss angiven tidsperiod. Leverantör ska kunna tillhandahålla elektroniska fakturor. 5.4.2.10 Positivt och negativt om nuvarande ramavtal Myndigheter tycker att rangordning är bra då det går att avropa alla artiklar på ramavtalet snabbt och enkelt genom e-handel. Sortimentet behöver utökas. Kvalitetsnivån kan behöva höjas för vissa artiklar. 5.4.2.11 Övrigt som efterfrågas av myndigheter Två myndigheter lyfter fram önskemål om att kunna avropa hushållsapparater på ramavtal. 5.5 Möte med nätverket EMHUS 5.5.1 Om mötet med EMHUS Projektgruppen deltog på nätverket EMHUS nätverksträff under följande punkt: Diskussion kring ny upphandling av kontorsmaterial. Avtalsuppföljning av nuvarande avtalet (SiS).

Datum Sid 23 (52) 5.5.2 Redovisning av mötet med EMHUS Ett par större myndigheter, med decentraliserade beställningsorganisationer, vill sänka gränsen för småorderavgift till 300 kr. Andra myndigheter lyfter fram att nuvarande gräns för småorderavgift är bra då det är ett incitament för respektive myndighet att se över sina beställningsrutiner. Myndigheter önskar att krav ställs på att information om småorderavgift tydligt ska anges i kundunik webbshop. Vidare efterfrågas krav på teknisk kundtjänst som snabbt ska ta hand om frågor kring e-handel samt på viss svarstid, dvs. införande av någon form av Service Level Agreement (SLA) med leverantören för e-handelsärenden. Myndigheter vill ha kontaktperson för e-handel respektive e-faktura, samt tydlig information om vem kontaktpersonen är. I samband med avtalsstart vill myndigheter ha så snabb anslutning till e-handel som möjligt och vill att krav ställs på maxtid för hur länge en myndighet ska behöva vänta på anslutning till e-handel (eventuellt kopplat till sanktion). Vad gäller e-handel vill myndigheter att krav ställs på e-handel via PEPPOL 12 fullt ut. Nuvarande svarstider från e-handelssystem till webbshop upplevs som långa. Den nuvarande webbshopen är emellertid trög och det framställs önskemål om att ställa krav på svarstider eller på att den ska vara funktionsduglig. Både punch-out och kataloger ska kunna visa både avtalsvaror och icke-avtalsvaror (för de myndigheter som efterfrågar detta). Eventuellt kan tillkommande avgifter ha en egen rad i katalogen. Bättre märkning av varor i skåpservice önskas - med både artikelnummer och pris på etiketten för att synliggöra kostnaden. Det bör även märkas ut vilka artiklar som är miljövänliga. Myndigheter önskar vad gäller hållbarhet att det ska kunna finnas möjlighet att ersätta artiklar med miljövänliga alternativ, samt ställa miljökrav på pennor. Uppföljning blir allt viktigare för myndigheter. Myndigheter vill kunna beställa försäljningsstatistik för 12 månader utan långa leveranstider, t ex inom 10 dagar. Alternativt att UM själv kunna ta fram sin egen statistik från webbshop. Av statistiken ska bl.a. följande framgå: artikelbenämning, om vara är avtalsvara eller inte, antal köpta varor, pris enligt avtal. 5.5.3 Sammanfattning av mötet med EMHUS Myndigheterna efterfrågade i huvudsak att sortimentet skulle breddas. Krav på införande och användande av e-handel (teknisk kundtjänst, kontaktperson för e-handel respektive e- faktura, maxtid för anslutning till e-handel, e-handel via PEPPOL och kortare svarstider) 12 För mer information om PEPPOL, se https://www.esv.se/effektiv-statsforvaltning/e-handel/peppol/

Datum Sid 24 (52) efterfrågades också. Det ska finnas möjlighet för myndighet att välja att se även varor som inte är avtalsvaror i katalog respektive punch-out. Myndigheter önskar vad gäller hållbarhet att det ska kunna finnas möjlighet att ersätta artiklar med miljövänliga alternativ, samt ställa miljökrav på pennor. 5.6 Möte med SKL Kommentus I förstudien träffade projektgruppen SKL Kommentus som nu också har påbörjat en förstudie inom ramavtalsområdet Kontorsmateriel. Marknaden, utvärderingsmodeller, erfarenheter och problem inom ramavtalsområdet diskuterades bland annat. SKL Kommentus har också sett att efterfrågan på vissa produktkategorier minskar, att e- handeln utökas och att det finns en risk för osund strategisk anbudsgivning.

