Rapporteringsguide. för dig som lönerapporterar till Fora

Transkript

1 Rapporteringsguide för dig som lönerapporterar till Fora Dags att rapportera 2 Slutliga uppgifter Löneuppgifter 6 Förklaringar 10 Så här når du oss 12

2 Dags att rapportera! Nu är det dags att lönerapportera. Här får du samtliga blanketter som rör rapporteringen av löner till Fora och denna Rapporteringsguide med anvisningar. Vill du lönerapportera på internet? De flesta företag lönerapporterar på internet. Vill du rapportera på internet finns all information du behöver på vår webbplats Vilka uppgifter behöver Fora och när? Senast den 31 januari 2005 måste vi ha fått dina uppgifter. För dig som rapporterar under året står det datum när vi senast behöver ha dina uppgifter angivet på din blankett. Information om preliminära uppgifter för 2005 Den löpande faktureringen av premier och avgifter bygger på dina preliminära uppgifter. Du har möjlighet att göra ändringar under året, till exempel vid större förändringar i arbetsstyrkan. På eller på blanketten Ändra preliminära löner finns en uppräkning av tidigare lämnade lönesummor. Där gör du eventuella ändringar senast den 31 januari 2005, så att de gäller inför faktureringen i februari. Rapportera i tid så slipper du förseningsavgift Senast den 31 januari 2005 måste vi ha fått dina uppgifter. Om du rapporterar för sent så debiterar Fora en förseningsavgift på 500 kronor enligt försäkringsvillkoren. Mer information Behöver du ytterligare information finns uppgifter om hur du når oss på sidan 12. 2

3 Varför är det så viktigt att rapportera? När du rapporterar lämnar du som arbetsgivare uppgifter om dina anställdas löner. Dessa uppgifter ligger till grund för premierna för avtalsförsäkringarna. Vad är det jag betalar för? Avtalsförsäkringarna är ett samlingsnamn för kollektivavtalade försäkringar som du som privat arbetsgivare tecknar för dina anställda. Försäkringarna kompletterar ersättningar från den allmänna försäkringen. En del arbetsgivare betalar även avgifter för vissa andra kollektivavtalade trygghetslösningar, se sidan 11. Avtalsförsäkringarna AFA-försäkringarna Avtalsgruppsjukförsäkring (AGS), ersättning utöver sjukpenning, sjukersättning eller aktivitetsersättning Försäkring om avgångsbidrag (AGB), ersättning vid förlust av anställning Tjänstegrupplivförsäkring (TGL), ersättning till efterlevande vid dödsfall Trygghetsförsäkring vid arbetsskada (TFA), ersättning vid olycksfall i arbetet eller vid arbetssjukdom Omställningsförsäkring Normalt för företag med kollektivavtal. Försäkring om avgångsbidrag (AGB), ersättning vid förlust av anställning Omställningsstöd, ger stöd vid friställning Avtalspension SAF-LO Ålderspension utöver allmän pension Samtliga arbetare omfattas av försäkringsavtal om AGS, TGL och Avtalspension SAF-LO samt av Omställningsförsäkring eller AGB. Samtliga anställda omfattas av TFA. 3

4 Så här fyller du i Slutliga uppgifter för 200 Eftersom blanketten är utformad för just ditt företag ska alla rutor fyllas i. Din blankett kanske inte ser exakt ut som i vårt exempel. Om ingen lön har betalats ut, skriv 0 i rutorna. 5 Så här redovisar du lönesummorna Ta med Utbetald bruttolön (lön före skatt) för alla anställda, även timanställda, extraanställda och vikarier. Med utbetald bruttolön menas utbetald lön, inklusive övertidsersättning, sjuklön, semesterersättning och semesterlön. Lön efter eventuellt avdrag för hemdator. Värdet av fri kost eller bostad (se vidare på Semesterersättning som betalats ut till anställda via semesterkassa. Detta gäller arbetsgivare inom VVS-, plåtslageri- och måleribranscherna. Lön för hemarbetstagare, anställda som tjänstgör utomlands och företagares sambo som är anställd. VD kan i vissa fall ingå i lönesumman (se vidare under Förklaringar på sidan 10). Lön för anställda med anställningsstöd eller lönebidrag. Ta med hela lönen, även den del som arbetsgivaren får bidrag för. Pengar som betalats ut till arbetstidskonto om den anställde valt att ta ut pengarna kontant eller som betald ledig tid (se Vad är arbetstidskonton? på sidan 10) Ta inte med Personer som har arbetspraktik. Kostnadsersättningar eller skattepliktiga förmåner i övrigt, t ex traktamenten, subventionerad kost, bilförmån eller arvoden. Företagare och företagares make/maka/registrerad partner samt uppdragstagare (se vidare under Vem räknas som företagare? på sidan 10). Obs! Lämna inga meddelanden på blanketten eftersom den läses maskinellt. Kom ihåg att skriva under! Saknas underskrift måste vi skicka tillbaka blanketten!

