ProcIT-P-003 Procebekrivning - Ekonomityrning Ledning- och kvalitetytem Fattälld av Sven Arvidon 2012-06-20
för Procebekrivning Ekonomityrning Procebekrivning ProcIT-P-003 3.2 Innehållförteckning 1 Inledning 4 1.1 Symboler i procebekrivningarna 4 2 Ekonomityrningproceen 5 2.1 Budget delproce 6 2.1.1 Utvärdera föregående år verkamhet 7 2.1.2 Utforma förlag till budget 7 2.1.2.1 Aktiviteter i Utforma förlag till budget 8 2.1.2.2 Anvarfördelning och tidplan i Utforma förlag till budget 10 2.1.3 Genomföra budgetdialog 11 2.1.3.1 Aktiviteter i Genomföra budgetdialog 11 2.1.4 Godkänna budget 13 2.1.4.1 Aktiviteter i Godkänna budget 13 2.1.5 Informera om budgeten i verkamheten 14 2.2 Hantera intäkter och kotnader delproce 15 2.2.1 Upprätta faktureringplan 16 2.2.1.1 Aktiviteter i Upprätta faktureringplan 16 2.2.2 Fakturera 17 2.2.2.1 Tilldelning 18 2.2.2.2 Debitering 18 2.2.2.3 Internfakturering 19 2.2.2.4 Externfakturering 20 2.2.2.5 Uppföljning av fakturering 21 2.2.3 Följa upp faktureringplan 21 2.2.3.1 Aktiviteter i Följa upp faktureringplan 21 2.2.4 Fakturahantera 22 2.2.4.1 Aktiviteter i Fakturahantera 23 2.3 Redovining - delproce 25 2.3.1 Aktiviteter i Redovining 26 2.4 Uppföljning och progno delproce 27 2.4.1 Utforma rapportunderlag för uppföljning och progno 28 2.4.1.1 Aktiviteter till Utforma rapportunderlag för uppföljning och progno29 2.4.2 Analyera utfall och göra progno per projekt 30 2.4.2.1 Aktiviteter Analyera utfall och göra progno per projekt 31 Ekonomityrningproceen[3.2].doc 2(44)
för Procebekrivning Ekonomityrning Procebekrivning ProcIT-P-003 3.2 2.4.3 Sammantälla totalt utfall och progno 33 2.4.3.1 Aktiviteter i Sammantälla totalt utfall och progno 34 2.4.4 Beluta om åtgärder 35 2.4.4.1 Aktiviteter i Beluta om åtgärder 36 2.5 Boklut - delproce 37 2.5.1 Aktiviteter i Boklut 38 3 Intreenter 40 4 Roller 41 5 Mallar/checklitor/verktyg 41 6 Ordlitor och definitioner 42 6.1 Ordlita för procebegrepp 42 6.2 Ordlita för ekonomityrningproceen 43 7 Förvaltning av proceen 44 8 Referener 44 Ekonomityrningproceen[3.2].doc 3(44)
för Procebekrivning Ekonomityrning Procebekrivning ProcIT-P-003 3.2 1 Inledning Detta dokument bekriver ekonomityrningproceen och hur ka bedriva itt ekonomityrningarbete. För ordlitor och definitioner, e avnitt 6. Syfte med procedokumentet Dokumentet yfte är att bekriva ekonomityrningproceen. Målgrupper för procedokumentet Dokumentet målgrupp är alla om arbetar med ekonomityrning. Omfattning för procedokumentet Dokumentet gäller för. 1.1 Symboler i procebekrivningarna Nedantående ymboler använd i procebekrivningarna. Start Slut Markerar tart rep lut i flöde delproce Logikt avgränad del av proceen, omfattar en eller flera aktiviteter inflöde/ utflöde Inflöde, information, dokument, material om tartar eller använd i aktivitet/proce Utflöde, dv reultatet av aktivitet/proce Aktivitet Bekriver vad om utför Parallella vägar i flöde Vägval Här tar flödet olika väg beroende på ituationen Funktion/roll Ekonomityrningproceen[3.2].doc 4(44)
för Procebekrivning Ekonomityrning Procebekrivning ProcIT-P-003 3.2 2 Ekonomityrningproceen Ekonomityrningproceen och de innehåll är ett komplement till ekonomihandboken om gäller för hela Uppala univeritet. Proceen ger vägledning för hur ka arbeta med ekonomityrning och vilken anvarfördelning om gäller inom denna proce. Syfte Proceen yfte är att äkertälla den finaniella tyrningen och reultattyrningen i avikt att nå upptällda ekonomika mål. Mål Proceen mål är att planera, tyra, redovia, följa upp och utvärdera hela verkamheten i ekonomika termer. Omfattning Proceen omfattar alla ekonomika tranaktioner för. Starthändeler De tarthändeler om ätter igång proceen är att får ett uppdrag eller luter ett avtal om att tillhandahålla tjänter. Reultat Proceen reulterar i ett boklut och en verkamhetberättele för varje räkenkapår. Uppdrag Avtal Ekonomityrningproceen delproce Verkamhetberättele Boklutrapport Delproceer till Ekonomityrningproceen Ekonomityrningproceen betår av följande delproceer: delproce Budget Hantera delproce intäkter & kotnader Redovining delproce Uppföljning delproce och progno delproce Boklut I de följande avnitten kommer varje delproce bekriva mer i detalj. Ekonomityrningproceen[3.2].doc 5(44)
