Vodok 2.0 Manual till chefer enligt kompetensmodellen September 2018 Skapat av: Maria Bende Rydell Katarina Holmqvist och Eva Lindstedt Senast uppdaterad: 2018-09-04 0
Innehåll Fokus och avgränsningar... 3 Att lägga upp och hantera behörigheter:... 3 Riktlinjer stödmaterial mm... 3 Behörighet... 4 Inloggning till Sociala system och Vodok... 4 Inloggning... 4 Inloggningsfönstret... 4 Inloggning Vodok... 5 Paraplysystemet... 5 Mitt konto:..5 Dokumentation:... 5 Paraplyapplikationer... 5 Inloggning till Vodok... 5 Olika roller... 5 Översikt över funktioner för chefsroller i Vodok... 6 Grundinställningar... 6 Ta bort bevakningsrutan... 6 Inställning av språkfil: välj HSL Språkfil... 7 Mina sidor... 7 Centralens olika delar... 7 Journal... 8 Sök patientjournal... 8 Verktyg och ikoner... 9 Orientering på skärmen... 10 Orientering i rubrikträdet... 11 Läsa i journalen... 11 Läsa via Centralen... 11 Läsa via rubrikträd... 11 Läsa via Helskärm... 12 Läsa via fliken Utförda HSL åtgärder... 12 Läsa ordinationer/åtgärder via rubrikträdet:... 12 Kolumnläget... 12 Läsa via fliken Plan... 13 Läsa planerade och utförda ordinationer/åtgärder... 14 Avslutade texter.... 15 Historik-följa ändringar i text... 15 Felmarkerade texter... 15 Palliativ vård i livets slutskede... 16 1
Utskrifter... 16 Utskrift via helskärm... 16 Direktutskrift enstaka text... 17 Utskrift via Skriv ut (Mallar)... 18 Avvikelser... 18 Att söka och bläddra mellan Avvikelser... 19 Söka avvikelser för vald enhet... 19 Att bläddra mellan avvikelser i sökresultatet... 21 Läsa en avvikelse... 22 Fliken Avvikelse... 22 Fliken Dokumentation... 22 Dokumentera i avvikelse... 23 Att skriva en ny text:... 23 Genväg till patientjournalen... 24 Registrera Beslut i utredningen samt Slutlig bedömning... 24 Skriva ut avvikelse... 24 Söka fram avvikelse för en patient... 25 Avsluta avvikelse... 26 Ta bort felaktigt registrerad avvikelse... 26 Sökfunktioner... 26 Ny dokumentation på mina patienter... 26 Inställning under Termurval... 28 Att söka på enskilda sökord... 28 Söka fram anteckningar dokumenterade av en viss person... 30 Söka fram anteckningar dokumenterade av viss yrkeskategori... 31 Sök journal... 31 Söka antal nya inflyttade eller avslutade journaler... 32 Sök Bedömning... 33 Sammanställningar... 34 Sammanställningar bedömningar... 34 Att Göra-listan i Vodok... 36 Personalmodulen i Vodok... 37 Sök fram personal... 37 Lägga upp ny personal... 38 Koppla till rätt enhet i organisationsträdet (rubrik)... 39 Koppla bort personal från enheten... 39 Ta bort personal från personalmodulen... 40 Loggkontroll... 41 Spärr.... 42 Bilaga 1... 43 2
Fokus och avgränsningar Fokus i denna manual ligger på funktioner i Vodok-programmet knutna till Hälso- och sjukvårdsdokumentationen: patientens journal samt avvikelser och loggkontroll med avseende på Hälso- och sjukvård. Förutom det behandlas Personalmodulen i Vodok. Omsorgspersonal som kan ta emot en delegering av hälso- och sjukvårdsuppgift ska läggas in i Personalmodulen för att delegering ska kunna skapas. Patientuppgifter i manualen är fiktiva. I bilder där personalens namn normalt visas har dessa dolts utom i de fall som personerna har lämnat sitt samtycke. För övriga funktioner och stödmaterial lämnas hänvisningar. Att lägga upp och hantera behörigheter: Blanketter samt den tydliga manualen ParaInn behörighetsadministration nov 2017 ligger under Dokumentation i inloggningsbilden. Här återfinns en mängd andra manualer och lathundar för olika funktioner i den sociala dokumentationen. Riktlinjer stödmaterial mm Sidan http://foretag.stockholm.se/hsl är tillgänglig för alla och innehåller bland annat MAS/MAR:s riktlinjer avtal om samverkan med landstinget och stöd vid dokumentation såsom Lathund till avvikelsemodulen och Manual till minimumnivån i Vodok dokumentet Stockholms stads Rubrikträd med nationellt fackspråk och ICF. Ytterligare regler och stöd från MAS och MAR finns tillgängliga för respektive stadsdel. Entreprenörer och privata utförare har egna stödsystem. 3