5 1 Här fyller du i den totala lönesumman för alla arbetare födda 1939 eller senare. 2 Här fyller du i summan av lönedelar för enskilda arbetare som överstiger kronor (dvs 7,5 gånger prisbasbeloppet för 200). 3 Du som har ruta 3 på blanketten, fyller i lönerna för målare som du betalar premier för via Målarnas semesterkassa. Deras löner ska inte ingå i ruta Här fyller du i löner för samtliga tjänstemän, även anställd VD. Obs! I ruta 5 ska företagare inte tas med (se vidare under Vem räknas som företagare? på sidan 10). 9 6 Du som har ruta 6 på blanketten, fyller i summan av lönedelar över kronor för enskilda tjänstemän som omfattas av AGB och/eller TGL. 7 Här fyller du i lönesumman för samtliga tjänstemän utom: VD i aktiebolag. VD i ekonomiska föreningar med minst 200 anställda. Personer i företagsledande ställning och liknande för vilka företaget inte har skyldighet att teckna ITP-försäkring. Obs! Ta med lönen för personer som inte längre har en företagsledande ställning även om de undantagits från skyldighet att teckna ITPförsäkring. I ruta 7 ska företagare inte tas med (se vidare under Vem räknas som företagare? på sidan 10). 9 Du som har ruta 9 på blanketten ska fylla i lönerna för samtliga tjänstemän, även anställd VD. Obs! I ruta 9 ska företagare inte tas med (se vidare under Vem räknas som företagare? på sidan 10). Blanketten är utformad för just ditt företag. Den ser kanske inte ut som i vårt exempel Löneuppgifterna i dessa rutor utgör underlag för kollektivavtalade avgifter som Fora fakturerar. I varje ruta anger du summan av lönerna för arbetare och i vissa fall även tjänstemän som omfattas av respektive kollektivavtal som företaget har slutit genom fackförbund eller arbetsgivareförbund. Dessa löner ska ingå i de totala lönesummorna. Se förklaringar sidan 10. 5

6 Så här fyller du i Löneuppgifter för arbetare 200 Om blanketten inte räcker till kan du ladda hem ytterligare sidor på Du kan också rapportera löneuppgifter via e-post, direkt filöverföring eller på diskett. Läs mer på sidan 8. Om du har arbetare anställda som inte är folkbokförda i Sverige så anger du deras namn och samordningsnummer (se Förklaringar sidan 10) eller personnummer. Meddela oss även dessa arbetares adresser. Vi behöver adressuppgifterna för att kunna skicka ut Värdebesked och Årsavstämning för Avtalspension SAF LO. 5 Så här redovisar du lönesummorna Ta med Endast en lönesumma per arbetare. Samtliga arbetare födda , som var anställda i företaget under hela eller delar av året. Arbetare som är födda och som kvarstår i tjänst och där överenskommelse finns om att arbetsgivaren ska betala premien för Avtalspension SAF-LO. Dessa arbetares lön ska endast redovisas här och inte ingå i lönesummorna på blanketten Slutliga uppgifter. För arbetare födda 1983 ska endast lön som betalats ut från och med den månad de fyllde 21 år anges. Endast personnummer och namn för arbetare födda 198*. Pengar som betalats ut till arbetstidskonto som den anställde valt att ta ut i kontanter, som pensionspremie eller som betald ledig tid (se vidare under Vad är arbetstidskonton på sidan 10). Ta inte med Tjänstemän eftersom de inte omfattas av Avtalspension SAF-LO. Företagare och företagares make/maka eller registrerad partner samt uppdragstagare (se vidare under Vem räknas som företagare? på sidan 10). * Fora behöver uppgift om dem för att de ska kunna välja försäkringsbolag och efterlevandeskydd för sin Avtalspension SAF-LO. 6