för Procebekrivning Ekonomityrning Procebekrivning ProcIT-P-003 3.2 2.1 Budget delproce Varje år gör en planläggning av arbetet i ekonomika termer. Då budgetanviningar erhåll från förvaltningen eller tartdatum infaller å tartar arbetet och reulterar i en fattälld budget om kommunicera till alla medarbetare på. Budgetproceen är tidtyrd och ka därför ätta igång vid en överenkommen tidpunkt även om budgetförutättningarna inte är klara Införandet av förvaltningplaner i enlighet med pm 3 (e 6.2 Symboler i procebekrivningarna) kommer att påverka budgetproceen. Syfte Delproceen yfte är att planlägga arbetet i ekonomika termer amt kapa ett underlag för verkamhetplanen och den ekonomika uppföljningen. Mål Delproceen mål är att äkertälla att det finn en väl underbygd ekonomik planering för det kommande året. Datum för utformning av budget Budgetförutättningar delproce Budget Godkänd budget Delproceer i budgetproceen Budgetproceen betår av följande delproceer: Utvärdera föregående år verkamhet delproce delproce till budget Utforma förlag Genomföra delproce budgetdialog Godkänna delproce budget Informera om budgeten delproce i verkamheten I de följande avnitten kommer varje delproce att bekriva mer i detalj. Ekonomityrningproceen[3.2].doc 6(44)
för Procebekrivning Ekonomityrning Procebekrivning ProcIT-P-003 3.2 2.1.1 Utvärdera föregående år verkamhet Delproceen inflöde är de erfarenheter om gjort under året. En utvärdering gör med berörda intreenter och reulterar i verkamhetinformation om utgör grund för året budgetarbete. Denna delproce är tidtyrd och ätter igång även om det kommande året budgetförutättningar inte inkommit. Syfte Delproceen yfte är att äkertälla information om vilka förändringar om behöver vidta p.g.a. föregående år utfall och förändrad verkamhet. Erfarenheter från föregående år Utvärdera föregående år delproce verkamhet Verkamhetinformation Tid: Medverkan: Mar Verkamhetanvarig, reurägare, uppdragledare/projektledare. 2.1.2 Utforma förlag till budget Delproceen inflöde är de generella budgetanviningarna för hela Uppala univeritet och de pecifika budgetanviningarna för univeritetförvaltningen. Med dea om grund utforma ett förlag till budget. I de fall budgetdialogen reulterar i att budgeten måte revidera måte denna delproce till via delar gå igenom igen. Vid en eventuell revidering av budgeten ka konekvenbekrivningar ta fram. Syfte Delproceen yfte är att äkertälla framtagandet av ett väl förankrat förlag till plan för det kommande året i ekonomika termer. Budgetförlag Univeritetförvaltningen anviningar delproce budget Utforma förlag till Generella budgetanviningar Tid: Medverkan: Delproceen tartar när budgetanviningarna inkommit, verkamhetanvarig, reurägare, uppdragledare/projektledare Berörda medarbetare Ekonomityrningproceen[3.2].doc 7(44)
Procebekrivning Ekonomityrning Procebekrivning ProcIT-P-003 3.2 2.1.2.1 Aktiviteter i Utforma förlag till budget Utforma förlag till budget betår av följande aktiviteter: Generella budgetanviningar Univeritetförvaltningen anviningar Avtämning om det finn nya förutättningar Avtämning måldokument IT Tar fram underlag Tar fram adminitrativa & organiatorika underlag Förlag till ny taxa Beräkninggrunder för intern & extern taxa Nej Projektbudgeterar Betällardialog Budgetanvarigmöte Budgetförlag projektnivå Överen? Ja Sammantäller budgetförlag Budgetförlag Nya idéer Tidbudgeterar Proaktiva åtgärder Ekonomityrningproceen[3.2].doc 8(44)