Behörighet Behörighet behövs för att logga in i datorn. Inloggningsuppgifterna är personliga. Dessutom krävs inloggningsuppgifter till Paraplyet/Vodok. Personliga inloggningsuppgifter beställs av chef. Den här manualen gäller endast för Vodokfunktioner. Inloggning till Sociala system och Vodok Inloggning Länken till inloggningssidan: https://centralasystem.stockholm.se/citrix/prodweb/ För privata entreprenörer används en annan länk hör efter på din enhet. Här loggar du in med personliga inloggningsuppgifter. Exemplet är stadens inloggning. Klicka sedan på paraplyet. Inloggningsfönstret Support och felanmälan Support kan fås via dokumentationshandledare eller processledare i stadsdelen. Information om applikationssupport och felanmälan via Servicedesk (Tieto) finns i inloggningsfönstret. E-post till supporten: arende@servicecentrum.stockholm.se 4
Inloggning Vodok Vid första inloggningen fås en instruktion om att byta lösenord. Lösenordsregler finns till höger. Paraplysystemet Mitt konto: Mitt konto-lösenordsbyte. Dokumentation: Dokumentation - länkar till Vodok lathundar och manualer. Paraplyapplikationer Klicka på ordet Vodok. Inloggning till Vodok Olika roller Rollen Vodok Verksamhetschef rekommenderas till den som har hälso- och sjukvårdsansvaret enligt kap 4. 2 Hälso- och sjukvårdslagen. Om du har flera roller i systemet: Välj roll. Klicka på OK. 5
Översikt över funktioner för chefsroller i Vodok Grundinställningar Ta bort bevakningsrutan Denna ruta öppnas automatiskt vid inloggning i Vodok. Rekommenderad inställning är att ta bort denna automatiska uppstart av bevakningsfunktionen för snabbare inloggning. Bevakningsfunktionen nås därefter via Mina Sidor. Klicka på inställningar symbolen handen som pekar. Klicka ur rutan Automatisk uppstart. Klicka OK. 6
Inställning av språkfil: välj HSL Språkfil Obligatorisk inställning för alla användare. Mina sidor Vid inloggning i Vodok öppnas automatiskt Mina sidor. Till vänster i Centralen återfinns Avvikelser Sammanställningar Personal Sammanställning - eget fönster. Till höger i bilden återfinns Bevakningar mm. Centralens olika delar De olika delarna/ navigeringsknapparna i Centralen är: Journal Arkiverade utskrifter Mina sidor Internetlänkar 7
Journal För att läsa texter i journalen krävs rollen Vodok Verksamhetschef HSL. Sök patientjournal För att komma till journalen klickar du på navigeringsknappen Journal. Skriv in patientens personnummer i rutan och klicka på kikaren. Denna bild visas om det finns en journal. Dubbelklicka på Hälso- och sjukvårdsjournal. 8
Patienter som erhåller kommunal hälso- och sjukvård men inte bor i gruppeller servicebostad har en journaltyp som heter HSL/LSS Daglig verksamhet. Patienter som vårdats innan 26 januari 2015 har två journaler en stängd HSL-journal och en pågående Hälso-och sjukvårdsjournal. Information kan finnas att läsa även i den stängda. Verktyg och ikoner Ny textdel Skriv ut/utskriftsverktyg Direktutskrift Hjälpfrastext hammaren Sök Senast använda personer Registrera utförd åtgärd Spara Visa rubrikens texter/ dokumentation i läsfönstret Öppna trädet Låst text 9
