Fördjupning AFA-rapport till Fora Om företaget ska rapportera löneuppgifter till Fora för att fastställa premie avseende kollektivavtalade försäkringar ska du ta ut rapporten AFA-rapport till Fora, som du hittar under menyn Analys Rapporterfliken Statistik. Alla arbetsgivare, som tecknat kollektivavtal, måste teckna försäkringsavtal om AFA-försäkringarna för sina anställda. AFA-försäkringarna och Avtalspension SAF/LO är samlingsnamn för kollektivavtalade försäkringar som framförallt privata arbetsgivare tecknar för sina anställda. Dessa försäkringar utgör ett komplement till den allmänna försäkringen. Rapporten AFA-rapport till Fora innehåller uppgifter som Fora använder för att fastställa premierna för AFA-försäkringarna och Avtalspension SAF-LO. AFA-rapport till Fora består dels av en lista över Löneuppgifter för arbetare samt ett underlag för summablanketten till Fora, Slutliga uppgifter. För Fora arbetare skapar du en fil, Löneuppgifter arbetare, och på rapporten Slutlig rapportering för tjänstemän får du tjänstemännens lönesummor, dessa uppgifter ska sedan rapporteras in via Foras rapporteringstjänst på Foras hemsida. Tjänstemännens lönesummor ingår inte i filen Löneuppgifter arbetare. Från och med den 2 januari 2018 är det möjligt att rapportera de anställdas lön till Fora. Det gör du genom att logga in på Mina sidor på Foras hemsida med ditt lösenord och kundnummer/användarnamn (dina uppgifter hos Fora) eller e-legitimation. Du kommer då till den rapportering som hör till just ditt företag. Senast den 31 januari 2018 ska Slutliga uppgifter och Löneuppgifter för arbetare laddas upp via Foras hemsida. Det går inte längre att maila eller sända filen via datamedia. Slutliga uppgifter för år 2017 Slutliga uppgifter ska innehålla årslönesummorna (lön före skatt) för samtliga anställda. Årslönesummorna redovisas fördelade på vd, tjänstemän och arbetare och skrivs ut på sid 3. Fyll i dessa uppgifter på Mina sidor på Foras hemsida. För tjänstemän redovisas alla utbetald lön till och med månaden innan de fyllt 65. I Foras slutgiltiga rapportering ska lön för anställd VD (dock ej ägare) separat anges för beräkning av avgift till Trygghetsrådet (TRR). Det är viktigt att du som arbetsgivare rapporterar hur mycket lön du har betalat ut till anställda tjänstemän under året. Pengarna är grunden till trygghetsförsäkringen vid arbetsskada TFA. Till skillnad från att rapportera individuella löner för anställda arbetare, begär Fora endast in totala lönesummor för tjänstemän (alltså sammanräknat). Löneuppgifter för arbetare Löneuppgifter ska redovisas för samtliga arbetare som varit anställda i företaget under hela eller delar av året. 1
Personer med markering AFA Arbetare kommer med i filen och på rapporten till och med månaden före den anställde fyller 65 år. Vid eventuell förlängning av anställning och försäkringsavtal anger du ett datum i fältet Förlängt avtal t om (datum), i anställdaregistret, för att personen även fortsättningsvis ska komma med i rapporteringen till Fora. På AFA-rapportens sida 2 kan man se hur många arbetare som fyllt 65 under året och hur många av dem som fått förlängt avtal. I registret Anställda - fliken Utbetalning/försäkring anger du om personen är Fora tjänsteman eller Fora arbetare: Om det finns ett avtal mellan arbetstagare och arbetsgivare om en förlängd försäkringsperiod, att den anställde fortsätter att arbeta efter fyllda 65 år, ska du ange ett till och med datum i fältet Förlängt AFA avtal t om (datum). Om den anställde bytt anställning från arbetare