Förtydligande av aktiviteter i Utforma förlag till budget Budgetanviningar innehåller intruktioner och förutättningar för utformningen av budget, t ex beparingkrav och löneökningar. Budgetanvarigmöte Upptartmöte för den årliga budgetproceen genomför å fort om budgetanviningarna inkommit. är ammankallande. Syftet med mötet är att vara överen om tidplanen för budgetarbetet, få klarhet i nyheterna för året och vilka effekter dea får på budgetarbetet. Avtämning om det finn nya förutättningar Nya idéer och proaktiva åtgärder täm av å att de ligger i linje med måldokument för IT vid Uppala univeritet. Medverkande: Reurägare, uppdragledare/projektledare Tar fram underlag För att kunna budgetera hur mycket arbettid om kall lägga på varje projekt måte underlag ta fram om viar hur många antällda man budgeterar för, vilken enhet den peronalen kall tillhöra och vilken tjäntgöringgrad de kommer att ha för budgetåret. Tidbudgeteringen gör i tidbudgeteringrutinen, Tibur. Anvarfördelningen för tidbudgeteringen är följande: Projektledaren begär timmar Reurägaren lägger ut vilka peroner om gör jobbet Projektledaren godkänner tilldelad kompeten Reurägaren lägger in timmar i tidbudgeteringrutinen Förlag till ny taxa För att planera verkamheten i ekonomika termer måte en priättning av arbettiden göra. Fört betäm ett internpri för arbettiden. Ett och amma internpri tillämpa för alla arbettimmar. Därefter ta ett förlag till prilita fram. Denna betår av del en intern taxa och del en extern taxa. Den interna taxan använd bara inom Uppala univeritet. Den externa taxan använd för alla övriga motparter t ex. högkolor, univeritet och myndigheter. För att uppnå full kotnadtäckning inkludera i den externa taxan två typer av kotnader om inte ingår i den interna taxan. Dea kotnader är infratrukturoverhead och lokalkotnadchablon. Verkamhetanvarig Projektbudgeterar När repektive reurägare och uppdragledare/projektledare är klar med in tidbudget, gör en export från tidbudgeteringrutinen till projektbudgeteringrutinen. Tidbudgeten kan arbeta fram ucceivt och innebär att nya verioner av repektive enhet budget ta fram. Ekonomityrningproceen[3.2].doc 9(44)
Betällardialogen med ytemägarna aver de uppdrag där inte alla villkor är fatlagda. Här finn möjlighet för betällaren att budgetera för de behov av förbättringar om framkommit under proceen. Betällardialogen med ytemägarna kan innebära att via juteringar måte göra i den förelagna budgeten. Reurägare, uppdragledare/projektledare Sammantäller budgetförlag Alla projektbudgetar ummera till en ammantälld avdelningbudget om komplettera med en kriftlig verkamhetplan. Denna verkamhetplan ka innehålla en kort text för varje uppdrag med en bekrivning av uppdraget och eventuella förändringar av uppdraget. Målgrupp för innehållet i verkamhetplanen är bl.a. prefekter och motvarande. 2.1.2.2 Anvarfördelning och tidplan i Utforma förlag till budget Aktivitet Anvarig Deadline Budget inlämna Verkamhetanvarig Vecka för inlämning Sammantälla det totala budgetförlaget Verkamhetanvarig -1 vecka Sammantälla projektbudgeten Reurägare och uppdragledare/projektledare -2 veckor Betällardialog med ytemägarna Reurägare och uppdragledare/projektledare -13 veckor till -4 veckor Text till verkamhetplanen Reurägare och uppdragledare/projektledare -2 veckor Projektbudgetera Reurägare och uppdragledare/projektledare -2 veckor Input till Budrik (av ovantående punkter) -10 veckor Overhead Verkamhetanvarig -10 veckor Avkrivningar -10 veckor Lönekotnader -10 veckor Allmänna datorreurer Reurägare för Nät- och erverdrift -10 veckor Tidbudgetera Reurägare och uppdragledare/projektledare -4 veckor Intern och extern taxa och verkamhetanvarig -14 veckor Organiatorik indelning Verkamhetanvarig och reurägare -14 veckor Genomgång av projektnummer Reurägare och uppdragledare/projektledare -14 veckor Ta fram adminitrativa & organiatorika underlag Budgetanvarigmöte Verkamhetanvarig, reurägare och uppdragledare/projektledare -14 veckor -16 veckor Ekonomityrningproceen[3.2].doc 10(44)
