Tema: Kom igång med Webform och Infofronter

Tema: Kom igång med Webform och Infofronter Fronter 82 Detta dokument är producerat av Fronter as www.fronter.com Dokumentet får endast kopieras eller distribueras elektroniskt om det finns kontrakt med Nytt i detta dokument: Det finns inga nyheter i denna version Tema: Kom igång med Webform och Infofronter... 1 Inledning... 2 Förord... 2 Eksempel 1 Hunderfossen familjepark... 3 Exempel 2 Anmälning till kurs, exkursion eller liknande... 9 Exempel 3 Föräldraranmälan via extern länk... 15 Exempel 4 Byt roll mellan lärare och administratör... 21 Exempel 5 Områdesadministratör väljer skola (Flexiadmin)... 26 Infofronter... 30 Versjonskontroll... 32 QA Revisjon... 32 1

Inledning Detta dokument avser att visa på de möjligheter som användningen av Webform och Infofronter innebär. I sin allra enklaste form kan Webform användas för påminnelser av olika aktiviteter. Man kan se till att vikarier själv skaffar sig tillgång till relevanta rum och grupper, SYV kan se frånvaro för olika grupper, man kan ge administratörer möjligheten att snabbt skilja mellan sina olika roller som lärare och administratör eller att en toppadministratör kan välja att administrera en bestämd skola, allt detta inom en och samma inloggning. Med Infofronter kan information från Fronter automatiskt publiceras på en skolas hemsida. Fronter är under kontinuerlig utveckling och förbättring. Det kan därför förekomma avvikelser mellan dokumentation och applikation. Denna handledning är skriven till Fronter 82. Lycka till. Lillehammer, augusti 2008 Steinar Hov/Ingun Vaglid Förord Vi skall se på några exempel i detta dokument: Det första är från Hunderfossen familjepark, norr om Lillehammer, som har flera hundra sommaranställda ungdomar som själva måste skaffa sig relevant information Nästa exempel visar hur man kan lägga tillrätta för enkel anmälning till kurs, exkursion eller liknande Visar hur föräldrar kan anmäla sig till föräldramöte Och inte minst: möjligheten för en administratör att ge sig själv olika roller Med Infofronter visar vi hur Nyheter, Meddelanden samt information från Kalendern kan publiceras på en öppen webbplats Vi rekommenderar att du sätter dig in i de olika exemplen för att få en grundlig förståelse av dessa kraftfulla verktyg! 2

Exempel 1 Hunderfossen familjepark Vid Hunderfossen familjepark jobbar det över 300 sommaranställda ungdomar under perioden maj augusti. Var och en av dessa är knutna till en bestämd attraktion eller serveringsställe. Nedan visas hur det är organiserat: Förutom att de sommaranställda har sina fasta arbetsplatser måste de till och från utföra andra sysslor p.g.a. sjukdom och liknande. Då måste de ha tillgång till informationen som berör deras tillfälliga arbetsplatser. Därför är det skapat en kopia av strukturen ovan där det framgår att detta gäller tillfällig tillgång: 3

Varje attraktion och varje serveringsställe har sitt eget rum i Fronter med information som berör just den arbetsplatsen. I dessa rum är det tre grupper som bjuds in: Avdelningsledaren skall ha övergripande ansvar med möjligheter att skriva meddelande och liknande De sommaranställda vid arbetsplatsen med skrivrättighet De som har en tillfällig anknytning till arbetsplatsen med läsrättigheter I dessa rum är verktygspaketet anpassat så att benämningarna som vi ofta använder i Fronter (gäst, elev, lärare, ägare) är anpassat till rollerna i parken: 4

Nu är själva poängen att de som tillfälligt jobbar på en arbetsplats själv skall kunna skaffa sig relevant information genom att bjuda in sig eller gå ur denna sorts grupper. Där är därför skapat en virtuell användare, en Webform-användare, för detta ändamål. Denna sorts användare samlar vi som regel under en nod kallad Fronterresurser, såsom här: Lägg märke till: (1) Det är skapat en egen grupp för detta (2) Själva Webform-användaren är deltagare i denna grupp (3) Alla sommarjobbare kan se denna grupp Dessutom måste denna grupp ha rättigheten skapa kontakter på noden där alla tillgängliga grupper finns (de grupper som sommarjobbarna skall kunna välja): Man skapar Webform-användaren på samma sätt som en vanlig kontakt, i vart fall i början: 5

(1) Titel väljs så att den identifierar funktionen (2) Webform-användaren bjuds in i rätt grupp I nedre del av kontaktkortet har vi fältet Infofronter: (1) Markera här för att aktivera WebForm funktionen (2) Texten som skrivs här visas för användaren (3) Här visas alla grupper som kan väljas 6