Datum Sid 25 (52) 6 Marknadsundersökning Marknadsundersökningen har genomförts genom att analysera marknaden avseende hur branschen anser att en eventuell upphandling lämpligen bör utformas. En viktig informationskälla har varit de möten som genomförts med befintliga ramavtalsleverantörer och en leverantör som inte är ramavtalsleverantör på det nuvarande ramavtalet. En leverantörsenkät har distribuerats till leverantörer på marknaden. 6.1 Marknaden Marknaden består av flera olika leverantörer som säljer kontorsmateriel. Av leverantörsmötena framgår att endast tre till fyra företag har möjlighet att leverera enligt ramavtalet. Det finns dock ingen enskild leverantör som ensam dominerar marknaden. De största företagens sortiment innehåller tusentals olika varor inom olika produktkategorier. Huvudlagren är placerade på olika platser i landet men samtliga leverantörer har möjlighet att leverera sina varor över hela landet. Leveranstiden är dock i regel längre till Gotland och till Norrland. Efterfrågan på kontorsmateriel minskar och företagen breddar därför sina sortiment och tillhandahåller närliggande varor som arbetskläder, skyddskläder och ergonomiska produkter. Sedan den förra upphandlingen har i princip inga nya tjänsteområden tillkommit. Tjänster som är kopplade till ramavtalsområdet är huvudsakligen skåpservice, inbärning och samordnade leveranser. Konkurrensen på marknaden måste anses vara påtaglig eftersom prispressen är hög då flera av leverantörerna har samma sortiment. Varorna på det nuvarande ramavtalet är prissatta utifrån en viktning av varukorgen. Vinstmarginalen kan vara betydligt högre på varor som ligger utanför ramavtalet. Det sker alltså en osund prissättning i samband med offentlig upphandling där priserna på vissa varor dumpas. Det saknas officiella prislistor som gäller för viss angiven tidsperiod. Priser finns dock i regel tillgängliga i vart fall på flera av de större leverantörernas hemsida. Varorna säljs huvudsakligen direkt från leverantörerna som använder olika distributionsföretag. Skåpservice utförs både av egen personal och av underleverantörer. Försäljning av varor sker främst via e-handel i form av webbshop via punch-out- eller kataloglösningar.

Datum Sid 26 (52) 6.2 Leverantörsenkät En enkät gick ut till ca 60 olika leverantörer på marknaden. Enkäten skickades ut med hjälp av branschorganisationen KEPA och genom direkta utskick till leverantörer som inte är medlemmar i KEPA. På avropa.se fanns information om att leverantörer kunde kontakta projektgruppen ifall de var intresserade av att fylla i enkäten. Enkäten besvarades av tre respondenter. På grund av det bristfälliga underlaget går det inte att dra några tydliga slutsatser av de svar som inkom. Enkätsvaren kommer således inte att redovisas i denna förstudierapport. Enkäten bifogas dock som en bilaga till förstudierapporten. 6.3 Möte med leverantörer 6.3.1 Om leverantörsmötena Möten med fyra olika leverantörer i branschen genomfördes under mars och april 2017. Tre av de fyra leverantörerna har idag ramavtal med Kammarkollegiet. Leverantörerna fick beskriva sin syn på marknaden och dela med sig av sina synpunkter och erfarenheter beträffande det nuvarande ramavtalet. Dessutom gavs leverantörerna möjlighet att komma med förslag på upplägg av en eventuellt kommande upphandling. Nedan följer en kortfattad sammanställning av mötena. 6.3.2 Leverantörerna och marknaden Möten har genomförts med Staples Sweden AB (Staples), Office Depot Svenska AB (Office Depot) och Lyreco Sverige AB (Lyreco) som idag är ramavtalsleverantörer inom kontorsmateriel. Utöver ramavtalsleverantörerna har möte genomförts med AllOffice som tidigare hette Ocay. Alla leverantörerna är rikstäckande.