Orientering på skärmen Hälso- och sjukvårdsjournalen består av fem delar/flikar: Dokumentation här finns journaltexterna (Rubrikträdet) Plan här visas aktuella vårdinsatser i form av Hälsoplaner samt Ej kopplade ordinationer/åtgärder. Utförda HSL åtgärder här finns information om alla utförda ordinationer/åtgärder. Tidsintervall kan regleras. Journalmapp här finns information om när journalen skapats och vilken organisation journalen ligger i. Här öppnas flyttas eller avslutas journalen. Bedömningsinstrument här finns de olika bedömningsinstrumenten. Infoga dokument Används ej. Dokumentationsbilden består av: Läsfönster Rubrikträdet Centralen Skrivfönster Rutornas storlek kan ändras. Dra i linjerna mellan rutorna genom att peka på en linje så att muspekarsymbolen ändras till två pilar. 10
Orientering i rubrikträdet Rubrikträdets olika delar/sökord se bilaga 1 Läsa i journalen Läsa via Centralen Kontakt och närståendeuppgifter I mappen Kontakt- och närståendeuppgifter finns närståendes kontaktuppgifter under fliken Kontaktuppgifter. Här återfinns också uppgifter om planeringsansvarig HSL-personal. Uppmärksamhetssignaler Texter under Varning Smitta eller Observandum syns i Centralen. Aktuella texter är röda. Läsa via rubrikträd För att läsa alla texter som är dokumenterade under ett sökord eller rubrik markera och klicka på pilen En fördel med funktionen är att den visar namnet i klartext på den som dokumenterat. Tips! För att se var i trädet det finns texter använd funktionen Öppna trädet. Inställningen försvinner vid byte av journal. 11
Läsa via Helskärm Här visas texterna i tidsföljd. En tidsperiod av en vecka är förvalt och kan ändras. Texterna kan sorteras i stigande eller fallande ordning. Klicka på Rubrikträd för att komma tillbaka. Läsa via fliken Utförda HSL åtgärder Visar vilka ordinationer/åtgärder man agerat på utförda samt ej utförda ordinationer/åtgärder kommentarer tidpunkter mm. Tidsintervall kan väljas. Läsa ordinationer/åtgärder via rubrikträdet: Kolumnläget Ger en överblick över Ordinationer/åtgärder och deras respektive utförda åtgärder. Samtliga ordinationer/åtgärder samt utförda åtgärder som har en kommentar syns. 12
Markera vald planerad ordination/åtgärd och klicka på Kolumnläge. För att komma tillbaka till rubrikträdet klicka på fliken Rubrikträd. Läsa via fliken Plan En Hälsoplan består av: Hälsoplan diagnos/problem/resursdiagnos Avsett hälsotillstånd mål Ordinationer/åtgärder de som är planerade att utföras Utförda ordinationer/åtgärder Sammanfattning sammanfattning av utförda ordinationer/åtgärder och en uppföljning av ordinationen Utvärdering uppnått hälsotillstånd dvs uppföljning av hälsoplanen i sin helhet om målet uppnåtts. Läsa Hälsoplan Markera vald hälsoplan. Bocka för Utförda åtgärder Uppnått hälsotillstånd och eventuellt Sammanfattning. Klicka på Visa. Till höger visas resultatet för valt tidsintervall. För att se åtgärder som kan ha tillhört planen men avslutats utöka det valda tidsintervallet. I exemplet finns fler texter än vad som syns i bilden. 13
Läsa planerade och utförda ordinationer/åtgärder Klicka på fliken Plan. Åtgärderna kan finnas i en Hälsoplan eller som Ej kopplade åtgärder. Öppna med hjälp av plus-tecknen för att se vad som finns. Markera aktuell ordination/åtgärd. Bocka för Utförda åtgärder. Klicka på knappen Visa. Åtgärdsfliken kan användas för samma funktion. Skriv ut Hälsoplan Det går att skriva ut en hälsoplan via vita skrivaren i verktygsfältet. Markera vald Hälsoplan och klicka OK. Välj utskrift med Stockholms stads logga (S:t Erik) eller utan. Välj Skriv ut eller Granska. I Granska-bilden finns en ikon för utskrift. 14