Det sista som måste göras på kontaktkortet är att markera att sommarjobbarna skall kunna bjuda in sig själva i dessa grupper: Slutligen måste det skapas en länk till denna användare för sommarjobbarna och det görs genom att lägga till en egendefinierad knapp, här kallad Gi meg midlertidig tilgang! i det personliga verktygspaketet. Då visas alla tillgängliga grupper på detta sätt: Den enskilde sommarjobbaren kan nu markera en eller flera grupper och därmed skaffa sig tillgång till information från relevanta arbetsplatser. Detta tillfälliga medlemskap varar helt enkelt tills de enskilda själv tar bort sig från grupperna. 7

Det sista som återstår är nu att lägga till den egendefinierade knappen i det personliga verktygspaketet: Här anges titel samt denna text i fältet för URL: contacts/users_orgunit_enter.phtml?mo=1 (kopiera och klistra in!) På detta sätt överlåtes till sommarjobbarna själva att se till att de har tillgång till relevant information när arbetsplatsen ändrar sig för kortare eller längre perioder. 8

Exempel 2 Anmälning till kurs, exkursion eller liknande I detta exempel visas hur en anmälning till grupper kan ske i ett rum. Här är en skola som har ett rum för detta ändamål. Man ser till att relevanta aktiviteter hålls uppdaterade i rummet. Nu är det dags att välja olika skidaktiviteter för en vinterfriluftsdag. Detta rum är anpassat så att aktuella grupper automatiskt visas när rummet väljs: Här används en egendefinierad knapp som översta verktyg i rummet och de andra verktygen (Rum och Deltagare) är dolda. På motsvarande sätt som i exempel 1 är det inskrivet en helt speciell adress i fältet för URL på den egendefinierade knappen: Hela URL-en är: contacts/users_orgunit_enter.phtml?selected_formuser=641718315&mo=1 Det som är speciellt i denna situation är att man måste ange korrekt ID för den Webform-användare som skall användas. I detta konkreta fall är denna ID-värdet 9

41718315, ett tal som måste bytas ut mot det som gäller för den aktuella Webformanvändaren. Hur hittar man detta värde? Håll muspekaren över Webformanvändaren och skriv upp talet på Statuslinjen: Alternativt kan man överklicka och välja Kopiera genväg: 10

Därefter så klistrar man in genvägen i Anteckningar (Notepad) eller liknande för att därefter kunna kopiera ID numret: Policygruppen Alle elever Elging vgs har rättigheten Se kontakter på denna Webform-gruppen: 11

På samma sätt som i exempel 1 måste Webformanvändaren ha rättigheten Skapa kontakter på noden som innehåller grupperna: Lägg märke till en finess här: De fyra grupperna under denna nod kommer att vara tillgängliga för att ansöka av eleverna själva. Men om en eller flera av dessa grupper flyttas t.ex. ner till noden Tidligere påmeldinger kommer alternativen att försvinna från rummet. Det innebär helt enkelt att man kan använda sig av drag-och-släpp för att styra vilka alternativ som skall vara tillgängliga. Själva Webformanvändaren ser ut som följande i fältet Infofronter på kontaktkortet: 12

För (1) och (4) gäller som i exempel 1, men för (2) och (3) gör vi lite annorlunda: För att få fet text, annan färg o.s.v. kan man skriva html-koden direkt in i fältet (2). För de som inte kan html-kod kan man ändå fixa detta med hjälp av Redigeraren, antingen direkt eller via ett Meddelande, i Fronter. Skriv texten såsom du vill ha den: Välj Källa: Detta meddelande skall inte sparas, man använder det bara som ett sätt att få tag på koden. Markera allt och kopiera därefter (ctrl + A och därefter ctrl + C) för att sedan 13

klistra in detta i fältet (2) (ctrl + V). Då kommer texten att få den formatering som man hade i Redigeraren. Punkten märkt (3) ovan Genom att avmarkera såsom anvisat sliper man att själva noden med den något krångliga titeln visas för eleverna. Grupperna som innehåller de elever som har anmält sig via detta självbetjäningssystem kan självklart bjudas in i rum för olika ändamål. 14

Exempel 3 Föräldraranmälan via extern länk Man kan också använda Webform till kursanmälan, deltagarna på föräldrarmöte osv via en extern länk. Detta innebär att man inte behöver användarnamn eller lösenord, länken kan publiceras via skolans hemsida. Det har skapats en egen grupp med Webformanvändare: Dessutom har man angett grupper för de relevanta klasserna: Man skapar en Webformanvändare som tidigare men denna gång måste man ange ett användarnamn samt markera för Vanlig användare: 15