7 3 Med utbetald lön menas bruttolön inklusive övertidsersättning, semesterlön, semesterersättning samt sjuklön. Semesterersättning som betalats ut via semesterkassa ska ingå i den utbetalda lönen (gäller arbetsgivare inom VVS-, plåtslageri- och måleribranscherna). 1 2 Fullständigt personnummer samt efternamn och tilltalsnamn. I de fall pengar avsatts till arbetstidskonto ska dessa tas med. Ta även med värdet av fri kost eller bostad (dessa värden finner du på Om den anställde bytt anställning från arbetare till tjänsteman eller tvärtom under året, ange endast lönen för tiden som arbetare. Om denna ruta finns på din blankett och du saknar anställda arbetare födda ska du sätta ett kryss i rutan. Om anställningen upphörde under 200 och all lön och semesterersättning som avser 200 är utbetald, skriv S i rutan. Om den anställde blivit tjänsteman under 200, ange datum. 5 Fyll i ett M i kolumnen om personen är målare och premien betalas via Målarnas semesterkassa. Fora följer Personuppgiftslagen (PUL) som är till för att skydda individers integritet när deras personuppgifter behandlas. När du rapporterar till Fora är det därför viktigt att du som avsändare hanterar uppgifterna på ett säkert sätt innan de når oss. Observera att åldersintervallet som ska rapporteras är olika för Slutliga uppgifter och Löneuppgifter. 7

8 Lathund för rapportering via e-post, direkt filöverföring eller på diskett Så här gör du om du vill lämna löneuppgifter på annat sätt än genom att fylla i blanketten Löneuppgifter för arbetare. Obs! Lämna inga meddelanden med filerna eftersom de läses maskinellt. Datamedia Textfil via e-post Direkt filöverföring Diskett Tekniska förutsättningar och instruktioner Döp filen på följande sätt: FORA 550 yyyyyyy.xxx. Y=Företagets försäkringsnummer hos Fora. X=Löpnummer, till exempel 001. Följ exemplet på sidan 9. Obs! Se till att den som är tekniskt ansvarig för rapporteringen tar del av informationen i denna kolumn. Företag som är anslutna till AT&T Global Network kan skicka uppgifterna via filöverföring direkt in i Foras system (gäller endast Net- View FTP-överföringar). Döp filen på följande sätt: FORA 550 yyyyyyy.xxx. Y=Företagets försäkringsnummer hos Fora. X=Löpnummer, till exempel 001. Följ exemplet på sidan 9. Döp filen till: X1.X10.FORA560 Följ exemplet på sidan 9. Märkning och säkerhet Fora bekräftar med ett automatiskt e-postmeddelande när vi tagit emot dina uppgifter. Märk disketten! Samtliga försäkringsnummer Företagets namn Kontaktperson och telefonnummer Vart skickas uppgifterna? Textfilen e-postas till adress loneuppgifter@fora.se Filen skickas enligt överenskommelse med Fora och IBM. Disketten skickas till: Fora AB Kristineberg Frågor För mer information kontakta Foras Kundservice, telefon För mer information om hur en sådan kommunikation ska läggas upp, kontakta Foras Kundservice, telefon För mer information kontakta Foras Kundservice, telefon