Datum Sid 27 (52) Omsättning Antal butiker Antal artiklar * Antal anställda Lagerorter Staples Sverige Drygt 1,5 mdkr 11 Kan erbjuda ca 8000 artiklar Drygt 300 Centralager i Växjö Office Depot Ca 1,1 mdkr 45 Erbjuder ca 5000 kontorsartiklar. Ca 350 Centrallager i Strängnäs Lyreco Ca 750 miljoner kronor 0 Har ca 7800 artiklar i sortimentet Ca 168 Huvudlager i Bankeryd utanför Jönköping All Office Ca 1,4 mdkr 35 Har ca 9000 artiklar i sortimentet Ca 350 Centrallager i Norrköping samt lager i Luleå och Östersund * Det råder inom branschen olika uppfattningar kring vad som räknas som kontorsmateriel varför antalet kontorsmaterielartiklar som leverantörerna kan erbjuda varierar beroende på hur kontorsmateriel definieras av respektive leverantör. Leverantörerna berättade att marknaden för traditionellt kontorsmateriel är vikande inom alla produktkategorier och att de därför breddar sina sortiment och erbjuder varor inom nya produktkategorier. Inom offentlig sektor är marknaden något stabilare men efterfrågan minskar även där. Digitaliseringen och övergången från traditionella kontor till aktivitetsbaserade kontor är några av förklaringarna till den minskade efterfrågan. Det finns inte många potentiella anbudsgivare i upphandlingen eftersom ramavtalet är relativt omfattande och leverantören måste kunna leverera många olika sorters varor och i hela landet. Flera uppköp och sammanslagningar av företag har skett på marknaden. Alla stora leverantörer har i princip samma sortiment men även egna produkter. Det har blivit vanligare att kunderna köper lösningar i form av Facility Management-tjänster istället för enskilda produkter. 6.3.3 Anbudsområden, avropsordning och utvärderingsmodell Vissa leverantörer är nöjda med att ha ett rikstäckande ramavtal med fast rangordning. Det finns dock de som önskar att det blir enklare att utesluta leverantörer som bryter mot avtalet. Leverantörerna är inte positivt inställda till rullande rangordning eller förnyad konkurrensutsättning. En avtalsperiod på 2+1+1 år förespråkas av flest leverantörer.

Datum Sid 28 (52) Vissa leverantörer uppgav att det inte är lönsamt att sälja vissa produkter som omfattas av ramavtalet. Marginalerna kan vara höga på varor som inte omfattas av ramavtalet. Den först rangordnade leverantören står för nästan all omsättning på ramavtalet och det kan konstaterats att mycket upphandlas utanför ramavtalet också. Vissa leverantörer förespråkade en uppdelning av upphandlingen och en begränsning så att anbud enbart kan lämnas inom ett visst antal anbudsområden. Uppdelning utifrån geografi och produktområden föreslogs. Upphandlingen kan delas upp utifrån geografi genom att dela upp landet i tre olika delar och sedan ha en nationell del för myndigheter som finns på flera olika ställen i landet. Även en uppdelning av de avropande myndigheterna föreslogs. För att säkerställa en objektiv kravnivå föreslogs att hänvisning sker till en viss angiven referensvara. Det ska vara möjligt att ta in varuprover för kontroll av krav. Angående utvärderingskriterier är det framför allt lägst pris som är lämpligast, men leverantörerna föreslår även att följande kan utvärderas: Miljö och CSR-arbete ett förslag är att offererade miljöartiklar ska ge ett bonuspris/rabatt om de offereras där det inte finns något miljökrav. Leveranstider leveranstider kan utvärderas men det kanske inte är optimalt ur miljöhänsyn. Webbshopen t.ex. hur lätt det är att hitta artiklar och att enbart det avtalade sortimentet visas. En leverantör förespråkar en kostnadsplusmodell där man utifrån inköpspriset på varorna utvärderar prispåslaget. Det anbud som har det lägsta prispåslaget vinner. Leverantören menar att prisbilden blir mer transparent och jämn. Jämfört med en vanlig varukorg kan priserna gå upp för vissa varor men totalpriset kan bli billigare. 6.3.4 Sortiment och varukorg Leverantörerna har påpekat att de avropande myndigheterna köper mycket varor utanför ramavtalet och att priserna varierar mycket mellan det avtalade sortimentet och sortimentet utanför ramavtalet. Det är viktigt att få till en bra prissättning på hela sortimentet och att prisdumpning undviks. Av mötena framgår att ett mer varierat sortiment vad gäller färg, form och detaljer efterfrågas men även fler varor. Flera leverantörer tycker att varukorgen är för liten och en leverantör menar att varukorgen måste bli större så att den omfattar allt kontorsmateriel som kan komma att konsumeras av de avropande myndigheterna. Alternativen för att lösa problemet med att varor avropas utanför ramavtalet kan enligt leverantörerna vara något av följande: Ha en varukorg som är väldigt stor. Arbeta med bruttoprislistor och nettoprislistor.