Anledningen till att man nu måste skapa en Webformanvändare som en vanlig användare med inloggningsmöjligheter är att den externa länken som vi skall distribuera fungerar utifrån och ger tillgång in i Fronter. Alltså krävs det en licens för Webformanvändaren. Den övre delen av fältet Infofronter kan se ut som följande: Här har vi använt tekniken nämnt i exempel 2 med kopiering av html-kod för att få färger, teckensnitt etc. Dessutom är det lagt till information i flera fält. I nedre delen finns en avslutningstext som kommer att visas när någon har använt anmälningsförfarandet: 16

Nederst hittar man en funktion för att få en förhandsvisning över hur det ser ut för användarna (använd valet Testa webbformuläret (webform) här): Här visas formuläret och notera URL-en: 17

Alla texter är dock på engelska, vilket man kan ändra på: I fältet som visar URL-en hakar man på &LANG=se så visas all text på svenska: De som anmäler sig (Spara) får därmed meddelandet: 18

För att göra anmälningsformuläret tillgängligt måste man distribuera den modifierade URL-en, en länk som i detta exempel ser ut som: https://fronter.com/classfronter/contacts/users.phtml?formuser=webform%20foreldre &LANG=se Länken kan läggas in på skolans hemsida på vanligt sätt, här visas ett exempel: Några avslutande kommentarer: I anmälningsformuläret har vi fält för namn, adress osv. Vilka fält som skall visas i formuläret bestäms av inställningarna för kontaktkortet: 19

Kolumnen markerad Formuser måste anpassas så att fält som inte är relevanta blir dolda för dem som anmäler sig. De som anmäler sig får inte tillgång till Fronter, de blir liggande som inaktiva användare och det finns inget som hindrar att en och samma person anmäler sig flera gånger. 20

Exempel 4 Byt roll mellan lärare och administratör I detta exempel visas hur en person som både har rollen som administratör och lärare snabbt kan byta mellan dessa roller. Utgångspunkten är att det vid en skola finns en grupp för skolans administratörer: Denna grupp har ingen annan rättighet än Se kontakter på sig själv. Vi har alltså tagit bort administratörsrättigheterna från skolnoden (vanligtvis har en sådan grupp administratörsrättigheter på denna nod). Dessutom har vi följande struktur: 21

Låt oss titta närmare på detaljerna här: Gruppen Fleksiadmin EVS: Detta är gruppen där Flexiadministratörerna registrerar/avregistrerar sitt medlemskap: Noden Fleksiadmin grupper: Detta är endast en nod för att samla de grupper som skall omfattas av Flexiadmin. Gruppen Webform Fleksiadmin EVS: I denna grupp är själva Webform-användaren deltagare i: Man sätter rättigheten Skapa kontakter på Webform-användaren så att man får registrerat användaren in i gruppen för administratörer: 22

En annan viktig rättighet är detta: Detta innebär att endast deltagare i Fronter admin EVS som får tillgång till Flexiadmin. Flexiadmin blir tillgänglig som en egen knapp i det personliga verktygspaketet. Om exempelvis eleverna skulle få tillgång till denna, kommer de ändå inte få tillgång till adminmodulen då de inte har tillgång till Webform-användaren. Och slutligen: Det är Flexiadmin-gruppen som skall ha administratörsrättigheter på skolnoden: 23

Detta innebär att den vanliga administratörsgruppen inte har någon annan roll än att reglera vilka som skall ha tillgång till Flexiadmin. När det gäller själva Flexiadmin-användaren är det bara fälten under Infofronter som är viktiga: Med dessa tre markeringar gjorda ser det ut som: 24

I detta fall kan Hege Bekkelund, som är deltagare i admingruppen på skolan och dessutom har en vanlig lärarroll, registrera och avregistrera sig i Flexiadmingruppen. Genom att avregistrera så försvinner Adminknappen: Då återstår bara inställningarna på det personliga verktygspaketet, såsom det är nämnt i Exempel 1: Detta är koden för den egendefinierade knappen: contacts/users_orgunit_enter.phtml?mo=1 25

Exempel 5 Områdesadministratör väljer skola (Flexiadmin) Det sista exemplet i visar hur en person som hjälper flera skolor i en region med administrationen av Fronter kan välja en eller flera av dessa. Detta gör att administratörsverktyget blir mer översiktligt än om hela strukturen visas på en gång. Troms fylke är organiserat i 4 regioner med sina tillhörande skolor. De som skall administrera Fronter i dessa 4 regioner är organiserade i följande grupper: Såsom visas, ligger dessa grupper under Fellesområdet för fylket. Medlemskap i dessa grupper är fast i den mening att här finns de 4 (det kan ju vara fler) som har ansvaret för varsin region. Dessa regionsadministratörer skall kunna registrera/avregistrera sig i administratörsgrupperna för de skolor som de har ansvaret för, allt efter behov. Det är därför vi ofta kallar detta för Flexiadmin. Låt oss titta närmare på en av dessa regioner, Sør-Troms. Här finns det 4 gymnasier som skall administreras: 26