9 Så här ska lönefilen se ut Här visar vi hur uppgifterna ska ställas upp när du rapporterar via e-post, direkt filöverföring eller på diskett Tänk på att redovisa en uppgift per person. Undantag: När företaget har flera arbetsställen. Försäkringsnummer hos Fora Position 3 9 Ska vara sju siffror. Försäkringsnumret finns bland annat på blanketten Slutliga uppgifter. Arbetsställenummer Position Ange arbetsställenummer om företaget har flera arbetsställen. I annat fall ska fältet vara blankt. Arbetsställenummer kan t ex vara avdelningsnummer (högst fyra siffror). Personnummer Position 1 23 Ange personnummer för dem som är födda Ska vara 10 siffror (år, månad, dag, nummer). Obs! Ange siffrorna i följd utan blanksteg eller bindestreck. Tjänsteman fr o m Position Fältet fylls i om en arbetare har bytt tjänst inom företaget och blivit tjänsteman. Ange datum för ändringen (år, månad, dag). Position Lämnas blank Bengtsson Birgitta=======01101======= Bengtsson Birgitta==================== ==== Svensson Sven========================= ==== Persson Per=========================== ==M ==== Larsson Lena==========================001500S ==== Johansson Johan Rapporteringsår Position 1 2 Ange de två sista siffrorna i rapporteringsåret. Namn Position 2 55 Ange namn för dem som är födda Ska anges vänsterställt och i följande ordning: efternamn blanksteg tilltalsnamn. Pensionsgrundande lön 200 Position Ange den lön som har betalats ut under 200 för dem födda För arbetare födda 1983 ska endast lön som betalats ut från och med den månad den anställde fyllde 21 år anges. Lön som betalats ut under 200 ska redovisas även om den anställde slutat sin anställning under Om den anställde bytt anställning från arbetare till tjänsteman eller tvärtom under året, ange endast lönen för tiden som arbetare. Slutat under 200 Position 79 Ange S i position 79, om anställningen upphört under 200 och under förutsättning att all lön har betalats ut. Kod för målare Position 80 Ange M i position 80 för samtliga målare för vilka premie för avtalsförsäkringarna betalas via Målarnas semesterkassa. Har ingen lön betalats ut, ange 0 kr. Löneuppgifterna ska anges högerställt med nollutfyllnad. 9

10 Förklaringar Vem är arbetare? Vem är tjänsteman? Anställda delas upp i arbetare och tjänstemän. Arbetare är den som omfattas av kollektivavtal mellan medlemsföretag i Svenskt Näringsliv och förbund inom LO. Tjänsteman är den som omfattas av kollektivavtal mellan medlemsföretag i Svenskt Näringsliv och förbund inom PTK. Om kollektivavtal saknas avgör arbetsuppgifterna tillhörigheten. I detaljhandeln gäller i de flesta fall att samtliga anställda försäkras som arbetare och VD betraktas som tjänsteman om han/hon inte är egen företagare. Större butiker kan ha slutit ett så kallat DT-avtal med Sveriges Handelsarbetsgivare. Om detta gäller betraktas bland annat kontorister och butikschefer som tjänstemän. Vad gäller för utlandsanställda? Anställda som tjänstgör utomlands på arbetsgivarens uppdrag omfattas av avtalsförsäkringarna. Markera med ett kryss på blanketten Slutliga uppgifter om utlandstjänstgöringen varar så länge att den anställde inte längre har rätt till svensk sjukpenning. Kontakta berörd försäkringskassa för besked när detta sker. Vad är arbetstidskonton? Avsättningen till Arbetstidskontot gör att den anställde kan välja mellan tre olika alternativ: pengarna betalas ut kontant pengarna tas ut som betald ledig tid pengarna tas ut som premie för Livsarbetstidspension. Hur man räknar samman aktier: Utgå från varje aktieägare. Räkna samman dennes andel av aktierna med aktier som ägs av maka/make/registrerad partner, förälder eller barn. Om summan blir minst en tredjedel betraktas personen som företagare. Barn som saknar egna aktier kan aldrig betraktas som företagare. Syskon kan inte räkna samman sina aktier. Företagare och verksam make/maka/registrerad partner till företagare omfattas endast av TFA. Dessa ska inte tas med i lönerapporteringen. Vem är uppdragstagare? Uppdragstagare har som regel F-skattsedel och utför arbete för annans räkning utan att det finns ett anställningsförhållande. Även ledamöter i styrelser för bolag och ekonomiska föreningar räknas som uppdragstagare. När gäller kollektivavtal? Kollektivavtal gäller om företaget är medlem i arbetsgivareförbund inom Svenskt Näringsliv. Undantag finns bland annat inom Sveriges Handelsarbetsgivare. Företaget kan också ha tecknat kollektivavtal genom arbetsgivareförbund utanför Svenskt Näringsliv eller direkt med ett fackförbund (hängavtal). Vad är samordningsnummer? Personer som inte är folkbokförda i Sverige får ett samordningsnummer av Skatteverket. Numret används istället för personnummer och kan sökas i efterhand. Har du rapporterat premier för Livsarbetstidspension till Fora för år 2003 ska denna premie ingå i lönesumman för var och en på Löneuppgifter för arbetare 200 men inte i den slutliga lönesumman för samtliga arbetare. Har den anställde valt kontant utbetalning eller betald ledig tid ska detta redovisas i fältet för samtliga arbetare och i lönesumman för var och en. Arbetstidskonton gäller endast för vissa avtal. Se vad som gäller för ditt företag på under Företag/Pensioner. Vem räknas som företagare? Som företagare betraktas: I handelsbolag samtliga ägare. I kommanditbolag komplementären. I företag som inte är juridisk person samtliga ägare. I aktiebolag aktieägare vars aktieinnehav för sig, eller sammanräknat med aktier som ägs av make/maka, registrerad partner, förälder eller barn, uppgår till minst en tredjedel av aktierna i bolaget. 10