Avslutade texter. Inaktuella texter ska avslutas. Avslutade texter finns kvar i journalen och kan läsas. Historik-följa ändringar i text Alla ändringar i dokumenterade texter kan ses. Markera text högerklicka och välj historik. Felmarkerade texter Felaktiga dokumenterade texter ska felmarkeras. De finns kvar men är överstrukna som i bilden. Felmarkerade texter kommer inte med på utskrift om inte ett aktivt val görs i utskriftsrutan. 15
Palliativ vård i livets slutskede Efter att läkaren beslutat om brytpunkt ska all dokumentation ske under vårdplanen Palliativ vård i livets slutskede. Denna övergång anges under Observandum i Centralen. Vårdplanen Palliativ vård i livets slutskede läses och hanteras som andra vårdplaner via fliken Plan Utskrifter Det finns tre sätt att skriva ut journalen/delar av journalen. För att kunna skriva ut krävs rollen Vodok verksamhetschef HSL. Utskrift via helskärm Välj Helskärm och justera datum vid behov. Klicka på vita skrivaren Skriv ut. 16
Välj vad som ska skrivas ut. Klicka på OK. Välj utskrift med eller utan Stockholms Stads logga. Välj Skriv ut eller Granska utskriften först. Väljs Granska så finns en ikon för utskrift. Direktutskrift enstaka text Markera aktuell text i trädet. Klicka på Direktutskrift 17
Utskrift via Skriv ut (Mallar) Klicka på Skriv ut Klicka på Mallar. Välj utskriftsmall. För att hitta rätt mall: se Bilaga 1 Rubrikträdet. Möjlighet att justera urvalet: o Skriva ut texter för valt tidsintervall o Skriva ut enbart aktuella texter för dagens datum Klicka på Sök. Välj kontaktuppgifter och/eller bedömning vid utskrift. Klicka på OK. Välj sedan att titta på utskriften (Klicka på Granska) eller att skriva ut direkt (klicka Skriv ut). Avvikelser För att ta del av innehållet i avvikelser krävs rollen Vodok enhetschef eller Vodok Verksamhetschef HSL. I avvikelsemodulen i Vodok registreras händelser som påverkat eller medfört en risk för en individ/patient. Chef ansvarar för att en bedömning görs om huruvida patienten drabbats av en vårdskada eller risk för vårdskada. Avvikelsemodulen syftar till att underlätta arbetet med att förbättra och utveckla verksamheten genom analys utredning och åtgärder efter avvikande händelser. Detta ska utgöra en del av enhetens systematiska kvalitetsarbete. För ytterligare stöd kring hantering av avvikelser hänvisas till dokumentet Lathund rubrikträd till avvikelsemodulen 1.0 som återfinns under fliken Dokumentation i inloggningsbilden samt under länken http://foretag.stockholm.se/hsl 18
Detta avsnitt innehåller: söka fram avvikelser för en enhet och bläddra mellan dem läsa avvikelse rekommenderade inställningar dokumentera i avvikelse genväg till patientjournalen registrera beslut i avvikelse skriva ut avvikelse ta fram avvikelse för en patient avsluta avvikelse ta bort felaktigt registrerad avvikelse. Att söka och bläddra mellan Avvikelser Söka avvikelser för vald enhet Avvikelser nås från Mina Sidor. Dubbelklicka på Avvikelser. Inne i Avvikelsemodulen: Klicka på ikonen kikaren. Välj eventuellt typ av avvikelse för att se alla avvikelser välj <ingen>. Välj tidsperiod organisation/enhet och kryssa i lilla bocken Alla enheter för vald organisation. Klicka sedan på sök. 19
Sökresultatet visas: Hantering av sökresultat Olika flikar i sök nere till vänster Sökurval Antal avvikelser finns nu angivet i första fliken Sökurval. Termurval Välj vad som ska visas i sökresultatet. Rekommenderade grundinställningar i Sök-Termurval för Avvikelsemodulen: Valda termer syns i högra rutan. Välj till combo 03 07 09 enligt bilden. Urvalet i övrigt kan kompletteras efter eget val flytta dem med hjälp av pilarna. Combo 03 visar Initial bedömning och ger hjälp att prioritera. Combo 07-09 visar vilka avvikelser som är ifyllda avseende utredning och beslut. 20