2.1.3 Genomföra budgetdialog Inflöde till budgetdialogen är budgetförlag om reulterar i ett beked om budgetram om baera på konitoriet belut. Syfte Delproceen yfte är att äkertälla att alla verkamheter budgetar amordna. Genomföra delproce budgetdialog Budgetförlag Konitoriebelut Beked om budgetramen 2.1.3.1 Aktiviteter i Genomföra budgetdialog Genomföra budgetdialog betår av följande aktiviteter: Budget förlag Preenterar förlaget OK? Ja Sammantäller förvaltningen amlade förlag Förvaltningen budget granka Beluta om univeritetet amlade budget OK? Ja Slutligt godkännande av budgetramen Konitorie belut Utforma förlag till delproce budget Nej Nej Beked om budgetramen Ekonomityrningproceen[3.2].doc 11(44)
Genomföra budgetdialog Tid: Medverkan: Oktober Univeritetdirektören Verkamhetanvarig, planeringavdelningen, ekonomiavdelningen Det lutliga belutet om budgetramen fatta i november av Konitoriet. Budgetdialogen kan innebära att den förelagna budgeten inte blir godkänd och måte revidera. Om revidering kräv, får man arbeta om berörda aktiviteter i delproceen Utforma förlag till budget. Revideringen av budget Tid: Oktober - november Medverkan: Repektive berörd uppdragledare/projektledare, reurägare Förtydligande av aktiviteter i Genomföra budgetdialog Preenterar förlaget budgetförlag preentera vid en verkamhetdialog med univeritetdirektören och medarbetare från planeringavdelningen. Verkamhetanvarig och controller Sammantäller förvaltningen amlade förlag När amtliga avdelningar på förvaltningen genomfört ina verkamhetdialoger vidtar arbetet med att ammantälla förvaltningen amlade förlag till budget. Förvaltningen budget granka Förlaget genomgår nödvändig förhandling och grankning. Beluta om univeritetet amlade budget Förlaget bered inför konitorieammanträdet. Slutligt godkännande av budgetramen Om förlaget godta av konitoriet är budgetramen för förvaltningen fattälld. Ekonomityrningproceen[3.2].doc 12(44)
2.1.4 Godkänna budget Inflöde till delproceen Godkänna budget är förvaltningen fattällda budgetram. Delproceen reulterar i en belutad budget för det kommande året. Syfte Delproceen yfte är att äkertälla att det finn en grund för avdelningen månatliga uppföljning av verkamheten och den UU-gemenamma uppföljningen. Fattälld budgetram delproce Godkänna budget Belutad budget 2.1.4.1 Aktiviteter i Godkänna budget Godkänna budget betår av följande aktiviteter: Fattälld budgetram Uppdaterar budgeten Uppdaterad budget Matar in uppgifter i UUplu Kvalitetkontroll av budgeten Fattäller budgeten Belutad budget Förtydligande av aktiviteter i Godkänna budget Uppdaterar budgeten En avtämning gör av äkade UU gemenamma medel mot beviljade medel. Kontroll gör att den förelagna prilitan godkänt för budgetåret. Eventuella korrigeringar av budget gör i Budrik. Matar in uppgifter i UUplu Ekonomiavdelningen utfärdar anviningar för hur budgeteringen ka göra i budgetverktyget UUplu. Budgetering i UUplu utför enligt anviningar. Tid: Enligt centrala budgetanviningar, ekonomiadminitratör Kvalitetkontroll av budgeten Kontrollerar att budgeten i UUplu överentämmer med budgeten i Budrik. Tid: Medverkan: November Verkamhetanvarig Ekonomityrningproceen[3.2].doc 13(44)
Fattäller budgeten Efter att kvalitetkontroll utfört å låe det aktuella budgetåret i Budrik. Tid: Medverkan: December Verkamhetanvarig 2.1.5 Informera om budgeten i verkamheten Delproceen inflöde är den belutade budgeten. När budgeten är belutad ka information lämna på avdelning-, enhet- och projektnivå. Att informera medarbetarna om budgeten reulterar i förtåele för de ekonomika ramarna. Denna delproce omfattar ockå en kontinuerlig budgetdialog med medarbetarna. Reultatet från budgetdialogen utgör ett viktigt inflöde till delproceen Uppföljning och progno. Syfte Delproceen yfte är att äkertälla att medarbetarna har information om och känner delaktighet i målen och de ekonomika ramarna för verkamheten. Belutad budget Informera om delproce budgeten i verkamheten Kunkap om budgeten i verkamheten Tid: Medverkan: December Verkamhetanvarig Reurägare, uppdragledare/projektledare Ekonomityrningproceen[3.2].doc 14(44)