11 Avgifter 200 Dessa avgifter fastställs löpande under året, se Bevakningsbranschens Yrkes - och Arbetsmiljönämnd (BYA).Avgiften betalas för både arbetare och tjänstemän. För medlemmar i Svenskt Näringsliv är avgiften 0,25% för arbetare och 0,0625% för tjänstemän. För övriga företag är avgiften 0,50% för arbetare och 0,125% för tjänstemän. Nämnden arbetar inom områdena yrkesutbildning, arbetsmiljöutbildning och utveckling av arbetsmiljön. 20% av avgiften är moms. Gäller from Förbundsavgiften (AGS-papper) inom massaoch pappersindustrin. Avgiften baseras på AGS för arbetare som är 1,23%, fördelat på Förbundsavgiften (AGSpapper) på 0,05% och AGS-papper på 1,18%. Förbundsavgiften (AGS-papper) används till olika områden enligt överenskommelse mellan parterna. Försäkring vid behörighetsförlust för ombordanställda befäl.medlen används till försäkrad som på grund av sjukdom eller olycksfall varaktigt förlorar sin befälsbehörighet. Avgiften är 0,10%. Grafiska Industrins Utbildningsfond. Avgiften är 0,25%. Medlen används för utbildningsändamål. Hamn- och stuveriskolan. Avgiften är 0,375%. Medlen används till grundutbildning av hamnarbetare. 20% av avgiften är moms. HRF Administrativ avgift. Avgiften är 0,30% och ska täcka kostnader för information. HRF Serviceavgift. Avgiften är kr/år och ska täcka kostnader för framtagande av avtal samt kostnader för information och administration. HTF Administrativ avgift.avgiften är 0,30% och ska täcka kostnader för information. Kollektivavtalsstiftelsen PORT SIDE.Avgiften är 1,5% för medlemsföretag i Sveriges Hamn-och Stuveriförbund. Stiftelsen betalar ut bidrag till arbetsgivare för att möjliggöra förtida pensionsavgångar. T ex i samband med rationaliseringar. Kollektivavtalsstiftelsen TRR Trygghetsrådet. Stiftelsen ger råd och stöd till medarbetare som sägs upp på grund av arbetsbrist. Grundavgiften är 0,30% för medlemmar i Svenskt Näringsliv och 0,70% för övriga företag. Kollektivavtalsstiftelsen Trygghet i Samverkan (TRS). Stiftelsen hjälper den som blivit uppsagd på grund av arbetsbrist. Den kan också ge stöd till anslutna organisationers utveckling av anställda och verksamhet. Avgiften är 0,20% för medlemmar i Arbetsgivaralliansen, Svensk Scenkonst, Glasbranschföreningen, Målaremästarnas Riksförening, Svensk Industriförening och Länsmuseernas samarbetsråd. För övriga arbetsgivare är avgiften 0,60%. Lackerarnas Yrkesnämnd.Avgiften är 0,15% för medlemmar i Svenskt Näringsliv och 0,30% för övriga företag. Nämnden ska främja utbildnings- och rekryteringsverksamhet inom branschen. 20% av avgiften är moms. Motorbranschens Yrkesnämnd. Avgiften är 0,12% för medlemmar i Svenskt Näringsliv och 0,2% för övriga företag. Nämnden ska främja utbildnings- och rekryteringsverksamhet inom branschen. 