Resultat: Återgå till sökresultat genom att klicka på fliken Resultat. Sökresultat. Den översta raden är markerad/blå. Sökresultatet kan sorteras genom att klicka på rubrikerna exempelvis klicka på Personnummer Organisation eller Combo 07. Att bläddra mellan avvikelser i sökresultatet Välj i bildens nederkant mellan sökbilden och Procapita C avvikelsemodulen. Klicka på Procapita C avvikelsemodulen. Beroende på programvara kan bilderna se ut på annat sätt. Alternativt kan man också välja att minimera sökresultatet. Men inte stänga det! Avvikelsemodulen öppnas. Det finns ett sökresultat i bakgrunden och då är bandspelarknapparna röda och aktiva. Genom att klicka på den i mitten visas den markerade/blå avvikelsen från sökresultatet. Genom att klicka på pilen framåt visas nästa avvikelse i sökresultatet. Endast från fliken Avvikelse är det möjligt att bläddra på detta sätt. 21
Läsa en avvikelse Avvikelsen består av flikarna Avvikelse och Dokumentation. (Flikarna Ytterligare uppgifter och Text används ej.) Alla chefer kan ta del av information i de båda flikarna. Fliken Avvikelse I fliken Avvikelse ses vilken avvikelse som registrerats initial bedömning samt enhetens mottagande MAS/MAR (röda markeringar). Comboboxarna Beslut utredning och Slutlig bedömning används av chef eller utsedd ansvarig efter utförd utredning (blå markering). Fliken Dokumentation I fliken Dokumentation finns information gällande den aktuella händelsen. Frastexter och hjälpfrastexter finns till stöd. Händelsen ska utredas analyseras av legitimerad personal och vid behov kompletteras för att undvika att händelsen upprepas. Rekommenderad inställning Vid genomgång av avvikelser är det en stor fördel att ha inställningen Visa alla texter. Alla texter under fliken dokumentation visas i läsfönstret som på bilden. Klicka på Funktion i verktygsfältet. Välj Visa alla texter. 22
Dokumentera i avvikelse Här dokumenteras uppgifter och utredning rörande händelsen. Att skriva en ny text: Markera önskad rubrik i exemplet Planerade åtgärder. Dubbelklicka på rubriken så att det blir vitt i skrivrutan. Frastexter återfinns i rullisten ovanför Typ av sökord. Klicka på pilen välj frastext och klicka en gång så visas texten i skrivrutan. Därefter kan den kompletteras. Spara och signera. c Skrivruta med nerklickad frastext. Tips: hjälp i form av information om vad som kan skrivas under de olika rubrikerna finns under ikonen hammaren: 23
Genväg till patientjournalen Nås från fliken Avvikelse För mer information kopplat till händelsen använd genväg till patientens journal som finns under ikonen gula skrivmaskinen. Via den öppnas en del av patientens journal i ett eget fönster. För att kunna använda funktionen krävs rollen Vodok Verksamhetschef HSL. Registrera Beslut i utredningen samt Slutlig bedömning När utredningen är klar registrerar chef eller utsedd ansvarig person resultatet av utredningen i avsedda comboboxar i fliken Avvikelse. Skriva ut avvikelse I fliken Avvikelse klicka på vita skrivaren för utskrift. Klicka på CDS i rutan som öppnas. Det vanligaste är att hela avvikelsen skrivs ut. 24
Klicka på Granska och därefter på ikonen för utskrift. Söka fram avvikelse för en patient Skriv in personnumret i markerad ruta. Klicka på Sök till höger om personnumret. Samtliga registrerade avvikelser gällande patienten visas i comboboxen Avvikelse. För att läsa en avvikelse öppna med hjälp av pilen och markera en avvikelse. Avvikelsen öppnas. För hantering i avvikelsemodulen se tidigare texter från kapitlet Fliken avvikelse och framåt. 25