Datum Sid 29 (52) Ha en öppen och en dold varukorg. Ha en kostnadsplusmodell. Det finns leverantörer som inte vill att rabatter ska utvärderas medan andra vill det. Leverantörerna lyfter fram att inte bara de vanligaste varorna bör väljas för den dolda varukorgen eftersom priserna kan dumpas i så fall. 6.3.5 Leverantörskrav 6.3.5.1 ISO, hållbarhetskrav och kundtjänst Samtliga leverantörer är certifierade enligt ISO 9001 och ISO 14001 samt har någon form av Code of Ethics eller Code of Conduct. Det är inte ovanligt att underleverantörer och leverantörer behöver förpliktiga sig att följa sådana typer av dokument också. Vissa leverantörer har lyft fram att mer hållbarhetskrav behöver ställas. Används miljömärkningar ska de vara tredjepartscertifieringar. Alla leverantörer har en kundtjänst. 6.3.5.2 E-handel Leverantörerna har möjlighet att hantera elektroniska fakturor enligt standarden Svefaktura och de kan även tillhandahålla elektroniska kataloger med enbart avtalade varor. Bortsett från en leverantör så kan alla dessutom erbjuda en kundspecifik webbshop eller e-handel via punch-out med enbart avtalat sortiment. Anslutningar till e- handelssystem och punch-out innebär inga större kostnader och kräver inte många arbetstimmar. Vissa leverantörer kan göra en uppkoppling inom två dagar. Udda anslutningar kan dock vara förknippade med en större kostnad och ta längre tid. 6.3.5.3 Restnoteringar För att undvika restnoteringar har leverantörerna varningssystem som uppmärksammar om när en vara är på väg att bli restnoterad. Vissa av leverantörerna har delat upp sitt sortiment i olika kategorier där en av kategorierna består av bassortimentet som kan skickas med hög leveranssäkerhet och som i princip aldrig bör vara restnoterat. Vid längre restnoteringar kan stödköp göras. Restnoteringar kan bland annat orsakas av att tillverkare har problem med sina maskiner eller att en kund beställer en väldigt stor kvantitet av en vara. Med en större varukorg finns det fler alternativ och beställningarna styrs inte mot samma produkt vilket minskar risken för restnoteringar. En av leverantörerna föreslog att vite borde föreläggas ifall en vara är restnoterad längre än en vecka. Det har även lyfts fram att det inte går att ställa krav på att en vara inte får ta slut.