2.2 Hantera intäkter och kotnader delproce Inflöde till delproceen är faktureringunderlag och leverantörfakturor. Proceen reulterar i rätt betalning, dv. verkamheten erhåller rätt belopp från kunderna för ina varor och tjänter och betalar rätt belopp till leverantörerna för köpta varor och tjänter. En viktig del i hantering av kotnader är fakturahantering. Fakturahantering, dv. hur leverantörfakturor ka hantera finn med i detta dokument men den delproceen tillhör inköpproceen. Syfte Delproceen yfte är att äkertälla en effektiv kontroll av verkamheten intäkter och kotnader. Mål Delproceen mål är att intäkter och kotnader erhåll och betala i rätt tid och till rätt belopp. Faktureringunderlag Leverantörfakturor Hantera intäkter och delproce kotnader Rätt betalning Delproceer till Hantera intäkter och kotnader Hantera intäkter och kotnader betår av följande delproceer: delproce Upprätta faktureringplan delproce Fakturera delproce Följa upp faktureringplan Fakturahantera delproce I de följande avnitten kommer varje delproce att bekriva mer i detalj. Ekonomityrningproceen[3.2].doc 15(44)
2.2.1 Upprätta faktureringplan Delproceen inflöde är olika former av överenkommeler/avtal om utgör grunden för faktureringplanen. En form av överenkommele/avtal är tilldelning av ekonomika medel. Tilldelning av dea medel från univeritetförvaltningen aver batöd om ka täcka avdelninggemenamma kotnader för adminitration och tab, medel för uppdraget Förvaltningen datortöd amt medel för uppdraget Upphandling. Delproceen reulterar i en faktureringplan för året. Syfte Delproceen yfte är att äkertälla en fulltändig kontroll av att amtliga intäkter hantera för verkamheten. delproce plan Överenkommele/ Avtal Tilldelade medel enligt budget Upprätta fakturering- Faktureringplan 2.2.1.1 Aktiviteter i Upprätta faktureringplan Upprätta faktureringplan betår av följande aktiviteter: Överenkommele/ Avtal Tilldelade medel enligt budget Tar fram underlag för faktureringplan Strukturerar Innehållet täm av Upprättar faktureringplanen Belutar Faktureringplan Förtydligande av aktiviteter i Upprätta faktureringplan Tar fram underlag för faktureringplan Säkertälla att faktureringplanen är komplett genom att göra kontroll av projekt redoviade i ekonomiytemet. Strukturerar Strukturera intäkterna efter den överenkomna faktureringformen och faktureringfrekvenen. Klargör vilken roll om är anvarig och vilka peroner om innehar rollen. Ekonomityrningproceen[3.2].doc 16(44)
Innehållet täm av En avtämning gör med de anvariga att innehållet i underlaget är rätt. Upprättar faktureringplanen Den överenkomna faktureringplanen upprätta. Belutar Ledninggruppen belutar att planen ka gälla. För att planen ka vara aktuell och ge en fulltändig bild av intäkttrömmarna, kommer den att ta upp på ledninggruppen ekonomimöte varje månad och uppdatera vid behov. 2.2.2 Fakturera Delproceen inflöde är faktureringplanen och faktureringunderlag. Det finn fyra olika former av fakturering beroende på kund och gällande överenkommeler. Dea fyra former är: Tilldelning Debitering Internfakturering Externfakturering Delproceen reulterar i en inkommen betalning. Syfte Delproceen yfte är att äkertälla att faktureringen gör korrekt och att överenkommen betalning inkommer. Faktureringplan Faktureringunderlag delproce Fakturera Inkommen betalning I de följande avnitten kommer de fyra formerna att bekriva mer i detalj. Ekonomityrningproceen[3.2].doc 17(44)