Avsluta avvikelse Efter att beslut tagits av ansvarig för utredningen avslutas avvikelsen av MAS eller MAR. Ta bort felaktigt registrerad avvikelse Kan endast utföras av MAS eller MAR. Sökfunktioner Sökfunktioner som innebär sökning av uppgifter från journal kräver rollen Vodok verksamhetschef HSL. Sökfunktioner i Vodok innebär möjlighet att söka fram information på många olika sätt. En förutsättning för att finna önskad information är att allt har dokumenterats under rätt rubrik. Exempel på sökningar: antal utförda bedömningar per tidsperiod per avdelning per ansvarig HSL-personal antal utförda bedömningar som tyder på en risk antal hälsoplaner* följa upp enskild personal* följa upp viss yrkeskategori* följa upp teamarbete* uppgifter ur journal under viss tidsperiod i samband med utredning* kartlägga omsättningen genom att söka på antal nya eller avslutade journaler delegeringar. Alla dessa möjligheter att söka fungerar också för den legitimerade personalen. *Kräver rollen Vodok Verksamhetschef Ny dokumentation på mina patienter Detta är en genväg till att söka ny dokumentation. Rekommenderas att all HSL-personal söker på detta sätt i början av varje arbetspass. Kan också användas av Vodok Verksamhetschef för att söka det som markerats med * ovan. För att söka: dubbelklicka på Ny dokumentation på mina patienter. 26
Här kan texter sökas för en viss period på vald enhet. OBS! Journal och Hälso- och sjukvårdsjournal måste vara angivna (kontrollera första gången). Fyll i händelsedatum. Välj Organisation. Välj Alla enheter för vald organisation. Klicka därefter på Sök (kikaren). Så här kan ett sökresultat se ut. Den näst översta raden är markerad och dess text kan läsas i den lilla rutan. Bläddra ner med pilarna så byts texten i rutan allt eftersom. Klicka inte bort rutan. För att göra en ny sökning klicka på fliken Sökurval. 27
Inställning under Termurval Sökresultatet kan och ska sorteras under fliken Termurval nere till vänster. T ex Omv/Rehabansvarig (alltid HSL) som står till höger bland valda termer ska väljas bort flyttas över till vänster med hjälp av pilarna i mitten. Org-enhet som visar var patienten hör hemma är bra att använda bland valda termer. Önskas en annan ordning på valda termer kan de markeras och flyttas upp eller ner med hjälp av pilarna till höger. Det val som görs ligger kvar tills det ändras. Även det som söks på detta sätt redovisas vid loggkontroll. Att söka på enskilda sökord För att förfina urvalet använd Visa rubriker. Välj och sök OBS! Markering måste sättas i rutan framför en text som är skrivbar. Kommunikation fungerar men inte AKTIVITET/DELAKT IGHET. 28
Exempel: Sökning avseende anteckningar som finns under sökordet Fall under AKTIVITET/DELAKTIGHET Förflyttningar. Välj tidsperiod. Välj rätt enhet under Organisation. Klicka i Alla enheter för vald organisation. Sätt en bock i rutan framför rubriken Fall. Klicka på kikaren. Sökresultatet visas och respektive text kan läsas i den lilla rutan. När markeringen flyttas kommer texten i rutan att bytas. 29
Söka fram anteckningar dokumenterade av en viss person Gå till Sök-kikaren välj VoO Sök Dokumentation. Välj tidsperiod. Välj Organisation klicka i lilla bocken Alla enheter för vald organisation. Fyll i personens användarnamn längst ner vid Signatur. Användarnamnet har modellen sd (nr) användarkod t ex i exemplet sd08kah. (För att hitta användarnamn till viss person gå via ParaInn administration.) Klicka på Kikaren-sök. Sökresultatet visar nu bara det som antecknats av den valda personen. 30