Man önskar alltså att regionsadministratören för Sør-Troms skall kunna välja en eller flera av dessa fyra skolor, därav namngivningen ovan. Var och en av dessa Flexigrupper har fått alla rättigheter på respektive skolnod, på samma linje som skolans egen administratörsgrupp: För att detta skall fungera gäller följande: Det måste skapas en Webform-användare som har rättigheten Skapa kontakter på Flexigruppen för denna region. Gruppen med den regionala administratören skall ha rättigheten Se kontakter på Webform-användaren. Administratörerna skall ha tillgång till den egendefinierade knappen i det personliga verktygspaketet som pekar på Webform-användaren. 27

Här ser vi hur alla Flexi-administratörerna är organiserade (1), själva Webformanvändaren för en region (2) samt rättigheten som gör att den som är regionadministratör får tillgång till de relevanta grupperna, alltså ser Webformanvändaren (3). Notera vad som är skrivit namnet på Webform-användaren, detta visas i mallen (se längre ner): I Infofronter-fältet ser det ut som följande: Markera nederst för automatisk registrering i grupp: 28

Se till att regionsadministratörerna får den egendefinierade knappen (se Exempel 1) i sitt personliga verktygspaket: Här är knappen kallad Flexiadmin och som synes visas förnamnet till Webformanvändaren som rubrik. Regionsadministratören kan nu välja en eller flera skolor för att få full administratörstillgång. 29

Infofronter Med Infofronter kan man publicera information från Fronter ut på en öppen webbplats, t.ex. skolans hemsida. Det grundläggande sättet att jobba med Infofronter kan beskrivas på följande sätt: Det skapas en eller flera virtuella användare som ges medlemskap i ett eller flera rum. Idagsidan till var och en av dessa användare anpassas efter vilket syfte de har. Vardera Idagsida innehåller sin egen kod via Infofronteranvändaren. Det är dessa Idagsidor som visas på hemsidan genom att nämnd kod används. I rummet där Infofronteranvändaren är deltagare i kan Nyheter, Meddelanden samt Kalender användas för att publicera information. Förändringar utav informationen från dessa rum blir automatiskt uppdaterade på hemsidan. Här visas ett exempel på ett rum som skall användas till information på en skolas hemsida: Verktygen Nyheter, Meddelande samt Kalender som används och det är webbredaktören (eller någon annan) som ser till att informationen är uppdaterad. Det är alltså informationen från dessa vi önskar att publicera på den öppna webbplatsen. Det är skapat en virtuell användare, en så kallad Infofronteranvändare, som är inbjuden i detta rum med läsrättigheter. Denna användare är skapad som en normal användare med användarnamn och lösenord. Användaren är normalt deltagare i gruppen Infofronteranvändare under 03 Fronterresurser. Det är viktigt att logga in på denna användare och anpassa Idagsidan såsom man önskar att informationen skall visas på hemsidan: 30

Här har Kalender och Meddelanden placerats till vänster, medan Nyheter ligger till höger. När denna anpassning är gjord kan man se hur detta kommer att visas på hemsidan genom att välja Infofronter på kontaktkortet för Infofronteranvändaren: Markera Tillåt publicering under Webbpublicering. Man kan få en förhandsgranskning genom att klicka på Se ett exempel här. 31

Först visas en kod och därefter resultatet hur det kommer att se ut på hemsidan. Den som är ansvarig för hemsidan måste göra några anpassningar: Där informationen skall publiceras skall ovanstående kod infogas. Koden för höjd och bredd anpassas efter vad som passar på hemsidan. I detta enkla exempel var det endast en Infofronteranvändare för all information. Det är självklart möjligt att ha flera sådana användare som ser till all olika slags information kan publiceras på hemsidan. Glöm inte att det är informationen på själva Idagsidan för respektive Infofronteranvändare som blir tillgänglig på hemsidan. Versjonskontroll Versjon Dato Beskrivelse Ansvarlig 81.1 21.04.08 Tema: Webform Steinar Hov 82.1 18.08.08 Ingen endringer Steinar Hov QA Revisjon Dato Godkjent av Kommentarer 22.04.08 Georg Ranhoff Gjennomgått og korrigert 18.08.08 Ingun Vaglid Godkjent 32