till tjänsteman eller tjänsteman till arbetare under året ska detta fyllas i med datum för byte i registret Anställda, det är endast lön för tiden som arbetare som ska vara med i filen. Vissa förbund har kommit överens om att införa deltidspension i vissa av sina kollektivavtal. Deltidspension ger den anställde en extra pensionsavsättning och därmed också möjlighet att gå ner i deltid från 60 års ålder, under förutsättning att arbetsgivaren godkänner detta. Deltidspension gäller för samtliga anställda arbetare (även de som är under 25 år) som omfattas av nedanstående kollektivavtal. De arbetarlöner som omfattas av dessa avtal ska märkas upp med en kod. Om den anställde tillhör något av nedan nämnda kollektivavtal ska dessa anges i rutan Kollektivavtal under menyn Register - Anställda - fliken Utbetalning/försäkring med en bokstav eller siffra. Byggnadsämnesförbundet (BÄF) och IF Metall: Byggnadsämnesindustri Buteljglasindustrin Innovations- och kemiindustrierna i Sverige (IKEM) och IF Metall: Läder- och sportartiklar Kemiska fabriker Glasindustrin Gemensamma Metall Explosivämnesindustrin Allokemisk industri Återvinningsföretag Tvättindustrin Stenindustrin Oljeraffinaderier Sockerindustrin (Nordic Sugar AB) 2
Livsmedelsföretagen (LI) och Livsmedelsarbetareförbundet: Livsmedelsavtalet Tobaksindustrin Företagsavtal för V&S Vin och Sprit AB Kafferosterier och kryddfabriker Motorbranschens arbetsgivareförbund och IF Metall: Motorbranschavtalet Oorganiserade arbetsgivare och IF Metall: IMG-avtalet SINF och IF Metall: Industriavtalet Sveriges Textil och Modeföretag (TEKO) och IF Metall TEKO avtalet Teknikarbetsgivarna (TAG) och IF Metall: Teknikavtalet IF Metall Sveriges Skogsindustrier och Skogs- och Lantarbetsgivareförbundet SLA: Sågverksavtalet Skogsavtalet Virkesmätning Trä- och Möbelföretagen: Stoppmöbelindustrin Träindustri Infomediaavtalet Förpackningsavtalet Ahlsell Gelia/Sv.Foder/Teknosan Handel & Metallavtal Studsvikavtalet Programmet godkänner koderna A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, T, U, V, W, Y, Z, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, #, +, @ För ytterligare detaljerad information, läs på Foras hemsida. Det är enbart arbetarnas löneuppgifter som sparas i filen. Har du enbart tjänstemän skapas det ingen fil. 3
Hur tar jag ut rapporten AFA-rapport till Fora? Välj att arbeta i det föregående året, databasen för inkomstår 2017. Du hittar AFA-rapport till Fora under menyn Analys - Rapporter - fliken Statistik. Kontrollera att inkomståret är 2017. Om det exempelvis står inkomstår 2016 kan du för säkerhets skull kontrollera under menyn Arkiv - Inställningar vilket inkomstår du står i, och därefter ändra vid behov. Ange det sjusiffriga avtalsnumret du fått från Fora och att transaktioner läses för utbetalningsdatum 20170101 20171231. Bruttolönen som redovisas på AFA-rapporten hämtar programmet från ackumulator 172 Lön AFA OM du rapporterar för hela kalenderåret, det vill säga anger Transaktioner läses för löneperioder fr o m 20170101 t o m 20171231. Om du rapporterar för del av året, det vill säga anger Transaktioner läses för löneperioder exempelvis fr o m 20170701 t o m 20171231, redovisar programmet en summering av lönetransaktioner på lönearter med en markering i rutan AFA lön (belopp). Vill du kontrollera vilka lönearter som har summerats till denna ackumulator kan du skriva ut listan Lönearter per ack, som finns under menyn Analys Rapporter - fliken Register. Följande ska ingå i redovisad lön: Bruttolön inklusive