Söka fram anteckningar dokumenterade av viss yrkeskategori Utförs på samma sätt som ovan men välj att bocka för den valda yrkeskategorin i stället i exemplet Vodok Leg Arbetsterapeut. OBS! Inställningar som görs på detta sätt begränsar sökurvalet! I Vodok gäller principen att välja så lite som möjligt för att få se så mycket som möjligt i sökresultatet. Inga bockar för Dokumenterat av gör att allting visas. Kom ihåg att ta bort markeringarna efteråt! Sök journal Används för att kontrollera att man avslutat de journaler som ska avslutas till exempel. Klicka på sök. 31
Välj journal. Välj tidsperiod. Om sökningen avser tom dagens datum välj endast from datum. Sökresultatet kan sorteras genom att klicka i listen på Personnr Namn eller Orgenhet eller något av datumvärdena. Söka antal nya inflyttade eller avslutade journaler Välj tidsperiod. Välj Påbörjade eller Avslutade. Välj rätt enhet. Klicka på sök. 32
Sök Bedömning Finns tillgängligt även under Sök kikaren. Välj VoO Bedömning i rullisten. I VoO Bedömning Välj instrument i rullisten Välj tidsperiod. Vid sökning fram till dagens datum behövs bara startdatum. I sök Bedömningar kan enhet inte väljas i organisationsträdet. I sökresultatet måste eventuella fynd tas bort från Testmalmen. De heter alla något på Test 33
Sökresultatet kommer på det man har behörighet till. Antalet kan ses på fliken Sökurval. I det här fallet 48 på vald stadsdel + Testmalmen. Sökresultatet kan sorteras genom att klicka på listen för exempelvis namn personnummer total förmåga eller utförare dvs den som gjort bedömningen. Organisation (enhet) kan inte väljas i denna sökfunktion. För de som har behörighet till flera enheter rekommenderas att istället använda funktionen Sammanställningar. Sammanställningar Sammanställningar kan användas av såväl Vodok Verksamhetschef som Vodok Enhetschef. Sökningar kan göras på Avvikelser och Bedömningar. Sammanställningar bedömningar Fördel med sammanställningar jämfört med Sök Bedömningar är att sökningen kan göras på önskad enhet eller del av enhet. Sammanställningar nås från Mina sidor. 34
Dubbelklicka på Sammanställningar eller Sammanställningar i eget fönster. Välj VoO Bedömning. Välj Journal och Hälso- och sjukvårdsjournal vid Bedömning. bilagda till. Utförs första gången. Pågående datum används för att söka på nuläget eller annat datum. Välj också Organisationsenhet. Välj Metod/instrument. Välj Utförd under period. Klicka på Visa en rad per välj Metod/Instrument. Klicka på Sök. 35
Resultatet kan sorteras genom att man klickar på listen med rubrikerna exempelvis F Total ( poängsumman i bedömningsinstrumentet). Angivet antal bedömningar måste minskas med 1 då en rad går bort till TOTALT. Längre bort till höger i resultatet visas namn och personnummer i rutan dessa kommer inte med vid utskrift. Där anges endast kön och födelseår. Vid sökning av annat instrument ta bort bocken på det tidigare valet. Att Göra-listan i Vodok I Vodok finns möjlighet för den legitimerade personalen att använda Att Göra-listan. Ordinationer/åtgärder från patientjournalerna samt andra uppgifter som ska göras kan kopplas till Att Göra.listan. Den som arbetar på en enhet tar fram Att Göra listan den dagen för enheten och utför ordinationer/åtgärder samt uppgifter utifrån listan. Detta medför en tidsvinst för sjuksköterskan som inte behöver öppna varje journal för att dokumentera utförda ordinationer/åtgärder. För att Att Göra-listan ska kunna användas på enheten krävs att alla använder den och att det är beslutat om hur ordinationer och uppgifter ska hanteras och dokumenteras. Att Göra-listan används mest av sjuksköterskor och finns då uppdelad på sjuksköterska dag sjuksköterska kväll och sjuksköterska natt. Om Att Göra-listan är intressant för er enhet kontakta då processledare för er stadsdel samt er MAS. Chefsrollen har inte möjlighet att använda Att Göra-listan. 36