2.2.2.1 Tilldelning Tilldelningen beluta av konitoriet och univeritetledningen. Tilldelning kiljer ig från de övriga formerna för fakturering men ta upp i detta ammanhang för att äkertälla att alla intäkttrömmar hantera. Det är i uppföljning och prognoproceen om kontroll gör att intäkterna inkommit. Godkänd verkamhetplan Anger belopp och projektnummer om tilldelningen aver Uppföljning och progno delproce Förtydligande av aktivitet i Tilldelning Anger belopp och projektnummer om tilldelningen aver För att bokföringen kall ke med rätt belopp och till rätt projekt ange önkad kontering för tilldelning vid budgeteringen i UUplu. 2.2.2.2 Debitering Debitering är en helt intern proce inom UU. Vid debiteringförfarandet bokför kotnader för köpta varor och tjänter på kunden organiationenhet utan att papperfaktura kapa. Skickar fil till ekonomi avdelningen Överför uppgifterna i ekonomiytemet Gör avvikelekontroll av innehållet Debitering kund Avtal/ överenkommele Tar fram debiteringunderlag Tar fram pecifikation Manuell/elektronik överföring till anvarig Debiteringpecifikation kund Atteterar Debitering underlaget Debiteringunderlaget kicka till ek.avd för arkivering Atteterat debiteringunderlag Förtydligande av aktiviteter i Debitera Tar fram debiteringunderlag Alla nödvändig information amla för att ta fram underlag till debitering. Reurägare, uppdragledare/projektledare Skickar fil till ekonomiavdelningen Excelfil för import, om uppfyller formatkraven enligt EAboken, kicka via mejl till ekonomiavdelningen. Ekonomiadminitratör Ekonomityrningproceen[3.2].doc 18(44)
Överför uppgifterna i ekonomiytemet Excelfilen importera/läe in i ekonomiytemet huvudbok. Gör avvikelekontroll av innehållet Ekonomiavdelningen gör rimlighetkontroll av innehållet i importfilen. Tar fram pecifikation I pecifikationen pecificera vad debiteringen aver. Reurägare, uppdragledare/projektledare Manuell/elektronik överföring till anvarig Informationen om vad om debiterat kund kan antingen kicka till kund eller tillgängliggöra elektronikt via ledningytemet (GLIS). Atteterar debiteringunderlaget Verkamhetanvarig inom atteterar debiteringunderlaget, en utkrift av importfilen. Verkamhetanvarig Debiteringunderlaget kicka till ekonomiavdelningen för arkivering Det atteterade debiteringunderlaget arkivera om bokföringmaterial. Ekonomiadminitratör 2.2.2.3 Internfakturering Vid internfakturering erhåller kunden faktura och ev. bilagor på elektronik väg. Mall fakturaunderlag Avtal/ överenkommele Framtäller fakturering underlag Inrapporterar i ekonomiytemet Skannar in ev. bilagor Arkiverar fakturaunderlag lokalt Faktura till intern kund Förtydligande av aktiviteter i Internfakturering Framtäller faktureringunderlag När faktureringunderlaget framtäll använd gällande mall för fakturaunderlag. Repektive berörd uppdragledare/projektledare, reurägare Ekonomityrningproceen[3.2].doc 19(44)
Inrapporterar i ekonomiytemet Internfaktura kapa och kontera i Raindanceportalen. Ekonomiadminitratör Skannar in ev. bilagor Om dokument finn om innehåller information om rör internfakturan kan dea bifoga genom att kanna in om bilagor. Ekonomiadminitratör Arkiverar fakturaunderlag lokalt För att uppfylla formella krav för bokföringmaterial å para och arkivera alla fakturaunderlag ho ekonomiadminitratören på. Ekonomiadminitratör 2.2.2.4 Externfakturering Den externa faktureringen aver både de kunder om kan ta emot en e-faktura och de om får fakturan på papper. Mall fakturaunderlag Framtäller Faktura Inrapporterar i Skickar E- fakturering- på Nej ekonomiytemet faktura underlag papper? Avtal/ överenkommele Ja Tar fram papperfaktura och pecifikation Skickar pecifikationer, bilagor via mail eller pot Skickar via pot E-faktura extern kund Faktura extern kund Förtydligande av aktiviteter i Externfakturering Framtäller faktureringunderlag När faktureringunderlaget framtäll använd gällande mall för fakturaunderlag. Repektive berörd uppdragledare/projektledare, reurägare Inrapporterar i ekonomiytemet Kundfaktura regitrera och kontera i Raindance kundrekontra. Ekonomiadminitratör Skickar E-faktura Om kunden kan ta emot e-fakturor(svefaktura) änd fakturan iväg till kunden i elektronik form. Ekonomiadminitratör Skickar pecifikationer, bilagor via mail eller pot Bilagor kan i dagläget inte bifoga en elektronik faktura. Bilagorna får ända med mail med bilagan i pdf-format eller kriva ut på papper och kicka med pot. Ekonomiadminitratör Ekonomityrningproceen[3.2].doc 20(44)