övertidsersättning, semesterlön, semesterersättning samt sjuklön. Lön ska redovisas efter eventuellt avdrag för hemdator. Semesterersättning som betalas ut via semesterkassa (VVS-, plåtslageri- och målarbranschen). Pengar som avsatts till arbetstidskonton. Kostnadsersättningar eller övriga skattepliktiga förmåner ska inte ingå i lönesumman, exempelvis traktamenten, bilförmån eller subventionerad kost. Du kan göra urval på anställningsnummer eller urvalskategori om du har delat in de anställda i kategorier i anställdaregistret. Livsarbetstidspremie: Om du har arbetstidskonto för dina arbetare och vissa av de anställda har valt att placera den årliga avsättningen i pensionspremie, anger du vilken löneart som du använt för detta. Följer du grundregistret i löneprogrammet heter lönearten 401 Pensionspremie arbtidskto. Om du redan har rapporterat premier för Livsarbetstidspension till Fora kommer denna premie att ingå i löneuppgiften automatiskt. Fora hämtar LP-premien maskinellt och räknar samman den med lönen för var och en. Som arbetsgivare behöver du därför inte längre ange lönearten för Livsarbetstidspremien här på Fora rapporten. Rutan Alla ska räknas som tjänstemän gäller bara vissa specifika avtal. 4
Om du har Fora arbetare och vill skapa en inrapporteringsfil ska du markera Skriv till fil och ange den enhet som filen ska sparas på. Det är viktigt att välja en sökväg dit du har behörighet att skriva, exempelvis under Mina dokument. Beroende på om du ska anmäla intjänande av avtalspension till SAF-LO eller om du har en annan pensionsförsäkring (exempelvis TFA, TGL, AGB, OMST) skiljer det sig om du ska använda Prisbasbelopp eller Inkomstbasbelopp vid rapportuttaget. I våra tidigare versioner användes Prisbasbelopp med automatik. Nu kan du själv välja inställning för detta: Prisbasbelopp (PBB) används till beräkning för försäkringar. Inkomstbasbelopp (IBB) används för intjänande till pension SAF-LO. Klicka OK och Bildskärm för att skapa filen och skriv ut de tre sidorna du får upp på skärmen. Rapporterna som skapas är Löneuppgifter för arbetare och Slutliga uppgifter. Rapporten Löneuppgifter för arbetare innehåller uppgifter om personnummer, namn, inkomst, avtalsområde, eventuellt datum för övergång till tjänsteman eller arbetare. Anställningsdatum för anställda som börjat under januari syns inte på rapporten men finns med i filen. Filen som skapas heter Fora550+ditt avtalsnummer. På så sätt är det lätt att se vilket försäkringsavtal som finns på filen. Filen får också ett löpnummer i filändelsen. För att rapporten AFA-rapport till Fora ska generera korrekta uppgifter ska du, på alla lönearter som utgör underlag för AFA, ha satt ett kryss i rutan AFA lön (belopp) ackumulator 172. Om markeringen saknats under året, har ackumuleringen inte skett korrekt. Du kan i efterhand återskapa värdet i ackumulator 172 genom att gå in på och sätta ett kryss i rutan AFA lön (belopp) ackumulator 172 på lönearten och därefter välja att Räkna om ackumulatorvärden under menyn Register - Registervård. Ta en säkerhetskopia under menyn Arkiv Säkerhetskopiering innan du räknar om ackumulatorvärden. När du ska Räkna om ackumulatorvärden väljer du Urval enligt nedan samt att endast räkna om ackumulator 172. En förutsättning för att det ska bli rätt är att du har transaktioner inlagda för hela året samt att du inte själv varit inne och ändrat värdet i ackumulator 172 manuellt. Du kan kontrollera din fil på Foras hemsida. För ytterligare generell information om hela denna rapportering hänvisar vi till Foras hemsida. 5