Personalmodulen i Vodok Denna funktion kan hanteras av både Vodok enhetschef och Vodok Verksamhetschef HSL. Omvårdnadspersonal som ska ta emot delegering måste läggas in i personalmodulen i Vodok. Personalen kan finnas i personalmodulen i Vodok sedan tidigare och måste sökas fram. Helt ny personal måste läggas in i personalmodulen i Vodok från början. I båda fallen ska personalen kopplas till rätt organisatorisk enhet i fliken Organisation. Dubbelklicka på Personal och sedan på Personal igen. Sök fram personal I fliken Personal: Sök på personnummer. Om personen inte finns med i systemet kommer denna ruta upp. Klicka OK. Gå vidare till avsnittet kapitlet Lägga upp ny personal 37
Om personen finns i systemet justera eventuellt uppgifterna. Tom datum ska inte fyllas i. Det blockerar möjligheten att delegera på egen enhet och andra enheter i staden. Lägga upp ny personal Klicka på Ny Skriv in personnummer. Skriv in efternamn kommatecken mellanslag och förnamn (Anka Kalle). Välj typ av personal. Fyll i From datum för delegering. Klicka på kompetensknappen och kryssa i aktuella val. Skriv i from datum ovanför kompetensrutan. Tom datum ska inte fyllas i. Det blockerar möjligheten att delegera på andra enheter i staden. 38
Koppla till rätt enhet i organisationsträdet (rubrik) Klicka på fliken Organisation. 6 Anka Kalle 010101-0101 1 2 3 4 1. Välj organisation (i ex ovan Mälarbacken Sh 9B) 2. Klicka på pilen åt höger 3. Datum from fylls i automatiskt 4. Bocka i Koppla till organisatorisk enhet 5. Klicka på pilen åt vänster 6. Klicka på Spara (disketten) 7. Kontrollera att det kopplats genom att se efter att den valda enheten i trädet har en blå markering. 5 7 Koppla bort personal från enheten Sök upp personalen i fliken Personal Klicka på organisationsfliken. 39
2 1 3 4 1. Klicka på aktuell enhet i organisationsträdet där den blå mappen syns. 2. Datumet hoppar nu över till From. 3. Ta bort bocken ur rutan Koppla till organisatorisk enhet. 4. Klicka på tillbaka till vänster pilen. 5. Klicka på spara. Kontrollera att det är bortkopplat genom att se efter att den valda enheten i trädet har en gul markering. Ta bort personal från personalmodulen Kan endast bli aktuellt vid skyddad identitet eller vid dödsfall. Sök fram personal enligt avsnittet ovan Sök fram personal. När personalen visas ta bort hen genom att klicka på krysset. Programmet frågar om personalen ska tas bort svara ja. 40
Loggkontroll Loggkontroll kan användas av rollen Vodok enhetschef och Vodok Verksamhetschef HSL. Klicka på Sök. Välj Gem Loggning. Bocka för alla åtgärder i rutan Åtgärder. Välj period för sökningen. Välj Organisation samt bocka för Alla enheter för vald organisation. Klicka på Sök. OBS! Det går att söka på personnummer och/eller användarid för att få ett så specifikt resultat som möjligt. Resultatet kan sorteras som vid en vanlig sökning genom att klicka på de olika rubrikerna. Välj de vilka termer som ska visas under fliken Termurval. Skriva ut resultatet av sökningen Klicka på Skriv ut. 41
Välj mellan utskrifterna Loggning Loggning med Orgenhet eller Loggning enkel. Använd Granska för att kunna sortera i Loggning enkel. Välj om utskriften ska sorteras på datum eller vårdtagare (pnr). Klicka Ok. Med utskriften Loggning fås alla värden i listan. Med utskriften Loggning enkel fås en rad per aktivitet/användare/patient/dag. Rekommenderas till normal loggkontroll. Spärr Uppgifter i Vodok kan spärras på patientens begäran och utförs av MAS. Om spärrade uppgifter finns visas en dialogruta som informerar om att det finns spärrade uppgifter för denna person när journalen öppnas. 42
Bilaga 1 43