20% av avgiften är moms. Särskilt tillägg (BYGG). Avgiften är 0,80%. Medlen används för gruppförsäkring, SBUF (Svensk Byggutveckling och Forskning), Galaxen (Skyddade verkstäder), yrkesnämnden samt lokalt stöd till yrkesutbildning. 1,056% av avgiften är moms. Särskilt tillägg (EL).Avgiften är 0,70%. Medlen används för gruppliv- och trygghetsförsäkring samt för fortbildning. 10,18% av avgiften är moms. Särskilt tillägg (GLAS). Avgiften är 1,23%. Medlen används för grupplivförsäkring samt lokalt stöd till yrkesoch skyddsutbildning. 13% av avgiften är moms. Särskilt tillägg (ME). Avgiften är 0,725%. Medlen används bl a för gruppförsäkring, utbildning samt semesterfond. 1,6835% av avgiften är moms. Gäller följande avtalsområden: ME/Byggnads (Entreprenadmaskinavtalet), ME/Industrifacket (Torvavtalet) samt ME/Metall (Gruventreprenadavtalet). Transportfackens Yrkes- och Arbetsmiljönämnd (TYA).Avgiften betalas för både arbetare och tjänstemän. För medlemmar i Svenskt Näringsliv är avgiften 0,25% för arbetare och 0,0625% för tjänstemän. För övriga företag är avgiften 0,50% för arbetare och 0,125% för tjänstemän. Nämnden arbetar inom områdena yrkesutbildning, arbetsmiljöutbildning och utveckling av arbetsmiljön. 20% av avgiften är moms. Utvecklingsbidraget ME/SEKO.Lönesumma för arbetare där företagets verksamhet omfattas av avtalet ME/SEKO (Maskinföraravtalet). Avgiften för särskilt tillägg är 0,89%. Väktarskolan.Avgiften är 1,7125% för medlemmar i Svenskt Näringsliv och 3,25% för övriga företag. Endast auktoriserade bevakningsföretag debiteras avgiften. Medlen används till grund- och repetitionsutbildning av väktare. 20% av avgiften är moms. 11

12 Så här når du oss Vår Kundservice nås på telefon kl måndag till fredag. Våra telefontider kommer att utökas i januari, för information se Om du behöver en ny blankett beställer du blanketter för lönerapportering på telefon Du når oss via e-post kundservice@fora.se. Vill du faxa når du oss på fax På finns allt du behöver för att lönerapportera till Fora: rapporteringstjänst och information. Foras webbplats ger dig full överblick över vad som är på gång, dygnet runt. Du kan beställa broschyrer och blanketter, vissa kan du ladda hem direkt. Anmäl din e-postadress och prenumerera på nyheter via e-post. Vart skickas uppgifterna? Samtliga blanketter (och eventuellt disketter) skickas till: Fora AB, Kristineberg. Du som rapporterar på internet lämnar alla uppgifter på internettjänster är öppna vardagar 7.00 till Dessa öppettider kommer att utökas i januari, för information se Förändringar i försäkringsavtalet Förändringar som rör försäkringsavtalet e-postar du till kundservice@fora.se eller skickar till Fora AB, Stockholm. Fora AB Stockholm. Besök: Vasagatan 12. Internet: Telefon: Telefax: E-post: kundservice@fora.se BF ex Fora AB Tryck:EO Print