Tar fram papperfaktura och pecifikation Om kunden inte kan ta emot e-fakturor kriv fakturan ut på papper. Ekonomiadminitratör Skickar via pot Papperfakturan och pecifikation kicka till kund med pot. Ekonomiadminitratör 2.2.2.5 Uppföljning av fakturering Uppföljning av att betalning inkommit köt av den centrala ekonomifunktionen inom UU. I detta ingår att hantera eventuella påminneler och räntefakturor vid britande betalning. 2.2.3 Följa upp faktureringplan Delproceen inflöde är den gällande faktureringplanen och reulterar i en uppdaterad faktureringplan. Syfte Delproceen yfte är att identifiera avvikeler från faktureringplanen av utförda faktureringar under perioden. Faktureringplan delproce Följa upp faktureringplan Uppdaterad faktureringplan/mån 2.2.3.1 Aktiviteter i Följa upp faktureringplan Följa upp faktureringplan betår av följande aktiviteter: Faktureringplan Markerar att fakturering kett aktuell månad Tar ut avvikelerapport Uppföljning av fakturering Uppdaterar faktureringplanen Uppdaterad faktureringplan/mån Förtydligande av aktiviteter i Följa upp faktureringplan Markerar att fakturering kett aktuell månad En kontroll och markering gör att fakturering är lutförd för en given period. Repektive berörd uppdragledare/projektledare, reurägare Ekonomityrningproceen[3.2].doc 21(44)
Tar ut avvikelerapport En avtämning gör av att den faktika faktureringen överentämmer med den planerade faktureringen. Uppföljning av fakturering Vid ledninggruppen månatliga ekonomimöte gör en genomgång av ev. avvikeler av faktureringen mot plan. Tid: Medverkan: Tredje måndagen i månaden Verkamhetanvarig, repektive berörd uppdragledare/projektledare, reurägare, ekonomiadminitratör Uppdaterar faktureringplanen Utifrån att projekt tillkommer eller avluta eller andra förändringar inträffar om påverkar faktureringplanen innehåll, uppdatera faktureringplanen. 2.2.4 Fakturahantera Fakturahantera är en delproce i Inköpproceen. Delproceen inflöde är leverantörfakturor och den reulterar i en betald faktura. Syfte Delproceen yfte är att äkertälla att fakturahanteringen gör korrekt och att varor och tjänter betala i enlighet med gällande överenkommeler. delproce Fakturahantera Leverantörfaktura Betald faktura Ekonomityrningproceen[3.2].doc 22(44)
2.2.4.1 Aktiviteter i Fakturahantera Fakturahantera betår av följande aktiviteter: E-faktura Skannad faktura Leverantörfaktura Sorterar Analyerar och märker Skickar till kanning Kontrollerar vem om fakturan aver Cirkulerar faktura Grankar och konterar Atteterar och ignerar Betalar Betald faktura Ekonomityrningproceen[3.2].doc 23(44)
Förtydligande av aktiviteter i Fakturahantera Sorterar Inkomna fakturor ortera i två eparata högar. En hög för avdelningen alla leverantörfakturor och en hög för inköptjänten. Ekonomiadminitratör Analyerar och märker Fakturorna datumtämpla och fördela till handläggaren för avdelningen och till handläggaren för inköptjänten. Ekonomiadminitratör Skickar till kanning Kontrollera att avdelningen leverantörfakturor är korrekt fakturamärkta. De kicka edan med pot till kanningcentral. Ekonomiadminitratör Kontrollerar vem om fakturan aver När fakturan är inkannad i fakturaportalen å orterar amordnaren fakturorna till repektive grankare. Ekonomiadminitratör Cirkulerar fakturanfakturorna fördela ut till dem om ka granka och kontera fakturan. Ekonomiadminitratör Grankar och konterar