Anteckningar från chefsmötet den 6 maj i Varberg Några förväntningar på dagen Mötas Utbyta goda idéer Vi gillar fikapauserna Chansen att prata om vad vi vill, vad det betyder Västra Götaland och Halland Mötet personer emellan Bredden stora och små kommuner, utbyta erfarenheter mellan dessa Hålla liv i Tuv-utbildningarna med mera Se hur vi kommer vidare Nätverka Känna sig mindre ensam som chef Positivt att kunna bidra i ett uppdrag Samarbeta projektledare över gränserna Projektledare: Få inspel från miljöcheferna till oss PL, så att vi får frågor att jobba med, inte att vi PL ska driva utvecklingen. Presentation av projektledare och summering av TUV Projektledare är för närvarande MS Halland: Teres Heidermark och Anne Udd MVG: Cecilia Lunder, Lasse Lind samt (inte närvarande) Christina Åkerman (livsmedel) Samverkan ger framgång. Nu fortsätter vi utveckla tillsammans Miljösamverkan Halland och Miljösamverkan Västra Götaland. Från summeringen av TUV: Kom ihåg att det finns mycket material på TUV:s webb att använda sig av i det fortsatta arbetet! Sida 1 av 10
Avsiktsförklaringen, detta togs upp Förslag till avsiktsförklaring för samarbetet mellan Miljösamverkan Halland och Miljösamverkan Västra Götaland hade skickats ut innan mötet, och nu diskuterades detta, följande synpunkter framfördes nu: Öppet forum kan låta skrämmande, och är mer en form än ett innehåll. Goda exempel eller Mötesplats istället? Ledarforum, kan också ta upp chefernas förhållande till politiken, hur man hanterar politiker. Viktigt att vi synkar VP mellan länen så att projektledarna verkligen hinner stötta oss chefer i de tre boxarna Ansvarig för varje box rapporterar till styrgrupp Kanske blir effektivare och roligare så här Viktigt att få till den gemensamma planeringen så att vi får tid för det nya Bra. Vi ser fördelar med att jobba ihop Vi måste följa upp löpande: Var är vi och vart är vi på väg? Skillnaderna mellan Halland (få miljökontor där alla deltar i alla projekt) och Västra Götaland (mer av smörgåsbord, d.v.s. många miljökontor som väljer vilka projekt de deltar i) hur ska man få ihop det utan att fastna? Ekonomin har vi lämnat därhän. Vi får helt enkelt se senare om det möjligen blivit obalans och hur vi i så fall ska hantera det Viktigt att det inte blir som förut Inga nya styrgrupper för att inte öka administrationen Det måste bli färre tillsynsprojekt, för att få utrymme för de nya uppgifterna. Förankring viktigt nu när vi delvis omformulerar miljösamverkan Miljösamverkan Halland och Västra Götaland kanske måste ta några steg framåt nu, tidigare har vi legat i framkant när det gällt tillsynsprojekt, nu vill vi också göra det i projekt som gäller verksamhetsutveckling, arbetssätt etc. Tre frågor till deltagarna efter detta med röstning röda/gröna lappar: 1. Kan den här idén fungera? Syftar på det som redovisas i avsiktsförklaringen. Svar: Enbart grönt! 2. Ser ni fram emot ledarforum? Svar: Enbart grönt! 3. Tror ni Öppet forum kommer att vara givande för er personal? Svar: Övervägande grönt, men också något rött. Sida 2 av 10
Ledarforum och Reino Reino Wikmalm (psykolog, organisationskonsult) gjorde en sammanfattning av ledaranalysen som gjordes i TUV-projektet och som hade skickats ut innan mötet. Han betonade att chefernas sakfrågor är ledarfrågorna och ledarutveckling. Några svårigheter och orosmoln: ingen introduktion till jobbet när man börjar ny som chef oro för utbrända medarbetare överadministration (krav på rapporter m.m.) olika chefer kan ha olika förhållningssätt: pragmatisk eller regelryttare brist på tillit till organisationen Frågeställningen till grupperna var hur vi konkret kan komma framåt i någon eller några av de punkter som togs upp i ledaranalysen? Följande kom fram i övningen fishbowl, där personerna representerade sina diskussionsgrupper: Rädsla för att göra fel. Skapa trygghet vad är det och hur gör vi? Vad ser medarbetarna; bilden, förväntningar. (Thomas Hammarlund) Helhetssyn vad innebär det för olika roller och på olika nivåer? Medarbetarna är externa. (Thomas Hammarlund) Mentorskap. Hur tar vi vara på den erfarenhet som finns och ger till nya? (Pier Andersson) Internt förtroeden; högre chefer, politiker. Temadagar ett förslag. (Pier Andersson) Vad äger vi gemensamt? Myndighetsrollen internt i en kommun, det har vi. Skulle vi kunna jobba med chefshandledning? Utbilda oss i chefshandledning i grupp. (Leif Schöndell) Lyfta kvalitetsarbete, tips och trix och annat. Open Space för dessa frågor - kanske ett par timmar på ett chefsmöte. (Leif Schöndell) Svåra personalrelaterade frågor som kan vara svåra att prata med någon om internt. Prata om det i mindre grupper på chefsmöten. (Dan Gunnardo) Även parallellt jobba med mentorskap. (Dan Gunnardo) Sida 3 av 10