Datum Sid 30 (52) 6.3.5.4 Övriga frågor Småorderavgiftsgräns En leverantör tyckte att den nuvarande småorderavgiftsgränsen på 500 kronor är en bra modell och har märkt att de avropande myndigheterna gör smartare beställningar idag än tidigare. Det fanns även de leverantörer som tyckte att småorderavgiftsgränsen på 500 kronor är för låg och att den borde höjas. Statistik Leverantörerna kan tillhandahålla så specifik statistik som Kammarkollegiet önskar. Alla kan dock inte ta fram statistik på positionsnummernivå automatiskt i EDI-systemen. Däremot kan det göras manuellt. Prisjusteringsindex Ingen av leverantörerna anser att KPI är ett lämpligt index för detta ramavtal. Däremot föreslås Importprisindex (IMPI) av flera leverantörer eftersom det tar hänsyn till valutaförändringar. Det har även lyfts fram att flera olika prisjusteringsindex kan användas eller delvis användas tillsammans. Arbetskostnadsindex (AKI) och Prisindex i producent- och importled (PPI) har lämnats som förslag. En leverantör föreslår även att leverantörernas kostnadsökning kan användas för prisjustering, vilket kan ske genom att Kammarkollegiet begär in underlag som visar hur kostnaderna ökat för leverantörerna. 6.3.6 Sammanfattning av leverantörsmöten Marknaden för traditionellt kontorsmateriel är vikande eftersom efterfrågan på produkterna minskar. Leverantörerna framhåller att pris är viktigt att utvärdera men att det även finns fler utvärderingskriterier som kan vara bra att använda. Det råder delade meningar kring ifall ramavtalet bör vara rikstäckande eller ifall upphandlingen bör delas upp geografiskt eller utifrån produktkategorier. Samtliga leverantörer anser dock att det är viktigt att omfattningen av eventuell upphandling utökas till att även avse varor som idag avropas utanför ramavtalet.

Datum Sid 31 (52) 7 Hållbarhet 7.1 Miljö 7.1.1 Miljömärkning Svanen och EU Ecolabel Miljömärkning Sverige är ett statligt bolag som ansvarar för både Svanen och EU Ecolabel (som är EU:s officiella miljömärke som tidigare hette EU-blomman). Bolaget arbetar utan vinstsyfte på uppdrag av regeringen. Både Svanen och EU Ecolabel är miljömärkningar av typ 1 enligt ISO 14024 och har ett livscykelperspektiv. Kraven för märkningarna fastställs av ett oberoende organ - Nordiska Miljömärkningsnämnden. I Sverige finns det inte så många produkter med EU Ecolabel eftersom Svanen är mer etablerat. 13 EU Ecolabelmärket finns dock bland annat på olika sorters pappersprodukter. Märkning kan enligt Svanen användas som krav i den tekniska specifikationen, som tilldelningskriterium enligt utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet eller som särskilt villkor vid fullgörande av kontrakt. I den föregående upphandlingen ställdes krav på att vissa batterier, block- och anteckningsböcker samt kuvert skulle uppfylla de kriterier som uppställdes för märkning enligt Svanen. För vissa angivna kopieringspapper ställdes krav på Svanen eller EU Ecolabel. Angående engångsbatterier går det enligt Svanen att fråga på enbart miljömärkta batterier. Inom trycksaker (block, häften, trycksaker för kontor, förpackningar, kuvert, almanackor) går det att fråga på svanenmärkt trycksak eller likvärdigt då det finns ett stort utbud av Svanenmärkta tryckerier. Bland blyertspennor, tejp och lim finns ett stort spann kvalitets- och miljömässigt, vilket talar för krav på miljömärkning. Vad gäller uppladdningsbara batterier respektive understrykningspennor går det enligt Svanen att ange att från viss angiven tidpunkt från kontraktets start ska minst en viss andel av batterierna vara miljömärkta. Det går att fråga på ett miljömärkt refillsystem för bläckpennor. Det går att ställa krav på att leverantören anger att en vara är miljömärkt, t.ex. i webbshop, samt att denne på begäran vid granskning redovisar licensnummer för varan. Forest Stewardship Council (FSC) Forest Stewardship Council är en internationell organisation som tillhandahåller ett certifieringssystem som innehåller standarder avseende skogsbruk och spårbarhet. Organisationen verkar för ett miljöanpassat, socialt ansvarstagande och ekonomiskt 13 http://www.svanen.se/vara-tva-markningar/eu-ecolabel/.