Kontroll gör av att utgiften är motiverad och inom ramen för Uppala univeritet verkamhet. Kontroll gör av belopp, antal och pri och därefter ker kontering för bokföring. Verkamhetanvarig, repektive berörd uppdragledare/projektledare, reurägare, ekonomiadminitratör och controller Atteterar och ignerar Fakturan cirkulera vidare för lutattet och ignering. Den om atteterar och ignerar får aldrig vara amma peron om har grankat och konterat. Verkamhetanvarig, repektive berörd uppdragledare/projektledare, reurägare, ekonomiadminitratör och controller Betalar Ingår att kontrollera att fakturorna blir betalda å att verkamheten inte drabba av några dröjmålräntor. Ekonomiadminitratör Ekonomityrningproceen[3.2].doc 24(44)
2.3 Redovining - delproce I redoviningproceen ingår redoviningmodellen, redoviningplanen och ekonomiytemet. Redoviningmodellen innebär att verkamheten dela in i kärn- och tödverkamhet. Stödverkamheten kotnader dela upp på kärnverkamheten verkamhetgrenar vilka är utbildning och forkning. Samtliga intäkter och kotnaderna fördela på kotnadbärare vilket möjliggör uppföljning av full kotnadtäckning. Redoviningplanen är ett ytem för att före varje ekonomik händele med den information om de olika intreenterna (rikdag, regering, departement, andra myndigheter, konitoriet m fl.) behöver. Redoviningplanen baera på BAS-kontoplanen, i likhet med andra tatliga myndigheter och det privata näringlivet. Univeritetet har en decentralierad ekonomiadminitration. Varje intitution/enhet regitrerar ina kundfakturor, bidragrekviitioner, leverantörfakturor och internfakturor och på å ätt kapar de in egen reultat- och balanräkning. Av praktika käl varar ekonomiavdelningen för bokföring av via, regelbundet återkommande, ekonomika händeler t ex. avkrivningar. Ekonomiytemet Raindance betår av ett antal olika moduler. Modulerna är kundrekontran, leverantörrekontran, fakturaportalen och anläggningregitret. Tillamman med ekonomiavdelningen centrala fördelningar och debiteringar amt kotnader för löner från peronalytemet Primula å kapa redoviningen huvudbok. För vägledning i det dagliga arbetet publicera EA-boken, handledningar, blanketter och nyhetbrev på ekonomiavdelningen hemida. Delproceen tartar med att en ekonomik händele inträffar dv. en intäkt eller kotnad upptår eller en förändring av tillgångar eller kulder ker. Delproceen reulterar i en kontinuerlig uppdatering av huvudboken Syfte Delproceen yfte är att uppfylla myndigheten bokföringkyldighet. Mål Delproceen mål är att redoviningen ka ge en rättviande ekonomik bild av den verkamhet om bedriv. I redoviningen kräv att univeritetet fattällda kontoplan använd vid kontering. Det innebär att inga interna kontoplaner får förekomma med andra namn på konton. Ekonomik händele Redovining delproce Uppdaterad huvudbok Ekonomityrningproceen[3.2].doc 25(44)
2.3.1 Aktiviteter i Redovining Redovining betår av följande aktiviteter: Ekonomik händele Klaificerar den ekonomika händelen Väljer konto i kontoplanen Fyller i reten av kontoträngen Varje tranaktion erhåller ett verifikationnr Uppdaterad huvudbok Förtydligande av aktiviteter i Redovining: Klaificerar den ekonomika händelen Avgöra om det är en intäkt eller kotnad om upptår eller om det är en förändring av tillgångar eller kulder. och/eller ekonomiadminitratör Väljer konto i kontoplanen Välj konto om beloppet ka kontera på, fält 1 konto i kontoträngen. och/eller ekonomiadminitratör Fyller i reten av kontoträngen Fyller i reterande fält i kontoträngen Fält 2 organiatorik enhet Fält 3 pretation Fält 4 projekt Fält 5 motpart Fält 6 finaniär Fält 7 aktivitet amt belopp på tranaktionen och/eller ekonomiadminitratör Varje tranaktion erhåller ett verifikationnummer Varje tranaktion får ett verifikationnummer. Verifikationerna bygger upp det ytematika regitret över bokföringen, den.k. huvudboken. Ekonomityrningproceen[3.2].doc 26(44)