Rekrytering av miljöchefer, hur gör vi? Vad väger tyngst? Medarbetarna vill att chefen ska veta bäst. Men vem bestämmer vad som är viktigast? (Fredrik Cederholm) Kontakt med universitet och högskolor för att utveckla. (Eva Berglund) Administration, stöd som underlättar vårt arbete. Lyfta frågan om vi kan utveckla systemet? Rapporteringar, enkäter. (Eva Berglund) Modet att vara chef; förändra, följa upp. Ta de stora dragen, inte fastna i detaljerna. Och våga vara lite lata. (Sonja Lejmark) Underifrånperspektivet, lyft medarbetarna och stoltheten hos dem. (Sonja Lejmark) Hur kan vi själva få lite påfyllning i vårt ledarskap? Erfarenhetsutbyte, inspiration. (Ida Jutfelt) Hur väl känner vi oss själva? Varandra? Skuggning. (Daniel Eek) Ge varandra feedback i mindre grupper. Utveckla oss själva tillsammans på ett strukturerat sätt. (Daniel Eek) Några reflektioner efteråt: Ska vi göra ett vägval: Stödja varandra i rollen eller gemensamt se till att utveckla administrativa frågor? Vår specifika roll som myndighetschefer, det andra kanske man kan prata med andra om. Det hänger ihop: synen på ledarskapet och medarbetarskapet. Måste kanske inte bli så personligt. Att misslyckas som chef kan också bero på strukturen, dvs. att klara att göra något bra i en befintlig struktur. Stödet i den här strukturen kan bidra till trygghet hos oss själva. Vi behöver få in lite mer energi utifrån, frisk luft, inspiration. Olika ambitionsnivåer: Skuggning Mentorskap kräver mer Handledning kräver ännu mer Sammanfattningsvis handlade det om både konkreta saker och mer övergripande frågor. Det finns många olika förslag att gå vidare med. Sida 4 av 10
Värderingarna roll i styrning och ledning Emelie Widarsson (organisationskonsult, PREERA) talade om övertygelser, beteenden och värderingar. Detta är inte meningsfullt att försöka referera i dessa anteckningar. Emelie presenterade också Sverigestudien 2013 (den 5:e i ordingen), med intressanta resultat om vad som värderas som viktigt på olika plan i samhället. Emelie tog också upp vad ett bra förhållande till kund bör kännetecknas av: 1 LYSSNA (för att förstå, inte för att samla underlag för motargument) 2 RESPEKTERA 3 AVVAKTA 4 VÅGA TALA OFÖRSTÄLLT (säg emot om det är det du bör göra nu) vidare till 1 lyssna igen o.s.v. Se även presentation. Emelie tipsade också om www.valuescentre.com/pva/, få en bedömning av dig själv (seriöst, men kanske ska tas med en nypa salt) Personlig utveckling: Vill du? Kan du? Vågar du? Får du? Reflektioner från deltagarna Kundens fokus viktigt. För en myndighet är hur-frågan viktigare än vad-frågan. Viktigt att inse att vi bara kan förändra oss själva. Viktigt med en robust kompetens som grund. Undvik likriktning i arbetslaget för att öka lärandet. Använd TUV:s resultat Sonja Lejmark och Lars Wilke framhöll och tipsade om: Använd TUV:s Samverkan och kommunikation, ett stödjande material, för cheferna Lista på konsulter/utbildare som arbetat med kommunikation och bemötande i TUV. Sprid den till andra förvaltningar i kommunen, så kan de också bli bättre på detta. Studera och ta del av övrigt material från TUV. Ta gärna med frågor från detta som ni vill ska tas upp på nästa chefsmöte. Sida 5 av 10
Ledarforum, samt bemanning av grupper som ska arbeta med uppgifter enligt TUV:s aktivitetsplan Anders Ramberg presenterar vilka som ni ingår i Ledarforum. Man tar gärna emot synpunkter från övriga chefer. Nu redovisades också hur det under dagen gått med bemanning av de olika grupperna (se också bilderna i slutet av dokumentet): På oktobermötet kommer frågan att tas upp igen för grupper som behöver mer bemanning. Arbetsgruppen för Öppet forum startar igång först efter höstens miljöchefsmöte. Första Öppet forum blir i 2015 och därefter vartannat år. Arbetsgruppen för studenter och potentiella medarbetare startar också igång efter höstens miljöchefsmöte. Arbetsgruppen för högskolorna bildades med Thomas Hammarlund som sammankallande. Referensgruppen för kommunikation och bemötande bildades med Sonja Lejmark som sammankallande. Höstens miljöchefsmöte 2-3 oktober Värdar för mötet blir miljöcheferna i Fyrbodal, och Martin Gustafsson hälsade tillsammans med sina Fyrbodalskollegor välkomna till mötet som kommer att hållas på Bohusgården i Uddevalla. /Antecknat av projektledarna den 15 maj 2014 Sida 6 av 10
Sida 7 av 10
Sida 8 av 10
Sida 9 av 10
Sida 10 av 10